Wat zeggen klanten Archives

Online dialoog bij een verandering

Vanuit hartje Groningen zetten ruim 1000 medewerkers zich dagelijks in voor een prettige werk- en leefomgeving voor alle Groningers. De professionals van de provincie werken samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties aan alle uitdagingen waar Groningen voor staat op het gebied van leefbaarheid, economie, vergroening, digitalisering en ecologie. Met hun vakkennis, betrokkenheid en liefde voor het gebied zorgen ze ook voor de natuur, landschap en woningbouw. Ze leggen wegen aan en zorgen voor het onderhoud. Ze ondersteunen culturele activiteiten en organisaties om het culturele aanbod in Groningen levendig te houden. Er zijn subsidies voor het bedrijfsleven en ondernemers, om hen te helpen innoveren en verduurzamen.

De trotse medewerkers werken allemaal met passie voor de samenleving. Dat zie je ook terug in de werksfeer. Ze werken veel samen om doelen te bereiken. De provincie biedt ruimte voor eigen initiatief en het nemen van eigen verantwoordelijkheid, om werk voor elkaar te krijgen in een complexe maar vooral uitdagende omgeving.

Interview met Sandra Bouckaert en Emiel Hakvoort

Sandra Bouckaert, adviseur bij Let’s Connect, gaat in gesprek met Emiel Hakvoort, teamcoach en programmamanager bij de provincie Groningen. De provincie Groningen neemt in juni 2023 contact op met Let’s Connect, met de vraag of de online dialoog ook bedoeld is om te ondersteunen bij een cultuurverandering, als vervolg op het cultuuronderzoek dat is uitgevoerd door de organisatiecoaches van de provincie Groningen. De provincie is namelijk een organisatie-ontwikkeltraject gestart, vanuit de wens naar meer flexibiliteit en meer integraal werken. In samenwerking met de Academie voor Organisatiecultuur heeft Let’s Connect de vraag voor de online dialoog opgepakt. De Academie is in 2013 opgericht door Danielle Braun. Zij is expert op het gebied van organisatiecultuur & leiderschap. Met lezingen, leergangen, blogs en boeken deelt ze het gedachtegoed, waarbij ze kennis van volkeren over samenleven en organiseren overal ter wereld aanwendt om het beste te halen uit organisaties.

Emiel Hakvoort: ‘We zijn gestart met een cultuuronderzoek met een antropologische aanpak omdat wijdiepgaand onderzoek wilden doen. We wilden er eerst achter komen wat de cultuurpatronen waren in onze organisatie. Eerst een goede diagnose om daarna met de blik van buitenaf te bepalen wat we uit de huidige cultuur wilden behouden en wat er moest veranderen. Dit wilden we graag in dialoog doen met onze medewerkers. We hebben dus eerst onderzoek gedaan, door te observeren en door diepte interviews. Samen met collega Carmen Kral presenteerden wij begin 2023 in verschillende sessies de cultuurfoto, een metafoor voor de huidige organisatiecultuur. Een verhaal opgebouwd uit een mozaïek van microverhalen en met zoveel mogelijk woorden van de collega’s zelf. Prachtig om te ervaren wat het effect is om alles in te sluiten.

Een mooie manier om in gesprek te gaan over de cultuur in een organisatie. Wat is functioneel en wat niet meer? Geen notitie die afgehamerd wordt in een bullet point-vergadering, maar een verhaal met beelden, verteld in een “kampvuur”setting. Vervolgens kon iedereen in gesprek gaan met de directie, werden er verdiepende vragen gesteld en werd er geluisterd naar de reacties. Deze gesprekken gaven richting aan de veranderbehoefte en leidde tot vijf thema’s.

Antropologie bestudeert culturele elementen en gedragspatronen. Het laat impliciete regels, sociale dynamiek en betekenissen zien. Door antropologisch onderzoek en doordat de onderzoeker wisselt van perspectief kun je een dieper begrip ontwikkelen van de organisatiecultuur.’

Een verhaal opgebouwd uit een mozaïek van microverhalen

Sandra: ‘Als ik als teamcoach of executive coach aan het werk ben, kom ik bijna altijd cultuurelementen tegen. Als ik aan teams vraag waarom ze op een bepaalde manier dingen doen, hoor ik vaak: ’zo doen we dat hier nu eenmaal’. Maar als het besef er is dat er veranderd moet worden, moet je aan de slag met organisatiecultuur. Daarvoor moet je eerst weten waar je staat, pas dan kun je weten waar je naartoe wilt werken. Organisatiecultuur is de basis van het succes en bepaalt of je als organisatie kunt ontwikkelen.’

