Blogs - Pagina 3 van 4 - CircleLytics

Deze Klant Case gaat over een (zeer) grote onderwijsorganisatie in verandering. Er zal binnen afzienbare tijd gewerkt worden in een curriculum waarin beroepstaken het uitgangspunt vormen. Het aanbod aan kennis en vaardigheden zal voortdurend worden afgestemd op de beroepstaken. Wat dit curriculum moet inhouden is een groot, beleidsmatig vraagstuk en verandertraject dat je niet alleen oppakt. Deze organisatie vond een aantal collega’s bereid om zich hiervoor in te zetten en vormde een projectteam. Ze zijn eerst gestart met onderzoek of er noodzaak was voor verandering en waarom we onze opleiding zouden moeten veranderen. Dat nam behoorlijk wat tijd in beslag. Toen was besloten dat ze dit inderdaad wilden doen, was de volgende stap om de beroepstaken opnieuw te formuleren. Hierbij kwam CircleLytics Dialogue om de hoek kijken.

Hoe bereik je iedereen? In dialoog!

De organisatie werkt vanuit beroepstaken; wat maakt het beroep leerkracht en welke taken komen hierbij kijken? Ze wilden hiervoor zowel antwoorden ophalen bij docenten binnen onze onderwijsorganisatie, bij studenten en bij mensen uit het werkveld – leerkrachten uit het basisonderwijs. Vooral die laatste groep was belangrijk voor de organisatie, want zij voeren het werk uit en de organisatie heeft veel contact met hen.

Organisatieleiding: “Voorheen werkten we wel met enquêtes maar de respons was vaak laag of niet gelijkmatig over deze doelgroepen verdeeld. Bij de CircleLytics dialoog wordt de brede groep mensen gevraagd en loop je niet het risico dat je steeds met dezelfde mensen aan tafel zit of dat mensen niet reageren zoals op een enquête. Door de aantrekkelijkheid en hoge respons van de online dialoog krijg je een representatief beeld van wat er speelt. De dialoog werkt vernieuwend, bereikt meer mensen en zorgt voor breed begrip van hun antwoorden en ieders waardering voor die antwoorden.”

Goede voorbereiding helpt bij de juiste respons

Ze startten met het vinden van de juiste vragen. Dat heeft ons wat tijd gekost, maar dat vraagontwerp was essentieel om de juiste antwoorden te kunnen ontvangen. “We wilden beroepstaken als woord niet noemen, want leraren in het basisonderwijs werken daar niet mee, maar toch moesten we op de een of andere manier kenbaar maken dat het om beroepstaken ging. Daarbij hadden we het risico dat mensen binnen onze organisatie al snel de huidige beroepstaken zouden opnoemen en dat wilden we juist voorkomen. Het was een ingewikkelde puzzel om tot de juiste vraag te komen en later ook wie de afzender van de mail werd. CircleLytics heeft ons hierbij heel goed begeleid. Er was ruimte voor snel overleg en we zijn goed geadviseerd in wat we wel en beter niet konden doen.”

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, op jullie of ons kantoor.

“Uiteindelijk bestond onze dialoog uit twee open vragen en een profielvraag (gesloten, meerkeuze). De eerste vraag ging over de inhoud van de beroepstaken, de tweede vraag lieten we de respondent de vrijheid om ons meer te vertellen over de mogelijke frustraties of gewenste veranderingen. Beiden open vragen dus, en beide met de unieke 2e (dialoog)ronde, waarin deelnemers elkaars antwoorden waarderen. En tot slot wilden we weten tot welke doelgroep de respondent behoorde.”

Positief verrast door de dialoog

“Het opvallende was dus een hoge respons en een gelijke verdeling uit alle doelgroepen, waar we heel erg tevreden mee zijn. De vragen zijn naar zo’n 4.000 personen uitgestuurd en we hebben een respons van 700 ontvangen. Een hogere respons dan op elke enquête ooit en de kwalitatieve waarde is enorm hoog. We kregen zeer positieve reacties en mensen voelden zich gehoord en gezien. Bovendien is de betrouwbaarheid hoog: de respons is twee keer hoger dan wat nodig is voor een betrouwbaar, representatief onderzoek. Van het CircleLytics team begrepen we overigens dat de respons verder en verder toeneemt naarmate mensen de dialoog leren kennen en ervaren dat het dit keer echt geen enquête is en om hun echt, eigen meningen wordt gevraagd.”

“Voor ons voelen de uitkomsten van de dialoog echt als een overwinning. Met deze uitkomsten hebben we nu juist een goed beeld van wat er speelt binnen ál onze doelgroepen. Hierdoor hebben we met deze input een goed onderbouwd advies kunnen geven. We hebben van tevoren ook actieve promotie voor deelname ingezet. We gingen bij mensen langs en vertelden dat als ze wilden meedenken over de toekomst van deze opleiding, dat ze hun kans moesten grijpen door mee te doen aan deze dialoog.”

Vernieuwende aanpak

De organisatie vervolgt: “De dialoog is volledig anoniem en werkt inspirerend, want je ziet wat andere mensen antwoorden. Hierop krijgen mensen ook gedurende het proces andere inzichten en kiezen ze bij nader inzien alsnog voor antwoorden die anders zijn dan die van henzelf. Deze reflectie is belangrijk. De dialoog zet je aan tot nadenken en ik heb nog niet eerder gezien binnen onze branche dat dit op deze manier werd uitgevoerd. De voorbereiding kost serieuze tijd, want het bedenken van wat je precies wilt weten en hierbij de juiste open vraag kunnen formuleren, vergt nu eenmaal tijd. De volgende keer kennen we in elk geval het platform al!

Voordat we startten hebben we de collega’s binnen onze onderwijsinstelling geïnformeerd dat we dit van plan waren. Ik kende de werking van de dialoog nog niet en ben niet zo technisch aangelegd, maar het is een gebruiksvriendelijk platform. De samenwerking verliep plezierig. CircleLytics was goed bereikbaar en kwam snel met oplossingen. Na een goede demonstratie en geduldige uitleg kan ik nu eenvoudig binnen de gegeven antwoorden zoeken. Zo kun je antwoorden verbergen en een top 5 (naast een bottom 5) op basis van meest gewaardeerde opties of gebruikte woorden samenstellen. Het is heel waardevol om te zien in welke context mensen deze woorden gebruiken.”

“Ons advies is volledig onderbouwd met antwoorden van het collectief. We kunnen en willen dit niet naast ons neerleggen. Zodra bepaalde commissies hierover besloten hebben, kan er gewerkt worden vanuit nieuw geformuleerde beroepstaken. Maar we kunnen nu wel uit ervaring vaststellen, dat de juiste vragen waardevolle antwoorden opleveren die gedragen worden door een representatieve doelgroep. We gaan de CircleLytics Dialogue zeker bij andere collega’s en instellingen in het onderwijs aanbevelen.”

Wil je meer weten over wat CircleLytics Dialogue voor de betrokkenheid en retentie van je mensen, je verandertrajecten én de prestaties van je organisatie kan betekenen? Plan hier meteen je sessie om kennis te maken of een demo te plannen.

CircleLytics Dialogue wordt veel gebruikt in het onderwijs. Deze blog gaat over de verschillende toepassingen die we binnen het onderwijs zien. De dialoog is ingezet bij instellingen zoals Leiden University, Universiteit van Amsterdam, Hogeschool van Amsterdam, Breda University of Applied Sciences, ROC Mondriaan, Hogeschool Inholland, Erasmushogeschool Brussel, Wageningen Universiteit (WUR) Avans Hogeschool, Kentalis en vele scholen in het basis-en middelbaar onderwijs. Met 10tallen tot wel vele 1.000en deelnemers. Niet gehaast door een workshop of digitale sessie van één of een paar uur, maar op basis van de kracht van reflectie, gedurende een aantal dagen, via twee asynchrone online rondes. Dit vergroot de diversiteit in denken en (stimu)leert deelnemers nota bene om zich open te stellen voor andere perspectieven en standpunten. Geen video-bijeenkomst, geen enquête, maar in dialoog. In dialoog leer je van elkaars perspectief, kom je tot nuancering en gezamenlijk tot nieuwe inzichten. Dat vergt aandacht en tijd. Daarna en daardoor versnel je je beslissingen mét draagvlak bij de groep.

Je kunt hier meer lezen over de inzet en resultaten van de CircleLytics Dialoog bij één van de grootste onderwijsinstellingen in Nederland “De dialoog voelt echt als een overwinning.“

De aanleiding voor de inzet van CircleLytics Dialogue is doorgaans dat ze participatieve beleid willen vormgeven, democratischer te werken willen gaan. Zoals ook in de discussie over democratisering van het hoogleraarschap. Soms is er een directe aanleiding die daartoe aanzet: studenten of medewerkers die druk uitoefenen en hun meningen geven op ongeorganiseerde plaatsen of momenten. Dan wordt het lastig voor instellingen om er iets gericht mee te doen. Je wil immers niet dat kleine groepen, die mogelijk niet-representatief zijn, alsnog de agenda dicteren door de aandacht die ze vragen; al dan niet via (social) media, een gezamenlijk ondertekende oproep of brief, etc.

“Er wordt vaak gezegd in onderwijsinnovatie dat je moet zorgen voor draagvlak, maar ja….hoe doe je dat met… 5 locaties van de pabo, ruim 3200 studenten, 200 collega’s en dan nog al die basisscholen. Door de inzet van CircleLytics Dialogue zijn ruim 600 stakeholders gevraagd aan te geven wat belangrijk is voor de leraar in de toekomst. Samen zijn die stakeholders de ruggengraat van de innovatie van het leraarschap.”, zeggen Manon Joosten en Arjen Heijboer over hun project bij InHolland.

Een andere aanleiding is dat ze willen innoveren, nieuwe werkvormen zoeken. Dit wordt gedreven door vooral vier factoren die wij zien. Ten eerste, dwingen thuiswerken, de ontwikkeling van online onderwijs, maar ook tal van (lastige) thema’s zoals een veilige werk-en ontwikkelomgeving tot het zoeken naar nieuwe werkvormen. Dit om samenwerking, leren en luisteren, brainstorming, besluitvorming, uitvoering, verantwoording te versterken. Ten tweede speelde al, maar nu nog meer, dat bestaande werk-en onderzoeksvormen zoals een bijeenkomst met een groepje of het sturen van enquêtes ingehaald worden door digitalisering en AI. Technologie zoals de online dialoog zet de mensen en hun onderlinge interactie op vraagstukken centraal, en maakt dit schaalbaar naar vele 10.000en deelnemers. Co-creatie dus. De kracht van samenwerking plus de kracht van digitale mogelijkheden, ontsluit de bijzondere, collectieve intelligentie van groepen mensen. Wil je overigens meer (wetenschappelijke) achtergronden hierover raadplegen, dan kun je dat bijvoorbeeld hier doen en het boek “Over Dialoog” van natuurkundige David Bohm.

Beleidsmakers, docenten, medewerkers en studenten waren al en zijn nog steeds enquête-moe: de tot nu toe, eerder als schijnbare gedragsreflex, ingezette technologie. Deze moeheid is niet te wijten aan de aanname dat ze zoveel enquêtes krijgen of aan de lengte ervan. Onze gegevens laten zien, en onderzoek van instellingen als Gallup, dat ze zich vooral ergeren aan de gesloten vragen. Het gebrek aan interesse in de echte, eigen meningen en ervaringen van deelnemers is een doorn in het oog en heeft de reputatie van enquête als middel om mensen te bereiken verslechterd. Mensen houden ervan als ze aandacht krijgen en serieus worden genomen. Ze zijn door social media eraan gewend geraakt dat het geven van je mening gedemocratiseerd is en ze verwachten geen hindernissen meer om dit te doen. Het belang hiervan is dat je voor participatieve en representatieve besluitvorming, en dus breed draagvlak voor je besluiten, niet moet afwachten hoe en waar kleine groepen mensen zich uiten, maar dit organiseert. Technologie staat toe dat je bovendien geen hindernis meer hebt om dit met grote groepen te doen, zelfs met vele 1.000en deelnemers. Klanten in het onderwijs en andere sectoren zoeken naar nieuwe manieren om kwalitatief, betrouwbaarder, maar dus ook schaalbaar onderzoek te doen. De technologie van CircleLytics toont gemiddeld een 60% hogere betrouwbaarheid dan instrumenten als een enquête en dat kan forse impact hebben op onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen. Een ander aspect van nieuwe technologie ligt in de behoefte van studenten en mensen in zijn algemeenheid om te leren. Te kunnen leren van perspectieven, andere meningen, van andere mensen. Kritisch denken en openheid wordt vergroot door het confronteren van mensen met standpunten en ideeën van anderen. Van hoe meer anderen, hoe beter.

In “Thinking Skills and Creativity”, maart 2022, is onderzoek gepubliceerd dat onder meer zegt: “those students more disposed toward critical thinking are also more open to diversity and challenge and have a stronger creative self-concept. These results highlight the importance of enhancing students’ disposition to use critical thinking so as to strengthen their creative self-concept. Higher education institutions also need to develop teaching strategies and contexts that promote students’ openness to diversity and challenge as a step towards their becoming active and responsible citizens. Openheid kan beïnvloed worden volgens een andere bron in dit onderzoek, door omstandigheden en uitdagingen die de instelling (universiteit in betreffend onderzoek) creëert. Nieuwe technologie zoals de CircleLytics Dialogue brengen mensen op (grote) schaal in aanraking met meningen van anderen en dit helpt hen om met meer zelfvertrouwen om te gaan met kritisch en creatief denken.

Een derde factor ligt in leiderschap en moderne opvattingen over het engagement, de betrokkenheid: van medewerkers, docenten en studenten. Leiderschapsstijlen moderniseren om beter om te gaan met vraagstukken waar medewerkers bepalender in zijn dan vroeger werd gedacht. ‘Luisteren naar de organisatie’, Deep Democracy, dienend leiderschap, maar ook agile leadership vanwege het ‘voortdurend in verandering zijn’, zie je meer en meer. Dat vereist nieuwe middelen. Met oude middelen los je nieuwe uitdagingen niet op. Overigens werken wij vrij veel voor organisaties die Deep Democracy begrijpen en verwachten. De minderheidsmening wordt daarbij actief niet verdrukt door de meerderheid. Dat is belangrijk om balans en dialoog te behouden, leren van elkaar dus, om in stappen samen tot iets beters te komen. Lees ook eens wat Sandra Bouckaert, expert bij uitstek, doet met de dialoog en digitale uitvoering van Deep Democracy. We werken voor instellingen met diverse type leiderschapsstijlen en culturen. Het kan daardoor zijn dat onderstaande onderwerpen door klanten verschillend worden bevraagd: van “we zijn ABC van plan; welk obstakel zou invoering kunnen hinderen en hoe nemen we dat weg” (vooral topdown, bottom-up voor uitvoering) tot “we willen je vragen mee te denken om samen vorm te geven aan ABC en samen tot gedragen keuzes te komen” (bottom-up beleids-en besluitvorming).

Een vierde factor ten slotte wordt gevormd door een flink aantal ontwikkelingen in het onderwijs. Erkennen en Waarderen, de onder druk staande medezeggenschap binnen het onderwijs en het versterken van de loopbanen van onderzoekers zijn er slechts enkele van.

Ter inspiratie delen we bijgaande cases, toepassingen dus in het onderwijs om de kracht van collectieve intelligentie, de wijsheid van de groep, te ontsluiten en gecombineerde voordelen te genieten:

mensen nemen enorm graag deel: echt je mening ogen geven én ze leren van elkaar
je haalt in dagen tot een 2 weken tijd meer en betrouwbare inzichten op
je voorkomt dat je organisatie in weerstanden schiet omdat je openheid hebt getoond
onderzoek wordt betrouwbaarder.

Beleidsvorming

Je kunt 100en of zelfs 1.000en deelnemers betrekken in het formuleren van beleid. Zeker als je je realiseert wie de echte ogen en oren zijn van de interne organisatie en de externe markt: de medewerkers en de stakeholders om je organisatie heen zoals je studenten, alumni’s, staf, etc. Door die inzichten breed op te halen voorkom je dat je je baseert op de usual suspects en daardoor bias en gevestigde aannames in je nieuwe beleid toestaat zonder deze te heronderzoeken. Je kunt ontwikkelingen in de omgeving, zoals kansen, bedreigingen, nieuwe mogelijkheden, internationaliseringen, sneller en beter waarnemen door de ogen van velen dan alleen die van jou. Behalve natuurlijk, als je jouw zicht op zaken wenst te laten domineren om welke reden dan ook. Je kunt bijvoorbeeld vragen naar die nieuwe ontwikkelingen, hoe zij over 5-10 jaar dit en dat zien, wat deze instelling moet behouden en waarom, welke speerpunten zij zien voor dit en dat, etc. In deze fase vertel je deelnemers vermoedelijk dat het exploratief van aard is en nog niet besluitvormend. Dat laatste kan de fase daarna zijn, waarbij je dialogen inzet om steun te vragen, draagvlak dus te organiseren voor je voorgenomen beleid. Soms wordt dan gevraagd of je het voorgenomen besluit steunt, en of je een ‘eventueel onoverkomelijk bezwaar’ en worden (als dit gesteund wordt door anderen in de 2e ronde van de dialoog) dankbaar een aanscherping meegenomen.

Bijna in diezelfde adem:

Beleidsevaluatie- en bijsturing

De aanschaf van een nieuwe fietsenstalling op de campus is nogal statisch van aard. Een beslissing hierover ga je niet zozeer bijsturen. Je kunt online input en ideeën ophalen bij een groep en dat van invloed laten zijn op je beslissing. Maar daarna is het bouwen en klaar. De meeste beslissingen echter beïnvloeden de context waar de beslissing uit voortkwam. En de context zelf is waarschijnlijk aan verandering onderhevig. Bovendien gaan jouw beslissingen aanzetten tot nieuw gedrag: positief gedrag om uit te voeren wat de bedoeling is. Of negatief gedrag waar je geen rekening mee hield. Als je mensen hebt betrokken in dialogen met onze technologie bij de vorming van beleid wist je vooraf waar weerstand kan zitten, waar draagvlak zit en heb je met beide rekening gehouden. Dat voorkomt weerstand naderhand. Maar als je dat niet hebt gedaan heb je ook nog eens met mogelijke serieus, nieuw en negatief gedrag te maken.

Kortom: niet-statische zaken zijn dynamisch in enige of meerdere mate. Vinger aan de pols houden dus. Hoe? Eenvoudig. Door betrokkenen te bevragen op wat zichtbaar al werkt, wat aandacht of aanscherping nodig heeft, waar een tandje bij kan. Zo kun je vrij eenvoudig bijsturen, snel en met onderbouwing. Bovendien kun je met betrokkenen vroegtijdig en regelmatig ontdekken waar nieuwe risico’s ontstaan en of ze veranderingen waarnemen die impact kunnen hebben. Dan word je niet verrast en blijf jij in control.

Onderwijsprogramma’s en onderwijskwaliteit

Klanten toetsen onderwijsprogramma’s op toekomstbestendigheid. Ze willen weten hoe onderwijs aansluit op bedrijfsleven, hoe kwaliteit beoordeeld wordt, wat beter kan, trekt het studenten aan, willen onderzoekers en docenten eraan meewerken? Onze klanten in het onderwijs vragen hun interne en externe stakeholders om feedforward. Ze combineren dit met in-en uitstroomcijfers, tevredenheid, retentie van docenten, succes en drop-out cijfers van studenten. Op deze manier bevragen krijgen ze ook feedback-en forward van alumni’s en het bedrijfsleven. Beide groepen waarderen enorm dat ze meer geëngageerd worden, voelen zich meer betrokken, en delen wat ze zien en weten. De instelling kan accenten leggen en ontwikkelt zelfs nieuwe modules en programmaonderdelen gebaseerd op de co-creatie met haar stakeholders.

Hogeschool van Amsterdam: “Door de bijdrage van The Growth Lab en CircleLytics Dialogue kregen wij als deelraad beter zicht op wat onze docenten van dit ingewikkelde vraagstuk vinden. Het bevragen van de docenten was van belang voor het project om de vraag achter de vraag te kunnen identificeren en zo het daadwerkelijke probleem aan te kunnen pakken in plaats van enkel de symptomen. Daarmee werd het mogelijk management en stuurgroep te overtuigen van mogelijke en haalbare scenario’s.” Lees meer.

Afstuderen, onderzoek, PhD

Studenten moeten onderzoek doen. Daartoe zetten ze methodes om hypotheses te testen, etc. Accurate data zijn essentieel. Tot nu toe wordt daartoe vaak de methode van interview, maar vooral enquêtes toegepast. Enquêtes lijden aan moeheid, afnemende respons en de tendens om bias te veroorzaken. Degenen met de meest uitgesproken meningen zijn mogelijk degenen die via gesloten vragen ervaren dat je ze niet serieus neemt. Je verliest in dat geval de belangrijkste inzichten, en je respons komt van de resterende groep die hierdoor de betrouwbaarheid van je onderzoek ondermijnt. Bij elk onderzoek of project die je via het platform van CircleLytics opzet ga je per vraag bepalen welke schaal van toepassing is, of je bij die vraag expliciet naar een open antwoord vraagt ter toelichting, en of je die unieke 2e ronde aanzet. Je kunt het platform dus ook gebruiken om ‘gewone’ gesloten vragen te stellen, zoals profielvragen die voor onderzoek vaak nodig zijn. CircleLytics Dialogue biedt dus de functionaliteiten die de modernste enquête-tools ook bieden, maar daarbovenop iets unieks wat die andere niet bieden: de verwerking van open antwoorden via de 2e ronde, waar anderen die antwoorden op context-rijke waarde kunnen schatten en scoren, dus een weging geven aan antwoorden van anderen.

Daarnaast wordt het platform ingezet om onderzoeksdoelen in co-creatie tot stand te brengen, accenten te leggen en prioriteiten te bepalen. Met een zo grote groep deelnemers als gewenst. Vaak is dat met externe stakeholders, of samenwerkingspartners in het buitenland. Ook dat overbrug je digitaal wel, en met fysieke werkvorm niet.

Modern leiderschap en human capital beleid

Vanuit het perspectief van leiderschap en modern human capital beleid, wil je je organisatie en projecten anders invullen dan vroeger, anders met de ‘oude’ enquête, of in verdiepende aanvulling erop. Medewerkers willen betrokken worden, dat je ze serieus neemt en leiderschap wil de diversiteit van ieders denken respecteren en meewegen. Je wil investeren in employee engagement & experience. Regelmatige dialogen versterken deze belangrijke doelstellingen en verhogen de bereidheid van mensen om bij de organisatie te blijven. Onze klanten stellen dat. Door vragen te stellen over hoe ze gelijke kansen ervaren voor henzelf maar ook voor anderen, hoe de cultuur kan verbeteren, waar ze trots op zijn, wat verrassende redenen zijn om te blijven, of om te overwegen weg te gaan, etc. De dialoog zelf respecteert en omarmt diversiteit van denken en werkt 100% inclusief, door ieders anonieme mening te vragen. Zo krijg je een cultuur waarin het motiveert om te werken en samen te werken. En een cultuur waar jij als leiding sturing aan geeft en leert wat de taal is waarin mensen zich uitdrukken als het over jullie instelling gaat, welke waarden ze aan hechten, etc.

In lijn hiermee …

Onderzoek onder studenten

Niet te vergeten…. Enquêtes zijn geen favoriet meer. Enkele, essentiële open vragen en een paar score-vragen stellen wel. Die relatief overzichtelijke stap levert kwalitatieve inzichten op die survey platforms zoals Qualtrics en SurveyMonkey niet aankunnen. Niet voor niets werken tal van onze klanten in aanvulling op deze platforms met ons of vervangen ze deze platforms met de betere mogelijkheden van CircleLytics. Niet in de laatste plaats omdat wij het plezier weer terug hebben gebracht in ‘meedoen met onderzoek’. En als het leuk en waardevol is, kun je ze regelmatiger vragen. Feedback / forward op colleges, docenten, website, catalogus, onderwijs, practica, events, campus-inrichting, etc, etc.

En jullie alumni!

Een soms onderschatte groep zijn de alumni. Zij dragen jouw instelling vast en zeker een warm hart toe, zijn inmiddels geworteld in het werkend leven, en bij een diversiteit van organisaties. Prachtig om te onderzoeken hoe ze nog graag verder willen blijven studeren bij jullie, wat behoeftes zijn, wat trends en ontwikkelingen zijn in de markt. Zodoende bouw je aan de relatie met hen, verzamel je waardevolle content en kun je de aansluiting houden op wat zij zien (veranderen) in het werkend leven. Ook kun je daardoor ontdekken wat ze waardevolle events vinden en waarom, zodat je hoge opkomsten kunt verwachten.

Erkennen & Waarderen

Instellingen zijn momenteel drukdoende om dit lastige onderwerp uit te werken. Diverse instellingen onderzoeken en ontwikkelen beleid hieromtrent met de medewerkers en staf zelf. Online dialoog zorgt door die 2e ronde dat deelnemers naar elkaars meningen luisteren, daarvan leren en deze hun waarderingen geven via scores en verrijkende toelichting. Nuance in lastige debatten op basis van een diversiteit aan perspectieven. Vergeet ook hier niet: dergelijk nieuw beleid kan fors nieuwe, onbekend effecten hebben op gedrag, en gedrag op kwaliteit, cultuur en retentie. Maar ook onderzoek kan leiden tot sluipende onvrede door krachten die pas ontstaan nádat je nieuw beleid introduceert. We raden dan ook hierbij aan om regelmatig te toetsen hoe erkend en gewaardeerd men wordt en hoe men dat ervaart. En wat ze waarnemen bij anderen. Wat ze als gevolgen zien, en als mogelijkheden om bij te sturen.

Het onderwijs zelf … niet te vergeten …

Via CircleLytics leg je uitdagingen voor aan groepen studenten of leerlingen. Deze gaan via meerdere rondes op je uitdaging en op elkaars oplossing in. Zo leren ze het geleerde meteen toe te passen in de praktijk. Zelf krijg je als docent daardoor meer grip op het verduurzamen en laten landen van de theorie. Bovendien krijg je inzicht in hoe ze je uitdaging benaderen, oplossen en daarbij samen denken. Dat stoomt ze beter klaar voor de toekomst die digitaler is, en virtuele samenwerking verlangt met nieuwe technologieën en kritische, creatieve mensen. Eerder in deze blog benoemden we al onderzoek waaruit blijkt dat het stimuleren van de diversiteit van denken van belang hiervoor is en zelfs de essentie volgens ons is van leren. Beter tijdig beginnen dus!

Medezeggenschap & Dialoog

Behalve vanuit onderwijs, leiderschap en HR, benut je de kracht van mensen in combinatie met technologie ook vanuit de medezeggenschap (MZ). In het onderwijs gelden wat andere regels dan de Wet op Ondernemingsraden (WOR), maar ook in het onderwijs is zeggenschap mede geven aan collega’s op de zogenoemde werkvloer, georganiseerd en zijn of maak je afspraken over. Om gefundeerd te werk te gaan in de MZ, heb je periodiek of ad hoc een instrument nodig om naar een groep of zelfs alle medewerkers te gaan. Daar blijkt in de praktijk CircleLytics uitstekend voor te functioneren. De poll, enquête en nieuwsbrief ten spijt: vernieuwing van medezeggenschap is allang gestart en de impact is eenvoudig te behalen. En: stevig merkbaar voor bestuur en medewerkers.

Employer Branding: behouden en aantrekken van mensen

Het heeft niet zoveel zin om in je marketing & communicatie richting studenten, bedrijfsleven en medewerkers mooie dingen te zeggen die buitenstaanders moeten raken en overtuigen, als die niet consistent en congruent zijn met de werkelijkheid. Dat is op termijn niet houdbaar en wordt snel blootgelegd via mond-tot-mond en social media. Wat is dus de echte narratief van je organisatie? In welke woorden drukken mensen zich echt uit over de organisatie? Naar elkaar, naar nieuwe collega’s en naar elkaar als student of andere betrokkene? MIT Sloan School of Management schrijft daar een interessant artikel over overigens. Marketing & communicatie gaan strategisch en doordacht te werken door dialogen in te zetten. Bij grote instellingen heeft dat ertoe geleid dat het verhaal, het narratief, voorbeelden, bewoordingen, et cetera zijn opgehaald, gebundeld en vervolgens zijn ingezet voor twee dingen. Ten eerste richting de ‘markt’ voor het vertellen over de kracht, kansen en ervaren kwaliteiten van de organisatie. In de woorden die mensen zelf gebruiken en door de dialoog, via de 2e ronde als ‘meest gedragen’ naar boven komen. Zo trek je mensen die echt goed passen en die zelf niet afhaken vanwege teleurstellingen (“het is hier helemaal niet zoals ze suggereerden in hun marketing”). Ten tweede om te leren van diverse reacties en beschrijvingen van deelnemers aan dialogen hoe de organisatie gezien wordt in vergelijking met het streven van de organisatie hoe zij wil dat ze gezien wordt. Dit geeft veel voeding aan concrete verbeteringen om de narratief en cultuur op punten te verbeteren en dit een jaar later opnieuw te toetsen en blijven toetsen. Dit kan ook kwetsbare onderwerpen gaan als workplace bullying.

Ben je geïnspireerd geraakt door de toepassingen van andere onderwijsinstellingen? Plan dan hier jouw kennismaking met ons.

Landal GreenParks kennen we van de vakantieparken met recreatiewoningen. Er zijn nu ruim 100 vakantieparken in 9 Europese landen. Een groot aantal van deze ruim 15.000 woningen zijn eigendom van derden. Zo’n 8.000 woningen zijn eigendom van particulieren. Landal vindt het heel belangrijk om met alle doelgroepen goed te communiceren en nam de communicatie met huiseigenaren daarom onder de loep.

Landal vertelt: “Er was al een magazine, een nieuwsbrief en een website om eigenaren te bereiken, maar we wilden de gehele communicatie verbeteren. Het magazine heeft een nieuw design gekregen, we hebben de frequentie van de digitale nieuwsbrief opgeschroefd en gingen aan de slag met het bouwen van een nieuwe website. De ontwikkeling hiervan wilden we echt samen doen met de eigenaren.”

Meten wat er echt leeft

“Eigenaren zijn voor ons betrokken partners waarvoor we de verhuur, de administratie en het beheer van een vakantiepark doen. We willen echt weten wat deze positief kritische doelgroep van onze communicatie vindt en ze hierbij betrekken. Er zijn op allerlei manieren (individuele) contactmomenten met eigenaren, maar we willen vooral iedereen bereiken en laten meedenken. We hadden al enquêtes, marktonderzoeken en panels georganiseerd, maar zochten ook een manier om in gesprek te kunnen gaan met álle eigenaren. Om echt te achterhalen wat er leeft onder een representatieve groep eigenaren. Op basis van hun input en suggesties hebben we onze dienstverlening naar hen verbeterd. De website hebben we inmiddels vernieuwd, zodat eigenaren zoveel mogelijk zelf kunnen regelen binnen dezelfde online omgeving. De uitkomsten van de dialogen van CircleLytics hebben we gebruikt om de belangrijkste wensen van eigenaren te realiseren.”

