Dialoog ontwerp Archives

Werkdruk en stress behoren tot de belangrijkste zorgen voor managers en organisaties. En vooral: voor medewerkers zelf. Stress (wereldwijd) is hoog en toegenomen en is inmiddels een topscoorder als het gaat om de negatieve effecten op onze gezondheid en dus ook op ons werk. Stress kan zelfs ontstaan als medewerkers verlof aanvragen en het niet krijgen toegekend vanwege de te hoge werkdruk van collega’s. Werkdruk kan echter, in balans met iemands weerstand, weerbaarheid en andere factoren, tot prachtige ‘flow‘ leiden, waar mensen de druk niet als zodanig ervaren.

Balans

Job control is één van die factoren voor balans en ervoor zorgen dat de hoeveelheid stress gezond blijft. Job control gaat om de mate waarin mensen iets kunnen beïnvloeden op het werk en voor het werk dat ze moeten doen. Dat kan om de sociale omgeving gaan, collega’s, omgangsvormen, cultuur, team spirit, maar ook om technische dingen. We noemen in elk geval:

lage job control: lage perceptie bij medewerkers van manager’s interesse in veiligheid
hoge job control bij oudere medewerkers: inzetbaarheid voor werk neemt toe
hoge job control is positief voor een betere privé-werkbalans
hoe dichter medewerkers bij besluitvorming staan, hoe beter verandertrajecten slagen
meer job control en control over ‘wat te verbeteren’ werkt positief bij sterke verandering
meer job control bij reorganisaties vermindert verzuim en stress.

Ook het job-demand-resources model (JDR-model) gaat hierover: zijn de eisen die aan jou gesteld worden in balans met je mogelijkheden en middelen die jou geboden worden? De mate waarin je te weinig of geen invloed hebt als medewerker hangt direct samen met cynisme, uitputting en risico’s van burnout. Inmiddels spelen psychologische veiligheid en gelijkwaardigheid (breder: diversiteit & inclusiviteit) ook een actieve rol in de werkbeleving van medewerkers, en die – bij afwezigheid – de druk kunnen opvoeren op mensen.

Werkdruk is dus nogal wat complexer én belangrijker dan “Hoe beoordeel je je werkdruk op een 1 tot 10 schaal”. En nogal wat belangrijker dan dat deze vraag tussen tientallen andere vragen zit in de jaarlijkse enquête, zoals de engagement survey, het MTO, de periodieke RI&E, het medewerkersonderzoek of hoe het dan ook heet bij jou. Of zelfs tussen tien andere vragen van de volgende pulse-survey.

Maar hoe dan wel, als je beter geen gewone werkdruk-vraag in je MTO of MO stopt? CircleLytics Dialogue is gemaakt om als instrument te dienen om open vragen te stellen, en de antwoorden gewaardeerd en verrijkt te krijgen door collega’s. Jouw vraagstelling bepaalt de mate waarin je mensen invloed geeft op omstandigheden en werk die van invloed zijn op hun ervaren stress. Job control. Laten we bij het begin beginnen.

Maak je intentie duidelijk en volg deze op

In deze blog beschrijven welke vernieuwende vragen je kunt stellen over stress en werkdruk, en geven erbij aan waarom. Zo kun je zelf eenvoudig(er) de juiste vragen stellen, op de juiste momenten en er echt wat mee doen. Want dat laatste is wat ons betreft de voorwaarde om vragen over werkdruk te stellen: sta je klaar, heb je de ruimte om iets te doen met de antwoorden? Of stel je de vragen omdat je onderzoek doet of iets moet rapporteren naar directie? Zég dat dan, zodat je geen verwachtingen wekt bij medewerkers die je niet kun waarmaken. Dat is meteen dus ons eerste advies.

Dit is een voorbeeldtekst om je eerlijke intentie duidelijk te maken en de vraag te laten landen:

We willen elk [kwartaal, jaar, ..] werkdruk onderzoeken en daarom jou een paar vragen stellen. Het onderzoek wordt uitgevoerd door HR om directie en ondernemingsraad hierover te informeren. Het is nu niet duidelijk of dit onderzoek tot nieuw beleid leidt en of er iets voor jou verandert.

Je kunt in plaats van HR natuurlijk ook de ondernemingsraad lezen, of een arbodienst (die een RI&E uitvoert) of andere onderzoeker of consultant. Je stuurt de vraag dan echt met de intentie om onderzoek te doen. Vergeet echter niet dat werkdruk een nogal beladen onderwerp is. Wél interesse tonen in werkdruk, maar alleen voor jóuw onderzoek en níet om medewerkers nu te helpen, is volgens ons niet een voorbeeld van empathie, noch van een business sense om mensen te zien als essentieel voor de organisatie en prestatie.

In bijgaand plaatje zit je dan linksonder: je doet onderzoek en stelt survey vragen om data te verzamelen. Als je dat zo als framing neerzet, lijkt ons dat alleen werkbaar en acceptabel voor medewerkers, als je ook een andere manier toont om hun werkdruk te begrijpen én actief te beïnvloeden (bijv. dialogen). Oftewel, wees duidelijk over je intentie, maar beter nog: ga (ook) actief aan de slag met te hoge, onhoudbare werkdruk. Bijvoorbeeld door dialoog te introduceren als werkvorm, waarna je met suggesties en aanbevelingen van medewerkers aan de slag kunt.

Als het doen van onderzoek je doel is, raden we minimaal deze twee vragen aan:

Kun je een score geven voor de werkdruk op een van je drukste dagen van de afgelopen weken? Scoor tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog).

Kun je een score geven voor je algemene, zeg maar, je gemiddelde werkdruk over de laatste maanden. Scoor tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog).

Waarom deze twee?

Als je de eerste vraag niet stelt, wordt het resultaat van je tweede vraag negatief beïnvloed door een heftige, recente, niet-representatieve werkdagen of -momenten; die staan medewerkers het meest bij.
Met de eerste vraag toon je betrokkenheid en kunnen ze hun verhaal kwijt.
Bovendien leer je dat er piekbelastingen zijn als je de scorepatronen vergelijkt tussen beide vragen.
Daarnaast wordt je resultaat op de tweede vraag betrouwbaarder en zijn cijfers van deelnemers vergelijkbaar.

Timing is everything. Of in elk geval, het is heel veel!

Bepaal over welke periode je de vraag beantwoord wil zien worden. Werkdruk kan enorm onderhevig zijn aan allerlei invloeden, zoals:

een piek vanwege een klantactie (bijv in de retail sector)
een drukke periode vanwege het seizoen (bijv in de recreatieve sector)
veel werk vanwege een aankomende AO in de Tweede Kamer (voor beleidsambtenaren)
een vakantieperiode waarin collega’s elkaars werk opvangen
uitval door ziekte van een collega
een vacature die al wat langer uitstaat.

Hou daar rekening mee. Als je deze invloeden niet kunt veranderen, let dan op je formulering van je vragen en vooral: kies je timing slim en bewust.

Bijvoorbeeld:

Kun je een score geven voor je huidige werkdruk, vanwege [noem hier bijv een reden]. Scoor tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog).

Maar als je de persoonlijke redenen niet kent waarom werkdruk momenteel kan pieken, wat doe je dan met de scores? Wat zeggen deze? Als je aanneemt dat werkdruk komt door de vele vacatures die momenteel uitstaan, kan het zijn dat medewerkers dat niet herkennen en zelf geheel andere redenen hebben. Zo’n gesloten vraag sluit feitelijk het gesprek af en heeft wat ons betreft niets te maken met ‘luisteren naar medewerkers’. Eerder betreft het ‘niet luisteren naar medewerkers’.

Werkdruk, druk of stress door andere factoren?

Allerlei onderzoek laat zien dat medewerkers allerlei redenen hebben om druk of stress te ervaren, of de eerste symptomen ervan. Werkdruk of werkstress suggereert dat het door het werk komt, als oorzaak. Werkdruk mag niet verward worden met drukte op het werk. Als het bij jullie in de organisatie druk blijft, wees dan voorzichtig met de suggestie dat je iets ‘gaat doen aan de werkdruk’.

Waarom stel je je vraag niet neutraler op?

Het kan om druk gaan die ze al hebben voordat ze op het werk aankomen en niet afneemt, maar niet veroorzaakt wordt, op het werk of door het werk. De algemene definitie gaat om het ervaren van mentale spanning. En iedereen gaat daar weer anders mee om. Er zijn mensen die er van opleven en druk nodig hebben om te presteren. Realiseer bij het stellen van vragen over werkdruk, dat je mensen op het spoor zet dat het om oorzaken moet gaan die met werk te maken hebben of dat dat zelfs de oorzaak is, terwijl de echte oorzaken elders liggen, zoals bij:

kosten van levensonderhoud nemen toe en bestaanszekerheid staat onder druk
spanningen in de wereld: oorlog in Oekraïne, spanningen tussen US en China, etc
media en diverse mensen die communiceren in termen van ‘alles is in crisis’
stress die mensen overnemen van collega’s of vrienden, vanuit empathie voor hen
persoonlijke situatie: mantelzorg, uitbreiding van gezin, overlijden, verhuizing.

… of zelfs: dat medewerkers helemaal geen last hebben van werkdruk….

Vergelijk eens deze vragen en overweeg welke rol je wil vervullen, welke verantwoordelijkheid je op je neemt, of die je op je kán nemen:

Ervaar jij als mens momenteel de laatste tijd stress (1=niet, 10=zeer veel)?

Of:

Wat verwacht je de komende maanden als het gaat om de stress die jij ervaart. (-2 = neemt flink af, +2 = neemt flink toe).

Of deze, waarmee je medewerkers helpt:

Zie onderstaande redenen waarom mensen stress kunnen ervaren. Wil je eens aangeven waar deze bij jou zitten, of wellicht herken je er geen een? Wil je er maximaal vier kiezen?

Je kunt bij deze vragen antwoorden aanbieden zoals “mijn privé situatie”, “mijn dagelijkse werk”, “mijn werkomgeving”, “iets in de organisatie”, etc.

Verleng en verdiep je gesloten vraag met een open vraag

Je kunt een gesloten vraag (bijna) altijd verrijken door de gesloten vraag uit te breiden. Gewoon een komma plaatsen en een open vraag aan toevoegen. Dus niet alleen een tekstveldje tonen en hopen op toelichtingen. In dat geval krijg je matig bruikbare feedback. Niet zo vreemd, want als je alleen een score-vraag voorlegt aan medewerkers, signaleer je desinteresse. Aan steekwoorden en korte zinnen die dan volgen, of lege veldjes, heb je niet zoveel. Als je een sterke open vraag stelt, krijg je sterke open antwoorden terug. Al gauw 90% van de medewerkers vult deze dan uitgebreid in.

Oftewel: je oogst wat je zaait.

Laat je eens inspireren door bijgaande open vragen die je toevoegt aan je gesloten vraag. Overigens hebben we 1.000en open vragen voor je, die we op intelligente manier voor jou selecteren en aan je tonen via ons unieke QuestionDesignLab.

Een voorbeeld, voortbouwend op onze vraag hierboven:

Kun je een score geven voor je huidige werkdruk, tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog), en kun je in eigen woorden toelichten waardoor dat vooral komt?

Of dus:

Kun je een score geven voor jouw huidige stress, tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog), en kun je in eigen woorden toelichten waardoor dat vooral komt?

Nu ga je leren wat de redenen zijn. Meten is immers níet weten, maar vragen naar open antwoorden is dat wél. De combinatie van scores en toelichtingen zijn sterker! En met de tweede variant kan dat zelfs informatie opleveren over stress van een oorzaak van ‘buiten het werk’.

En deze:

Kun je een score geven voor de werkdruk over een van je drukste dagen van de afgelopen weken? Scoor tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog). Laat je ons leren van de belangrijkste reden waarom dat zo was? Of misschien doordat iets ontbrak?

En deze:

Kun je een score geven voor je huidige werkdruk, tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog), en kun je ons vertellen wat jij ziet als gevolg voor onze organisatie?

Of liever open laten:

Kun je een score geven voor je huidige werkdruk, tussen 1 (zeer laag) en 10 (zeer hoog), en kun je ons vertellen wat jij ziet als gevolg hiervan?

Benieuwd wat medewerkers vertellen. Gevolgen voor hun gezondheid? Werkgeluk? De klant? Voor hun blijven of vertrek bij de organisatie? Voor de kwaliteit van het werk? Voor de samenwerking met collega’s?

Er is echter een ‘maar’. Je hebt dan 100en of vele 1.000en meningen verzameld. Wat doe je daar mee? Maar eerst dit …. een score-schaal of woordelijk? Wat bedoelen we hiermee?

Vraag je om een score of leg je het in woorden voor?

Als je onder druk staat is het volgens ons niet prettig om jezelf te moeten uiten via een score. Als ik veel stress ervaar en moet inschatten of ik tussen een 1 en 10 iets moet scoren, en het lastig vind of dat een 7 of iets anders moet zijn …. Bovendien: een hoge druk of ervaren stress betekenen niet dat iemand dat niet aan kan, maar wellicht zelfs bij gedijt. Je kan dat opvangen door twee vragen te stellen: eerst je druk/stress scoren en daarna scoren hoe goed je het wel/niet aan kunt. Maar je kunt het ook opvangen met één vraag:

Kun je een aangeven hoe jij momenteel jouw huidige druk of (zelfs) stress ervaart. Dat hoeft dus niet per se te komen door het werk zelf en kan ook om andere dingen gaan. Kies het antwoord wat het beste bij jou past. Als je wil kun je in eigen woorden je keuze toelichten met bijvoorbeeld je belangrijkste oorzaak.

Antwoorden:

Hoge druk, maar kan het aan.
Hoge druk, maar kan het bijna niet meer aan.
Hoge druk, kan het niet meer aan.
Ervaar wel druk, maar kan het prima aan.
Ervaar weinig (of geen) druk

Door hun toelichtingen leer je vervolgens nog meer over de oorzaken.

Vervolgens kun je doorvragen, afhankelijk van het antwoord wat mensen kiezen:

Voor de mensen die het tweede of derde antwoord selecteren:

Wat heb je dan momenteel (het hardst) nodig?

Voor de anderen:

Wat is jouw tip, ervaring, idee of zelfs worsteling die je kunt delen waar anderen wat aan kunnen hebben voor hun druk?

Alledrie de vragen bieden ruimte en aandacht aan mensen voor hun (mogelijke) drukte en stress, en leveren een schat aan inzichten op. En dus ook nu weer de vraag: wat doe je met al die open verhalen, antwoorden, suggesties? Welke wegen het zwaarst en zet je op in? Welke minder, of zelfs niet? Waar zit draagvlak? Een ander punt is dat leeftijd ook kan uitmaken, evenals de verschillen tussen man en vrouw over ervaren stress en oorzaken, gevolgen en oplossingen. Zorg dat je aan de lijst van genodigden kenmerken toevoegt zodat je naderhand begrip krijgt van de verschillen obv gesegmenteerde resultaten. Het mooiste is natuurlijk dat je leert hoe ze op elkaars redenen en suggesties reageren en welke steun/herkenning ze laten zien.

Wat vinden medewerkers van elkaars redenen, suggesties en antwoorden?

Je weet dat iets vaak of niet vaak genoemd wordt, maar je weet niet of medewerkers elkaars redenen herkennen en steunen, of juist niet. Je kunt hun open antwoorden dus niet op waarde schatten, en dus kun je er geen conclusies aan verbinden. Dat is waarom wij CircleLytics Dialogue hebben ontwikkeld en je per vraag kunt instellen of deze een tweede ronde krijgt. Die tweede ronde is anoniem: privacy wordt gerespecteerd.

Uniek is dat onze intelligente algoritmes (AI) ervoor zorgen dat alles geanalyseerd wordt, vergeleken en geclusterd wordt. Daarna start die tweede ronde en krijgt elke medewerker 15 afwijkende antwoorden van anderen, waardoor ze zo veel mogelijk leren van elkaar. Medewerkers gaan nu op elkaars geanonimiseerde antwoorden reageren. Ze geven positieve scores voor steun, en negatieve scores als ze het niet herkennen/steunen (tussen +3 en -3). Zo wordt kaf van het koren gescheiden: ze uiten sentiment via die scores waardoor jij weet waar het meeste draagvlak voor is en het minste. Je ziet dan dat iets wat niet vaak genoemd wordt als reden, alsnog veel steun/scores krijgt en andersom. Vergis je dus niet om alleen te vertrouwen op zo’n eerste ronde en wacht op de scores van die tweede ronde. Daar zit de validatie. Daar zit de informatieve waarde. Je kunt met CircleLytics Dialogue zelfs voor zo’n vraag instellen dat ze hun score van 1-10 op de gesloten vraag uit de eerste ronde opnieuw mogen invullen: dat doet 60%. Ze wijzigen dus ‘bij nader inzien’ hun score op je werkdruk-vraag. Dat heeft nogal wat consequenties voor je beleidskeuzes.

Nu is je onderzoek eindelijk betrouwbaarder dan met gewone enquêtevragen van één ronde, en kun je conclusies baseren op de resultaten, zoals de top 5 en bottom 5 van de gescoorde antwoorden (of van de geselecteerde tekstuele antwoorden, zie vorige paragraaf).

En wie stelt dit soort vragen: managers, HR of OR?

Kijk nog eens naar bijgaand plaatje. De rechterbenedenhoek: manager / medewerkers. En vergelijk die eens met de linkerbenedenhoek: human capacity / medewerkers. En met de pijl leadership / medewerkers. Degene die de vragen stelt, moet volgens ons degene zijn die er wat mee doet. Of: heel concreet vertellen wat er mee gedaan gaat worden, wat de intenties zijn, en liefst wie er wat mee gaat doen. Dat motiveert om echt te graven en na te denken over de antwoorden die je gaat geven: als de ander immers moeite voor jou doet, doe je dat (bijna) vanzelf terug. Reciprociteit zit in onze aard, in onze biologie, misschien zelfs in de aard van de hele natuur.

Managers kunnen de verbinding maken tussen te behalen doelen en kpi’s en stress. Zij hebben immers meer doelen dan alléén werkdruk beheersbaar houden of zelfs verlagen. Zij moeten het belang zien van balans: doelen stellen en halen, en gelijktijdig het welzijn van medewerkers respecteren. Nu ligt regelmatig alleen het behalen van doelen bij managers, terwijl welzijn bij HR is belegd. Deze hangen nogal strikt samen.

Hoe kunnen we ABC beter realiseren terwijl we gelijktijdig onze ervaren druk niet willen laten stijgen?

Wat is volgens jou een project of doel waarvan we de deadline moeten en kunnen vertragen om onze omzet te halen dit jaar maar de werkdruk omlaag te krijgen?

Hoe kunnen we onze werkwijzen versimpelen zodat we tijd vrijspelen en minder stressvol werken?

Wat kan of moet slimmer in samenwerking om voortgang te boeken op onze doelen én de werk/privé balans van ons allen te respecteren.

Als leiderschap en HR (en OR): vergeet managers zelf niet als doelgroep:

Wat heb je meer of anders nodig dan nu om de werkdruk en stress bij je team anders te organiseren, en liefst te verminderen?

Wat moeten we verminderen of anders organiseren om werkdruk duurzaam te verlagen?

Als het onderwerpen betreft die snel daarna worden aangepakt, dan is het logischer dat managers deze ‘listening’ inzetten en luisteren naar wat ‘hun afdeling’, of ‘hun team’ bedoelt, zegt en nodig heeft. Dat toont directe betrokkenheid. Ik zou dit zelf als manager niet uitbesteden aan bijvoorbeeld HR. Ik wil mijn eigen mensen, mijn eigen afdeling begrijpen, steunen en samen door. Eens, of denk je daar anders over? Als je dat met een platform oplossing als CircleLytics Dialogue doet, worden er vanzelf data en inzichten verzameld over de gehele organisatie. Dus ‘centraal’ vanuit HR kan er geleerd worden van wat er decentraal op afdelingen en in teams leeft, speelt, anders is, en ook: wat verbetert. We zien dit dus als voorbeeld van “co-creation of human centric business solutions”. HR helpt managers luisteren, ontwerpt vragen en benut de data voor beleidsontwerp en steun bij interventies. Bovendien kan HR de data vergelijken met data op andere gebieden, zoals diversiteit, veiligheid, opleiding, vertrouwen, etc, en verbanden leggen.

De ondernemingsraad kan initiatief nemen om de stress op het werk te onderzoeken en daaropvolgend aanbevelingen op te stellen. De Wet op ondernemingsraden (WOR) biedt ruime rechten en plichten om dit te doen, waaronder het initiatiefrecht. Lees hier meer over de rechten van de ondernemingsraad. Als het belang van de medewerkers, zoals hun welzijn, in het geding is, moet de OR aan de slag. Zeker als HR zich beperkt tot het toesturen van periodieke enquêtes ligt op de loer dat verwachtingen gewekt zijn bij medewerkers dat het onderwerp telt, maar dat effectief niets verandert. Dat demotiveert enorm en bewijst een afwezigheid voor medewerkers van invloed op hun welzijn, voor het werk en bij de organisatie waar ze zijn. Cynisme, burnout en gebrek aan betrokkenheid kunnen de prijs zijn die daarvoor betaald wordt. We zien overigens ook situaties waarin HR aan de OR vraagt om te helpen met het verdiepen na gehouden algemene enquêtes. Bijvoorbeeld door drukte bij HR, vertrouwen van medewerkers in de OR, of andere redenen.

Ook leiderschap kan er voor kiezen om direct te luisteren naar medewerkers en in co-creatie en dialoog hun collectieve intelligentie te benutten. Kijk maar eens naar het plaatje hierboven van hoe wij ‘luisteren naar medewerkers’ zien en ‘organisatieontwikkeling in co-creatie’. De pijl dus van leiderschap naar medewerkers. Zo kan leiderschap samen met medewerkers de organisatie doorontwikkelen en zonder ruis leren wat er speelt. Zeker gezien de belangen van ervaren job control en de impact op de mensen én prestaties. Bijvoorbeeld met deze vraag:

Wat wil je kwijt bij mij over de werkdruk die jij ervaart of bij anderen ziet? Waar kan of moet ik van leren en iets mee doen volgens jou? Waarom? Scoor eerst tussen 1=zeer laag en 10=zeer hoog.

Je laat zien dat je om je mensen geeft, en als leiding kun je daarna thema’s delegeren aan je team om aan te pakken. De thema’s die zonder ruis, binnen een ruime week, bij jou als leiderschap op tafel liggen. Dat lijkt mij een mooie organisatie om bij te werken!

Mooi als leiderschap elke maand een aantal onderwerpen bevraagt bij medewerkers en in dialoog daardoor tot verbetering komt.

En hoe kom je tot concrete actie?

We hebben nu enkele vragen besproken en hoe je een score, open antwoord en validatie (waardering) van elkaars open antwoorden opzet en waarom je dat doet. We voegen er nog een stap aan toe: vraag aan medewerkers of ze concrete suggesties hebben om iets te verbeteren. Vraag dat alleen als je een positie hebt om hier mee aan de slag te gaan. Managers kunnen dit dus beter vragen, dan HR of OR, behalve als HR of OR met managers – liefst vooraf – hebben afgesproken om direct tot opvolging te komen.

Dus nog even de stappen op een rij:

je stelt je vragen aan welke groep dan ook
de ontvangen antwoorden worden door collega’s gelezen en voorzien van scores
ze zien en leren daarbij van antwoorden die afwijken van elkaar
en schrijven daar suggesties bij

Jij ontvangt;

de cijfermatige antwoorden in grafieken, etc
de antwoorden erbij, gerangschikt naar belangrijkheid
geholpen door AI en testanalyse: gegroepeerd naar onderwerpen
selecties van suggesties.

Zorg vooraf dat je organiseert hoe je met verschillende resultaten en aanbevelingen omgaat. Als je open vragen stelt, en medewerkers vraagt elkaars suggesties en antwoorden te prioriteren en verrijken met tips, weet je vooraf niet exact wat er uit komt. Negeren wat je niet weet en niet zult weten is uiteraard niet slimmer dan ontvankelijk zijn voor wat je niet wist. Nu je met open vragen (al dan niet met gesloten vraag erbij) wel weet wat er speelt, kun je concreet aan de slag. Je kunt zelfs medewerkers erbij betrekken die bijdroegen aan die belangrijkste ideeën. Binnen ons platform is er een mogelijkheid dat zij zich namelijk bekend mogen maken terwijl hun bijdragen aan jouw vragen over werkdruk wél anoniem blijven. Je hebt daarmee je ambassadeurs meteen aan boord!

Bij voorkeur vertel je vooraf dat een werkgroep gereed staat en aan korte en lange termijn prioriteiten gaat werken. Wat een goed nieuws voor medewerkers om met jouw vragen aan de slag te gaan! Dan wordt meedenken met de organisatie echt leuk en betekenisvol. Medewerkers luisteren naar jouw oprechte vragen en aangeboden inzet om opvolging te geven aan de resultaten, en jij luistert naar hun inbreng en actiepunten!

Een aantal tips om tot verdere actie te komen:

verzamel op vragen als “hoe ga jij slim om met werkdruk” alle meest gesteunde tips en maak er een mooi canvas van die je op slimme plekken ophangt in je organisatie
herleid de belangrijkste redenen van onnodige werkdruk terug naar de beleidsmatige collega’s die hier iets aan kunnen doen en leg actiepunten vast, die je communiceert op intranet aan alle medewerkers
de vragen die specifiek aan managers worden gesteld kunnen worden omgezet in trainingen en coaching, maar ook in interventies in beleid, gebaseerd op hun specifieke suggesties
monitor de opvolging en verbetering of veranderingen rond werkdruk en ervaren stress.

Geef medewerkers privacy en ruimte

Respecteer dat medewerkers, mensen dus, tijd en privacy nodig hebben om te reflecteren op jouw vragen over stress, werkdruk, druk door werk, etc. Mensen kun je die privacy het beste garanderen door online, anonieme tools in te zetten. In teams, op afdelingen en in de gehele organisatie gaat het vaak om flinke aantallen medewerkers, en ook om die reden is het waardevol om tools in te zetten. Zo verzamel je bovendien data en inzichten die nieuw beleid, leiderschap of andere belangrijke, noodzakelijke veranderingen onderbouwen en dus mogelijk maken.

CircleLytics Dialogue specifiek biedt de unieke mogelijkheid om de tweede ronde in te zetten om medewerkers op elkaars antwoorden, suggesties en gedachtes te laten reflecteren. Hierdoor leer je significant meer, al gauw 50x meer.

En dan: monitoring

Vergeet ten slotte niet om werkdruk, of neutraler dus ‘ervaren stress’ (niet per se werk) regelmatig te bevragen. Er zijn zoveel omstandigheden die veranderen: in de markt, de economie, persoonlijk, de organisatie, takenpakketten, etc. Afhankelijk van uitgevoerde interventies of nieuw beleid voeg je dan vragen toe als:

Wat is voor jou merkbaar verbeterd waardoor jouw ervaren stress verminderd is? (als dat voor jou niet zo is, sla deze vraag dan over)

En:

Wat is een (extra of nieuwe) stap die gezet kan worden om stress op het werk te verminderen of beter hanteerbaar te maken? (in de tweede ronde mag je de suggesties van anderen omhoog/omlaag scoren en tips geven hoe we dit succesvol maken)

En nu delen we nog een aantal andere vragen. In ons QuestionDesignLab hebben we nog vele anderen.

Neem je contact met ons op om samen jouw werkdruk, of beter: ervaren druk op het werk, beter te begrijpen of met CircleLytics Dialogue kennis te maken? Plan dan hier jouw afspraak.

Hoe vind je dat jij zelf momenteel omgaat met de door jou ervaren druk (1=niet goed, 10=uitstekend) en wat is jouw tip voor anderen?

Voor welk gevolg van stress bij medewerkers moet onze organisatie meer aandacht hebben? Waarom zie je dat zo?

Wat is binnen jouw afdeling volgens jou een (zeer) ongewenst gevolg van te hoge werkdruk?

Wat maakt dat onze organisatie onder zulke hoge druk zo goed kan blijven presteren?

Hoe zorg jij dat je jouw (werk)druk en gezondheid in balans houdt? We zijn benieuwd wat we van elkaar kunnen leren. Scoor eerst tussen -2=niet in balans en +2=in balans.

Hoe beïnvloedt de huidige druk jouw vermogen om te focussen en productief te blijven?

Wat zie jij bij anderen nu de (werk)druk zo hoog is waar we van moeten en kunnen leren?

Wat hebben we nog niet geprobeerd om de werkdruk duurzaam te verlagen?

Participatie versterkt onze democratie. Maar beter nog: interactie versterkt en verdiept onze democratie. Onder voorwaarden althans. Als je interactie laat inzet, voor een te beperkte groep en jij niet bent ingeloot, deelname limiteert door fysieke aanwezigheid in een zaaltje, vaag bent over je mandaat of de groep niet helder informeert gaat jouw participatie je vraagstuk dwarsbomen. Ook een meer continu proces van participatie en co-creatie moet tegenwoordig overwogen worden vanwege de versterking van uitkomsten en draagvlak. Zonder interactie weet je niet of je draagvlak hebt, hinder je deelnemers in het leren van meervoudige perspectieven en zie je uitvoeringsrisico’s of afhankelijkheden over het hoofd. Onnodig. Interactie gaat over de manier, mate en het effect van het onderling luisteren naar elkaar, om elk en samen verder te komen. Dat gaat verder dan participatie, dat zich kán beperken tot het ophalen en verzamelen/samenvatten van individuele meningen of suggesties, waarbij interactie ontbreekt.

We benoemen graag de vijf voorwaarden uit het boek On Democracy van Robert Dahl, van Yale University:

Effectiviteit van participatie: onderwerpen kunnen aandragen
Gelijkheid van deelnemers
Wezenlijk begrip: kans om te weten waar het over gaat
Invloed op beleid
Inclusie: betrokkenheid voor iedereen.

Naast deze vijf voorwaarden, die in CircleLytics Dialogue geborgd worden, benadrukken wij het belang van Deep Democracy: de stem van de minderheid. Anders gezegd: onze visie en ons platform borgt dat de stille minderheid niet ondersneeuwt bij een early majority. Early omdat in onze visie, inwoners een dialoog in moeten gaan en gestructureerd bezig moeten gaan met de meningen, vooral de afwijkende, van andere inwoners. Het luisteren naar afwijkende meningen is volgens ons, filosofe Hannah Arendt en sinds de troonrede van dit jaar ook onze koning, de essentie van democratie. Dit rapport overigens van de OECD gaat ook in op innovatie van citizens’ voice.

Hoe zet je de kracht van taal goed in voor je vragen en toelichting?