Emiel: ‘Om zoveel mogelijk collega’s te bereiken hebben we in een periode van twee weken op acht verschillende momenten de ‘cultuurfoto’ gepresenteerd. De meeste mensen herkenden zich erin en een minderheid niet. Als je eenmaal het gesprek aangaat na het presenteren van de cultuurfoto gaan mensen al reflecteren over de bestaande cultuur. Dit bewustzijn over het eigen gedrag is al het begin van een verandering. Er komt ontwikkeling op gang, mensen geven bijvoorbeeld al meteen aan welke knelpunten ze tegenkomen en willen daar graag actie op zien. Maar ook merkten we hele simpele veranderingen zoals mensen die elkaar uitgebreider gingen groeten met een praatje.

De cultuurfoto veroudert snel en die ontwikkeling wil je volgen, zeker omdat we meteen ook andere tools in gingen zetten: directieleden gingen in gesprek met de teams en teamleiders kregen tools en ondersteuning om gesprekken in hun eigen teams te voeren. Dan zie je dat de verandering echt start. We wilden vaker mensen bevragen en grotere groepen bereiken, zodat we echt iedereen konden horen. In een grote organisatie is het ondoenlijk om iedereen meerdere keren per jaar live bij elkaar te krijgen. Een aantal collega’s had al eerder Deep Democracy trainingen gevolgd en zagen dat dialogen inzetten werkt, dat mensen geactiveerd worden om na te denken over wat er beter kan. Let’s Connect was een logische stap, om met deze tool de verandering te ondersteunen, omdat je met deze online dialoog echt grote groepen kunt bereiken. Je wil de ontwikkelingen volgen, en vaker grote groepen bevragen.

Het doel van de online dialoog

Sandra: ‘Wij hebben de provincie begeleid in het stellen van de juiste vragen. Want sterke vragen zijn de essentie: als je niet de goede vragen stelt krijg je waardeloze data. Het doel met de vier dialogen die we gingen draaien in een jaar was tweeledig: enerzijds medewerkers meer betrekken bij de verandering, en anderzijds zicht krijgen op waar mensen zitten in het veranderproces, wat ze vinden en wat voor hen prioriteit heeft. Let’s Connect dialogen faciliteren dat mensen tijd, ruimte en privacy krijgen om na te denken over (best lastige) open vragen. Je dwingt niemand te reizen, naar een zaaltje te komen, of op een bepaald tijdstip aanwezig te zijn. Door de privacy haal je het element weg van groepsdruk, sociaal wenselijke antwoorden of – onbedoelde – druk van hiërarchie van bijvoorbeeld senior medewerkers of leidinggevenden.

De dialogen zorgen bovendien – in de tweede stap van de dialoog – dat medewerkers daarna leren van afwijkende meningen van anderen: dit verhoogt het lerend vermogen. De algoritmes in Let’s Connect zorgen dat dit gebeurt, maar het zijn de medewerkers zelf die leren van andersdenkenden en andere meningen waarderen en verrijken. Op hun eigen moment en op hun eigen manier. Minderheidsmeningen komen door de algoritmes in Let’s Connect sterk in beeld bij deelnemers en krijgen soms de steun van de meerderheid’.

Het doel was en is om medewerkers meer te betrekken bij het veranderproces, èn zicht te krijgen op sentimenten en prioriteiten

Betrokkenheid en resultaten.

Sandra: ‘Momenteel is de tweede dialoog afgerond en wordt de derde dialoog gestart. Er hebben 1000 mensen deelgenomen en de eerste en tweede ronde zijn elke keer binnen twee weken afgerond. In de eerste dialoog heeft 70% in ronde 2 – waarin ze meningen van hun collega’s anoniem mogen waarderen- een set van 10 tot 15 meningen gewaardeerd. 18,9% van de deelnemers heeft de moeite genomen om nog een tweede set te waarderen, en 11% heeft zelfs de moeite genomen een derde set van meningen te waarderen. Dit laat zien dat mensen de reflectietijd benutten. Op deze manier benut je ook het potentieel van de mensen die niet gelijk hun mening paraat hebben’.

Potentieel benutten van mensen die niet meteen hun mening paraat hebben

Emiel: ‘Het resultaat van de eerste dialoog was dat helderheid ontstond over de actieve betrokkenheid van medewerkers: de mensen die zich niet betrokken voelden bleken een minderheid te zijn. Er ontstond ook een beeld over welke van de vijf geformuleerde veranderthema’s men belangrijk vond. Met deze gegevens als basis konden we aan de slag. De dialoog werd hoog gewaardeerd met een 4.1 op een schaal van 5. Belangrijk, want medewerkers zijn druk en willen liever minder vergaderen en minder enquêtes. Dus deze werkvorm, asynchrone dialogen, zijn een belangrijke nieuwe werkwijze die gewaardeerd wordt.