Lees hier wat Spaarne Gasthuis zegt over samenwerking, team dialoog en actie gerechte participatie

Scherpe vragen leveren gewenste antwoorden op

“De samenwerking met CircleLytics is heel prettig en ze hebben ons geadviseerd hoe we de vragen zo scherp mogelijk konden formuleren. Het is enorm waardevol als we kwantitatieve gegevens kunnen verbinden met kwalitatieve gegevens. Bijvoorbeeld: ‘Hoe waardeert u onze dienstverlening op een schaal van 1-10?’ En dat we meteen daarbij om de motivatie of beste suggestie vragen. Zo snappen we wat de cijfers echt betekenen. Uiteraard is het ook belangrijk dat je vooraf bedenkt wat je met de antwoorden kunt. Kunnen we er concrete acties aan koppelen? Dat is belangrijk voor onze relatie met eigenaren en hun motivatie voor volgende dialogen. Het draagt sterk bij aan de optimalisatie van onze dienstverlening, het platform voor de eigenaren en onze communicatie met hen.”

Dialogen van start

“Een van de vragen uit de eerste dialoog was: ‘We willen onze dienstverlening en communicatie verbeteren. Welke acties moeten we volgens u doen?’ Met die antwoorden zijn we aan de slag gegaan. Uit de meest gedragen antwoorden haalden we concrete acties die we na intern overleg zoveel mogelijk uitgevoerd hebben.

Vervolgens gingen we verder met een tweede dialoog, waarin we specifiek vroegen: ‘Welke informatie moet volgens u op de eerste pagina van de website staan zodra u heeft ingelogd? Hierop kwam veel respons. En op basis hiervan hebben we de nieuwe homepage van de website ontwikkeld. Toen deze website live ging, hebben we enige tijd later een nieuwe dialoog opgestart. Hieruit wilden we suggesties ophalen voor het verbeteren van het gebruiksgemak van de nieuwe website en tips voor verdere ontwikkeling. Een groot deel van de suggesties en tips konden we meenemen in de verdere ontwikkeling van de website. Zo was een grote wens van eigenaren om meteen inzicht te krijgen in de bezetting en omzet van de recreatiewoning. Hiervoor hebben we een financieel dashboard ontwikkeld, wat door eigenaren zeer positief ontvangen is.

Bewezen draagvlak

We halen draagvlak uit de dialogen en de tweede ronde is daarbij essentieel voor ons: hierin waarderen deelnemers elkaars antwoorden. Die betrokkenheid is heel waardevol en levert een weging op waardoor wij begrijpen wat ze gezamenlijk het meest en minst belangrijk vinden. Vanuit de hoeveelheid data die we uit de twee vragenrondes ophalen kunnen we een top 5 halen, maar dus ook een bottom 5. De meest gedragen feedback – of feitelijke feedforward – is dan duidelijk. We zien waar de meeste eigenaren het over eens zijn. Ze gaan ook zelf in gesprek naar aanleiding van de antwoorden die anderen in de eerste ronde hebben gegeven. Het is een echte co-creatie.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

Onderbouwde beslissingen en acties

Landal vervolgt: “Je leest de betrokkenheid uit de data: ze doen graag en vooral ook heel actief mee: dat zie je ook terug in de tweede ronde waar ze veel meningen van anderen doorlezen en waarderen of zelfs aanvullen. Het is geen onderbuikgevoel of een mening op basis van enkele eigenaren die je spreekt of op basis van een (kleine) focusgroep. De feedback die je ophaalt, is gestoeld op cijfers en duidelijke aanbevelingen over ‘hoe verder, wat nu’. Je hebt een stevig document in handen over wat je doelgroep vindt. Deze feedback is ook intern gepresenteerd. Zo laten we zien dat er draagvlak is en hierover blijven we in gesprek met elkaar, zowel intern als extern. We bekijken steeds per keer welke acties we kunnen nemen. Deze dialogen en co-creatie zetten we graag voort. We krijgen te horen vanuit eigenaren dat ze deze manier van betrokkenheid als heel prettig ervaren. En wij kunnen onze beslissingen onderbouwd nemen en onze mensen, budget en onze ontwikkelcapaciteit inzetten waar de waarde aantoonbaar het hoogst is.”

Wil je meer weten over het gebruik van de online tool CircleLytics neem dan contact met ons op of contact Landal GreenParks.

Nieuwsgierigheid prikkelen en open staan voor de visie van anderen

Knippen, plakken en knopen doorhakken. Heel in het kort is dat waar Mark Nijssen met zijn bedrijf De organisatieontwerpers organisaties binnen de publieke en semi-publieke sector bij helpt. Vooral organisaties zoals gemeenten, vvt instellingen, Arbo dienstverlener, een participatiebedrijf, etc. Als de organisatiestructuur verandert, verandert er op andere vlakken als teams, beslissingsbomen en -processen binnen organisaties ook veel. De dialoog gebruikt hij tijdens dit proces om de meningen van diverse stakeholders op te halen en mensen ervan bewust te maken om ‘naar buiten te kijken’, letterlijk naar buiten de organisatie, maar ook buiten hun team, hun afdeling. Andere perspectieven dus. Het laat tevens zien of een bedacht plan binnen het management team aansluit bij wat de medewerkers graag willen of nodig hebben. Het is een wisselwerking tussen en balancering van topdown en bottom up. Met die informatie gaat hij het proces van organisatieverandering verder in. De opgebouwde betrokkenheid bij medewerkers en vooral hun waardevolle input is een prachtig startpunt en vergroot de wendbaarheid.

Inzetten op participatie en wendbaarheid

Mark: “Ik houd van een participatieve aanpak. Daarom nodig ik mensen binnen organisaties uit om nieuwsgierig te zijn naar de buitenwereld. Hierbij hoort het principe van bewust, open vragen stellen en hen uitnodigen om ervaringen te delen met collega’s. Wat zie je, wat denk je, wat beweegt je? Ik probeer organisaties te laten kijken met een bewuste, brede blik. Dat vraagt lef, want hiermee vraag je informatie op binnen en buiten de organisatie waarmee je iets moet doen. Vanuit de dialoog krijg je de meest gewaardeerde antwoorden (top 5) en de minst gewaardeerde (bottom 5). Beide deel ik, want ook uit de bottom 5 haal je hele waardevolle informatie. Zo zie je meteen of een goed bedacht idee inderdaad goed valt binnen de organisatie. Je kunt topdown ideeën toetsen en aanscherpen, maar ik zet open vragen ook in om bottom up ideeën of beelden op te halen. CircleLytics Dialogue heeft door de 2e ronde een meting van het sentiment op ideeën en meningen van anderen. Daar leert iedereen van, en zo wordt alles gerangschikt op volgorde van belang, draagvlak dus.

Regelmatig ontvang ik verzoeken van organisaties die een strategiewijziging hebben ingezet, of waarbij vraagstukken over samenwerking spelen. Natuurlijk heeft een management team al een bepaald idee, het is belangrijk om te toetsen of dit ook past bij waar de organisatie en haar medewerkers behoefte aan hebben. Als management team zit je soms in een tunnel en voor mij draait het op dat moment dan om de nieuwsgierigheid bij hen aan te wakkeren en de kennis bij haar eigen medewerkers zelf op te halen.

De dialoog is niet alleen om draagvlak voor een besluit te behalen. In het kader van nieuwsgierig blijven, is het zinvol om vanuit de expertise van de medewerkers te vragen: hoe zie jij deze situatie? Zij hebben veel know how opgebouwd. Zeker mensen die langer bij de organisatie werken, kunnen je veel vertellen, maar ook de frisse blik van nieuwe mensen is belangrijk. Ga juist in gesprek met mensen die in de weerstand lijken te zitten. Want vaak zijn ze dat niet – en soms ook wel – maar ze hebben hoe dan ook waardevolle ervaringen en inzichten. Vraag hen hoe zij naar dit vraagstuk kijken en luister aandachtig naar hun oplossingen. Via de online dialoog zie je een positieve beïnvloeding van groepen die wel willen naar groepen die in de weerstand zitten. Je vergroot de wendbaarheid van hun denken door ze te laten leren van de meningen van anderen. Het is echt zonde om de opgebouwde kennis en ervaring binnen een organisatie niet te benutten. En je kunt het maar beter nu doen dan later als het te laat is, namelijk bij de uitvoering, en ze blijken alsnog gelijk te hebben, of willen hebben…

Wendbare organisatie

Een ander aspect is de wendbaarheid die je als organisatie nodig hebt. Hierover heb ik ook onlangs een boek gepubliceerd: ‘Organiseren op je voorvoeten’, waarin ik de metafoor van een tennisser heb gebruikt. Je staat alert met een nieuwsgierige blik naar buiten gericht, benieuwd op wat er komt. Zo ben je voorbereid op onverwachte situaties en dat is een wendbare organisatie. In dit boek heb ik de dialoog ook genoemd, juist omdat het helemaal past bij mijn visie om iedereen te laten participeren. Je hoeft je niet te baseren op aannames, het is zelfs riskant dat ‘invullen voor anderen’. Met de dialoog kun je het de mensen rechtstreeks vragen. En wel op zo’n manier dat het de nieuwsgierigheid aanwakkert en waarin je iedereen tegelijkertijd kunt bereiken.

Door één of een paar juiste, open vragen te stellen, ontvang je de juiste antwoorden, waarmee je het proces kunt voortzetten. Om tot die ene vraag te komen, maak ik altijd gebruik van een ontwerpteam. Wat willen we echt weten? Belangrijk bij de vraagstelling is, dat we wegblijven van managementtaal en dat de vraag maar op één manier is uit te leggen. In het kader van wendbaarheid gebruiken we vaak de vraag ‘wat zie jij nu in de buitenwereld gebeuren dat al je collega’s ook zouden moeten weten?‘. We komen dan tot een open en ook concrete vraag waarin ze maximaal 220 tekens krijgen om deze vraag te beantwoorden in de 1e ronde. Op deze manier ‘dwing’ je medewerkers ook om alleen het belangrijkste te antwoorden. Focussen dus. In de 2e ronde mogen ze ‘helemaal losgaan’ en vele antwoorden van anderen scores geven en waarderen dus.

Resultaten als onderbouwd advies

De uitkomsten uit dialogen zijn altijd input voor fysieke meetings met het ontwerpteam en management team. Ik gebruik meerdere dialogen binnen een organisatieontwerpproces en hoe verder we in het proces zijn, hoe concreter we naar bepaalde situaties kunnen vragen. De uitkomsten staan niet op zichzelf, ze zijn waardevol binnen een groter en breder traject dat vaak leidt tot een organisatieplan. Daarbij hebben we met de uitkomsten uit de dialoog een onderbouwd advies, omdat we iedereen gelegenheid hebben gegeven om input te leveren. Dat levert kwalitatief betere gesprekken op die weer leiden naar een beter aansluitend eindresultaat. En meer wendbaarheid. Daarom maak ik zelf al jaren in mijn dienstverlening gebruik van de dialoog en kan ik deze van harte aanbevelen.”

Contact Mark Nijssen van de Organisatieontwerpers.

Je hebt je dialoog goed voorbereid. Als je bij het einde van je dialoog begint, staat je dialoog stevig en kun je live. De kracht van bewuste, open vragen kan zijn prachtige werk gaan doen. Open vragen, online en anoniem gesteld, leggen een schat aan inzichten bloot. Door de unieke 2e ronde, geven deelnemers waarderingen aan elkaars antwoorden. Ze zorgen dat alles mooi in volgorde van belangrijkheid wordt gezet. Jij krijgt stevig onderbouwde resultaten terug, waar de steun van de mensen én intelligente beslissingen samen komen.

Mmm… maar wat als deelnemers vragen hebben?

Heb je een helpdesk nodig? Ja: maar slechts een hele kleine. Maar als je 100en of zelfs 1.000en mensen bevraagd, krijg je toch vast wel wat vragen zul je denken? Jazeker. Niet veel, maar je krijgt ze wel. Onze tips in deze blog helpen jou bij de voorbereiding. Zelfs die enkele vraag kun je dan snel beantwoorden. Dus een kleine helpdesk, en voor ieders gemak een slimme, online plek voor de ‘meest gestelde vragen’.

Vooraf: weet even dat onze ervaring na 1.000en dialogen is dat meestal maar 0,1% tot maximaal 0,5% van de deelnemers een vraag heeft over de dialoog. Deelnemers waarderen het enorm dat je ze vertrouwt en nodig hebt en jouw ijzersterke vragen maken hun leven makkelijk. Dat levert een hoge respons, hoge kwaliteit en een hoge waardering op. En omdat de CircleLytics Dialoog rondes intuïtief zijn, levert het weinig vragen op. Voor 5.000 deelnemers betekent 0,1 tot 0,5% dus 5 tot 25 mensen. Dat is niet al teveel. Met deze blog ben jij goed voorbereid en kun je mensen snel en prettig te woord staan!

Eerst een paar procesmatige punten. En daarna ons meest-gestelde-vragenlijstje.

De vragen kunnen betrekking hebben op de:

1 inhoud van de dialoogvragen

2 de werking van de tool zelf

3 of iets procesmatig: bijvoorbeeld over de followup.

We beginnen.

Bepaal wie welke rol heeft en hoe je dat communiceert

Misschien ben jij de uitvoerder van de dialoog, maar niet de opdrachtgever. Of ben jij een externe consultant die met een team bij de klant werkt. Of werk je bij HR maar is de dialoog bedoelt voor een manager. Wie beantwoordt welke vragen? ‘Ik snap vraag 2 niet precies’ is wat anders dan ‘ik ben mijn uitnodiging kwijt’. Handig om daarom van de juiste interne collega’s antwoorden vooraf klaar te hebben maar ook een terugval te hebben bij afwijkende vragen.

Hou bij welke vragen binnenkwamen

Update je meest-gestelde-vragenlijstje met de vragen die bij jullie gesteld werden. Daar kunnen vragen bijzitten, die voor volgende dialogen zinvol zijn om erbij te houden. We helpen graag om jouw lijstje uptodate te maken.

Waar kunnen deelnemers terecht

Waar gaan ze gewoonlijk heen voor vragen over tools of jouw onderwerp? Wil je dat dat nu ook zo gebeurt? Dan leg je daar je ‘meest-gestelde-vragenlijstje‘ met antwoorden neer. Wat wij handig vinden is deelnemers een linkje te bieden waar dit lijstje met antwoorden online is te vinden. Alternatief is om een e-mailadres op te nemen in je uitnodiging aan deelnemers voor het geval ze vragen hebben. Dat is echter best een lage drempel. Wat je niet wil, is dat deelnemers – zonder te lezen – naar dat e-mailadres per ongeluk hun antwoorden op jouw dialoogvragen naar toesturen. Bedenk dus even vooraf of je dat wil en schat je publiek in. Je kunt de deelnemer, als ander alternatief, wat meer beperken en alleen een no-reply e-mailadres aanbieden. Deze kun je instellen in het tabje Publiek. Als er echt wat is, gebruikt men deze en deze komen binnen waar jij wil. Zorg dat de juiste mensen toegang hebben tot die mailbox en spreek af hoe snel ze moeten reageren. Dus:

de gewone plek voor vragen & antwoorden
online vragen & antwoordenlijstje
een specifiek e-mailadres
een no-reply e-mailadres.

Accepteer de emotie, zoek naar de inhoud

In algemeenheid: mensen lezen niet alles, onthouden niet alles, interpreteren dingen. Hou daar rekening mee. Accepteer dat, we zijn allemaal mensen en vergissen ons. Probeer altijd op zoek te gaan naar wat er toch beter of anders had gekund en of er echt een punt is en vraag dus door. Blijf te allen tijde vriendelijk en behulpzaam naar deelnemers. Zelfs als je merkt dat zij dat heel soms niet zijn. Onze tip is dus om de emoties van mensen te accepteren en om dóór te vragen om een echt inhoudelijk punt te zoeken. Vraag naar:

– een screenshot

– de link die ze gebruikten

– de browser waarin ze de link openden

– wat ze zagen: welke melding er op het scherm kwam,

– en of ze het opnieuw hebben geprobeerd, of op een ander moment.

Vaak lost het zich dan al vanzelf op “oh ja, nou zie ik het, nee laat maar, het is goed zo” of heb jij in elk geval een scherpe intake gedaan.

Hoe kan CircleLytics je helpen?

Ten eerst door te zorgen dat de tool ontzettend plezierig en intuïtief werkt. Ten tweede door jou te helpen je dialoog en vragen ijzersterk te ontwerpen en met je taal-en woordkeuze de deelnemers goed en vertrouwenwekkend te informeren en motiveren. Melden dat het geen enquête is, anoniem en ze de tijd krijgen voorkomt al direct wat vragen van deelnemers. Ten derde door deze blog met een ‘lijstje’. En ten vierde door jouw achtervang te zijn: als jij vragen krijgt die je niet kunt beantwoorden zijn wij er en neem je direct contact met ons op. Een zeer beperkt aantal keer per jaar hebben we een bug… Echt een paar keer per jaar: bel, vertel en binnen doorgaans uren is het opgelost. Direct contact met deelnemers hebben wij alleen als jij dat vraagt, en als uitzondering. Als je ons team nodig hebt, zorg dan bovendien dat je het unieke ID nummer van je dialoog benoemt. Dat zie je links naast je dialoog in je dashboard staan en ook rechtsboven als je in je dialoog bezig bent.

Het lijstje.

Niet zo heel lang. We updaten deze regelmatig dus hou herlees deze blog als je met een nieuwe dialoog bezig bent. Onze antwoorden mag je natuurlijk zelf aanpassen qua toon.

Vraag: Ik werk hier niet meer. Kun je mijn mail verwijderen uit de lijst genodigden?
Antwoord: Ja. Totdat is uitgevoerd, negeer alsjeblieft deze berichtjes. [handig om te checken waarom jij geen geschoonde lijst hebt]

Vraag: De nummering van de vragen is niet doorlopend. Ontbreken vragen?
Antwoord: Ja. Door jouw antwoord op een eerdere vraag, zijn niet alle vragen meer van toepassing op jouw situatie/profiel en worden die niet getoond. [dit is vanwege de routering (de conditionele zichtbaarheid) van een of meer vragen, zoals een meerkeuze-vraag waarbij de deelnemer zijn afdeling/regio/leeftijdscategorie/etc koos].

Vraag: Het onderwerp speelt voor mij niet. Waarom krijg ik dit / graag van lijst af.
Antwoord: In dat geval negeer je de berichtjes. Je werkt hier, en we willen je de kans geven daarom mee te doen, mee te denken.

Vraag: Hoorde van de dialoog, waarom krijg ik geen uitnodiging?
Antwoord: We nodigen je alsnog uit. [via tabje Publiek of de Dialoog link, en check waarom ze niet op de lijst stonden; check bovendien of zij ze vergissen en wél op uitgenodigd waren]

Vraag: De link werkt niet / zegt dat ik al heb meegedaan / dat de dialoog voorbij is.
Antwoord: De link meldt in welke ronde de dialoog zich bevindt, en registreert accuraat of je al hebt meegedaan. De link werkt en is getest. Heb je een goede verbinding en het opnieuw geprobeerd? Stuur mij je link alsjeblieft toe. [stuur ons dan de link toe met je verzoek te checken; in 100% van de situaties vergist de deelnemer zich maar vergat deelname]

Vraag: Ik ben mijn link kwijt.
Antwoord: Je krijgt een herinnering toegestuurd [als dat zo is, heb je deze gepland in je Instellingen tabje?]. Mocht het te laat zijn, dan kun je aan ronde 2 of een nieuwe dialoog meedoen.

Vraag: Ik kreeg een validatie-mail. Waarom?
Antwoord: Als je via de Dialoog link meedoet, kan het zijn dat we je vragen om te valideren dat jij jouw e-mailadres hebt gebruikt en niet van een ander. Een standaard manier van checken. Je kunt de link veilig klikken en dan doorgaan met de dialoog of je bent klaar voor die ronde.

Vraag: Ik wil veel meer vertellen dan de toegestane 220 karakters.
Antwoord: We vinden het belangrijk dat iedereen kan vertellen wat hij/zij wil en in de 2e ronde anderen die kunnen lezen en waarderen. In 220 karakters kun je je volgens ons prima kernachtig antwoord geven of je idee beschrijven.

Vraag: Ik ben het niet eens met de vragen / onderzoeksopzet / aanleiding / …
Antwoord: Dit zijn de ontworpen vragen. Aan het einde van de beide rondes kun je je tips kwijt over hoe jij denkt dat het de volgende keer beter/anders kan. Dank je wel alvast!

Vraag: Het was best veel in de 2e ronde.
Antwoord: Je mag stoppen wanneer je wil, overslaan wat je wil. Ieder krijgt 10-15 stuks, zo veel mogelijk gevarieerd van samenstelling. Je hoeft dus niets te doen als je geen interesse of geen tijd hebt.

Vraag: Kan ik de link doorsturen naar anderen?
Antwoord: Ja, als je een algemene Dialoog link kreeg. Als je een persoonlijke uitnodiging in je e-mail ontving, kan dat niet: dat is echt een unieke, eenmalige, link.

Vraag: Is het echt anoniem?
Antwoord: Ja. De dialoog voldoet aan alle privacy en veiligheidseisen die onze organisatie stelt. Niets is te herleiden tot een individu.

Vraag: Ik zag in de 2e ronde dat iemands naam werd genoemd. Kan dat?
Antwoord: Dat gaan we controleren. Bij zeer hoge uitzondering kan dat voorkomen ook al is dat niet de bedoeling. Iedereen moet zich houden aan hoe we hier met communicatie, social media en elkaar omgaan. [meld het ons alsjeblieft als dat voorkomt]

Vraag: Hoe hoor ik hiervan terug, want van enquêtes hoor of zie ik meestal niets terug.
Antwoord: Ja. Direct in de 2e ronde zie je alle antwoorden van anderen anoniem terug. Je kunt deze een waardering/score geven en dit toelichten. De eerste 10-15 zijn het meest gevarieerd. Daarna mag je stoppen of meer bekijken.

Vraag: In de 2e ronde lijken allerlei bijdragen op elkaar. Hoe werkt dat?
Antwoord: De vragen van de dialoog kunnen veel variëteit opleveren in de 1e ronde. Maar niet altijd. Het algoritme zorgt in de 2e ronde dat jouw setje van 10-15 stuks zo gevariëerd mogelijk is. Als iets op elkaar lijkt kun je twee dingen doen: toch zoeken naar nuance en verschil of je slaat ‘m over.

Vraag: Ik heb al meegedaan. Kan ik opnieuw meedoen / mijn bijdragen wijzigen?
Antwoord: Nee. Definitief toesturen van je bijdragen is echt definitief.

Vraag: De 2e ronde is al begonnen. Kan ik nog meedoen aan de 1e ronde?
Antwoord: Nee. Wat je wel kunt doen, is jouw voorkeur laten doorklinken door bijdragen van anderen tussen -3 en +3 te waarderen en te vertellen waarom: jouw bijdrage is dus nog steeds meer dan welkom en van invloed.

Vraag: Ik wil de dialoog in een andere / mijn taal beantwoorden, kan dat, en hoe dan?
Antwoord: Lees eerst ons blog over ‘Meertaligheid en jouw dialoog‘ en formuleer je antwoord hier op basis van je keuze voor meertaligheid.

We zijn met deze vragen en antwoorden flink uitputtend geweest. Zoveel krijg je er dus echt niet. Heb je vragen, contact ons team dan direct! En vergeet niet: ons team is stand-by gedurende je dialogen.

Als wisdom of the crowd een besluit vergaand beïnvloedt.

Als er één partij komende jaren emancipeert bij complexe besluitvorming is het volgens Harry te Riele van TransitieFocus de burger. Voor de Warmtevisie in gemeente Tilburg zette hij met een team professionals in op wisdom of the crowd, oftewel collectieve intelligentie, ook wel co-creatie genoemd. De kennis en visie van anderhalf duizend inwoners leverden voeding voor een select gekozen reflectiegroep. Te Riele legt in deze blog uit waarom gemeente Tilburg afweek van het aanvankelijk gevraagde burgerberaad. Enkele voor- en nadelen van de hybride constructie, van online en offline dialoog passeren de revue. Tot slot raadt hij het openbaar bestuur aan volop te gaan experimenteren met deze nieuwe participatie-constructie.

Burger betrekken – alle fiches op het Burgerberaad?

De klimaatdebatten en omgevingsdiscussies hebben in Nederland de roep versterkt om inschakeling van gewone burgers bij complexe besluitvorming. Hierbij valt geregeld het begrip burgerberaad. In sommige steden zijn daarmee de creativiteit en het eigenaarschap ontsloten waar de besluitvormers naar zochten. Zeker als bestuurders de deelnemers verzekerden dat hun inbreng zwaar weegt in de besluitvorming, gingen groepen serieus aan de slag. Alle fiches nu dus op het burgerberaad?

Nee, dat is onverstandig. Zoals we ook bij andere transities zien, breekt voor ‘besluitvorming’ nu een lange periode aan van variatie en selectie, die vermoedelijk uiteindelijk leidt tot een transitie van het openbaar bestuur. Zelf denkt Te Riele dat de volgende stap de inzet van de crowd is, van een groepsgrootte zonder limiet, waarbij dus iedereen kan meedenken, meedoen, en luisteren naar en leren van elkaar.

Systeem stabiel zolang het gedragen wordt – hoe staat het met de vertegenwoordigende democratie?

Even terug naar de basis. Elk maatschappelijk systeem heeft nadelen. Bouw je een huis, dan kan een ander daar haar hond niet uitlaten. Zet ieder een slot op zijn fiets, dan verliezen elke dag mensen hun sleutel. Stookt een land op aardgas, dan krijgt het de brandwonden, explosies en aardbevingen erbij. Geef je auto’s ruim baan in de stad, dan is die per direct ontoegankelijk voor spelende kinderen en dementerende bejaarden.

Ongeacht de schaal blijft een systeem dynamisch stabiel zolang mensen vinden dat de voordelen ervan de nadelen overtreffen. Het wordt elke dag herbevestigd – steeds opnieuw ingezet, gerepareerd en bij de tijd gebracht met beperkte aanpassingen. Eéns was elk nu vertrouwd systeem een vernieuwing. Het vocht zich in en werd een factor van betekenis toen het opschaalde. De samenleving stelde zich er op in en gaandeweg raakten mensen er zo mee vertrouwd dat ze zich de nadelen niet meer realiseerden, noch de twijfel en soms felle discussies bij invoering destijds. Ze komen pas weer boven als het systeem op de schop gaat – soms generaties later.

Nu de elektrische auto opschaalt bijvoorbeeld, valt velen op dat hij 70% minder onderhoud vergt, ineens gevoed kan worden met zonne-energie, sneller optrekt dan met benzine mogelijk was, stil is, schoon en update-baar over the air. Hij communiceert met andere auto’s en de infrastructuur, wat een ontspannen reis en veel minder doden binnen bereik brengt. Het aloude dealernetwerk blijkt niet meer nodig. De nieuwe constructie voor verre mobiliteit is niet langer een verzameling stangen, zuigers, diesel en V-snaren. Het is een computer met wielen die voor het eerst in anderhalve eeuw niet stinkt en die je desnoods in de hal parkeert. En ja, ook de elektrische variant kent nadelen, maar de voordelen overtreffen die – in de perceptie van een snel groeiende groep mensen althans.

Hoe staat het – dit alles lezend – met onze democratie? Welke nadelen daarvan vergaten we al lang geleden? Te Riele doet een voorzet.

Emancipatie burgers was ook bij besluitvorming transities te voorzien

Dat burgers en bewoners in de jaren ’70 en ’80 een rol speelden in de Nederlandse stadsvernieuwing en bij het aan de kaak stellen van milieuschandalen, is bekend. Burgers betrekken bij transities – grote maatschappelijke systeemwijzigingen – was echter onontgonnen terrein toen het ministerie van VROM in 2001 Een Wereld en een Wil/NMP4 publiceerde. Het ministerie vroeg na die publicatie Henk Diepenmaat en Te Riele om inhoudelijke transities te koppelen aan die van besluitvorming zelf. Het antwoord werd de visie ‘Boven het Klaver Bloeien de Margrieten’. Daarin bekritiseren ze hoe triple helix netwerken wel wetenschappers, ondernemers, politici en ambtenaren bijeen brengen voor besluitvorming over transities, maar niet degenen waar alles welbeschouwd om draait: gewone mensen en hun vermogen om voor een fijn leven op te kunnen komen. Om de te voorziene systeemwijzigingen naar duurzaamheid soepel te laten verlopen, stelden ze 21 jaar geleden voor gewone mensen (‘burger/consumenten’) een volwaardige plek te geven in besluitvorming over transities. Voor hen is de vraag niet of maar vooral hoe.

VROM werd echter geëlimineerd. De strategen achter het NMP4 verspreidden zich over andere ministeries en de EU en zo stokte hun pleidooi voor hun inzet bij systeeminnovaties. Langs andere lijnen groeiden wereldwijd echter visies, experimenten en publicaties over het koppelen van gewone mensen aan governance. Bij Smart Cities werd dit gecombineerd met IT. Landen als Singapore, Spanje, Canada, Taiwan en Noorwegen vormden de kopgroep. In Nederland speelde IT bij de recente inzet van burgers – denk aan lokale energiedebatten en gebiedsvisies echter geen bijzondere rol.

En nu Tilburg.

Warmtevisie Tilburg: “We denken aan een burgerberaad”

Als in het voorjaar van 2021 de gemeenteraad in Tilburg het College vraagt om meer betrokkenheid van huiseigenaren bij de Warmtevisie, spreekt de aanbesteding over het organiseren van een burgerberaad. De gemeente denkt aan zo’n twintig gelote inwoners die hun mening geven over de Warmtevisie en aanblijven tot aan de vaststelling in december.

Met het Malieveldprotest, de trekkers op de snelwegen, het bezette RIVM en de bedreigingen op internet nog vers in het geheugen, stellen Te Riele en zijn collega Esther van der Valk een andere constructie voor. Ze ondersteunen een select gekozen reflectiegroep met wisdom of the crowd, collectieve intelligentie dus. Hieronder hun argumenten daarvoor en hoe het in de praktijk uitpakte.

1. Wordt het grimmig, dan is het ethisch niet verantwoord gewone burgers vol in de wind te hebben staan. In de visiefase van de warmtetransitie, zo is ons eerste argument tegen een burgerberaad sec, is er nauwelijks maatschappelijke frictie. Dit kan omslaan zodra huiseigenaren zich verplicht zien tot investeren. In de venijnige situatie die dan ontstaat, is het ethisch onverantwoord om een kleine groep burgers vol in de wind te hebben staan, nog afgezien van het politieke risico voor het college. Ze stellen de gemeente voor een – wat al snel heet – TilburgerTafel van twintig mensen rugdekking te geven met online dialogen op basis van open vragen en vele burgers.

Per dialoog beantwoorden héél veel Tilburgers (zelf schrijven ze: “liefst duizenden”) anoniem de vragen over de Warmtevisie. Hun geanonimiseerde antwoorden worden door CircleLytics Dialogue in porties van twintig doorgegeven aan andere huiseigenaren, met het verzoek ze te rangschikken en van commentaar te voorzien.

Zo bedacht, zo gedaan. Na zes weken blijkt het team de TilburgerTafel te kunnen voeden met geanonimiseerde, gerangschikte, dus gesteunde, antwoorden van de eerste 700 Udenhouters, Berkel-Enschotters, Biezemortelaren en Tilburg-stadters, van top-en bottomlijsten met meest omarmde en meest afgewezen antwoorden, én van argumenten pro en contra. Dit geeft de TilburgerTafel een vliegende en fundamenteel andere start. In vier maanden komt de groep zes keer bijeen om te reflecteren op tussenresultaten, vervolgvragen en fragmenten voor het burgeradvies. Tijdens de zevende gaat ze met raadsleden samen in op specifieke dilemma’s. Leden van de Tafel overhandigen ter plekke hun burgeradvies in de vorm van 56 groot-formaat slides (zie foto). Een journalist van het Brabants Dagblad beziet de sterke groepscohesie met verbazing.