Door je bewust te zijn van het fenomeen dat taal verbindt en ons brein activeert. Tenminste, als je je dat realiseert en taal goed toepast. Met taal bereik je mensen of sluit je ze uit. Het is een onderschatte kracht. De Power of Language (van dr. Viorica Marian) is het lezen waard of zie hier een filmpje. Jouw taal die je inzet voor je uitnodiging, de extra informatie om te begrijpen waar het over gaat en natuurlijk, de taal voor je vragen zelf. Het is fijn als je je daarbij kunt laten inspireren door mensen om je heen die ervaring hebben met taal, communicatie en het ontwerpen van (open) vragen. Je kunt ook door middel van co-creatie vragen ontwerpen met een kleine of zelfs grote groep mensen. Je hoeft dan natuurlijk niet bijeen te komen, maar gebruikt bijvoorbeeld CircleLytics Dialogue om dit asynchroon te doen: ieder vanaf de eigen werk/thuisplek en op een eigen moment. Dan kan iedereen er goed over nadenken. In ons platform is overigens een uniek QuestionDesignLab ingebouwd waardoor je snel intelligente suggesties krijgt. TransitieFocus heeft overigens hele mooie dialogen en participaties opgezet voor diverse overheden zoals gemeente Tilburg inzake de warmte transitie, en benadrukt hoe belangrijk het is om een ritme te maken van de vragen tesamen. Zorg dat je vragen een opbouw hebben, samenhangen met elkaar, en je een toon gebruikt en eenvoud van woorden die past bij het thema wat je wil bespreken met de groep.

Voorbeeldvragen:

Wat denk jij wat we het beste kunnen doen met …… en waarom?
Wat is jouw wens als je de volgende oplossingen ziet: welke zou je kiezen en waarom?
Dank je wel tot nu toe voor het meedoen. Deze vraag gaat nu een stapje verder: stel nu dat …. Wat zou …?

Hoe ga je om met het (politieke) mandaat wat je hebt te bieden aan deelnemers?

Kort antwoord: eerlijk en duidelijk zijn en afbakenen. Het lastige van participatie is dat je vaak veel complexe belangen moet afwegen. Waar staat de besluitvorming? Welke opdracht ligt er van de politiek? Welke politieke weerstanden moet je rekening mee houden? Hoe kan participatie daar juist een weg in vinden en richting aan geven, of zelfs weerstand voorkomen? Je kent vast de participatie-paradox, zie ook het plaatje. Hoe langer je wacht met participatie, hoe beperkter de ruimte is voor participatie, want hoe naderbij de besluitvorming is. In theorie …. want in de praktijk gaat dat flink anders. Als inwoners geen geloofwaardige invloed hebben gekregen, omdat je te lang wacht of hun ruimte onnodig beperkt (bijvoorbeeld door te lang uit te stellen) zullen inwoners alsnog hun weg vinden. Hun ongenoegen uiten ze in protest, demonstratie, petitie, burgerinitiatief, het stemmen op tegenpartijen bij de volgende verkiezingen, maar ook het dwarsbomen van de uitvoering.

De kunst is om geen enkele verwachting te wekken die afwijkt van de (politieke) realiteit en ruimte die inwoners hebben. Vertel helder en transparant welke ruimte er wél is en welke er niet is. Eerlijkheid is de kortste route naar een succesvolle participatie. Vergeet daarbij niet dat de inzet van online participatie enorme voordelen met zich meebrengt: je kunt het snel inzetten, met onbeperkt grote aantallen deelnemers, en in hele korte tijd afronden. Dat betekent dat je op jouw tijdpad van beleidsvorming, -uitvoering en -evaluatie op verschillende momenten participatie en interactie kunt inzetten, zelfs in dagen tijd, zelfs van 100.000en inwoners. Een ander advies: zorg dat je zuiver, laagdrempelig en compleet bent in de informatie die je beschikbaar stelt, en op verschillende manieren voor verschillende type inwoners. Een leestip (of luisteren) is Robert Dahl van Yale University en zijn boek “On Democracy”. Het is bij interactie, participatie (en democratie) belangrijk om wezenlijk begrip te faciliteren aan inwoners: wat hebben ze nodig om zich in te leven, te lezen en in te beelden waar het over gaat.

Ook de Omgevingswet speelt interactie en participatie flink in de kaart. Sterker nog: interactie met de omgeving, waaronder inwoners is essentieel om tot beleidsvorming te komen. We zien een flinke groei aan inwonerdialogen die je regelmatig, met welke groepsgrootte dan ook kunt opzetten en efficiënt tot unieke, gedragen inzichten leiden.

Voorbeeldvragen:

We zitten nog in een hele vroege fase voor …. . Maar we willen nu al laten weten dat we openstaan voor jullie suggesties, zodat we daar tijdig rekening mee kunnen houden. Kijk maar eens naar het filmpje en deel jouw eerste gedachte.

We zijn in de laatste fase beland voor … . Uit onze eerdere participaties leerden we samen dat jullie …. en dat past binnen het budget. Nu zijn we toe aan …. en daarom leggen we jullie drie keuzes voor. Kies je voorkeur, licht duidelijk en in je eigen woorden toe. Na de tweede ronde mag je je keuze definitief maken dus nog wijzigen als je wil.

Bekijk bijgaand filmpje eens, lees onderstaande korte samenvatting of gebruik deze link …. om naar het document te gaan van de wethouder, waarin vertelt wordt hoe …. in elkaar zit en waar het om gaat. Je leert dan ook welke ruimte we hebben samen om er mee aan de slag te gaan. Samen kunnen we dat slimmer. Lees je eerst, en doe dan vooral mee!

Case: momenteel loopt een consultatie in Provincie Zeeland over kernenergie. De provincie drukt zich hierover op deze manier uit: “Het Rijk onderzoekt het langer openhouden van de huidige kerncentrale en de bouw van twee extra kerncentrales in Borssele. Als de plannen van het Rijk doorgaan heeft dit gevolgen voor onze regio. Wat deze gevolgen exact zijn weten we op dit moment nog niet. Ondanks deze onduidelijkheid wil Provincie Zeeland de Zeeuwse inwoners nu al betrekken.” Je ziet dat complexe, sensitieve onderwerpen géén reden zijn om interactie met inwoners uit te stellen of te ontwijken.

Case: circa 30 regio’s in Nederland moeten momenteel integrale zorg-akkoorden afsluiten met zorgaanbieders en zorgvragers in hun regio. Daar zijn verschillende partijen, maar expliciet ook inwoners bij betrekken. Zoetermeer2025 is zo’n voorbeeld: dialoog wordt ingezet om asynchroon, alle betrokkenen te verbinden met het vraagstuk “hoe worden we slimmere patiënten”. Zie ook deze oproep van Lea Bouwmeester.

Hoe groot moet, mag en kan de groep zijn die je betrekt?

Zo groot mogelijk. Beperk het volk nooit. Niets óver ons zónder ons. Online participatievormen limiteren het volk niet meer om te participeren. Dan is het evenmin aan jou om het volk te limiteren. Is onze visie ….

Met 10 maar ook met 100.000en. In uren tot dagen. Participatie hangt met ruime beschikbaarheid van online democratische werk-en participatievormen niet meer af van de grootte van de gymzaal, een budget om een bijeen te komen, en hoeveel mensen er in een Teams sessie redelijkerwijs kunnen luisteren en spreken.

Leer online participatievormen kennen, want ze zorgen ervoor dat je grote aantallen mensen, snel, veilig kunt betrekken en niemand onnodig uitsluit of limiteert.

Waarom zou ik niet mee mogen doen en denken, terwijl ik ook in de wijk woon, terwijl ik ook van die recreatie gebruik maak, terwijl de veiligheid van mijn kinderen ook moet tellen, terwijl ik mijn toekomst en mening niet laat afhangen of ik wordt ingeloot om mee te mogen denken, terwijl ik echt graag wil leren van anderen maar ook mijn ervaring wil inbregen …. .

Als je mensen niet beperkt, en inclusie biedt, bereik je een hoger en zuiverder niveau van democratie en voorkom je dat mensen later zeggen: dat was niet namens mij. Je bereikt:

het ontdekken van minderheidsstandpunten,
het maximeren van meervoudige perspectieven op je vraagstuk,
het tonen van 100% inclusie van (mogelijke) betrokkenen,
de zichtbaarheid naar iedereen van je vraagstuk,
de getoonde, volledige openheid voor iedereen.

Werken social media en community platforms of groepen?

Zelf zijn we kritisch als het gaat om community-oplossingen. Je kunt uiteraard een Facebook groep of andere groepen op social media aanmaken, of zelfs een website maken waarop ge-post en gelike-d kan worden met tools als OpenStad.org. Wat zijn de ervaringen met sociale en community-oplossingen die wij hier delen:

de opkomst is mogelijk niet representatief; het vergt nogal wat om ergens ‘naar toe te moeten’, zeker met regelmaat om op de hoogte te blijven, en mogelijk zelfs in te moeten loggen en te registreren; deelnemers moeten daar maar net zin in hebben en dat geldt niet voor iedereen; de woorden social en community klinken sociaal maar dat is lang niet voor iedereen het geval
onderzoek laat zien dat als je de like’s toont die voor een idee bestaan of argument van een deelnemer de validiteit van je participatieresultaat met 30% afneemt; dat komt omdat mensen elkaars like of dislike kopiëren; dit wil je juist voorkomen; zorg dat de voorkeuren van anderen niet zichtbaar zijn zolang de volgende deelnemer zijn/haar voorkeur nog niet heeft ontwikkeld en geuit;
het kost relatief veel tijd om zo’n platform of groep te onderhouden, deelnemers te werven uit alle groepen, en te modereren dat niet de ene of andere persoon of groep onevenredig veel invloed heeft op de denkrichtingen, zich ongewenst uitdrukt, etc; dit kun je uitbesteden maar vergt jouw aandacht omdat jij verantwoordelijk bent voor wat zich daar afspeelt; daarom raden wij aan om participatie en zeker interactie te voorzien van een duidelijke structuur, een duidelijk begin, midden en eind;
omdat het ook voor deelnemers tijd kost en werving van hun aandacht een constant aandachtspunt is, kan de penetratiegraad nogal teleurstellen; aandacht is een van de meest schaarse dingen die er momenteel bestaan; overweeg een participatievorm
het kost geld, dat ook op andere manieren kan worden ingezet; je kunt belastinggeld maar 1x uitgeven en die dubbeltjes moet je meerdere keren omdraaien; zoek eerst bewijs voor het rendement versus de kosten die je maakt; de omgevingswet zal de druk flink opvoeren op het aantal participaties dat moet worden uitgevoerd
duurzame of regelmatige participatie is lastig; er zijn niet veel successen bekend op het gebied van participatie via social media sites, groepen en community-pagina’s; een van de redenen die we veel terugzien is dat het duurzaam onderhouden ervan ongekend uitdagend is; je zet een groep of website vrij snel op maar daarna begint de uitdaging pas; verdiep je daar goed in en budgetteer ruim.

Vergelijk zulke community / social media oplossingen met de variëteit van het aanbod van participatievormen en laat je vooral inspireren: het aanbod van diverse vormen kan jouw vraag verhelderen; daarna begin je met het ontwerp: wat is het vraagstuk, hoe verbind je met de doelgroep, op welk moment, waarom, op welke manier, etc. Verder is ons advies om platforms, tools en werkvormen voor participatie en interactie te combineren.

Case: een middelgrote gemeente had te maken met een ervaren onveiligheid vanwege een bouwproject bij een winkelcentrum. De beleidsmedewerkers hebben na een esprek met ondernemers, omwonenden en politie geconstateerd dat er een vraagstuk is en oplossingen nodig zijn om (ervaren) onveiligheid te verkleinen. Via een online dialoog heeft de gemeente zowel beleidsambtenaren, medewerkers van samenwerkende bouwbedrijven (die de verbouwing realiseerden), ondernemers en inwoners uitgenodigd om gedurende een paar weken eerst de situatie goed te duiden, suggesties te doen voor verbetering van (ervaren) veiligheid en een validatieronde om te weten welke suggesties het meest en minst gesteund werden én waarom.

Hoe en waarom combineer je verschillende werkvormen?

Waarom? Omdat er geen heilige graal is in participatie, niet één perfecte werkvorm, en dat is maar goed ook. Bovendien is elk vraagstuk anders. Je zult blijvend moeten zoeken naar nieuwe en vernieuwende oplossingen en combinaties van werkvormen en participaties om democratie structuur en ruimte te geven. Volgens ons zijn beide aspecten telkens nodig. Ongestructureerd ruimte geven kan leiden tot vertraging, diffusie en chaos. Alleen structuur bieden kan beperkingen opwerpen: een te kleine groep zoals bij focus-en klankbordgroepen, beperking door inloting zoals bij burgerberaad, en andere beperkingen. Structuur zonder ruimte voor de gehele groep betrokken inwoners functioneert niet. Van bijvoorbeeld het burgerberaad is bekend dat representativiteit lastig is, en beleid later alsnog weerstand oproept terwijl dat voorzien had kunnen worden. Ontwerp je participatievormen pas ná dat je vragen zoals in deze blog hebt doorlopen en begrijpt waar je vraagstuk zich plaatst, ook op bijv. de participatieladder- of pyramide. Kies niet overhaast de ene of andere vorm. En nogmaals: combineer.

Aanvullend zeggen we: experimenteer met nieuwe vormen maar gooi de oude vormen niet met het badwater weg. Vergelijk resultaten en combineer resultaten. Voor beleidsvorming en het verkennen van het veld met tientallen stakeholders kan een bijeenkomst gecombineerd met een voorbereidende online dialoog met 10.000 mensen in hun achterban prachtig zijn. Voor besluitvorming kan het slimmer zijn om dat niet in beperkt gezelschap te doen maar breed onder het volk voor te leggen via bijvoorbeeld een dubbelrondige poll waarbij inwoners van standpunt mogen wijzigen als ze argumenten van anderen de voorkeur geven. Bij evaluaties zorg je dat de doelgroep zich veilig en vertrouwelijk kan uitspreken (privacy bieden dus) en zet je wellicht een focusgroep in ter aanvulling om de resultaten van de evaluatie te voorzien van actiepunten.

Voorbeeld:

Uit de eerdere dialoog onder ruim 4.000 inwoners uit wijk …. en wijk ….., blijkt dat er 3 thema’s zijn om op in te zetten voor verkeer & vervoer in deze wijken. We toetsen nu deze week met deze vervolgdialoog onder 100en beleidsmakers, ondernemers en infra-professionals de haalbaarheid van deze 3 thema’s en of een thema of oplossingsrichting nog ontbreekt. Dit koppelen we over 2 weken terug naar de inwoners.

Zoals … combineren met een burgerberaad of dialoogtafels

Je kunt een burgerberaad houden, terwijl je hieraan vooraf een online inwonerdialoog houdt om interactie met de gehele doelgroep mogelijk te maken. De kracht van de online dialoog is dat iedereen kan reflecteren, er geen sociale beïnvloeding mogelijk is, en iedereen kan leren van elkaars afwijkende meningen. De unieke AI in het platform van CircleLytics Dialogue structureert dat dat laatste plaatsvindt, omdat mensen zelf niet eenvoudig weten wie anders denkt, en afgaat op sociale signalen om meestal medestanders te vinden, gelijkdenkenden. Er is dus tijd, en tijd biedt ruimte voor bezinning, met respect voor en het vereiste van privacy.

Vervolgens bereid je het fysieke burgerberaad veel beter voor, met onderbouwing, en evidence-based inzichten van een brede groep. De fysieke groep kan dan voortbouwen op de opbrengsten uit de online dialoog. Tijdens het burgerberaad kun je plenair, online dialoog laten lopen op stellingen, naast breakout-sessies en tafels die in klein verband dan van vele andere meningen kunnen leren. Ook na een burgerberaad kun je aannames, vragen en denkrichtingen via open vragen, stellingen en gesloten/open vragen voorleggen aan de gehele groep van belanghebbenden, die dus de fysieke groepsgrootte ruim overstijgt.

TransitieFocus ontwikkelde een hybride aanpak van online dialogen met (zeer) grote groepen, en fysieke dialoogtafels, en herhaalde deze cyclus meerdere keren. Dat is noodzakelijk voor transities en lastige vraagstukken. Een eenmalige bijeenkomst of (online) dialoog is kwetsbaar.

Met online co-creatie en de kracht van collectieve intelligentie van CircleLytics Dialoog kun je tot suggesties komen, draagvlak en sentiment meten. Collectieve intelligentie gaat verder dan het optellen van de inbreng van individuen: om werkelijk tot collectieve intelligentie te komen, is interactie tussen deelnemers nodig en tijd voor een collectief lerend proces voor voortschrijding van inzichten. Vervolgens kunnen beleidskeuzes op een rij worden gezet en kunnen met tools als Populytics deelnemers worden gevraagd om schaars budget te verdelen over beleidskeuzes. Vervolgens kan de online dialoog weer worden ingezet om tot collectieve besluitvorming te komen.

Ook het eerder genoemde traject van TransitieFocus bij gemeente Tilburg – en nu weer in gemeente Roosendaal – combineert werkvormen. Online dialogen om structuur, privacy en grote schaal te faciliteren, gecombineerd met tussentijds tafels waarbij een groep van 20-30 inwoners bijeenkomt. Ze helpen onder andere om de vragen voor de volgende dialoog in co-creatie samen te stellen.

Hoe bereik je dat de meerderheid niet domineert en openstaat voor afwijkende meningen?

Een belangrijk punt. Het draait om meervoudig perspectief, oftewel: hoe maximeer je de diversiteit en variëteit aan meningen, ervaringen en ideeën? Kort antwoord: zorg dat je minderheidsstandpunten gelijkwaardige kans krijgen om geuit te worden en gehoord te worden. En: zorg dat alle deelnemers geconfronteerd worden met, leren van en geïnspireerd worden door meningen die afwijken van elkaar en van die van henzelf. Dat bereik je niet door loting. Loting veronderstelt dat mensen uit ‘die wijk’ hetzelfde denken, of van ‘die groep’ hetzelfde denken, of van ‘die nationaliteit’ hetzelfde denken, etc, etc. En door loting zou je dan uit elk van die ‘groepjes’ enkele deelnemers aan tafel willen hebben. Onze jarenlange data laten zien dat minderheidsmeningen en ideeën uit onverwachte groepen kunnen komen en je bij voorbaat niet weet hoe deelnemers, dus individuen, uit een bepaalde groep ergens over denken. Loting is wat ons betreft teveel gebaseerd op aannames dat bepaalde groepen homogene, bepaalde perspectieven hebben. En dat is volgens ons een enorme onderschatting en zelfs misvatting. Loting is pas nodig, en in historische context beschouwd verklaarbaar, als de werkvorm die je kiest beperking oplegt aan de groepsgrootte. Zo’n werkvorm kan een bijeenkomst zijn op een dag, een tijdstip, in een zaal, of vroeger, bij het kampvuur, maar denk ook aan parlementen die letterlijk een zetel en fysieke plaats hebben om bijeen te komen. Daarnaast kun je ook bij werkvormen denken aan de regels voor het spreken, luisteren, debat, stemmen, etc. Deze kunnen veroorzaken dat je het aantal mensen dat mee mag doen wil of moet beperken. Loting is dan een oplossing. Deze blog legt uit dat je in deze moderne tijden mens-centrale technologie hebt die dialoog, interactie en het lerend en aanpassend vermogen van ongelimiteerde aantallen mensen kan versterken en faciliteren. Je hebt dus niet meer te maken in dat geval met tegenkrachten die kunnen ontstaan uit de (extreem) grote aantallen mensen die niet werden ingeloot maar wel willen en het hen ook aangaat.

In deze blog over leiderschap en bias beschrijven we hoe de invloed van mensen op elkaar de inhoud en vorm van een bijeenkomst domineert, zowel in positieve als in negatieve zin. Het is een veelgehoorde klacht: bij participatie zijn het altijd dezelfde die spreken, niet luisteren, en de meerderheid moedigt (on)bedoeld de rest aan het eens te zijn. Onze mening is deze: als je wil dat de uitkomst van een participatie precies dat is waarvan je weet dat de meerderheid dat roept of zal roepen, organiseer dan dat groepje en krijg de bevestiging die je gepland had. Wij noemen dat schijnparticipatie en doelredenering, waar de politiek risico’s mee loopt en beleidsambtenaren hun vraagtekens bij zouden moeten zetten. Participatie (en de stap op de participatieladder die je kiest) moet niet alleen structuur maar ook ruimte bieden. Een kleine groep, een fysieke bijeenkomst, een loting: het zijn beperkingen die niet langer verdedigbaar, nodig noch logisch zijn. Een meerderheid kan dan al snel de agenda gijzelen en richting domineren. Je kunt immers niet invullen en aannames maken over wat de zwijgende groep wil.

Democratie gaat niet over het hebben van een mening en stemrecht, maar om het luisterend en verbindend vermogen van mensen, van het collectief van mensen, te vergroten en versterken. Hoe zorg je dat ze van elkaar leren? Vooral van elkaars afwijkende standpunten? Onze ervaring is in deze dat je vier elementen nodig hebt:

bied privacy: zo kunnen mensen die van nature stiller zijn, of het bijvoorbeeld oneens zijn met de ‘harde praters’ en andere type mensen zich veilig uiten en vertellen wat ze echt willen en bedoelen; zo komen minderheidsstandpunten aan bod en in zicht; je zult deze privacy het eenvoudigst kunnen garanderen door anonimiteit en een online werkvorm;
asynchroon: zorg dat mensen mee kunnen doen vanaf hun eigen plek en op hun eigen moment: in je eigen natuurlijke omgeving doe je daardoor op een natuurlijke manier mee in plaats van de druk van anderen en van de klok bij een bijeenkomst, focusgroep of inloopavond;
zorg dat de meerderheidsmeningen de minderheid niet domineren: CircleLytics Dialoog legt afwijkende meningen van inwoners anoniem voor aan anderen zodat ze elkaars andere perspectieven leren; we meten dat daardoor gemiddeld 60% van standpunt wijzigt
gelijkwaardigheid: de ene inwoner krijgt wat ons betreft niet meer spreektijd dan de ander, en iedereen krijgt een gelijkwaardige kans om meningen te uiten die door anderen gesteund worden: er mag geen voorkeur in het proces zitten om draagvlak te meten; dat gaat online en geautomatiseerd het beste, via een gecertificeerde aanpak;
zorg dat je een zo groot mogelijke groep uitnodigt en daarvoor diverse kanalen en plekken bereikt waar inwoners verblijven, wonen, werken, naar school gaan, et cetera.

CircleLytics Dialoog heeft algoritmes ontworpen die 10.000en meningen van mensen in minuten tijd kunnen lezen, analyseren, vergelijken, groeperen en vervolgens distribueren in kleine groepjes van telkens 15 stuks die zo veel mogelijk van elkaar verschillen. Dit zorgt ervoor dat inwoners elkaars afwijkende meningen kunnen lezen en daarop kunnen scoren: positief scoren omdat ze het steunen, negatief scoren als ze het afwijzen.

Hoe zorg je voor een hoge opkomst?

Allereerst zichtbare relevantie. Zorg dat de volledige doelgroep ziet en weet wat er speelt, wat nodig is, waarom en hoe en waarom ze worden uitgenodigd voor participatie. Maar wát ze zien moet relevant zijn, specifiek, motiverend en hen of een manier raken. Maak dat duidelijk: hoe raakt het de mensen? Een onderwerp wat verder in de toekomst ligt zul je in het heden toch zichtbaar moeten maken. Vertel waarom het nu toch al actueel is, ook al ligt het resultaat of effect ver in de toekomst. Prikkel het voorstellingsvermogen. Visueel, tekstueel, audio. Zet verschillende kanalen in, niet alleen online, maar ook offline: laat je zien, laat het onderwerp zien. Zorg dat je op locaties bent. Benader onderwijsinstellingen zodat je de nieuwe generaties ook al stimuleert en aanleert om in dialoog te gaan met elkaar, te luisteren, te begrijpen en niet alleen maar ‘wat roept wat in je opkomt’.

Geef mensen bovendien de tijd om in te lezen, het te begrijpen, het te laten landen en mee te doen op hun moment, op hun plek. Zo voorkom je dat participatie dwingt om je, bijvoorbeeld, op donderdagmiddag te melden tussen 15 en 17 uur. Die tijd is voorbij. Mensen zijn gewend aan online aanwezigheid en het online mogen uiten van je mening en ideeën. Ze hebben bovendien tijd nodig voor reflectie op meningen van anderen: dat vergt in elk geval een nachtje slapen.

Zorg dat het een plezierige ervaring is. Wij hebben uit de vele data geleerd dat mensen de dialoog zo waarderen omdat ze in vrijheid en zonder druk hun mening kunnen geven, en daarna afwijkende meningen van anderen zien en mogen rangschikken (punten geven). We vragen altijd wat ze er van vonden en mensen geven het een dikke 8.

Hoe borg je betrouwbare verwerking van alle data en verantwoording?

Hier ontkom je niet aan geautomatiseerde verwerking van gegevens wat ons betreft. Hierdoor kan het opgeslagen worden, opnieuw worden ingezien, verantwoording over kan worden afgelegd. Als er mensenhanden aan te pas komen, gaat veel mis. Verslagen kunnen dan subjectief worden opgesteld of zelfs onbedoeld incorrect worden geschreven. Geeltjes en stickers: tja, hoe verzamel en verwerk je die objectief? We vinden dat zeker de overheid hier heel kritisch moet zijn. Er is bovendien een archiefwet, een Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) dus je moet zorgvuldig zijn. CircleLytics Dialoog doet als platform nog iets bijzonders: we registreren de feitelijke meningen die mensen gaven, maar ook hun stemgedrag op meningen van anderen, welke dat waren, en welke onderbouwingen daarbij geschreven werden. Ook registreren we dat mensen van mening wijzigden en worden unieke taalanalyses toegepast. Geen handwerk meer, geen gedoe met Word-bestanden, geen verlies van data, geen gehannes met excel. En alles veilig op een Nederlandse server, achter een ISO-27001 gecertificeerd proces.

Hoe kun je het veilig maken dat ze elkaars meningen kunnen afwijzen als ze willen?

Borg privacy, biedt functioneel de mogelijkheid om iets af te wijzen en registreer elke afwijzing. En: registreer dat betrouwbaar. Participatie gaat niet over ‘meedoen’, maar over co-creatie en dialoog. Over interactie dus, voortschrijding van inzicht. En dat betekent dat je elkaars meningen wil begrijpen, van leren en op reageren. Binnen ons platform vindt dat anoniem plaats en kunnen inwoners elkaars meningen -3, -2 of -1 scoren én vertellen waarom. Dat ‘waarom’ is belangrijk omdat ze daardoor beter nadenken over het geven van een score. Weet je overigens dat we zien dat ze vooral positieve scores geven aan meningen die significant afwijken van die van henzelf? Ze steunen dus meningen die niet lijken op die van henzelf. En als ze afwijzen, doen ze dat zelfs voor meningen die wél lijken op die van henzelf….. Ze depolariseren en nuanceren zichzelf. Je kunt hier over lezen en horen overigens door het werk van Daniel Kahneman, over het snelle denkproces van ons brein en het trage en meer doordachte proces dat ons denken doorloopt. Deze depolarisatie is hard nodig voor veel vraagstukken. Het gaat bovendien jouw participatie-ontwerp helpen: je kunt voortaan ook, of zelfs: juist, bij complexe, polariserende of controversiële vraagstukken onze technologie inzetten om polarisatie tegen te gaan. Niemand praat elkaar naar de mond, niemand beledigt iemand als hij of zij het oneens is. Althans, zo werkt het binnen het dialoog-platform CircleLytics.

Hoe zorg je dat je participatie snel kunt opzetten en makkelijk en vaak kunt herhalen?

Op het stadhuis, in een zaaltje in de stad en online kun je doorgaans snel een participatie opzetten: dat is vlot beschikbaar. Het ontwerp van je vragen, uitnodiging, bijbehorende informatie en communicatie kan echter wat tijd vergen. Zorg voor scripts, een duidelijke participatieladder en zorg dat je experimenten met nieuwe participatievormen kunt gaan toepassen of liefst al: achter de rug hebt. Aan die participatieladder kun je extra dimensies toevoegen zoals een tijdpad en participatievormen- en tools. Het aanbod aan technologie en werkvormen verheldert je blikveld, is onze ervaring, om na te denken over je vraagstuk, plek in de tijd, tree op de participatieladder. Omdat je online dialogen, asynchroon, kunt houden, is het ineens mogelijk om zeer grote participaties te houden, regelmatig te herhalen en onderwerpen te depolariseren en draagvlak op te meten. Dat was voorheen niet mogelijk en hinderde het vrij nadenken over wat je vraagstuk écht nodig heeft. Nieuwe technologie versterkt onze democratie. We raden gemeentes, integrale zorgakkoorden, belangengroepen en semi-overheden, maar ook publieke voorzieningen zoals energieleveranciers aan om alle tools helder op een rij te hebben zodat snel geschakeld kan worden.

Wil je eens verder in gesprek of een demonstratie? Weten wat de kracht van burgerdialoog is? Plan hier gerust je gesprek in.

Onze leestips:

The Polarized Mind, Why It’s Killing Us and What We Can Do About It by Kirk J. Schneider, PhD
Democratic Reason, Politics, Collective Intelligence and the Rule of the Many by Hélene Landemore
Over Dialoog door David Bohm
Handboek Bewonersparticipatie door Saskia Fokkema & Suzanne Swart
Leider zijn in dialoog door Hartger Wassink
Dialogisch Leiderschap door Rens van Loon
Think Again by Adam Grant

De organisator van een flink groot congres belde ons laatst. Op een woensdag. De daaropvolgende dag, donderdag, hadden ze hun evenement al: 400 bestuurders in een zaal. Of ze onze dialoog konden gebruiken voor co-creatie en interactie. Tot nu toe stond er (zoals altijd) Mentimeter ingepland, maar ze wilden af van een simpele enkelvoudige poll, enquête of quiz. De kracht van CircleLytics Dialoog is de interactie: niet alleen de interactie van jou als spreker met de zaal, maar óók en juist de interactie tussen de deelnemers zelf. Ze hebben stellingen en uitdagende open vragen gelanceerd, direct in de ochtend, waarna deelnemers antwoorden konden geven. Met de intentie om iedereen flink aan het denken te zetten. Simpel vanaf hun mobieltje, zonder app te hoeven downloaden, door het klikken van een link of het scannen van de getoonde QR code. Je zit er dan direct in.

Nadat deze eerste ronde sloot, startte de tweede ronde: slimme algoritmes zorgen ervoor dat alles verwerkt, gegroepeerd en verspreid wordt. Deelnemers gingen namelijk nu in break-out groepjes in dialoog met elkaar, maar gelijktijdig online met tientallen anderen: ze konden de anonieme antwoorden van anderen lezen, van leren en scores geven, met tips erbij! En zo konden dan direct bespreken in de dialogen aan tafel. Dát is rijke interactie en dát is pas leerzaam: iedereen gaat luisteren naar anderen die afwijkende meningen hebben en is niet beperkt tot de handvol meningen aan tafel. Je leert van deze interactie zelf als organisatie en voorzitter wat de groep bij nader inzien het belangrijkste vindt en wat juist niet, en waarom dat zo is. Je gaat dus niet zelf graven in de commentaar-veldjes van een poll, maar laat de deelnemers dat doen: zij begrijpen elkaars antwoorden beter, en kunnen deze steun geven via scores tussen -3 en +3. De deelnemerservaring was een sterke 4,2 op een schaal van 5 (gefeliciteerd daarmee), de respons was met 60% hoog (hoewel 84% ook gehaald wordt) en je hebt – als je dat wil vragen – 34 suggesties gekregen voor nieuwe onderwerpen. Interactie is de essentie van leren. Ons advies is daarom, om je deelnemers te beschouwen als groep die van elkaar kan leren, en niet jij alleen van hen. Dáárom die tweede ronde in CircleLytics.