In de tweede dialoog is ingezet op kijken naar wat al goed gaat en is gevraagd naar de mening over vervolgstappen. De resultaten gaven ontwikkelingen aan, wat mooi was om te zien. Bijvoorbeeld dat medewerkers heel graag hun werkzaamheden steeds beter vorm wilden geven en daartoe veel initiatieven vanuit de werkvloer werden opgestart. Als ander voorbeeld werd genoemd dat met het domeinoverstijgend werken (meer integraal) meer wordt bereikt en de provincie Groningen daarmee een betere partner voor stakeholders is. Tegelijk kwamen er drie hele concrete actiepunten uit de dialoog voor vervolgstappen waar we mee aan de slag konden.’

De uitkomsten van de dialoog gaven nieuwe ontwikkelingen aan en we konden meteen aan de slag met drie hele concrete actiepunten

De bijdrage van Let’s Connect aan verandertrajecten

Sandra: ‘Veranderen gaat vaak langzaam en vraagt energie, tijd, moeite en creativiteit. Je bent afhankelijk van de bereidheid van mensen om oude patronen los te laten, aannames van zichzelf in twijfel te trekken en te leren van nieuwe, afwijkende perspectieven. Let’s Connect versnelt dit proces, maakt het schaalbaar en eenvoudig herhaalbaar. Je zet mensen binnen dagen aan tot diep nadenken en gemiddeld 60-70% verandert van inzicht. Dat is precies wat nodig is bij verandering: veranderen van perspectief. Wat de Let’s Connect dialoog bijdraagt aan de andere verandertools die worden ingezet is dat je tussentijds onderzoek doet onder grote groepen en kunt meten hoe het gaat. Daardoor kun je onderweg snel bijstellen waar nodig. Soms verrast een mening die hoog scoort en dus draagvlak heeft bij de groep, zoals één van de feedbackpunten over de vervolgstappen: ‘Nu even geen vervolgstap, eerst de basis op orde’. Als management ben je snel geneigd – en dan is het heel natuurlijk – om tempo te maken, en is vertragen soms lastig. Deze perspectieven dwingen om te reflecteren en je af te vragen of het tempo de organisatie dient.’

Online dialoog: feedback die dwingt tot bijstellen, reflectie en kijken vanuit meerdere perspectieven

‘Zo kwam er ook veel informatie boven over wat medewerkers tegenkwamen die in politiek gevoelige dynamieken en contexten werkzaam waren. Als directieteam geeft het je de gelegenheid om even vanuit dat andere perspectief te kijken. Dat rijkere perspectief zorgt dat ze betere beslissingen nemen. Omdat het bottom-up tot stand is gekomen, weten leiders dat de groep dit zelf wil. Zo gaf de online dialoogvraag over de vervolgstappen veel informatie, zowel over de interne als de externe processen.’

“Als organisatiecoach bij de provincie Groningen ben ik voortdurend op zoek naar effectieve manieren om verbinding te creëren en de dialoog tussen medewerkers met verschillende perspectieven te stimuleren. Met Let’s Connect heb ik een waardevol instrument gevonden dat me hierbij ondersteunt.

Dankzij Let’s Connect konden medewerkers gemakkelijk en anoniem hun inbreng geven, tijd en plaats ongebonden, en inspireerden ze elkaar met de verschillende perspectieven.

De meerwaarde die Let’s Connect biedt ten opzichte van een “enquête” is de mogelijkheid voor medewerkers om gedurende de dialoog hun mening bij te stellen op basis van nieuwe inzichten die men in de 2e ronde beoordeelt. Let’s Connect heeft ons echt geholpen om op een effectieve manier met een grote groep medewerkers (ca. 300-400 medewerkers per ronde) de dialoog te faciliteren.”

Emiel Hakvoort, teamcoach en omgevings- programmamanager bij de provincie Groningen.

Tijdens dit webinar, gehouden op 9 februari, hebben Saskia Haasnoot van Spaarne Gasthuis en Maurik Dippel van Circlelytics Dialogue uitgelicht hoe je medewerkers betrekt bij vraagstukken in de zorg. Dit kunnen eenvoudige, operationele vraagstukken zijn (roostering, besparingen, anders werken, …) of zelfs complexe, strategische onderwerpen (leiderschap, opleidingsprogramma, reorganisaties, …).