Inmiddels gevoed door duizenden gerangschikte antwoorden en commentaren daarop, staat de TilburgerTafel veel sterker in haar advies. Een hoge tevredenheid onder de deelnemers op de online dialoog (8,5 op een schaal van 10) verstevigt die positie nog. Als raadsleden in de debatten uitspraken en adviezen uit het burgeradvies veelvuldig aanhalen, de TilburgerTafel expliciet complimenteren en de Warmtevisie unaniem aannemen, hebben de deelnemers allesbehalve de indruk voor de sier meegedaan te hebben, laat staan te zijn beland in een verstikkende polarisatie. Het tegendeel.

2. Twintig mensen dekken geen 70.000 huishoudens. Naast de ethische overweging is er een tweede reden om digitale middelen en collectieve-en kunstmatige intelligentie in te zetten. Een burgerberaad kan de diversiteit van 70.000 huishoudens niet dekken, laat staan in combinatie met de investeringsruimte per gezin, grondhouding van de huiseigenaar ten opzichte van de hele warmtetransitie en nog andere bijzonderheden. Met collectieve intelligentie en CircleLytics Dialogue wordt dit eenvoudiger. Diversiteit, meerderheden, minderheden, clusters, afwijkende meningen, aversie tegen verandering in het algemeen: met, bewust, open vragen krijg je ze relatief eenvoudig boven water. Door het burgeradvies te larderen met honderden letterlijke antwoorden weet elke subgroep zich gezien, zelfs als ze een minderheid is en de raad een andere route kiest dan zij voorstaat. Besluitvormers aan hún kant krijgen authentiek materiaal op hun tablet of computer, met kwaliteit op proces en inhoud inclusief – niets menselijker dan dat – een berg spel- en stijlfouten. Het beleid kan vanaf nu preciezer differentiëren: naar wijk, inkomenssituatie, huistype, bouwjaar, psychologische houding, opgeëiste autonomie en andere kernzaken.

Om gevoel te krijgen voor de afwijking van de TilburgerTafel ten opzichte van de gemiddelde huiseigenaar, beantwoordden beide(n) enkele vragen over de weging van waarden. De TilburgerTafel bleek iets groener dan de gemiddelde online deelnemer en verwerkte dat besef in haar advies. Vanaf de eerste Tafelbijeenkomst ontleende een penvoerder fragmenten voor het burgeradvies aan de discussies. De vier maanden erna worden deze completer, breder en diepgaander. Al met al vordert het proces op drie sporen: op kennis en vertrouwen tussen de leden van de TilburgerTafel onderling, op diepgang, breedte en vormgeving van het burgeradvies en op een groeiende relatie tussen de gemeente en uiteindelijk ruim anderhalf duizend deelnemende Tilburgers, verspreid over de wijken van de stad. Bij oplevering beschikken de ambtenaren bovendien over een lijst inwoners die zeggen actief te worden in hun wijk voor het Wijkuitvoeringsplan.

3. Loting levert niet automatisch een groep die complexe problemen oplost. Geïnteresseerden in de TilburgerTafel meldden zich na oproepen in oude en nieuwe media. Uit de zestig kandidaten kozen ze er twintig. Waarom wezen ze loting af? Om het risico te verkleinen dat deze groep van 20 leden slecht is toegerust voor complexe-probleemoplossing. Waar transitiedenken zich rond de eeuwwisseling concentreert op koplopers, wordt het Esther van der Valk en Te Riele gaandeweg duidelijk dat doorgroeidynamiek sterk wordt beïnvloed door hen die zich van nature juist thuis voelen in de bovenste helft van de S-curve (groeicurve). Anders gezegd: een transitie gaat zo snel als degenen die níet willen. Soepel verlopende transities vragen om samenwerking tussen mensen die verdeeld zijn over de groeicurve. Zo ontstaan kwalitatief betere besluiten. Een besluit namelijk waar meer mensen achter staan.

Een tweede reden om van loten af te zien, is dat mensen én inhoud beide belangrijk zijn in een transitie. Een TilburgerTafel die én people-attached én matter-attached karakters bevat, dekt als groep de inhoud van het probleem én de sociale processen die nodig zijn om de nieuwe richting te vinden. Ook hier: een kleine groep loopt risico dat deze balans ontbreekt. In online dialogen waar 1500 Tilburgers aan deelnemen, zijn deze balansen geen probleem en dat zien we, terugkijkend, bevestigd in de spreiding van type antwoorden en commentaren.

Tot slot, geeft Te Riele aan, maakt het uit of een groepslid specialist is op een deel van de groeicurve, of juist van nature het totaal overziet, dus van ontstaan via doorgroeien, uitnutten en vervallen naar afbreken. Bij een transitie spelen al deze processen tegelijk. De TilburgerTafel moest wat TransitieFocus betreft dus variatie hebben in 1) explorerende en bestendigende karakters, 2) mens- en inhoud-georiënteerde karakters en 3) specialisten op de groeicurve en generalisten. Literatuur over complexe-probleemoplossing maakt aannemelijk dat zo’n cognitief-gevarieerde groep sneller en beter resultaat lever. Uit zestig aanmeldingen vormden we een stadsdekkende groep van twintig. Met speelse kennismakingsvragen checkten we die bij aanvang op cognitieve diversiteit. Jarenlange ervaring met transitie-assessments is op zo’n moment een voordeel, geeft TransitieFocus aan.

4. Het belang van open dialogen. Een cognitief-gevarieerde groep dus, gesterkt door duizenden antwoorden uit drie online dialogen met de stad. Waarom stelden ze open vragen in die dialogen in plaats van de gangbaarder polls en surveys? Het antwoord zit ten eerste in het begrip dialoog. Dialoog gaat over het leren van standpunten van anderen en over het vervolgens opnieuw nadenken over die van jezelf. Dialoog gaat dus over verandering. In de Tilburgse antwoorden is inderdaad te zien hoe grote groepen soms opschuiven in hun mening na het lezen van 20, 40 of nog meer antwoorden van anderen. Door open vragen te stellen en antwoorden van anderen te laten beoordelen, vergroot de stad de cohesie tussen duizenden mensen. Zo vordert de besluitvorming al in dit vroege stadium. Polls en surveys doen dit niet. Literatuur over participatie wijst er bovendien op dat het stellen van vragen een open houding en vertrouwen uitstraalt – een essentie voor transities waarin uiteenlopende partijen met elkaar de toekomst in moeten.

5. Polarisatie op de loer.

Terug naar zomer 2021. Naarmate de TilburgerTafel vordert, blijkt dat extreme antwoorden – positief en negatief – door andere huiseigenaren als weinig bruikbaar worden beoordeeld. Het proces verzandt daardoor niet in patstellingen door flankposities. De discussie loopt via een genuanceerd middenveld – de ja-mitsen en nee-tenzij’s. Door het ontbreken van één moment en één plaats waarop ‘HET’ allemaal moet gebeuren (een bijeenkomst / workshop), ontbreekt misschien de explosie van aanstekelijk enthousiasme die een burgerberaad kunnen kenmerken. ‘Tilburg’ kenmerkt zich meer door anonimiteit, rust en tijd voor reflectie. Het inlichten van de politie is bijvoorbeeld niet nodig. Ambtenaren, raadscommissie en bestuurders worden gaandeweg opgewarmd met tussenresultaten.

Extreme antwoorden komen natuurlijk wel binnen. De penvoerder neemt ze ter illustratie op in het advies, maar deze extreme standpunten kapen niet de discussie. Door de duizenden antwoorden en commentaren erop bovendien in één Excel-bestand ter beschikking te stellen van alle Tilburgers, kan ieder achteraf de keuzes van de penvoerder controleren. Voor dyslectici staat een word-variant online.

Gelukt? Nadelen? Klaar nu? Toekomst?

Is de test van Model Tilburg gelukt? Velen vinden van wel. Is de constructie zonder nadelen? Dat niet natuurlijk. It’s been a hell of a job. Alles moest worden uitgevonden, het team maakte fouten. Een deel kon niet op vakantie en door de Coronapandemie moest bijna alles online. Sommige leden hebben elkaar nooit live ontmoet.

Is dit (op)schaalbaar? Ja. In Tilburg gaven de politici én ambtenaren het team echter uitzonderlijke vrijheid en vertrouwen. Zelf ben ik uiterst benieuwd of Model T ook met andere teams, in andere steden en op andere transitie-kwesties werkt.

Is Tilburg klaar nu? Nee. Het team zag het vertrouwen tussen partijen groeien. Bij een warmtetransitie die nog decennia beslaat, is het onverstandig de dialoogconstructie op te heffen nu de globale visie is vastgesteld. Een langjarige vertrouwensband tussen gemeente, en in dialoog gaan en blijven met duizenden inwoners én de hen omringende partijen zou wel eens cruciaal kunnen blijken zodra de transitie de voordeur binnen komt. De toekomst? Als deze vernieuwing opschaalt, dan schuurt ze vroeg of laat met de gangbare routines. Lukt het Model T daarbij om inmiddels vergeten én nieuwe problemen op te lossen die onze gangbare vertegenwoordigende democratie nauwelijks aan kan, dan komt die laatste pijnlijk in de knel. Hoe dát gevecht verloopt, is afhankelijk van de wijsheid van degenen die dan besluiten. Persoonlijk zou Te Riele hen Model Tilburg aanraden.

Contact Harry te Riele of Esther van der Valk van TransitieFocus hier.

(dit is een bewerking van een artikel dat verscheen in het tijdschrift Ruimte + Wonen, nr 1, 2022, uitg. Aeneas).

Spaarne Gasthuis zet regelmatige dialogen in voor een cultuur waarin samenwerking, betrokkenheid en betere besluitvorming hand in hand gaan. Met het online platform CircleLytics Dialogue nemen managers besluiten die breed gedragen worden door collega’s en slimmer tot stand komen. Collega’s voelen zich – en vooral: worden echt – betrokken en je benut daarmee de denkkracht van de groep. Bovendien voelen ze zich gehoord en gewaardeerd omdat hun meningen ertoe doen en de bedachte oplossing niet in een la verdwijnt en ze niks meer van horen. Concrete vragen, concrete oplossingen, concreet aan de slag.

Hoe ging dat lang geleden bij een Germaanse stam? Nou, de leiders van de groep staan bij elkaar en bespreken toekomstplannen. Om de leiders heen zitten het volk te luisteren. Er klinkt een aanzwellend sissend, afwijzend, geluid en dat betekent dat toehoorders de plannen maar niks vinden. De leiders horen het en weten dat er geen draagvlak is voor hun plan en dat ze dit moeten aanpassen. Als de mensen de plannen zien zitten maken ze een goedkeurend geluid zodat de leiders weten waar ze aan toe zijn. Leiders of leidinggevenden binnen een bedrijf of organisatie hebben draagvlak nodig voor hun beleid en beslissingen. Of het nu gaat om verpleegkundigen, artsen en managers of zoals in dit voorbeeld ver voor de jaartelling’, het principe zonder ons, niets over ons, is hetzelfde. Goed leiderschap begrijpt dat medewerkers de oren en ogen van de organisatie zijn en hun gedrag en acties de prestaties van de organisatie bepalen.
‍

Draagvlak creëren via online samenwerking

CircleLytics: “Het principe van draagvlak creëren binnen de groep lijkt enkele decennia geleden verloren gegaan. Daarvoor in de plaats gebruiken bedrijven en organisaties een andere, technische manier van besluitvorming waarbij prikklokken, individuele beoordeling, kpi’s en performance pakketten centraal staan. Een meer individualistische kijk op mensen, erg hiërarchisch: “wij bepalen topdown over jullie, meten individuele prestaties, beoordelen en rekenen individueel af en leiden op basis van productiviteit”. En daarmee is de verbinding verdwenen tussen mensen binnen een organisatie en raak je het onderling lerend vermogen kwijt. Dat is jammer, want je weet meer met de groep als geheel dan dat je individueel, zelfs als vele individuen bij elkaar, kunt bedenken.”

Tevredenheidsenquête werkt niet

Spaarne Gasthuis: “Een ander belangrijk gegeven is dat medewerkers zich gehoord willen voelen. Dus een tevredenheidsenquête invullen met meerkeuze antwoorden, waar je je mening niet kwijt kunt, en waar je nooit meer iets van hoort, dat werkt niet en daar zijn mensen op uitgekeken. CircleLytics is gebaseerd op voorgaande inzichten in hoe we leren, gehoord willen worden om de online dialoog te ontwikkelen om alle medewerkers de kans te geven om hun mening, kennis en ervaring in te brengen op een gestructureerde manier. Het platform zorgt ervoor dat medewerkers op elkaars meningen kunnen reageren en van elkaar kunnen leren, reflecteren en zelfs tot nieuwe inzichten kunnen komen en deze zichtbaar maken voor jou. Ze horen er dus meteen van terug en beïnvloeden samen de denkrichting. Samenwerking. Co-creatie.”

Lees hier wat Philips zegt over snellere actie van managers en hoe dialoog verder gaat dan enquêtes.

Mening vragen, samenwerken en oplossen

Spaarne Gasthuis: “Waarom zou je als manager op een afdeling in het Spaarne Gasthuis de verpleegkundigen uit je team niet vragen hoe zij denken dat ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar medische apparatuur? Waarom zou je dat zelf gaan zitten verzinnen? De verpleegkundigen doen het werk en hebben er vast goede ideeën over. Samenwerken geeft je niet alleen de denkkracht en creativiteit van de groep, het zorgt er ook voor engagement, dat mensen zich gehoord voelen omdat hun mening ertoe doet. En ze zien dat er iets mee gebeurt als je de oplossingen implementeert”.

Prikkelende vraag stellen

Hoe dat er in de praktijk uitziet? Want hoe raadpleeg je alle 120 collega’s van je afdeling? Of de ruim 4.000 medewerkers van het ziekenhuis? Voor tientallen (of honderden…) persoonlijke gesprekken over een bepaald probleem heeft de manager geen tijd maar wil wel echt aandacht aan medewerkers en hun ideeën besteden. En dat ze onderling van elkaar leren, samenwerking opzoeken en uitpuzzelen wat het beste is. CircleLytics: “Ons platform bootst zo’n gesprek online na. Je start met het bedenken van een goede, prikkelende vraag die de doelgroep uitdaagt om hun input te geven. Dat kan een actueel probleem zijn, maar ook vragen over waarom mensen de organisatie waarderen zodat daar meer aandacht aan gegeven kan worden. Belangrijk is dat de leidinggevende ook echt iets doet met de input die gegeven wordt en door de korte doorlooptijden van de online dialoog kan dit ook heel snel. In dagen als je wil.”

Spaarne Gasthuis: “Als je een probleem signaleert maar die kwestie wil je vervolgens niet oplossen dan moet je ook die vraag niet stellen. Die prikkelende open vraag die mensen raakt, leg je voor in een eerste ronde aan de medewerkers. Zij geven antwoord. In de tweede ronde kunnen de medewerkers elkaars antwoorden zien, ervan leren en verrijken door scores en toelichtingen. Dit gebeurt anoniem zodat hiërarchie geen belemmering vormt. De uitkomst van deze tweede ronde is een overzicht van de bijdragen die het meest worden gesteund door de medewerkers. Je haalt dus het sentiment op bij de mensen zelf over wat anderen zeggen.” CircleLytics: “En een mooie bijkomstigheid is dat iedereen de kans krijgt om ook andere oplossingen of invalshoeken te lezen, waardoor het inzetten van de dialoog al een interventie op zich is”.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

Superhelden van Marvel

CircleLytics: “Eigenlijk lijkt de online dialoog veel op de superhelden van Marvel. Je gebruikt een attribuut, in dit geval technologie, om meer uit jezelf te halen. Meer te leren, geïnspireerd te raken en meerdere perspectieven te zien. De manager bereikt meer door de denkkracht van zijn mensen in te zetten. Wetenschappelijk onderzoek laat zien dat samen nadenken over een probleem tot wel 60% meer denkkracht oplevert dan er individueel over nadenken”. Spaarne Gasthuis: “Binnen een week liggen er met het platform al 800 suggesties op de mat om een probleem op te lossen, met de meest gedragen bovenaan en het waarom. Zo komt de manager erachter wat zijn mensen weten en wat hij niet in zijn/haar eentje snapt”.

‍

CircleLytics ingezet voor Patiëntveiligheid

Spaarne Gasthuis: “Op een bepaalde afdeling van het Spaarne Gasthuis werd binnen korte tijd een aantal keer het alarm van een monitor gemist. De patiëntveiligheid is gelukkig niet in het geding geweest. Er is direct een maatregel genomen om dit risico te verkleinen. Boven het huidige scherm is een tweede scherm geplaatst om de data groter weer te geven. Een aantal andere technische oplossingen bleek niet haalbaar op korte termijn en daarom is aan de collega’s van de afdeling gevraagd mee te denken. Wat zijn suggesties waar nog niet eerder aan is gedacht? De vraag die in ronde 1 is gesteld: Wat is de allereerste actie die we moeten ondernemen om ervoor te zorgen dat we over een maand geen alarm op de monitor meer missen? En in ronde 2 was de vraag: Als je het eens bent met de suggestie dan geef je het een positieve waardering, en als je het er niet mee eens bent of de suggestie niet herkent, dan geef je het een negatieve waardering. Licht je antwoord toe. De uitkomst was dat de meest genoemde oplossing uit ronde 1 in ronde 2 werd weggestemd. Er kwam een andere oplossing bovendrijven. Deze is door een minderheid geopperd, maar kan uiteindelijk wel op brede steun onder de collega’s rekenen. Voor de leidinggevenden van het team is het nu helder welke interventie zij nu als eerst moeten doen om het probleem op te lossen, en dat is een andere oplossing dan zij in eerste instantie voor ogen hadden“. “Maar door het inzetten van de online dialoog weten ze nu welke oplossing de grootste kans van slagen heeft”, zegt Saskia Haasnoot, Strategic Businesspartner bij Spaarne Gasthuis die CircleLytics gebruikt in samenwerking met Spaarne Labs. Samen waren zij nieuwsgierig naar de tool en wilden ze ermee experimenteren om ervan te leren. Haasnoot ziet hoe enthousiast de collega’s over deze online dialoog zijn. Juist vanwege de kansen die het platform biedt voor medewerkers om hun inbreng te geven én dat de leidinggevenden snel zicht hebben op wat de collega’s het meest steunen én waarom. Dat is precies wat de Future of Work betekent: een betere samenwerking, meer bevlogenheid én betere besluiten!

Meer weten?

Wil je meer weten over het gebruik van de online tool CircleLytics neem dan contact met ons op of contact Spaarne Labs.

Dialoog is inderdaad iets anders dan een vergadering, een goed gesprek of een prettig verlopen bijeenkomst. Online is bovendien ook nog iets anders dan met elkaar in een ruimte zitten. Beperken tot weinig mensen of een grote groep? In een uur afronden of tijd voor vertraging en reflectie? Welke werkvorm kies je? Combineer je werkvormen? In deze blog vertellen we hoe wij dat zien, wat onze kennis is en onze ervaring. Benieuwd of je iets herkent en of het je inspireert! Niemand wil immers meer een vergadercultuur, en er wordt nu al driftig gezocht naar andere werkvormen dan alleen video-vergaderen als alternatief. Het blijft vergaderen, bijeenkomen en het blijft niet goed voelen. Op naar een dialoog-cultuur?

Dialoog of gesprek? Is er verschil?

Jazeker. Een gesprek is een uitwisseling van allerlei informatie. Hoe gaat het met jou? Hoe loopt je project? Wat heb je geleerd? Zullen we nog eens door onze presentatie heenlopen? Hoe zullen we morgen ons gesprek met de prospect aanpakken? Je hebt vast en zeker de hele dag door van dit soort gesprekken en (video)vergaderingen met collega’s of een heel team. Zo’n goed gesprek of goede vergadering is volgens ons een (liefst ook empathische) effectieve uitwisseling van informatie, waarbij je goed luistert en bijvoorbeeld afspraken maakt. Waardevol. Doen. Houden. Een dialoog is wat anders, een echt andere, nieuwe werkvorm (ook al wordt het woord dialoog te kust en te keur toegepast). Je bent in dialoog als je actief op zoek gaat naar hoe anderen het zien, anders dan hoe jij het ziet. Je wil daarvan leren, en dat anderen dat onderling ook doen. Daarna kom je zelf of samen tot nieuwe inzichten. Andere inzichten en dus keuzes dan ieder zelf had kunnen bedenken. Voortschrijding van inzichten en standpunten. Hard werken dus!

Dat over dialoog.

Nu iets over ‘in een ruimte zitten en een uur lang elkaar zien’.

Dat zien is vaak erg prettig. Het is persoonlijk. Je kunt het ook even over je vakantie hebben, even een professionele roddel over de baas, iets leuks wat je meemaakte bij een klant laatst, etc. Dat persoonlijke is belangrijk voor de onderlinge relaties. Je leert meer van elkaar kennen en kunt tot meer waardering komen van elkaar. Dat is online lastig. Dus dat persoonlijke, die relatie-kant zou je graag willen behouden. Maar dan die andere kanten, die wat minder leuk zijn …. En zo’n sterke impact hebben op de inhoud, op betrokkenheid van mensen die er niet bij zijn, op de kwaliteit en het draagvlak van besluitvorming …

Die andere kanten …

Een ruimte beperkt je

Elke vergaderzaal, maar ook de virtuele vergaderzaal van Teams of Zoom, beperkt je. Je kunt niet zomaar met tientallen een gespreksbijeenkomst hebben. Laat staan echt in dialoog, want dan ‘moet’ je ook nog naar elkaar luisteren, en vooral van iedereen leren, en samen tot (compleet) nieuwe inzichten en keuzes komen. Dat is complex. De ruimte van fysieke of virtuele muren beperkt je mogelijkheden. Een groep van 5-15 mensen is vaak het maximale voor zo’n werkvorm. Dan zie je een hele hoop mensen over het hoofd… En dus hun ideeën, hun ervaring, hun kennis. Dat kan een keuze zijn: misschien wil je gewoon niet dat iedereen kan bijdragen, vrees je dat teveel mensen het luisteren (en leren) bemoeilijken of ben je bang dat een te grote groep tot chaos leidt. Best valide punten, maar ze leiden wel tot beperkingen. De vraag is of je dat wil én of het anders kan. Dat laatste is een volmondig ja. De Future of Work is allang ingezet en digitale transformatie impact nu al ons (samen)werken en hoe we beter met elkaar kunnen verbinden. Maar of je het anders wil …. dat is aan jou. Weet je dat grotere groepen tot wel 60% intelligenter zijn dan de optelsom van de individuele intelligentie? En 20% creatiever als de groep diverser is?

En dan die klok

Die tikt door…. Een uur is snel voorbij, een workshop-middag ook. Dit terwijl je in echte dialoog zou willen zijn met de hele groep. Het liefst echt iedereen, zelfs Tijd om te luisteren, tijd voor reflectie, tijd om te leren, en tijd om tot een gedragen nieuwe keuze of idee komen: dit staat dan al snel op de helling. En wat resteert is een zogenoemd (of zogenaamd) ‘goed’ gesprek, een vergadering. Nog eentje. Vooral de organisator is daarna blij: we zijn binnen de tijd gebleven want “we willen geen vergadercultuur”. De deelnemers zelf gaan gefrustreerd maar ook lekker opgelucht naar buiten. Daarna gaan ze daar wel samen in dialoog, of de volgende dag, zonder die klok. Maar ook zonder jou. Je weet daardoor gewoon niet wat je mist. Letterlijk. En dat krijg je ergens onderweg tijdens de uitvoering alsnog voor de kiezen. Of ze gaan in sabotage-stand: hierbij gaan onderwater, allerlei lichte en zwaardere vormen van weerstand zich manifesteren: van laat reageren op mails, niet precies doen wat gevraagd wordt, stemmingmakerij, etc.

Nachtje slapen

Vergeet niet dat ieders brein een nachtje slaap nodig heeft en de volgende dag(en) anders over het vraagstuk nadenkt. Dat bereik je niet met een (virtuele) bijeenkomst. Je zou je bijeenkomst het liefst wil faseren, in stapjes willen houden zodat iedereen tot reflectie kan komen. Itereren dus. Door te vertragen kun je daarna slimmer versnellen. Ons brein heeft een snelle en een tragere denkfase. We komen er straks op hoe de online oplossing van CircleLytics dit benadert.

Sociale beïnvloeding

Of je het nu wil of niet. Mensen zijn gevoelig voor andere mensen met posities, status, macht, onprettige manieren van omgang, niet luisteren, of die een werkvorm zoals de bijeenkomst domineren. En ook al zeg je “nu alsjeblieft even iemand anders aan het woord laten” en “ik zou het fijn vinden als we elkaar laten uitpraten”, de toon is gezet. De toon en sociale factoren beïnvloeden het resultaat. Je loopt het risico dat je denkt draagvlak te hebben met daar na de bijeenkomst niet hebt, en zwakke beslissingen maakt die nu of later onvrede veroorzaken. Vergeet niet dat jij als leidinggevende hun hypotheek betaalt en zij niet zomaar, niet rechtstreeks, protesteren als ze niet betrokken worden, niet serieus worden genomen. Als dit soort dingen cumuleren worden ze minder tevreden, gaan in de weerstand. Vervolgens vinken ze dat ergens op een enquête aan van HR. Of stemmen met de voeten als zich een kans voor doet. Weet je dat 30-50% van de medewerkers actief aast op een nieuwe baan? Weet je dat vele ‘vertrekstatistieken’ al flink over de kop gaan? Een andere invalshoek tav sociale beïnvloeding leren we uit deze quote die gaat over het ontstaan van consensus in een bijeenkomst en de afname van diversiteit in de dialoog en dus met een kwetsbaar resultaat als gevolg:

“group discussions, thinking that if you bring a group of people together, those people will tell you their point of view in an honest way. But there’s substantial research showing that that isn’t what happens when a group comes together to discuss anything. Anyone who’s been in a meeting has seen this. Once consensus starts to form, it generates its own momentum. It’s like a snowball that turns into an avalanche of consensus. And at that point, people no longer offer up their true perspective. (Annie Duke in Strategy+Business).”

Dat kan anders….

Eerst even een rekensom

Hoeveel veranderingen en keuzes zijn er in jullie organisatie waar je de koppen voor bij elkaar wil steken? Samen wil begrijpen, opties op een rij wil zetten, knopen doorhakken en weer dóórgaan? 10x iets groot per maand?

En hoeveel medewerkers heb je? Zeg 3.000 mensen. Om betrouwbare inzichten te krijgen en dus beslissingen te nemen, wil je het liefst al hun diverse meningen horen. Statistisch ben je pas valide en representatief goed bezig als je al gauw minimaal 300 medewerkers hebt betrokken. Met groepsgroottes van 15 mensen heb je het over minimaal 20 bijeenkomsten. Met 10 grote veranderingen/keuzes per maand…. heb je het over 200 bijeenkomsten per maand ….

Vanuit een oogpunt van employee engagement en dat van diversiteit & inclusie zou je echt iedereen willen betrekken bij vraagstukken die hen aangaan. Alle 3.000 dus! Hoe diverser en completer de groep immers, hoe slimmer het resultaat en hoe betrokkener en inclusiever. En het motiveert enorm om je in een vraagstuk vast te mogen bijten. Wist je dat? Is dat voor jou ook zo?

Maar dan heb je het over 3.000 medewerkers, in groepen van 15, 200 groepen …. 10x per maand…. is totaal 2.000 bijeenkomsten. Dus om op zijn minst iedereen te betrekken bij de echte grote dingen van de organisatie…. ben je dag en nacht bijeenkomsten aan het houden. En hoe registreer, observeer, combineer, reflecteer? En hoe leer je hier vervolgens van? Ons antwoord is: niet.

Eens dat dat niet lukt? Eens dat niemand dat doet…

Vandaar dat organisaties terugvallen op het bekende: enkele groepjes, wat workshops, onduidelijk van samenstelling, beperkte tijd, geen reflectie op elkaar, en vaak dezelfde aan het woord … Maar wel beheersbaar en herkenbaar… En ja, medewerkers worden door niet blij en bevlogen van. Zij willen liever in co-creatie en hun tanden ergens in kunnen zetten. Nuttig zijn, gewild zijn, erkend worden, gezien worden. Dat is mooi want als zij willen graag en jij wil meerdere perspectieven en inzichten om betere besluiten te nemen…. 1 +1 = 3 denk je dan?

Nu dan de dialoog als werkvorm

Dus dialoog vergt dat je zoekt naar andere perspectieven en dan opnieuw nadenkt over het vraagstuk. Samen. Met een liefst zo groot mogelijke groep. Inclusief. Divers. CircleLytics Dialogue is als werkvorm in te zetten voor groepen van 10 tot 100.000 mensen. Voor de deelnemers is het onderling anoniem, zodat ze vrij kunnen spreken in afwezigheid van hiërarchie, en in afwezigheid van sociale beïnvloeding. Dat zijn randvoorwaarden. Lezenswaardig is het boek “Over Dialoog” van natuurkundige en filosoof David Bohm. Weet je overigens dat hij daarin beschrijft dat je voor een dialoog bovendien al gauw met 20 mensen minimaal moet zijn? Dan vergroot je de kans dat je met mensen bent die net buiten je directe team/projectgroepje vallen en daardoor andere meningen hebben dan jij. En dat is nodig: alleen andere meningen zijn anders. Logisch.

De dialoog wordt in twee rondes gehouden, en duren enkele dagen dus ze zijn vrij om na te denken, te reflecteren, er een nachtje over te slapen. Dat betekent dat je vandaag je 3.000 medewerkers uit het voorbeeld kunt benaderen met (open) vragen die er echt toe doen, hen uitdagen en transparant betrekken bij echt lastige onderwerpen. Ze gaan online, anoniem meteen aan de slag. De eerste 100en antwoorden en ideeën rollen binnen en de dagen erop gaat dat door. Via een unieke 2e ronde reflecteren ze enkele dagen later op elkaars anonieme antwoorden: geven daar waardering aan en verrijken dat met eigen woorden. Dit komt realtime gebundeld binnen dagen, en kant en klaar op volgorde van ‘meest favoriet en waarom’ in je dashboard binnen. Ready to walk their talk!

Wat levert dit nou op, zo’n dialoog?

Ten eerste snelheid. Een (video)bijeenkomst, workshop of digitale snelkook-sessie levert schijnsnelheid. Door te vertragen via 2 ronden, zoals wij doen, en deelnemers enkele dagen tijd te bieden, denkt men beter na. De paar dagen vertraging leveren ongekend veel voordelen op, later bij je besluitvorming, in de wetenschap dat je sterk draagvlak hebt gebouwd. Want dat doe je: draagvlak bouwen. Je krijgt draagvlak door alle mensen te bevragen die relevantie hebben voor het onderwerp, of andersom: wie worden geraakt door het onderwerp? Mensen voelen (nee, weten!) zich betrokken, doen actief mee, en kunnen zeggen wat ze echt denken. Dat versnelt jou daarna enorm tijdens de uitvoering van beslissingen, veranderingen, en plannen.

