Luisteren naar al je medewerkers of alleen de paar usual suspects? De dialoog aangaan en in dialoog blijven met ze of alleen nieuwsbrieven sturen? Vernieuwing zoeken van gewoon medewerkersonderzoek zoals enquêtes of toch maar niet? We geven je 8 redenen om niet te vernieuwen en gewoon door te gaan op de oude voet. En … we vertellen hoe ondernemingsraden van onze klanten met medewerkers omgaan. Waarom en hoe zij anders zijn gaan werken met collega’s. Hoe zij medezeggenschap moderner en zichtbaarder hebben gemaakt. Hoe ze in dialoog zijn met medewerkers en raadpleging conform WOR artikel 17 lid 1 ambitieus invullen.
1 Waarom zouden wij luisteren? Wij zijn verkozen dus wij weten wat zij willen. En als we wat willen weten, praten we gewoon met een paar mensen.
Een rondje op de werkvloer klinkt ‘menselijk’ maar is het niet: je spreekt dan slechts enkelen, meestal de hardste praters of degenen die er toevallig waren maar de rest niet. Dat is niet representatief. Evenmin inclusief. Erger nog, het is riskant. De mensen die je wél spreekt laten meestal niet het achterste van hun tong zien, of zijn erg emotioneel, zoals bozig. En je weet dus niet wat de afwezigen vinden. Wat bij hen speelt. De onderstroom komt níet boven door een rondje op de werkvloer. Daarom heet het de onderstroom en niet de bovenstroom. Vergeet niet dat de bestuurder ook links en rechts met mensen spreekt. Je staat dan al gauw tegenover elkaar met een hoop onderbuikgevoelens en ‘heb eens horen zeggen door een paar mensen’. “Dat je de verkiezingen hebt gewonnen, betekent niet dat je de wijsheid in pacht hebt” zei onze bestuurder wel eens in de OR waarin ik lang geleden zitting had. Ik dacht echt namens anderen te (mogen) spreken en mijn intenties waren altijd positief. Maar als ik meer en meer collega’s sprak, merkte ik dat ze mij konden verrassen. Wist ik dan niet alles? Natuurlijk niet! Dat je in de OR zit, betekent niet dat je alles weet. Het betekent dat je met de WOR in de hand aan de slag kunt en moet, ook om de achterban te raadplegen. Je bestuurder én collega’s nemen het je in dank af. Een goede onderbouwing, op vlotte manier tot stand gekomen, versnelt besluitvorming en het succes ervan. Lees ook eens wat de OR van Royal Haskoning DHV zegt over raadpleging van de achterban en in dialoog zijn.
“We hebben meer dan 100 vragen voor jou klaarstaan om je raadpleging snel en succesvol uit te voeren.”
2 Medewerkers willen toch niet. Ze zijn niet echt of echt niet gemotiveerd en hebben het veel te druk.
Medewerkers denken en doen graag mee aan onderwerpen die voor hen relevant zijn. Logisch, het gaat om hun werk, waar ze een groot deel van hun wakkere leven doorbrengen. Als je wil luisteren, geef je mensen de tijd en de ruimte, en stel je vragen die er echt toe doen. Als je bijvoorbeeld de dialogen van CircleLytics inzet, krijg je erg hoge responses en een hoge waardering van de medewerkers, gemiddeld een 8 op een schaal van 10 geven. Ze hebben het te druk voor micro-management, enquêtes waar ze hun mening niet kwijt kunnen, taken die onduidelijk zijn, etc. Echter, ze hebben het zeker niet te druk met onderwerpen waar het echt om gaat. Want zodra je ze mede-zeggenschap biedt, nemen ze dat met beide handen aan. Hoor ook eens wat Johan Berends van Metamorfase over de dialoog met de achterban zegt.
3 Mmm … ik heb geen tijd om iets nieuws te beginnen en we doen al zoveel en hebben al een poll en nieuwsbrief. Laat dat luisteren maar.
Jullie medezeggenschap loopt waarschijnlijk over van het werk, en dan heb je je eigen baan nog daarnaast… Maar weet je dat als jullie het druk hebben, medewerkers dat ook zullen hebben? Het zijn je collega’s, dus die zitten in hetzelfde schuitje. Er is tijdens (grote) veranderingen een 3x zo grote kans dat medewerkers vertrekken. De meeste organisaties zijn permanent in zulke veranderingen. Des te meer reden om medewerkers regelmatig te raadplegen, ze betrokken te houden. En daarom te luisteren, in verbinding te blijven, in dialoog te gaan. Verbinden met de mensen is de basis om te begrijpen wat er leeft. Zoals een klant laatst zei: “de directie heeft geen tijd voor medewerkers, laten wij dat juist wél hebben. Dat verwacht onze directie ook echt.”
Het zenden van informatie via nieuwsbrieven blijkt tekort te schieten. Mensen klikken de nieuwsbrief niet, of besteden minder dan een minuut aan je informatie. Een poll sturen of enquête leidt alleen maar tot moeheid. Het laat het waarom erachter niet zien zoals in de dialoog van CircleLytics. Om te luisteren, zul je tijd moeten inruimen in jullie agenda. Luisteren naar medewerkers vergt aandacht. Besteed aandacht aan de leden van je raad die hier moeite mee hebben en het zelf ‘beter weten’. Neem ze mee in de kansen en de noodzaak.