Het resultaat is:

hoge betrokkenheid
meer creativiteit
meer intelligentie
hogere snelheid.

Karolien Niederer heeft veel kennis en ervaring van innovatie, communicatie en strategie op het gebied van grote transities en complexe systemen. Voorheen opgedaan in het veld van arbeidsmarktcommunicatie, zet ze zich nu in bij Foodvalley NL voor de voedseltransitie. Niederer: “Foodvalley is gevestigd in Wageningen. We zijn al 20 jaar bezig met de voedseltransitie en hebben als doel om in 2050 duidelijk te hebben hoe er gezond en betaalbaar eten komt voor 10 miljard mensen op onze aarde. Wij focussen vooral op de praktijk, de mensen in het werkveld. En die zijn divers, maar in het algemeen hoog betrokken, met ieder hun specialismen. Alleen samen maken we grote stappen. Het is niet alleen de boer of de supermarkt die moet veranderen, het gaat om het hele systeem: “from farm to fork”. Typisch voor grote transities is dat het een kwestie van lange adem is. Over hele generaties heen, want de werkelijke verandering neemt tijd in beslag. Een van onze rollen is om te achterhalen wat de verschillende ervaringen en opvattingen zijn, en de stakeholders met elkaar en met elkaars andere perspectieven te verbinden, en ervoor te zorgen dat ze dezelfde taal gaan spreken. Dat doen we door zorgvuldig gestructeerde open vragen te stellen. We willen collectief begrip en collectieve intelligentie bereiken om het doel van Foodvalley te realiseren. Hiervoor hebben we de online dialoog & co-creatie van CircleLytics ingezet.”

Plan hier je afspraak of demonstratie om te weten hoe het platform en dialoog jouw doelen en mensen samen verder brengt.

Taal bepalen via de dialoog

Niederer: “Communicatie gebeurt bij ons zowel fysiek als online. Fysiek gaat langzamer dan online communicatie. Zo hebben we ooit 120 individuen geïnterviewd om tot een gezamenlijk begrip van een complex vraagstuk te komen. Het is nauwelijks mogelijk om dat samen op een interactieve, lerende, adaptieve manier te doen. Dus het leren van elkaar, het beïnvloeden en verrijken van elkaars gedachtevorming was beperkt. Vanwege de complexiteit van het onderwerp en de diversiteit aan stakeholders is het waardevol om mensen met elkaar in gesprek te laten gaan, zodat ze van elkaar leren en kennis en perspectief, en dus intelligentie, evolueert. De kracht zit ‘m in de expertises samenbrengen, in interactie brengen en samen verder komen. We willen de collectieve intelligentie van deze diverse groep aanspreken en deze ligt doorgaans tientallen procenten hoger dan de optelsom van de intelligentie en ideeën van de individuen. Ieder ziet onderwerpen vanuit een bepaalde, eigen invalshoek en de dialoog brengt al die invalshoeken samen in een proces waar de groep opstaat voor elkaar. Als we de online dialoog inzetten, krijgen we (vooral) kwalitatieve resultaten die laten zien welke standpunten breed gedragen worden door de groep deelnemers, of worden afgewezen door de groep. De beschikbare tijd voor de rondes van de dialoog en de anonimiteit maken dat mensen hun meningen makkelijker durven te delen en zelfs stelliger formuleren dan in een fysieke bijeenkomst. Uit de tweede ronde blijkt al snel welke meningen breed gedragen worden en de toelichting hierop verduidelijkt waarom. De online dialoog haalt drempels weg voor mensen om hun eerdere meningen los te laten en te leren van anderen met meningen die volgens mensen meer betekenisvol zijn.

Lees ook wat andere organisaties bereiken met CircleLytics Dialogue, zoals Hogeschool van Amsterdam: “Door de bijdrage van The Growth Lab en CircleLytics Dialogue kregen wij als deelraad beter zicht op wat onze docenten van dit ingewikkelde vraagstuk vinden. Het bevragen van de docenten was van belang voor het project om de vraag achter de vraag te kunnen identificeren en zo het daadwerkelijke probleem aan te kunnen pakken in plaats van enkel de symptomen. Daarmee werd het mogelijk management en stuurgroep te overtuigen van mogelijke en haalbare scenario’s.” Lees verder.

Een mooi voorbeeld uit een van onze dialogen, is hoe mensen vanuit diverse disciplines het woord ‘investering’ zien. De een had het over een financieel iets en een ander gaf aan dat het ook over tijd en energie gaat die je ergens in stopt. Investeringen gaan over vertrouwen in elkaar, een goede relatie en ja, ook een financiële verbintenis. Dat hadden we anders lastiger kunnen achterhalen. Dit hoort ook bij mijn punt van ‘dezelfde taal spreken’ en van elkaars taal en interpretaties leren.”