Ten tweede betrouwbaarheid. De technologie helpt om alle data snel en foutloos te verwerken, te clusteren. Om verandering in hun denken te registreren, hoe ze hebben gereageerd op elkaars meningen. Alles. Real-time. Geen handwerk. Geen menselijke fouten. Geen subjectieve verwerking van gegevens. Je kunt op de resultaten van de online dialoog bouwen en besluiten op laten volgen. Direct.

Ten derde diversiteit. Door zoveel perspectieven van mensen te verzamelen en hen te laten leren van elkaars perspectieven, maximeer je diversiteit. Dit komt aantoonbaar jouw resultaat ten goede en verlaagt risico’s tot wel 30%. Het zijn de verschillende denkrichtingen die beslissingen zo goed maken. Je loopt door de gestructureerde manier van CircleLytics Dialogue in 2 ronden, geen risico meer dat er vooroordelen van jou of een ander insluipen waardoor je fouten veroorzaakt.

Naar een cultuur van dialogen

Door dit soort interventies op te zetten met de relevante, grootst mogelijke groep voor verschillende onderwerpen, wordt je als organisatie intelligent, zelf-lerend en snel. Je gaat als netwerk-organisatie succesvoller worden. Medewerkers zijn geen organigram maar een levend netwerk. Vergelijk het maar met je brein waaraan je voortdurend vragen stelt: van “kan ik hier oversteken” tot aan “hoe te reageren op een nieuwe situatie”. Medewerkers zijn samen één groot brein. Schakel geen deel uit, want je weet niet wat je mist. Je brein, je netwerk van medewerkers weten zelf of ze kunnen bijdragen. Ze werken bij je organisatie op vrijwillige basis en kunnen vandaag ander werk vinden: give them some credit: ze weten en zien zoveel!

CircleLytics Dialogue zet je in voor 100en situaties en onderwerpen, zoals:

– co-creatie: brainstorm en co-creëer met welke groepsgrootte dan ook en zorg dat je binnen dagen tot maximaal 2 weken samen tot de meest creatieve resultaten komt

– houden van bijeenkomsten: stel de relevante, grootste groep vragen waarna je meteen doorvraagt naar aanbevelingen en het hoe/waarom

– continu bijsturen van uitvoering van werk/beslissingen: vraag naar feedback en feedforward op veranderingen, projecten, productlanceringen, etc

– management of CEO (lunch)bijeenkomsten of vanuit de OR: zorg eerst dat je goed weet wat de betreffende groep medewerkers bezighoudt, kansen, obstakels en welke vraag je ze dan ook voorlegt

– neem beslissingen: leg dilemma’s, knelpunten en keuzes voor en kom samen snel tot onderbouwde beslissingen

Wil je meer weten over het ontwerpen van ijzersterke, open vragen? Download ons White Paper dan hier, met 18 principes om zelf vragen te ontwerpen. Het helpt je in dialogen, interviews, workshops en misschien zelfs thuis…

Combineer je de online dialoog met offline?

Jazeker. Doen! Veel organisaties combineren online co-creatie met offline bijeenkomsten zoals voor besluitvorming, projectopzet, budget-allocatie, en tal van andere zaken. De verrijking is enorm. Na de offline bijeenkomst kan opnieuw naar de grote groep worden gegaan om participatieve besluitvorming te organiseren en later om verandertrajecten te monitoren en bij te sturen, continuous improvement dus. Wij noemen zo’n dialoog-cultuur een expressie van distributed leadership. De co-creatie en dialoog maakt iedereen als individu en als collectief co-leader van een probleem, van de oplossing, van besluitvorming en van een succesvolle uitvoering. Klaar voor de Future of Work dus!

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Employee engagement has to deliver value in daily work, instead of being represented by a pulse or once-in-a-while generic survey by HR. Management and HR have to answer the same question every day, and work side-by-side on this every day: “how can we create a future of work & employee experience today that make people and work prosper and grow successfully?”. And yes, the way you formulate your answer to this question in your company is probably better yet pretty much the same: HR is not a silo and has to create value right in the heart of matters: the intersection of people and corporate performance.

CircleLytics Dialogue is developed to perform at this precise intersection. Right where value creation is residing. Where people and teams have to perform. Since we’re wired to connect, to share, to collaborate, we believe CircleLytics is at its best where co-creation is needed mostly. Where it’s needed mostly for employees and managers to make their valuable work happen. Organizational success hinges on the ability of people collaborating efficiently to solve complex problems. Their cognitive and creative performance, i.e. their collective intelligence and collaboration, is essential to getting these problems solved. You can only win together. In this blog, we focus on a few winning elements to your organization’s success:

co-creation
collaboration & learning
intelligence
employee experience.

Help managers take action based on co-creation

At CircleLytics, we believe it’s just not good enough for HR to measure employee engagement & experience and send number-driven reports to management teams. Neither to suggest to managers that adding some word clouds and algorithm-driven topics derived from a few comment boxes are considered actionable results. Surprise: they can’t be, and your managers know this. And they probably told you a few times (to us they do). We believe HR has to step up their game and extend their technology to perform in the heart of matters: to help managers to deliver business performance. co-created with employees. Every day. Engage employees daily to drive experience, retention and corporate performance. It’s simply, in Josh Bersin’s words about “helping managers take action“. The picture below illustrates his maturity model of employee engagement. From again another engagement survey to the enablement of managers to follow up on recommendations and learn from behavioural data. CircleLytics is developed to stop the pain of survey fatigue and create an experience that people embrace and turn them into one big brain to solve any matter at hand. Need recommendations? Ask for them and you will get them. Need solutions for problem ABC? Ask for them and you will get them. Need to know the next ambitious, doable milestone for project XYZ? Ask for it and you will get it. Why are people considering leaving? Ask them and you will get the answer.

Other thought leaders are increasingly refocusing HR / HCM (or for the first time) on delivering value. Ben Whitter (read for example “Human Experience at Work”) understands and urges us all to “co-create at a deeper level with people” and make people be partners in driving work from the outset. He mentions that there’s no escaping co-creation and sees co-creation as not only making sense for business performance but also the human approach. “Co-creation is a commitment to make progress with people, not through them”.

Delivering value of co-creation, is more than just a tool

We also like to mention Hein Knaapen, former CHRO for blue chips such as KPN, ING and DSM. In his well-articulated and inspiring writing about delivering business value instead of HR just buying another tool, he shares the following: “Whenever I gave in to fashionable solutions that, in fact, had no meaningful link to corporate performance, my impact was elusive. Whenever I understood the acute relevance of a need to enable value creation, I was always able to muster the support of the CEO and drive solutions that actually improved the company’s performance.”

We believe HR and management will collaborate more and more to engage employees and solve daily company problems in a collaborative way. We’re here to break through silos and make that co-creation happen. Ben Whitter is asking how companies can co-create at a deeper level with people, right? Our answer is to engage employees using the power of deliberate open-ended questions, having them collaborate and reflect on answers, so that bigger solutions, and action-driven results emerge. The merits and science of collective intelligence (CI) deliver results that you didn’t know of before. Mere crowdsourcing is not enough. It’s about adding collaboration to crowdsourcing and capturing the amazing effects of people interacting with other people’s ideas and thoughts. That’s the process you’re looking for. Collective intelligence brings out 20-60% more intelligence and creativity, without adding more people. More value, without more people. Let’s see how collective intelligence, crowdsourcing and CircleLytics Dialogue work, and run you by the criteria that we believe you should keep in mind when selecting your elevated, next-level crowdsourcing solution, or better yet: your collective intelligence solution.

What’s crowdsourcing again and why wasn’t it enough?

Crowdsourcing is based on the assumption that problems can be decomposed into parts that can be solved by widely distributed, independent workers. Companies and people can ask tough questions to large internal or external groups and chances are that this brings out the best solution. CircleLytics Dialogue’s first round is like that: you ask many people (can be 10,000s) for their best ideas, problem analysis, or improvements on any challenge you may encounter. Our language processing technology enables you to capture key results in a variety of ways. But that’s merely what traditional surveys do….. topic modelling and language processing of open answers pushing out a lot of graphs. However, there is increasing evidence of the “importance of collaboration to innovation, and the underperformance of groups that don’t work with a sufficiently high level of interdependence”. So, how do you add the power of learning and collaboration to traditional crowdsourcing, hence inquiries with only one round? Let’s explain how CircleLytics Dialogue combines the best of both words: people with various levels of cognitive abilities, knowledge and skills, and their power of collaboration, via a multi-round process.

Dialogue: the answer to your company’s need for co-creation

Dialogue means that people deliberately look for new information and perspectives to evolve their thinking, hence their own points of view, and emerge (completely) new ideas and thoughts. Without dialogue, you’re condemned to limit yourself to a simple word count, topic modelling, and computer-driven language processing, based on a bag of textual answers to a question. And that’s just unacceptably too little for your precious people and company. The CircleLytics Dialogue solution offers employees (or any type of participants) a unique 2nd round, in which participants give meaning to each other’s anonymized answers and ideas, and enrich these by keeping scores, tagging key words and adding valuable comments to their scores. Customer data, hence human logic as well, proves that participants simply love it; you take them seriously, satisfy their curiosity, and give them a voice. That’s a party for people’s hearts and minds. We’re wired for co-creation.

Don’t underestimate the 1st round: this is already very appealing and trust-building. Deliberate open-ended questions are simply what they’re waiting for. The 2nd round engages participants even more deeply in a totally new fashion. Can you image that our 5+ year customer data proves that more than 70% of participants read through / review more than 15 answers from others? And over 40% of participants even more than 30. In other words, it’s apparently a wonderful employee experience. In addition, three important things happen:

participants show a preference for answers that DO NOT resemble their own answers; they are indeed opening up to other participants’ perspectives, which is an amazing learning experience
participants are open to this 2nd round’s collective effort: they’re part of something more grand and meaningful than ‘trying to make my answer win’: they’re ok to let go of their original answer, which means that you DO NOT have any fear of 1,000s of participants expecting that you follow up on their own answer; it’s the collective outcome that wins
people’s brains learn to adapt and open up to different perspectives, novelty and change.

Dialogue dynamics are critical to gaining collective intelligence and getting to co-creation. By having participants learn, listen and reflect, new thoughts emerge, without any fear of letting go of their own previous thoughts. Second, more thoughtful thoughts are more valuable. This type of intelligence is the highest form of cognitive and creative intelligence you can get from a human group intervention. That’s pretty crucial in an ever-changing world and market. Co-creation will be more and more in the heart of matters, people and teams. We expect that tomorrow’s HR leadership will bring technology such as CircleLytics Dialogue to managers and their teams, and board rooms to engage all employees in one go. Engagement is a joint effort, not anyone’s exclusive domain. Especially not HR’s we believe. It’s just smarter and better to solve company matters together.

Now let’s see what’s important in selecting the best solution. Even if it means you’d select other technology than CircleLytics Dialogue, at least let’s share with you what we think is important and why.

Scalability and pricing: don’t get stuck

Choose technology that’s robust and consistent for any group size. Why? You probably have various teams, of various sizes, and from time to time you want to tap into the wisdom of the collective of maybe 10,000s of employees. CircleLytics Dialogue is scalable for any group size and algorithms, dashboard, etc work consistently no matter what. Watch out for vendors that focus on one-off projects. Usually, you spend quite a bit of money on consultancy, it’s not up and running in a day or so, and receive a stiff invoice. Collective intelligence, or elevated crowdsourcing, is here to stay and part of a manager’s daily workflow, engaged employees, and performance culture. You need to scale up, down, left, right, as flexibly as is required. Make sure your vendor’s pricing and product offering are flexible as well. CircleLytics Dialogue offers a 100% transparent pricing scheme and allows you to get what you need or stop when you want. To never get stuck.

Choose collective over swarm intelligence. Humans over bees.

Choose collective intelligence-based technology when working with people. Listen to the great video in the CircleLytics playlist of prof Robert Sapolsky about the difference between swarm and collective intelligence. The latter is often known by the name wisdom of crowd. Basically the participants (agents) in swarm intelligence-based solutions refer to animals such as bees and ants and its main driver is survival, i.e. food. However, swarms make suboptimal decisions and can even cease to exist because of their swarming behaviour. They get stuck when swarming after a not so smart peer, in the absence of patience, i.e. time to reflect and iterate other ideas as well. However, when you apply collective intelligence and meet the requirements like we applied in CircleLytics Dialogue, you secure a superior outcome since the process allows for a massive number of iterations and interactions between agents and other agents’ ideas. More simply put; you get a more intelligent result in the same amount of time.

Intuitiveness: don’t make users think too much before going live

You probably want to scale up your solution throughout the whole company. Solving complex problems, change and engaging employees to the max is all here to stay and all around us. Now, or in time, many managers and teams need to be facilitated to tap into the collective wisdom of their team, department or business unit and have the best-in-class technology to do so. That requires a platform that’s easy to understand and apply, while maintaining the necessary control at a central level. With only some online training, tutorials and from time to time a blog with tips.

Mere-exposure bias: words or topics that are mentioned a lot are NOT simply the best

Avoid the trap of mere-exposure bias (mere-frequency bias): most survey and crowd sourcing tools sponsor unfortunately this ugly bias. Their technology gives priority by-design to contributions and words that are mentioned simply more often (or relatively more often, taken scarcity into account and other things) …. we all know that’s not smart, at least not smart enough. To put it mildly. Avoid topic modelling, word counts/clouds that forgot about this bias. Whether it concerns supervised or un-supervised topic modelling. It’s not about appearances of words; it’s about the sentiment and importance that are allocating by others. That’s why the CircleLytics Dialogue distributes all input in a subsequent 2nd round and enables everyone to keep scores (-3 to +3), tag words and add comments. The aggregation of these scores and enrichments feed our AI, topic modelling, NLP, etc. We offer unsupervised and supervised topic modelling by the way. The richness of data is unique and you don’t want to miss out on that before jumping to algorithms. First the human mind, then the algorithms. So, stop hurting your decision making by relying on single round surveys with too-easy-to-be-true topic modelling, NLP and sentiment analysis. Your decision making needs the richness of others attributing importance.

Asynchronous process: don’t give preference to people that speak up faster than others

Make sure your technology avoids responses that came in first, are served first. It’s quite basic, but there are tools in the market that care less about this and bias faster respondents. Ouch… We all know that thinking takes time, creativity takes time. Faster is definitely not better. Remember introverts? A good night’s sleep first? Our brains need to slow down to perform at its best. Nobel Prize winner Kahneman wrote about this in his famous book/video “Thinking, Fast and Slow” on the dynamics of the human brain and our thinking. We only slow people down just enough to get the best of their thinking. To release their power to reflect on themselves and each other. You are compensated generously by getting recommendations and actionable results! Look at this picture for a moment. In blue, you see that most positive scores are given to opinions/ideas that came in last during the 1st round (input-round). The fast response is simply not the best response.

Allow radical honesty: don’t hold them back to vote ideas down, not only up

Enable people to vote things down. Yes. And enable them to explain why. Don’t forget that people do have think about things that don’t work, that can be risky, or even harmful to corporate performance or your company’s reputation. You want to know those things. And you want to know why, and not look the other way. Be aware of the contraire and what might cause people’s resistance to some ideas. This is important to people: show you’re really open to all of their thoughts. This way, you gain insights that help you to implement and get support for your decision making later on.

Appearances are queen, content is king

Candy comes at a price; you may be sweetened by technology that looks very fast and easy for respondents. Swipe a bit, be easy on the questions you ask them. But do you know that the brain needs to be challenged? Needs nutrition before candy? In science this is known as people’s need for rational overrides to disrupt mindlessness. Simply put: not only your deliberate open-ended questions must challenge people’s thought process, the technology applied as well. It’s a balancing act to maximize experience and maximize their brain processes (opening up, thinking, creating, reflecting). To share just a bit of data, the picture below shows the average uptake in the 2nd round, in which 70% of the respondents review more than 15 opinions from others! In the CircleLytics Dialogue, participants score between -3 and +3, tag words, and even enrich their scores with comments. That’s a lot of work, you’d say. We and participants say; it’s just an amazing engaging experience for them and a proven welcome investment of their time.

So, that brings us ….

Choosing your elevated crowdsourcing requires a bit of preparation. To us, our customers, and to science, collective intelligence out-smartens swarm intelligence and legacy crowdsourcing solutions. We’ve shared the proof points we’ve gathered from 300+ companies for a better understanding of what makes people, your business challenges and CircleLytics Dialogue a unique match.

Request demo

Hoe krijg je een hoge respons op je onderzoek onder medewerkers (en in één adem: met externe deelnemers, zoals klanten). We weten inmiddels dat we als medewerkers maar wat graag betrokken willen worden bij de uitdagingen waar de organisatie mee te maken heeft. We willen graag meedenken en meedoen. Dat zit in de mens, dat zit in ons. Termen als co-creatie, dialoog en collectieve intelligentie zijn voor moderne organisaties en de future of work al heel normaal om toe te passen.

Toch is dat voor veel organisaties geen vanzelfsprekendheid. Ze denken nog te vaak dat medewerkers niet willen, niet kunnen, niet weten en vuren de ene na de andere pulse-survey en enquête op ze af. HR en management nemen de gebrekkige respons, afwezigheid van het echte ‘waarom’ en ‘hoe dan’ achter de getallen, en enquête-moeheid voor lief. We kennen genoeg organisaties die dit op het beloop laten, met oprechte moedeloosheid of redenen die schuil gaan achter ‘we houden onze aanpak hoe die is’. Lees hier wat meer over hoe je de enquête naderhand verdiept en op doorpakt met de CircleLytics Dialogue.

Een slecht of ouderwets medewerkersonderzoek leidt tot onnodig verlies van betrokkenheid en bevlogenheid van mensen en dus ook verlies van prestaties van je organisatie. Ja, want die twee hangen samen. Als je als organisatie in voortdurende verandering zit, en dat zitten jullie vast ook, en ze vrij snel vertrekken als het kan, heb je alle medewerkers extra hard nodig. Zonder hen gebeurt er niks. Je wil op alles wat je doet met ze een hoge respons dus.

We krijgen vaak de vraag wat onze gouden tips zijn om zo’n hoge respons te krijgen op medewerkersonderzoek, onze dialoog dus, tot wel 84%. Naast de hoge kwantiteit, zijn we steeds beroemder vanwege de hoge kwaliteit van antwoorden en rijke inzichten waar management direct mee aan de slag kan. We baseren deze gouden tips op 1.000en open vragen die 300+ organisaties aan 100.000en medewerkers hebben gesteld. Het zijn dus eerder feitelijke ervaringen dan tips.

Benieuwd welke jij herkent, toepast of wil proberen!

Eerst wat zwaardere tips, daarna een lijstje met lichte, nog steeds zinvolle kost.

Ready?

Van generieke, gesloten vragen naar specifieke, open vragen

Niets is algemeen. Geen cultuur is dezelfde. Je bedient een net wat andere markt. Met andere talentvolle medewerkers dan je concurrenten. Je onderscheidt je zoveel mogelijk. Je innoveert en verandert voortdurend. Zoals elk mens uniek is, is elk team en elke organisatie dus uniek. Als gevolg daarvan heb je te maken met unieke, specifieke situaties die anderen gewoonweg niet kennen. Jouw specifieke situatie wil je verbeteren, versterken, veranderen met ons, de medewerkers. Onze eerste ervaring is dat je los moet laten dat je alleen algemene, gesloten vragen stelt. Je waant je wellicht veilig bij gesloten vragen, want je vroeg ze vorige keer ook en de anderen in jouw branche doen hetzelfde. Maar in waan kun je niet verder gaan. Specifieke, open vragen lossen jouw specifieke problemen op en zorgen dat je ons als medewerkers meeneemt in verandering en wij deze kunnen realiseren.

Beperk je in aantal vragen en focus op relevantie

Als je wil dat mensen zich focussen bij de beantwoording van jouw vragen, kun je maar beter zorgen dat jouw vragen relevant zijn. Hierdoor hou je de aandacht van mensen vast. En dat willen we. We willen niet op tientallen onderwerpen reageren die ons

niet zoveel zeggen. Dat maakt ons moe, verward en geïrriteerd. Focus niet alleen op hooguit een of twee relevante onderwerpen, maar focus ook op de essentie. Wat is die ene vraag die het verschil maakt en iedereen over gonst, roddelt, discussieert en nadenkt en wil beantwoorden? Vragen over het verleden zijn doorgaans minder interessant en relevant, dan vragen over het heden of de toekomst. Lees ons White Paper met de 18 leidende principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen die heel veel mensen echt willen beantwoorden.

Plan vooraf de follow-up en … hou je er aan.

Open vragen, open antwoorden. Deze vormen een goudmijn voor managers. Als je vraagt naar oplossingen en deze ontvangt, gerangschikt en toegelicht, kun je actie ondernemen. Direct. Eindelijk. En wij als medewerkers staan erachter want we hebben ze zelf mee helpen bedenken. Open vragen maken het zoveel makkelijker om opvolging te geven aan je medewerkersonderzoek. Stel vragen die precies aansluiten op je management agenda, of onderzoek eerst met managers welke onderwerpen, veranderingen en uitdagingen het belangrijkst zijn. Zet deze om in ijzersterke, open vragen en stuur ze uit. De antwoorden rollen in de eerste uren al binnen. En na enkele dagen kun je de groep vragen om de antwoorden van anderen te waarderen en prioriteren. Zo in je dashboard en rapportage, zonder dat jij daar iets aan moet doen. Vertel dus in de uitnodiging al dat jullie er dan en dan mee aan de slag gaan. En bovendien, vertel wanneer ze daar wat van terughoren of terugzien. Dankbaar voor iedereen want de acties die je nu snel kunt uitvoeren, zijn snel zichtbaar. Walk their talk. Je bouwt hierdoor aan vertrouwen en je geloofwaardigheid. En dat vertrouwen helpt je bij je volgende dialoog, als je opnieuw samen met mensen dingen wil begrijpen, oplossen en verbeteren.

Zet de kracht van dialoog in: die 2e ronde dus, mensen zijn zó benieuwd!

Zorg dat je de open vragen die je stelt, laat opvolgen door de ingebouwde 2e ronde van CircleLytics Dialogue. Mensen kunnen dan zelf aangeven welke ideeën en antwoorden van anderen ze erg sterk of niet goed vinden. Ieder doet een ander groepje antwoorden van 10-15 stuks. Een aantal redenen: open antwoorden kun je het beste laten verwerken door mensen. Zij kennen immers de context, taal van de werkvloer, snappen grappen, lezen tussen de regels door. Geen algoritme is in staat te doen wat een mens doet: het produceren van betekenisvolle taal en het begrijpen wat een ander zegt en bedoelt. Nog een puntje van aandacht hier: de 2e ronde in de dialoog stimuleert mensen opnieuw over je vragen na te denken en leiden tot nieuwe gedachten. Ze scoren meestal positief op antwoorden die …. niet lijken op hun eigen antwoorden! Je haalt dus echt unieke, anders niet te krijgen, inzichten op. 70% van de mensen beoordeelt zelfs veel meer dan 10-15 stuks! En ze scoren de CircleLytics Dialogue een 8 op een schaal van 10! Ze vinden het gewoon ontzettend leuk om te doen. Het trekt vaak zelfs extra, unieke deelnemers die in ronde 1 (nog) niet meededen!

Vertel meteen in je uitnodiging dat dit geen enquête is

Enquêtes zijn gewoonweg niet meer populair. Medewerkers-enquêtes hebben daar nog extra last van: te vaak heeft een bureau laten doorsijpelen wie niet niet had gereageerd, waardoor privacy geschonden is en reputatie beschadigd is geraakt. Bovendien vragen enquêtes niet expliciet om de eigen open antwoorden van deelnemers maar vink je met smileys en scores vragen af. Dat doet geen recht aan de waarde van mensen, van hun ervaringen, hun kennis van zaken, hun idee-rijkheid. Meld dus meteen, als je organisatie tot nu toe met enquêtes werkt(e), dat dít er geen is, maar nu hun eigen meningen centraal staan. Het kan betekenen dat je aan de off-boarding moet werken van technologie zoals enquêtes waarbij mensen 1 ronde doorlopen en het daarbij blijft. Met de mindset van een enquête snappen ze de uitnodiging voor de 2e ronde niet. Een filmpje of andere vorm van onboarding is dan ook wellicht van belang: vertel waarom je nu ook een gezamenlijke (een collectieve) ronde aanbiedt, hen dat verbindt en een mate van zeggenschap/invloed geeft (maak er jouw verhaal van!). Dat maakt mensen meer wakker en betrokken. Precies wat je wil. Een van onze klanten Royal HaskoningDHV vertelt hier dat en hoe CircleLytics Dialogue employee engagement verhoogt.

Kwaliteit boven kwantiteit?

Je hebt voor de validatie van de resultaten van je onderzoek een goede respons nodig. Statistisch beschouwd en berekend is dat voor bijvoorbeeld een groep van 2.500 mensen al gauw een respons van 300 mensen. In CircleLytics Dialogue vind je de rekenmodule (zie screenshot) en kun je zelf je populatie invullen, vereiste betrouwbaarheid (representativiteit voor hele groep) en foutmarge (hoe afwijkend de gehele groep zou reageren).

Bij moeilijke of hele creative onderzoeken en vragen kan het best zijn dat je respons in ronde 1 laag is, maar wel van hoge kwaliteit. De 2e ronde is daarom zo waardevol: mensen vinden het enorm fijn dat anderen die 1e ronde hebben ingevuld en zij kunnen bijdragen via de 2e ronde. Tientallen ideeën en bijdragen van anderen lezen, op reflecteren en waarderen met scores, het selecteren van belangrijke woorden en toelichtingen is ongekend waardevol. Je unieke respons na die twee rondes (unieke deelnemers, dus ontdubbeld) neemt dan fors toe. Vaak met 10-25%. Promoot dan sterk die 2e ronde, met een goede, wervende uitnodiging voor die 2e ronde. Met de tips en ervaringen uit dit blog en ons White Paper voor ijzersterke, open vragen helpen we je om zelfs bij moeilijke onderwerpen, of die creativiteit vergen, de respons zo hoog mogelijk te krijgen. In je dashboard houden we overigens bij hoeveel je unieke respons is over al je dialogen heen. Handig om na verloop van tijd te zien dat je inmiddels het grootste deel van je organisatie één of meer keer hebt bereikt!

En als je de bovenstaande tips en ervaringen nog niet genoeg vond, dan hebben we bijgaande lijst opgesteld van allerlei tips. We nemen deze en andere ervaring mee om ook jouw dialogen en medewerkersonderzoeken te verslimmen en verrijken!

Extra tips dus:

zijn deelnemers zich al bewust van het onderwerp, hebben ze meer informatie nodig om mee te kunnen doen? je kunt de uitnodiging daarvoor gebruiken, maar ook content toevoegen zoals een filmpje of een link
hou je taal simpel maar versimpel het onderwerp niet
let op meertaligheid en kies de beste optie; monitor de deelnemers-feedback en pas deze optie eventueel aan
doe een vooraankondiging van deze aanstaande dialoog via een bekend kanaal en laat zien en vertel wat komen gaat
vertel meteen in je uitnodiging (mail/vooraankondiging) dat je de mensen nodig hebt en hun meningen waardeert
zeg meteen dat het anoniem is en dat woord mag je best vaker herhalen
vertel what’s in it for them: leren van andere meningen is enorm waardevol evenals een mate van invloed op besluitvorming
wees transparant en toon kwetsbaarheid: vertel dat je iets niet snapt en wat dat is als inleiding
meld dat er een 2e ronde is, en kies je taal daarbij: vraag je ze te prioriteren? te stemmen? te kiezen?

En nog een aantal:

gebruik 1 of 2 herinneringen per ronde en maak deze wervend en uitdagend
zet verschillende (vertrouwde) communicatie-kanalen in, naast hun e-mail, om ze te bereiken
werf bij een zo groot mogelijke, relevante groep deelnemers zodat je vraagstuk nog meer ‘rondzingt’
vertel in je uitnodiging wat je met de vorige dialoog-opbrengst hebt kunnen doen: laat zien dat ze invloed hebben
zet beeldmateriaal in om mensen te werven op intra/internet
voor externe dialogen kun je een panelbureau (tegen een vergoeding kun je met zekerheid respondenten ‘bestellen’
je kunt (betaalde) social media campagnes inzetten wat voor externe dialogen regelmatig van toepassing is
herhaal in de uitnodiging van de 2e ronde opnieuw wat de reden is dat je ze vraagt
accepteer in sommige gevallen (zeer creatieve of strategische onderwerpen) dat een respons in ronde 1 wat laag kan zijn, maar hou er rekening mee dat ronde 2 flink bekijks kan opleveren en je (unieke) respons obv beide ronden alsnog goed is
zorg dat je aanhef en begroeting aansluit op de doelgroep en het onderwerp dus kies je toon en woorden goed
voeg een filmpje toe waarin iemand vertelt waarom meedoen zo belangrijk is en wat ermee gedaan wordt.

En als je een slechte reputatie hebt opgebouwd door veel enquêtes te sturen en feedback niet op te volgen, hou er dan serieus rekening mee dat je wat werk aan de winkel hebt. Je zult vertrouwen moeten opbouwen door regelmatige dialogen te voeren, het telkens zeer relevant te houden qua onderwerp, en om suggesties te vragen om iets te verbeteren. Zo kun je, zelfs bij een wat lagere respons, zichtbaar en snel aan de slag. Bij de volgende dialoog kun je daaraan refereren en bouw je je reputatie weer op.

Best wat werk dus?

Ja, mensen bevragen is best wat werk. Maar….. daarna rolt alles vanzelf binnen! Door de dialoogvorm van de CircleLytics Dialogue wordt het werk door deelnemers gedaan en zij houden daar enorm van. Zij worden serieus genomen, waarderen, prioriteren, verrijken en – samen met de tool – rapporteren. Maar jij moet wel slim over je vragen nadenken en over werving van zoveel mogelijk mensen. Vergeet niet: mensen vinden de dialoog en jouw open vragen prachtig. Daarmee is het moeilijkste achter de rug en het grootste deel van de vraag ‘hoe werf ik mensen’ beantwoord en krijg je een hoge respons.

Je mag ons altijd vragen om hulp bij het ontwerp van en de werving voor je dialogen!

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Gedurende verandering is er een 3 – 4x hogere kans dat medewerkers afhaken of zelfs vertrekken. Succesvolle verandering en verbetering vallen sowieso al niet uit de lucht, maar zonder hen ben je nergens. Je hebt een structuur, dus een bewuste aanpak, nodig om succesvol en gepland te veranderen en verbeteringen waar te maken. Niet één keer, maar continu. Engagement van mensen is daarbij van kritisch belang: je wil hun scherpste inzichten, kennis en verbeterpunten begrijpen, en nog belangrijker: je wil ze laten zien dat jij ze belangrijk vindt. Verandering is immers blijvend, een constante. Continual improvement heet dat; en dat vergt continual dialogue en engagement. Het PDCA-model is een veelgebruikte aanpak. PDCA geeft structuur aan je continue verander-en verbetertraject. In dit blog leggen we uit hoe je CircleLytics Dialogue succesvol inzet in PDCA. Hierdoor borg je (kort)cyclische feedback. Zonder medewerkers geen verandering. Verandering faalt of slaagt vooral vanwege de mens en dus zul je de verandering mét hen moeten vormgeven, en niet óver of namens hen. En zonder hen heb je geen inzicht, geen data, in wat zich boven en vooral onder het wateroppervlak, bij de klanten en in teams echt afspeelt. Zonder data, of onbetrouwbare data behaal je geen succesvolle verandering. De kwaliteit van de input van deze feedback/feedforward bepaalt je succes, maar die weg loopt via de medewerkers, net als hun betrokkenheid en daarmee – in stapjes – bewustwording, acceptatie, begrip en vertrouwen voor die verandering. We leggen je uit hoe je met CircleLytics Dialogue de verbinding met medewerkers aangaat en daardoor hoogwaardige data verkrijgt om bias, fouten en gemiste kansen te voorkomen. En hoe je betrokkenen voor je verandering klaarstoomt en hun betrokkenheid borgt. De tool is uitgerekend geschikt voor regelmatige, (kort)cyclische kwalitatieve en kwantitatieve feedback.