Jouw event komt er dus nu ook aan? Prachtig om met elkaar bijeen te komen, met je collega’s uit de branche, met leden van een vereniging, met belanghebbenden bij een bepaald thema, een wat kleiner gezelschap, et cetera. Je wil toonaangevende onderwerpen, sprekers en mogelijkheden om te netwerken op de beste locatie, een succesvolle online of hybride bijeenkomst, met in alle gevallen grote aantrekkingskracht voor deelnemers. Je wil uiteraard dat ze ervoor, tijdens en erna flink positief over je event spreken, en de behandelde thema’s verdiept zijn en tot inspiratie en impact leiden. Je zoekt naar de creatie van waarde. Je hebt het wat dat betreft mooi voor elkaar: omdat je met een (zeer grote) groep zult zijn, kun je hen diep betrekken bij de creatie van die waarde: co-creatie dus. Dat zit ‘m dus al in de voorbereiding, maar ook tijdens en na je bijeenkomst.

Onze tips zijn overigens ook van toepassing op kleinere bijeenkomsten. Je doel en doelgroep begrijpen, in co-creatie de agenda, het doel of het programma opstellen en zorgen voor inspirerende interactie zijn altijd de game changers. Lees hier eens wat een congres van verpleegkundigen vooraf deed aan co-creatie met 100% van de doelgroep, terwijl bij de bijeenkomst zelf maar 20% kon komen.

De kracht van (grote) groepen mensen om samen te leren van elkaars informatieve en inspirerende perspectieven zit overal en dus ook op jouw event. We leren steeds meer dat de creativiteit, het bewustzijn en de intelligentie van mensen samen veel gelijkenis vertonen met hoe ons brein werkt. Ons brein is een netwerk van verbonden neuronen, die, net als verbonden mensen, samen sterker zijn. Losse neuronen kunnen niet zoveel. Een flinke groep individuen in de zaal evenmin.

Hoe zorg je dat die onderlinge interactie plaatsvindt? Hoe zorg je dat ze kennis uitwisselen, elkaar inspireren, raken, op nieuwe gedachtes brengen? Oftewel, hoe breng je wat teweeg? Je wil waarde bieden en verwachtingen het liefst overtreffen. Dan komen ze de volgende keer weer én gaat elke deelnemer naar huis met resultaten die er toe doen: contacten gelegd, een thema verdiept, afspraken gemaakt, et cetera.

CircleLytics Dialoog is een online, asynchrone tool om stellingen, dilemma’s en andere vragen voor te leggen aan welke groepsgrootte dan ook. Via QR, link of uitnodiging naar hun e-mailadressen, nodig je deelnemers uit. Geen gedoe met downloaden van een app, geen aanmeldingen, geen codes intypen, niets, gewoon direct meedoen.

Wat is het echte unieke? Het allerbelangrijkste is dat je deelnemers uitdaagt hun standpunt (in eigen woorden) te motiveren (eerste ronde) en deze motiveringen aan anderen worden getoond in de tweede ronde. Die tweede ronde start je wanneer je wil en daarmee eindigt de eerste ronde. Vervolgens mogen ze andere – en door de unieke AI vooral gevarieerde – motiveringen omhoog en omlaag scoren omdat ze het steunen of juist niet. Ze mogen ook vertellen waarom. Dit is en waardevol en een enorm plezier. Geef ze wat tijd. Daag ze uit.

Je mag instellen, per stelling/motivering, of ze hierna hun standpunt mogen wijzigen. Weet je dat 60% gemiddeld van standpunt wijzigt? Dat betekent dat je met een ouderwetse enkele poll (zoals er veel in de markt zijn, zoals Mentimeter) er gewoonweg vreselijk naast zit.

CircleLytics Dialogue wordt echter ook ingezet voor minder snelle interactie, waarbij je je doelgroep dagen de tijd geeft om te reflecteren op je vragen, en dagen de tijd geeft om op elkaars afwijkende antwoorden te reageren. Dat nachtje slaap doet wonderen voor het brein en ons lerend vermogen. Tijd voor reflectie dus. Bijvoorbeeld voor strategische vraagstukken, het uitzoeken samen van nieuwe klantbehoeften, vraagstukken in de zorg, in het onderwijs, et cetera. Maar ook om jouw bijeenkomst in dialoog en co-creatie met 10tallen of zelfs vele 1.000en voor te bereiden en de waarde van de bijeenkomst samen tot stand te brengen. Net als organisaties steeds minder top-down beslissen, moet jij er ook rekening mee houden dat jouw doelgroep zelf ontzettend goed weet wat de pijnpunten zijn. Zij weten het beste of jouw bijeenkomst het het waard is om ernaar toe te reizen, de tijd te investeren en bovendien ter plekke ook nog eens actief mee te doen. Let erop als je anderen inschakelt om jouw bijeenkomst, maar vooral het belang, doel en betekenis van jouw bijeenkomst te organiseren. Of het nu een kleinere bijeenkomst is met je afdeling (waarbij je een collega, secretaresse, trainee vraagt), of een groot congres, waar je een externe organisator voor inzet: zorg dat je in co-creatie en dialoog met je doelgroep je bijeenkomst tot stand brengt, waardoor jouw bijeenkomst onderdeel wordt van de context van je doelgroep, van hun belevingswereld en behoeftes. Dat voorkomt een gebrek aan betrokkenheid en beter, het voorkomt dat mensen niet op komen dagen of wel opdagen maar passief zijn.

We leggen deze co-creatie, de waarde en de betekenis verder uit aan de hand van onderstaande aandachtspunten.

Stel een duidelijk doel en begrijp je doelgroep.

Het kan zijn dat je een thema kiest dat actueel is en bij je doelgroep past. Of is het thema de aanleiding om je evenement te houden? Is het dan voor jouw doelgroep het beste om bijeen te komen of kan het thema beter op een andere moment behandeld en verdiept worden? Je inspireert mensen immers niet alleen als ze in een zaal zitten. Sterker nog, dat kan zomaar erg saai zijn, langdradig en éénrichtingsverkeer. Zoek in co-creatie uit wat je doelgroep bedoelt en zoekt, maar ook …. niet zoekt, niet wil.

Onze tips hierbij:

zorg dat je je doelgroep kent en met hen een relatie onderhoudt; vraag wat hen momenteel – maar ook de komende tijd – bezighoudt, zorgen geeft of wat hun andere behoeftes zijn; vraag door naar het waarom daarvan
doe dat na je vorige evenement, tussentijds en op tijd voor je volgende evenement; stel daarbij open vragen, en laat ze elkaars antwoorden zien, verrijken en prioriteren
forceer niet dat het een evenement móet zijn, zoals een congres; stel vragen daarom ook vragen over de vorm; wellicht dat ze graag online bijeen willen komen, of zelfs asynchroon, dus niet eens op hetzelfde moment; je kunt in dat geval meer succes boeken door geen evenement te organiseren dan eentje waar men niet op zit te wachten
als je juist wel graag een bijeenkomen wil van mensen, stel dan ook vragen vooraf over wat een doorslaggevende reden voor ze is om af te reizen naar het event. Is het om te netwerken? Experts te aanhoren, break-out sessies en dialogen te houden?

Co-creatie van een programma en sprekers

Uiteraard willen deelnemers vooraf weten waar het over gaat, hoe het programma eruit ziet, wie er komen spreken. Een goede naam als dagvoorzitter, een lunch, tussentijdse momenten om te netwerken, maar ook pauzes om een noodzakelijk telefoontje voor je werk of privé te plegen. Hoe stel je dat programma slim op? Hoe dat je dat – wat ons betreft – in co-creatie? Sprekers moeten bovendien goed gebriefd worden: waar zit de doelgroep echt op te wachten, wat verwachten, willen, eisen ze? Als je dat niet zorgvuldig en goed onderbouwd hebt uitgezocht (zie boven) sla je qua sprekers én hun briefing de plank onnodig mis.

Onze tips hierbij:

Vraag je doelgroep bij de thema’s die ze prioriteren of ze daarbij een spreker op hun wensenlijstje hebben; als je ze vraagt naar verwachtingen tav inhoudelijke thema’s, en vervolgens vraagt om de thema’s van anderen te prioriteren en welke spreker ze daarbij voor ogen hebben, levert dat een relevante schat aan informatie op
Zorg dat je in co-creatie met (een deel van) je doelgroep begrijpt wat de contouren zijn van je evenement; pak niet zomaar een format van het vorige evenement van de plank en veronderstel dat ‘dat nu eenmaal voor iedereen werkt’; de opkomst en de no-show van bijeenkomsten is bepaald geen gegeven
Begrijp samen met je doelgroep welke werkvormen ze willen. Gewoon even een poll rondsturen, break out sessies en een buffet zijn de gewoontes maar niet de vernieuwingen. Ga in co-creatie en check in de markt voor vernieuwende vormen van interactie, zoals CircleLytics Dialogue om meer plezier en meer diepgang te krijgen dan met de oude tools als Mentimeter.

Locatie en de bijeenkomst zelf

Er komt enorm veel logistiek kijken bij je bijeenkomst (registratie, parkeren, zaalverdeling, catering, beveiliging, …). Waar spreken we af is al gauw de vraag. Zou je denken …. Maar vergis je niet in de kracht en vaak grotere kracht van asynchrone bijeenkomsten: je kunt dan zoals CircleLytics Dialogue, zeer grote groepen tot dialoog brengen met elkaar om dilemma’s, stellingen, vraagstukken samen uit te pluizen, op elkaar in te gaan, en daar weer op voortbouwen. En dat zonder je kantoor of sofa thuis te verlaten. Je kunt ook een deel van het programma op deze manier invullen. Een ander deel, bijvoorbeeld op een andere dag doe je dan op locatie. Ook met een kleine groep, zoals voor een retraite, heisessie, town hall, brainstorm, vergadering met collega’s of leden, focusgroep met klanten, et cetera: denk niet alleen in standaardtermen ‘waar we afspreken’, maar ‘hoe we afspreken’ en wat het meest waardevolle is, dus het volst van waarde, voor je doelgroep. Bij onregelmatige bijeenkomsten, zoals met leden, klanten, leveranciers of jouw branchegenoten biedt fysiek bijeenkomen de mogelijkheid elkaar de hand te schudden en over andere dingen te praten, wat te eten met elkaar, en later een drankje te doen ter afsluiting. Het netwerken telt dan meer, dan wanneer je met dezelfde collega’s een bijeenkomst plant, maar ook dan: ruim wat tijd in voor een afsluiting met elkaar en wat vrije tijd om te socialiseren. Aan het begin, en aan het eind.

Zorg tijdens de bijeenkomst dat je het programma volgt en beperkt aanpast een omstandigheden. Hoe beter je in co-creatie het programma tot stand hebt gebracht, hoe minder je hoeft aan te passen aan nieuwe ‘ineens ontstane’ behoeftes.

Onze tips voor jou:

Combineer de kracht van online, asynchroon zoals in de aanloop naar de bijeenkomst of je evenement, of zelfs als onderdeel ervan; denk je eens in dat je met 1.000en deelnemers thema’s aan het doorspitten bent en 1.000en deelnemers van elkaar kunnen leren, nog voor je bijeenkomst is gestart; zo betrek je meer mensen, realiseer je meer betrokkenheid en waarde, en vergroot je de aantrekkingskracht om naar de bijeenkomst te komen
Zorg dat je tijdens de bijeenkomst sterk inzet op co-creatie en (online) dialoog zoals in boven getoond voorbeeld, met een groot lerend vermogen: je wil immers dat deelnemers van elkaars ervaringen en meningen leren en niet met hun ‘oude standpunt en kennis’ naar huis gaan. Je moet verschil maken, en daar kun je maar beter je 10tallen of zelfs vele 1.000en deelnemers voor inzetten en bij betrekken.

En verder …..

Er komt meer kijken bij je bijeenkomst, van welke grootte dan ook. Hoe ga je de bijeenkomst zichtbaar maken en communiceren waarom dit er is. Hoe meer je co-creatie hebt ingezet, hoe meer de doelgroep al ingespeeld is op wat gaat komen en verbonden is met het succes ervan: ze hebben immers zélf aan de wieg gestaan!

Onze laatste tips:

Zorg voor een goede opvolging. Vraag naderhand aan de doelgroep niet hoe de bitterballen en het parkeren waren. Als je niet in staat bent om die dingen goed te regelen (en allerlei andere belangrijke details) … We begrijpen allemaal dat je een hele lijst met dit soort zaken gewoon moet regelen. Punt.
Vraag wél aan de bezoekers wat hen heeft geïnspireerd, wat ze meenemen naar hun volgende dag en waarom. Laat andere bezoekers deze reacties lezen en van leren. Zo betrek je ze dieper en een stuk langer dan alleen de looptijd van je bijeenkomst. En het leren van elkaar doet wonderen.
Vraag de geregistreerden die niet zijn gekomen, wat veroorzaakte dat ze er niet bij konden zijn, wat ze hadden verwacht en wat ze de volgende keer wensen. Blijf daardoor dicht op praktische of andere redenen die hen weghielden, weghouden of juist aantrekken om erbij te zijn. Als het no-show gedeelte toeneemt is het de vraag of je onze tips voor co-creatie en dialoog met je doelgroep misschien beter moet uitvoeren. No-show heeft veel te maken met ‘het is het toch maar niet waard’ en dan heb je wellicht de waarde van de bijeenkomst samen niet goed ontwikkeld en/of niet goed gecommuniceerd ….

Alleen door waarde in co-creatie te ontwikkelen en de bijeenkomst voor te bereiden met en door de doelgroep, bereik je het beste wat die doelgroep boeit en inspireert. Verrijk je bijeenkomst met innovatieve interactie en dat gaat deze dagen veel verder dan de poll, een vlotte quiz of snelle enquête die je de vorige keer gebruikte. Zorg dat je deelnemers op welke schaal dan ook, in korte tijd met elkaar in interactie laat gaan en een enorme boost aan het lerend vermogen van en kennisdeling op jouw bijeenkomst geeft.

Een goed georganiseerde bijeenkomst of evenement zorgt voor waardevolle kennisdeling, het opbouwen van werkelijk nieuwe inzichten en het ontwikkelen van langdurige relaties. Tussen de deelnemers, en jij met de deelnemers. En dat begint volgens ons met co-creatie.

Wil jij jouw bijeenkomst in co-creatie en dialoog voorbereiden, innovatieve en vooral betrouwbaardere interactie tijdens je bijeenkomst en de sterkste followup? Plan dan eens een kennismaking via deze link.

De angel moet er soms uit. We maken het regelmatig mee als nieuwe organisaties met CircleLytics Dialogue gaan werken. Er is gewoon een flink aantal uitdagingen (of soms ouderwetse echte problemen), gevoelige kwesties of flinke voorgeschiedenis die emoties aanwakkeren. Terwijl er een prangend vraagstuk is dat daardoor gehinderd wordt. Of anders gezegd: het vraagstuk is er omdat belanghebbenden niet serieus beluisterd en betrokken werden.

Als betrokkenheid te zwak is, en het leiderschap om mensen actief te betrekken zich in jullie organisatie nog niet heeft ontwikkeld (en dan bedoelen we dus dat je een niveau verder gaat dan enquêtes sturen of een heisessie plannen met de directie) kunnen ernstige knelpunten zich manifesteren. Verzuim, mentale uitval, vertrek, laag vertrouwen zijn maar enkele problemen, maar zie ze vooral als symptomen.

Je hebt dan sowieso een flink stuk privacy bieden, in plaats van een moderator inhuren die start met uit te leggen dat “jullie bij mij alles veilig kunnen vertellen”. Je kunt vaak beter in dialoog gaan, en op onze manier gaat dat in verschillende stappen met telkens tussenpozen en dus tijd voor reflectie. In de stappen die je met onze dialoog doorloopt heb je als deelnemer tijd en ruimte, gelijk aan die anderen hebben, om zelf iets in te brengen, een perspectief te delen, een ervaring te beschrijven. En in de volgende stap kun je de perspectieven van anderen zien, van leren, en opnieuw de tijd voor nemen. Ze scoren tussen -3 (volledige afwijzing) en +3 (volledige steun) en lichten dat toe, met een aanbeveling, actiepunt of desgevraagd door jou iets anders. Deelnemers leren dat hun perspectief er toe doet voor anderen en andere perspectieven er bij hen toe doen. Wederzijds, samenwerkend leren. Mensen als een netwerk benaderen dus in plaats van als individualisten. Samen sta je gewoon sterker en ben je slimmer: we hebben elkaar elke dag nodig, ook als er problemen zijn.

Deze vertragende werkvorm, om het maar zo te noemen (interventie maar liefst ‘dialoog’), geeft dus ruimte aan eventuele emoties, en vervolgens kun je daar iets mee doen, of daarna verder. Dat is nodig want in de emotie blijven hangen levert te weinig op. De Nederlands-Portugese filosoof Spinoza sprak over de drie vormen van intelligentie van mensen die gezamelijk en in samenhang volgens hem van toepassing zijn: emoties en beelden, ratio en instinct. Je hebt ze alledrie nodig en dat onderscheidt de mens van dieren.

De kracht van dialoog brengt mensen dus een aantal belangrijke voordelen:

je krijgt de tijd, waardoor je beter gaat nadenken en minder primair reageert
er is een betere landing van waar het om gaat, dan je tijdens een workshop kunt bereiken
iedereen krijgt evenveel tijd, waardoor gelijkwaardigheid gewaarborgd is
met volledige privacy, waardoor je veilig bent en de inhoud telt van jou en anderen
en je dus geen prikkel hebt jezelf ‘te laten gelden’ (want het is anoniem).

En in de tweede ronde zijn de voordelen:

je leert van de meningen en perspectieven van anderen, die anders denken
zonder gezichtsverlies kun je afwijkende meningen positief scoren (steunen dus)
zonder iemand te kwetsen kun je andere meningen negatief scoren (geen steun)
daarbij kun je aanbevelingen, tips of desgevraagd wat anders vertellen
opnieuw door de tijd te nemen, want in die vertraging schuilt de kracht en werking van ons brein en denken.

En als je wel met een moderator werkt, of de leidinggevende, een coach, et cetera, dan zijn de resultaten hierbij direct en continu zichtbaar en inzetbaar. Je kunt het dus combineren met andere werkvormen zoals een bijeenkomst.

We delen graag een selectie van een aantal anonieme cases van de laatste tijd: staking, arbeidsvoorwaarden, conflict tussen twee vestigingen, gedwongen vertrek manager en vacature, boze inwoners, leden die opzeggen, klanten die vertrekken en medewerkers die binnen een jaar al weggaan. Andere niet-anonieme cases vind je hier.

Staking: zo doorbreek je dat (en zo voorkom je dat)

Het lastige is dat je als bestuurder te maken hebt met vakbonden die niet zelden steviger aan de onderhandelingstafel zitten, dan het fundament hiertoe van de achterban. Anders gezegd: vakbonden weten te vaak niet goed wat hun achterban drijft, wil, wenst en eist. Ze zetten polls en enquêtes in, en voegen daar een goedbedoelde dosis ‘rondgang in het land’ aan toe. Die polls en enquêtes hebben inmiddels hun langste tijd gehad: responses zijn teleurstellend en met een polariserende aanpak van een poll kun je gewoonweg niks. Wat zegt het als 70% tegen is in zo’n poll? De praktijk van CircleLytics Dialogue laat zien dat als je geen dubbele poll inzet, maar ouderwetse enkele polls, je er gemiddeld 60% naast zit. Dat is pijnlijk veel.

De dubbele poll van CircleLytics is een van de eerste functionaliteiten die we boden. Het werkt zo: je legt één of meer stellingen of keuzes voor, en vraagt aan de doelgroep wat hun standpunt is maar direct erbij wat hun onderbouwing is in hun eigen woorden dus. Weet je dat gemiddeld 90% dat uitgebreid vertelt? Daarna is er een tweede ronde waarin je alle antwoorden in divers samengestelde groepjes van telkens 15 aan elke deelnemer voorlegt. Ze scoren deze positief (steun) of negatief (geen steun), vertellen waarom. Daarna stemmen ze opnieuw op je stellingen, waarbij 60% zijn standpunt wijzigt in die eindpoll. Zo voorkom je polarisatie, krijg je een 2-10x hogere respons en vergroot je de verbinding met je doelgroep. Dan weet je waar je het over hebt!

Terug naar de staking …. Ons eerste advies aan bestuurders, van werkgever als ook van vakbonden is om evidence-based te leren werken. Wat is het precies wat de achterban wil, niet ongeveer. Heb je statistisch betrouwbare informatie, niet gewoon data dus, maar informerende data, informatie dus. Onderzoek zoals enquêtes en polls met een lage respons, en een rondgang langs een ‘aantal mensen of locaties’ is geen houdbaar, geen fundament voor een argument of standpunt. Dus ook niet voor een eis aan de onderhandelingstafel. In de betreffende case nam de directie het initiatief terug, om rechtstreeks aan alle medewerkers te vragen, bij een inmiddels gestarte staking:

“Wat zien wij over het hoofd wat voor jou echt belangrijk(er) is en kun je dat toelichten?”

Wat leerde de directie hiervan?

wacht niet op HR’s (pulse) enquêtes om tevredenheid te meten, want die blijken werkelijk niet te weten wat er echt speelt; een nogal kostbare vergissing die organisaties, en vooral HR, nog steeds dagelijks maken; generieke vragen achterhalen geen specifieke inzichten
je maakt jezelf als leiderschap direct zichtbaar bij alle medewerkers, niet via een vakbond, die onvoldoende evidence-based onderzoek hanteert, bij een beperkte achterban (alleen leden), met een lage respons
wacht niet met het (zelf) specifiek, regelmatig, kwalitatief luisteren naar je eigen medewerkers; zij delen alles waar jij eerlijk voor open staat met jouw open vragen; zo leer je alles wat je nodig hebt om mensen en organisatie synchroon te ontwikkelen
het voorkomt echt ellende: financieel, je reputatie, relatie met medewerkers, vertrouwen, verlies van klanten, etc.

Hoe liep dit verder? De werkgever leerde door te luisteren, dat hun ongenoegens, wensen, dromen en eisen fundamenteel anders waren dan wat de vakbonden zeiden. De looneis bleek zelfs lager te zijn omdat diverse andere onderwerpen belangrijker waren voor medewerkers.

De dialoog van CircleLytics borgt dat medewerkers elkaars afwijkende antwoorden zagen na de eerste ronde. In die tweede ronde konden ze scores geven (steun, positieve scores of afwijzing, negatieve scores) aan elkaars antwoorden. De werkgever heeft dus direct het sentiment en daarmee draagvlak gemeten, in dezelfde bevraging aan medewerkers.

Ze ervoeren dat ze serieus werden genomen, er werd naar ze geluisterd, direct door de directeur, ze mochten helpen het kaf van het koren te scheiden. En de directeur ging er dezelfde dag doortastend mee aan de slag. De staking werd direct beëindigd met een fors ander pakket dan de bonden eisten. Ze hadden gewoonweg geen inzicht in wat medewerkers wilden. HR evenmin, de OR evenmin.

Overigens wordt de dialoog en co-creatie ook regelmatig ingezet voor arbeidsvoorwaarden en CAOs, primaire en secundaire, etc. Inzicht en wat medewerkers drijft en wat hen hindert is onmisbaar om een organisatie te leiden. Beter advies inwinnen van jouw 1.000en medewerkers zelf in een weekje tijd, op basis van jouw oprechte nieuwsgierigheid, dan via duurbetaalde externe adviezen, generieke HR enquêtes of kwetsbare data van je vakbond. Overigens zijn er steeds meer HR leiders maar ook vakbonden die de kracht van collectieve intelligentie en dialoog inzetten om ijzersterk te staan en te verbinden met de mensen die de organisatie dagelijks maken of breken.

Conflict tussen vestigingen of afdelingen

Een andere organisatie met tientallen vestigingen had al langere tijd te maken met een flink hoogoplopend conflict. De schade voor medewerkers, reputatie en klanten was na vele maanden enorm, en liep in de vele €100.000en. Externen hadden inmiddels pogingen gewaagd te achterhalen wat er aan de hand was en hoe dit doorbroken kon worden. De werkvormen die zij kozen waren traditioneel en schoten flink tekort: interviews, enquête, bijeenkomsten.

Het lastige van deze werkvormen is vooral het volgende:

interviews: kleinschalig, doorlooptijd, subjectieve (verwerking van) data
enquête: individualistische aanpak, geen interactie, subjectieve verwerking
bijeenkomst: teveel emoties, sociale druk, risico’s van consequenties (geen privacy)

De moderator werd door directie op het spoor van CircleLytics Dialogue gezet en heeft binnen een paar dagen de volgende vragen gesteld:

“Wat kan jij vandaag betekenen voor het herstel van vertrouwen?”

In de tweede ronde werd gevraagd welke suggesties van anderen ze steunen en wat de betekenis daarvan voor de klant zal zijn.

“Wat heb je tot vandaag betekent voor het vinden van oplossingen?”

In de tweede ronde werd gevraagd wat ze waarderen van wat anderen al hadden geprobeerd en wat hun reflectie is hoe dit alsnog kan werken, of waarom het volgens hen niet werkte tot nu toe.

“Welk obstakel hindert tot nu toe oplossingen of veroorzaakte zelfs deze situatie?”

In de tweede ronde werd gevraagd wat ze herkennen of juist niet van wat anderen zien, en wat hun concrete aanbeveling aan de leiding is om dit te doorbreken.

“Waar heb jij het meest last van gehad in je werk of privé door deze situatie?”

In de tweede ronde werd gevraagd wat ze herkennen van wat anderen zeggen en wat dat met henzelf doet.

Er waren tal van andere vragen mogelijk, en ook konden er meerdere opvolgende interventies worden ingezet met weer nieuwe vragen. Nu was dat niet gedaan, omdat de opbrengst al enorm hoog was met deze vragen.

Alle betrokkenen hadden dus volledige privacy (anonimiteit) en dagen de tijd. Om zelf te reflecteren maar ook om hierover te spreken en denken met anderen. Die rust en privacy combineert geweldig en haalt de hoge emotie eruit. Het nodigt uit tot rust en – inderdaad – bezinning. De uitnodiging, dus de inleiding en inbedding van deze vragen, let nogal nauw. Je nodigt mensen uit rustig na te denken, bewust te zijn van een situatie, en om samen, als collectief dus, tot resultaat te komen: het kwijt kunnen van emoties en het daarna overdenken van wat nu.

Het resultaat was dat het conflict eindigde en samenwerkingsafspraken zijn gemaakt, maar ook een aantal ingrepen in het verdelen van kosten en opbrengsten, onderling werven en uitwisselen van medewerkers. De medewerkers ervoeren een enorme opluchting: niemand zit te wachten op conflict en werkelijke ruimte en tijd voor emotie en reflectie was tot nu toe – op deze schaal en manier – nog nooit geboden. De organisatie houdt nu regelmatige dialogen om uitdagingen, in welke sfeer of welk onderwerp dan ook, tijdig en positief gezamenlijk op te merken én te verbeteren. Ze zijn gestopt met de (pulse)enquêtes die HR voorheen uitstuurde.

Boze burgers omdat spoedpost sluit

Een regionaal samenwerkingsverband van zorginstellingen had een tijdje terug te kampen met de noodzaak om de spoedpost te sluiten. De werkdruk, het tekort aan personeel en de toenemende stroom aan patiënten noodzaakten tot deze ingreep. Burgers zijn op diverse manieren en via elk kanaal wat ze voorhanden kregen, rumoer gaan maken, klagen en protesteren. Vanuit allerlei emoties, overwegingen en behoeftes goed te begrijpen. Wat nu?

Het samenwerkingsverband kondigde aan om een townhall te houden: een fysieke zaal, met honderden inwoners, een verhaal van de organisatie en de microfoon rond laten gaan voor vragen. Ze vroegen ons wat zij kunnen doen met dialoog & co-creatie. Met zulk hoogopgelopen emoties (je raakt met gezondheidszorg ieders lijf en ledenen) móet je ruimte geven, tijd maar zeker ook moet verstand worden aangesproken, balans en oplossingsrichting worden bereikt. Je bereikt onvoldoende als je slechts een procentueel beperkt deel van de inwoners een paar uur biedt om boos en verdrietig te zijn, zonder een stap meer te zetten dan dat.

De inzet van dialoog had als focus om de collectieve wijsheid en het bewustzijn aan te spreken, na het ruimte geven aan emotie. Hoe werkt dat?

er is direct een online, asychrone (ieder op het eigen moment, en vanaf de eigen plek) dialoog gestart
met vragen en een context om mensen bewust te maken van de achterliggende knelpunten met vragen als onderstaand en welke slimme gedachten of ideeën ze hadden
de toegang is breed gecommuniceerd, via veel kanalen: iedereen kon dus meedoen
dit leverde direct veel inzichten op, (korte) verhalen en ervaringen
van veel, veel meer burgers dan er in de zaal gingen passen.

Vervolgens is de bijeenkomt gehouden, waarbij aanwezigen direct de mogelijkheid kregen om zelf nog mee te doen als ze dat nog niet hadden gedaan. Hierdoor hadden ze direct een uitlaatklep en liepen ze niet rond met torenhoge emoties. Ze werden meteen serieus genomen. Vervolgens werd gevraagd of mensen het woord wilden nemen en dat deed een flink dozijn. Maar evenmin als een paar honderd, is een dozijn inwoners volstrekt ontoereikend om te spreken van representativiteit. Dan is het niet zo vreemd dat bestuurders weinig kunnen met zo’n bijeenkomst: het levert geen betrouwbare informatie op. Vervolgens is de dialoog gestart en konden inwoners nu ter plekke, en afwezigen ook, vanuit huis of waar dan ook, meedoen met de tweede ronde.

In die tweede ronde lazen ze verhalen, suggesties en ideeën van anderen die er anders over dachten dan henzelf. Dus vele 1.000en inwoners zijn vele 1.000en meningen samen gaan doornemen, elk overigens maar zelf een setje van 15 stuks, voor circa 4 vragen. Ze scoren tussen de -3 en +3 voor de mate van steun. De 100en inwoners in de zaal zagen daardoor ook meningen van inwoners in de dagen ervoor al hadden meegedaan. Ze mochten elkaars meningen steun geven of juist niet, en verrijken met hun tips. Op die manier konden ze emotie kwijt, maar werd het bewustzijn vergroot van het probleem, werden ze mede-eigenaar gemaakt van ‘hoe dan verder’ en werd voorkomen dat bestuur zich moest baseren op de kleine groep van ‘boze groep aanwezigen’.

Vragen waren ongeveer zoals deze:

“Wat weet je al, heb je gehoord, gelezen of geleerd, over het probleem, zoals in de inleiding verteld, en waarom de spoedpost meerdere dagen per week dicht moet?”

