CircleLytics

Royal HaskoningDHV heeft wereldwijd 5.700 medewerkers, verspreid over 30 landen; ongeveer de helft van deze medewerkers is werkzaam in of vanuit Nederland. Wij leveren diensten op het gebied van luchtvaart, gebouwen, energie, industrie, infrastructuur, maritiem, mijnbouw, transport, stads- en plattelandsontwikkeling en water.

Voor Royal HaskoningDHV Nederland is een ondernemingsraad (OR) ingesteld, bestaande uit 13 leden. Er zijn specifieke onderdeelcommissies voor elk van de Business Lines en voor de gezamenlijke Corporate Groups.

Aanleiding: een goed advies

 We waren eigenlijk niet specifiek op zoek naar nieuwe manieren om in gesprek met medewerkers te zijn. Tijdens een training over professionalisering van de OR werden we door Winfried Bouts van de WissemaGroup geattendeerd op het instrument CircleLytics (destijds nog onder de naam CouncilWise). We werken continu aan de verdere professionalisering van de OR. Contacten met de achterban zijn daarvan een belangrijk onderdeel. Door middel van de online dialogen van CircleLytics kunnen we onze effectiviteit in het contact met de achterban verbeteren.

Anoniem, breed inzetbaar en gelijkwaardig

Naast de online dialogen, versturen we ongeveer elke 6 weken een OR-nieuwsflits waarin we verslag doen van de onderwerpen waar de OR zich mee bezig heeft gehouden. Verder hebben we intranetpagina’s met allerlei informatie over de OR en op deze pagina publiceren we ook de verslagen van de OR-vergaderingen en de advies- en instemmingsbrieven. Daarnaast organiseren we met enige regelmaat achterbanbijeenkomsten op locatie en wonen we adviesgroepoverleggen bij. Ook de onderdeelcommissies zijn een belangrijke schakel in het contact met de achterban; zij halen voor hun overleg met de Business Line directie “voer van de vloer” op. De online dialogen zijn echter anoniem, iedereen van de relevante doelgroep kan gelijkwaardig meedoen, én ze luisteren ook naar elkaar in de 2e ronde. Dat is een ander niveau van communicatie en interactie met de achterban.

Hoe pas je de dialoog van CircleLytics toe?

We proberen met de dialogen eens per maand een actueel thema of een speerpunt van de OR bespreekbaar te maken. Of we kiezen een thema dat door medewerkers is aangedragen in vorige dialogen. Zij kunnen ons dus bij elke dialoog attent maken op onderwerpen die mogelijk breder spelen. We zetten die maandelijkse dialoog op onder de medewerkers in Nederland. Daar waar nodig of handig zetten wij een specifiek onderwerp uit onder een bepaalde groep medewerkers (bijvoorbeeld per Business Line) want dat kan ook. Je kunt ook dialogen uitzetten onder alle medewerkers, en daarna allerlei uitsplitsingen maken. Omdat niet alle medewerkers in Nederland de Nederlandse taal machtig zijn, zetten wij de dialogen tweetalig uit: in het Nederlands en in het Engels.

De top vijf resultaten van de dialogen delen wij in de OR-nieuwsflits. Deze top vijf bespreken we met de directie en relevante personen/onderdelen (bijvoorbeeld de Corporate Group Communications & Brand of Human Resources Management).  De inhoud en de timing van de dialogen wordt vooraf ook afgestemd met Communications & Brand; we hebben allemaal onze eigen verantwoordelijkheid en daarom willen we elkaar op de hoogte houden, ook omdat het bedrijf ook onderzoeken onder medewerkers houdt.

De resultaten van de dialogen zijn onderwerp van gesprek tijdens OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met de directie (OV) en – indien relevant – in het overleg met de Raad van Commissarissen.

Wat leveren de dialogen jullie op?

Deze dialogen:

  • geven de OR veel meer legitimatie om onderwerpen aan te dragen bij de directie en zorgen voor meer draagvlak wat betreft de standpunten van de OR. Met de uitkomsten kunnen wij (nog) beter in gesprek met directie over te maken keuzes met betrekking tot de toekomst van Royal HaskoningDHV.
  • zorgen ervoor dat de OR beter op de hoogte is van wat er leeft in de organisatie.
  • vergroten de betrokkenheid van medewerkers, zowel bij de organisatie als bij de medezeggenschap. Het vergroot bovendien de inclusiviteit binnen de organisatie
  • leiden tot onderbouwde, goede gesprekken met directie en HR.