Gedrag: open vragen geven sturing aan mensen, en mensen sturen verandering

Onderschat bij verandering de factor gedrag nooit. Verandering vergt veel: waar stop je mee, waar zit de echte waardecreatie, zijn we ambitieus genoeg, is de urgentie groot genoeg? Overtuiging, moed en daadkracht is door de gehele organisatie nodig om verandering te laten slagen. Bijgaande podcast van McKinsey belicht belangrijke factoren om verandering te laten slagen. CircleLytics Dialogue borgt dat je door je open, regelmatige to-the-point vragen medewerkers en managers triggert, ze wakker kunt schudden, aan kunt zetten, aan kunt spreken, bewust maakt en inspireert. Open vragen geven sturing aan het denken en handelen van mensen, van groepen mensen. En mensen sturen verandering. Het leiderschap van de organisatie en hoe zij verandering voorbereidt, uitlegt, mensen in meeneemt en een rol en stem geeft, is van sterke invloed op de adoptie van verandering en implementatie.

Hoe werkt PDCA ook al weer?

PDCA staat voor Plan – Do – Check – Act en is een structurele, cyclische aanpak in continu-verbeterprogramma’s. Het zorgt dat je voortdurend en systematisch aandacht hebt voor de stappen die nodig zijn voor het structureel oplossen van problemen. Lees hier meer over de achtergrond van het PDCA-model. We beschrijven alle stappen en leggen uit hoe andere organisaties CircleLytics hierbij inzetten. Voortdurende verandering vergt, naast tools, ook een cultuur van continu leren, openstaan voor iets beters en dat herhalen, herhalen, herhalen. CircleLytics verzekert organisaties van efficiënte, effectieve feedback cycles, om deze cultuur te bereiken én de noodzakelijke inzichten eindelijk op tafel te krijgen. Dit bereik je niet of zwakker met andere tools en interventies, zoals stand-ups, project-bijeenkomsten, en al helemaal niet met enquêtes. Waarom niet, lees je in ons blog “Enquête of dialoog?”

De verschillende fases

Plan: identificatie van het probleem en opstelling van een gedragen plan ter verbetering

Do: uitvoering van acties, waarbij alle relevante mensen betrokken worden

Check: evaluatie van resultaten, voortgang en analyse van afwijkingen obv data

Act: bijsturing van activiteiten obv de Check-fase en verduurzaming van verbeteringen.

Eerst dus: Snap je het probleem én het waarom ervan?

Je gaat in deze stap problemen identificeren en analyseren. Denk daarbij aan wat Einstein zei: “If I were given one hour to save the planet, I would spend 59 minutes defining the problem and one minute resolving it.” Besteed dus ruime tijd aan deze stap, want een tekort aan aandacht nu, gaat later tegen je werken. Stel open vragen: wie, wat, waar, hoe, wanneer, waarom? Zoek naar het waarom achter het probleem door bijvoorbeeld de techniek van 3 – 5x de waarom-vraag te stellen. Zo voorkom je dat jouw team zich op symptomen en gevolgen richt, in plaats van op oorzaken. Er zijn ook andere technieken voor root cause analysis, zoals Pareto-analysis, Fishbone analysis, Fault Tree analysis, etc. CircleLytics is voor al deze technieken de geschikte tool met vragen die op deze analyse-varianten zijn afgestemd. Door feedback te zoeken van een grotere groep dan het projectteam of de ingehuurde of interne consultant, kun je verder kijken dan je eigen blikveld. Je kunt bovendien de hiërarchische verhoudingen in je organisatie doorbreken door ze te negeren in wie je betrekt bij de anonieme feedback. Vervolgens ga je op die probleem-identificatie een plan afstemmen.

Vraag de grootste, relevante groep voor elke stap van PDCA

Twee weten meer dan één. En véél meer dan twee weten nog meer. CircleLytics zorgt dat jij eenvoudig de grootst mogelijke, relevante groep betrekt in de betreffende fase. De grootste groep, ja. Dit zorgt dat jij de rijkste input krijgt met de minste bias van waar het echt om gaat. Dat heet de wisdom of crowd, ook wel collective intelligence. Je stelt aan deze groep ijzersterke vragen en laat ze via twee anonieme ronden, met gelijkwaardige ruimte en stem voor iedereen, reageren. Ons White Paper helpt je deze ijzersterke vragen zelf te ontwerpen, maar maak het jezelf gemakkelijk: CircleLytics heeft tal van vragen klaarstaan. Je haalt kwalitatieve, onmisbare feedback op. Vervolgens wordt deze feedback in de unieke 2e ronde geprioriteerd door de groep zelf, en dus van betekenis voorzien. Die 2e ronde is van kritisch belang en vindt niet gelijktijdig plaats met de 1e ronde. Dit zorgt ervoor dat deelnemers kunnen leren en reflecteren op feedback van anderen. Deze manier van het structureren van feedback levert de meeste intelligentie op (zie onze post hierover met Google-onderzoek of bekijk de collective intelligence playlist op ons YouTube kanaal).

Een aantal belangrijke voordelen van het betrekken van de grootst mogelijke groep:

een cross-silo groep, door afdelingen heen: diversiteit zorgt voor de rijkste input
je kunt de hiërarchie doorbreken door ‘door alle lagen heen’ deelnemers uit te nodigen
dit zorgt bovendien voor hoge betrokkenheid, mede-verantwoordelijkheid en early buy-in
dit zorgt dat het ‘brein’ van mensen al aanstaat voor verandering: de growth mindset.

We raden een kleine groep alleen aan voor vragen die uitsluitend beantwoord kunnen worden door mensen van die specifieke kleine groep (regiegroep, MT, klankbordgroep, etc). Dat kan over budget gaan of bijvoorbeeld de inzet van mensen. Voor alle andere onderwerpen geldt dat het betrekken van de grootst mogelijke, relevante groep het beste resultaat levert. Zoals we boven aangeven kun je de hiërarchie daarbij passeren. Je kunt in CircleLytics na twee ronden de gebundelde – en door natural language processing en artificial intelligence technieken verder verrijkte – resultaten direct uitlezen en toepassen. Daarbij kun je de resultaten slim filteren en uitsplitsen naar hiërarchische niveaus, functiegroepen, leeftijden, hoe lang al in dienst, rol bij de verandering, afdeling, etc. Hierdoor zie je hoe verschillende subgroepen anders tegen dingen aan kunnen kijken. De kracht van de 2e ronde van CircleLytics is dat het anoniem is, en deelnemers onderling van elkaars (afwijkende) meningen leren. De diversiteit van meningen en invalshoeken wordt hierdoor zo groot mogelijk gemaakt en dát wil je juist voor een zo slim mogelijke beantwoording van je vragen.

De mens bepaalt het succes van veranderen

Zoals in de inleiding al aangegeven, de mens is de essentie van je verandering. Mensen verrichten handelingen of voorkomen deze. Een overzichtsstudie in het International Journal of Strategic Change Management, belicht de belangrijkste redenen voor het falen van veranderingen. Belangrijker dan die van strategische aard, is de factor mens en HR/HCM beleid. De belangrijkste zijn:

gebrek aan betrokkenheid en participatie
weerstand tegen verandering
gebrek aan motivatie en tevredenheid
angst voor het verliezen van hun werk
laag vertrouwen.

Voorbeelden van vragen in de Plan-fase

We laten je meteen zien hoe onze methodiek van 2 ronden jou meer oplevert. Dat doen we met een voorbeeldvraag: “Wat is de echte kern van het probleem volgens jou en kun je dat nader toelichten?” De tool CircleLytics verzamelt de antwoorden anoniem, en in de 2e ronde gaan deelnemers elkaars analyse waarderen via scores en komen de meest gedragen daardoor op tafel. Je vraagt in die 2e ronde meteen om hun toelichting, zoals met de vraag “Is dit volgens jou het/een probleem om daadwerkelijk nu aan te werken, waarom?“. Op deze manier graaf je in een tijdsbestek van 3-5 werkdagen enorm diep, met 10-tallen tot zelfs 1.000en mensen. Je vraagt dus iedereen die wat af kan weten van het probleem of het te verbeteren punt, of nu of straks te maken krijgt met verandering als gevolg van in te zetten acties. Je borgt bovengenoemde kritische voordelen: rijkste input, buy-in en openheid voor verandering.

Bovengenoemd voorbeeld kun je in een aantal werkdagen via 2 ronden realiseren. De real-time resultaten kun je zelf of samen direct doornemen en opvolgen met de volgende stap: je gaat op zoek naar oplossingen en verbeteringen. Je kunt bovendien een tweede feedback loop van 2 ronden opzetten met CircleLytics Dialogue, als eerste resultaten nog vragen opwerpen. Overigens zijn andere voorbeeldvragen beschikbaar afhankelijk van jullie situatie, zoals:

“Op welke stip op de horizon moeten we ons volgens jou richten en waarom?”

“Wat moeten we het eerst doen om [de verliezen, customer churn, vastlopen van een systeem, …] het hoofd te bieden en waarom?”

Op zoek naar verbeteringen

Je gaat nu de meest geprioriteerde problemen, waar jouw team achterstaat, selecteren. Deze leg je voor aan opnieuw de grootste, relevante groep. Vergeet niet dat medewerkers enorm graag op open vragen reageren die relevant zijn voor hun werk en welzijn. Hen niet vragen is geen optie.

Een vervolgvraag kan nu zijn: “Kun je per geïdentificeerd probleem meedenken over hoe jij het zou oplossen: wat vind jij een waardevolle, haalbare, sterke verbetering?” In de 2e ronde kunnen ze zoveel verbeteringen van anderen omhoog of omlaag scoren en kunnen ze desgevraagd toelichten “Hoe zou jij dit deze verbetering meetbaar maken?” of “Wat is het meest nodig om dit te realiseren? of bijvoorbeeld “Wat moeten we niet of minder doen om deze verbetering succesvol te realiseren?“. Je resultaat is een bundeling van de meest gedragen verbeteringen per probleem. En verder een compact overzicht van de toelichtingen hierop zoals hoe je dit meet, wat het meest nodig is en wat je ervoor moet laten om het te laten slagen.

Nu kun je gaan plannen.

Op naar een plan mét draagvlak

Een plan zonder draagvlak van de brede groep betrokkenen is gedoemd te falen onderweg. Weet je dat uit onderzoek blijkt dat richting 90% van lean-development trajecten faalt? Ons advies is daarom om jouw plan voor te leggen aan opnieuw de grootste, relevante groep betrokkenen. Je kunt de doeltreffende vraag stellen: “Sta je achter dit plan? Onderbouw je antwoord door in het geval van ‘ja’ aan te geven wat jou het meest overtuigt en in het geval ‘nee’ aan te geven wat volgens jou een onoverkomelijk bezwaar is én je alternatief.” Door de 2e unieke, leren deelnemers van elkaars inzicht, kunnen deze steun geven, en leer jij of er bezwaren zijn die zwaarwegend zijn en verbetering vergen. Je kunt dit 2 of 3 keer itereren als je dat wil. Daarna heb je een – in meerderheid of zelfs unaniem – gedragen plan. Deze iteraties kun je in 1-4 werkdagen afronden als je snelheid nodig hebt. Vergeet niet dat verandering aandacht vergt, zeker in de Plan-fase, om later niet op je gezicht te gaan.

Dan: aan de slag: voeten in de modder en steeds checken!

Je degelijke, efficiënte aanpak resulteert in een gedragen plan en in concrete uit te voeren acties. In de uitvoering (Do-fase) is het van belang om te meten (Check-fase) hoe dit verloopt. Je kunt of meteen grootschalig met uitvoering aan de slag gaan, of eerst met kleinschalige, experimentele stappen beginnen. In beide gevallen monitor je het succes. Je gaat snelle, regelmatige feedback loops inbouwen. Hierbij ga je vragen stellen als: “Hoe betrokken ben je (nog steeds) bij verander ABC en kun je dit toelichten.“. In deze feedback loop met CircleLytics vraag je: “Wat maakt dat we van onze planning momenteel zijn afgeweken?” en in de 2e ronde van die vraag: “Welke analyse van anderen tav de afwijking van onze planning steun je, en hoe sturen we dit bij volgens jou?“. Je kunt ook lean-modellen toepassen om dit soort analyses uit te voeren en bij te sturen, zoals de Fishbone-analysis zoals we boven noemden.

De feedback haal je telkens op uit de grootste, relevante groep van betrokkenen bij de uitvoering, zeker niet alleen bij de projectgroep. Zo voorkom je – naast eerdergenoemde voordelen – een tunnelvisie. Afhankelijk van de looptijd, complexiteit en mijlpalen/meetpunten van je oorspronkelijke plan, voer je 1 tot wel meer dan 10x een feedback loop uit. Ook voor deze fases staan vragen voor je klaar zoals bovenstaande. Doordat je de feedback met CircleLytics breed en anoniem ophaalt, en zowel leert van wat men steunt en afwijst, krijg je betrouwbare data. Zonder deze data, kun je niet checken noch bijsturen.

De Act-fase: nu gaan bijsturen dus!

Je checkt om te weten wat, waarom en hoe moet worden bijgestuurd. Bijsturen voorkomt dat je nieuwe omstandigheden of dingen die anders lopen in de praktijk over het hoofd ziet. Ook zorg je ervoor dat de verandering verankerd raakt, verduurzaamd wordt dus. De regelmatige feedback loops, de dialogen, met betrokkenen, zorgen ervoor dat het gedrag van mensen in lijn wordt gebracht met de vereiste verandering. Je wil geen terugval.

Waar dingen wel goed gaan, kun je onderzoeken wat je kunt standaardiseren. Stel dus vragen zoals: “Wat gaat structureel goed en kunnen we buiten het project om regelen?“. In de 2e ronde kun je aan deelnemers vragen “Welke punten steun je en hoe en waar denk je die in de organisatie te kunnen verduurzamen“. In deze fase, en op basis van deze betrouwbare inzichten, kun je tot verduurzaming komen van nieuwe werkwijzen, taken, vereist gedrag, etc.

CircleLytics Dialogue: directe feedback voor jouw PDCA cyclus

CircleLytics Dialogue zorgt voor betrouwbare feedback-data, de buy-in en openheid voor verandering van alle betrokkenen. Je kunt CircleLytics via consultants inzetten, die op jullie (lean / verander)projecten werken, of direct inschakelen door contact met ons op te nemen. Je kunt bovendien HR vragen om deze tool te faciliteren. Zij zijn bekend met de enorme kracht, het positieve effect op de betrokkenheid van medewerkers en ze kennen het grote verschil met (ongewenste) enquêtes. We laten je in 15-30 minuten een demo zien en bespreken een paar customer cases. Je kunt op dezelfde dag de tool nog inzetten en in elke fase van de PDCA-cyclus starten en doorpakken. Je kunt de tool eenmalig inzetten, maar typisch wil je een iteratief proces opzetten om verandering, verduurzaming en alignering van gedrag te realiseren.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Deze vraag wordt ons regelmatig gesteld. We vragen HR leiderschap waarom ze dan toch nieuwsgierig zijn naar de medewerkersdialoog van CircleLytics. Wat schiet dan tekort als HR zich beperkt tot de methode van een enquête voor medewerkersonderzoek? Dan staan we best te kijken van hun reacties. Deze komen in dit blog voorbij. Het komt neer op wat we in een recente post schreven: je enquête is pas de start, hooguit 10% van de EX/EE uitdaging. Daarna begint het pas. Daarna wil je in dialoog. Om samen uit te zoeken wat er verborgen gaat achter de cijfers, hoe dingen beter kunnen. In co-creatie met hun medewerkers, zoals Ben Whitter, oprichter van het World Employee Experience Institute, in zijn veelgeprezen boek “Human Experience at Work” aangeeft. De vraag die hij daarbij stelt beantwoorden onze klanten met de kracht van dialoog: “How can you co-create at a deeper level with people?“. Weet je dat je door onze dialoog de collectieve intelligentie die je verkrijgt, en jouw kwalitatieve inzicht, uit de groep met 20-60% stijgt? En weet je dat de mens de belangrijkste reden is waarom elk verandertraject in je organisatie slaagt … of faalt? Met alleen een enquête maak je geen impact. Engagement is een dagelijkse actie (misschien wel de mooiste!) maar zeker geen periodieke lijst van gesloten vragen met een tekstveldje. Mensen zijn zóveel meer waard. Hun eigen persoonlijke ervaringen, inzichten, gevoelens, behoeftes en kennis van zaken moet je niet afdoen met een algoritme wat snel woorden optelt en thema’s denkt te zien, maar eerst aandacht geven en anderen mee inspireren en van laten leren. Een dialoog dus!

Gewoon eens wat dingen die we horen…

“medewerkers zijn moe van enquêtes en willen hun meningen laten horen”
“opvolging is zo lastig als je geen echte open vragen hebt gesteld”
“wat heb ik er aan als manager als de vragen algemeen zijn en niet specifiek”
“benchmarking is helaas belangrijker in de organisatie dan vragen stellen die nu relevant zijn”
“na de enquête worstelen we nog maanden met het ‘waarom’ en ‘hoe dan’ en al die bijeenkomsten geven vooral hoofdpijn”.

En ook:

“de enquête is gewoon ingeburgerd geraakt en het levert prima rapportages op”
“bij ons is de respons niet eens zoveel lager geworden in de loop der jaren dus nog geen zorgen”
“we gebruiken de enquête ook in korte versie om vaker te herhalen en zo een vinger aan de pols te houden”
“het is vrij makkelijk om te bedienen tegenwoordig en er rollen prima overzichten uit”
“er zitten slimme suggesties in de open velden: maar zijn andere medewerkers het daar mee eens?”.

Dat soort dingen… Iets herkenbaar voor jou?

Case. Overheidsorganisatie.

Deze organisatie werkt met een traditioneel medewerkersonderzoek (enquête) vanwege een Rijksbrede inkoop. De leiding geeft aan dat medewerkers geen zin hebben in ‘weer een enquête’. Daarom wil de leiding geen algemene, maar specifieke vragen, voor specifieke onderwerpen die nu actueel zijn. Ze selecteren 4 vragen van de enquête, en voegen daar aan elke vraag aan toe “wat is je belangrijkste reden voor deze score”. Ze ontwerpen 3 extra open vragen. Deze 7 zetten ze met CircleLytics Dialoog uit, vanwege de unieke 2e ronde. Daarin geven medewerkers een soort sentiment-score en verrijking aan de (vele) antwoorden van anderen. Hierdoor wordt een schat aan extra inzichten verkregen en leert de leiding meteen wat het belangrijkste is, en wat niet, en vooral waarom. Validatie dus. Dit voorkomt dat algoritmes chocola gaan maken en veelgenoemde en weinig-genoemde thema’s naar boven respectievelijk naar beneden duwen in een mooie grafiek: maar je weet dan niet of medewerkers het daar mee eens zijn omdat je ze niet hebt gevraagd wat ze van de suggesties van anderen denken.

Medewerkers waarderen de dialoog enorm en voelden ze betrokken en serieus genomen.

Het verschil tussen de enquête-vraag die met CircleLytics Dialogue is dus:

–> enquête: Hoe heeft de werkrelatie met collega’s in het laatste jaar je werkgeluk beïnvloed? (1=negatief, 10=positief; eventueel met tekstveldje)

–> dialoog: Eerste ronde: Hoe beïnvloedt de werkrelatie met collega’s momenteel je werkgeluk (1=negatief, 10=positief) en wat is je belangrijkste reden daarbij? En de tweede ronde, de dialoog-ronde dus: Hoe waardeer je de redenen van anderen en wat is jouw toelichting daarbij? Wat betekent dat voor je finale score op de vraag over werkgeluk?

Kun je je iets voorstellen bij het verschil? Een jaar terugkijken is nogal lang terwijl feedback pas bruikbaar en betrouwbaar is als het dicht op het moment plaatsvindt (onze leestip: het boek Job Feedback van Manuel London). De gerichte toelichting als antwoord op het open-vraaggedeelte is ongekend rijk. En weet je dat in de dialoog-variant met open antwoord en 2e ronde, meer dan 70% van de medewerkers meer dan hun 10-15 antwoorden van anderen doornemen en waarderen? Zij begrijpen de context, semantiek, taalgebruik, toonzetting, lezen tussen de regels door. Hun scores zijn betekenisvoller dan algoritmes. Hun sentimenten zijn betrouwbaarder dan een algoritme dat negatieve of positieve woorden optelt. Taal is mensenwerk en nog lang niet geschikt voor algoritmes om snelle ‘optellingen’ te doen.

Terug naar ons verhaal.

Waarom slechts 10%?

HR en leiderschap beseffen dat luisteren naar medewerkers weinig te maken heeft met het stellen van gesloten, algemene (score) vragen met een eventueel tekstveldje erbij. Veelal van de ‘gevestigde orde’ zoals CultureAmp, QuestBack, Qualtrics, Effectory, Integron, SurveySparrow en 100en andere aanbieders. Josh Bersin benoemde in 2019 al de trend dat employee engagement op is geschoven van het doen van enquêtes naar action-driven feedback die werkelijk tot aanbevelingen voor managers komen over ‘wat nu te doen’. Gallup onderzoekt en toont al jaren aan dat medewerkers gemotiveerder zijn en productiever als hun meningen er zichtbaar toe doen. Zo luister je immers ook niet naar je partner, familie en vrienden. Open vragen komen echter in het standaard medewerkersonderzoek niet aan bod, of op enkele open tekst-veldjes na. HR en leiderschap worstelen daardoor met een aantal uitdagingen:

medewerkers zijn allang geen fan meer van enquêtes; dat beïnvloedt betrouwbaarheid
een rapport op basis van open tekst-veldjes is niet betrouwbaar (lees ons blog “Enquête of dialoog“)
het duurt voor 70% van de organisaties 2 weken tot meer dan 2 maanden voordat resultaten duidelijk zijn en dat is alleen nog maar de rapportage, nog niet eens actie
het vertrouwen neemt af en het risico dat je (pulse) enquête lager zal scoren neemt toe.

Het lastige is dat enquêtes onderwerpen bloot leggen met zwakke scores en / of dalende trends, maar niet het waarom erachter, en evenmin ‘hoe te verbeteren’. Het goede nieuws is hierbij dat HR én medewerkers én leiderschap het ongenoegen delen over enquêtes. Ze zijn op zoek naar verdieping om employee listening waar te maken. Om co-creatie te realiseren en om forse stappen te zetten ten aanzien van betrokkenheid, bevlogenheid en vertrouwen. Ook Ventana Research legt helder bloot dat huidige technologie niet tot tevredenheid heeft geleid en in nieuwe oplossingen moet wordt geïnvesteerd die participatie en betrokkenheid in het hart van het werk concreet maken. De enquête legt cijfers bloot en veelgenoemde thema’s en woorden, maar geen richting voor beslissingen, geen gevalideerde uitkomsten, geen aanbevelingen, geen prioriteiten, dus ook geen acties. Die 90% begint nu pas.

Waarom dan wél nog enquêtes doen?

HR noemt een aantal redenen die vanuit het oogpunt van ‘niet teveel willen veranderen’ valide kunnen zijn. Ze willen bovendien met ons in gesprek over het complexe werk ná de enquête. De redenen die ze noemen om enquêtes te doen zijn:

we willen cijfers benchmarken (vergelijken) met de branche; daarom gebruiken we generieke vragen en gesloten schalen
de cijfers uit enquêtes worden gebruikt in allerlei management rapportages en daar is iedereen aan gewend
beoordeling en beloning (van bijv. directie/MTs) worden mede gebaseerd op cijfers uit enquêtes
het HR team is hieraan gewend, en willen zelf geen verandering
medewerkers zijn enquête-moe en we durven niet iets nieuws te introduceren
we wachten op instructies van directie/CEO.

En wat we regelmatig horen: we hebben een contract voor het medewerkersonderzoek voor meerdere jaren dus dat zitten we gewoon nog eerst uit. Op dat laatste argument reageren we meestal met de vraag wat je doet als je knellende schoenen hebt gekocht maar deze nog niet versleten zijn. Blijf je ze opdragen met pijn, blaren en ongemak? Qua benchmarking merken we dit op. Als je zelf een 7,4 scoort op een onderwerp en de branche een 7,2, wat doe je dan? Wat weet je dan? Je vergelijkt appels met peren. Ga je niet voor de 10, ga je voor continue verbetering, voor excellentie voor medewerkers en hun ervaring? Je hebt medewerkers gevraagd om feedback, maar laat je dit punt rusten omdat directie al tevreden is met ‘we scoren beter dan anderen’?

De enquête-moeheid is nogal een punt. Waarom al jaren iets doen wat niet bevredigend genoeg is, en wat medewerkers afwijzen als methodiek? Moeheid, niet invullen, geen vertrouwen hebben in de opvolging zijn nogal zaken die HR niet zou moeten willen. Als de methodiek medewerkers al niet motiveert, hoe kunnen de uitkomsten dat dan wel zijn? Nieuwe technologie om groepen te bevragen is best wennen en vergt visie, ambitie en ruggengraat. Modern leiderschap verlangt van organisatie en HR om de kracht van open vragen te zien en te omarmen. Het MIT heeft zelfs een complete opleiding opgezet rondom ‘open vragen stellen’ van Hal Gregersen, als “Breakthrough Approach to Creative Problem Solving, Innovation, and Change”.

Heeft jouw organisatie, jouw team, jijzelf vernieuwingsdrang om te luisteren naar het ongenoegen van medewerkers, hun verbeterpunten en open vragen stellen. Om de kracht van collective intelligence te omarmen (zie ook deze video van Stanford PhD Lorenzo Barberis) en te leren van zoveel mogelijk perspectieven. Dit verhoogt niet alleen de betrokkenheid, bereidheid te veranderen, maar verlaagt ook de zogenoemde bias, oftewel verstoringen in data waardoor informatie niet betrouwbaar is.

We begrijpen echter dat de bovengenoemde redenen voor HR de urgentie om te veranderen flink in de verdrukking helpen. Benchmarking lost jullie echte inhoudelijke vraagstukken en vragen niet op, omdat deze eisen dat je je limiteert tot standaardvragen. Toch kan benchmarking een ingesleten behoefte zijn en de geboden schijnzekerheid plezierig aanvoelen: “zolang we maar rond of net boven de sectorgemiddeldes zitten hoeven we niks te doen”. Dit terwijl ondertussen medewerkers vertrekken, zich niet betrokken voelen of waarvan het talent niet optimaal wordt ingezet.

Er zijn anderzijds tal van organisaties die geen medewerkersonderzoek doen, of zeer ontevreden zijn, of een aflopend contract hebben en compleet en uitsluitend overstappen op de medewerkersdialoog met CircleLytics Dialogue. Andere organisaties worden vanuit visie en leiderschap op het spoor van medewerkersdialoog, crowd sourcing en collective intelligence gezet en komen zodoende bij ons terecht voor projecten en interventies rondom veiligheid, retentie, verzuim, strategie, etc.

Case. Middelgrote, industriële diensten-organisatie.

De nieuwe directie wil ‘iets’ met medewerkers, maar geen enquête. Die hebben ze nog nooit gebruikt. Gewoon niet van gekomen. De directie wil dat medewerkers meer ervaren dat ze samen voor één organisatie werken. Ze noemen het purpose en cultuur. Daar willen ze wat mee. Een consultant die met onze dialoog-tooling werkt bij klant, heeft “Engaging Dialogues” opgezet. Op maandbasis 3 vragen. Een combinatie van de open én gesloten schaal. Vragen waarmee direct gestuurd wordt op en geluisterd naar wat “zij zien”, “zij ervaren”, “zij weten”. De directie vond dat erg spannend. Wat komt eruit? Hoe reageren ze? Gaan ze dat open antwoorden schrijven? Ze hebben vragen toegepast die een directe koppeling kregen / hebben met de management-agenda. Ze noemden de resultaten en acties daaropvolgend een “ware goudmijn”.

Laten we nu eens doorgaan.

We hebben het dus over organisaties waar HR om welke reden dan ook, momenteel de methodiek van een enquête hanteert in het kader van EX / EE en employee listening. In een ander blog gaan we in op de verschillen tussen dialoog en enquête en waarom open vragen een nieuwe methodiek en technologie vergt.

Wat doet HR na afloop van de (pulse)enquête?

HR noemt nu de volgende drie aanpakken het meest:

niets doen
decentrale gesprekken door managers, soms met medewerking van een HR medewerker of externe
focusgroep(en), EX/EE labs, interviews, etc.

Niets doen (ja, dat komt veel voor)

Onderzoek van onder andere LeadershipIQ laat zien dat ‘niets doen’ en ‘decentrale gesprekken’ veel voorkomende redenen zijn waarom enquête-resultaten verslechteren. Ja, verslechteren. Niets doen wordt toegelicht door dingen als: drukte, geen skills om cijfers te duiden, of afwezigheid van een followup-proces. Het rapport wordt opgeleverd en daarna blijft het stil. Dat is een flinke weeffout bij HR. Het verbaast niet zo dat organisaties nog veel te kampen hebben met lage betrokkenheid en / of een fors vertrek van medewerkers.

Decentrale gesprekken?

Vaak worden enquête-resultaten uitgesplitst naar business units en bedrijfsonderdelen. Individuele management teams gaan dan, ‘moeten dan’, met de resultaten aan de slag. HR ondersteunt dit op verschillende manieren. Wat HR vaak noemt als uitdaging is:

managers zijn niet geschikt om die gesprekken te voeren
privacy wordt geschaad door het wegvallen van anonimiteit (zie meer hier)
gesprekken verlopen moeizaam, worden uitgesteld, niet afgemaakt, niet opgevolgd
zwak, centraal overzicht bij HR en directie over acties en zichtbare opvolging
door het gebrek aan inclusie van allen en echte dialoog sluipt bias in de inhoud en komt niet op tafel wat moet en kan.

Managers zijn niet altijd getraind of bekwaam om gesprekken te voeren. Zeker niet omdat het vaak over de kwaliteit van hun eigen werk gaat en bijbehorende slechte scores. Die slechte scores van het medewerkersonderzoek hebben hun mogelijke weerslag op diezelfde managers. Dat veroorzaakt een onveilige situatie: een situatie namelijk waarin bovendien anonimiteit niet langer geborgd is. Dat is bijzonder vreemd, want de enquête is (standaard) anoniem. Waarom gesprekken dan niet meer? Zodra privacy geschaad wordt, haken medewerkers af en verliest de organisatie de kracht van multi-perspective decision making. Hoe ‘inspirerend’ de bijeenkomst ook was in de ogen van manager en (betaalde, vaak externe) moderator. Je weet niet wat je mis bent gelopen en dat is een fors risico voor EX/EE en voor het vertrouwen.