Collectieve actie

Niederer vervolgt: “Uit de resultaten van de dialoog halen we bovendien het sentiment rondom een vraagstuk. Daarnaast op welke meningen partijen elkaar vinden. Ook zijn er verrassende inzichten over gezamelijke kansen en belemmeringen. . Dit is een belangrijke start, want iedereen moet dezelfde taal spreken om tot bijvoorbeeld tot een gezamenlijke aanpak te komen. We brengen de juiste mensen met elkaar in contact, die halen ideeën op en denken ze samen uit. Hieruit ontstaan initiatieven waarbij organisaties die in nauwe samenwerking met de verschillende experts gaan in de praktijk aan de slag gaan: testen, monitoren en analyseren. Juist die collectieve actie die op en door de dialoog volgt, is belangrijk om een duurzame oplossing voor de voedseltransitie te laten slagen.

De grootste uitdaging blijft om de collectieve intelligentie om te zetten in collectieve actie: wat is de juiste dosering voor de juiste oplossing? En ligt dat in gedrag, techniek, opleiden van mensen of een combinatie hiervan? Een start up die bij een initiatief betrokken is, heeft vaak andere doelen dan een corporate of een provincie. Allen moeten samenwerken, in gesprek gaan om tot een gedragen oplossing te komen. We blijven daarom het hele veld erbij betrekken, bij herhaling: we blijven in dialoog. Deze complexe vraagstukken kunnen we alleen samen oplossen. Dat start met het duiden van het werkelijke vraagstuk en ieders rol op het op te lossen.”

Samenwerking met CircleLytics

Foodvalley heeft de online dialoog een paar keer ingezet en is van plan om deze regelmatig in te blijven zetten. Niederer: “De methode bevalt ons goed. We blijven veel afstemming en input nodig hebben, nu en in de toekomst en de output levert ons waardevolle informatie op en een waardevol dialoog- en leerproces met de groep. De samenwerking met CircleLytics verloopt soepel. Zij blijven ook in beweging en brengen regelmatig nieuwe toevoegingen aan de dialoog aan. Samen innoveren is wat we in een samenwerkingspartner graag zien.”

Als je eens met CircleLytics verder wil spreken en een demo wil zien, klik dan hier en plan je afspraak.

Rudi Crabbé, bestuurder Eten+Welzijn kwam in 2020 in aanraking met de online dialoog als deelnemer. De manier waarop je via de dialoog collectief meningen ophaalt en op elkaar reflecteert, beviel hem uitermate goed. Vanwege een opdracht van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport om de meningen uit te vragen over duurzame voeding in de zorg, werd CircleLytics ingezet om de dialoog hiervoor te gebruiken. De dialoog die hierdoor werd gerealiseerd, was wat hem betreft een onmisbare stap om relatief snel met een groep, onderling veel te leren en daarna onderbouwd tot keuzes te komen.

Dialoog bevordert sturing voor integrale aanpak

Stichting Eten+Welzijn bouwt aan gezonde en duurzame zorg waarin mensen en hun welzijn centraal staan. Ze vertaalt kennis en bewezen oplossingen naar concrete toepassingen in de praktijk. Dat betekent bijvoorbeeld:

bestuurders helpen met het duurzaamheidsvraagstuk voor de zorg op gebied van voeding,
facilitair managers met voedingsbeleid en de implementatie ervan en met
verzorgers, zorgkoks en diëtisten in gesprek gaan over nieuwe regelgeving omtrent voeding.

Maar ook organiseert de stichting kookworkshops voor mensen die kampen met geur- en smaakverlies. Eten+Welzijn richt zich op kennis delen over gezonde en duurzame voeding met scholing en educatie op de werkvloer, het tegengaan van voedselverspilling en voeding op maat die lekker en gezond is.