Hoge waardering van medewerkers 

Over het algemeen waarderen de medewerkers het instrument. Dat blijkt uit de hoge participatiegraad én de hoge beoordeling van het instrument, waar aan het eind naar gevraagd wordt. Medewerkers geven dus meteen een ‘rating’ aan het instrument en onze dialoog.

Wij krijgen ook reacties naar aanleiding van de dialogen, waaruit blijkt dat er onderling over wordt gesproken, dus onderwerpen gaan (nog) meer leven in de organisatie.

Potentieel van de organisatie komt op tafel

Door de resultaten van deze dialogen wordt de OR een volwaardiger gesprekspartner omdat we goed weten wat er speelt in de organisatie. De resultaten zijn ook een goede onderbouwing en versterking van onze standpunten, waardoor ook de directie een duidelijk beeld krijgt van wat er leeft. Verder wordt door het gebruik van CircleLytics het potentieel aan kennis dat aanwezig is in de organisatie veel beter benut. Directie en OR kunnen op basis van de resultaten van de dialogen beter beoordelen wat de impact is van de keuzes die gemaakt worden en daarmee wordt de besluitvorming van de zeggenschap en medezeggenschap versterkt.

En bovendien: het is gewoon leuk om te doen!!

Demo aanvragen

 

Tja, regels. Welke hinderen medewerkers nu echt, snappen we waarom en kunnen we dit oplossen? Hoe zorg je als ondernemingsraad, HR, manager of CEO ervoor dat medewerkers hierover actief meedenken, ideeën aanreiken en prioriteiten helpen stellen? Zij weten immers precies waar ze elke dag van balen en wat hun werk frustreert.

Ik herinner me een college over Mintzberg en het nut van bureaucratie om chaos te beheersen bij groeiende organisaties. Nu is de opvatting dat we juist wendbaar moeten zijn, bottom-up besluitvorming, servant leadership en agility moeten omarmen omdat markten zo grillig zijn. Voorwaarts! Toch? Weg met regels dus? Vrijheid en vertrouwen zodat we creatief kunnen zijn en samen problemen oplossen? Zoals Seth Godin in zijn boek en TED talk Tribes al aangaf dat mensen het makkelijkst de kant op te leiden zijn die ze altijd al op wilden. In een onderzoek van McKinsey over stabiliteit versus wendbaarheid, geven de auteurs aan dat modern leiderschap de kunst is van het wegnemen van procedures, structuren en regels die verandering in de weg staan, en het behouden van wat nodig is.

En welke regels en procedures moeten dan wél blijven? Welke staan mensen in de weg om te veranderen in een richting die ze allang uit willen? 

Het bijzondere is dat we niet zomaar houden van verandering. Althans, niet als we er geen invloed op hebben, geen deel van uitmaken, geen mede-eigenaar van zijn. We deinsen terug bij verandering als we hier geen rol in vervullen, zo blijkt uit onderzoek van bijvoorbeeld de American Psychology Association inzake Well-Being. Stress neemt toe naarmate medewerkers bedreiging zien van de waarden waar ze impliciet naar leven en werken. En andersom. Waarden zijn daarmee nogal slimmer om in te zetten dan regels! Dat ontdekte Netflix al wat langer geleden. Ze volgen onder andere een hele simpele regel: Avoid Rules! People over Process! Iets genuanceerder blijkt bij bestudering dat Netflix regels alleen toestaat als iets tot onomkeerbare schade kan leiden. Netflix staat blijkbaar een foutmarge toe, om te leren dus. Fail fast often zeggen startups en guru’s zoals Gary Vaynerchuk dan wel eens. Wij ook. En regels houden dit leerproces tegen.