De doorlooptijd is bovendien fors. We horen vooral 2 tot 7 maanden voordat alle gesprekken gevoerd zijn. De kracht van feedback is dat de ontvanger er zichtbaar wat mee doet, op korte termijn. Weken, geen maanden. En tenslotte loop je het risico dat je centraal als leiderschap niet zuiver weet wat zich decentraal heeft afgespeeld, wat gezegd is, wat afgesproken is en of dat echt representeert wat er aan de hand is, en wat nodig is. Je bereikt het tegenovergestelde van wat je beoogt: geen hogere betrokkenheid of bevlogenheid.

Focusgroepen dan?

Veel aanbieders van medewerkersonderzoek promoten op hun website, om focus groepen op te zetten, of varianten hierop. Daarmee kan “HR verdieping aanbrengen op de cijfermatige uitkomsten, en begrijpen wat het waarom is, en hoe te verbeteren”. De intentie is goed, de oplossing is ons inziens niet goed. Redenen zijn de volgende:

– gebrek aan inclusiviteit; als je 90-99% van de medewerkers links laat liggen loop je het risico dat je beslissingen neemt die gewoonweg niet gesteund gaan worden; statistisch is je informatie en je eventuele beslissing met een kleine groep onnodig zwak

– inhoudelijk loop je dan ook wat mis maar je weet niet wat; wat zegt de rest van de organisatie? hun gezamenlijke intelligentie en ideeën blijven onbenut: je beperkt medewerkers niet alleen, maar jezelf ook als leider, en dat keert zich tegen je.

Hou wel de intentie vast: “verdieping aanbrengen op de cijfermatige uitkomsten, en begrijpen wat het waarom is, en hoe te verbeteren“. Daar gaan we mee aan de slag in de volgende case!

Case. Philips.

Nadat het wereldwijde, kwartaalsgewijze medewerkersonderzoek is afgerond, wil de leiding van één van hun continenten het waarom begrijpen en hoe verbeteren. Ze willen dat doen door co-creatie op te zetten met een aantal elkaar opvolgende CircleLytics Dialogen. Philips selecteert vervolgens zwak scorende items, die zeer belangrijk zijn voor succes. De vragen uit de standaard-enquête worden nu herhaald, aangevuld met een open deel: “… Please elaborate on your scores to clarify how to improve.” Medewerkers doen massaal mee en vertellen hoe zij denken over verbeteringen.

Philips heeft direct actie kunnen ondernemen nadat de dialoog was afgelopen. De tekstuele analyse is namelijk direct door de medewerkers zelf gedaan. Zij kennen waarde, betekenis en sentiment toe aan de antwoorden van anderen door score en toelichting. De kunstmatige intelligentie en andere tekstanalyses in CircleLytics maken dat werk naadloos en realtime af. Op maandag start de dialoog, op vrijdagmiddag staan resultaten in slides en zijn acties afgesproken. Philips kan met de dialoog richting én verbeterpotentieel snel blootleggen. Zonder dat ze hun wereldwijde enquête-proces per kwartaal moeten veranderen. Want die enquête moet vooralsnog blijven: het meet de temperatuur, maar dialoog lost past echt dingen op en realiseert betrokkenheid.

Dus de dialoog is een verlengstuk van de enquête?

Ja, zo kun je dat zien. Als je om welke redenen dan ook het oude medewerkersonderzoek (de enquête-methodiek) niet kan vernieuwen, zorg dan in elk geval dat je daarna de dialoog aangaat met medewerkers. Voordelen en noodzaak van de dialoog van CircleLytics zijn de volgende:

online, anoniem, snel en zeer aantrekkelijk doordat ze open antwoorden mogen geven
schaalbaar dus inclusief: iedereen relevant voor het onderwerp wordt gevraagd
je vergroot vertrouwen en hun directe betrokkenheid bij de organisatie
ze leren van elkaars open antwoorden, scoren deze, en zeggen dus wat écht belangrijk is.

De dialoog compenseert alle nadelen van de enquête en is de perfecte aanvulling. Ieder zijn vak. De enquête haalt cijfers op, de dialoog haalt duiding op. De enquête indiceert mogelijke problemen, de dialoog legt de potentie voor verbetering concreet op tafel. Op een presenteerblaadje zoals een klant ons laatst vertelde.

Ten slotte, mocht je wel eens overwegen om op termijn geen enquête-methode meer in te zetten, laat bijgaande case je dan inspireren.

Case: Uitzendorganisatie.

Deze organisatie besloot om de oude methodiek van algemeen medewerkersonderzoek niet langer toe te passen in Nederland. Ze hebben de CircleLytics Dialoog exclusief gekozen en ingezet om met 8 essentiële vragen alle medewerkers te benaderen. Daarbij combineerde ze een gesloten mét open schaal. Ze hanteerden dezelfde vragen als die ze voorheen gebruikten maar dan met de aanvulling om “helder toe te lichten waarom je dat momenteel zo ziet.” De 2e ronde van de dialoog heeft richting de 1.000.000 extra denkslagen opgeleverd met bijna 3.000 medewerkers, doordat ze elkaars anonieme antwoorden konden lezen en beoordelen. Dat deden ze massaal. Gewoon omdat het volgens henzelf ‘leerzaam’, ‘verrassend’ en ‘gewoon enorm leuk’ was.

Ze konden bovendien toelichten waarom ze de antwoorden van anderen (anoniem) omhoog of omlaag scoorden. Het was in hun ogen een rijke, motiverende manier om “de organisatie te helpen te verbeteren”, zo vertelde CHRO ons. Leiderschap ontving het ‘gewone’ rapport met cijfers, uitsplitsingen, etc, maar ontving nu ook de kwalitatieve analyses met wat de medewerkers gewikt en gewogen het belangrijkst en minst belangrijk beschouwden. Ze konden alle resultaten snel uitsplitsen naar dochterorganisaties zodat die tot actie over konden gaan. Acties die door medewerkers zelf, gezamenlijk, op tafel zijn gelegd. Acties die in co-creatie tot stand komen.

Eén groot brein

Medewerkers zijn gezamenlijk het brein van je organisatie. Alleen zijn het maar gewoon ‘neuronen’, maar door hun samenwerking, hun openheid naar elkaars meningen (de ‘synapses’ van je brein), vormen ze dat ene grote brein.

“How can you co-create at a deeper level with people?” stelt Ben Whitter als vraag, om human experience at work succesvol te maken.

Dan is in dialoog gaan met je medewerkers ons antwoord om je huidige followup te verdiepen en engagement op korte termijn te verhogen en duurzaam vast te houden. Als je al enquêtes en medewerkersonderzoek doet maar daarna in dialoog wil om snel, betrouwbaarder, concreet tot verbetering te komen, of als je gewoon wil stoppen met enquêtes of er nog geen hebt. Vergeet niet dat medewerkers net als mensen zijn: ze willen bijdragen, dat je ze serieus neemt en zijn echt bereid om samen dingen op te lossen en verbeteren.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Diversiteit: verschillende perspectieven

Als we met een groepje vrienden zijn, hoe ik graag hoe het met iedereen is. En als we in dialoog zijn over een onderwerp, ben ik benieuwd naar hoe anderen erover denken. Dan leer ik meer. Na een uurtje komen er vaak hele interessante dingen uit! Het schiet natuurlijk ook wel eens alle kanten op. Of het mondt uit in een stevige discussie, waarbij we ons eigen standpunt verdedigen en vergeten te luisteren, laat staan te leren. Ik leer het minst als een ander hetzelfde over iets denkt als ik. Best leuk om het te zien als bevestiging, maar best saai omdat er vast nog wat nieuws te ontdekken is. Diversiteit in perspectieven vind ik interessanter: hoe denken anderen er anders over en waarom?

Nachtje slapen noodzakelijk om te leren

Ik leer het meest van verschillende perspectieven (video Lorenzo Barbaris, PhD op Stanford). Vooral als ik er een nachtje over kan slapen. Dan landt het beter wat anderen zeggen of wat ik lees, en kan ik de volgende dag met frisse blik een mooie inval krijgen of dingen helderder zien. Het brein is daar goed in, zo’n nachtje slapen. ’s Nachts ruimt het brein veel op en maakt ruimte om de volgende dag weer te leren en op ideeën te komen. Een beetje rust, bezinning, reflectie. Luisteren en leren kost nu eenmaal tijd. Het brein vereist het zelfs.

Hoe doen we dat in de dialoog

In de dialoog van CircleLytics kopiëren we dat slimme en noodzakelijke proces van mensen, van leren en van ons brein. Ten eerste, zorgen jouw vragen die je aan een groep stelt in de 1e ronde voor focus bij de deelnemers, om afdwalen te voorkomen. Het onderwerp maak je daarmee glashelder. Download vooral ons WhitePaper om een serieus expert te worden in het formuleren van ijzersterke, open vragen. Ten tweede kunnen mensen in de 2e ronde andere invalshoeken van anderen zien en daar van leren en van gedachten veranderen. En ten derde kunnen ze de tijd nemen. Wat ik hierboven vertelde over mijzelf, passen we uitgebreid toe in de dialoog: tijd voor reflectie. Het is inderdaad echt waar dat een nachtje slaap helpt. Mensen in een workshop van een uurtje of twee stoppen, haalt gewoonweg niet het beste uit hen noch de groep naar boven. Erger nog. Als je de stress bij mensen vergroot, verlaagt dat hun empathie. Dit zorgt ervoor dat ze minder openstaan voor andere invalshoeken. Dus minder openstaan voor diversiteit. Dat is geen goed nieuws natuurlijk. Uitgerekend daarom bestaat de CircleLytics dialoog uit meerdere opvolgende rondes/stappen, met voldoende tijd om tot reflectie, bezinning en herziening van je standpunt te komen. Een aantal noodzakelijke dagen rust en reflectietijd dus in allebei de rondes.

Wat gebeurt nu precies in die 2e ronde?

Heel eenvoudig. Voor elke actieve deelnemer aan de 2e ronde maken onze unieke algoritmes een setje van 10-15 stuks. Heel wat anders dus dan een enquête die dit niet toestaat. Een setje dus van 10 tot 15 geanonimiseerde bijdragen van anderen uit de 1e ronde. Dat was tot begin dit jaar 20 stuks, en nu dus ietsje minder. Elke deelnemer krijgt een ander setje. Elke actieve deelnemer dus. Want als we setjes klaarzetten voor niet-actieve deelnemers en iemand doet niet mee aan de 2e ronde, gaat het setje verloren en dat is niet de bedoeling. Hoe maken wij die setjes? Dat vertellen we niet. Althans niet precies. Wel dat het ontzettend complex is. We kunnen wel iets vertellen. Sinds de nieuwe versie van februari, pre-clusteren we na het einde van de 1e ronde. We gebruiken verschillende algoritmes en kunstmatige intelligentie om te zorgen dat elk setje zo divers mogelijk is, zo kleurrijk mogelijk. Dit hangt van jouw specifieke dialoog af. Het kan serieuze minuten duren alvorens de uitnodigingen voor de 2e ronde eruit worden gestuurd en jij daar als maker van de dialoog een melding via je mail van krijgt. Door die vergrote diversiteit leren mensen meer van elkaar, worden ze meer verrast. Zo voorkomen we bovendien de schadelijke mere–exposure-bias, ook wel de frequent-exposure-bias genoemd. Deze bias wil zeggen dat iemands voorkeur toeneemt voor iets wat iemand vaak ziet of hoort. Onze algoritmes lossen dit soort biases op!

Kleurrijk dus

Kijk eens naar het plaatje. De linker-set is het oude algoritme, waarbij randomisatie en andere technieken al tot flinke diversiteit leidden. Maar zonder clustering. Rechts laten we zien hoe het na clustering eruit ziet in de nieuwe versie van de CircleLytics dialoog. Clustering – voor jullie hier speels uitgedrukt met kleurtjes – zorgt ervoor dat bijdragen uit ronde 1 worden gegroepeerd obv vergelijkbaarheid. Deelnemers krijgen vervolgens maar enkele bijdragen getoond uit eenzelfde cluster (zie het plaatje: een paar keer hetzelfde kleurtje). We hebben een techniek ontwikkeld waarbij we slim tussen clusters ‘springen’ en de deelnemer dus een gevarieerde set bijdragen tonen.

Extra voordeel: Deep Democracy

Bovendien zorgen de nieuwe algoritmes ervoor dat bijdragen die niet veel voorkomen in ronde 1, nét iets vaker getoond worden. We verhinderen zo dat die schaarse, unieke bijdragen (minderheidsmeningen) relatief te weinig in beeld komen bij deelnemers in de 2e ronde. Deep Democracy, waarbij de minderheidsmening dus extra aandacht krijgt, is daardoor veel beter gewaarborgd in de dialoog dan ooit ervoor. Meer kleur, meer diversiteit! Boeiend om meer te lezen over dit onderwerp? Bezoek dan de site van Let’s Connect van Sandra Bouckeart eens of plan direct een demo bij haar in. Zij past de CircleLytics Dialoog technologie toe in een unieke en complete aanpak.

En het scoren door de deelnemers? Ook veranderd?

Ja. We tonen voortaan 10-15 bijdragen in plaats van 20 stuks. Deze score je elk (of een aantal, net wat je wil) tussen -3 (geen steun) en +3 (wel steun), licht je toe (tekstueel) en je kunt tot 5 woorden klikken per bijdrage. Een enorme context-relevante verrijking dus! Want de doelgroep snapt taal, snapt de taal van het vraagstuk, de dynamiek en semantiek rondom het vraagstuk, etc. Daarna word je bedankt en mag je stoppen. Of doorgaan. Als je doorgaat klik je op het berichtje wat jou hiertoe uitnodigt en krijg je 5 nieuwe bijdragen getoond, zoals je in het screenshot ziet. Dit herhalen we net zolang als jij als deelnemer wil. Net zolang je nieuwsgierig bent en die moeite wil doen. Daar is de deelnemer vrij in. Weet je dat meer dan 70% van deelnemers meer dan 30 stuks bijdragen beoordeelt? Meer dan 50% van de deelnemers zelfs meer dan 40-50. Een enorme betrokkenheid van deelnemers dus en blijkbaar een fijne, aantrekkelijke ervaring voor hen. Jouw ijzersterke vragen, relevantie van je onderwerp en voorbereiding van de dialoog helpen natuurlijk enorm, vergeet dat niet. Met ons unieke QuestionDesignLab (QDL) kun je voortaan razendsnel en razendsterk jouw eigen (open) vragen ontwerpen.

En verder?

Ook hebben we de knoppen om naar de volgende of vorige vraag te gaan, zichtbaarder gemaakt: oranje dus, en echt als knop en tekst op gezet. Zie onderstaand plaatje. Deelnemers zijn er helemaal blij mee: dat zien we in de ratings voor de dialoog. We zitten op een dikke 8 als rapportcijfer!

Wat is het gevolg nu precies?

De diversiteit is vergroot. Dat betekent dat we de breinkracht van mensen meer aanzetten en aanspreken. Dat komt ten goede aan jouw resultaten:

deelnemers beoordelen en scoren meer bijdragen, omdat ze meer nieuwe bijdragen zien
ze zijn nog tevredener en meer betrokken bij jouw dialoog, het onderwerp, en bij elkaar!
ze besteden meer tijd aan jouw dialoog en dat is goed voor hun bewustwording
Deep Democracy: de minderheidsmening krijgt nu gelijkwaardige aandacht.

Anders dan een enquête of een workshop van een uur of twee, borgt reflectie-tijd en de 2e ronde dat je meer inzicht krijgt en betere resultaten op jouw vragen. Door de nu verder vergrote diversiteit laat CircleLytics weer zien dat we naar jullie feedback luisteren en de data over het gedrag van deelnemers in de dialoog altijd blijven analyseren. Mede hierdoor maken we de dialoog telkens slimmer en lanceren we elke 6-8 weken een nieuwe versie. Zo houden we de CircleLytics dialoog de beste online dialoog van de wereld. Voor jou, jouw uitdagingen en vooral voor jouw mensen.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Luisteren naar al je medewerkers of alleen de paar usual suspects? De dialoog aangaan en in dialoog blijven met ze of alleen nieuwsbrieven sturen? Vernieuwing zoeken van gewoon medewerkersonderzoek zoals enquêtes of toch maar niet? We geven je 8 redenen om niet te vernieuwen en gewoon door te gaan op de oude voet. En … we vertellen hoe ondernemingsraden van onze klanten met medewerkers omgaan. Waarom en hoe zij anders zijn gaan werken met collega’s. Hoe zij medezeggenschap moderner en zichtbaarder hebben gemaakt. Hoe ze in dialoog zijn met medewerkers en raadpleging conform WOR artikel 17 lid 1 ambitieus invullen.

1 Waarom zouden wij luisteren? Wij zijn verkozen dus wij weten wat zij willen. En als we wat willen weten, praten we gewoon met een paar mensen.

Een rondje op de werkvloer klinkt ‘menselijk’ maar is het niet: je spreekt dan slechts enkelen, meestal de hardste praters of degenen die er toevallig waren maar de rest niet. Dat is niet representatief. Evenmin inclusief. Erger nog, het is riskant. De mensen die je wél spreekt laten meestal niet het achterste van hun tong zien, of zijn erg emotioneel, zoals bozig. En je weet dus niet wat de afwezigen vinden. Wat bij hen speelt. De onderstroom komt níet boven door een rondje op de werkvloer. Daarom heet het de onderstroom en niet de bovenstroom. Vergeet niet dat de bestuurder ook links en rechts met mensen spreekt. Je staat dan al gauw tegenover elkaar met een hoop onderbuikgevoelens en ‘heb eens horen zeggen door een paar mensen’. “Dat je de verkiezingen hebt gewonnen, betekent niet dat je de wijsheid in pacht hebt” zei onze bestuurder wel eens in de OR waarin ik lang geleden zitting had. Ik dacht echt namens anderen te (mogen) spreken en mijn intenties waren altijd positief. Maar als ik meer en meer collega’s sprak, merkte ik dat ze mij konden verrassen. Wist ik dan niet alles? Natuurlijk niet! Dat je in de OR zit, betekent niet dat je alles weet. Het betekent dat je met de WOR in de hand aan de slag kunt en moet, ook om de achterban te raadplegen. Je bestuurder én collega’s nemen het je in dank af. Een goede onderbouwing, op vlotte manier tot stand gekomen, versnelt besluitvorming en het succes ervan. Lees ook eens wat de OR van Royal Haskoning DHV zegt over raadpleging van de achterban en in dialoog zijn.

“We hebben meer dan 100 vragen voor jou klaarstaan om je raadpleging snel en succesvol uit te voeren.”

2 Medewerkers willen toch niet. Ze zijn niet echt of echt niet gemotiveerd en hebben het veel te druk.

Medewerkers denken en doen graag mee aan onderwerpen die voor hen relevant zijn. Logisch, het gaat om hun werk, waar ze een groot deel van hun wakkere leven doorbrengen. Als je wil luisteren, geef je mensen de tijd en de ruimte, en stel je vragen die er echt toe doen. Als je bijvoorbeeld de dialogen van CircleLytics inzet, krijg je erg hoge responses en een hoge waardering van de medewerkers, gemiddeld een 8 op een schaal van 10 geven. Ze hebben het te druk voor micro-management, enquêtes waar ze hun mening niet kwijt kunnen, taken die onduidelijk zijn, etc. Echter, ze hebben het zeker niet te druk met onderwerpen waar het echt om gaat. Want zodra je ze mede-zeggenschap biedt, nemen ze dat met beide handen aan. Hoor ook eens wat Johan Berends van Metamorfase over de dialoog met de achterban zegt.

3 Mmm … ik heb geen tijd om iets nieuws te beginnen en we doen al zoveel en hebben al een poll en nieuwsbrief. Laat dat luisteren maar.

Jullie medezeggenschap loopt waarschijnlijk over van het werk, en dan heb je je eigen baan nog daarnaast… Maar weet je dat als jullie het druk hebben, medewerkers dat ook zullen hebben? Het zijn je collega’s, dus die zitten in hetzelfde schuitje. Er is tijdens (grote) veranderingen een 3x zo grote kans dat medewerkers vertrekken. De meeste organisaties zijn permanent in zulke veranderingen. Des te meer reden om medewerkers regelmatig te raadplegen, ze betrokken te houden. En daarom te luisteren, in verbinding te blijven, in dialoog te gaan. Verbinden met de mensen is de basis om te begrijpen wat er leeft. Zoals een klant laatst zei: “de directie heeft geen tijd voor medewerkers, laten wij dat juist wél hebben. Dat verwacht onze directie ook echt.”

Het zenden van informatie via nieuwsbrieven blijkt tekort te schieten. Mensen klikken de nieuwsbrief niet, of besteden minder dan een minuut aan je informatie. Een poll sturen of enquête leidt alleen maar tot moeheid. Het laat het waarom erachter niet zien zoals in de dialoog van CircleLytics. Om te luisteren, zul je tijd moeten inruimen in jullie agenda. Luisteren naar medewerkers vergt aandacht. Besteed aandacht aan de leden van je raad die hier moeite mee hebben en het zelf ‘beter weten’. Neem ze mee in de kansen en de noodzaak.

4 Maar waarover dan, waar luisteren we naar en wat vraag je ze in zo’n raadpleging?

Als er adviestrajecten lopen, kun je meteen aan de slag. Welke kansen zien medewerkers? Welke zorgen? Wat verwachten ze? Hoe willen ze betrokken worden? Welke argumenten van jullie raad steunen ze het meest en waarom? Welke het minst en waarom? Hoe vorderen eerder genomen besluiten? Je kunt bovendien initiatief nemen conform de WOR. Bijvoorbeeld over vitaliteit, veiligheid, opvolging van medewerkersonderzoek, retentie, reorganisatie, verzuim, thuiswerken, etc. Bovendien kun je aan medewerkers vragen wat zij belangrijke onderwerpen vinden en waarom. Toon zichtbaar dat je luistert, en nogmaals, geef ze daartoe de tijd en ruimte. Door te luisteren en te leren, weet je nog beter waar je je prioriteiten kunt leggen en je kostbare tijd aan zou moeten besteden. Afwezigheid van luisteren, veroorzaakt stress en risico van de verkeerde focus. De COR van bijvoorbeeld Unilever gebruikt de dialoog al jaren om te luisteren en te adviseren.

5 Ze krijgen al zoveel prikkels en berichten. We moeten oppassen dat raadpleging geen spam wordt.

Medewerkers willen bevraagd worden, serieus genomen worden, mee mogen doen. Dat legt onderzoeksbureau Gallup al meer dan 15 jaar bloot: “neem ons serieus” zeggen medewerkers, “dat motiveert ons pas echt”. Luisteren naar medewerkers, zoals via onze online dialogen blijken juist geen spam te zijn of veroorzakers van enquête-moeheid maar verrassend motiverend! Medewerkers mogen hun mening geven en jullie worden er slimmer van. Een eenvoudige win/win. Zorg dat je vragen relevant zijn: waar wil je naar luisteren en waarom nu? Jullie raadpleging bestaat meestal maar uit een paar vragen om focus te houden en hun aandacht vast te houden. Weet je dat medewerkers, juist in drukke organisaties, juist voor moeilijke onderwerpen, veel tijd besteden aan jouw vragen? De meeste klanten vragen iemand met kennis van communicatie om de teksten slim op te stellen. Goed wervend. Het is leuk en bijzonder om mee te mogen denken over onderwerpen die belangrijk zijn. De unieke 2e ronde van de dialogen van CircleLytics is bovendien heel aantrekkelijk. Medewerkers zijn nieuwsgierig naar wat anderen zeggen.

6 Onze IT afdeling loopt over, nieuwe projecten staan op een ‘hold’ en ze willen geen gedoe voor medewerkers. Wij ook niet.

Een heel valide punt. Wij menen, en ook onze klanten, dat medewerkers niet weer iets moeten downloaden, weggetrokken worden van werk, of iets complex moeten doen. Geen IT-gedoe dus. Gewoon een veilige link waar je op mag klikken. In jullie huisstijl en goedgekeurd door jullie security officer. Zo kunnen jullie de raadpleging van – en dus het luisteren naar – de achterban modern en professioneel uitvoeren. We tekenen met jullie organisatie een verwerkersovereenkomst ivm de veiligheid van data (AVG). Dat is alles. En omdat we ISO 27001 gecertificeerd zijn, is IT/security erg blij met ons. Jullie zelf moeten snel en eenvoudig in dialoog kunnen gaan en deze opstarten. Binnen een half uur is je eerste dialoog live en start je raadpleging. Wij bieden de training en begeleiding en na een paar keer kun je het zelf als je dat wil.

“We hebben meer dan 100 vragen voor jou klaarstaan om je raadpleging snel en succesvol uit te voeren.”

7 Als we om hun meningen vragen, dan moeten we er ook wat mee. We beslissen liever in consensus, veilig achter gesloten deuren.

Je vraagt naar iets waar je vervolgens graag naar luistert. Een raadpleging is een serieuze klus. Een grote raadpleging van alle medewerkers verlangt wellicht zelfs dat je dat de bestuurder en HR laat weten. Je vraagstelling let dus heel nauw. Wat leg je ze voor? Je luistert naar de resultaten van medewerkers op je vragen. Dat is wat anders dan blind uitvoeren wat gezegd wordt. Je vraagt om van te leren. Wat je leert, neem je vervolgens mee in je adviezen en initiatieven. Medewerkers níet vragen is geen optie meer. Zij zijn de echte ogen en oren van de organisatie. Ze praten bovendien allang met elkaar over wat er gebeurt, over onzekerheden in de markt, over geruchten de rondgaan over reorganisaties, etc. Ken je ons White Paper al met 18 principes over hoe je ijzersterke open vragen stelt? Het is even wennen voor de meeste OR’en: eerst werkte je námens de medewerkers, en nu mét de medewerkers… Bestuurders waarderen dit: je legitimiteit wordt verhoogd, je werkt sneller, en vertegenwoordigt iedereen.

8 We hebben geen budget.

Tja, dat is dan wel een probleem. Gelukkig worden we als ‘redelijke kosten’ beschouwd conform de WOR en blijken we meer op te leveren dan te kosten. Je wint zichtbaarheid, snelheid en geloofwaardigheid bij bestuurder en medewerkers. Soms vallen we door een stukje begeleiding onder ‘training & advies’. Je kunt bovendien aan je eigen trainer / adviseur vragen om de dialoog van CircleLytics. Zij kennen ons vast en helpen je. We bieden de medezeggenschap een korting van circa 40% op onze prijzen waarbij ze vervolgens de dialoog ongelimiteerd mogen inzetten. En: als je de eerste 7 beren van dit blog op de weg hebt overwonnen, dan is deze 8e tot nu toe nooit het bezwaar geweest.

We gaan graag de dialoog met je aan om jouw bezwaren te bespreken, en vooral om jullie eisen aan communicatie met medewerkers te versterken. Want wat nu als het bij jullie ook werkt? Wat nu als jullie medewerkers net zo waarderen om naar geluisterd te worden als bij andere organisaties? Raadpleging van, luisteren en leren kan zoveel beter. We nodigen je graag uit.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Het afgelopen jaar deed een van de partners van CircleLytics, PGOsupport samen met 4 patiëntverenigingen ervaring op met CircleLytics Dialogue voor achterbanraadpleging. PGOsupport en haar verenigingen kennen nu de mogelijkheden en bijzonderheden van deze tool. Haar conclusie: van toegevoegde waarde!

Bijgaande toelichting is van PGOsupport over haar ervaringen en advies. Ben je een patiëntvereniging, neem dan direct contact met ze op.

Er zijn diverse methoden om de achterban te raadplegen. De bekendste zijn de enquête, interview en de focusgroep. De online dialoogtool van CircleLytics is nieuw voor de patiëntverenigingen die door PGOsupport worden ondersteund. Met 4 patiëntenorganisaties probeerden PGOsupport ‘m uit. We leerden veel over hoe je de tool het best kunt gebruiken. De tool heeft nu een vaste plek in de advieskoffer richting verenigingen.

Voor idee- en meningsvorming

De online dialoogtool biedt een combinatie van kwantitatief en kwalitatief onderzoek. Hij is vooral geschikt om samen met de achterban meningen en ideeën te vormen. Je kunt er de standaard enquêtevragen als meerkeuze- en schaalvragen in stellen. Daarnaast kun je er veel kwalitatieve informatie mee ophalen bij een grote groep. Dat kan normaal vooral met een focusgroep, met een beperkt aantal deelnemers.

Ermee leren werken

Wil je alleen feitelijke informatie ophalen bij de achterban dan is een enquête beter geschikt. Dat is één van de belangrijke lessen uit de proefperiode met deze tool. Bovendien is een online dialoog echt anders om te maken én om aan deel te nemen dan een vragenlijst. Je moet ermee leren werken. Ook de vraagstelling luistert nauw.

Caroline Donner, adviseur achterbanraadpleging, en Eva Vroonland, adviseur patiëntenparticipatie bij PGOsupport, delen hun ervaringen uit de proefperiode.

Van belangenbehartiging tot organisatievraagstuk

“We hebben met 4 patiëntenorganisaties ervaring opgedaan met de dialoog, voor 4 verschillende onderwerpen:

input verzamelen voor een richtlijnwerkgroep
achterhalen of en hoe leden willen participeren in zorg en onderzoek
peilen van de toegevoegde waarde van de organisatie
achterhalen welke thema’s het belangrijkste zijn voor belangenbehartiging.

“Wat deze tool aantrekkelijk maakt, is dat je er veel kwalitatieve informatie mee kan ophalen.”

Veel kwalitatieve informatie

“Wat deze tool vooral aantrekkelijk maakt, is dat je er veel kwalitatieve informatie mee op kunt halen. Het is minder cijfermatig. Deelnemers reageren ook op elkaars standpunten en bouwen erop voort. Ze prioriteren zelf al bepaalde standpunten en ideeën.”

Voor meningsvormende vragen

“Het is een innovatieve methode, met een heel andere manier van vragen stellen dan we gewend zijn. Je vragen moeten geschikt zijn voor de dialoog. Je stelt meer meningsvormende dan feitelijke vragen. En dat is best puzzelen. Bij de 4 vraagstukken kostte dat ook veruit de meeste tijd. We weten nu beter wat voor vragen zich er goed voor lenen. En dat een sterke vraag nodig is om mensen te enthousiasmeren voor een ronde 2.”

Goed instrueren

De dialoog vergt enige (digitale) vaardigheid van de deelnemers maar dat hangt van je doelgroep af: leeftijd, ziektebeeld en mate waarin ze digitaal betrokken zijn (zoals regelmatig een nieuwsbrief openen / lezen, mail bekijken). Ze moeten de dialoog met 2 rondes en een paar notificaties net even snappen. Een goede instructie vooraf aan de deelnemers is daarom zinvol en soms zelfs noodzakelijk.

Dialoog in 2 rondes

Hoe werkt de dialoog? De naam zegt het al: de tool onderscheidt zich door de dialoog. Zo kun je, omdat het online is, bij veel mensen uit je achterban meer inhoudelijke (kwalitatieve) informatie ophalen en verwerken.

De dialoog wordt uitgevoerd in 2 rondes. In ronde 1 geven deelnemers antwoord op vragen en stellingen. Daarin delen ze hun meningen, ervaringen of behoeften. In ronde 2 krijgen alle deelnemers een set antwoorden van anderen op vragen uit ronde 1 anoniem terug.