4 Maar waarover dan, waar luisteren we naar en wat vraag je ze in zo’n raadpleging?
Als er adviestrajecten lopen, kun je meteen aan de slag. Welke kansen zien medewerkers? Welke zorgen? Wat verwachten ze? Hoe willen ze betrokken worden? Welke argumenten van jullie raad steunen ze het meest en waarom? Welke het minst en waarom? Hoe vorderen eerder genomen besluiten? Je kunt bovendien initiatief nemen conform de WOR. Bijvoorbeeld over vitaliteit, veiligheid, opvolging van medewerkersonderzoek, retentie, reorganisatie, verzuim, thuiswerken, etc. Bovendien kun je aan medewerkers vragen wat zij belangrijke onderwerpen vinden en waarom. Toon zichtbaar dat je luistert, en nogmaals, geef ze daartoe de tijd en ruimte. Door te luisteren en te leren, weet je nog beter waar je je prioriteiten kunt leggen en je kostbare tijd aan zou moeten besteden. Afwezigheid van luisteren, veroorzaakt stress en risico van de verkeerde focus. De COR van bijvoorbeeld Unilever gebruikt de dialoog al jaren om te luisteren en te adviseren.
5 Ze krijgen al zoveel prikkels en berichten. We moeten oppassen dat raadpleging geen spam wordt.
Medewerkers willen bevraagd worden, serieus genomen worden, mee mogen doen. Dat legt onderzoeksbureau Gallup al meer dan 15 jaar bloot: “neem ons serieus” zeggen medewerkers, “dat motiveert ons pas echt”. Luisteren naar medewerkers, zoals via onze online dialogen blijken juist geen spam te zijn of veroorzakers van enquête-moeheid maar verrassend motiverend! Medewerkers mogen hun mening geven en jullie worden er slimmer van. Een eenvoudige win/win. Zorg dat je vragen relevant zijn: waar wil je naar luisteren en waarom nu? Jullie raadpleging bestaat meestal maar uit een paar vragen om focus te houden en hun aandacht vast te houden. Weet je dat medewerkers, juist in drukke organisaties, juist voor moeilijke onderwerpen, veel tijd besteden aan jouw vragen? De meeste klanten vragen iemand met kennis van communicatie om de teksten slim op te stellen. Goed wervend. Het is leuk en bijzonder om mee te mogen denken over onderwerpen die belangrijk zijn. De unieke 2e ronde van de dialogen van CircleLytics is bovendien heel aantrekkelijk. Medewerkers zijn nieuwsgierig naar wat anderen zeggen.
6 Onze IT afdeling loopt over, nieuwe projecten staan op een ‘hold’ en ze willen geen gedoe voor medewerkers. Wij ook niet.
Een heel valide punt. Wij menen, en ook onze klanten, dat medewerkers niet weer iets moeten downloaden, weggetrokken worden van werk, of iets complex moeten doen. Geen IT-gedoe dus. Gewoon een veilige link waar je op mag klikken. In jullie huisstijl en goedgekeurd door jullie security officer. Zo kunnen jullie de raadpleging van – en dus het luisteren naar – de achterban modern en professioneel uitvoeren. We tekenen met jullie organisatie een verwerkersovereenkomst ivm de veiligheid van data (AVG). Dat is alles. En omdat we ISO 27001 gecertificeerd zijn, is IT/security erg blij met ons. Jullie zelf moeten snel en eenvoudig in dialoog kunnen gaan en deze opstarten. Binnen een half uur is je eerste dialoog live en start je raadpleging. Wij bieden de training en begeleiding en na een paar keer kun je het zelf als je dat wil.
“We hebben meer dan 100 vragen voor jou klaarstaan om je raadpleging snel en succesvol uit te voeren.”
7 Als we om hun meningen vragen, dan moeten we er ook wat mee. We beslissen liever in consensus, veilig achter gesloten deuren.
Je vraagt naar iets waar je vervolgens graag naar luistert. Een raadpleging is een serieuze klus. Een grote raadpleging van alle medewerkers verlangt wellicht zelfs dat je dat de bestuurder en HR laat weten. Je vraagstelling let dus heel nauw. Wat leg je ze voor? Je luistert naar de resultaten van medewerkers op je vragen. Dat is wat anders dan blind uitvoeren wat gezegd wordt. Je vraagt om van te leren. Wat je leert, neem je vervolgens mee in je adviezen en initiatieven. Medewerkers níet vragen is geen optie meer. Zij zijn de echte ogen en oren van de organisatie. Ze praten bovendien allang met elkaar over wat er gebeurt, over onzekerheden in de markt, over geruchten de rondgaan over reorganisaties, etc. Ken je ons White Paper al met 18 principes over hoe je ijzersterke open vragen stelt? Het is even wennen voor de meeste OR’en: eerst werkte je námens de medewerkers, en nu mét de medewerkers… Bestuurders waarderen dit: je legitimiteit wordt verhoogd, je werkt sneller, en vertegenwoordigt iedereen.
8 We hebben geen budget.
Tja, dat is dan wel een probleem. Gelukkig worden we als ‘redelijke kosten’ beschouwd conform de WOR en blijken we meer op te leveren dan te kosten. Je wint zichtbaarheid, snelheid en geloofwaardigheid bij bestuurder en medewerkers. Soms vallen we door een stukje begeleiding onder ‘training & advies’. Je kunt bovendien aan je eigen trainer / adviseur vragen om de dialoog van CircleLytics. Zij kennen ons vast en helpen je. We bieden de medezeggenschap een korting van circa 40% op onze prijzen waarbij ze vervolgens de dialoog ongelimiteerd mogen inzetten. En: als je de eerste 7 beren van dit blog op de weg hebt overwonnen, dan is deze 8e tot nu toe nooit het bezwaar geweest.
We gaan graag de dialoog met je aan om jouw bezwaren te bespreken, en vooral om jullie eisen aan communicatie met medewerkers te versterken. Want wat nu als het bij jullie ook werkt? Wat nu als jullie medewerkers net zo waarderen om naar geluisterd te worden als bij andere organisaties? Raadpleging van, luisteren en leren kan zoveel beter. We nodigen je graag uit.
Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.