In de tweede ronde: wat herken je van wat anderen zeggen of juist niet, en welke gedachte maakt dat bij je los?

“Wat raakt je het meest van het (meerdere dagen per week) sluiten van de spoedpost en waarom?”

In de tweede ronde: wat herken je van wat anderen zeggen of juist niet, en welke gedachte maakt dat bij je los?

“We hebben hierboven in de inleiding verteld hoe hard we werken aan oplossingen, welke dat nu zijn, maar jullie allemaal samen hebben vast ook oplossingen waar we nog niet aan dachten. Onze vraag is daarom: welke oplossingsrichting moeten we nog extra uitzoeken? Waarom die?”

In de tweede ronde: wil je de oplossingsrichtingen van anderen die jouw steun krijgen positief scoren en vertellen hoe dat kan slagen? je mag oplossingen die je niet steunt negatief scoren.

Voorkomen is beter dan genezen. Ons advies is om je belanghebbenden serieus te nemen, regelmatig mee in dialoog te gaan, tijdig emoties en knelpunten op te merken. En vooral: samen, sneller, beter oplossen. Zo wordt het groter worden van problemen voorkomen, waarbij situaties uit de hand kunnen lopen en oplossingen verder van huis zijn. De zorg heeft wat dat betreft enorm veel lastige uitdagingen waar de denkkracht van grote groepen belangrijk voor is.

Nieuwe manager na vertrek

De laatste case is een veel voorkomende. Managers die het veld ruimen, vanwege onvoldoende match met hun rol of team, achterblijvende prestaties of anderszins (zoals gewoon andere baan). Voor medewerkers is hun manager ongekend belangrijk voor het plezier wat ze ervaren op hun werk en hoe lang ze gemotiveerd bij je organisatie blijven. Onderzoeken lopen uiteen maar de ontevredenheid over de direct leidinggevende is niet vanzelfsprekend en een van de belangrijkste redenen die medewerkers noemen als ze ergens vertrekken.

Gelet op – dus – vertrek, maar ook verzuim (steeds meer mentaal), laag vertrouwen en gebrekkige betrokkenheid, kun je wel stellen dat dit een zeer beladen en ook emotioneel thema is. Het vreemde is dat een nieuwe manager of bestuurder, zeker bij grote afdelingen of organisaties, de eerste 100 dagen zeker niet iedereen spreekt en leert wat bij hen leeft. Vreemd, wat zij worden de drijvende kracht achter het succes … of het falen.

Daarom delen we graag deze cases, en vooral voorbeelden van vragen, die overigens aan groepen van 100en tot 10.000en gesteld werden. In enkele dagen tijd, met dus twee rondes waardoor prioritering plaatsvond, maar ook draagvlak/sentiment zichtbaar werd voor wat lage prioriteit kreeg. Het ontwerp van je vragen hangt af hoeveel vrijheidsgraden medewerkers geboden kan worden:

Er ligt al een vastomlijnd profiel om welke redenen dan ook. Organisaties leggen dan dit soort vragen voor:

“Bekijk bijgaand profiel nauwkeurig. Wat is het allerbelangrijkste voor de [afdeling, organisatie, … ] en ons meerjarenplan, en waarom?”

In de tweede ronde kun je vragen wat medewerkers steunen (positief scoren) of juist niet van wat anderen vertelden in de eerste ronde, en hoe dat relateert aan dat plan.

“En over datzelfde profiel. Wat is het allerbelangrijkste voor de mensen en de cultuur die we hier hebben?”

In de tweede ronde kun je vragen wat ze steunen (positief scoren) of juist niet (negatief scoren) en vragen welke tip ze geven aan de nieuwe manager/directeur bij dit punt.

Als er al een concept-profiel ligt, kan deze vraag worden toegevoegd:

“Wat ontbreekt volgens jou in het concept-profiel en vooral: waarom is dat volgens jou zo belangrijk om toe te willen voegen?”

In de tweede ronde vraag je opnieuw naar wat gesteund of niet wordt, en vraag je ze hun scores toe te lichten.

De opbrengst was in deze cases een gerangschikte, van waardering dus, voorziene lijst waarmee het profiel getoetst en verrijkt wordt. De kwalitatieve opbrengst werd gebruikt om de werving en de selectiegesprekken voor te bereiden. Direct bij de aanstelling werd de manager/directeur het complete resultaat overhandigd waardoor zij/hij gedetailleerd ziet hoe alle medewerkers zijn/haar rol ziet, verwachtingen heeft en de relatie tot de mensen die hier werken en de plannen die er liggen.

Uiteraard, als er nog geen plannen lagen, werd aanvullend gevraagd:

“Wat wil je de nieuwe manager/directeur als prioriteit meegeven en vooral: waarom dit punt?”

Als er nog niets op papier staat werd (wordt) gevraagd:

“Wat is het allerbelangrijkste waar we naar zoeken in de nieuwe manager/directie voor de [afdeling, organisatie, … ] en ons meerjarenplan, en waarom?”

In de tweede ronde kun je vragen wat medewerkers steunen (positief scoren) of juist niet van wat anderen vertelden in de eerste ronde, en hoe dat relateert aan dat plan.

“En wat is het allerbelangrijkste waar we naar zoeken in hem/haar voor de mensen die hier werken en de cultuur die we hier hebben?”

In de tweede ronde kun je vragen wat ze steunen (positief scoren) of juist niet (negatief scoren) en vragen welke tip ze geven aan de nieuwe manager/directeur bij dit punt.

Dat waren de cases die we met jullie wilden delen nu, als emoties hoog oplopen. Het frappante, of juist logische is, dat medewerkersbetrokkenheid, vertrouwen en lang blijven fors onder druk staan bij tal van organisaties. Bovendien is het (mentaal) verzuim hoog. Je zou dus kunnen zeggen: er zit veel emotie en spanning in organisaties en mensen en het is tijd voor nieuw leiderschap dat aandacht voor, kennis van en prioriteit stelt ten aanzien van:

diep, kwalitatief luisteren: onvervangbaar door enquêtes, hear-say en een rondje doen
de kracht van mensen die asynchroon samenwerken aan (lastige) vraagstukkken
betrouwbaarheid van collectieve intelligence en prioritering door de groep (60% beter)
hoge snelheid van besluitvorming, juist door vertraging via twee rondes (90% sneller)

We hebben 1.000en kwalitatieve vraagstukken gezien of helpen ontwerpen, bij meer 400+ organisaties, dus plan gerust eens jouw kennismaking, demo of ontwerpsessie (als je al gebruiker bent). En nogmaals: voorkomen is beter dan genezen. De tijd is allang voorbij dat inwoners, medewerkers, leden en patiënten rustig afwachten tot besluiten topdown worden genomen. Ze laten van zich horen, willen serieus genomen worden en een mate van inspraak en invloed hebben op wat er gebeurt in ‘hun’ organisatie en maatschappij. Dus: structuur dat luisteren, ga in dialoog en vooral: blijf in dialoog.

De essentie van CircleLytics Dialogue is dat je taal inzet om via de kracht van open vragen mensen te verbinden met jouw vraagstuk. Dit vergt leiderschap, context en open vragen, en de beste online oplossing om dit tot stand te brengen. We hebben daarom nu QuestionDesignLab (QDL) ontwikkeld, met 1.000en vragen die intelligent gesuggereerd worden, op basis van jouw voorkeuren en bedoeling van je dialoog. Hieronder leggen we uit hoe je jouw bedoeling kunt verduidelijken zodat QDL steeds betere suggesties biedt.

We raden je bovendien aan om te lezen waarom je bij het ontwerp van je dialoog aan het eind begint: wat wil je beantwoord zien worden en wat wil je daarmee bereiken of teweegbrengen? Dit eerdere artikel uit CHRO.nl schreven we over de kracht van mensen als één groot brein.

Voorkeuren: let op de volgorde

Wat zijn die voorkeuren die door QDL gelezen en begrepen worden? Bij het opsommen en kort beschrijven hiervan, moet je twee dingen onthouden: ze staan in volgorde van belangrijkheid, van invloed dus op wat QDL jou vervolgens suggereert, en er zit om die reden een soort wegingsfactor achter. Dus de eerste voorkeur die we je hieronder uitleggen, telt zwaarder dan eentje die daarna komt. Het fijnste, beste, snelste is als je met al die voorkeuren wat doet! Belangrijk, want het zorgt ervoor dat je zelf ook bezig bent met je vraagstuk en jij weet het beste waar je naar zoekt, dus: aan de slag en piekeren, twijfelen, proberen en nadenken en dingen opschrijven. Wat is de context, waarom nodig je ze uit en waartoe nodig je ze uit? Wat is het specifieke waar je ze voor uitnodigt? Wat is je intentie om ermee te doen? Hier schreven we eerder over bij het ontwerpen van de openingszinnen in je uitnodiging. We raden aan dit even door te nemen.

Het veld voor de vraag

Als je in je Vraag-tab bent (zie plaatje), formuleer je daar direct je vraag of een aantal steekwoorden in het veldje voor de vraag waarin je aan het werk gaat. Hoe specifieker en hoe meer je daar typt, hoe beter. Wat je hier typt wordt onthouden als je vervolgens op het icoontje klikt: het QDL icoontje staat links naast je vraagveld: dat scheikunde-flesje dus! Dan opent zich de lightbox. Maar eerst nog deze stappen om je voorkeuren duidelijk te krijgen!

Specifieke Context bij je vraag

Je dialoog start met de uitnodiging (of een generieke link) en de algemene context daarin. Maar elke vraag kan een eigen, specifieke context krijgen. Daarmee kun je die vraag beter introduceren, laten landen dus. Met die specifieke context geef je je vraag niet alleen een betere landing, maar door daar over na te denken, dwingt het bovendien om over je bedoeling na te denken. Je gebruikt overigens zeker niet altijd zo’n specifieke context.

Onderwerp van je dialoog

Zie bovenstaand screenshot. Vergeet niet: je zet dus op al deze plekken taal in om de brug te slaan tussen jouw bedoeling en dialoog en jouw doelgroep. Het onderwerp kan inhoudelijk zijn zoals: thuiswerk, opleiding, diversiteit, reorganisatie, agile working, etc, etc. Maar het kan ook een ander soort onderwerp zijn: Kwartaaldialoog, Het Gesprek #1, Opvolging van Workshop, Vraag van de Maand, etc, etc.

Algemene toelichting

In je tabje Context kun je vervolgens je algemene toelichting voor je dialoog, voor de eerste ronde formuleren. We hebben in dat veldje (zie screenshot) ons advies staan over wat je daar vooral wél wil vertellen. Ook dit zet enorm aan tot nadenken over wat je wil teweegbrengen met jouw doelgroep van genodigde mensen. En het voedt dus direct het QuestionDesignLab om intelligente suggesties te kunnen bieden.

Woorden typen of selecteren

Als je het icoontje van QDL klikt naast het vraagveldje in je tabje Vragen, kom je dus in de lightbox terecht van QDL. Als je een of meer van bovenstaande voorkeuren kenbaar hebt gemaakt, krijg je direct daarbij passende suggesties. Je kunt vervolgens deze suggesties verversen met het pijltjes icoontje (zie screenshot), aan de rechterzijde van de suggestie. Je kunt woorden klikken en daarmee selecteren die in het tekstveldje daarboven komen te staan. Ook dát voedt QDL weer voor je nieuwe suggesties! Je kunt een suggestie bovendien met het hartje op je favorietenlijstje zetten, die je ook getoond ziet in het screenshot (tabje aan rechterzijde). Daar kun je uit putten voor volgende vragen of dialogen, en deze lijst wordt intelligent getoond zodra QDL relevante woorden leest in je je uitnodiging, context, vraagveld, etc. Oftewel: we tonen relevante favorieten uit je volledige lijst.

Interesses en Modellen

In je dashboard, je homepage dus, kun je Interesses en Modellen activeren, zie het screenshot hiernaast. Vervolgens geven die voorkeuren dus weer voeding aan het QuestionDesignLab om intelligentere suggesties te bieden. Als je in de QDL lightbox zelf bent, kun je bovendien heel specifiek doorzoeken op suggesties door het tabje Interesses te klikken, of Modellen (zie screenshot beneden). Dan krijg je suggesties die al behoren bij die Interesses of Modellen. Als je in de QDL lightbox bij het tabje suggesties blijft, zorgen we dat de getoonde suggesties jouw interesses en aangeklikte modellen meewegen. We gaan nog veel meer modellen toevoegen overigens.

En verder, goed om te weten

als je vaak nieuwe suggesties opvraagt van QDL, zullen we een berichtje tonen om wat meer voorkeuren zoals boven beschreven invulling te geven, zodat QDL optimaal kan presteren met en voor jou
je kunt een geschikte suggestie selecteren met de knop die er naast verschijnt, en vervolgens deze button Toepassen klikken en verder zelf bewerken: je kunt er gesloten schalen aan toevoegen, al dan niet de tweede ronde instellen, etc; vergeet niet een heel sterk einde van je vraag te ontwerpen: kijk maar eens naar deze tips
als je uit je QDL lightbox gaat, zorg dan dat je even op Toepassen klikt zodat je niet verliest wat in je vragenveld staat.

En: boek een sessie met ons om samen het ontwerpen uit te voeren of voort te zetten. Waarschijnlijk is het in je contract inbegrepen. Voor partners zijn er geen kosten aan verbonden.

Enorm veel plezier en succes met QuestionDesignLab en vooral met de mensen met wie je met jouw vraagstuk aan de slag gaat. Heb je nu al vragen, boek een afspraak met deze link in.

We schreven het hier al: dialoog is een feestje want iedereen is dit keer wél uitgenodigd! Je uitnodiging begon al goed, en nu stappen we door naar varianten op het afsluiten van jouw (open) vragen. We hebben daarmee het eerste moment te pakken waarop je met taal verbinding zoekt met genodigden, en nu ook het laatste moment: het einde van je dialoogvragen. Met open vragen toon je vertrouwen en geef je richting aan waar je naar op zoek bent, zonder sturend te worden uiteraard.

We hebben vele 1.000en vragen ontworpen voor prachtige organisaties, met prachtige resultaten en zeker niet in de laatste plaats voor deelnemers. Zij vinden het namelijk ook prachtig wat je doet, en scoren dialogen gemiddeld met een 4,3 op een schaal van 5. Nogal trots op, want mensen zijn druk en blijkbaar doen dialogen iets goeds met hun plezier, betrokkenheid én oplossend vermogen voor jouw vraagstuk. Een feestje dus! We hebben overigens 18 principes ontdekt die je bij het ontwerpen van ijzersterke, betekenisvolle open vragen kunt inzetten.

Binnen ons platform CircleLytics (en je eigen account in jouw huisstijl!) kun je het unieke QuestionDesignLab inzetten om samen met ons lab vragen te ontwerpen binnen minuten. Zowel met als zonder een gesloten schaal, kun je open vragen stellen. Kijk maar eens wat er gebeurt.

Vroeger stelde je dit soort enquêtevragen (het komt nog steeds voor helaas):

Scoor het vertrouwen dat jij hebt in de organisatie (tussen 1 en 10).
(tekstveldje voor je toelichting staat eventueel aan).

Maar in dialoog doe je dit:

Wil je vertellen over jouw vertrouwen momenteel in de organisatie aan de hand van een score (tussen 1 en 10), maar vooral in jouw eigen woorden? We zijn benieuwd wat we daarvan kunnen leren.

In de tweede ronde van de dialoog zien deelnemers elkaars anonieme antwoorden. Ze mogen dan scores geven aan antwoorden van anderen, en een suggestie doen hoe de organisatie vertrouwen kan versterken.

Je mag met CircleLytics zelfs instellen dat deelnemers hun gesloten antwoorden (tussen 1 en 10) mogen herzien. Weet je dat 60% dat doet? Dat maakt enquêtes (één ronde) niet langer betrouwbaar voor besluitvorming.

Daarom waarderen deelnemers dit zo en levert het jou meer op dan enquêtes. Meer betrouwbaarheid en onder andere de top 5 van antwoorden die er het meest toe doen. Actie dus: je hebt de beste antwoorden en de suggesties voor versterking.

Het simpele geheim is door taal in te zetten om te verbinden met mensen via open vragen, om mensen tot nadenken te prikkelen en echt te betrekken dus. Dat is al ouder dan de weg naar Rome, maar door enquêtes zijn open vragen / antwoorden nogal in een verdomhoekje gedrukt, zo’n 80 jaar geleden. We zeggen bij CircleLytics heel eenvoudig: als je benieuwd bent naar wat je partner, vrienden en familie bezig houden en hoe ze ergens over denken stuur je toch geen enquêtes? Waarom dan wel naar medewerkers, klanten, inwoners, leden en patiënten? Open vragen zijn het meest leerzaam en de verwerking van antwoorden doen ze dus voortaan samen via de tweede ronde. Dat brengt hen op nieuwe gedachtes waardoor je betrouwbaar leert hoe ze ergens echt over denken en samen iets oplossen.

Onderstaand delen wij varianten op het ouderwetse “Toelichting”. Benieuwd welke jij gebruikt om in dialoog met anderen meer te leren van gezichtspunten waar jij niet aan dacht maar wel veel aan hebt. Ook voor je workshops, interviews en andere gesprekken komt het van pas!

Het einde van je gesloten of open vraag kan bijvoorbeeld zo:

… en waarom zie je dat op deze manier?

… en hoe ben je op deze suggestie gekomen?

… en zou je dit willen verduidelijken met een voorbeeld?

… en kun je vertellen in eigen woorden waarom je het zo scoort?

… en welk obstakel kom je daarbij tegen?

… en welk obstakel moeten én kunnen we daarbij volgens jou overwinnen?

… en wil je daar wat over vertellen, zodat anderen daarvan kunnen leren?

… en wat maakt dat je dat kiest?

… en wat is jouw tip in dat geval?

… en wil je je bij je uitleg richten op wat het meest haalbaar is?

… en wat dan nu?

… en hoe komt dat volgens jou?

… en wat is je tip voor de eerste actie die we kunnen ondernemen?

… en vooral: waarom?

… en vooral: hoe doen we dat?

… en wat stel je je daarbij voor?

… en wat moeten we daarbij niet opnieuw proberen?

… en moeten we vooral zo houden?

… en wat levert dat onze organisatie en mensen op?

… en hoe onderscheidt ons dat vervolgens van de concurrent?

… en bespaart enorm veel tijd?

… en helpt daarmee om collega’s met meer plezier en meer jaren bij ons te hebben werken?

We laten het hier nu bij. Hopelijk inspireert het je om met je dialoog en dialoogvragen aan de slag te gaan en het feest te beginnen! Liefst samen met anderen, of samen met ons. Plan gerust hier een ontwerp-sessie.

Begin bij het eind.

Hoge respons doe je zo.

Meertaligheid van deelnemers.

Hoe stel je vragen in, in het platform.

18 Ontwerpprincipes voor open vragen.

Een dialoog is een feestje! Zeker online! Anders dan een workshop waarbij de meeste mensen niet worden uitgenodigd. Want hoeveel passen er nu echt in zo’n vergaderzaaltje of Teams-sessie? En anders dan een enquête of poll die geen enkele interactie tussen deelnemers biedt die anders denken dan zijzelf. We zijn met méér mensen en dus meer brainpower dan een vergadering toestaat, en we leren veel méér van elkaar dan een enquête-tool begrijpt. Online dialoog combineert dat alles: welk aantal mensen dan ook, leren van elkaar en dan nóg eens vertellen hoe je erover denkt, en meedoen op je eigen moment en vanaf je eigen plek.

Dialoog is een feestje!

Op een feestje heb je muziek, een drankje en een hapje. Dat verbindt, dat nodigt uit. Bij een dialoog is taal de muziek, tijd om na te denken en te leren is het drankje, en anonimiteit is de hap!

Hoe zet je taal in om genodigden te verbinden met jouw onderwerp, jouw uitdaging, jouw vraagstuk? Wat wil je beantwoord zien worden, waarom, door wie en wat ga je er mee doen? Dit voedt bovendien de QuestionDesignLab, waarmee je ijzersterke, specifieke open vragen kunt ontwerpen.

Je zult je moeten verdiepen in je deze vragen, in jouw vraagstuk, de context, de beperkingen die je daarbij hebt en die je niet hebt. En je moet je verdiepen in de mensen die je uitnodigt. Waarom doe je dat, waarom doen zij mee, waaraan, waarvoor? Waarschijnlijk ga je de dialoog aan omdat andere werkvormen geen recht doen aan je situatie en vraagstuk. Diepgang, belangrijkheid, verschillende perspectieven, mensen de tijd geven, vertrouwen tonen, noodzakelijke anonimiteit, bewustwording vergroten bij de deelnemers: en zo zijn er nog meer redenen om de online dialoog te kiezen boven andere werkvormen zoals enquêtes of vergaderingen. Als je op een rijtje zet met een aantal steekwoorden waarom je ze uitnodigt, ben je al een heel eind. Nu je het waarom hebt uitgeschreven ben je toe aan de volgende stap.

Schrijf vervolgens erbij waarvoor je ze uitnodigt. Om iets samen te ontdekken, te analyseren? Of om iets op te lossen, creatief of zelfs innovatief te zijn? Of om iets te voorspellen, over iets na te denken wat nog (deels) in de toekomst ligt? Of blikken ze terug, wil je iets evalueren? Sluit duidelijk aan op de fase waarin je vraagstuk zich begeeft. Stel dat je met een complex verandertraject bezig bent, en je zit in de “knowledge” fase van bijvoorbeeld het ADKAR of PDCA model, richt je dan daarop en wees duidelijk. Baken af. Een klantorganisatie die niet precies een model volgt stelde recent opzettelijk vragen die niet afbakenden. Zo leerden ze dat verschillende groepen in verschillende fases van het ADKAR model bleken te zitten, en deze verschillende groepen door elkaars ervaring van elkaar konden leren en versnellen. Of je stelt ze een zeer open vraag waarom medewerkers vandaag weer voor deze organisatie zouden kiezen. Weet wat je kiest: hoe scherp baken je af of niet, welke vrijheidsgraden heb je te bieden.

En dan, verder met de voorbereiding van het feest!

Waar komen mensen (mentaal) vandaan, wat is hun context, wat weten ze al? Wat moeten ze nog eerst weten van jou, over het vraagstuk, alvorens op je vragen in te kunnen gaan. En naast ‘kunnen’ moeten ze dat ook nog willen. Zijn ze druk, gehaast, gestressd, waarom? Zijn ze loyaal, afwezig, ongeïnteresseerd, gecommitteerd, waarom? Nieuwsgierig zijn we gelukkig allemaal en de deelnemers delen dat ze bij jouw organisatie, afdeling of team werken, of in dezelfde stad of wijk wonen, of bij dezelfde vereniging zetten: er zijn altijd overeenkomsten, naast verschillen. Schrijf in een aantal steekwoorden op hoe je doelgroep eruit ‘ziet’. Je kunt bijvoorbeeld een aantal persona’s met steekwoorden beschrijven. Hou dit tegen een paar collega’s aan: herkennen ze deze persona’s en beschrijvingen?

Wat ga je naderhand met de resultaten doen van de dialoog? Vertel dat! Dat kan zijn dat je dat nog niet weet: zeg dat dan. Het kan zijn dat je twee weken later met de resultaten een directie-overleg voert en je erna wil communiceren wat de vervolgacties zijn. Kan zijn dat je het als input gebruikt voor een vergadering met een projectgroep en je later in het kwartaal daarop terugkomt. Zorg dat het aansluit bij de realiteit, jouw realiteit. Under-promise, over-deliver. Oftewel, wees nauwkeurig met de verwachtingen die je wekt en niet wil wekken. Mensen willen duidelijkheid waarom ze meedoen, en niet alleen waaraan en hoe. Daarom zeggen we ook: bij het ontwerp van je nieuwe dialoog: begin bij het eind. Wat staat er gepland, is een zorg, ambitie, knelpunt, plicht of doel? Redeneer van daaruit terug om mensen duidelijkheid te geven over wat er mee gedaan wordt.

Je merkt het al. Een workshop met een groepje of een enquête toesturen met pak ‘m beet 20-30 vragen is gewoonweg sneller opgezet en uitgevoerd. Maar niet beter, meestal slechter. En het goede nieuws: dialoog kun je leren! En onze mening is: je zou deze voorbereiding altijd moeten treffen: voor elke werkvorm of interventie, maar die andere werkvormen worden makkelijker en uit gewoonte uit de kast getrokken, terwijl dat met dialoog nog niet altijd zo is. Bereid je altijd goed voor is ons uitgangspunt.

Het is belangrijk en nodig om hard na te denken. Je brein verdiept zich in de ander en in het vraagstuk en hoe je deze aan elkaar verbindt. De makkelijke weg levert gewoonweg minder op. De weg van dialoog is betekenisvoller maar wel taaier. Daarom doen we dat samen 🙂

Hoe gaan ze meedoen aan deze CircleLytics Dialoog? Vertel dat je anonimiteit biedt, zoveel dagen denktijd geeft, en dat ze in de tweede ronde antwoorden van anderen zien, die anders denken dan jij. Laat daarmee zien dat het transparant en integer is, en iedereen beloond wordt door te zien en leren van wat anderen zeggen.

En voor de leiders onder ons (wat ons betreft zijn we dat allemaal, omdat we ons openstellen voor andersdenkenden!): mensen verwachten nogal wat van jou! Sterker nog, het kan maken dat ze blijven of weggaan. Of voor jouw dialoog die je nu uit aan het voorbereiden bent: het kan maken dat ze meedoen of afhaken. Dit is de perfecte gelegenheid om te laten zien dat je luistert en mensen wil betrekken bij vraagstukken die ook van hen zijn en samen beter oplosbaar. Onze leestip is “How to Listen” van Oscar Trimboli of luister eens naar de Deep Listening podcasts.

Laten we nu eens delen en experimenteren met taal.

Openingszinnen:

We hebben je hard nodig om te begrijpen hoe […] is ontstaan en belangrijker: wat we er samen aan kunnen doen.

Of beter nog: Ik heb je hard nodig.

Dat is nog persoonlijker. Maar informeler kan ook:

Wat leuk dat je mee wil doen. Belangrijk ook, want […] gaat over ons allemaal.

of …

Mooi dat je de tijd hebt genomen en interesse hebt in […]. Belangrijk ook, want daarmee zorgen we ervoor dat … .

Varianten, afhankelijk van context, waar jij en iedereen vandaan komt (zie bovenin onze inleiding):

Zoals je hebt gehoord zijn we gestopt met enquêtes, omdat we er niets mee konden, hoewel we dat wel geprobeerd hebben. Meten blijkt geen weten te zijn. Nu gaan we op een vernieuwende manier veel beter luisteren: via deze online dialoog.

We willen eindelijk aan de slag om […] te verbeteren en dat kunnen wij intelligenter samen.

We zijn ingehuurd om de directie en afdeling te begeleiden om […] te versnellen, en willen dat doen door de hele afdeling te betrekken: jou en jullie allemaal dus.

Weet jij hoe […] in kortere tijd bij de klant kan worden bezorgd, stel in 10% minder tijd? Doe dan nu mee met dit vraagstuk.

We willen als MT weten wat we haalbaar kunnen aanpakken om werkdruk te verlichten, terwijl we onze commerciële doelen […] wel willen vasthouden en behalen.

Hoe denk jij over […] en wat is nodig om binnen twee jaar […] te bereiken? Help je ons alsjeblieft mee om dit samen uit te zoeken?

Je kunt nadruk leggen op de hulp die je van mensen nodig hebt. Dat is fijn, want als je anderen om hulp vraagt, bieden ze dat graag. Je krijgt dat dubbel en dwars terug in hun respons, zowel kwantitatief, kwalitatief alsook qua diversiteit.

Andere varianten:

Wat is jouw gedachte over […] en wil je deze anoniem delen én leren hoe anderen over […] denken? Dan dagen we je uit om mee te doen met deze online dialoog via twee rondes.

Dit is geen enquête: we willen echt weten hoe jij er zelf over denkt en stellen je daarom open vragen. Het zijn er maar drie, maar wel serieuze vragen over een even serieus onderwerp waar we allemaal belang bij hebben: […].

Uit gesprekken die we met diverse collega’s hebben gevoerd, blijkt dat […] prioriteit moet krijgen. We willen samen met jullie begrijpen waarom en vooral: wat moet dat ons allen gaan brengen, en vooral: de klant.

Wat heb jij geleerd in de afgelopen maanden of jaren over […] waar we allen van kunnen leren?

Wees precies, hou je zinnen kort, en realiseer je dat je op gevoel, relatie, proces, inhoud, etc meer of minder nadruk kunt leggen.

Vergelijk maar eens:

De directie wil begrijpen wat jullie gevoelens zijn over de nieuw aangekondigde kostenbesparing en daarom jou anoniem hierover enkele open vragen voorleggen.

Versus deze:

De directie heeft de noodzaak om kosten te besparen afgelopen dinsdag uitgelegd en dit staat na te lezen via deze link […]. Welke aanvullende kostenbesparing kan jij bedenken?

Of deze:

De directie heeft jou en jullie nodig om te weten, per maatregel om kosten te besparen, wat jij denkt hoe dit jouw werkplezier kan raken. Jouw werkplezier is van grote invloed op onze uiteindelijke keuzes.

Als je ervoor kiest om in dialoog te gaan maar ook te blijven, kun je prachtig refereren aan de vorige dialoog:

Bedankt voor jullie suggesties en openheid voor de dialoog over […], waardoor we bereikt hebben dat […]. Deze maand leggen we opnieuw een belangrijk vraagstuk aan jullie voor.

En hoe en waar in je tekst vertel je over anonimiteit? Afhankelijk van de stemming en het vertrouwen rond het vraagstuk, de context ervan en bij de betrokken doelgroep, kun je daar verschillende zinnen aan wijden, zoals de volgende:

Je bijdrage aan deze dialoog is anoniem.

Lekker duidelijk dus. Kort en krachtig. Soms moet je daar meteen over beginnen, in je eerste zin dus.

En wat als recent een vertrouwensbreuk optrad? Bijvoorbeeld omdat bij een gehouden medewerkersonderzoek geruchten de ronde deden dat “managers wisten wie wel en niet meededen.” Helaas komt dat voor. We horen het van de bureaus zelf. Natuurlijk deugt dat niet. Je tekst heeft dan misschien wat extra’s nodig:

Je bijdrage aan deze dialoog is anoniem. Niets is technisch te herleiden tot jou als individu en dit is vastgelegd in contracten. Heb je hier vragen over, dan kun je jouw privacy officer bereiken via dit mailadres […].

Of in relatie tot de cultuur die er bestaat in je organisatie:

We willen dat je compleet vrij en onafhankelijk kunt meedenken over […]. Om die reden is deze dialoog anoniem: niets is herleidbaar tot een deelnemer. Neem bovendien de tijd.

Om echt elke collega mee te nemen in het beleid voor […] willen we naast bijeenkomsten, deze online, anonieme dialoog houden. Elke gedachte en bijdrage is goed en om alle drempels weg te halen is deze anoniem werkvorm gekozen.

Als mensen onder druk staan en jouw vraagstuk ook, dan is die vertraging nu pakken via de online dialoog van kritisch belang. Nog meer haast tonen is precies niet wat nodig is. Vertraag.