Met een score geven zij aan in hoeverre ze een mening of behoefte delen. Ze verrijken dat met hun toelichtingen. Zo leren ze van elkaar, stellen eventueel hun mening bij en komen samen tot een rangorde van meningen of behoeften. Lees meer over de mogelijkheden van de online dialoog.

Investering in tijd en geld

De tool kan veel bieden. PGOsupport begeleidt het gebruik van de tool vanaf nu op 2 manieren. Ontdek wat we bedoelen:

1 incidenteel of

2 intensief gebruik

Voor incidenteel gebruik is de investering in de online dialoogtool voor een patiëntenorganisatie behoorlijk kostbaar. Daarom bieden we je de mogelijkheid om via PGOsupport van de tool gebruik te maken. Je kunt dan gebruikmaken van onze vragenset. Dat zijn goed geformuleerde dialoogvragen over onderwerpen die bij veel patiëntenorganisaties spelen. Met de adviseur van PGOsupport kies je welke dialoogvragen passen bij jullie organisatie en vraagstuk. PGOsupport begeleidt je om er een stevige dialoog van te maken, waar nodig samen met het team van CircleLytics. Dat is makkelijker en voordeliger dan zelf het wiel uitvinden.

Wil je meer mogelijkheden en alles zelf bepalen? Dan kun je voor een abonnement rechtstreeks bij Circlelytics terecht. We kunnen je in contact brengen.

Patiëntvereniging? Meer weten over achterbanraadpleging?

Wil je meer weten over achterbanraadpleging of over de online dialoogtool? Heb je een korte vraag of behoefte aan uitgebreid advies? Neem vrijblijvend contact op met Eva Vroonland of met Caroline Donner.

Welke pot goud staat aan het einde van jouw regenboog, aan het einde van jouw Dialoog met jouw mensen? Met gerichte, open vragen geef je ze richting. Met richting bereik jij je bestemming, jouw goud. Wat is deze bestemming? Wat wil jij bereiken met jouw Dialoog? Wat zijn onze adviezen om een ijzersterke vragenlijst te maken? Waar begin je? Stephen Covey zei het al in zijn bestseller-boek “The 7 habits of highly effective people”: je begint met het einde in zicht. Of het nu je dag is, een nieuw project op je werk, of dus ook je nieuwe Dialoog!

Wat wil jij dus bereiken en waarom? We hebben op een rijtje gezet hoe je het beste jouw Dialoog kunt ontwerpen met het einde eerst in zicht. Dat geeft een hoop rust. En zodra je op de activeer-knop van jouw Dialoog, jouw vragenlijst, klikt, kun je achterover leunen. Of iets anders gaan doen.

Waar moet je rekening mee houden voordat je begint?

– Deadlines en stakeholders

– Begrijp je doelgroep

– Resultaten analyseren

– Opvolging van je Dialoog

– Succes zichtbaar maken & monitoren

– Het ontwerpen van je Dialoog: je vragenlijst maken

Ok, aan de slag nu met deze punten!

Deadlines

Ten eerste, jouw deadlines. Je Dialoog loopt niet eeuwig door, maar is evenmin een enquête met gesloten vragen. Je gaat flink verder dan dat met open vragen en meerdere rondes. Lees hier over het verschil tussen Dialoog en enquête. Je hebt dus een start (Ronde 1) en daarna Ronde 2. Twee ronden, want sommige vragen hebben een 2e Ronde. In die 2e Ronde zitten verschillende kleine, aantrekkelijke stapjes om de dialoog te realiseren en structuur te geven. Fijn zo’n deadline per ronde, want jij wil met de resultaten aan de slag. Anderen zitten waarschijnlijk op die resultaten te wachten. Bovendien hebben jouw deelnemers focus nodig: je moet een vragenlijst maken die kort, krachtig, aantrekkelijk en inhoudelijk sterk is. Eerder 3 – 5 vragen. Niet weer een online praatgroep, en doe ze een plezier: geen enquête met generieke vragen. Wanneer zet je die punt dan bij de doorlooptijd van die ronden? Wanneer moet of wil je met de resultaten aan de slag? Wie zit met nieuwsgierigheid te wachten op de inzichten die jouw Dialoog gaat opleveren? Houd rekening met 2-3 dagen voor elke ronde. Reken dus met 6 dagen vanaf het einde van je Dialoog. Nu weet je je startdatum. Wij raden aan de startdatum niet op maandag te laten vallen (drukke dag voor iedereen), en niet op vrijdag (hoofd van mensen staat vaak al naar het weekend!). En we raden aan de 2e ronde niet op maandag te laten starten, want de herinneringsmail stel jij dan waarschijnlijk op maandagochtend of zondag in, en dat zijn geen ideale tijdstippen. Zo, nu heb je de start van je planning.

Begrijp je doelgroep

Vervolgens je doelgroep. Als jouw beoogde deelnemers bestaan uit medewerkers of zeer betrokken klanten, kan zo’n 2-3 werkdagen per ronde prima volstaan. Als je doelgroep echter zeer druk is, raden we aan een weekend te laten vallen in de looptijd van ronde 1. Als je deelnemers echt wat verder van je afstaan, zoals leden bij jouw vereniging of burgers in je stad, kan het slim zijn de doorlooptijd per ronde x 3 te doen, dus 6-9 werkdagen per ronde. Als gevolg daarvan besteed je dan ook wat meer tijd aan werving en het sturen van extra herinneringen. Deze herinneringen gaan alleen naar de mensen die nog niet actief mee hebben gedaan natuurlijk. Als je doelgroep echt ver van je afstaat (weinig loyaal, onregelmatig contact, of beperkt online), heb je een serieuze campagne nodig om hun betrokkenheid te prikkelen. Dan heb je social media en andere wervingstactieken nodig, waar we je graag persoonlijk over vertellen. Of je wint advies in van jouw communicatiedeskundige in je eigen organisatie.

Resultaten analyseren

Ten derde, houd er rekening mee dat je wat tijd nodig hebt om door de resultaten te gaan na afloop en die in bijvoorbeeld een powerpoint te zetten. Je hebt minimaal 15-60 minuten nodig per vraag. Hanteer als vuistregel dat je 3, maximaal 5 vragen stelt per Dialoog. Als je kenmerken hebt gebruikt (zoals leeftijdscategorie, afdeling, hoe lang in dienst, etc) om resultaten op te filteren, houd dan rekening met een extra 30 minuten analysetijd per vraag. Je kunt vele uren besteden aan de data. En met de analyse-tools die we hebben gemaakt is dat erg verleidelijk. We maken steeds meer tools die jouw analysetijd zeer beperken, maar wel fijn je nieuwsgierigheid bevredigen.

Onze tip: baken je tijd goed af. Bedenk wie je nodig hebt om de resultaten door te nemen en om bijvoorbeeld een presentatie voor te bereiden. Plannen dus! Deze doorlooptijd komt bovenop de looptijd van de beide ronden samen. Reken bijvoorbeeld met 2 x een 1,5 – 2 uur analysetijd voor 4 vragen. En een uur om de grafieken in een document/powerpoint te plaatsen, en meer tijd als je ze zelf wil maken. Vergeet niet: via je dashboard kun je een gestandaardiseerd excel rapport downloaden, deze aanpassen naar behoefte, en dan als PDF opslaan. Dat versnelt jou enorm, en dus ook je besluitvorming.

Opvolging van je Dialoog

Ten vierde: misschien ben jij degene de Dialoog ontwerpt en uitvoert, maar níet de eigenaar van de acties die daarop volgen. Afhankelijk van de onderwerpen die je bevraagt moet je zorgen dat je de belangrijkste stakeholders aan boord hebt om ook echt met de resultaten aan de slag te gaan. Plannen en organiseren dus! Voor hen goed nieuws dat je CircleLytics Dialogen inzet, want deze geven duidelijke cijfermatige én kwalitatieve inzichten, met duidelijke acties hoe verder. Stel dat je vraag was “Wat is jouw beste idee voor …. en waarom?” en in ronde 2 “Waardeer de ideeën van anderen en licht toe hoe we die het slimste kunnen uitvoeren.” Alles wordt realtime gebundeld dus je weet meteen wat je slimmer kan doen om de beste ideeën tot succes te brengen. Opvolging is belangrijk. Opvolging maakt de tool samen met jouw deelnemers makkelijk en concreet, maar je moet dat dus wel vooraf al organiseren.

Succes zichtbaar maken & monitoren

Ten vijfde, het succes van je acties. Als je opvolging geeft aan de resultaten van je Dialoog, en acties uitzet, wil je het succes monitoren. En niet alleen monitoren, maar bovendien communiceren, zichtbaar maken naar de betrokkenen. Je kunt ze dan zelfs opnieuw bedanken! Veel klanten zetten de Dialoog in om deze monitoring heel concreet te maken. Ze gebruiken dan vragen zoals: “We zijn aan de slag gegaan, door jullie ideeën, met ….. . Hoe goed vind je momenteel dat dit al uitpakt? Geef een 1 – 10 als cijfer en vertel ons concreet wat jij goed vindt gaan.” En meteen de vraag erbij: “Wat is nog een extra, waardevolle stap om ….. nog succesvoller te maken en waarom?”. Je gaat dan dus een nieuwe vragenlijst maken. Misschien herhaal je sommige vragen in de loop der tijd. Daag jezelf uit om weer het hele proces door te lopen: begin bij het eind: waar ben je naar op zoek?

Dan de Dialoog zelf: het ontwerpen van vragen

En ten zesde pas: het maken van je vragenlijst. Een sterke Dialoog vergt ijzersterke vragen. Deze moeten relevant, specifiek, inspirerend en uitdagend zijn. We hebben alle belangrijke principes om een ijzersterke vragenlijst te maken samengevat in een White Paper. Dit op basis van 1.000den vragen, Dialogen bij meer dan 300 organisaties. Download deze hier. Bedenk goed of sommige vragen wél een gesloten schaal nodig hebben omdat je ook cijfers wil tonen. Combineer in dat geval gesloten schalen mét open antwoord, en mét de 2e ronde. Zo krijg je het beste resultaat. De 2e ronde zorgt dus dat alle open antwoorden gewaardeerd en verrijkt worden door de deelnemers zelf. Dit vergroot de relevantie en de snelheid waarmee je resultaten naderhand realtime klaar zijn. Neem 2 of 3 iteraties (sessies) om tot ijzersterke vragen te komen. Gebruik onze bibliotheek met 600+ gevalideerde, of op research gebaseerde vragen, of ontwerp ze zelf. Als meerdere mensen de vragen moeten goedkeuren, zorg dan dat je daar wat looptijd voor inbouwt (2-3 dagen bijvoorbeeld). Voorkom dat deze andere mensen jouw Dialoog beschouwen als ‘soort van enquête’ en daar ineens heel veel vragen in willen forceren, zwak geformuleerde vragen, en heel veel meerkeuze of andere gesloten vragen. Een Dialoog is geen enquête. Jij wil meningen vragen, en mensen willen die geven! Bij het ontwerpen zul je rekening moeten houden met mogelijke meertaligheid van je doelgroep. En aangezien je open antwoorden wil, en dus met meertaligheid te maken kan krijgen (en deelnemers ook in de 2e ronde) moet je bijgaand blog goed lezen en de beste optie kiezen. Wij helpen je daar graag bij.

Dus…

Maak een planning aan de hand van deze tips en vuistregels. De belangrijkste activiteiten ken je dus nu. Jouw context kan net weer anders zijn, dus houd onze blogs in de gaten en aarzel niet om ons om feedback of advies te vragen. Je kunt ook op onze partner-pagina kijken welke consultants/adviseurs veel van jouw onderwerp afweten en jou kunnen helpen bij het vinden van jouw pot goud! En nu aan de slag om zelf je eigen vragenlijst te maken. En belangrijker nog: je deelnemers echt te betrekken in onderwerpen die er toe doen en luistert naar hun meningen! Dát is het vernieuwde Employee Listening.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Succes met je Dialoog!

Ben je bereid los te laten?

Hoop zorgt ervoor dat je nieuwsgierig bent en je je in iets onbekends durft te verdiepen. Ben jij als leider in dialoog met jouw team, jouw medewerkers over de strategie en toekomst van je organisatie. Waar werken jullie samen naartoe? Hoe bouw je aan draagvlak met je medewerkers?

Een terechte vraag van een medewerker in deze tijd: waar gaan we heen? Elke ooit uitgedachte strategie, zorgvuldig ingevuld stappenplan en toekomstideaal ten spijt: er is geen 100% bevestiging van de toekomst, zeker nu niet. Thuiswerk, recessie ja of nee, een constant veranderende markt, brengen teveel onzekerheden, wisselende situaties en maatregelen met zich mee. Deze zorgen ervoor dat je als organisatie flexibel moet kunnen acteren. In dialoog met medewerkers moet gaan én blijven. Dat is niet hetzelfde als geen plan hebben en in het moment meebewegen overigens.

Wat de medewerker vraagt is: Naar welke stip op de horizon werken we toe? En wat is mijn en ons perspectief op termijn? – A cry for hope. En ga je met ons als medewerkers daarover in dialoog? Denken wij daar samen over mee dus? Zonder draagvlak komt er niemand in beweging.

Hoop biedt perspectief

Een perspectief zien, ontstaat vanuit de hoop op iets anders dan waar we nu staan. Deze hoop is gericht op de toekomst en hoop is belangrijk om überhaupt successen te boeken. Hoop inspireert altijd om van de gebaande paden af te wijken, te onderzoeken en onszelf en de samenleving verder te ontwikkelen. Filosoof Ernst Bloch schreef daar prachtig over, wat tot uiting kwam in onder meer het boek “Stil de Tijd” van Joke Hermsen.

Als je kritisch durft te kijken naar jezelf en jouw organisatie: waar ben je dan zo druk mee? De meeste medewerkers zijn de hele dag druk met brandjes blussen en taken uitvoeren. In de waan van de dag is er nauwelijks ruimte om na te denken over de nabije toekomst. We gaan in cadans verder en denken niet ver vooruit. En later komt steeds dichterbij. Kun je de kansen die er liggen dan op tijd grijpen? En hoe betrek je je medewerkers hierin?

Want je hoeft dat als bestuurder of ondernemer niet alleen te bedenken. Juist niet. Neem je medewerkers mee en geef ze de vrijheid om out of the box te denken. Op die manier delen ze al hun kennis en ervaring.

Vragen stellen, draagvlak krijgen

Stel vragen als: Waar wil je naartoe als organisatie denk je? In welke vorm zie je de toekomstige organisatie en waarom? Wat zijn toekomstige wensen van klanten volgens jou en waarom? Wat is onze positie in de markt? Wat kunnen we hiervan al vormgeven, een eerste stap? Wat is je gevoel daarbij? Wat is een zorg daarbij? Wat is de ontwikkeling in ons vakgebied en hoe kun je hier als organisatie op inspelen? Wat hoop je hoe onze kinderen onze organisatie later zien?

Maar bied ook de ruimte om medewerkers weer perspectief te geven in hun eigen ontwikkeling. Immers, mensen hebben hoop en perspectief nodig om verder te kunnen. Want als ze dat niet helder krijgen of in elk geval medezeggenschap over hebben, volgen frustraties. Bovendien loop je het risico dat mensen gedemotiveerd raken. Productieve medewerkers zijn namelijk niet bij voorbaat gelukkige en loyale medewerkers. Mensen willen op een positieve manier uitgedaagd worden en betrokken worden. Zo bouw je aan draagvlak. Door met ze in dialoog te gaan en te blijven. Ze willen ervaren dat hun mening en ervaring er serieus toe doet. Dat laat Gallup onderzoek al 15+ jaar zien.

Ontdek de intrinsieke motivatie

Een stip op de horizon is nodig om de intrinsieke motivatie bij medewerkers te activeren. Dit kun je met de mensen uit je organisatie bedenken. Zoals met de online dialoog van CircleLytics. Je vraagt via scherpe, open vragen om hun meningen en daarop bouwen ze samen voort. Zonder sociale druk van anderen, zonder limiet van aantal medewerkers dat mee mag doen. Zonder de druk van de klok. Hierdoor haal je ze uit patronen. buiten hun comfort-zone. Hierdoor maak je mensen bewust van onzekerheid, van een nog onbekende toekomst. Vervolgens krijgt dat dus juist tijd en aandacht. Dat is geruststellender voor het brein. Daardoor kan het brein positiever omgaan met onzekerheid. Want alleen roepen “over 10 jaar is alles overgenomen door robots” en “alles groeit exponentieel” maakt geen vrienden maar stimuleert eerder angst. En angst een slechte raadgever en veroorzaakt weerstand. Afwezigheid van draagvlak betekent afwezigheid van succes en bedreigt je voortbestaan.

Draagvlak krijgen vergt reflectie

In hun eigen tempo gaan medewerkers reflecteren en nadenken over waar kansen liggen en hoe ze de toekomst zien. Medewerkers die hun mening snel klaar hebben, hebben vaak niet de beste ideeën, en soms alleen een luide stem. Medewerkers die meer tijd nodig hebben, de denkers, de introverten, nemen graag de geboden tijd. Want veelal zijn zij de mensen die met de meest briljante ideeën komen. Zoiets kun je niet eventjes in een workshop of online sessie van een uur of twee ‘duwen’. Daarom mijn vraag aan jou: gun je ze die benodigde tijd voor reflectie. Om te ontdekken waar draagvlak voor bestaat? En aanvullend voor reflectie op elkaars perspectieven en ideeën?

Samen veranderen

Samen ga je plannen bedenken om tot de gewenste veranderingen te komen. Immers, de kennis en ervaring van alle medewerkers samen is enorm. Dit collectieve brein (collective intelligence) kun je inzetten om tot een gewenste verandering te komen, die beter is dan je ooit had kunnen bedenken. Beter dan wat slechts met je eigen team bedacht kan worden. Samen bedenken en creëren en de hoop stimuleren op verandering. Dit zorgt ook voor de daadwerkelijke verandering binnen de organisatie. Dat gaat waarschijnlijk niet zonder slag of stoot. Wel met groot draagvlak binnen de organisatie en dat alleen al brengt de verandering sneller tot stand dan dat je die eenzijdig aankondigt of in het ongewisse laat.

Maurik Dippel, mede-oprichter en CEO van CircleLytics. CircleLytics wordt ingezet door management, HR, netwerkorganisaties en overheden om in dialoog te gaan met de achterban. Volg ook #EmployeeDialogue en #OnlineDialogue op Linkedin.

Wil je een demo van onze Dialoog, klik dan bijgaande button.

Request demo

Open vragen voor hoge respons én diepgang

Hoe was jouw dag? Wat zullen we doen komend weekend? Wat vind je van dit idee? Hoe kunnen we dit probleem het beste oplossen? Open vragen dus. Van gesloten vragen die enquêtes ons voorschotelen zijn mensen flink moe (het begrip survey fatigue, oftewel enquête-moeheid). Dat is te begrijpen. We willen immers onze mening kunnen geven, bijdragen aan het vraagstuk, en niet gedwongen worden uit een gelimiteerd aantal antwoorden te kiezen. Daardoor weten mensen bovendien dat je ze serieus neemt, ze vertrouwt. Hierdoor krijg je meer meningen op tafel, en bovendien een hogere respons. Als gevolg wordt je onderzoek betrouwbaarder van open vragen. Vergeet overigens niet dat mensen en dus ook medewerkers in het heden en in de toekomst leven: vragen stellen over het verleden, zeker het verre verleden zoals maanden of een jaar geleden motiveert niet.

Gesloten vraag mét open antwoord

Ook als je een gesloten vraag stelt (score, meerkeuze, stelling), is het in beginsel beter om het open tekstveld aan te bieden. Gesloten vragen dus combineren met open vragen in één en dezelfde vraag. Vraag de deelnemer om de score of het antwoord op de meerkeuzevraag concreet toe te lichten. Bijvoorbeeld “met een recent, helder voorbeeld”. Door om een toelichting te vragen, wordt de score niet zomaar aangeklikt maar doordacht gegeven. Hierdoor is je resultaat betrouwbaarder. Bovendien leer je over de redenen die achter scores schuilgaan en kun jij je cijfermatige resultaten duiden. Je kunt daardoor ook analyseren of er per vergissing lage scores zijn gegeven (ja dat gebeurt bij enquêtes), terwijl het open antwoord op het tegenovergestelde wijst; of andersom. Als gevolg daarvan wordt je onderzoeksresultaat beter, en kun je lezers succesvoller informeren en overtuigen.

Dus niet: “Hoe beoordeel je ABC”
Maar wel: “Hoe beoordeel je ABC en kun je dat duidelijk onderbouwen?”

Beperk jezelf niet

Huidige technologie van enquête-aanbieders is erg gelimiteerd in het verwerken van open antwoorden. Daarom ontmoedigen de marktleiders nog steeds om open vragen te stellen. De meeste websites van deze aanbieders zijn daar heel duidelijk in. De verwerking van de gegevens staat daardoor bij hen bóven de kwaliteit van jouw onderzoek en boven het belang van jouw deelnemers. Wij menen dat dat achterhaald is. De technologie van CircleLytics is juist ontwikkeld om open antwoorden te verwerken en om te zetten in informatie. Op een manier die deelnemers ontzettend waarderen. Hierdoor word jij niet gelimiteerd om het goud van de open antwoorden te delven.

Prof Neely (University of Cambridge):”People often reveal their true thoughts and feelings in the open-ended comment boxes. In general, the content of these comments offers a much more reliable predictor of a people’s behaviour.”

Hoe ga je met open antwoorden om?

Wat is het verschil tussen het verwerken van open antwoorden op open vragen door een enquête-tool en door CircleLytics? We leggen dat uit aan de hand van een simpel voorbeeld. Na een reorganisatie van HR, waarbij zij decentraal als business partner zijn gaan werken, wil management en HR het resultaat onderzoeken. De vraag was heel simpel: “Hoe beoordeel je de effecten voor jou van de decentralisering van HR en kun je dit toelichten?” Circa 3.000 medewerkers konden een 1-10 score geven en gaven hun toelichting. De gemiddelde score was hoog. De antwoorden werden daarna gegroepeerd op basis van word count en topic modeling. Hierdoor konden 14 thema’s worden gegroepeerd. Klaar?

Sentiment, gewicht & waarde meten

Voor enquêtes wel. Voor CircleLytics begint het dan pas omdat open vragen precies onze kracht zijn. Met deze technologie kan per vraag bepaald worden of er een 2e ronde is. In die 2e ronde worden de ongesorteerde antwoorden, in gevarieerd samengestelde setjes, teruggestuurd naar deelnemers. Zij mogen deze beoordelen en voorzien van een score -3 tot +3, sleutelwoorden kiezen en een toelichting geven op hun score. Zij geven dus een sentiment, een weging mee aan antwoorden van anderen. Door woorden te kiezen, geven zij die woorden nota bene een extra weging mee. Hierdoor geven ze semantische waarde aan de data. Dat is een enorme verrijking. Dus nog voordat technologie analyses gaat uitvoeren, gaan 100en of zelfs 1.000en deelnemers dat doen. In de praktijk blijkt dat enorm aantrekkelijk: meer dan 50% van de deelnemers beoordeelt meer dan 40 antwoorden van anderen. Deelnemers houden van deze manier van open vragen beantwoorden en investeren enorm in hun deelname. Dat is wat anders dan de moeheid waar enquêtes onder gebukt gaan….

Wat blijkt …

Terug naar ons voorbeeld: 3.000 deelnemers die gemiddeld 30 antwoorden beoordelen, zijn bijna 100.000 denkslagen. Die 2e ronde wordt collectieve intelligentie genoemd. Hierdoor kreeg de klant een geheel nieuw inzicht. In plaats van 14 thema’s bleek na de 2e ronde, maar 3 thema’s echt favoriet te zijn en draagvlak te hebben. Bij nader inzien focusten de deelnemers dus op die 3 thema’s. Bovendien kwam een 4e, nieuw thema naar boven, waar een enkeling aan dacht in ronde 1, maar een grote groep deelnemers voor viel in ronde 2 door deze positief te beoordelen. Het thema ging over de waarneming van iemand dat de HR business partners zelf het zwaar te verduren hadden…. Een enkele had empathie daarvoor. Het thema kwam door een gewone enquête van 1 ronde, gewone word count en topic modeling niet boven tafel. Alleen door de 2e ronde van CircleLytics konden deelnemers bij nader inzien een ander thema prioriteit geven, een weging. Een ongekende verrijking van het onderzoek.

Daarom dus dialoog

Dat is de reden waarom de technologie van CircleLytics geen enquête heet maar dialoog. Want dialoog vergt dat mensen bereid zijn in tweede instantie anders over je vraagstuk na te denken en CircleLytics structureert dit. Ze leren van de antwoorden van anderen en kunnen het met afwijkende antwoorden eens zijn, deze afwijzen of ertussen in. Mensen denken in tweede instantie beter na, raken meer geïnformeerd door de antwoorden van anderen, kunnen zich beter nuanceren of zelfs flink hun inzicht veranderen. Ze schrijden immers dit inzicht voort: ze denken eerst snel, en daarna vertraagd (lees ook Kahneman’s onderzoek), en dat levert jouw onderzoek meer diepgang op: hun eerste ronde-resultaten kun je vergelijken met de resultaten uit de tweede ronde: je ziet het verschil.

Wanneer dan wél een enquête?

Vergeet het woord enquête eventjes. Want ons advies en ervaring is om per vraag in CircleLytics het ontwerp te bepalen. En dus of je een gesloten schaal wil toevoegen, een meerkeuze wil voorleggen, en of je het tekstveld wil aanbieden. Daarbij pas je de vraag aan als je een tekstveld toevoegt. Je vraagt in dat geval namelijk expliciet naar invulling van dat tekstveld en dat vergt een open vraag. Ten slotte bepaal je of de vraag in de 2e ronde meegaat en stel je deadline daarvoor in. Je combineert dus de oude enquête met de nieuwe mogelijkheden van het open tekstveld en de 2e ronde. En als een vraag geen ruimte laat voor zelf nadenken maar gewoon een score of aanvinken van een vooraf bepaald antwoord, dan laat je de 2e ronde achterwege, en eventueel zelfs het tekstveld. Alles vanuit één tool. Wil je verder nog je tips voor het formuleren van ijzersterke vragen, lees dan ons WhitePaper met ontwerpprincipes.

Analyses en resultaten

Concluderend dus: de respons en kwaliteit worden hoger. Nog belangrijker: accurate cijfermatige uitkomsten en betrouwbare duiding van deze cijfers. Met open vragen dus. Aanvullend kun je de resultaten in CircleLytics nader analyseren via onder andere de unieke Weighted Word Count waarbij het sentiment (score / selectie van woorden) wordt meegewogen. Want dit leidt tot gehele andere inzichten dan de oude word count.

Alles heeft een houdbaarheidsdatum. Ook al ben je nog zo gewend aan de enquête, iets dat moeheid bij deelnemers veroorzaakt, en kwetsbare kwaliteit vertoont, is toe aan vernieuwing.

We nodigen je graag uit om kennis te maken met de kracht van mensen, op basis van (vooral) open vragen, met de CircleLytics Dialogue Solution.

Demo aanvragen

Elk jaar, kwartaal of maand moet HR er aan geloven, en medewerkers ook … de medewerkers-enquête. Op 10 tot soms wel 80 vragen scores ophalen van medewerkers. Algemene vragen. Voor specifieke uitdagingen. Dat is geen match. Mensen zijn daarom niet al te gelukkig met enquêtes. Het is voor hen niet goed zichtbaar wat er daarna mee gedaan wordt. En hun echte mening kunnen ze niet kwijt. De kopzorg voor de directie en HR begint daarna pas en dat ligt bij HR op het bordje. De grote vraag is namelijk: wat is het waarom achter de cijfers van de enquête? Wat moeten we nu?

Weet je het waarom, dan kun je pas sturen

Inmiddels hebben 300+ organisaties met medewerkers achterhaald wat het waarom is, hun echte, eigen meningen achter de cijfers. Het verhaal van de mensen zelf. Zeker nu medewerkers thuis-en kantoor combineren, flink overwegen om van baan te wisselen, is het nog meer van belang om te weten wat er echt bij ze speelt. Algemene vragen met een score leveren dat antwoord niet. De volgende stap is om in dialoog te gaan met medewerkers.

HR directeur: “Gallup onderzoek laat al jaren zien dat medewerkers meer gemotiveerd zijn als ze hun eigen mening mogen geven. Dát blijkt echt een goudmijn in onze organisatie.”

In dialoog kun je pas echt luisteren

De vragen die je aan je partner, vrienden en familie stelt beperken zich niet tot meerkeuze en scoorbare vragen. Waarom dan wel in het geval van medewerkers? Met medewerkers ga je dus voortaan ook in dialoog met open vragen. Met open vragen toon je vertrouwen, openheid, interesse in medewerkers. Met open vragen krijg je antwoorden die er toe doen, die het verschil maken, het inzicht geven. Bekijk eens ons whitepaper met alle ontwerpprincipes om ijzersterke open vragen te formuleren.

Wie vraagt, die krijgt. En dan?

Onze klanten, vooral HR en management teams, zetten CircleLytics in om open vragen te stellen aan 10 tot wel 100.000 medewerkers. 100% inclusief: iedereen doet gewoon via een link mee. De antwoorden mogen anoniem gegeven worden. Daarna mogen ze de anonieme antwoorden van anderen zien en aangeven of ze deze heel waardevol of niet zo waardevol vinden. Dat betekent dat alle gestructureerd wordt en jij weet wat het meest belangrijk is.

En wat levert luisteren naar medewerkers echt op?

Blije medewerkers. Je neemt ze serieus en dat maakt indruk. Bovendien leer je vreselijk veel van wat ze vertellen, lossen ze problemen op, maken ze verbeteringen zichtbaar. Gewoon omdat je ze ernaar vraagt. Management waar HR business partner voor is, is hier enorm over te spreken: zij snappen wat er achter cijfers schuil gaat en HR geeft ze informatie in handen om betere beslissingen te kunnen maken.

Wil je eens kennismaken met de online dialoog van CircleLytics? Contact ons.

Maurik Dippel, CEO, mede-oprichter

Royal HaskoningDHV heeft wereldwijd 5.700 medewerkers, verspreid over 30 landen; ongeveer de helft van deze medewerkers is werkzaam in of vanuit Nederland. Wij leveren diensten op het gebied van luchtvaart, gebouwen, energie, industrie, infrastructuur, maritiem, mijnbouw, transport, stads- en plattelandsontwikkeling en water.

Voor Royal HaskoningDHV Nederland is een ondernemingsraad (OR) ingesteld, bestaande uit 13 leden. Er zijn specifieke onderdeelcommissies voor elk van de Business Lines en voor de gezamenlijke Corporate Groups.

Aanleiding: een goed advies

We waren eigenlijk niet specifiek op zoek naar nieuwe manieren om in gesprek met medewerkers te zijn. Tijdens een training over professionalisering van de OR werden we door Winfried Bouts van de WissemaGroup geattendeerd op het instrument CircleLytics (destijds nog onder de naam CouncilWise). We werken continu aan de verdere professionalisering van de OR. Contacten met de achterban zijn daarvan een belangrijk onderdeel. Door middel van de online dialogen van CircleLytics kunnen we onze effectiviteit in het contact met de achterban verbeteren.