Maartje Vervuurt, projectsupport en communicatie bij Eten+Welzijn vertelt: “We hebben een groot aantal doelgroepen met wie we in gesprek willen blijven. De integrale aanpak is belangrijk, want de gehele keten moet in beweging komen om structurele verbetering te brengen in de voeding in de zorg. De eerste online dialoog betrof “De urgentie van duurzame en gezonde voeding in de zorg”. Met deze dialoog hebben we alle ketenpartners die bijdragen aan duurzame voeding in de zorg, echt van boer tot bord, weten te bereiken. 255 deelnemers gaven binnen vijf weken kwalitatieve inzichten die we anders niet hadden opgehaald. De respons was hoog met 71% en meer dan 2.600 meningen zijn met elkaar gedeeld. De tweede ronde zorgt voor een veelvoud aan online interacties en leermomenten van elkaar. Dit beïnvloedt het vermogen van mensen om de eigen mening tegen het licht te houden en te herzien. De vraagstelling was breed, juist om te achterhalen waar men kansen ziet en wat mogelijke belemmeringen zijn. Op deze manier hebben veel mensen hun mening kunnen geven vanuit hun expertise. Vervolgens hebben ze in de tweede (dialoog)ronde gezamenlijk bepaald welke meningen ze waardevol vinden en waarom. Uit de toelichtingen bij de meningen haal je ook veel informatie. Soms hadden we deze antwoorden verwacht, bij sommige zijn we aangenaam verrast. Ze geven ook aan welke meningen van anderen ze niet steunen en waarom niet. Dit komt gewoonlijk niet makkelijk op tafel, maar voorkomt dat we conclusies trekken over wat ze belangrijk vinden, die niet kloppen.”

Concrete resultaten uit dialoog

Vervuurt vervolgt: “De resultaten uit de dialoog gehouden in 2020 hebben bijgedragen aan de inhoud van de Green Deal, waarin zorgorganisaties en de overheid afspraken maken over de bijdrage die de zorgsector kan leveren aan het verbeteren van het milieu. Concrete conclusies zijn: dat er nog weinig bewustzijn is over duurzame en gezonde voeding. Visie ontwikkelen, structurele kennisoverdracht en implementatie in alle lagen vormen de belangrijkste kansen. Duurzaam voedselbeleid is een integraal beleid, we moeten het samen doen. Uit de dialoog hebben we bepaalde actielijnen gehaald, die ons richting hebben gegeven in welke initiatieven we gingen opzetten en wie hier deel van uitmaakt. Ketenpartners per actielijn moeten met elkaar in gesprek blijven, samenwerken en vanuit gezamenlijke perspectief tot oplossingen komen. We hebben de resultaten met alle deelnemers gedeeld en hierin aangegeven welke meningen zij als groep het hoogst gewaardeerd hebben. Dus niet “die het vaakst genoemd werden” maar het zwaarst wegen namens de groep. Die terugkoppeling is belangrijk en laat de urgentie zien dat we als keten in zijn totaliteit moeten samenwerken om de beoogde doelstelling te behalen.”

Anoniem en a-synchroon mening delen

Vervuurt: “Deze brede vraagstelling aan zoveel mensen a-synchroon voorleggen – dus op hun eigen moment vanaf hun eigen plek – hadden we op een andere manier nooit kunnen doen. Je krijgt deze mensen fysiek niet in een ruimte, de vrijheid om openlijk een mening te geven is beperkt en juist reflecteren op andere meningen is zo waardevol. Het zijn tenslotte je collega’s of partners die op een andere manier naar hetzelfde vraagstuk kijken. De dialoog maakt dat we als stichting met deze gedragen antwoorden beter kunnen adviseren en acteren richting onze stakeholders en niet óver hen maar met en door hen keuzes maken. Wijzelf als stichting maken geen eindbeslissingen, maar dragen bij aan sturing in beleid en door de activiteiten en initiatieven die we als stichting ontplooien. We weten vanwege de dialoog dat we aansluiten bij de belangrijkste behoeften van verschillende partijen.

CircleLytics begeleidt ons bij dialogen naar gelang onze behoefte, zoals bij het ontwerp van vragen en toelichten van nieuwe mogelijkheden om analyses snel en helder te maken. De rapportages geven ons helderheid en we koppelen de resultaten altijd terug richting de deelnemers. Dat geeft hen ook weer inzichten. De vraagstelling stem ik altijd met CircleLytics af, want zij hebben hier veel ervaring mee. Door de juiste vragen te stellen, levert dit kwalitatief meer bruikbare antwoorden op. Zodra vragen open, uitdagend en relevant zijn, bereik je het meest met de groep, is de tweede ronde sterk en zijn de uitkomsten van waarde voor onze keuzes. Mensen moeten zich vrij voelen om hun oprechte mening te geven. Dat werkt met de dialoog heel goed hebben we gemerkt, mede vanwege de anonimiteit en de tijd die ze hebben om na te denken over hun mening en die van anderen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je dat bij deelnemers teweegbrengt. Vandaar dat we voorlopig altijd even een check doen met het team van CircleLytics.”