Het is belangrijk om […] samen zo snel mogelijk op te lossen en te begrijpen hoe we dit voortaan voorkomen. Neem daarom enkele dagen rustig de tijd om mee te denken of het bijvoorbeeld met collega’s over te hebben.

We laten het hier nu bij. Hopelijk inspireert het je om met je dialoog aan de slag te gaan en het feest te beginnen! Liefst samen met anderen, of samen met ons. Plan gerust hier een ontwerp-sessie.

Andere blogs over het ontwerpen van je dialoog:

Begin bij het eind.

Hoge respons doe je zo.

Meertaligheid van deelnemers.

Hoe stel je vragen in, in het platform.

18 Ontwerpprincipes voor open vragen.

Wij hebben 18 unieke principes verzameld, op basis van het ontwerpen van duizenden open vragen. Hiermee kun jij jouw ijzersterke, open vragen ontwerpen. Deze staan verzameld en uitgelegd in ons Whitepaper. Je kunt hier klikken om deze zonder kosten te downloaden. Enorm veel plezier en succes!

De kracht van mensen die je betrekt bij elkaar en bij uitdagingen van je organisatie heb je overal nodig. Vraagstukken rond verzuim, projecten die moeizaam verlopen, veranderingen bij de klant, in je supply chain, het behalen van doelstellingen, etc: je wil snel én diepgaand weten wat er speelt, hoe je het oplost, en hoe je het voortaan voorkomt.

Nu je zelf al één of meer dialogen achter de rug hebt, weet je:

dat je met het eind in zicht begint,
hoe je van thema’s naar vragen gaat,
hoe je goede vragen opstelt en welke principes belangrijk zijn,
hoe je de respons hoog houdt,
je tot actie komt door en na je dialoog
hoe je de diversiteit van ieders denken benut.

Nu is het tijd om jouw ervaringen te delen met anderen. Waarom? Om een aantal duidelijke redenen.

Redenen om gebruik van dialoog verder uit te breiden

Ten eerste worden problemen die niet op jouw bordje liggen, maar wel die van de organisatie, sneller en beter opgelost met behulp van CircleLytics Dialogue. Je helpt niet alleen anderen, maar je helpt dus ook je organisatie.

Ten tweede worden meer medewerkers, vaker betrokken, bij meer relevante uitdagingen en meer vraagstukken. Dat is mooi, want het draagt direct dus bij aan meer betrokkenheid en meer vertrouwen. In elkaar en in de organisatie. Je draagt samen makkelijker de last van vraagstukken en bent samen slimmer en creatiever.

Ten derde neemt de wendbaarheid van de organisatie toe, omdat mensen zelf meer bewust, sneller en meer bereid zijn om te veranderen en aan te passen. Medewerkers staan meer áán en zien (samen) meer. Ze begrijpen door de aanpak van de dialoog met meer stappen, elkaars andere meningen en oplossingen en worden daardoor flexibeler in hun denken en reageren.

Ten vierde realiseer je zo een cultuur van dialoog, van leren en stimuleer je verbinding tussen mensen en tussen mensen en organisatie. Dit duwt meer en meer de gewone bijeenkomst (geen vergadermoeheid meer, yes!) of gewone enquête naar de achtergrond (geen enquête-moeheid meer, yes!) voor situaties waarin die varianten gewoonweg niet het beste opbrengen. Je bespaart daarmee tijd en kosten, en wint intelligentie en betrokkenheid.

Ten vijfde haal je meer betekenis en waarde uit de samenwerking tussen je organisatie en CircleLytics. Je kosten haal je meestal al terug uit de eerste dialoog (dat is onze inzet) maar de waarde die je haalt uit betere besluitvorming, sneller en duurzamer veranderen en meer commitment van medewerkers is een veelvoud waard. Het delen van toegang tot dit platform en dialogen met je collega’s levert gewoonweg meer op.

Ten slotte, het voorkomt dat kennis en kunde om dialogen, co-creatie en collective intelligence in te zetten, verloren raakt op het moment dat jij de organisatie verlaat of je functie wijzigt. Onderschat niet wat je teweegbrengt met het bereiken van 100en of zelfs 10.000en medewerkers, hen aanzet, betrekt, raakt en tot verandering aanzet. Dit is volgens ons in het hart van de Future of Work en employee engagement. Je zet technologie in, de kracht van mensen gecombineerd met de kracht van AI, of mensen te (ver)binden, problemen op te lossen en waarde te creëren.

Verspreid de mogelijkheden van dialoog, co-creatie en collectief leren. Je inspiratie en ervaring helpen anderen. Hoe zorg je voor een verdere onboarding?

Medewerkers zijn er klaar voor. Jullie leiderschap ook?

Binnen jouw organisatie verloopt onboarding van nieuwe gebruikers een stuk eenvoudiger als de leiding van de organisatie er klaar voor is. Het vergt namelijk best een stap qua leiderschap. Meestal is de leiding eraan gewend dat zij:

zelf de beslissingen neemt en richting bepaalt; wat ons betreft wijzigt dat niet en betekent co-creatie en dialoog niet dat je deze rol opgeeft, maar alleen beter onderbouwd kunt uitvoeren en met hogere snelheid en grotere succeskans veranderingen kunt realiseren
in klein teamverband opties bespreekt en afweegt; dat kleine teamverband weet echter niet wat het grotere teamverband (de hele organisatie) weet, leert, ziet en kan oplossen; hier maakt de leiding dus een flinke stap door de hele organisatie ‘virtueel’ uit te nodigen in plaats van een klein team
enkele externe adviseurs inhuurt en niet 1.000en interne ‘adviseurs’; meestal gaan die externen door interviews en een ‘ouderwetse’ enquête inzichten en data inwinnen, en dat kan nu veranderen: je zet voor complexe, belangrijke uitdagingen juist het collectief van medewerkers ‘aan’ en wint daardoor ook hun betrokkenheid; je externe adviseur kan gewoon met CircleLytics Dialogue aan de slag natuurlijk.

Als het leiderschap ‘collectieve intelligentie en collectief leren’ ziet, gaat het een stuk eenvoudiger, maar ook zonder dat kun je anderen inspireren en mede-gebruiker maken. Het begint voor leiderschap met de realisatie dat het stellen van vragen het startpunt is van creatie, innovatie, begrip van problemen, zien van kansen, oplossen van obstakels, alignment, openstaan voor de toekomst, engagement, etc.

Wat is nodig om andere collega’s met CircleLytics Dialogue te laten werken?

Het makkelijkste is om even contact met ons te zoeken. We kunnen direct laten weten of in jullie contract is overeengekomen dat andere gebruikers gewoon kunnen worden toegelaten. CircleLytics staat in haar contracten meestal een ongelimiteerd aantal gebruikers toe en wil je organisatie graag de ‘dialoog breed laten gebruiken’, maar regelmatig bevat het contract een gelimiteerd aan dialogen versus groepsgrootte. We kunnen dan bovendien laten weten of je een ongelimiteerd contract hebt, ook voor wat betreft het aantal dialogen dus, en of het contract toestaat dat je externe of alleen interne doelgroepen benadert, een beperking heeft ten aanzien van de landen waarin het gebruikt kan worden, of wellicht alleen gebruikt kan worden bij een bepaalde (juridische) entiteit of onderdeel binnen je organisatie.

Het kan zijn dat de Verwerkersovereenkomst (vanwege de AVG en privacy/security eisen van jullie en onze organisatie) uitgebreid moet worden met type doelgroep (bijvoorbeeld voor extern, als het nu alleen voor intern gebruik is), of met het soort persoonlijke informatie dat wordt verwerkt met dialogen door andere collega’s. Persoonlijke informatie betreft dan kenmerken als leeftijdscategorie, afdeling, functie, etc. Vaak gaat dat vlot en kan jullie privacy/security officer de bijlage bij de Verwerkersovereenkomst aanpassen.

Gegevens van deelnemers zoals hun bijdragen worden automatisch verwerkt, tenzij dat in jullie contract anders is afgesproken en iets wel te herleiden is naar een deelnemer. Daar kunnen we ‘op maat’ technisch in voorzien, zodat het juridisch matcht met de behoeftes van de organisatie en de eisen tav privacy/security van jullie privacy officer/organisatie. Ook voor een specifieke gebruiker kunnen we dat op maat aan/uitzetten.

Je kunt ook heel eenvoudig de beheerder van jullie account checken hoe het zit met het contract en de mogelijkheden voor jou als nieuwe gebruiker of voor jouw collega als jij al gebruiker bent. Deze gebruikersbeheerder kun je vinden via het dropdown-menuutje in je Dashboard-knop rechtsboven nadat je bent ingelogd. Bij je Profiel staat wie de gebruikersbeheerder is van jullie account en zijn/haar e-mailadres. Je kunt je collega’s dit laten weten of zelf die persoon informeren en namen van collega’s doorgeven die CircleLytics eveneens willen gebruiken. Deze beheerder weet in principe net als wij of het contract flexibel is voor extra dialogen en gebruikers. Als dat nodig is kan een aanvullende offerte worden opgevraagd die in principe binnen 24 uur toegestuurd wordt, voor aanvullende kosten. We houden daarbij rekening met het slechts eenmalig in rekening brengen voor vaste kosten voor een bepaalde looptijd en organisatiegrootte.

Een voorbeeld. Stel je organisatie bestaat uit 10.000 medewerkers, maar je huidige contract gaat over één onderdeel, met 2.500 medewerkers, en de looptijd is 6 maanden. Als meer gebruikers gewenst zijn, die gedurende het gehele jaar CircleLytics willen gebruiken met andere of meer dan deze 2.500 medewerkers, breiden we het contract uit voor het ‘meerdere’ van 12 minus 6 = 6 maanden en 10.000 minus 2.500 medewerkers = 7.500 medewerkers. De al betaalde vaste kosten worden dus niet opnieuw in rekening gebracht. Vaak vernieuwen wij dan het contract, en crediteren het resterende deel van het al lopende contract.

Hierna kan de gebruikersbeheerder nieuwe gebruikers aanmaken en rechten toekennen en kun je direct aan de slag. Als jijzelf de gebruikersbeheerder bent kun je een persoonlijk bericht toevoegen aan de automatisch toe te sturen inlog-gegevens. Zo kan de nieuwe gebruiker meteen aan de slag en weet dat hij/zij voor vragen bij jou terecht kan.

Dialogen kunnen per stuk van een huisstijl worden voorzien. Dat betekent dat je binnen één account van je organisatie, bijvoorbeeld een logo kan toepassen vanwege een evenement, project of anderszins. We zien dat bijvoorbeeld bij organisaties waar HR, OR maar ook een projectteam CircleLytics inzetten. Ze willen soms een eigen uitstraling.

Een nieuwe gebruiker krijgt in zijn/haar e-mail met de inlog-gegevens meteen de eerste instructie en begeleiding om snel (zelf) te kunnen starten met de eerste dialoog. Na het inloggen worden verschillende tips en instructies getoond in het dashboard, toegang tot onderwerpen met gereedstaande voorbeeldvragen, een white paper met principes om vragen te ontwerpen en tutorial video’s. Bovendien worden de contactgegevens geboden om een afspraak in te plannen voor een training, begeleiding bij het ontwerp van je dialoog of anderszins.

Ten slotte, raden wij organisaties aan om de interne communicatie-afdeling, collega’s van HR, ondernemingsraad, de commercie en andere key managers te informeren. Vooral je collega’s communicatie kunnen door filmpjes, case beschrijvingen, infographics en op andere manieren laten zien dat deze organisatie haar mensen verbindt met elkaar, en een cultuur teweeg brengt van ‘samen leren, oplossen en doen’.

Onboarding is volgens ons dus een kwestie van:

Leiderschap
Toepassingen, cases en de impact communiceren
Praktische instructies en training voor gebruik.

Toepassingen kunnen liggen bij entiteiten, organen, mensen, projectgroepen zoals:

raad van bestuur
OR
HR
innovatiemanagement
kwaliteitsmanagement
klantmanagers
business unit managers en andere managers
onderzoekers
et cetera.

Toepassingen kunnen ook liggen bij eigenaren van een probleem, van een thema of programma, zoals:

verzuim en werkdruk
opleiding
diversiteit & inclusie
veiligheid op de werkvloer
verandertrajecten
projectmanagement
cultuurverandering
vitaliteitsprogramma
onboarding
engagement
digitalisering
transformatie
productontwikkeling
operational excellence
et cetera.

Een praktische tip van ons ten slotte, is om te focussen op directe, urgente problemen, zoals:

waar mensen onder ernstige druk staan
integriteits- of veiligheidsproblemen
operationele problemen tav werkwijzen, verdiensten, …
financiële problemen: budget niet halen, verlies van omzet, margedaling
mislukkingen van projecten, producten of diensten

Dialogen hebben de kracht om dingen snel boven water te krijgen en op te lossen. Mede vanwege de laagdrempelige, snelle betrokkenheid van iedereen die iets ervan af weet, kan weten, of er door geraakt wordt. Bovendien biedt onze dialoog privacy en tijd voor reflectie waardoor diepgang bereikt wordt. Bovendien zorg je dat je kosten voor CircleLytics ruimschoots terugverdient en het instrument inzet om financieel bij te dragen aan de organisatie. En dat is geen detail. Als je technologie inzet moet deze volgens ons concreet bijdragen aan de organisatieontwikkeling en -doelen, op menselijk vlak en financieel.

Met dit blog voor de onboarding van nieuwe gebruikers, willen we bereiken dat de kracht van mensen in combinatie met technologie, ontsloten wordt binnen je hele organisatie.

Contact je ons met je vragen? Een demo, training, kennismaking of gewoon omdat je benieuwd bent!

Om met de deur in huis te vallen: alle resultaten uit de 1e ronde zijn door deelnemers beoordeeld en gewaardeerd in de unieke 2e ronde. De mens heeft het belangrijkste werk gedaan: betekenis geven aan elkaars bijdragen. Dat kunnen algoritmes gewoonweg niet. De deelnemers hebben de bijdragen aan de 1e ronde dus van context voorzien, op waarde geschat: via de scores tussen -3 en +3. Bovendien hebben ze woorden aangeklikt die belangrijk zijn voor deze scores en zelfs de scores toegelicht. Ook over de bijdragen die ze als groep het allerminst steunen of zelfs afwijzen. Dat is een unieke rijkdom aan inzichten en laat daarmee de enquête – die geen 2e ronde kent – voorgoed achter zich. Je dialoog is maximaal actiegericht: kaf van het koren wordt gescheiden en verrijkt met aanbevelingen. Bovendien voelen deelnemers zich daardoor enorm serieus genomen, betrokken en bouw je draagvlak bij ze op. Dat is zeker onze felicitatie waard! Wat is de slimste, snelste, beste manier om door de resultaten heen te gaan en tot actie over te gaan? De meeste gebruikers van CircleLytics Dialogue ondernemen binnen één of enkele dagen actie, sommigen zelfs op de dag zelf!

Als je de dialoog hebt opgesteld met het eind van de dialoog in zicht, en ijzersterke vragen hebt ontworpen, is je werk nu nog eenvoudiger. Hoe beter je de dialoog hebt opgesteld, hoe hoger de respons, en hoe beter de deelnemers in ronde 2 met bijdragen van anderen aan de slag kunnen en deze kunnen waarderen. Onze algoritmes zorgen ervoor dat die 2e ronde super-aantrekkelijk is en dat blijkt uit de data zo te zijn: meer dan 70% van de deelnemers wordt zo nieuwsgierig gemaakt, wil zo graag leren van wat anderen zeggen, dat ze meer dan hun 10-15 stuks bijdragen willen zien en waarderen! Na het eerste setje wat het algoritme hen toont in de 2e ronde, klikken ze meerdere keren om telkens weer 5 andere bijdragen te kunnen zien en op reflecteren. Ze stoppen dus enorm veel werk in jouw vraagstuk en dat zien we terug in de rijkdom van de data. Zij zetten de bijdragen uit de 1e ronde om in gestructureerde, geprioriteerde overzichten.

Onderstaand is onze volgorde, onze aanbeveling, om door de resultaten heen te lopen en snel tot actie over te gaan. Vergeet daarbij niet: als je deelnemers in de 2e ronde hebt gevraagd om de bijdragen die zij het belangrijkst vinden, te voorzien van hun aanbeveling om deze snel en succesvol uit te voeren, je nóg sneller weet wat je te doen staat. Om bij de basis te beginnen:

alle data is gedurende en na je dialoog realtime beschikbaar: je bent dus zelfstandig en onafhankelijk
alle data is te downloaden in excel of pdf, of als plaatje (grafieken/tabellen)
onze tools helpen jou om zelf extra analyses uit te voeren
jij staat centraal en jij bent de baas over jouw data.

Je eerste stap en snelste resultaat: Top en Bottom 5 (15 min tijd)

Je kunt per vraag de hoogst scorende en de laagst scorende 5 bijdragen uitlezen. Dit is dus bepaald door de groep in de 2e ronde. Je hoeft dus zelf niets te turven noch te vertrouwen op topic modelling of iets dergelijks: de mensen zelf weten het beste wat ze bij nader inzien willen en belangrijk vinden of juist afwijzen. Daar kan geen grafiek of word cloud tegenop natuurlijk. De top 5 en bottom 5 zijn concreet en via tabjes beschikbaar per vraag. Je kunt hier de thema’s uithalen die er het meest toe doen. Deze noteer je op het digitale notitieblokje dat je bovenin aantreft of zet deze meteen in bijvoorbeeld je presentatie/document voor anderen. De letterlijke bijdragen zelf geven kleur en nuance aan het thema, dus deze kun je (selectief) eveneens in je presentatie of andere rapportage opnemen. Handig om niet alleen naar de top 5 of bottom 5 te kijken maar naar de bovenste 10% of 10 bijdragen en onderste 10% of 10 bijdragen.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

Aangepaste Top 5 / Bottom 5 (nog eens 15 min)

Je kunt de tabjes gebruiken waar het potloodje op staat, dus Top 5 en Bottom 5 met het potloodje. Daar kun je één of meer bijdragen verbergen (dus niet verwijderen) en daardoor dus een aangepaste top maken. Je schoont de top als het ware op. Dit doe je net zolang tot je een goed onderscheidende top hebt, of tot de bijdragen niet meer voldoende hoge totaal scores hebben (en immers dan dus geen draagvlak meer hebben). Elke keer als je een bijdrage verbergt, schuift de tool de volgende in de rij erin. Zo kun je snel ontdubbelen – en heb je dat in eigen hand. Als je terugkoppelt aan jouw achterban, dan kun je bijvoorbeeld laten zien dat je je analyse startte met de Top 5, je deze hebt opgeschoond tot een aangepaste Top 5. Stel dat je 10 meningen hebt verborgen, dan heb je dus naar de bovenste 10 gekeken en daarbij meningen hebt verborgen als ze al voorkomen in de Top 5.

Het waarom achter de scores van top-resultaten: het hartje

Achter de bijdragen zie je telkens een hartje. Dat hartje kun je klikken en bevat de onderbouwingen die deelnemers hebben gegeven bij hun scores in de 2e ronde voor die bijdrage. Hierdoor kom je erachter wat hun ‘waarom’ is achter de score die ze gaven. Niet bij elke score die ze gaven hebben ze een onderbouwing achtergelaten maar wel zeer vaak. Je kunt deze onderbouwingen van de Top 5 bijvoorbeeld doornemen om het waarom achter de (hoogste) scores te begrijpen. Nu je het waarom kent, kun je voorkomen dat je naderhand discussie over de resultaten hebt en moet gissen naar waarom iets omhoog of omlaag is gescoord door de groep. Dat is de kracht van het open antwoord en de bundeling ervan in CircleLytics Dialogue. Dat scheelt behalve gedoe, ook vooral tijd en je voorkomt dat het op de stapel komt te liggen: sneller tot actie komen dus. Zo worden managers en leidinggevenden snel geholpen en hoeven ze niet te staren naar grafieken, trendlijnen en andere cijfermatige overzichten. Anders gezegd: nu je zo concreet weet waar wel en geen draagvlak voor bestaat en waarom deelnemers dat zeggen, is het slimmer om zo snel mogelijk te laten zien dat je het in daden omzet.

Speld in de hooiberg: NoveltySearch

Een ander tabje op je Resultaten tab van je dialoog is NoveltySearch. We hebben alle bijdragen doorberekend op variantie, zeg maar de spreiding van de scores, op basis van de scores -3 en -2 en +3 en +2 die aan de betreffende bijdrage gegeven zijn in ronde 2. De uitschieters dus. Die variantie hebben we vermenigvuldigd met het aantal deelnemers bij die bijdrage. Dat levert een score op, die iets indiceert over de mate waarin deelnemers het niet zo eens waren met elkaar bij die bijdrage. Bekijk de top 5 hiervan, of download de volledige lijst, om te zien of er iets bijzit waar je rekening mee moet houden bij je besluitvorming of bij de uitvoering. Of je kunt overwegen een vervolgdialoog te voeren om het nader uitgesproken en uitgewerkt te krijgen. NoveltySearch graaft in alles tussen de Top en Bottom 5 en laat bijdragen zien die misschien iets blootleggen dat je niet wil mislopen. Beter ten halve gekeerd, dan ten hele gedwaald!

SupportIndicator SI%

Onze AI en de data van de 2e ronde samen geven aan in welke mate alle andere bijdragen lijken op deze ene bijdrage waarvoor je dit getal checkt. Wij gebruiken daar algoritmes voor die zich aanpassen aan de relevantie van de vraag en antwoorden zelf en nog een aantal factoren. Een hoog percentage wil zeggen dat er veel overeenkomstigheid is. Je gebruikt het % als indicatie van de mate van steun van alle deelnemers als ze allen deze bijdrage zouden hebben beoordeeld: als ze immers vergelijkbare bijdragen positief waarderen, dan is het waarschijnlijk dat ze dat voor deze ook zouden doen. Je kunt op het % klikken en dan zelf de door ons algoritme gegenereerde lijst corrigeren en samen met de tool tot een aangescherpte lijst komen, en aangescherpte SI%. Je kunt daarbij bijdragen uit de lijst (via het potloodje) klikken en verbergen (en daarmee de cijfermatige uitkomst corrigeren) en/of je kunt de bijdrage zelf in het boxje linksboven aanpassen in meer of mindere mate. De tool rekent alles meteen voor je door. Je analyseert dus samen met CircleLytics op een snelle, transparante manier.

Zelf analyseren en zoeken: supervised topic modelling

Je kunt aan de hand van de gevonden thema’s zelf verder zoeken via de zoekopdracht-box bij “Resultaat van collectieve intelligentie”. Neem een eerste thema dat je uit de Top 5 of bovenste 10 of 10% van de bijdragen hebt gehaald. Gebruik de beschikbare operators (via het help i-tje kun je lezen hoe/welke). Gebruik synoniemen en andere beschrijvingen die je tegenkomt in bijdragen. Maak ook gebruik van de WWC, Weighted Word Count (zie hieronder) om nog minder zelf te hoeven nadenken en kostbare tijd te besparen. Zo maak je een completere zoekopdracht. De tool voert deze automatisch en direct uit. Je resultaten kun je beoordelen: hoeveel bijdragen voldoen aan je zoekopdracht, welk percentage van het totaal? Hoeveel draagvlak of afwijzing hebben deze bijdragen opgehaald in ronde 2 en dus hoeveel (gewogen totaal) aan positieve, respectievelijk negatieve waardering? En van hoeveel unieke, daarbij betrokken deelnemers? Als je zodanig hebt gezocht dat je resultaten veel draagvlak laten zien, heb je je analyse klaar tav dat thema. Je kunt deze opslaan en / of als excel downloaden. De 3 donut grafieken kun je samen met het thema opnemen in jouw eigen rapportage. Kijk maar eens naar dit onderstaande plaatje. Zo snel gaat dat. De tool en jij doen samen het werk. Het vergt geen bijzondere vaardigheden weten we uit betrouwbare bron: onze klanten. Het is enorm overtuigend te zien dat een thema meestal laat zien dat wat in de 1e ronde is gezegd door deelnemers (bijvoorbeeld iets wat heel vaak werd gezegd) veel minder steun krijgt van de deelnemers ‘bij nader inzien’ …. Of andersom: iets wat niet vaak genoemd werd, krijgt ineens heel veel steun, van veel unieke deelnemers. Je zult dan verder overtuigd raken van de feiten: zonder 2e ronde kun je open antwoorden van mensen niet begrijpen: het is noodzakelijk aan deelnemers te vragen of ze waarde en betekenis toekennen aan de antwoorden van anderen. Niets is minder vreemd dan het voortschrijden van ieders inzicht.

Weighted Word Count

Het is niet relevant of in de 1e ronde allerlei woorden of thema’s vaak worden genoemd. De gewone word count, de frequentie van voorkomen van woorden dus, is niet relevant, niet betekenisvol. Het gaat er immers om, of na de 2e ronde blijkt dat de deelnemers waarde toekennen aan wat anderen noemen. Die weging die ze aan bijdragen, woorden en daardoor aan thema’s geven is van belang en komt tot stand door de scores -3 tot +3 in die 2e ronde. We wegen van elk woord, elke combinatie van 2 woorden en elke combinatie van 3 woorden, hoe belangrijk deze zijn volgens de mensen zelf, en berekenen de frequentie ervan, de weging, of dat negatief/positief was, van hoeveel mensen en of er woorden bijzitten die nog extra werden aangeklikt door deelnemers in de 2e ronde. Deze WWC kun je gebruiken om snel en relevant je zoekopdracht te verrijken voor je supervised topic modelling. Alles wat je in de WWC light box wil meenemen in je zoekopdracht en aanklikt zetten wij in je zoekopdracht-box in de achtergrond en deze wordt meteen uitgevoerd. Zo makkelijk is dat. Zo wordt topic modelling pas relevant en deze kun je samen met de tool uitvoeren.

Kenmerken / Filtering

Als je Kenmerken hebt toegepast, kun je deze gebruiken om de resultaten voor alle vragen meteen te filteren. Je kunt er een of meer tegelijk gebruiken, waarbij het relevant is welke je eerst kiest en daarna. Je kunt je filters weer resetten. Deze Kenmerken voer je vooraf in, samen met de mailadressen van de genodigden. Het kan bijvoorbeeld gaan om afdeling, land, locatie, hoe lang al in dienst, etc. Als je deze Kenmerken vooraf niet hebt, dan vraag je deelnemers om deze informatie via profielvragen. Deze vragen kun je na afloop van de dialoog met een klik op een icoontje omzetten in Kenmerk.

ReflectionAnalysis, Grafieken en Switchers

Als je een gesloten vraag hebt toegepast, bijvoorbeeld in combinatie met een open antwoord, krijg je per vraag grafieken te zien. Als je toe hebt gestaan dat deelnemers hun gesloten antwoord mochten herzien, zie je meerdere grafieken: hun eerste standpunt en finale standpunt. Je zult zien hoe vaak deze afwijken: de 2e ronde zet mensen aan tot dieper, bewuster nadenken en daarna vullen ze je gesloten schaal nauwkeuriger in. Dat kan het verschil maken bij je besluitvorming! Bovendien wil je geen besluiten nemen op basis van informatie waar deelnemers later van zeggen “dat bedoelden wij niet zo”. Die 2e ronde is dus van kritisch belang. Je kunt klikken op ‘switchers‘ om te zien welke veranderingen van standpunten plaatsvonden en de motivering waarom. De ReflectionAnalysis is beschikbaar voor de Likert schalen en laat in detail zien hoe mensen wijzigden van standpunt gedurende en door de 2e ronde.

FastFinder

Als je gesloten schalen hebt toegepast én Kenmerken, tonen we samenvattingen van de resultaten via FastFinder. De radar-of ook wel spider-grafieken laten zien of sommige subgroepen van deelnemers afwijkende, cijfermatige resultaten tonen. Die uitschieters kun je snel bestuderen, door op de grafiek te klikken en de light box te openen. Vervolgens kun je op de specifieke waarde van dat Kenmerk filteren (zoals een afdeling) bij Filtering en de betreffende Top 5 nader analyseren. Zo weet je snel wat het meest gesteunde, kwalitatieve ‘waarom’ is achter de cijfermatige afwijkingen. Het heeft immers niet zoveel zin om te weten dát bepaalde subgroepen afwijkend scoren, als je niet gelijktijdig begrijpt waaróm ze afwijken en wát ze dan anders bedoelen/willen.

Cross-Silo Effect: hoe reageren subgroepen op elkaar?

We hebben door de unieke 2e ronde een enorme hoeveelheid, relevante, context-rijke data. Hierdoor beschik jij over informatie hoe verschillende subgroepen op elkaar hebben gereageerd, van elkaar hebben geleerd, bijdragen van elkaar afwezen of juist omarmden. Jij weet dus hoe deelnemers over de grenzen van hun eigen silo heen, met andere perspectieven van deelnemers in aanraking kwamen en daarmee aan de slag zijn gegaan!

Lees hier wat Landal GreenParks zegt over co-creatie, dialoog, collectieve intelligentie, leiderschap, betrokkenheid.

Downloads

Je kunt alle grafieken als plaatje of als excel downloaden met dus de data in excel. Dan kun je zelf bepalen wat je ermee wil doen. In je dashboard staan bovendien icoontjes aan de rechterzijde waarmee je allerlei standaard-rapportages kunt downloaden, en deze rapportages vind je ook als tabje als je in de dialoog bent, aan de rechterzijde. Als je Kenmerken hebt gebruikt zoals afdeling, regio, hoe lang al in dienst, etc, kun je deze toepassen en een maatwerk rapportage maken, bijvoorbeeld voor een specifieke manager of team. De excel rapportages kun je desgewenst bewerken en daarna als pdf opslaan en versturen. Dit zijn dus direct beschikbare rapportage mogelijkheden.

JSON files

Als je bestanden nodig hebt om in je eigen business intelligence reporting tools te gebruiken, bieden we de mogelijkheid om JSON files te downloaden. Contact ons hier als je dat wil. Hou er rekening mee dat jij of je klant daar enige technische handelingen voor moeten verrichten.

Waardering en Activiteit van de deelnemers

In het Proces tabje staan allerlei statistieken en overzichten die laten zien hoe actief de deelnemers waren in ronde 1 en ronde 2. Je ziet bijvoorbeeld dat ze enorm actief waren in ronde 2: vaak 70% of meer deelnemers die meer dan hun eigen setje van 15 bijdragen van anderen willen beoordelen; meer dan 20-40% van de deelnemers aan ronde 2 zelfs meer dan 30 bijdragen. Ook geven ze jouw dialoog een rating: dat doen ze direct na ronde 1, na ronde 2 en via de toegestuurde eindmail (mits deze aan staat om verstuurd te worden). Ze geven de dialoog een rating en vertellen daar vaak wat bij. Enorm waardevol voor je volgende dialoog en zo leer je al snel dat deelnemers opgelucht zijn dat ze serieus genomen worden, hun meningen kwijt kunnen en die kunnen zien van anderen. We krijgen meestal een 4 tot 4,6 of een schaal van 5. Enorm hoog dus. Ook zie je in dit tabje het effect van de reflectie-tijd en de 2 rondes: je ziet dat een deel van de bijdragen in de eerste helft van de looptijd van ronde 1 wordt ingediend, en een ander deel in de 2e helft. Vervolgens zie je dat dat laatste deel, dus van de langzamere deelnemers, in ronde 2 zeer hoog en vaak de meeste score ophaalt. Langzame denkers zijn vaak de betere….