Anoniem, breed inzetbaar en gelijkwaardig

Naast de online dialogen, versturen we ongeveer elke 6 weken een OR-nieuwsflits waarin we verslag doen van de onderwerpen waar de OR zich mee bezig heeft gehouden. Verder hebben we intranetpagina’s met allerlei informatie over de OR en op deze pagina publiceren we ook de verslagen van de OR-vergaderingen en de advies- en instemmingsbrieven. Daarnaast organiseren we met enige regelmaat achterbanbijeenkomsten op locatie en wonen we adviesgroepoverleggen bij. Ook de onderdeelcommissies zijn een belangrijke schakel in het contact met de achterban; zij halen voor hun overleg met de Business Line directie “voer van de vloer” op. De online dialogen zijn echter anoniem, iedereen van de relevante doelgroep kan gelijkwaardig meedoen, én ze luisteren ook naar elkaar in de 2e ronde. Dat is een ander niveau van communicatie en interactie met de achterban.

Hoe pas je de online dialoog van CircleLytics toe?

We proberen met de online dialogen eens per maand een actueel thema of een speerpunt van de OR bespreekbaar te maken. Of we kiezen een thema dat door medewerkers is aangedragen in vorige dialogen. Zij kunnen ons dus bij elke dialoog attent maken op onderwerpen die mogelijk breder spelen. We zetten die maandelijkse dialoog op onder de medewerkers in Nederland. Daar waar nodig of handig zetten wij een specifiek onderwerp uit onder een bepaalde groep medewerkers (bijvoorbeeld per Business Line) want dat kan ook. Je kunt ook dialogen uitzetten onder alle medewerkers, en daarna allerlei uitsplitsingen maken. Omdat niet alle medewerkers in Nederland de Nederlandse taal machtig zijn, zetten wij de online dialogen tweetalig uit: in het Nederlands en in het Engels.

De top vijf resultaten van de dialogen delen wij in de OR-nieuwsflits. Deze top vijf bespreken we met de directie en relevante personen/onderdelen (bijvoorbeeld de Corporate Group Communications & Brand of Human Resources Management). De inhoud en de timing van de dialogen wordt vooraf ook afgestemd met Communications & Brand; we hebben allemaal onze eigen verantwoordelijkheid en daarom willen we elkaar op de hoogte houden, ook omdat het bedrijf ook onderzoeken onder medewerkers houdt.

De resultaten van de dialogen zijn onderwerp van gesprek tijdens OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met de directie (OV) en – indien relevant – in het overleg met de Raad van Commissarissen.

Wat leveren de dialogen jullie op?

Deze online dialogen:

geven de OR veel meer legitimatie om onderwerpen aan te dragen bij de directie en zorgen voor meer draagvlak wat betreft de standpunten van de OR. Met de uitkomsten kunnen wij (nog) beter in gesprek met directie over te maken keuzes met betrekking tot de toekomst van Royal HaskoningDHV.
zorgen ervoor dat de OR beter op de hoogte is van wat er leeft in de organisatie.
vergroten de betrokkenheid van medewerkers, zowel bij de organisatie als bij de medezeggenschap. Het vergroot bovendien de inclusiviteit binnen de organisatie
leiden tot onderbouwde, goede gesprekken met directie en HR.

Hoge waardering van medewerkers

Over het algemeen waarderen de medewerkers het instrument. Dat blijkt uit de hoge participatiegraad én de hoge beoordeling van het instrument, waar aan het eind naar gevraagd wordt. Medewerkers geven dus meteen een ‘rating’ aan het instrument en onze dialoog.

Wij krijgen ook reacties naar aanleiding van de online dialogen, waaruit blijkt dat er onderling over wordt gesproken, dus onderwerpen gaan (nog) meer leven in de organisatie.

Potentieel van de organisatie komt op tafel

Door de resultaten van deze online dialogen wordt de OR een volwaardiger gesprekspartner omdat we goed weten wat er speelt in de organisatie. De resultaten zijn ook een goede onderbouwing en versterking van onze standpunten, waardoor ook de directie een duidelijk beeld krijgt van wat er leeft. Verder wordt door het gebruik van CircleLytics het potentieel aan kennis dat aanwezig is in de organisatie veel beter benut. Directie en OR kunnen op basis van de resultaten van de online dialogen beter beoordelen wat de impact is van de keuzes die gemaakt worden en daarmee wordt de besluitvorming van de zeggenschap en medezeggenschap versterkt.

En bovendien: het is gewoon leuk om te doen!!

Demo aanvragen

Tja, regels. Welke hinderen medewerkers nu echt, snappen we waarom en kunnen we dit oplossen? Hoe zorg je als ondernemingsraad, HR, manager of CEO ervoor dat medewerkers hierover actief meedenken, ideeën aanreiken en prioriteiten helpen stellen? Zij weten immers precies waar ze elke dag van balen en wat hun werk frustreert.

Ik herinner me een college over Mintzberg en het nut van bureaucratie om chaos te beheersen bij groeiende organisaties. Nu is de opvatting dat we juist wendbaar moeten zijn, bottom-up besluitvorming, servant leadership en agility moeten omarmen omdat markten zo grillig zijn. Voorwaarts! Toch? Weg met regels dus? Vrijheid en vertrouwen zodat we creatief kunnen zijn en samen problemen oplossen? Zoals Seth Godin in zijn boek en TED talk Tribes al aangaf dat mensen het makkelijkst de kant op te leiden zijn die ze altijd al op wilden. In een onderzoek van McKinsey over stabiliteit versus wendbaarheid, geven de auteurs aan dat modern leiderschap de kunst is van het wegnemen van procedures, structuren en regels die verandering in de weg staan, en het behouden van wat nodig is.

En welke regels en procedures moeten dan wél blijven? Welke staan mensen in de weg om te veranderen in een richting die ze allang uit willen?

Het bijzondere is dat we niet zomaar houden van verandering. Althans, niet als we er geen invloed op hebben, geen deel van uitmaken, geen mede-eigenaar van zijn. We deinsen terug bij verandering als we hier geen rol in vervullen, zo blijkt uit onderzoek van bijvoorbeeld de American Psychology Association inzake Well-Being. Stress neemt toe naarmate medewerkers bedreiging zien van de waarden waar ze impliciet naar leven en werken. En andersom. Waarden zijn daarmee nogal slimmer om in te zetten dan regels! Dat ontdekte Netflix al wat langer geleden. Ze volgen onder andere een hele simpele regel: Avoid Rules! People over Process! Iets genuanceerder blijkt bij bestudering dat Netflix regels alleen toestaat als iets tot onomkeerbare schade kan leiden. Netflix staat blijkbaar een foutmarge toe, om te leren dus. Fail fast often zeggen startups en guru’s zoals Gary Vaynerchuk dan wel eens. Wij ook. En regels houden dit leerproces tegen.

Rudy Snippe heeft het in zijn boek “Doorbreek uw bedrijfscultuur” over het zelf-refererend vermogen van organisaties. Ze houden hun eigen systeem, en regels, in stand en confirmative bias zorgt ervoor dat mensen dan vooral openstaan voor signalen die hun gelijk bevestigen en geen bedreiging vormen voor hun reeds bestaande beeld of opvattingen. Managers of medewerkers die zeggen: “dit moet nu eenmaal zo, omdat dat de regels zijn, vraag mij niet waarom” of “zo werkt dat hier niet” wens je niemand toe, behalve je concurrent. Nou, zelfs die niet …

Demo aanvragen

Er zijn aanwijzingen dat alleen al in de zorgsector in Nederland €5 mld aan administratieve lasten wordt verbrand. Nu is het nogal wat om te zeggen dat dit ‘dus geschrapt’ kan worden, want regels bieden ook structuur, ondersteunen het afleggen van verantwoording en maken risico’s inzichtelijk en beheersbaar. En niet in de laatste plaats wil de wetgever ook nog allerlei zaken nageleefd zien worden, zoals vereisten bij een vergunning, aanbesteding, et cetera.

Laten we het hier bij? Nee, zeker niet. Wat als je 2 x per jaar een slimme online dialoog voert en aan je medewerkers zou vragen welke regel volgens hen afgeschaft kan worden en waarom ze dat zeggen? Wat als je medewerkers op elkaars ideeën kunt laten reageren, waardoor deze onderbouwd worden en je daarna weet welke potentieel kunnen worden afgeschaft, en nog belangrijker: waarom! Wat als je ook zou vragen welke regel ervoor zorgt dat ze juist stabiel en gestructureerd hun werk kunnen doen? Die hen helpt en duidelijkheid verschaft?

Eén van onze klanten heeft het onderwerp ‘regels’ aangepakt door eenvoudig weg haar medewerkers te vragen (bijna 3.000 medewerkers) om regels te noemen waar de organisatie en zij alleen maar last van hebben en de klant niet gebaat bij is. Vervolgens vraag je in ronde 2 hoe ze de input van anderen waarderen en prioriteren (door het geven van een score tussen -3 en +3). Bovendien vraag je in die 2e ronde waarom ze de input van anderen zo scoren. De opbrengst was helder en te verdelen in:

1 regels die medewerkers hinderen in hun werk en niet verklaarbaar nog steeds bestaan;

2 regels die hinderlijk zijn, maar een doel dienen;

3 regels die nog maar eens serieus bekeken moeten worden maar die de schijn tegen hebben.

Alles wat onder 1 valt kan na verdere analyse worden vereenvoudigd of verwijderd worden. Let op het keten-effect: stel de vraag waar de regel zijn herkomst aan ontleent. Snappen we dan nog steeds of de regel achterhaald en onnodig is? Als nodig in een kleine(re) groep verdere online dialoog voeren.

Alles wat onder 2 valt, wordt nader uitgelegd. Blijkbaar moet je medewerkers vooral helder maken dat die regels bestaan en waarom naleving nodig is. Besef dat ze dat blijkbaar niet wisten. Ga daarom na waarom ze dat niet wisten? Waarom zijn er regels die onbekend zijn, ongetraind zijn en / of niet terug te vinden? Je kunt belangrijke regels ook via dilemma’s slim trainen met groepen medewerkers. Neem contact met ons op, als jou dit aanspreekt.

Alles wat onder 3 valt, tenslotte, moet je nader analyseren. Je kunt met de groep die deze identificeerden verdiepende online dialogen voeren om duidelijk te krijgen wat je hier mee moet. Ook hier geldt: wat is de herkomst, waarom begrijpen we niet waarom deze regels er zijn?

Je begrijpt de boodschap. Het gemak om rommel op te ruimen en belangrijke regels de zichtbaarheid te geven die ze verdienen zijn beide pure noodzaak. Iets wat je eenvoudigweg niet kunt laten liggen. Je wil hier niet mee wachten: regels wil je of kwijt, of nageleefd zien. Er tussenin zit volgens ons niets. Zo valt werk, noch de klant, noch je medewerker tussen de wal en het schip.

Hoe verder? Wij kunnen een programma met jullie organisatie of afdeling opzetten voor bovenstaande uitdagingen. Binnen 2 weken heb je de eerste resultaten met groepen vanaf 10 medewerkers tot wel 10.000den. Je zult versteld staan en je investering vlot hebben terugverdiend. Wat zich niet alleen uit in geld en wendbaarheid, maar ook een hogere tevredenheid en inzet van medewerkers. De beste bedrijven in de wereld, hebben een fundament gebaseerd op de inzet van deze medewerkers. Niet de CEO van IKEA, maar een medewerker kwam destijds op het idee om de poten van de LÖVET tafel te verwijderen, om zodoende ‘platte verpakkingen’ te ontwikkelen als slimme, klantvriendelijke logistieke oplossing. Onderschat de medewerkers niet, ze hebben ideeën, willen hun werk graag verbeteren en als geen ander weten ze welke regels overboord kunnen én welke juist hard nodig zijn.

Zin in een uitdaging? Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Wat zijn juiste vragen aan medewerkers? En hoe krijg je meer inzicht uit de antwoorden die deelnemers invullen? Wat is het het hoe en waarom van de keuze? Wat is het echte onderliggende verhaal? Of blijft dat onder de oppervlakte hangen?

Juiste vragen leiden tot een geslaagde vragenronde

De juiste vragen stellen klinkt simpel, dat is het niet. Dat blijkt wel uit talloze enquêtes die je ooit als organisatie hebt verspreid. De response is laag, de antwoorden geven nauwelijks de gewenste resultaten en de frustraties van medewerkers nemen alleen maar toe, want ze hebben het gevoel dat er ‘niks gedaan wordt’ met hun response.

We nemen het woord enquête dan ook niet in de mond. We hebben het over uitdagen, luisteren naar elkaar, samenwerken, waarbij de insteek is om de dialoog met elkaar aan te gaan. Bij vragenrondes zijn juiste vragen een kritiek punt of de vragenronde geslaagd is. Met geslaagd in deze zin bedoelen we: of de uitkomsten leiden tot oplossingen die bijdragen aan het doel van de vragen.

Vragen bedenken is lastig

We hebben geconstateerd dat vele organisaties moeite hebben met de vraagstelling. Je komt niet zomaar tot de juiste vragen. We hebben daarvoor afgelopen jaren bij tientallen organisaties met vele tienduizenden medewerkers onderzoek gedaan, studies bestudeerd en 100den vragen ontworpen. We hebben hen bevraagd hoe het met ze gaat, wat beter kan of zelfs wat beter moet.

Door de 2e unieke ronde van CircleLytics hebben ze elkaar uitgedaagd en geïnspireerd om dieper na te denken over voorgelegde vragen. Organisaties als Fivoor, Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, Movisie, Unilever, Gemeente Utrecht, HR Community, RSM (global) en diverse andere organisaties zijn met medewerkers en hun netwerk op deze manier in dialoog.

De afgelopen maanden hebben tientallen organisaties, 10.000den medewerkers bevraagd over hoe het met ze gaat, wat beter kan of moet. En ook welke werkzaamheden thuis kunnen worden uitgevoerd, welke niet, en waarom? Hoeveel thuiswerk, hoeveel op kantoor? Wat willen medewerkers, wat eisen medewerkers? Hoeveel ruimte staat de arbeidsmarkt toe om niet op eisen of wensen van medewerkers in te gaan? Blijven medewerkers dezelfde wensen en eisen houden als het gaat om thuis of op kantoor werken? Wat als dit wijzigt? Wat is de invloed de overheid en maatschappelijke ontwikkelingen als het gaat om keuzes rondom thuis of op kantoor werken?

We hebben met diverse klantorganisaties vragen ontworpen, onderzoek gedaan en studies gelezen. Hierdoor hebben we voor jou en jullie organisaties top dialoogvragen ontworpen. Deze kun je ongewijzigd gebruiken, verrijken of selecteren.

Mens, maatschappij en organisatie hebben momenteel te maken met ongekende omstandigheden. De onzekerheid wat betreft gezondheid, financiën, banen en toekomst voor jou en je omgeving gaan op dit moment hand in hand. Daarnaast moet thuis-en kantoorwerk gecombineerd worden en dat is op zichzelf staand al complex genoeg zonder corona. Maatschappijen en landen onderling staan bovendien onder druk om hun hoofd boven water te houden, zich te verantwoorden richting parlement en burgers en te zorgen dat de gezondheidszorg op niveau is of komt, om vertrouwen te bieden aan allen. En dan is er nog een arbeidsmarkt, bereikbaarheid van kantoren, kosten van kantoorruimte versus thuiswerk, etc. Organisaties maken nu al verschillende keuzes, zoals Lloyd’s en Goldman Sachs in dit artikel.

We zitten in die zin in een groot experiment waarin veel mensen en instanties meningen hebben, wijzen naar elkaar en we continu geconfronteerd met nieuwe, veelal onzekere informatie. Onzekerheid en vormen van sociale isolatie kunnen leiden tot stress en mentale problemen die normaal verzuim ontstijgen. Dit kan resulteren in een ernstig verlies aan vertrouwen, betrokkenheid en productiviteit.

CircleLytics heeft topvragen ontwikkeld waarmee het leiderschap van de organisatie, HR, ondernemingsraad en alle medewerkers samen kunnen bepalen wat goed gaat, wat beter kan of zelfs moet. In tegenstelling tot de diverse corona-enquêtes, halen de vragen via CircleLytics scores naar boven: én het waarom én hoe medewerkers samen denken over het ‘hoe dan beter’. Dat levert diepere inzichten op om gedegen beslissingen te kunnen nemen dan scores op een ouderwetse enquête. Het levert ook samenwerking op: medewerkers leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Iets wat in deze tijd in de roep om sociale interactie keihard nodig is.

Wat mensen hard nodig hebben is vertrouwen en verbinding. Dit vergroot je door ze serieus te nemen, te laten zien dat hun meningen ertoe doen en ze te verbinden in de 2e ronde.
We hebben dus een vragenset ontworpen om de dialoog aan te gaan met leidinggevenden en een set voor dialogen met medewerkers. Deze vragen zijn ingebouwd in CircleLytics en direct te gebruiken. We raden aan om de dialoog met je mensen niet tot één keer te beperken omdat de omstandigheden, markten en onzekerheden voortdurend veranderen. Je kunt de vragen verrijken met iets wat specifiek bij jullie van toepassing is.

Een voorbeeldvraag:

“In welke mate is informatie vanuit de leiding duidelijk en beschikbaar voor je?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:

“En geef aan welke verbetering jij ziet voor een hogere score de volgende keer.”

of:

“En licht je score toe met een recent, duidelijk en sprekend voorbeeld.”

En andere voorbeeldvraag:

“Wat is de grootste uitdaging bij het leiden van je team als je thuiswerkt?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:

“Beschrijf een situatie waar andere leidinggevenden het meest van kunnen leren.”

of je kunt nog meer sturing geven richting de deelnemer:

“Richt je hierbij niet op video-vergaderen/IT maar op de sociale kant van je werk.”

Uit de eerste vragenronde komen scores en kwalitatieve antwoorden. Deze dienen als input voor de tweede vragenronde bij de dialoog van CircleLytics. Op deze manier dagen we deelnemers uit om dieper na te denken over de eerder voorgelegde vragen. Ze leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Dat brengt een samenwerking tot stand en creëert draagvlak voor uiteindelijke beslissingen. Een dialoog ontstaat en de kracht van de collectieve intelligentie van een organisatie komt nu naar voren.

Vraag het

Stel leidinggevenden en medewerkers de juiste vragen, laat zien dat hun opinie ertoe doet en verbind ze met elkaar in de tweede vragenronde, zodat je als organisatie kunt inspelen op de werkelijke behoefte die leeft onder medewerkers. De juiste vragen helpen om management, Human Resources, de ondernemingsraad en alle medewerkers meer inzicht te geven in wat al goed gaat, wat beter kan en wat echt moet veranderen. En laat het niet bij één keer, herhaal deze vragenrondes regelmatig, de omstandigheden veranderen namelijk voortdurend.

Wil je kennismaken met deze dialogen voor je medewerkers en / of leidinggevenden en je inzicht meteen vergroten? Mail ons dan en start nog vandaag met je Proof-of-Concept.

Demo aanvragen

Sinds 1 januari 2018 vormen Aventurijn, Palier en de Kijvelanden één nieuwe organisatie: Fivoor. Fivoor levert een regionaal aanbod van forensische en intensieve psychiatrische zorg.

Jeroen Gast, bestuurslid bij Fivoor zegt hierover: “We kozen en kiezen voor modern, participatief leiderschap en willen een top down én bottom-up benadering. In een continue dialoog houden we contact met medewerkers over diverse onderwerpen om zo een breed draagvlak binnen de organisatie te behouden. Met dit doel zijn we aan de slag gegaan.”

Pieter de Man, HR directeur vertelt: “Na deze fusie was de organisatie groot, geografisch verspreid en kwamen drie verschillende culturen bijeen. Dat was een uitdaging. Toch was de ambitie meteen duidelijk: we willen niet alleen onderliggende ondernemingsraden, maar een breed draagvlak en brede deelname binnen de gehele organisatie. Onze medewerkers zijn goed opgeleide professionals en ook mondig en daar maken we graag gebruik van. En: zij willen graag meedenken.”

Vanuit die ambitie ging Fivoor op zoek naar een oplossing en aanpak die haar kon ondersteunen in de continue dialoog en verbinding met haar medewerkers. Na vergelijk met diverse participatie-oplossingen kwam ze bij CircleLytics uit, omdat deze online dialoog de enige oplossing is met 2 ronden, met elk een paar dagen de tijd. Hierdoor vindt niet alleen dialoog naar en met medewerkers plaats, maar ook dialoog tussen medewerkers onderling. Maurik Dippel, directeur CircleLytics hierover: “CircleLytics dialogen faciliteren 3 stapjes voor deelnemers: je mening geven, andere meningen waarderen, en je mening mogen bijstellen. Het blijkt dat deelnemers enorm openstaan voor meningen van anderen en daarvan veel leren. Natuurlijk denken ze daarna dieper na over je vraag en stellen ze meestal hun mening bij. Reflectie dus. Echt nadenken. Beter luisteren. En omdat het anoniem is, spelen hiërarchie, tijdsdruk, rare blikken, ongeduld, extra/introverte, thuis-of op kantoor werken, of wie je bent gewoon geen rol meer.”

Nu zo’n twee jaar later na ingebruikname van de online dialoog als tool en het versterken van onze participatieve organisatiecultuur, blikken we terug op de ervaringen en resultaten voor draagvlak en medewerkersbetrokkenheid binnen Fivoor.

Reina Schot, voorzitter Ondernemingsraad: “We hebben diverse digitale dialogen uitgezet binnen Fivoor. Ideeën over veiligheid op de werkvloer bijvoorbeeld halen we vanuit de organisatie op en deze toetsen we weer onder de medewerkers om zo tot de best mogelijke oplossingen te komen. Maar ook onderwerpen als vitaliteit en roosterindelingen voor bijvoorbeeld oudjaar brengen we via de dialoog onder de aandacht van onze medewerkers. We creëren op deze manier een grotere betrokkenheid bij onze besluitvorming, waardoor de medezeggenschap echt samen plaatsvindt.”

Zodra het onderwerp in de dialoog dicht bij de medewerkers ligt en ze er dagelijks mee te maken hebben, zien we dat er meer response is, grotere betrokkenheid en er ontstaat een betere inhoudelijke dialoog. Dat juichen we alleen maar toe. Aan ons is het dan de taak om dit goed terug te koppelen aan de medewerkers en te laten zien dat hun feedback of idee ook daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. Zo voelen ze zich gehoord.

Het is natuurlijk niet altijd een succesverhaal. Eén dialoog was achteraf gezien te breed geformuleerd qua vragen; we ontvingen minder response. Daar leren we weer van. Hoe ontwerp je de vraag? Hoeveel ruimte geef je, hoeveel sturing? Voeg je ook een kwantitatieve schaal toe? Herhaal je de dialoog na een aantal maanden? Wie vraag je als deelnemer, een team, een afdeling, iedereen?

Gast: “We zien de digitale dialoog als een onmisbare invulling van onze bedrijfscultuur en werkgeverschap. Het belang van de juiste vragen stellen en de resultaten en besluiten op een goede manier terugkoppelen naar de medewerkers, is een leerproces waar we in groeien.”

Mede doordat we onze managers en professionals op waarde schatten en deze dialoog inzetten, ervaren we een hoge betrokkenheid onder medewerkers. We vragen feedback, laten ze kiezen en samen komen ze tot een explosie aan creativiteit. Schot: “Dat krijg je met een traditionele enquête gewoon niet meer voor elkaar. We stellen hun mening op prijs, zij weten immers ontzettend veel, en hebben dagelijks te maken met alle uitdagingen die spelen. En met die respons gaan wij aan de slag.”

Gast: “Voor ons is een dialoog onlosmakelijk verbonden met modern leiderschap. En door de afstand en het groot aantal locaties is de inhoudelijke dialoog op deze digitale manier gewaarborgd, zodat we op een kwalitatieve, betrokken manier verder kunnen bouwen aan onze organisatie.” Interesse in een demonstratie van de online dialoog? Bijvoorbeeld om opvolging te geven aan een medewerkersonderzoek en écht te verdiepen? Of om medewerkers betrokken te krijgen én houden bij organisatieverandering, en tal van andere toepassingen? Vanuit OR, HR, directie, of gezamenlijk? Neem dan contact op met Maurik Dippel.

Met de dialoog halen we de mening op van onze achterban

“De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.”

Als Centrale Ondernemingsraad (COR) wil je graag in gesprek met je achterban. De uitdaging binnen onze organisatie Politie Nederland lag in het feit dat we graag een representatieve groep binnen alle disciplines aan het woord wilden laten komen. Echter in een grote organisatie met ruim 65.000 medewerkers die ook veelal op straat werkzaam zijn, is dat een hele klus.

Totdat we de dialoog inzetten. De respons bij dit instrument is hoog, waardoor we een representatief beeld hebben van wat er in binnen de organisatie leeft. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om binnen een bepaalde discipline een dialoog op te starten over onderwerpen die specifiek voor die medewerkers bedoeld zijn.

Baanbrekend succes
De dialoog die we kort na Oud & Nieuw 2018 uitzetten binnen onze organisatie bracht ons meteen succes. We hadden namelijk als COR het gevoel dat er veel meer geweld was gebruikt tegen onze medewerkers dan de cijfers die publiekelijk bekend waren gemaakt lieten zien. Vanuit de dialoog vroegen we bij onze medewerkers naar hun ervaringen, en wat bleek? Veel collega’s hadden de situaties met geweld niet gemeld. Toen we vroegen naar het waarom, kwamen er verschillende redenen: van administratief omslachtig tot ach ja, het hoort bij het soort werk. Je snapt dat we hebben hier meteen werk van hebben gemaakt.

Demo aanvragen

Vanuit de dialoog konden we goed beargumenteren waarom de cijfers niet klopten. De uitslag bleef niet alleen intern. De invloed van de resultaten uit de dialoog reikte ver, zelfs to in de Tweede Kamer. Het resultaat hiervan is dat vuurwerkverboden en aanpak van geweld tegen hulpverleners nu hoger op de prioriteitenlijst staan en dat het tot maatregelen heeft geleid.

Veilig je mening geven
De dialoog is volledig geanonimiseerd, beveiligd en in lijn met de AVG en privacy wetten. Dat is een voorwaarde als je eerlijke antwoorden wilt ontvangen. Medewerkers beantwoorden één of enkele uitdagende, gerichte vragen in de eerste ronde. In de tweede ronde reageren ze op stellingen en ideeën van hun collega’s waardoor er een gesprek op gang komt. Daarbij ontstaat een rangschikking van wat de meeste steun krijgt en waarom. Dit levert kwalitatieve inzichten op, want ook de redenering over het hoe en waarom komt aan bod.

We krijgen de resultaten op groepsniveau te zien. Op basis van vooraf vastgestelde criteria zoals leeftijdscategorie, eenheden en functies, kunnen we uit de resultaten meer inzichten filteren. Dat levert interessante en specifieke informatie op voor ons, voor bestuurders en voor teams. Zo is de dialoog voor meerdere partijen inzetbaar.

Niet gebruikelijk
Het is niet gebruikelijk om software aan te schaffen. Toch was er geen twijfel aan de noodzaak. We hebben het eerst nog voorgelegd aan onze eigen ICT afdeling om het binnenshuis te houden, maar het bleek veel meer tijd en geld te kosten dan verwacht om iets mogelijk vergelijkbaars te realiseren. Met CircleLytics hebben we een instrument in huis dat zijn kracht inmiddels al heeft bewezen. Het team van CircleLytics is bovendien een partner die meedenkt en helpt bij het verfijnen van slimme vragen.

De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.

Volledige video met Rob den Besten:

Neem contact met ons team op als je wil weten hoe jullie medewerkers en organisatie baat hebben bij de online dialoog van CircleLytics. Je kunt meer lezen op de pagina over medezeggenschap.

Demo aanvragen

The hard truth is that if you want to take your organisation into the future with innovations you’ve got to have a learning organisation:

“On the basis of a unique data set covering 2000 Danish private firms it is demonstrated that firms combining several of the organizational traits of the learning organization are much more prone to introduce new products than the others.” (Peter Nielsen and Bengt-Åke Lundvall, Aalborg University).

One of the critical ingredients for creating a learning organization is ensuring that there is a feedback culture. Because let’s face it, how do you learn without asking for feedback?

Based on our experience we’ve compiled 5 questions you need to ask yourself to evaluate if you’ve got a feedback culture:

1. Has your leadership identified and communicated the most important competencies needed for the future?

Yes, it’s important to have a vision. Steve Jobs, ex-CEO, of arguably the most innovative company of this decade, Apple Computer, has been quoted saying: “I skate to where the puck is going to be”. Having a vision is knowing where that puck is going to be. But getting to the puck requires identifying those competencies you need in your organization to get there. Identify your most important competencies and then monitor how good you are by getting feedback on them.

2. Does Your Leadership Regularly Ask for Feedback on strategy, obstacles or ways to accelerate progress?

Do your most senior leaders continually ask for feedback? “Walk the talk” and demonstrate that without feedback you don’t learn. This starts at the highest level (McKinsey). Leaders who don’t ask for feedback regularly, are really saying to their employees “You don’t need to be open to learning to get to my position.” It also works the other way around: people perceive you as more competent when you ask for their feedback and opinion. Gallup and Bersin by Deloitte already explained their management that making employees’ opinions count, actually drives their engagement. That’s what we call a win-win!

3. Do you have an easy tool for getting frequent feedback, hence, asking open questions that matter most?

We believe that the days of just-a-survey-and-a-dashboard are over. In our mobile device lifestyle we handle 65% of our emails on our mobile device. That means that your request for feedback, ideas, solutions, will be handled safely on any device, and at the employee’s most convenient time. Make sure your employees can take their time to respond: slowing them down, will crack your puzzle faster.

Evidence also shows that firms seldom learn and innovate alone. Innovation requires open cooperation and an inquisitive mind (read for example the book “A More Beautiful Question” from Warren Berger). Learning is very much an outside-inside process.

Demo aanvragen

4. Do you embed feedback into your business processes and then enable growth in an easy way?

We’re in the learning economy now. That means that globalisation, de-regulation and information technology has created an environment with more intense competition, rapid transformation and change. A VUCA world. To compete in such an economy, the ability to identify the competencies you need, and attain them (whether by yourself or by adding others to your team) is crucial to the performance of organiSations. Make continuous feedback and dialogue a habit, instead of an incident. Structure casual collision to happen.

5. Do you have a way to enable the sharing of knowledge and insights to improve collaboration?

Organizations can learn only as fast as the slowest link learns. Change is blocked unless an organisation can enable knowledge to be shared. In feedback and learning organizations, knowledge flows freely, and talent becomes visible and what we call “liquid”. “The best performing teams have talent that comes together in a complementary way. Teams must tap the potential for many minds to be more intelligent than one mind, the collective intelligence. If teams learn, they become a microcosm for learning throughout the organization” (The Fifth Discpline, Peter M. Senge, MIT), or superorganism as others call it. We believe this can only be achieved when social collaboration mechanisms are in place, an ecosystem for people to accelerate their growth, together.

Our first step, together with you, can be to evaluate your feedback culture in your organisation by engaging your employees in a series of pulse dialogues. Collect their feedback and thoughts, and make them rethink again, about matters like “What’s the main obstacle in the organisation we could take away together, to open up to feedback and why do you think so?” or “What’s your best example of compliments in our organization that made a difference for your motivation?”, etc, etc. This will clarify how, when and in what context to introduce feedback and recognition can be introduced, and to identify the work that needs to be done. Feedback is worth a lot, yet very complex, no matter what others say. Together, we will work out the steps to introduce a sublime feedback culture.

Maurik Dippel, co-founder of CircleLytics.

+31 (0)611 78 80 47

Demo aanvragen