Rudy Snippe heeft het in zijn boek “Doorbreek uw bedrijfscultuur” over het zelfrefererend vermogen van organisaties. Ze houden hun eigen systeem, en regels, in stand en confirmative bias zorgt ervoor dat mensen dan vooral openstaan voor signalen die hun gelijk bevestigen en geen bedreiging vormen voor hun reeds bestaande beeld of opvattingen. Managers of medewerkers die zeggen: “dit moet nu eenmaal zo, omdat dat de regels zijn, vraag mij niet waarom” of “zo werkt dat hier niet” wens je niemand toe, behalve je concurrent. Nou, zelfs die niet …

Demo aanvragen

Er zijn aanwijzingen dat alleen al in de zorgsector in Nederland €5 mld aan administratieve lasten wordt verbrand. Nu is het nogal wat om te zeggen dat dit ‘dus geschrapt’ kan worden, want regels bieden ook structuur, ondersteunen het afleggen van verantwoording en maken risico’s inzichtelijk en beheersbaar. En niet in de laatste plaats wil de wetgever ook nog allerlei zaken nageleefd zien worden, zoals vereisten bij een vergunning, aanbesteding, et cetera.

Laten we het hier bij? Nee, zeker niet. Wat als je 2 x per jaar een slimme dialoog voert en aan je medewerkers zou vragen welke regel volgens hen afgeschaft kan worden en waarom ze dat zeggen? Wat als je medewerkers op elkaars ideeën kunt laten reageren, waardoor deze onderbouwd worden en je daarna weet welke potentieel kunnen worden afgeschaft, en nog belangrijker: waarom! Wat als je ook zou vragen welke regel ervoor zorgt dat ze juist stabiel en gestructureerd hun werk kunnen doen? Die hen helpt en duidelijkheid verschaft?

Eén van onze klanten heeft het onderwerp ‘regels’ aangepakt door eenvoudig weg haar medewerkers te vragen (bijna 3.000 medewerkers) om regels te noemen waar de organisatie en zij alleen maar last van hebben en de klant niet gebaat bij is. De opbrengst was helder en te verdelen in:

1 regels die medewerkers hinderen in hun werk en niet verklaarbaar nog steeds bestaan;

2 regels die hinderlijk zijn, maar een doel dienen;

3 regels die nog maar eens serieus bekeken moeten worden maar die de schijn tegen hebben.

Alles wat onder 1 valt kan na verdere analyse worden vereenvoudigd of verwijderd worden. Let op het keteneffect: stel de vraag waar de regel zijn herkomst aan ontleent. Snappen we dan nog steeds of de regel achterhaald en onnodig is? Als nodig in een kleine(re) groep verdere dialoog voeren.

Alles wat onder 2 valt, wordt nader uitgelegd. Blijkbaar moet je medewerkers vooral helder maken dat die regels bestaan en waarom naleving nodig is. Besef dat ze dat blijkbaar niet wisten. Ga daarom na waarom ze dat niet wisten? Waarom zijn er regels die onbekend zijn, ongetraind zijn en / of niet terug te vinden? Je kunt belangrijke regels ook via dilemma’s slim trainen met groepen medewerkers. Neem contact met ons op, als jou dit aanspreekt.

Alles wat onder 3 valt, tenslotte, moet je nader analyseren. Je kunt met de groep die deze identificeerden verdiepende dialogen voeren om duidelijk te krijgen wat je hier mee moet. Ook hier geldt: wat is de herkomst, waarom begrijpen we niet waarom deze regels er zijn?

Je begrijpt de boodschap. Het gemak om rommel op te ruimen en belangrijke regels de zichtbaarheid te geven die ze verdienen zijn beide pure noodzaak. Iets wat je eenvoudigweg niet kunt laten liggen. Je wil hier niet mee wachten: regels wil je of kwijt, of nageleefd zien. Er tussenin zit volgens ons niets. Zo valt werk, noch de klant, noch je medewerker tussen de wal en het schip.

Hoe verder? Wij kunnen een programma met jullie organisatie of afdeling opzetten voor bovenstaande uitdagingen. Binnen 2 weken heb je de eerste resultaten met groepen vanaf 10 medewerkers tot wel 10.000den. Je zult versteld staan en je investering vlot hebben terugverdiend. Wat zich niet alleen uit in geld en wendbaarheid, maar ook een hogere tevredenheid en inzet van medewerkers. De beste bedrijven in de wereld, hebben een fundament gebaseerd op de inzet van deze medewerkers. Niet de CEO van IKEA, maar een medewerker kwam destijds op het idee om de poten van de LÖVET tafel te verwijderen, om zodoende ‘platte verpakkingen’ te ontwikkelen als slimme, klantvriendelijke logistieke oplossing. Onderschat de medewerkers niet, ze hebben ideeën, willen hun werk graag verbeteren en als geen ander weten ze welke regels overboord kunnen én welke juist hard nodig zijn.