Hou dit blog in de gaten, omdat we regelmatig nieuwe, half-of geheel geautomatiseerde tools en inzichten toevoegen!

Plan hier je afspraak om samen door je resultaten heen te lopen. Dat doet ons team graag!

Welke stappen doorloop je bij het ontwerp van je vraag? We schreven al eerder dat je aan het einde van je dialoog begint: wat wil je wanneer weten van welke groep en waarom? En je kent vast en zeker ons White Paper met de 18 Principes om ijzersterke, open vragen te ontwerpen. Als je in de medezeggenschap werkt, kun je meteen in meer dan 100 prachtige vragen duiken. Dit blog gaat echter over de praktische, technische inrichting van je vraag: het instellen ervan in het platform CircleLytics.

Start een Project of dupliceer een bestaande

In beide gevallen open je de nieuw gestarte dialoog en ben je in het tabje Instellingen. Zodra het project een naam heeft, kun je naar het volgende tabje, maar wij springen nu naar tabje Vragen. Misschien heb je in bijvoorbeeld Word al je concept-vragen opgesteld, maar wij adviseren zo snel mogelijk in CircleLytics je vragen in te voeren. Zo kom je alle details tegen die je kunt instellen en kun je met de Question Preview beter zien en ‘voelen’ hoe het leest voor de ander.

Je start nu je eerste vraag en kiest je vraag/antwoordvariant

We hebben de belangrijkste vraag-antwoordvarianten beschikbaar gesteld, zoals de Open vraag, Gesloten vraag (met Ja/Nee, Voor/Tegen, Eens/Oneens als antwoord), Meerkeuze en Kwantitatief. Voor jouw kwantitatieve vraag kun je kiezen uit 4 gesloten schalen die je ziet in het plaatje. Wij kiezen de 1-10 schaal voor dit blog, als voorbeeld.

Elke gesloten schaal biedt nog steeds ruimte om het Vrije tekstveld aan te zetten, én de 2e ronde, én de 2e ronde herbevestig/pas aan. We adviseren om het Vrije tekstveld in beginsel altijd aan te zetten en dus je gesloten vraag te combineren met een open antwoordgedeelte. Dit heeft een aantal belangrijke voordelen die bij een ‘alleen gesloten schaal’ ontbreken:

mensen vullen hun gesloten antwoord kritischer en bewuster in omdat je ze om een toelichting, een voorbeeld, een verklaring, een verbeterpunt, etc vraagt
je kunt naderhand controleren of mensen de gesloten schaal foutief hebben ingevuld, omdat je in hun toelichting leest dat ze het tegenovergestelde bedoelden
ze worden zich meer bewust van het onderwerp en denken er dieper over na
je krijgt context bij de gesloten antwoorden waar je anders naar moet gissen.

Stel een Aangepaste context op

Je kunt via een separaat boxje “Aangepaste context” aanklikken en het tekstveld “Toelichting bij Ronde 1” en / of “Toelichting bij Ronde 2” invullen. Dit doe je om twee redenen. Ten eerste als de algemene uitnodiging voor de dialoog niet specifiek genoeg is voor de vraag: dan wil je wat extra’s vertellen om context te geven aan de vraag, zoals een definitie van wendbaarheid, werkgeluk, vertrouwen of andere termen waarbij je wil dat deelnemers met dezelfde betekenis van je vraag aan de slag gaan bij beantwoording. Ten tweede om te voorkomen dat je teveel tekst in één (vraag)vak stopt en deze in de 2e ronde onnodig opnieuw getoond wordt aan deelnemers. De “Aangepaste context” voor de 1e ronde wordt dus alleen in de 1e ronde getoond. De “Aangepaste context” voor de 2e ronde wordt alleen in de 2e ronde getoond. Deze laatste is meer goud waard dan we ons realiseerden bij het maken ervan.

Stel je vraag nu op

Nu ga je de vraag zelf invoeren. Zorg ervoor dat je, als je een gesloten schaal en open antwoord combineert, de vraag dus op die manier moet opstellen: je vraagt naar een gesloten antwoord én je vraagt expliciet naar een toelichting, recent voorbeeld, verklaring, suggestie ter verbetering, etc, etc. Voor het ontwerpen van de vraag zelf kun je ons White Paper gebruiken en vooral ons unieke QuestionDesignLab: lees vooral deze blog hierover. Hiermee kun je samen met CircleLytics Dialogue vragen ontwerpen, gebaseerd op 1.000en open vragen. Je krijgt steeds intelligentere suggesties van ons!

Deze kun je selecteren, toepassen en daarna aanpassen, en alsnog een schaal aan toevoegen.

Je vult de annotatie-vakjes bij een gesloten schaal in: hou deze kort en zorg dat je liefst met één woord meteen het uiterste van de schaal duidelijk maakt.

dus niet: heel erg / helemaal niet erg
dus niet: helemaal oneens / heel erg eens

—> maar wel: Slecht / Uitstekend

Die eerste 2 verwarren de lezer (mensen lezen niet altijd wat je schrijft noch bedoelt), en kunnen ertoe leiden dat ze de schaal omkeren. ‘Heel’ en ‘Helemaal’ kunnen gelezen worden als positief. Je kunt de toelichting bij de schaal ook/extra toevoegen bij de vraag zelf. Natuurlijk moet deze precies dezelfde zijn. Als je geen schaal toepast, is de vraag uiteraard een ‘gewone’ open vraag. Als je wél een schaal toepast, is het optioneel (maar dus aan te raden) om dit te combineren met een open vraag en open antwoordveld, mét 2e ronde.

Nu de 2e ronde

Je hebt de vraag, aanvullende context (indien van toepassing), annotatie opgesteld. Nu ga je de 2e ronde instellen. Allereerst zet je (natuurlijk) het Vrije tekstvak aan. Deze actie zet meteen ‘Ronde 2’ en ‘Ronde 2: pas aan/bevestig’ aan. Daarna kun je deze uit zetten als dat redenen heeft.

Ronde 2: handmatig of o.b.v. deadlines, start de 2e ronde. Daarbij worden alle antwoorden via een uniek algoritme in divers samengestelde setjes van 10-15 stuks verdeeld en wordt een uitnodigingslink gestuurd (of op een andere manier toegang geboden aan deelnemers). Deelnemers gaan nu scores geven (tussen -3 en +3), woorden aanklikken en toelichtingen schrijven. Dat mogen (en doen!) ze bij zoveel bijdragen van anderen uit ronde 1 als ze maar willen. Meestal doet 70% dat bij meer dan hun setje van 10-15 stuks. Enorme betrokkenheid dus. Door ronde 2 krijgen alle bijdragen een rangschikking en context. Lees hier meer.

Ronde 2: pas aan/bevestig: dit laat je aan staan, als je een gesloten schaal instelt, mét open antwoord, mét de 2e ronde, én je wilt dat deelnemers hun gesloten schaal opnieuw kunnen invullen. Ze kunnen namelijk van gedachte veranderen door de kracht van reflectie in de 2e ronde: ze raken meer geïnformeerd, komen op nieuwe gedachtes of herinneren zich dingen weer beter. Dat kan maken dat ze de gesloten schaal anders invullen. 20-40% van de deelnemers wijzigt de score. Dat heeft nogal impact op je besluitvorming!

Daarnaast mag je een extra “Toelichting bij ronde 2” invullen als je bijvoorbeeld wil dat deelnemers die score en/of toelichting op een bepaalde manier moeten zien/toepassen. Je kunt vragen om de score toe te lichten met “je beste tip om het succesvol in te voeren”, “wat zou moeten wijken voor dit idee dat je positief scoort”, etc, etc. Deze concretisering maakt dat je nog sneller tot actie kunt overgaan na afloop: mensen zeggen immers zelf glashelder hoe iets bijvoorbeeld succesvol kan worden uitgevoerd, voor de ideeën en bijdragen die er volgens de groep het meest toe doen!

Opslaan en controleren

Je slaat de vraag nu op en heropent de vraag-box direct weer. Nu verschijnt er een icoontje van een oog. Als je daarop klikt kun je de Question Preview zien. Dit zijn 2 tabjes in een light box waar je ronde 1 en ronde 2 kunt controleren, vanuit het oogpunt van de deelnemer.

Je ziet in Ronde 1 dat de deelnemer de gesloten schaal eerst invult (in dit voorbeeld kozen we ervoor een gesloten schaal toe te voegen). Daarna wordt het Tekstveld getoond. Dit stimuleert de deelnemer om kritisch te zijn en zijn score wellicht te wijzigen.

Daarna kun je ook Ronde 2 controleren. Je ziet dan dat de aanvullende toelichting (niet-vetgedrukt) getoond wordt bij de vraag (die herhaald wordt, als geheugensteuntje voor deelnemer). In het boxje erboven staat de achtergrond van de dialoog. Dit is de tekst van de uitnodiging die de deelnemer van jou ontvangt in de 2e ronde. Je ziet dat de deelnemer scores geeft, woorden mag selecteren en een toelichting geeft.

Als je klaar bent met je controle en tevreden, voeg je een nieuwe vraag toe. Per vraag ga je ontwerpen of er 1 of 2 rondes zijn, of er (en welke) schaal wordt toegevoegd en toelichtingen erbij nodig zijn. Daarna kun je in het tabje Overzicht je gehele project / dialoog overzien en controleren.

Laatste puntjes

Vergeet niet dat we diverse andere schalen hebben
Lees hier onze tips om een hoge respons te krijgen voor je dialoog
Het opstellen van de uitnodiging voor beide rondes hangt nauw samen met het ontwerp van je vragen
Test je vragen door een duplicaat te maken (via je Dashboard) en deze met een paar mensen te doorlopen als deelnemer
Lees dit blog eens als je te maken hebt met meertaligheid.

Enorm veel succes en plan je meeting hier met ons in om samen je vragen te ontwerpen, of door je resultaten heen te gaan. Na een paar dialogen kun je het helemaal zelf, behalve als je graag wat werk bij ons blijft leggen.

Ons eerdere blog gaat over de redenen om wel of niet te luisteren naar (alle betrokken) medewerkers, je eigen collega’s. Vanuit het perspectief van de medezeggenschap. Dit nieuwe blog bevat vele voorbeeldvragen om luisteren naar medewerkers geloofwaardig en succesvol uit te voeren. Na een inleidend deel, dus gewoon enorm veel vragen waar je direct mee aan de slag kunt.

Na het lezen van dit blog zou je best kunnen denken: zijn dit niet vragen die directie en HR zelf kunnen of moeten stellen aan medewerkers? Ja, dat is ook onze gedachte. De OR heeft in dat geval een meer procesmatige rol, maar de inhoud ligt bij de leiding: je gaat niet op haar stoel zitten. Als de directie of HR de medewerkers niet geraadpleegd hebben, of ze laten die rol bij jullie, ligt bij jou de verantwoordelijkheid om het perspectief van de medewerkers te begrijpen en serieus te nemen. Raadplegen dus! En het goede nieuws: met de WOR, onze slimme, online dialoogtool en praktische voorbeeldvragen zijn alle drempels weg!

De WOR artikel 17 lid 1 biedt organisaties de basis om perspectieven van anderen te begrijpen, en dus raadplegingen uit te voeren. Andere sectoren hebben doorgaans wat aangepastere vormen van medezeggenschap zoals in de zorg en in het onderwijs. Wat zijn volgens onze klanten zoals Unilever, Royal HaskoningDHV, Gemeente Breda, Reclassering NL, etc, goede redenen om dit wel of niet te doen? Eén van die dingen om niet te willen luisteren naar medewerkers, is dat sommige mensen in de OR zitten en zeggen dat zij “alles moeten weten namens de collega’s”, “alles goed aanvoelen en links en rechts veel contacten hebben”. Dat is lastig, met 100en of zelfs 1.000en. De ondernemingsraden die met de dialoog zijn gaan werken zeggen daarentegen:

“je weet gewoonweg niet wat je niet weet”
“je moet alle medewerkers laten zien dat je om hun meningen geeft, niet een paar mensen”
“ook al ben je verkozen, dat betekent niet dat je de wijsheid in pacht hebt”
“vele bijeenkomsten leveren weinig input op, in vergelijking met álle medewerkers binnen dagen bereiken; waar ze ook werken”.

Met de voorbeeldvragen in dit blog en de online dialoog van CircleLytics kun jij laagdrempelig, snel en vooral betrouwbare inzichten krijgen.

Dit blog gaat dus over de concrete toepassing en vooral: welke vragen stel je dan? Elke situatie vereist maatwerk: qua onderwerp en qua instemming, initiatief of advies. Maatwerk betekent dat je raadpleging soms uit 1, soms uit meerdere, soms gesloten, vaak open vragen bestaat.

De WOR heeft de basis gelegd voor jouw raadpleging van jouw collega’s:

“… De ondernemer stelt de ondernemingsraad en de commissies van die raad in staat de in de onderneming werkzame personen te raadplegen en stelt deze personen in de gelegenheid hieraan hun medewerking te verlenen …”.

In mijn ervaring, in de OR van het ministerie van Financiën, stond raadpleging overigens keurig los van de relatie met bestuurder en die werden niet vermengd. Om mij heen hoor ik wel eens dat dat ook anders kan zijn: OR-leden die het ongemakkelijke gevoel hebben dat de bestuurder of HR liever niet willen dat de OR de werkvloer raadpleegt en het “zo wel af kan met de raad”. In mijn ogen, mijn ervaring en volgens de WOR is dat niet correct. Veel vaker zien we dat er samen wordt gewerkt tussen directie, HR en OR. Vragen en timing van de raadpleging en de precieze doelgroep worden besproken. Bespreken met bestuurder is één ding, maar de OR heeft een zelfstandige rol en beslist daarna zelf.

Download hier ons White Paper met 18 Principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen, of om de voorbeeldvragen die we hebben slim zelf te verbeteren. De CircleLytics Dialoog maakt het eenvoudig om die vragen te stellen, antwoorden te ontvangen, te laten beoordelen door medewerkers zelf, en direct de resultaten op je bordje te krijgen.

Artikel 17 lid 1 stelt dus dat alle collega’s de kans moeten hebben om mee te doen, en hun meningen te kunnen geven. En dat de bestuurder daar aan meewerkt. Steunen dus. En zelfs aanmoedigen. Want leiderschap van vandaag vereist dat bestuurders en HR beter luisteren naar medewerkers. Niet alleen om ze betrokken te houden, maar ook omdat een grote groep meer weet dan een klein groepje en zij dus hun eigen beperkingen kunnen compenseren. Die grote groep moet dan wel zo groot mogelijk zijn: alle betrokken medewerkers, en niet een klein, niet-representatief groepje dus. Dat geldt voor de OR evengoed als voor de bestuurder. Naar de werkvloer dus. Bestuurder, maar jij ook. Maar regelmatig komen we tegen dat de bestuurder nog niet met medewerkers in dialoog is gegaan. Lees maar eens hier hoe dat laatste anders kan. Deze Philips directeur René Schoenmakers gaat wél naar medewerkers toe.

CircleLytics maakt het makkelijk dat echt iedereen (snel) mee kan doen: je hoeft als medewerker (gelukkig) geen app te downloaden, en ze hoeven niet eens op kantoor of thuis aan een computer te zitten. Dus als medewerkers in de fabriek werken, druk doende zijn in het distributiecentrum, onderweg zijn of met de handen aan het bed, in de klas, etc: iedereen kan meedoen aan de online dialoog. Gewoon via een link of QR code. Alle drempels zijn weggenomen dus.

Omdat je een proactieve, en niet (alleen) een reactie rol moet vervullen, is het van belang om de WOR en je rechten en verantwoordelijkheden goed te kennen. Een sterke WOR-training is je basis, inclusief belangrijke rechtspraak (zoals van de Ondernemingskamer). Bij organisaties als Metamorfase, Maatschap voor Medezeggenschap, OR Succes, SBI Formaat en WissemaGroep kun je terecht voor deze belangrijke basis (en voor meer!) en andere vormen van advies, gespreksvoering, Deep Democracy, conflicthantering, etc, zoals bij Sandra Bouckaert met haar dialoogconcept Let’s Connect. Je leert onder meer waar je actieve rol zich op baseert, en waar en wanneer raadpleging relevant kan zijn:

adviesplichtige onderwerpen: artikel 25 lid 1
uitvoering van besluiten: artikel 25 lid 5
initiatief nemen vanuit de OR: artikel 23 lid 3
onderwerpen die instemming vereisen: artikel 27
bevordering van arbeidsomstandigheden: artikel 28 lid 1/2
rol t.a.v. diversiteit & inclusie, discriminatie en positie van minderheden: artikel 28 lid 3 en o.b.v. de actualisering van de Corporate Governance Code
zorg voor het milieu: artikel 28 lid 4
benoeming/ontslag van bestuurders: artikel 30.

Voor al deze punten zijn door ondernemingsraden die werken met de online dialoog van CircleLytics, raadplegingen uitgevoerd met medewerkers. Van 100 tot 70.000 medewerkers. Bestuurder en HR waarderen het zeer dat de ondernemingsraad zijn rol zo professioneel en slim uitvoert. De online dialoog werkt snelheid in de hand en hoge kwaliteit van het advies, initiatief of instemmingsadvies, en voorkomt later problemen bij de implementatie van besluiten. Raadplegen nu voorkomt problemen daarna.

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, en dat mag ook op jullie of ons kantoor. We laten je zien hoe je open, gesloten en gecombineerde vragen stelt, een dubbele poll uitvoert en hoe je eenvoudig betrouwbare resultaten krijgt. Bestuurders zijn zeer tevreden met het werk wat de OR levert obv gehouden raadplegingen.

Raadplegen gaat verder en is beter dan een enquête sturen, een poll, een Teams-sessie opzetten of een rondje bellen. De online dialoog van CircleLytics zorgt dat je …

open vragen
stellingen
gesloten vragen
en / of gesloten vragen gecombineerd met open antwoord

… kunt voorleggen aan elke gewenste groepsgrootte. Het kan om een afdeling gaan, een business unit, een regio, groepen managers of gewoon alle medewerkers tegelijk.

De open antwoorden worden via de unieke en vooral motiverende, 2e ronde voorgelegd aan de deelnemers: zij mogen deze beoordelen door een score te geven van -3 (geen draagvlak) tot +3 (wel draagvlak). Hierdoor hoef jij niet langer zelf dagenlang te hobby-en in excel. Dat voorkomt tijdverlies en vooral het maken van menselijke fouten: jij weet immers niet hoe 1.000en medewerkers over de antwoorden van anderen denken. Zij wel. Hun scores zijn onmisbaar. De thema’s die in de 1e ronde naar voren lijken te komen, blijken in ronde 2 pas echt belangrijk te zijn. Of … juist niet meer belangrijk bij nader inzien. Dat laatste lijkt een verrassing, maar zo zitten mensen in elkaar. Een nachtje slapen, nieuwe meningen horen van anderen, en dan nog ’s nadenken. En dat levert vaak nieuwe gedachtes op. Herkenbaar toch? Daarom vinden wij die 2e ronde zo noodzakelijk.

De ingebouwde 2e ronde heeft, samengevat, vijf belangrijke gevolgen:

– ze leren dat andere meningen beter zijn en blijven niet hangen in hun eigen gelijk

– harde roepers, snelle respondenten en langzame denkers krijgen gelijkwaardige kansen

– 20-40% wijzigt hun mening: dit levert je accuratere informatie op dan zonder 2e ronde

– alle meningen worden gerangschikt door alle scores: draagvlak maar ook de afwijzing door de groep van bepaalde thema’s en meningen zijn direct zichtbaar in je dashboard en dus bruikbaar

– je verliest geen tijd en kwaliteit aan het worstelen met een excel.

Als jullie als ondernemingsraad de medewerkers raadplegen gebeuren er een paar belangrijke dingen. Dit geldt natuurlijk voor de bestuurder en HR zelf ook, maar als zij dat niet doen, ligt die verantwoordelijkheid bij jullie. Die belangrijke dingen zijn:

– je zichtbaarheid neemt toe, doordat je de hele afdeling, of zelfs alle collega’s benadert

– je beslissingen worden beter, omdat je de gezamenlijke wijsheid van iedereen ophaalt

– je werk wordt leuker: je leert ontzettend veel en medewerkers waarderen je enorm: hun betrokkenheid neemt toe

– je verhouding met bestuurder wordt beter omdat je nauwkeurig weet wat er echt leeft.

Ten aanzien van dit laatste punt: ook met een relatie die (soms) wat onder druk staat, heb je de wet aan je zijde, en heb je je rol te vervullen. Ga goed met die druk om en de emoties die daarmee gepaard kunnen gaan. Een goede relatie met bestuurder is geen voorwaarde voor het zijn van een zichtbare, effectieve en gezonde ondernemingsraad. Maar een goede raadpleging wel. En, nogmaals, een goede, vlotte raadpleging zorgt voor een onderbouwd, duidelijk advies, initiatief of instemming. Content is king, en dat neemt de bestuurder je in dank af en zal je relatie positief beïnvloeden. Lees maar eens wat Royal HaskoningDHV en Unilever daarover zeggen.

We delen hierna een flink aantal van de vragen die je bij raadplegingen kunt stellen. Op basis van vele 100en vragen die vele raden hebben gesteld in de afgelopen jaren via de CircleLytics Dialoog, aan vele 100.000en medewerkers in Nederland. Hoe je in algemene zin ijzersterke open vragen stelt, stellingen formuleert die uitdagen, dilemma’s en soms gesloten/open combinaties van vragen, kun je leren met ons White Paper. Hierin delen wij de winnende 18 Principes om zelf vragen te ontwerpen.

Raadplegingen wanneer je maar wil: initiatief

Raadplegingen kun je op verschillende momenten uitvoeren. Ten eerste, als je een initiatief wil nemen, artikel 23 lid 3, kun je dat doen wanneer je maar wilt. Wij raden aan dit te doen voordat je de bestuurder “een schriftelijk voorstel voorlegt, voorzien van een toelichting”, want die toelichting wil je graag hebben, en de bestuurder ook.

Initiatieven kun je baseren op:

– geruchten of concretere signalen die je opvangt (zoals verzuim, conflict, klachten, etc)

– opvolging van onderzoeken zoals medewerkersonderzoek dat (doorgaans) blijft liggen

– herhaling van raadplegingen van vorige kwartalen of jaren

– monitoring hoe genomen besluiten worden uitgevoerd en of aanpassing nodig is.

Initiatieven kunnen over tal van onderwerpen gaan. Onderstaande vragen zijn voorbeelden. Een dialoog bestaat meestal uit 1-5 vragen, elk met in principe altijd de unieke 2e ronde waarin ze elkaars antwoorden waarderen en ze hun eigen standpunt mogen aanpassen. Dit blijkt enorm aantrekkelijk te zijn voor medewerkers om aan mee te doen: meer dan 70% van de medewerkers leest/waardeert meer dan 15 bijdragen van anderen! Soms wil je aan een open vraag ook een gesloten schaal toevoegen: combineren dus. Dat kan en is vaak erg slim: je cijfers krijgen dan onderbouwing; je onderbouwing krijgt cijfers.

Deze voorbeelden (of andere vragen uit onze vragenbibliotheek) zijn aan te passen op precies jullie situatie. In de 2e ronde kun je bovendien aan medewerkers vragen wat ze herkennen/steunen of juist niet van wat anderen zeggen of wat hun tip is om het te verbeteren, naast het geven van scores dus. Die extra vraag van de 2e ronde staat er niet telkens bij, in onderstaande voorbeelden.

Is er op dit moment een zorg/risico die je bij ons onder de aandacht wil brengen? Welke is dat en waarom?

Wat valt op aan thuiswerken bij jou of collega’s waar je je zorgen over maakt en waarom?

Hoe plezierig én productief (1=niet, 10=uitstekend) kun jij momenteel je werk goed doen en kun je dat in eigen woorden toelichten?

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, en dat mag ook op jullie of ons kantoor. CircleLytics Dialoog biedt alle gemakken om medewerkers snel, veilig te raadplegen: alle medewerkers krijgen gelijke kans om hun mening te geven en die van anderen te waarderen. Dat zorgt voor een gewogen resultaat dat je dezelfde dag nog kunt verwerken in je advies, initiatief of instemming.

Hoe vordert onze organisatie met [……….] (1=slecht, 10=uitstekend) en kun je delen met ons wat volgens jou echt beter zou kunnen of moeten?

De OR heeft de volgende speerpunten op zijn agenda voor de komende 12 maanden. Kies alsjeblieft één speerpunt die volgens jou de hoogste prioriteit moeten geven en waarom?

Welk speerpunt ontbreekt volgens jou bij de speerpunten die we als raad al hebben en waarom moeten we ons hier voor inzetten volgens jou?

We werken de komende maanden hard aan de volgende onderwerpen. Kies de voor jou 3 belangrijkste. Daarna kun je voor elk van deze onderwerpen aangeven waarom dat voor jou zo belangrijk is.

Wat is voor jou het meest waardevol van het volgende lijstje van (onderhandelings)punten i.v.m. de nieuwe CAO en vooral waarom?

Wat is voor jou het minst waardevol van het volgende lijstje van (onderhandelings)punten i.v.m. de nieuwe CAO en vooral waarom?

Als je moet kiezen tussen [……] en [……], welke heeft dan je voorkeur en waarom? (in de 2e ronde mogen medewerkers de redenen van anderen zien en waarderen en hun voorkeur aanpassen / definitief maken)

Wat wil je anders t.a.v. […………..] en waarom?

Hoe groot is de kans dat je hier over 3-5 jaar nog werkt en kun je aangeven wat jou het allermeest motiveert om te blijven?

Hoe groot is de kans dat je hier 1-2 jaar niet meer werkt en kun je aangeven wat jou het allermeest motiveert om (te overwegen) te vertrekken? (in de 2e ronde: wat herken/steun je van wat anderen zeggen en wat is jou aanbeveling aan de leiding om dit te veranderen?)

Waarom is volgens jou het verzuim zo gestegen/hoog op deze afdeling? (in de 2e ronde: wat herken je en wat is volgens jou een haalbare oplossing op korte termijn?)

Download hier ons White Paper met 18 Principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen. De vragen van deze twee blogs staan bovendien voor je klaar in CircleLytics Dialoog en kun je direct inzetten voor je advies, initiatief of instemming. Het levert zichtbaarheid, betrouwbaarheid en snelheid op.

Wat is de oorzaak van [….]?

Wat is de belangrijkste verbetering voor [….] en wat zou het effect daarvan zijn?

Kort geleden scoorden we laag op [….]. Kun je opnieuw scoren wat je van [….] denkt (1=zwak, 10=sterk) en kun je aangeven wat je tip is om deze score te verhogen in de komende 3-6 maanden.

Kort geleden scoorden we hoog op [….]. Kun je opnieuw scoren wat je van [….] denkt (1=zwak, 10=sterk) en waarom dit zo hoog is volgens jou? (in de 2e ronde vraag je naar hun steun voor argumenten van anderen, en wat hun tip is om dit te verduurzamen).

Wat is je waardering voor het opleidingsaanbod van onze organisatie (1=geen match, 10=perfecte match) en kun je dit zo duidelijk mogelijk toelichten? (in de 2e ronde kun je vragen dat ze toelichtingen van anderen die ze een score geven, verrijken met een tip)

Waar kunnen we op afdeling [….] beter op trainen (of: ontwikkelen) en waarom?

Voldoet onze organisatie aan jouw verwachtingen, na jouw eerste 3-6 maanden hier (1=geheel niet, 10=uitstekend)? Kun je jouw score duidelijk maken?

Hoe beoordeel je ons als ondernemingsraad voor [….] en vertel ons eens waarom? (je kunt de laagscorende medewerkers vragen om tips en hoogscorende om goede voorbeelden)

Hoe veilig voel jij je in situatie […..] en kun je dat toelichten a.d.h.v. een recent voorbeeld? (in de 2e ronde kun je vragen om tips bij de scores die mensen geven aan anderen)

Hoe goed gaat onze organisatie om met veiligheid t.a.v. [….] en hoe kan dat beter?

Hoe ga je momenteel om met werkdruk (1=slecht, 10=goed) en wat is je tip voor anderen?

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, en dat mag ook op jullie of ons kantoor. We leggen graag uit hoe andere OR’en in korte tijd, diepgaand ontdekken hoe alle medewerkers over iets denken.

Lees hier verder voor (deel 2)

(dit is deel 2, lees hier deel 1)

Raadpleging bij instemming

Bij instemming (artikel 27, lid 1) heb je te maken met voorgenomen besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van tal van regelingen. Deze regelingen worden opgesomd in genoemd artikel. Het kan zijn dat je moet terugvallen op het nemen van initiatief, artikel 23, lid 3. Bijvoorbeeld als je waarneemt of signalen krijgt (of zelfs zonder signalen, en je het gewoon uit de eerste hand wil weten) dat iets t.a.v. zo’n onderwerp niet goed gaat of om te weten hoe het gaat.

Vooral de letters d, e, f, g en l zijn volgens ons in een bijzonder spotlight komen te staan, sinds de mogelijkheid van thuiswerk nog normaler is geworden dan voor corona. Opleiden, beoordelen, werkwijzen staan onder dynamische invloed van thuiswerken, waarvan niemand nog precies weet hoe het werkt en niet werkt. Hoeveel dagen je thuis of op kantoor wil werken is een mooi overzichtelijke vraag, maar het is veel complexer en onbekeder dan dat. Dat betekent volgens ons dat je medewerkers regelmatig moet raadplegen om een vinger aan de pols te houden. Ook letter m is een bijzondere zeker nu psychologische veiligheid, #metoo en grensoverschrijdend gedrag hoog op agenda’s (‘moeten’ volgens ons) staan. Het kan betekenen dat je de medewerkers raadpleegt om daarna druk uit te kunnen oefenen op bestuurder, maar het kan ook zijn, en daar gaat artikel 27 om, dat bestuurder je iets voorlegt ter instemming. Raadpleging is volgens ons één van je belangrijkste instrumenten om je rol serieus, eenvoudig en onderbouwd te vervullen. We zien meer ondernemingsraden raadpleging (de dialoog) agenderen en deze regelmatig uitvoeren, zoals Royal HaskoningDHV.

Voorbeelden van vragen:

Lees alsjeblieft bijgaande concept-regeling via deze link ….. . Steun je deze regeling? Licht je voor- of tegen-standpunt alsjeblieft concreet toe. (in de 2e ronde mogen ze hun standpunt wijzigen / definitief maken en toelichtingen van anderen steunen, of juist niet)

We willen samen de criteria bepalen aan de hand waarvan we de instemming gaan overwegen. Welk criterium is volgens jou het belangrijkste om te stellen en waarom? (in de 2e ronde kunnen ze criteria die anderen noemen steunen via de score en vraag je ze waarom ze zo scoren)

De OR wil bijgaande set van criteria gebruiken om instemming te overwegen. Welk criterium is voor jou het belangrijkste en waarom?