Lees ook wat andere organisaties bereiken met CircleLytics Dialogue, zoals Salta Group: “Deelnemers hebben enkele dagen de tijd, en je hebt dus niet de haast van een focusgroep, maar wel het spreekwoordelijke nachtje slapen, wat nodig is voor reflectie. Die reflectie op onze vragen en reflectie op elkaars (andere) antwoorden (en omhoog/omlaag scoren) borgen verdieping én validatie. Ze mogen bovendien hun gesloten schaal wijzigen als ze willen en een hoog percentage doet dat ook. Anders dan met enquêtes, krijg je dus een hoge betrouwbaarheid.” Lees hier verder.

Strategisch gezondheidsvraagstuk

Het programma Gezondheidshuis helpt ziekenhuizen te voldoen aan het Nationaal Preventieakkoord: “In 2025 is voor patiënten, personeel en bezoekers in 50% van de ziekenhuizen het voedingsaanbod gezond. Uiterlijk in 2030 is het voedingsaanbod in alle ziekenhuizen gezond. Daarnaast wordt ingezet op een gezonder voedingsaanbod in andere typen zorginstellingen.”

Vervuurt: “Eten+Welzijn helpt bijvoorbeeld zorgkoks om een volwaardig meer plantaardig menu samen te stellen. Het ontbreekt vaak aan kennis over gezonde voeding en daardoor is het lastig om van routines af te wijken. Bovenal moeten gerechten ook lekker zijn, wij helpen zorginstellingen hierbij op allerlei manieren.”

Plan hier je afspraak of demonstratie om te weten hoe het platform en dialoog jouw doelen en mensen samen verderbrengt.

Ideeën uit de praktijk

Vervuurt: “Een vraag die we binnen dit programma hebben onderzocht, is: hoe krijg je meer groente, fruit en water op het menu in een ziekenhuis? In een dialoog hebben we alle restaurant- en cateringmedewerkers in drie deelnemende ziekenhuizen gevraagd naar hun ideeën over hoe er meer fruit, groente en water in de ziekenhuisrestaurants kan worden geconsumeerd. We waren benieuwd naar alle ideeën van mensen die dagelijks met voeding in de zorg te maken hebben, zodat ze andere collega’s kunnen inspireren.

Veranderen gaat langzaam en vinden veel mensen lastig. Nudging (sturen van aandacht in keuzes die mensen maken) kan een positief effect hebben op het vergroten van consumptie van gezondere voeding, denk aan het aanbieden van gesneden fruit of poké bowls die rijk zijn aan groenten. Stel jezelf steeds de vraag: Hoe kun jij voor mensen de gezonde keuze makkelijker maken? Succesvolle voorbeelden uit de dialoog die in de praktijk goed werken, zijn: gezonde producten vooraan in het schap zetten, meer gezonde producten opnemen in het aanbod, toppings zelf laten samenstellen en smaakmakers zoals citroen aan water toevoegen. En er werd gratis kraanwater ter beschikking gesteld in het restaurant. Met die laatste actie ging de verkoop overigens niet achteruit én mensen dronken wel meer water. Dat is een mooi voorbeeld van hoe een idee succesvol in de praktijk tot uiting komt. Een belangrijk signaal uit de dialoog was: ga niet betuttelen. Laat mensen zelf de gezondere keuze maken door meer diversiteit in aanbod van gezonde voeding te brengen. En dat kunnen we alleen beamen: door zelf de keuze te maken, is deze ook duurzaam en dus een structurele verandering.”

Als je eens met CircleLytics verder wil spreken en een demo wil zien, klik dan hier en plan je afspraak.

PGOsupport werkt vanuit de overtuiging dat zorg, welzijn en onderzoek moet aansluiten op behoeften van mensen om wie het gaat, mensen met een aandoening of beperking. Ze helpt patiëntenorganisaties en cliëntenbewegingen om de impact te vergroten op de kwaliteit van leven van hun doelgroep. PGOsupport is adviseur van vele patiëntenorganisaties en onderzoekscentra om de doelgroep te kunnen bereiken en zo de collectieve stem van de patiënt of cliënt aan het voetlicht te brengen. Dries Hettinga, directeur PGOsupport, vult aan: “Patiëntenorganisaties zetten de ervaringsdeskundigheid van patiënten in om met hun stem zorg en welzijn te verbeteren. Vanuit het ministerie van VWS hebben we opdracht ontvangen om patiëntenorganisaties hierin te helpen. We hebben organisatieadviseurs die hen helpen met zaken als strategie, vrijwilligersbeleid en fondsenwerving. We bieden ook een passend opleidingsaanbod aan en PGOsupport adviseert over achterbanraadpleging. Als vereniging moet je weten wat er bij jouw doelgroep leeft, om mensen betrokken te houden, aan te trekken en je aanbod hierop af te stemmen.” En dat geldt ook voor een organisatie als PGOsupport; om onze dienstverlening goed af te stemmen op de vragen van patiëntenorganisaties, moet ik als directeur weten wat er onder mijn stakeholders leeft. Dat inzicht helpt mij als directeur om keuzes te maken in ons aanbod, focus aan te brengen en zo toe te werken naar onze eigen impact.