Zin in een uitdaging? Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Wat zijn juiste vragen aan medewerkers? En hoe krijg je meer inzicht uit de antwoorden die deelnemers invullen? Wat is het het hoe en waarom van de keuze? Wat is het echte onderliggende verhaal? Of blijft dat onder de oppervlakte hangen?

Juiste vragen leiden tot een geslaagde vragenronde

De juiste vragen stellen klinkt simpel, dat is het niet. Dat blijkt wel uit talloze enquêtes die je ooit als organisatie hebt verspreid. De response is laag, de antwoorden geven nauwelijks de gewenste resultaten en de frustraties van medewerkers nemen alleen maar toe, want ze hebben het gevoel dat er ‘niks gedaan wordt’ met hun response.

We nemen het woord enquête dan ook niet in de mond. We hebben het over uitdagen, luisteren naar elkaar, samenwerken, waarbij de insteek is om de dialoog met elkaar aan te gaan. Bij vragenrondes zijn juiste vragen een kritiek punt of de vragenronde geslaagd is. Met geslaagd in deze zin bedoelen we: of de uitkomsten leiden tot oplossingen die bijdragen aan het doel van de vragen.

Vragen bedenken is lastig

We hebben geconstateerd dat vele organisaties moeite hebben met de vraagstelling. Je komt niet zomaar tot de juiste vragen. We hebben daarvoor afgelopen jaren bij tientallen organisaties met vele tienduizenden medewerkers onderzoek gedaan, studies bestudeerd en 100den vragen ontworpen. We hebben hen bevraagd hoe het met ze gaat, wat beter kan of zelfs wat beter moet.

Door de 2e unieke ronde van CircleLytics hebben ze elkaar uitgedaagd en geïnspireerd om dieper na te denken over voorgelegde vragen. Organisaties als Fivoor, Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, Movisie, Unilever, Gemeente Utrecht, HR Community, RSM (global) en diverse andere organisaties zijn met medewerkers en hun netwerk op deze manier in dialoog.

De afgelopen maanden hebben tientallen organisaties, 10.000den medewerkers bevraagd over hoe het met ze gaat, wat beter kan of moet. En ook welke werkzaamheden thuis kunnen worden uitgevoerd, welke niet, en waarom? Hoeveel thuiswerk, hoeveel op kantoor? Wat willen medewerkers, wat eisen medewerkers? Hoeveel ruimte staat de arbeidsmarkt toe om niet op eisen of wensen van medewerkers in te gaan? Blijven medewerkers dezelfde wensen en eisen houden als het gaat om thuis of op kantoor werken? Wat als dit wijzigt? Wat is de invloed de overheid en maatschappelijke ontwikkelingen als het gaat om keuzes rondom thuis of op kantoor werken?

We hebben met diverse klantorganisaties vragen ontworpen, onderzoek gedaan en studies gelezen. Hierdoor hebben we voor jou en jullie organisaties top dialoogvragen ontworpen. Deze kun je ongewijzigd gebruiken, verrijken of selecteren.

Mens, maatschappij en organisatie hebben momenteel te maken met ongekende omstandigheden. De onzekerheid wat betreft gezondheid, financiën, banen en toekomst voor jou en je omgeving gaan op dit moment hand in hand. Daarnaast moet thuis-en kantoorwerk gecombineerd worden en dat is op zichzelf staand al complex genoeg zonder corona. Maatschappijen en landen onderling staan bovendien onder druk om hun hoofd boven water te houden, zich te verantwoorden richting parlement en burgers en te zorgen dat de gezondheidszorg op niveau is of komt, om vertrouwen te bieden aan allen. En dan is er nog een arbeidsmarkt, bereikbaarheid van kantoren, kosten van kantoorruimte versus thuiswerk, etc. Organisaties maken nu al verschillende keuzes, zoals Lloyd’s en Goldman Sachs in dit artikel.

We zitten in die zin in een groot experiment waarin veel mensen en instanties meningen hebben, wijzen naar elkaar en we continu geconfronteerd met nieuwe, veelal onzekere informatie. Onzekerheid en vormen van sociale isolatie kunnen leiden tot stress en mentale problemen die normaal verzuim ontstijgen. Dit kan resulteren in een ernstig verlies aan vertrouwen, betrokkenheid en productiviteit.