Welk criterium op voorgaande lijst […..] om de instemming te overwegen, ontbreekt volgens jou en zou er wel op moeten staan?

Wat is volgens jou een (mogelijk verrassend) risico van de voorgenomen, nieuwe regeling voor [….] en waarom denk je dat? (in de 2e ronde kun je vragen of ze tips hebben over de risico’s die ze lezen en steunen van anderen, over wat de organisatie kan doen om die risico’s te beteugelen)

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, en dat mag ook op jullie of ons kantoor.

Wat is volgens jou een (mogelijk verrassend) positief effect van de voorgenomen, nieuwe regeling voor [….] en waarom denk je dat? (in de 2e ronde kun je vragen of ze tips hebben over de effecten die ze lezen en steunen van anderen, over wat de organisatie kan doen om die effecten te behalen)

Wat is volgens jou een slimme manier om te monitoren hoe de nieuwe regeling uitpakt voor verschillende groepen binnen onze organisatie?

Wat verwacht je precies van de ondernemingsraad als het gaat om dit voorgenomen besluit?

Wat is jouw referentiepunt (bijv van een vorige / andere organisatie) om deze regeling te beoordelen?

Wat is het effect van deze regeling op jouw motivatie om lang bij deze organisatie te blijven en waarom? (je kunt ze laten kiezen uit meerkeuze-antwoorden zoals ‘geen effect’, ‘negatief’, … en in de 2e ronde ze laten leren van toelichtingen van anderen en daarna hun definitieve standpunt ophalen)

Verwacht je dat deze regeling negatieve gevolgen voor jou gaat hebben? Zo ja, kun je aangeven welke vooral, en waarop je je baseert?

Verwacht je dat deze regeling positieve gevolgen voor jou gaat hebben? Zo ja, kun je aangeven welke vooral, en waarop je je baseert?

Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op je collega’s en kun je dat toelichten?

Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op de keuze van mensen om langer bij deze organisatie te blijven werken en kun je dat toelichten?

Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op betrokkenheid van collega’s en kun je dat toelichten?

Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op onze concurrentiepositie op de arbeidsmarkt en kun je dat toelichten?

Hoe verwacht je dat deze regeling zal uitwerken op een duurzaam betere relatie met klanten en kun je dat toelichten?

Download hier ons White Paper met 18 Principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen.

Raadpleging & dialoog bij advies

Ten derde kun je raadplegingen uitvoeren bij een adviestraject of voor instemming. Je kunt te maken hebben met een proces dat onder tijdsdruk staat en / of onder druk van ‘vertrouwelijkheid’. Die vertrouwelijkheid is sneller van toepassing bij een beursgenoteerde organisatie, maar ook dan zijn raadplegingen mogelijk en nodig.

Vertragingen van weken of maanden zal voor de meeste besluiten ongewenst zijn voor de bestuurder en organisatie. Lid 2 zegt: ” Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit”. Maar als de situatie onder hoge druk staat, is het van belang dat je omgaat met die druk zonder de kwaliteit van je raadpleging en je advies tekort te doen. Beslis dus vlot waarover je de raadpleging gaat houden en communiceer met bestuurder dat je dit op korte termijn start en afrondt. Met CircleLytics voer je de raadplegingen binnen 2 dagen tot 2 weken uit, en heb je binnen 1 tot enkele uren de resultaten verwerkt in een documentje, pdf of powerpoint. Of het nu om 100 of 10.000en deelnemers gaat.

Raadplegingen zijn in het kader advies of instemming logisch op 4 momenten:

1 direct aan het begin van een termijn

2 tussentijds als je aan het concept-advies werkt, meer informatie hebt toegestuurd (als je dat als behoefte hebt vastgesteld) en op deelpunten draagvlak of inzicht zoekt

3 aan het eind van een termijn als je je concept-advies wil voorleggen aan medewerkers om definitieve steun of een laatste punt op te halen bij de collega’s

4 na het besluit, om uitvoering en (onverwachte) effecten te monitoren.

Alle vragen die we hierboven hebben laten zien zijn – met enige aanpassing – doorgaans ook bruikbaar bij adviestrajecten. Extra voorbeelden van vragen:

Wat is je eerste reactie op het horen van het voorgenomen besluit?

Wat is een eerste zorg bij het horen van het voorgenomen besluit en waarom?

Welke kans zie je voor jouw loopbaan bij deze organisatie, na het horen van het voorgenomen besluit en waarom?

Nu je meer informatie hebt ontvangen van ons (of leiding), hoe denk je nu over mogelijke zorgen en risico’s: wat is je grootste zorg en waarom?

Nu je meer informatie hebt ontvangen van ons (of leiding), hoe denk je nu over de positieve impact/kansen: wat is volgens jou de grootste (positieve) kans en waarom?

Welke kans zie je voor de organisatie als gevolg van het voorgenomen besluit? (in de 2e ronde kun je vragen hoe medewerkers de kansen die anderen benoemen waarderen en wat hun tip daarbij is om dat waar te maken)

Wat moet de [afdeling/organisatie/….] minder doen, om het ‘stapelen van werk’ te voorkomen, en de uitvoering van het voorgenomen besluit succesvol te maken?

Is er iets dat je de OR wil meegeven, wat dan ook, bij het bestuderen van het voorgenomen besluit en advisering aan bestuurder?

Welke informatie heb je nodig om beter te begrijpen waar het over gaat?

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, en dat mag ook op jullie of ons kantoor.

Welk effect zie je op korte termijn van het voorgenomen besluit waar je onze aandacht voor vraagt?

Welk effect zie je op lange termijn van het voorgenomen besluit waar je onze aandacht voor vraagt?

Welk effect zie je op korte termijn van het voorgenomen besluit op […..] waar je ons attent op wil maken en waarom denk je dat dat effect er kan zijn?

Hoe draagt volgens jou dit voorgenomen besluit bij aan onze strategie om [……]?

Hoe draagt volgens jou dit voorgenomen besluit bij aan [……]?

Wat is volgens jou een alternatief voor het voorgenomen besluit en waar baseer je dat op?

Wat is nodig om dit voorgenomen besluit op deze wijze te voorkomen?

Wat is volgens jou de belangrijkste reden – van de redenen die bestuur noemt – waarom de organisatie dit besluit wil nemen?

Nadat we je deze week extra, door jullie gevraagde informatie hebben toegestuurd: zijn de consequenties voor jou duidelijk beschreven? Welke niet?

Zijn de redenen van bestuur om dit besluit zo te willen nemen overtuigend voor jou? Welke niet?

Wat is volgens jou een mogelijke reden voor dit besluit, wat je niet duidelijk terugleest in de stukken?

Waar heb je verduidelijking bij nodig om je een beeld te vormen bij het voorgenomen besluit?

Wat is jouw mening over het ambitie-niveau van het voorgenomen besluit? Moet het hoger, lager, anders?

We willen samen de criteria bepalen aan de hand waarvan we de instemming gaan overwegen. Welke criterium is volgens jou het belangrijkste om te stellen en waarom? (in de 2e ronde kunnen ze criteria die anderen noemen steun geven via de score en vragen je ze waarom ze zo scoren)

De OR wil bijgaande set van criteria gebruiken om instemming te overwegen. Welke is voor jou het belangrijkste en waarom?

Welk criterium op voorgaande lijst […..] om de instemming te overwegen, ontbreekt volgens jou en zou dat niet moeten?

Kun je bijgaand concept-advies goed doorlezen en aangeven of je dit steun verleent ja of nee. Licht je standpunt alsjeblieft toe. (na de 2e ronde kunnen medewerkers hun ja of nee wijzigen)

Wat ontbreekt in bijgaand concept-advies over het punt […..] en hoe zou jij dit anders formuleren?

Wat is het sterkste argument voor […..] in bijgaand concept-advies en waarom zie je dat zo?

We willen graag weten of je het eens bent met bijgaand advies dat binnenkort naar bestuurder wordt verstuurd. Graag je standpunt en motivatie. (na de 2e ronde, en het scoren/wegen van andere motivaties, mogen ze het standpunt definitief maken).

Download hier ons White Paper met 18 Principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen.

Raadpleging in verband met lid 5:

Hoe kunnen we de uitvoering met elkaar zo goed mogelijk meten (en daardoor zonodig bijsturen)?

Wat verwacht je als rol van de OR bij de monitoring van de uitvoering?

Op welke termijn denk jij dat het het beste is dat de OR bij jullie checkt hoe de uitvoering verloopt, waardoor de OR beter kan bijsturen (dit kan agenderen bij management)?

Hoe verloopt volgens jou de uitvoering van besluit […..] in de praktijk: wat is positief zichtbaar? Kun je dat concreet beschrijven?

Hoe verloopt volgens jou de uitvoering van besluit […..] in de praktijk: waar ben je kritisch over of zelfs negatief en waarom? (in de 2e ronde kun je vragen of medewerkers hun tips willen geven bij meningen van anderen die ze steunen)

Wat is volgens jou (sterk) veranderd in […..] waardoor het besluit van [……] opnieuw beoordeeld moet worden?

Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E)

Onder andere richt artikel 28 (leden 1 en 2) zich op de bevordering van arbeidsomstandigheden. Ook de (Arbo)wet geeft richting aan wat verwacht kan worden van de werkgever en als OR hou je daar zicht op. Het kan zijn dat je een initiatief moet nemen, of zelfs in overleg met bestuurder/HR, de RI&E uit laat voeren vanuit de OR. CircleLytics Dialoog kan worden ingezet om een volledig RI&E onderzoek uit te voeren. Bij veranderde interne of externe omstandigheden (zoals de veranderingen rond thuiswerk), zal de RI&E mogelijk (deels) opnieuw moeten worden uitgevoerd. De begeleiding ervan kan vanuit jullie arbo-deskundige of externe adviseur of via onze partners.

Positie van minderheden en D&I beleid

Niet alleen de WOR, artikel 28, maar ook de actualisering van de Corporate Governance Code, veroorzaken een rol voor de medezeggenschap rondom diversiteit & inclusie. Je kunt periodiek een op jullie organisatie van toepassing zijnde set van D&I vragen toepassen. Zo hou je een vinger aan de pols. Je kunt bij incidenten of signalen die je opvangt uiteraard een initiatief nemen o.b.v. artikel 23. Zodra het advies in de Corporate Governance Code wordt opgenomen, zal de leiding van de organisatie moeten uitleggen hoe ze dit toepast of uitleggen waarom niet.

Voorbeelden:

Kun je je zorgen veilig uiten naar je leidinggevende (-3=niet, +3=volledig) en kun je dat toelichten?

Ervaar je dat anderen dezelfde (loopbaan)kansen hebben als jij (nee/ja) en kun je dat toelichten?

In welke mate geeft management het voorbeeld (-3=niet, +3=wel) wat betreft D&I en kun je dat toelichten?

Ervaar je dat jouw ideeën, kritiek en meningen serieus worden genomen? Licht alsjeblieft toe.

Hoe waardeer je de zichtbare inzet van management om het D&I beleid effectief uit te voeren? (1=laag, 10=hoog). Heb je een recent voorbeeld bij je score?

Vind je dat de organisatie een duidelijke prioriteit heeft als het gaat om een divers personeelsbestand? Graag je toelichting.

Vind je dat het wervings- en selectiebeleid van de organisatie gericht is op het werven en selecteren van een divers personeelsbestand? Graag je toelichting.

Heb je het gevoel dat deze organisatie een veilige werkomgeving biedt? Graag je toelichting.

Krijg je voldoende ondersteuning van je leidinggevende in vergelijking met anderen in dezelfde situatie? Graag je toelichting.

We hebben tal (40+) van vragen klaarstaan om jouw (incidentele of herhaalde) raadplegingen uit te voeren en de dialoog te voeren met groepen of alle medewerkers. Ook hier is het interessant om raadplegingen met alleen managers te overwegen.

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, en dat mag ook op jullie of ons kantoor.

Milieu (klimaat)

We hebben diverse dialogen achter de rug waarbij milieu centraal staat. Aangezien het klimaat een thema is dat zelfs beïnvloedt of medewerkers graag bij de organisatie werken of vertrekken, is het van belang je er als OR druk over te maken. We verwachten dat dit alleen maar belangrijker gaat worden. Lees ook eens wat een van onze partners Charlotte Extercatte van 100MonthstoChange vertelt over de rol van organisaties en milieu / klimaat.

Voorbeelden:

In welke mate geeft management het voorbeeld (-3=niet, +3=wel) wat betreft klimaat, duurzaamheid en kun je dat toelichten?

Ervaar je dat jouw bijdrage aan duurzaamheid en klimaat serieus worden genomen? Licht alsjeblieft toe.

Hoe kunnen we ons rijgedrag en (lease)autobezit klimaatbewuster of zelfs CO2-neutraal maken?

Hoe waardeer je de zichtbare inzet van directie om ons klimaatbeleid overtuigend neer te zetten en uit te voeren? (1=laag, 10=hoog). Heb je een recent voorbeeld?

Vind je dat de organisatie een duidelijke prioriteit geeft aan klimaat? Graag je toelichting.

Hoe belangrijk is klimaat voor jou om gemotiveerd en nog vele jaren hier te werken?

Heb je het gevoel dat deze organisatie klimaat serieus neemt? Graag je toelichting.

Kan het klimaatbeleid van de organisatie ambitieuzer? Graag je uitleg.

Bestuurders

Ten aanzien van bestuurders, delen we ook graag een aantal voorbeelden:

Als je bijgaand profiel leest voor de bestuurdersrol […..]. Wat is dan volgens jou het belangrijkste van een nieuwe kandidaat en waarom?

Als je bijgaand profiel leest voor de bestuurdersrol […..]. Wat is dan volgens jou het minst belangrijke van een nieuwe kandidaat en waarom?

Wat mag niet ontbreken in het profiel van een nieuw te werven bestuurder voor positie [….] en waarom niet?

Wat zou je de nieuwe bestuurder willen vertellen over […..] zodra hij/zij begint en waarom dat?

Welk onderwerp zou je de nieuwe bestuurder graag in zijn/haar eerste 100 dagen adviseren in te duiken en waarom?

Wat in onze organisatie mag/moet volgens jou speciale aandacht krijgen van de nieuwe bestuurder?

Wat zou jij als eerste doen in deze organisatie als jij die nieuwe bestuurder zou zijn en waarom dat?

Wat zou jij stoppen als jij de nieuwe bestuurder zou worden?

Wat zou jij echt willen behouden in onze cultuur, als jij de nieuwe bestuurder zou worden?

Zelf-evaluatie

Ten slotte: een sterke ondernemingsraad evalueert zichzelf met regelmaat. We zien dat veel voorkomen. Ze willen zichtbaar en effectief zijn en door medewerkers vertrouwd worden. En weten welke acties dan het belangrijkst en meest zichtbaar waren. Het laat een aantal dingen zien:

je staat open voor nieuwe inzichten en feedback; dat is leerzaam en toont leiderschap
je zet moderne middelen zoals CircleLytics in en dat maakt de OR interessanter voor nieuwe kandidaten
je maakt medewerkers bewust van wat je hebt gepresteerd en het haalt de ‘successen’ goed naar boven.

CircleLytics wordt ingezet om medewerkers te vragen hoe ze de ondernemingsraad zien over een bepaalde periode. Maak die periode niet te lang, maximaal een jaar, en herhaal zo’n dialoog dus jaarlijks.

Voorbeelden van vragen:

Hoe […..] vind je ons over de afgelopen periode (1=zwak, 10=sterk) en kun je dat toelichten?

Wat is het meest zichtbaar én belangrijk geweest voor de organisatie, van wat we hebben gedaan als OR?

Wat is het minst zichtbaar geweest voor jou, terwijl het wel heel belangrijk was (of nog steeds is)?

We hebben als OR de afgelopen periode de volgende zaken verbeterd/aangepakt/aan gewerkt: [………..]. Welke (kies er maximaal 3) waren voor jou persoonlijk het belangrijkst én meest zichtbaar? Licht je allerbelangrijkste punt toe in het tekstveldje.

Deze vraag kun je dan toepassen voor verschillende aspecten die je wil bevragen, waarbij je de 2e ronde aanzet.

Je kunt dit aanvullen met:

Wat is jouw aanbeveling aan ons om beter, zichtbaarder te presteren voor jullie?

Hoe kunnen we onze communicatie met jullie verbeteren?

Een flinke lijst voor jou en jullie medezeggenschap met medewerkers. Het inspireert hopelijk om raadplegingen te beschouwen als:

makkelijker dan je dacht
sneller dan je dacht
beter dan je dacht.

CircleLytics Dialogue bevat – in een account dat je als raad zelf beheert en op inlogt – nog meer vragen. Handig geordend. Je kunt het platform dus gebruiken voor alle vraag/antwoordvarianten, maar het unieke is die 2e ronde waarin de resultaten van de 1e ronde pas duidelijk gewogen worden, en draagvlak en uitkomsten zichtbaar worden.

Laatste tip: je kunt CircleLytics ook inzetten om onderling slim te overleggen, brainstormen, agenderen en beslissen met je collega’s van de medezeggenschap onderling. Gewoon met 10 tot – bij grotere organisaties en met commissies, etc – 100en collega’s. Bijvoorbeeld een week voordat je bijeenkomt.

Wij helpen jullie graag mee om jullie medezeggenschap te versterken via de online dialoog, flexibel in te zetten voor (dubbele) polls, stellingen, gesloten, open en gesloten/open vragen. Plan hier je afspraak van 30 of 60 minuten, op ons of jullie kantoor, maar het mag ook online.

Neem ook eens contact op met de partners die we genoemd hebben in het begin van dit blog.

Organisaties hebben meer en meer te maken met meertaligheid. Ze werken internationaal maar ook de toename van het werken op afstand speelt een rol. Dit laatste maakt immers mogelijk om medewerkers aan te trekken die elders wonen en een andere taal kunnen spreken. Bij het ontwerpen van je dialogen (begin aan het eind!) heb je met deze meertaligheid rekening mee te houden. De dialoog gaat immers over hoe mensen echt over dingen denken, voelen, weten, oplossen: en dat is taal, geen meerkeuze-antwoorden of scores invullen. Voordat je met het ontwerp van start gaat, eerst iets over leiderschap. Sterk leiderschap erkent de eigen cognitieve en creatieve beperkingen. Ze weet dat beslissingen in klein groepsverband (board, MT, projectteam, regiegroep, OR) riskant en inferieur zijn in vergelijking met de collectieve intelligentie van alle medewerkers. Moderne leiders nemen luisteren serieus, en zetten de kracht van open vragen in om de denkkracht te ontsluiten.

Door de denkkracht en diversity of thoughts in te zetten van alle medewerkers bereiken deze leiders kostbare, eenvoudig haalbare voordelen, zeker met de technologie van vandaag de dag:

ze voorkomen dat enkelingen of emoties hun beslissingen negatief beïnvloeden
ze borgen dat ze draagvlak hebben door het engageren van (alle) stakeholders
ze compenseren hun eigen biases en bounded rationality en vergroten hun denkkracht
ze zetten het creatieve, oplossend vermogen van de groep in, als ze dit zelf ontberen.

Open vragen stellen, vertellen waarom, wat je ermee beoogd te doen, hoe ze van elkaars antwoorden waarderen: het gaat telkens over taal. We zeggen wel eens tegen klanten: dialogen gaan niet over onze software, en hoe de knoppen werken maar over taal. Hoe zet je taal in? We hebben in ons White Paper “18 Principes voor het Ontwerpen van IJzersterke, Open Vragen” hier ook aandacht aan besteed. Door taal bereik je mensen. En dát is wat je als leider wil: mensen bereiken, mensen verbinden.

Maar dan: wat doe je als er meerdere talen worden gesproken, meerdere nationaliteiten zijn? Welke taal pas je toe in de dialogen? Taal maakt inclusie, (insluiting dus) mogelijk maar ook uitsluiting. Niet alleen als woordgebruik te complex is, maar ook als een taal wordt gesproken die jij niet kent. Meertaligheid is op de werkvloer elke dag een uitdaging. Hoe gaat dat bij de CircleLytics Dialogue?

Projectmatig of duurzaam in dialoog?

Als CircleLytics Dialogue wordt ingezet voor een project, een eenmalig traject, bekijk dan eerst welke deelnemers betrokken moeten worden. Je zoekt naar de grootste, potentieel relevante, doelgroep. Als je de doelgroep hebt bepaald, lost dat het taalprobleem wellicht al op: als het bijvoorbeeld om een bepaalde regio/land gaat of afdeling waar niet-internationaal gewerkt wordt.

Eén taal op het werk?

Als je duurzaam als leiderschap de dialoog wil met medewerkers, moet je het vraagstuk van meertaligheid duurzaam een plek geven. De allereerste vraag: heeft de organisatie één company language, oftwel één taal die verwacht wordt te worden gebruikt als het werk betreft? Hoe wordt dat nu gedaan in bijeenkomsten, brainstorms, offsites, projectgroepen, etc? Zou je dat dan niet ook moeten willen voor de online dialogen? Je lost met CircleLytics niet ineens het probleem van meertaligheid op als de organisatie daar tot nu toe niet duurzaam een idee voor heeft ontwikkeld.

Praktische oplossingen en aanbevelingen

1 Vertaling via de browser

Gebruik één taal in je dialoog maar sta toe dat deelnemers een afwijkende taal mogen (maar liever niet) gebruiken. Check bij IT en medewerkers of de browsers van medewerkers vertaling faciliteren zodat je in je uitnodiging aan hen, dat kunt vermelden. Eventueel met een instructie hoe deze wordt aangezet. Zorg ervoor dat deze instructie duurzaam aan komt te staan, of herhaal de instructie bij elke dialoog. Een aantal keer herhalen kan sowieso geen kwaad. Taal is dan niet meer een probleem. De dialoog verwerkt de scores de ze geven aan elkaars ideeën en meningen en dat is de basis om tot de meest gedragen meningen te komen. In het dashboard tonen we voortaan met een donut grafiek (en een export in excel) de verdeling van talen die deelnemers aan hadden staan in hun browser.

2 Separeer de taalgroepen: meerdere dialogen

Je kunt de doelgroep opsplitsen. Elke groep krijgt dan zijn eigen dialoog in de eigen taal. Bijna alle taal in een dialoog bepaal jij als gebruiker, of bepaalt de deelnemer. Op slechts enkele plaatsen gaat het om systeemteksten van het platform zelf (zoals een knop ‘Next’) en die talen kunnen besteld worden (doorlooptijd 3 weken). Huidige talen voor systeemteksten zijn Engels, Nederlands en Duits. Het nadeel is dat de groepen elkaar onderling in de 2e ronde niet tegenkomen en elkaar dus niet verrijken met andere inzichten. Als de groepen zich behalve door taal, kenmerken door andere verschillen, kan dat nadeel fors zijn. De diversiteit van ideeën wil je immers vergroten.

3 Separeer de taalgroepen naar hun eigen voorkeur: één dialoog

Je kunt het aan de deelnemers zelf laten om te kiezen wat ze willen. Je nodigt ze uit via één dialoog. Daarin stel je de teksten en vragen op in één of meer talen (in hetzelfde tekstvak dus) en laat aan de deelnemers om het antwoord te geven in de taal die hun voorkeur heeft. Je past dus ook gewoon de 2e ronde toe en vertelt dat ze andere talen kunnen tegenkomen en daar hun best voor kunnen doen te begrijpen (als de browser vertaling niet faciliteert).

4 Routeer binnen één dialoog naar taalvoorkeur

Een alternatief is om één dialoog aan te bieden, en daar een multiple choice vraag toe te voegen voor de taalkeuze. Dat is een goed alternatief als je een aantal vragen hebt met maar één ronde (gesloten en/of open vragen), en deze eventueel wil combineren met open vragen mét 2e ronde. De open vragen worden dan voorafgegaan door een meerkeuzevraag waar ze de taalkeuze aangeven. De vervolgvragen zijn dan ‘gerouteerd’ en alleen de vragen die bij iemands taalkeuze horen, worden getoond. In de 2e ronde zie een deelnemer dus alleen antwoorden op open vragen van andere deelnemers die dezelfde taal hebben gekozen. Alle resultaten zijn dan te vinden in je dashboard binnen één dialoog, maar sommige vragen – en dus resultaten – zijn dus gesepareerd.

5 Wel open antwoorden, geen 2e ronde

Een zwakker, maar om reden van uitputtendheid genoemd, alternatief is om vragen te ontwerpen die de kracht van het open antwoord omvatten, maar geen 2e ronde. Niemand heeft dus te maken met de antwoorden van de ander, en komt geen ‘vreemde’ taal tegen. De zwakte zit ‘m erin dat je geen weging hebt, het belang niet kent van de antwoorden namens de groep. Je valt dan terug op standaard tekstanalyse-methodes, zoals ongewogen word count, ongewogen mulitple word count, supervised topic modelling, maar ook zonder de context-rijke weging van de taal door die 2e ronde.

In alle gevallen: leg het goed uit, vertel waarom meedoen belangrijk is en hoe je met meertaligheid bent omgegaan. Meestal zien we in de feedback van deelnemers dat ze liever de vertaling via de browser laten verlopen en dus wél de antwoorden zien van anderen, zelfs in een andere taal. Liever dat, dan beperkt te worden. Mensen willen in algemene zin liever niet beperkt worden. Evenmin als jij dat wil als gebruiker van de dialoog: je wil diversiteit zien en van leren! Zij ook!

Wil je meer weten over wat CircleLytics Dialogue voor de betrokkenheid en retentie van je mensen, je verandertrajecten én de prestaties van je organisatie kan betekenen? Plan hier meteen je sessie om kennis te maken of een demo te plannen.

Je hebt je dialoog goed voorbereid. Als je bij het einde van je dialoog begint, staat je dialoog stevig en kun je live. De kracht van bewuste, open vragen kan zijn prachtige werk gaan doen. Open vragen, online en anoniem gesteld, leggen een schat aan inzichten bloot. Door de unieke 2e ronde, geven deelnemers waarderingen aan elkaars antwoorden. Ze zorgen dat alles mooi in volgorde van belangrijkheid wordt gezet. Jij krijgt stevig onderbouwde resultaten terug, waar de steun van de mensen én intelligente beslissingen samen komen.

Mmm… maar wat als deelnemers vragen hebben?

Heb je een helpdesk nodig? Ja: maar slechts een hele kleine. Maar als je 100en of zelfs 1.000en mensen bevraagd, krijg je toch vast wel wat vragen zul je denken? Jazeker. Niet veel, maar je krijgt ze wel. Onze tips in deze blog helpen jou bij de voorbereiding. Zelfs die enkele vraag kun je dan snel beantwoorden. Dus een kleine helpdesk, en voor ieders gemak een slimme, online plek voor de ‘meest gestelde vragen’.

Vooraf: weet even dat onze ervaring na 1.000en dialogen is dat meestal maar 0,1% tot maximaal 0,5% van de deelnemers een vraag heeft over de dialoog. Deelnemers waarderen het enorm dat je ze vertrouwt en nodig hebt en jouw ijzersterke vragen maken hun leven makkelijk. Dat levert een hoge respons, hoge kwaliteit en een hoge waardering op. En omdat de CircleLytics Dialoog rondes intuïtief zijn, levert het weinig vragen op. Voor 5.000 deelnemers betekent 0,1 tot 0,5% dus 5 tot 25 mensen. Dat is niet al teveel. Met deze blog ben jij goed voorbereid en kun je mensen snel en prettig te woord staan!

Eerst een paar procesmatige punten. En daarna ons meest-gestelde-vragenlijstje.

De vragen kunnen betrekking hebben op de:

1 inhoud van de dialoogvragen

2 de werking van de tool zelf

3 of iets procesmatig: bijvoorbeeld over de followup.

We beginnen.

Bepaal wie welke rol heeft en hoe je dat communiceert

Misschien ben jij de uitvoerder van de dialoog, maar niet de opdrachtgever. Of ben jij een externe consultant die met een team bij de klant werkt. Of werk je bij HR maar is de dialoog bedoelt voor een manager. Wie beantwoordt welke vragen? ‘Ik snap vraag 2 niet precies’ is wat anders dan ‘ik ben mijn uitnodiging kwijt’. Handig om daarom van de juiste interne collega’s antwoorden vooraf klaar te hebben maar ook een terugval te hebben bij afwijkende vragen.

Hou bij welke vragen binnenkwamen

Update je meest-gestelde-vragenlijstje met de vragen die bij jullie gesteld werden. Daar kunnen vragen bijzitten, die voor volgende dialogen zinvol zijn om erbij te houden. We helpen graag om jouw lijstje uptodate te maken.

Waar kunnen deelnemers terecht

Waar gaan ze gewoonlijk heen voor vragen over tools of jouw onderwerp? Wil je dat dat nu ook zo gebeurt? Dan leg je daar je ‘meest-gestelde-vragenlijstje‘ met antwoorden neer. Wat wij handig vinden is deelnemers een linkje te bieden waar dit lijstje met antwoorden online is te vinden. Alternatief is om een e-mailadres op te nemen in je uitnodiging aan deelnemers voor het geval ze vragen hebben. Dat is echter best een lage drempel. Wat je niet wil, is dat deelnemers – zonder te lezen – naar dat e-mailadres per ongeluk hun antwoorden op jouw dialoogvragen naar toesturen. Bedenk dus even vooraf of je dat wil en schat je publiek in. Je kunt de deelnemer, als ander alternatief, wat meer beperken en alleen een no-reply e-mailadres aanbieden. Deze kun je instellen in het tabje Publiek. Als er echt wat is, gebruikt men deze en deze komen binnen waar jij wil. Zorg dat de juiste mensen toegang hebben tot die mailbox en spreek af hoe snel ze moeten reageren. Dus:

de gewone plek voor vragen & antwoorden
online vragen & antwoordenlijstje
een specifiek e-mailadres
een no-reply e-mailadres.

Accepteer de emotie, zoek naar de inhoud

In algemeenheid: mensen lezen niet alles, onthouden niet alles, interpreteren dingen. Hou daar rekening mee. Accepteer dat, we zijn allemaal mensen en vergissen ons. Probeer altijd op zoek te gaan naar wat er toch beter of anders had gekund en of er echt een punt is en vraag dus door. Blijf te allen tijde vriendelijk en behulpzaam naar deelnemers. Zelfs als je merkt dat zij dat heel soms niet zijn. Onze tip is dus om de emoties van mensen te accepteren en om dóór te vragen om een echt inhoudelijk punt te zoeken. Vraag naar:

– een screenshot

– de link die ze gebruikten

– de browser waarin ze de link openden

– wat ze zagen: welke melding er op het scherm kwam,

– en of ze het opnieuw hebben geprobeerd, of op een ander moment.

Vaak lost het zich dan al vanzelf op “oh ja, nou zie ik het, nee laat maar, het is goed zo” of heb jij in elk geval een scherpe intake gedaan.

Hoe kan CircleLytics je helpen?

