Royal HaskoningDHV heeft wereldwijd 5.700 medewerkers, verspreid over 30 landen; ongeveer de helft van deze medewerkers is werkzaam in of vanuit Nederland. Wij leveren diensten op het gebied van luchtvaart, gebouwen, energie, industrie, infrastructuur, maritiem, mijnbouw, transport, stads- en plattelandsontwikkeling en water.
Voor Royal HaskoningDHV Nederland is een ondernemingsraad (OR) ingesteld, bestaande uit 13 leden. Er zijn specifieke onderdeelcommissies voor elk van de Business Lines en voor de gezamenlijke Corporate Groups.
Aanleiding: een goed advies
We waren eigenlijk niet specifiek op zoek naar nieuwe manieren om in gesprek met medewerkers te zijn. Tijdens een training over professionalisering van de OR werden we door Winfried Bouts van de WissemaGroup geattendeerd op het instrument CircleLytics (destijds nog onder de naam CouncilWise). We werken continu aan de verdere professionalisering van de OR. Contacten met de achterban zijn daarvan een belangrijk onderdeel. Door middel van de online dialogen van CircleLytics kunnen we onze effectiviteit in het contact met de achterban verbeteren.
Anoniem, breed inzetbaar en gelijkwaardig
Naast de online dialogen, versturen we ongeveer elke 6 weken een OR-nieuwsflits waarin we verslag doen van de onderwerpen waar de OR zich mee bezig heeft gehouden. Verder hebben we intranetpagina’s met allerlei informatie over de OR en op deze pagina publiceren we ook de verslagen van de OR-vergaderingen en de advies- en instemmingsbrieven. Daarnaast organiseren we met enige regelmaat achterbanbijeenkomsten op locatie en wonen we adviesgroepoverleggen bij. Ook de onderdeelcommissies zijn een belangrijke schakel in het contact met de achterban; zij halen voor hun overleg met de Business Line directie “voer van de vloer” op. De online dialogen zijn echter anoniem, iedereen van de relevante doelgroep kan gelijkwaardig meedoen, én ze luisteren ook naar elkaar in de 2e ronde. Dat is een ander niveau van communicatie en interactie met de achterban.
Hoe pas je de online dialoog van CircleLytics toe?
We proberen met de online dialogen eens per maand een actueel thema of een speerpunt van de OR bespreekbaar te maken. Of we kiezen een thema dat door medewerkers is aangedragen in vorige dialogen. Zij kunnen ons dus bij elke dialoog attent maken op onderwerpen die mogelijk breder spelen. We zetten die maandelijkse dialoog op onder de medewerkers in Nederland. Daar waar nodig of handig zetten wij een specifiek onderwerp uit onder een bepaalde groep medewerkers (bijvoorbeeld per Business Line) want dat kan ook. Je kunt ook dialogen uitzetten onder alle medewerkers, en daarna allerlei uitsplitsingen maken. Omdat niet alle medewerkers in Nederland de Nederlandse taal machtig zijn, zetten wij de online dialogen tweetalig uit: in het Nederlands en in het Engels.
De top vijf resultaten van de dialogen delen wij in de OR-nieuwsflits. Deze top vijf bespreken we met de directie en relevante personen/onderdelen (bijvoorbeeld de Corporate Group Communications & Brand of Human Resources Management). De inhoud en de timing van de dialogen wordt vooraf ook afgestemd met Communications & Brand; we hebben allemaal onze eigen verantwoordelijkheid en daarom willen we elkaar op de hoogte houden, ook omdat het bedrijf ook onderzoeken onder medewerkers houdt.
De resultaten van de dialogen zijn onderwerp van gesprek tijdens OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met de directie (OV) en – indien relevant – in het overleg met de Raad van Commissarissen.
Wat leveren de dialogen jullie op?
Deze online dialogen:
- geven de OR veel meer legitimatie om onderwerpen aan te dragen bij de directie en zorgen voor meer draagvlak wat betreft de standpunten van de OR. Met de uitkomsten kunnen wij (nog) beter in gesprek met directie over te maken keuzes met betrekking tot de toekomst van Royal HaskoningDHV.
- zorgen ervoor dat de OR beter op de hoogte is van wat er leeft in de organisatie.
- vergroten de betrokkenheid van medewerkers, zowel bij de organisatie als bij de medezeggenschap. Het vergroot bovendien de inclusiviteit binnen de organisatie
- leiden tot onderbouwde, goede gesprekken met directie en HR.
Hoge waardering van medewerkers
Over het algemeen waarderen de medewerkers het instrument. Dat blijkt uit de hoge participatiegraad én de hoge beoordeling van het instrument, waar aan het eind naar gevraagd wordt. Medewerkers geven dus meteen een ‘rating’ aan het instrument en onze dialoog.
Wij krijgen ook reacties naar aanleiding van de online dialogen, waaruit blijkt dat er onderling over wordt gesproken, dus onderwerpen gaan (nog) meer leven in de organisatie.
Potentieel van de organisatie komt op tafel
Door de resultaten van deze online dialogen wordt de OR een volwaardiger gesprekspartner omdat we goed weten wat er speelt in de organisatie. De resultaten zijn ook een goede onderbouwing en versterking van onze standpunten, waardoor ook de directie een duidelijk beeld krijgt van wat er leeft. Verder wordt door het gebruik van CircleLytics het potentieel aan kennis dat aanwezig is in de organisatie veel beter benut. Directie en OR kunnen op basis van de resultaten van de online dialogen beter beoordelen wat de impact is van de keuzes die gemaakt worden en daarmee wordt de besluitvorming van de zeggenschap en medezeggenschap versterkt.
En bovendien: het is gewoon leuk om te doen!!