CircleLytics heeft topvragen ontwikkeld waarmee het leiderschap van de organisatie, HR, ondernemingsraad en alle medewerkers samen kunnen bepalen wat goed gaat, wat beter kan of zelfs moet. In tegenstelling tot de diverse corona-enquêtes, halen de vragen via CircleLytics scores naar boven: én het waarom én hoe medewerkers samen denken over het ‘hoe dan beter’. Dat levert diepere inzichten op om gedegen beslissingen te kunnen nemen dan scores op een ouderwetse enquête. Het levert ook samenwerking op: medewerkers leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Iets wat in deze tijd in de roep om sociale interactie keihard nodig is.

Wat mensen hard nodig hebben is vertrouwen en verbinding. Dit vergroot je door ze serieus te nemen, te laten zien dat hun meningen ertoe doen en ze te verbinden in de 2e ronde.
We hebben dus een vragenset ontworpen om de dialoog aan te gaan met leidinggevenden en een set voor dialogen met medewerkers. Deze vragen zijn ingebouwd in CircleLytics en direct te gebruiken. We raden aan om de dialoog met je mensen niet tot één keer te beperken omdat de omstandigheden, markten en onzekerheden voortdurend veranderen. Je kunt de vragen verrijken met iets wat specifiek bij jullie van toepassing is.

Een voorbeeldvraag:

“In welke mate is informatie vanuit de leiding duidelijk en beschikbaar voor je?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:

“En geef aan welke verbetering jij ziet voor een hogere score de volgende keer.”

of:

“En licht je score toe met een recent, duidelijk en sprekend voorbeeld.”

En andere voorbeeldvraag:

“Wat is de grootste uitdaging bij het leiden van je team als je thuiswerkt?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:

“Beschrijf een situatie waar andere leidinggevenden het meest van kunnen leren.”

of je kunt nog meer sturing geven richting de deelnemer:

“Richt je hierbij niet op video-vergaderen/IT maar op de sociale kant van je werk.”

Uit de eerste vragenronde komen scores en kwalitatieve antwoorden. Deze dienen als input voor de tweede vragenronde bij de dialoog van CircleLytics. Op deze manier dagen we deelnemers uit om dieper na te denken over de eerder voorgelegde vragen. Ze leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Dat brengt een samenwerking tot stand en creëert draagvlak voor uiteindelijke beslissingen. Een dialoog ontstaat en de kracht van de collectieve intelligentie van een organisatie komt nu naar voren.

Vraag het

Stel leidinggevenden en medewerkers de juiste vragen, laat zien dat hun opinie ertoe doet en verbind ze met elkaar in de tweede vragenronde, zodat je als organisatie kunt inspelen op de werkelijke behoefte die leeft onder medewerkers. De juiste vragen helpen om management, Human Resources, de ondernemingsraad en alle medewerkers meer inzicht te geven in wat al goed gaat, wat beter kan en wat echt moet veranderen. En laat het niet bij één keer, herhaal deze vragenrondes regelmatig, de omstandigheden veranderen namelijk voortdurend.

Wil je kennismaken met deze dialogen voor je medewerkers en / of leidinggevenden en je inzicht meteen vergroten? Mail ons dan en start nog vandaag met je Proof-of-Concept. 

Demo aanvragen

 

Na de aanstelling als OR-lid wil je nog steeds makkelijk de achterban kunnen raadplegen. En een tool die gebaseerd is op data, geeft een stevig fundament voor advies van de OR richting senior management.

We gaan in gesprek met Rachid Adbaili, voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad van Unilever en Jacqueline Lafranca, ambtelijk secretaris van deze COR Unilever. Unilever heeft in Nederland een Centrale Ondernemingsraad (COR) en op elke locatie in Nederland ook een lokale Ondernemingsraad (OR).


“We zetten de dialoog van CircleLytics regelmatig in. Medewerkers kiezen de leden van de (C)OR en we vertegenwoordigen de achterban, maar we vinden het ook erg belangrijk om onze achterban makkelijk te kunnen raadplegen. Daarbij kunnen we met de resultaten uit de dialoog op basis van data ons advies richting senior management onderbouwen.”


Zie het gehele interview hier, of lees gewoon verder.