Ten eerst door te zorgen dat de tool ontzettend plezierig en intuïtief werkt. Ten tweede door jou te helpen je dialoog en vragen ijzersterk te ontwerpen en met je taal-en woordkeuze de deelnemers goed en vertrouwenwekkend te informeren en motiveren. Melden dat het geen enquête is, anoniem en ze de tijd krijgen voorkomt al direct wat vragen van deelnemers. Ten derde door deze blog met een ‘lijstje’. En ten vierde door jouw achtervang te zijn: als jij vragen krijgt die je niet kunt beantwoorden zijn wij er en neem je direct contact met ons op. Een zeer beperkt aantal keer per jaar hebben we een bug… Echt een paar keer per jaar: bel, vertel en binnen doorgaans uren is het opgelost. Direct contact met deelnemers hebben wij alleen als jij dat vraagt, en als uitzondering. Als je ons team nodig hebt, zorg dan bovendien dat je het unieke ID nummer van je dialoog benoemt. Dat zie je links naast je dialoog in je dashboard staan en ook rechtsboven als je in je dialoog bezig bent.

Het lijstje.

Niet zo heel lang. We updaten deze regelmatig dus hou herlees deze blog als je met een nieuwe dialoog bezig bent. Onze antwoorden mag je natuurlijk zelf aanpassen qua toon.

Vraag: Ik werk hier niet meer. Kun je mijn mail verwijderen uit de lijst genodigden?
Antwoord: Ja. Totdat is uitgevoerd, negeer alsjeblieft deze berichtjes. [handig om te checken waarom jij geen geschoonde lijst hebt]

Vraag: De nummering van de vragen is niet doorlopend. Ontbreken vragen?
Antwoord: Ja. Door jouw antwoord op een eerdere vraag, zijn niet alle vragen meer van toepassing op jouw situatie/profiel en worden die niet getoond. [dit is vanwege de routering (de conditionele zichtbaarheid) van een of meer vragen, zoals een meerkeuze-vraag waarbij de deelnemer zijn afdeling/regio/leeftijdscategorie/etc koos].

Vraag: Het onderwerp speelt voor mij niet. Waarom krijg ik dit / graag van lijst af.
Antwoord: In dat geval negeer je de berichtjes. Je werkt hier, en we willen je de kans geven daarom mee te doen, mee te denken.

Vraag: Hoorde van de dialoog, waarom krijg ik geen uitnodiging?
Antwoord: We nodigen je alsnog uit. [via tabje Publiek of de Dialoog link, en check waarom ze niet op de lijst stonden; check bovendien of zij ze vergissen en wél op uitgenodigd waren]

Vraag: De link werkt niet / zegt dat ik al heb meegedaan / dat de dialoog voorbij is.
Antwoord: De link meldt in welke ronde de dialoog zich bevindt, en registreert accuraat of je al hebt meegedaan. De link werkt en is getest. Heb je een goede verbinding en het opnieuw geprobeerd? Stuur mij je link alsjeblieft toe. [stuur ons dan de link toe met je verzoek te checken; in 100% van de situaties vergist de deelnemer zich maar vergat deelname]

Vraag: Ik ben mijn link kwijt.
Antwoord: Je krijgt een herinnering toegestuurd [als dat zo is, heb je deze gepland in je Instellingen tabje?]. Mocht het te laat zijn, dan kun je aan ronde 2 of een nieuwe dialoog meedoen.

Vraag: Ik kreeg een validatie-mail. Waarom?
Antwoord: Als je via de Dialoog link meedoet, kan het zijn dat we je vragen om te valideren dat jij jouw e-mailadres hebt gebruikt en niet van een ander. Een standaard manier van checken. Je kunt de link veilig klikken en dan doorgaan met de dialoog of je bent klaar voor die ronde.

Vraag: Ik wil veel meer vertellen dan de toegestane 220 karakters.
Antwoord: We vinden het belangrijk dat iedereen kan vertellen wat hij/zij wil en in de 2e ronde anderen die kunnen lezen en waarderen. In 220 karakters kun je je volgens ons prima kernachtig antwoord geven of je idee beschrijven.

Vraag: Ik ben het niet eens met de vragen / onderzoeksopzet / aanleiding / …
Antwoord: Dit zijn de ontworpen vragen. Aan het einde van de beide rondes kun je je tips kwijt over hoe jij denkt dat het de volgende keer beter/anders kan. Dank je wel alvast!

Vraag: Het was best veel in de 2e ronde.
Antwoord: Je mag stoppen wanneer je wil, overslaan wat je wil. Ieder krijgt 10-15 stuks, zo veel mogelijk gevarieerd van samenstelling. Je hoeft dus niets te doen als je geen interesse of geen tijd hebt.

Vraag: Kan ik de link doorsturen naar anderen?
Antwoord: Ja, als je een algemene Dialoog link kreeg. Als je een persoonlijke uitnodiging in je e-mail ontving, kan dat niet: dat is echt een unieke, eenmalige, link.

Vraag: Is het echt anoniem?
Antwoord: Ja. De dialoog voldoet aan alle privacy en veiligheidseisen die onze organisatie stelt. Niets is te herleiden tot een individu.

Vraag: Ik zag in de 2e ronde dat iemands naam werd genoemd. Kan dat?
Antwoord: Dat gaan we controleren. Bij zeer hoge uitzondering kan dat voorkomen ook al is dat niet de bedoeling. Iedereen moet zich houden aan hoe we hier met communicatie, social media en elkaar omgaan. [meld het ons alsjeblieft als dat voorkomt]

Vraag: Hoe hoor ik hiervan terug, want van enquêtes hoor of zie ik meestal niets terug.
Antwoord: Ja. Direct in de 2e ronde zie je alle antwoorden van anderen anoniem terug. Je kunt deze een waardering/score geven en dit toelichten. De eerste 10-15 zijn het meest gevarieerd. Daarna mag je stoppen of meer bekijken.

Vraag: In de 2e ronde lijken allerlei bijdragen op elkaar. Hoe werkt dat?
Antwoord: De vragen van de dialoog kunnen veel variëteit opleveren in de 1e ronde. Maar niet altijd. Het algoritme zorgt in de 2e ronde dat jouw setje van 10-15 stuks zo gevariëerd mogelijk is. Als iets op elkaar lijkt kun je twee dingen doen: toch zoeken naar nuance en verschil of je slaat ‘m over.

Vraag: Ik heb al meegedaan. Kan ik opnieuw meedoen / mijn bijdragen wijzigen?
Antwoord: Nee. Definitief toesturen van je bijdragen is echt definitief.

Vraag: De 2e ronde is al begonnen. Kan ik nog meedoen aan de 1e ronde?
Antwoord: Nee. Wat je wel kunt doen, is jouw voorkeur laten doorklinken door bijdragen van anderen tussen -3 en +3 te waarderen en te vertellen waarom: jouw bijdrage is dus nog steeds meer dan welkom en van invloed.

Vraag: Ik wil de dialoog in een andere / mijn taal beantwoorden, kan dat, en hoe dan?
Antwoord: Lees eerst ons blog over ‘Meertaligheid en jouw dialoog‘ en formuleer je antwoord hier op basis van je keuze voor meertaligheid.

We zijn met deze vragen en antwoorden flink uitputtend geweest. Zoveel krijg je er dus echt niet. Heb je vragen, contact ons team dan direct! En vergeet niet: ons team is stand-by gedurende je dialogen.

Hoe krijg je een hoge respons op je onderzoek onder medewerkers (en in één adem: met externe deelnemers, zoals klanten). We weten inmiddels dat we als medewerkers maar wat graag betrokken willen worden bij de uitdagingen waar de organisatie mee te maken heeft. We willen graag meedenken en meedoen. Dat zit in de mens, dat zit in ons. Termen als co-creatie, dialoog en collectieve intelligentie zijn voor moderne organisaties en de future of work al heel normaal om toe te passen.

Toch is dat voor veel organisaties geen vanzelfsprekendheid. Ze denken nog te vaak dat medewerkers niet willen, niet kunnen, niet weten en vuren de ene na de andere pulse-survey en enquête op ze af. HR en management nemen de gebrekkige respons, afwezigheid van het echte ‘waarom’ en ‘hoe dan’ achter de getallen, en enquête-moeheid voor lief. We kennen genoeg organisaties die dit op het beloop laten, met oprechte moedeloosheid of redenen die schuil gaan achter ‘we houden onze aanpak hoe die is’. Lees hier wat meer over hoe je de enquête naderhand verdiept en op doorpakt met de CircleLytics Dialogue.

Een slecht of ouderwets medewerkersonderzoek leidt tot onnodig verlies van betrokkenheid en bevlogenheid van mensen en dus ook verlies van prestaties van je organisatie. Ja, want die twee hangen samen. Als je als organisatie in voortdurende verandering zit, en dat zitten jullie vast ook, en ze vrij snel vertrekken als het kan, heb je alle medewerkers extra hard nodig. Zonder hen gebeurt er niks. Je wil op alles wat je doet met ze een hoge respons dus.

We krijgen vaak de vraag wat onze gouden tips zijn om zo’n hoge respons te krijgen op medewerkersonderzoek, onze dialoog dus, tot wel 84%. Naast de hoge kwantiteit, zijn we steeds beroemder vanwege de hoge kwaliteit van antwoorden en rijke inzichten waar management direct mee aan de slag kan. We baseren deze gouden tips op 1.000en open vragen die 300+ organisaties aan 100.000en medewerkers hebben gesteld. Het zijn dus eerder feitelijke ervaringen dan tips.

Benieuwd welke jij herkent, toepast of wil proberen!

Eerst wat zwaardere tips, daarna een lijstje met lichte, nog steeds zinvolle kost.

Ready?

Van generieke, gesloten vragen naar specifieke, open vragen

Niets is algemeen. Geen cultuur is dezelfde. Je bedient een net wat andere markt. Met andere talentvolle medewerkers dan je concurrenten. Je onderscheidt je zoveel mogelijk. Je innoveert en verandert voortdurend. Zoals elk mens uniek is, is elk team en elke organisatie dus uniek. Als gevolg daarvan heb je te maken met unieke, specifieke situaties die anderen gewoonweg niet kennen. Jouw specifieke situatie wil je verbeteren, versterken, veranderen met ons, de medewerkers. Onze eerste ervaring is dat je los moet laten dat je alleen algemene, gesloten vragen stelt. Je waant je wellicht veilig bij gesloten vragen, want je vroeg ze vorige keer ook en de anderen in jouw branche doen hetzelfde. Maar in waan kun je niet verder gaan. Specifieke, open vragen lossen jouw specifieke problemen op en zorgen dat je ons als medewerkers meeneemt in verandering en wij deze kunnen realiseren.

Beperk je in aantal vragen en focus op relevantie

Als je wil dat mensen zich focussen bij de beantwoording van jouw vragen, kun je maar beter zorgen dat jouw vragen relevant zijn. Hierdoor hou je de aandacht van mensen vast. En dat willen we. We willen niet op tientallen onderwerpen reageren die ons

niet zoveel zeggen. Dat maakt ons moe, verward en geïrriteerd. Focus niet alleen op hooguit een of twee relevante onderwerpen, maar focus ook op de essentie. Wat is die ene vraag die het verschil maakt en iedereen over gonst, roddelt, discussieert en nadenkt en wil beantwoorden? Vragen over het verleden zijn doorgaans minder interessant en relevant, dan vragen over het heden of de toekomst. Lees ons White Paper met de 18 leidende principes om zelf ijzersterke, open vragen te ontwerpen die heel veel mensen echt willen beantwoorden.

Plan vooraf de follow-up en … hou je er aan.

Open vragen, open antwoorden. Deze vormen een goudmijn voor managers. Als je vraagt naar oplossingen en deze ontvangt, gerangschikt en toegelicht, kun je actie ondernemen. Direct. Eindelijk. En wij als medewerkers staan erachter want we hebben ze zelf mee helpen bedenken. Open vragen maken het zoveel makkelijker om opvolging te geven aan je medewerkersonderzoek. Stel vragen die precies aansluiten op je management agenda, of onderzoek eerst met managers welke onderwerpen, veranderingen en uitdagingen het belangrijkst zijn. Zet deze om in ijzersterke, open vragen en stuur ze uit. De antwoorden rollen in de eerste uren al binnen. En na enkele dagen kun je de groep vragen om de antwoorden van anderen te waarderen en prioriteren. Zo in je dashboard en rapportage, zonder dat jij daar iets aan moet doen. Vertel dus in de uitnodiging al dat jullie er dan en dan mee aan de slag gaan. En bovendien, vertel wanneer ze daar wat van terughoren of terugzien. Dankbaar voor iedereen want de acties die je nu snel kunt uitvoeren, zijn snel zichtbaar. Walk their talk. Je bouwt hierdoor aan vertrouwen en je geloofwaardigheid. En dat vertrouwen helpt je bij je volgende dialoog, als je opnieuw samen met mensen dingen wil begrijpen, oplossen en verbeteren.

Zet de kracht van dialoog in: die 2e ronde dus, mensen zijn zó benieuwd!

Zorg dat je de open vragen die je stelt, laat opvolgen door de ingebouwde 2e ronde van CircleLytics Dialogue. Mensen kunnen dan zelf aangeven welke ideeën en antwoorden van anderen ze erg sterk of niet goed vinden. Ieder doet een ander groepje antwoorden van 10-15 stuks. Een aantal redenen: open antwoorden kun je het beste laten verwerken door mensen. Zij kennen immers de context, taal van de werkvloer, snappen grappen, lezen tussen de regels door. Geen algoritme is in staat te doen wat een mens doet: het produceren van betekenisvolle taal en het begrijpen wat een ander zegt en bedoelt. Nog een puntje van aandacht hier: de 2e ronde in de dialoog stimuleert mensen opnieuw over je vragen na te denken en leiden tot nieuwe gedachten. Ze scoren meestal positief op antwoorden die …. niet lijken op hun eigen antwoorden! Je haalt dus echt unieke, anders niet te krijgen, inzichten op. 70% van de mensen beoordeelt zelfs veel meer dan 10-15 stuks! En ze scoren de CircleLytics Dialogue een 8 op een schaal van 10! Ze vinden het gewoon ontzettend leuk om te doen. Het trekt vaak zelfs extra, unieke deelnemers die in ronde 1 (nog) niet meededen!

Vertel meteen in je uitnodiging dat dit geen enquête is

Enquêtes zijn gewoonweg niet meer populair. Medewerkers-enquêtes hebben daar nog extra last van: te vaak heeft een bureau laten doorsijpelen wie niet niet had gereageerd, waardoor privacy geschonden is en reputatie beschadigd is geraakt. Bovendien vragen enquêtes niet expliciet om de eigen open antwoorden van deelnemers maar vink je met smileys en scores vragen af. Dat doet geen recht aan de waarde van mensen, van hun ervaringen, hun kennis van zaken, hun idee-rijkheid. Meld dus meteen, als je organisatie tot nu toe met enquêtes werkt(e), dat dít er geen is, maar nu hun eigen meningen centraal staan. Het kan betekenen dat je aan de off-boarding moet werken van technologie zoals enquêtes waarbij mensen 1 ronde doorlopen en het daarbij blijft. Met de mindset van een enquête snappen ze de uitnodiging voor de 2e ronde niet. Een filmpje of andere vorm van onboarding is dan ook wellicht van belang: vertel waarom je nu ook een gezamenlijke (een collectieve) ronde aanbiedt, hen dat verbindt en een mate van zeggenschap/invloed geeft (maak er jouw verhaal van!). Dat maakt mensen meer wakker en betrokken. Precies wat je wil. Een van onze klanten Royal HaskoningDHV vertelt hier dat en hoe CircleLytics Dialogue employee engagement verhoogt.

Kwaliteit boven kwantiteit?

Je hebt voor de validatie van de resultaten van je onderzoek een goede respons nodig. Statistisch beschouwd en berekend is dat voor bijvoorbeeld een groep van 2.500 mensen al gauw een respons van 300 mensen. In CircleLytics Dialogue vind je de rekenmodule (zie screenshot) en kun je zelf je populatie invullen, vereiste betrouwbaarheid (representativiteit voor hele groep) en foutmarge (hoe afwijkend de gehele groep zou reageren).

Bij moeilijke of hele creative onderzoeken en vragen kan het best zijn dat je respons in ronde 1 laag is, maar wel van hoge kwaliteit. De 2e ronde is daarom zo waardevol: mensen vinden het enorm fijn dat anderen die 1e ronde hebben ingevuld en zij kunnen bijdragen via de 2e ronde. Tientallen ideeën en bijdragen van anderen lezen, op reflecteren en waarderen met scores, het selecteren van belangrijke woorden en toelichtingen is ongekend waardevol. Je unieke respons na die twee rondes (unieke deelnemers, dus ontdubbeld) neemt dan fors toe. Vaak met 10-25%. Promoot dan sterk die 2e ronde, met een goede, wervende uitnodiging voor die 2e ronde. Met de tips en ervaringen uit dit blog en ons White Paper voor ijzersterke, open vragen helpen we je om zelfs bij moeilijke onderwerpen, of die creativiteit vergen, de respons zo hoog mogelijk te krijgen. In je dashboard houden we overigens bij hoeveel je unieke respons is over al je dialogen heen. Handig om na verloop van tijd te zien dat je inmiddels het grootste deel van je organisatie één of meer keer hebt bereikt!

En als je de bovenstaande tips en ervaringen nog niet genoeg vond, dan hebben we bijgaande lijst opgesteld van allerlei tips. We nemen deze en andere ervaring mee om ook jouw dialogen en medewerkersonderzoeken te verslimmen en verrijken!

Extra tips dus:

zijn deelnemers zich al bewust van het onderwerp, hebben ze meer informatie nodig om mee te kunnen doen? je kunt de uitnodiging daarvoor gebruiken, maar ook content toevoegen zoals een filmpje of een link
hou je taal simpel maar versimpel het onderwerp niet
let op meertaligheid en kies de beste optie; monitor de deelnemers-feedback en pas deze optie eventueel aan
doe een vooraankondiging van deze aanstaande dialoog via een bekend kanaal en laat zien en vertel wat komen gaat
vertel meteen in je uitnodiging (mail/vooraankondiging) dat je de mensen nodig hebt en hun meningen waardeert
zeg meteen dat het anoniem is en dat woord mag je best vaker herhalen
vertel what’s in it for them: leren van andere meningen is enorm waardevol evenals een mate van invloed op besluitvorming
wees transparant en toon kwetsbaarheid: vertel dat je iets niet snapt en wat dat is als inleiding
meld dat er een 2e ronde is, en kies je taal daarbij: vraag je ze te prioriteren? te stemmen? te kiezen?

En nog een aantal:

gebruik 1 of 2 herinneringen per ronde en maak deze wervend en uitdagend
zet verschillende (vertrouwde) communicatie-kanalen in, naast hun e-mail, om ze te bereiken
werf bij een zo groot mogelijke, relevante groep deelnemers zodat je vraagstuk nog meer ‘rondzingt’
vertel in je uitnodiging wat je met de vorige dialoog-opbrengst hebt kunnen doen: laat zien dat ze invloed hebben
zet beeldmateriaal in om mensen te werven op intra/internet
voor externe dialogen kun je een panelbureau (tegen een vergoeding kun je met zekerheid respondenten ‘bestellen’
je kunt (betaalde) social media campagnes inzetten wat voor externe dialogen regelmatig van toepassing is
herhaal in de uitnodiging van de 2e ronde opnieuw wat de reden is dat je ze vraagt
accepteer in sommige gevallen (zeer creatieve of strategische onderwerpen) dat een respons in ronde 1 wat laag kan zijn, maar hou er rekening mee dat ronde 2 flink bekijks kan opleveren en je (unieke) respons obv beide ronden alsnog goed is
zorg dat je aanhef en begroeting aansluit op de doelgroep en het onderwerp dus kies je toon en woorden goed
voeg een filmpje toe waarin iemand vertelt waarom meedoen zo belangrijk is en wat ermee gedaan wordt.

En als je een slechte reputatie hebt opgebouwd door veel enquêtes te sturen en feedback niet op te volgen, hou er dan serieus rekening mee dat je wat werk aan de winkel hebt. Je zult vertrouwen moeten opbouwen door regelmatige dialogen te voeren, het telkens zeer relevant te houden qua onderwerp, en om suggesties te vragen om iets te verbeteren. Zo kun je, zelfs bij een wat lagere respons, zichtbaar en snel aan de slag. Bij de volgende dialoog kun je daaraan refereren en bouw je je reputatie weer op.

Best wat werk dus?

Ja, mensen bevragen is best wat werk. Maar….. daarna rolt alles vanzelf binnen! Door de dialoogvorm van de CircleLytics Dialogue wordt het werk door deelnemers gedaan en zij houden daar enorm van. Zij worden serieus genomen, waarderen, prioriteren, verrijken en – samen met de tool – rapporteren. Maar jij moet wel slim over je vragen nadenken en over werving van zoveel mogelijk mensen. Vergeet niet: mensen vinden de dialoog en jouw open vragen prachtig. Daarmee is het moeilijkste achter de rug en het grootste deel van de vraag ‘hoe werf ik mensen’ beantwoord en krijg je een hoge respons.

Je mag ons altijd vragen om hulp bij het ontwerp van en de werving voor je dialogen!

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Welke pot goud staat aan het einde van jouw regenboog, aan het einde van jouw Dialoog met jouw mensen? Met gerichte, open vragen geef je ze richting. Met richting bereik jij je bestemming, jouw goud. Wat is deze bestemming? Wat wil jij bereiken met jouw Dialoog? Wat zijn onze adviezen om een ijzersterke vragenlijst te maken? Waar begin je? Stephen Covey zei het al in zijn bestseller-boek “The 7 habits of highly effective people”: je begint met het einde in zicht. Of het nu je dag is, een nieuw project op je werk, of dus ook je nieuwe Dialoog!

Wat wil jij dus bereiken en waarom? We hebben op een rijtje gezet hoe je het beste jouw Dialoog kunt ontwerpen met het einde eerst in zicht. Dat geeft een hoop rust. En zodra je op de activeer-knop van jouw Dialoog, jouw vragenlijst, klikt, kun je achterover leunen. Of iets anders gaan doen.

Waar moet je rekening mee houden voordat je begint?

– Deadlines en stakeholders

– Begrijp je doelgroep

– Resultaten analyseren

– Opvolging van je Dialoog

– Succes zichtbaar maken & monitoren

– Het ontwerpen van je Dialoog: je vragenlijst maken

Ok, aan de slag nu met deze punten!

Deadlines

Ten eerste, jouw deadlines. Je Dialoog loopt niet eeuwig door, maar is evenmin een enquête met gesloten vragen. Je gaat flink verder dan dat met open vragen en meerdere rondes. Lees hier over het verschil tussen Dialoog en enquête. Je hebt dus een start (Ronde 1) en daarna Ronde 2. Twee ronden, want sommige vragen hebben een 2e Ronde. In die 2e Ronde zitten verschillende kleine, aantrekkelijke stapjes om de dialoog te realiseren en structuur te geven. Fijn zo’n deadline per ronde, want jij wil met de resultaten aan de slag. Anderen zitten waarschijnlijk op die resultaten te wachten. Bovendien hebben jouw deelnemers focus nodig: je moet een vragenlijst maken die kort, krachtig, aantrekkelijk en inhoudelijk sterk is. Eerder 3 – 5 vragen. Niet weer een online praatgroep, en doe ze een plezier: geen enquête met generieke vragen. Wanneer zet je die punt dan bij de doorlooptijd van die ronden? Wanneer moet of wil je met de resultaten aan de slag? Wie zit met nieuwsgierigheid te wachten op de inzichten die jouw Dialoog gaat opleveren? Houd rekening met 2-3 dagen voor elke ronde. Reken dus met 6 dagen vanaf het einde van je Dialoog. Nu weet je je startdatum. Wij raden aan de startdatum niet op maandag te laten vallen (drukke dag voor iedereen), en niet op vrijdag (hoofd van mensen staat vaak al naar het weekend!). En we raden aan de 2e ronde niet op maandag te laten starten, want de herinneringsmail stel jij dan waarschijnlijk op maandagochtend of zondag in, en dat zijn geen ideale tijdstippen. Zo, nu heb je de start van je planning.

Begrijp je doelgroep

Vervolgens je doelgroep. Als jouw beoogde deelnemers bestaan uit medewerkers of zeer betrokken klanten, kan zo’n 2-3 werkdagen per ronde prima volstaan. Als je doelgroep echter zeer druk is, raden we aan een weekend te laten vallen in de looptijd van ronde 1. Als je deelnemers echt wat verder van je afstaan, zoals leden bij jouw vereniging of burgers in je stad, kan het slim zijn de doorlooptijd per ronde x 3 te doen, dus 6-9 werkdagen per ronde. Als gevolg daarvan besteed je dan ook wat meer tijd aan werving en het sturen van extra herinneringen. Deze herinneringen gaan alleen naar de mensen die nog niet actief mee hebben gedaan natuurlijk. Als je doelgroep echt ver van je afstaat (weinig loyaal, onregelmatig contact, of beperkt online), heb je een serieuze campagne nodig om hun betrokkenheid te prikkelen. Dan heb je social media en andere wervingstactieken nodig, waar we je graag persoonlijk over vertellen. Of je wint advies in van jouw communicatiedeskundige in je eigen organisatie.

Resultaten analyseren

Ten derde, houd er rekening mee dat je wat tijd nodig hebt om door de resultaten te gaan na afloop en die in bijvoorbeeld een powerpoint te zetten. Je hebt minimaal 15-60 minuten nodig per vraag. Hanteer als vuistregel dat je 3, maximaal 5 vragen stelt per Dialoog. Als je kenmerken hebt gebruikt (zoals leeftijdscategorie, afdeling, hoe lang in dienst, etc) om resultaten op te filteren, houd dan rekening met een extra 30 minuten analysetijd per vraag. Je kunt vele uren besteden aan de data. En met de analyse-tools die we hebben gemaakt is dat erg verleidelijk. We maken steeds meer tools die jouw analysetijd zeer beperken, maar wel fijn je nieuwsgierigheid bevredigen.

Onze tip: baken je tijd goed af. Bedenk wie je nodig hebt om de resultaten door te nemen en om bijvoorbeeld een presentatie voor te bereiden. Plannen dus! Deze doorlooptijd komt bovenop de looptijd van de beide ronden samen. Reken bijvoorbeeld met 2 x een 1,5 – 2 uur analysetijd voor 4 vragen. En een uur om de grafieken in een document/powerpoint te plaatsen, en meer tijd als je ze zelf wil maken. Vergeet niet: via je dashboard kun je een gestandaardiseerd excel rapport downloaden, deze aanpassen naar behoefte, en dan als PDF opslaan. Dat versnelt jou enorm, en dus ook je besluitvorming.

Opvolging van je Dialoog

Ten vierde: misschien ben jij degene de Dialoog ontwerpt en uitvoert, maar níet de eigenaar van de acties die daarop volgen. Afhankelijk van de onderwerpen die je bevraagt moet je zorgen dat je de belangrijkste stakeholders aan boord hebt om ook echt met de resultaten aan de slag te gaan. Plannen en organiseren dus! Voor hen goed nieuws dat je CircleLytics Dialogen inzet, want deze geven duidelijke cijfermatige én kwalitatieve inzichten, met duidelijke acties hoe verder. Stel dat je vraag was “Wat is jouw beste idee voor …. en waarom?” en in ronde 2 “Waardeer de ideeën van anderen en licht toe hoe we die het slimste kunnen uitvoeren.” Alles wordt realtime gebundeld dus je weet meteen wat je slimmer kan doen om de beste ideeën tot succes te brengen. Opvolging is belangrijk. Opvolging maakt de tool samen met jouw deelnemers makkelijk en concreet, maar je moet dat dus wel vooraf al organiseren.

Succes zichtbaar maken & monitoren

Ten vijfde, het succes van je acties. Als je opvolging geeft aan de resultaten van je Dialoog, en acties uitzet, wil je het succes monitoren. En niet alleen monitoren, maar bovendien communiceren, zichtbaar maken naar de betrokkenen. Je kunt ze dan zelfs opnieuw bedanken! Veel klanten zetten de Dialoog in om deze monitoring heel concreet te maken. Ze gebruiken dan vragen zoals: “We zijn aan de slag gegaan, door jullie ideeën, met ….. . Hoe goed vind je momenteel dat dit al uitpakt? Geef een 1 – 10 als cijfer en vertel ons concreet wat jij goed vindt gaan.” En meteen de vraag erbij: “Wat is nog een extra, waardevolle stap om ….. nog succesvoller te maken en waarom?”. Je gaat dan dus een nieuwe vragenlijst maken. Misschien herhaal je sommige vragen in de loop der tijd. Daag jezelf uit om weer het hele proces door te lopen: begin bij het eind: waar ben je naar op zoek?

Dan de Dialoog zelf: het ontwerpen van vragen

En ten zesde pas: het maken van je vragenlijst. Een sterke Dialoog vergt ijzersterke vragen. Deze moeten relevant, specifiek, inspirerend en uitdagend zijn. We hebben alle belangrijke principes om een ijzersterke vragenlijst te maken samengevat in een White Paper. Dit op basis van 1.000den vragen, Dialogen bij meer dan 300 organisaties. Download deze hier. Bedenk goed of sommige vragen wél een gesloten schaal nodig hebben omdat je ook cijfers wil tonen. Combineer in dat geval gesloten schalen mét open antwoord, en mét de 2e ronde. Zo krijg je het beste resultaat. De 2e ronde zorgt dus dat alle open antwoorden gewaardeerd en verrijkt worden door de deelnemers zelf. Dit vergroot de relevantie en de snelheid waarmee je resultaten naderhand realtime klaar zijn. Neem 2 of 3 iteraties (sessies) om tot ijzersterke vragen te komen. Gebruik onze bibliotheek met 600+ gevalideerde, of op research gebaseerde vragen, of ontwerp ze zelf. Als meerdere mensen de vragen moeten goedkeuren, zorg dan dat je daar wat looptijd voor inbouwt (2-3 dagen bijvoorbeeld). Voorkom dat deze andere mensen jouw Dialoog beschouwen als ‘soort van enquête’ en daar ineens heel veel vragen in willen forceren, zwak geformuleerde vragen, en heel veel meerkeuze of andere gesloten vragen. Een Dialoog is geen enquête. Jij wil meningen vragen, en mensen willen die geven! Bij het ontwerpen zul je rekening moeten houden met mogelijke meertaligheid van je doelgroep. En aangezien je open antwoorden wil, en dus met meertaligheid te maken kan krijgen (en deelnemers ook in de 2e ronde) moet je bijgaand blog goed lezen en de beste optie kiezen. Wij helpen je daar graag bij.

Dus…

Maak een planning aan de hand van deze tips en vuistregels. De belangrijkste activiteiten ken je dus nu. Jouw context kan net weer anders zijn, dus houd onze blogs in de gaten en aarzel niet om ons om feedback of advies te vragen. Je kunt ook op onze partner-pagina kijken welke consultants/adviseurs veel van jouw onderwerp afweten en jou kunnen helpen bij het vinden van jouw pot goud! En nu aan de slag om zelf je eigen vragenlijst te maken. En belangrijker nog: je deelnemers echt te betrekken in onderwerpen die er toe doen en luistert naar hun meningen! Dát is het vernieuwde Employee Listening.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Succes met je Dialoog!