Snelle inzet om tot beslissingen te komen op basis van feiten

Een mooi voorbeeld van hoe snel je tot data-driven beslissingen kunt komen, is toen onze Europa-organisatie werd onderverdeeld in clusters. Wij werden om advies gevraagd. Binnen twee weken werd een dialoog via CircleLytics opgestart met de betrokken medewerkers. Daarin vroegen we niet alleen anoniem om hun advies, maar hebben we ze ook vooral uitgenodigd om de kanttekeningen te benoemen. En natuurlijk waar de dialoog om bekend staat: het wegen en reageren op elkaars input in de 2e ronde.

Demo aanvragen

De verzamelde data uit de dialogen hebben we gepresenteerd aan het management. Die gebruikte ze vervolgens in haar interne communicatie met de medewerkers. Bovendien werden de uitkomsten ook gedeeld met het managementteam als input voor de vernieuwde organisatiestructuur. Ook de Raad van Commissarissen had zo direct een goed beeld van wat er echt in de organisatie speelde.
Ook onderliggende zorgen en aantoonbaar draagvlak komen boven
De dialoog geeft niet alleen het verhaal weer of gedachten waarmee mensen spelen, ze laat ook zien welke gedachten door meerdere mensen gedragen worden. Ook komt naar voren waarover mensen zorgen hebben. Bijvoorbeeld mensen die zich afvragen wat de verandering voor hen teweegbrengt. Uiterst waardevolle informatie voor ons die we doorgeven aan het management. Zij kunnen hierop anticiperen.

Praktische toepasbaarheid

In CircleLytics kunnen we parameters aangeven en na de tweede ronde staan de resultaten overzichtelijk direct bij elkaar. Je kunt er bijvoorbeeld direct een Top 5 en bottom 5 uithalen en op basis van de data komen er duidelijke grafieken uit en aanvullende onderbouwingen. Ook kun je bepaalde quotes van mensen – anoniem – laten zien aan bijvoorbeeld het senior management. Met deze meting ligt er een stevig fundament voor een gesprek of advies.
We zijn heel tevreden over de ondersteuning van het CircleLytics team. Zeker in het begin ben je nog even zoekende en dan is het fijn als je hulp krijgt bij het opstellen van goede vragen. We kijken daarbij ook altijd naar hoe we op een zo neutraal mogelijke manier vragen formuleren, die mensen echt aan het denken zetten, zonder ze te beïnvloeden.
De extra kenmerken van de deelnemers, die je inbouwt in de dialoog, zijn ook heel nuttig. Zodra je de resultaten filtert op deze kenmerken (zoals afdeling, dienstjaren, leeftijdscategorie, regio) en daaruit een top 5 destilleert, kun je preciezer zijn in het advies. Tegenwoordig voegen we deze ook bij het advies.
We hebben ervoor gekozen om dit in onze eigen branding met eigen logo te doen, volledig los van Unilever zelf, en dus met een externe tool. We hebben een hoge respons en onze medewerkers waarderen het enorm dat we om hun mening vragen.

Ons advies aan collega’s in de medezeggenschap

Met een steeds veranderende omgeving is CircleLytics voor ons een ideale tool om op afstand onze achterban te raadplegen. We kunnen online een grote groep mensen bereiken en vanuit de data een snelle terugkoppeling geven richting HR en management. Voorheen bestond het raadplegen uit vele vergaderingen en dan had je slechts een fractie van de input die je nu hebt.


Mede de snelheid en het advies dat bewezen door de meerderheid gedragen wordt, is een groot voordeel van de online dialoog. Van medezeggenschap mag je wel verwachten dat ze zulke tools vaker gaan inzetten om sneller te kunnen terugkoppelen met juiste data.

Interesse in een demo voor jullie management, HR en / of medezeggenschapsorgaan? Neem contact met ons op.

Demo aanvragen

Sinds 1 januari 2018 vormen Aventurijn, Palier en de Kijvelanden één nieuwe organisatie: Fivoor. Fivoor levert een regionaal aanbod van forensische en intensieve psychiatrische zorg.

Jeroen gast, bestuurslid bij Fivoor zegt hierover: “We kozen en kiezen voor modern, participatief leiderschap en willen een top down én bottom-up benadering. In een continue dialoog houden we contact met medewerkers over diverse onderwerpen om zo een breed draagvlak binnen de organisatie te behouden. Met dit doel zijn we aan de slag gegaan.”

Pieter de Man, HR directeur vertelt: “Na deze fusie was de organisatie groot, geografisch verspreid en kwamen drie verschillende culturen bijeen. Dat was een uitdaging. Toch was de ambitie meteen duidelijk: we willen niet alleen onderliggende ondernemingsraden, maar een breed draagvlak en brede deelname binnen de gehele organisatie. Onze medewerkers zijn goed opgeleide professionals en ook mondig en daar maken we graag gebruik van. En: zij willen graag meedenken.”

Vanuit die ambitie ging Fivoor op zoek naar een oplossing en aanpak dat hen kon ondersteunen in de continue dialoog en verbinding met hun medewerkers. Na vergelijk met diverse participatie-oplossingen kwamen ze bij CircleLytics uit, omdat deze online dialoog de enige oplossing is met 2 ronden, met elk een paar dagen de tijd. Hierdoor vindt niet alleen dialoog naar en met medewerkers plaats, maar ook dialoog tussen medewerkers onderling. Maurik Dippel, directeur CircleLytics hierover: “CircleLytics dialogen faciliteren 3 stapjes voor deelnemers: je mening geven, andere meningen waarderen, en je mening mogen bijstellen. Het blijkt dat deelnemers enorm openstaan voor meningen van anderen en daarvan veel leren. Natuurlijk denken ze daarna dieper na over je vraag en stellen ze meestal hun mening bij. Reflectie dus. Echt nadenken. Beter luisteren. En omdat het anoniem is, spelen hiërarchie, tijdsdruk, rare blikken, ongeduld, extra/introverte, thuis-of op kantoor werken, of wie je bent gewoon geen rol meer.”

Nu zo’n twee jaar later na ingebruikname van de online dialoog als tool en het versterken van onze participatieve organisatiecultuur, blikken we terug op de ervaringen en resultaten voor draagvlak en medewerkersbetrokkenheid binnen Fivoor.

Reina Schot, voorzitter Ondernemingsraad: “We hebben diverse digitale dialogen uitgezet binnen Fivoor. Ideeën over veiligheid op de werkvloer bijvoorbeeld halen we vanuit de organisatie op en deze toetsen we weer onder de medewerkers om zo tot de best mogelijke oplossingen te komen. Maar ook onderwerpen als vitaliteit en roosterindelingen voor bijvoorbeeld oudjaar brengen we via de dialoog onder de aandacht van onze medewerkers. We creëren op deze manier een grotere betrokkenheid bij onze besluitvorming, waardoor de medezeggenschap echt samen plaatsvindt.”

Zodra het onderwerp in de dialoog dicht bij de medewerkers ligt en ze er dagelijks mee te maken hebben, zien we dat er meer response is, grotere betrokkenheid en er ontstaat een betere inhoudelijke dialoog. Dat juichen we alleen maar toe. Aan ons is het dan de taak om dit goed terug te koppelen aan de medewerkers en te laten zien dat hun feedback of idee ook daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. Zo voelen ze zich gehoord.

Het is natuurlijk niet altijd een succesverhaal. Eén dialoog was achteraf gezien te breed geformuleerd qua vragen; we ontvingen minder response. Daar leren we weer van. Hoe ontwerp je de vraag? Hoeveel ruimte geef je, hoeveel sturing? Voeg je ook een kwantitatieve schaal toe? Herhaal je de dialoog na een aantal maanden? Wie vraag je als deelnemer, een team, een afdeling, iedereen?

Gast: “We zien de digitale dialoog als een onmisbare invulling van onze bedrijfscultuur en werkgeverschap. Het belang van de juiste vragen stellen en de resultaten en besluiten op een goede manier terugkoppelen naar de medewerkers, is een leerproces waar we in groeien.”

Mede doordat we onze managers en professionals op waarde schatten en deze dialoog inzetten, ervaren we een hoge betrokkenheid onder medewerkers. We vragen feedback, laten ze kiezen en samen komen ze tot een explosie aan creativiteit. Schot: “Dat krijg je met een traditionele enquête gewoon niet meer voor elkaar. We stellen hun mening op prijs, zij weten immers ontzettend veel, en hebben dagelijks te maken met alle uitdagingen die spelen. En met die respons gaan wij aan de slag.”

Gast: “Voor ons is een dialoog onlosmakelijk verbonden met modern leiderschap. En door de afstand en het groot aantal locaties is de inhoudelijke dialoog op deze digitale manier gewaarborgd, zodat we op een kwalitatieve, betrokken manier verder kunnen bouwen aan onze organisatie.” Interesse in een demonstratie van de online dialoog? Bijvoorbeeld om opvolging te geven aan een medewerkersonderzoek en écht te verdiepen? Of om medewerkers betrokken te krijgen én houden bij organisatieverandering, en tal van andere toepassingen? Vanuit OR, HR, directie, of gezamenlijk? Neem dan contact op met Maurik Dippel.

Met de dialoog halen we de mening op van onze achterban

“De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.”

Als Centrale Ondernemingsraad (COR) wil je graag in gesprek met je achterban. De uitdaging binnen onze organisatie Politie Nederland lag in het feit dat we graag een representatieve groep binnen alle disciplines aan het woord wilden laten komen. Echter in een grote organisatie met ruim 65.000 medewerkers die ook veelal op straat werkzaam zijn, is dat een hele klus.

Totdat we de dialoog inzetten. De respons bij dit instrument is hoog, waardoor we een representatief beeld hebben van wat er in binnen de organisatie leeft. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om binnen een bepaalde discipline een dialoog op te starten over onderwerpen die specifiek voor die medewerkers bedoeld zijn.

Baanbrekend succes
De dialoog die we kort na Oud & Nieuw 2018 uitzetten binnen onze organisatie bracht ons meteen succes. We hadden namelijk als COR het gevoel dat er veel meer geweld was gebruikt tegen onze medewerkers dan de cijfers die publiekelijk bekend waren gemaakt lieten zien. Vanuit de dialoog vroegen we bij onze medewerkers naar hun ervaringen, en wat bleek? Veel collega’s hadden de situaties met geweld niet gemeld. Toen we vroegen naar het waarom, kwamen er verschillende redenen: van administratief omslachtig tot ach ja, het hoort bij het soort werk. Je snapt dat we hebben hier meteen werk van hebben gemaakt.

Demo aanvragen

Vanuit de dialoog konden we goed beargumenteren waarom de cijfers niet klopten. De uitslag bleef niet alleen intern. De invloed van de resultaten uit de dialoog reikte ver, zelfs to in de Tweede Kamer. Het resultaat hiervan is dat vuurwerkverboden en aanpak van geweld tegen hulpverleners nu hoger op de prioriteitenlijst staan en dat het tot maatregelen heeft geleid.

Veilig je mening geven
De dialoog is volledig geanonimiseerd, beveiligd en in lijn met de AVG en privacy wetten. Dat is een voorwaarde als je eerlijke antwoorden wilt ontvangen. Medewerkers beantwoorden één of enkele uitdagende, gerichte vragen in de eerste ronde. In de tweede ronde reageren ze op stellingen en ideeën van hun collega’s waardoor er een gesprek op gang komt. Daarbij ontstaat een rangschikking van wat de meeste steun krijgt en waarom. Dit levert kwalitatieve inzichten op, want ook de redenering over het hoe en waarom komt aan bod.

We krijgen de resultaten op groepsniveau te zien. Op basis van vooraf vastgestelde criteria zoals leeftijdscategorie, eenheden en functies, kunnen we uit de resultaten meer inzichten filteren. Dat levert interessante en specifieke informatie op voor ons, voor bestuurders en voor teams. Zo is de dialoog voor meerdere partijen inzetbaar.

Niet gebruikelijk
Het is niet gebruikelijk om software aan te schaffen. Toch was er geen twijfel aan de noodzaak. We hebben het eerst nog voorgelegd aan onze eigen ICT afdeling om het binnenshuis te houden, maar het bleek veel meer tijd en geld te kosten dan verwacht om iets mogelijk vergelijkbaars te realiseren. Met CircleLytics hebben we een instrument in huis dat zijn kracht inmiddels al heeft bewezen. Het team van CircleLytics is bovendien een partner die meedenkt en helpt bij het verfijnen van slimme vragen.

De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.

Volledige video met Rob den Besten:

Neem contact met ons team op als je wil weten hoe jullie medewerkers en organisatie baat hebben bij de online dialoog van CircleLytics. Je kunt meer lezen op de pagina over medezeggenschap.

Demo aanvragen

Back to top
Close Offcanvas Sidebar