Achterban raadplegen

De online dialoog is ontwikkeld vanuit de behoefte om met verdiepende, open vragen aan een grote groep mensen, volledig anoniem, gewogen antwoorden op te halen. De gegeven antwoorden uit de eerste ronde worden in de tweede ronde beoordeeld door de deelnemers, zodat duidelijk meetbaar is welke antwoorden en ideeën het best gewaardeerd zijn (of juist het minst). Bovendien borduren de deelnemers voort op elkaars ideeën. Een algoritme zorgt ervoor dat ze niet alle ideeën van anderen hoeven te lezen en waarderen, maar een zo gevarieerd mogelijk groepje van 10-15 stuks. Zo komen de beste oplossingen tot stand door deze inzet van collectieve intelligentie van de deelnemers. Ook komen regelmatig problemen of inzichten naar boven die anders verborgen en dus onbesproken zouden blijven, of zaken die de groep juist niet steunt.

Spaarne Gasthuis: “De dialoog is anoniem en werkt bevorderend om tot creatieve, andere ideeën te komen. De respons van de dialoog is hoog en we merken dat het percentage alleen maar toeneemt, zodra mensen vaker aan een dialoog meedoen. De tweede ronde van de dialoog zet aan tot nadenken bij jezelf en bij anderen.” Lees hier verder.

Dialoog inzetten voor meerdere doeleinden

Hettinga: “We hebben diverse methodes om doelgroepen te bereiken en adviseren onze cliënten hierin. Eén ding is hierin cruciaal: Op welke vraag wil je antwoord? Zo zetten we meerdere enquêtes uit, we organiseren sessies met focusgroepen en sinds een aantal jaar zetten we ook de online dialoog van CircleLytics in. We hebben de dialoog inmiddels ook ingezet om input te krijgen over en draagvlak voor onze eigen dienstverlening, de interne organisatie en we bieden deze ook aan onze klanten aan als methode om de achterban van hun leden / patiënten te raadplegen. Als directeur stel ik dus open vragen, om te begrijpen wat (het meest) leeft, belangrijk wordt gevonden, en wat minder. Resultaten uit de dialoog geven een stevig fundament voor besluitvorming en voorkomen onnodige missers.”

Als je iets breeds wilt uitvragen en als summiere antwoorden voldoen, past een enquête prima. We merken echter ook dat het ledenaantal bij patiëntenorganisaties terugloopt. Hoe weet je dan precies wat er bij je achterban speelt als slechts een klein deel van jouw doelgroep lid is van je organisatie? En waarom gaan ze weg? Waar hebben ze behoefte aan en in welke vorm willen ze dit terugzien? Hierop wil je als organisatie kunnen inspelen, zodat je mensen betrokken houdt en nieuwe mensen enthousiasmeert om lid te worden. Je wilt een duurzame én relevante rol vervullen. Op korte en op langere termijn.”

Online dialoog voor verdieping

Hettinga vervolgt: “Op zo’n moment is het passend om online met elkaar in gesprek te gaan en verdiepende vragen te stellen, die meer inzichten geven, ideeën ophalen en prikkelen tot (her)overwegen. Daarom bieden we de online dialoog aan onze klanten aan waarbij deelnemers op een eigen moment meedoen. We hebben vragen bedacht die goed passen bij patiëntenorganisaties en we begeleiden hen op basis van onze kennis en ervaringen bij het inzetten van deze bevragingsmethode. De vraagstelling is anders dan bij een enquête, we helpen daar graag bij. En CircleLytics staat ook altijd klaar bij vragen. Een goede vraag nodigt uit, daagt uit en zet aan tot denken. Niet alleen over je eigen antwoorden, maar ook over die van andersdenkenden.”

Wil je meer weten over de werking van CircleLytics Dialogue, plan dan hier je afspraak in. Lees je dit omdat je zelf bij een patiëntenorganisatie betrokken bent, neem dan direct contact op met PGOsupport zelf. Dat kun je hier doen.

Online in gesprek blijven

PGOsupport wil zelf graag blijven aansluiten op de behoeften van hun klanten en begrijpen wat zij belangrijk vinden en wat niet. Ze zet de dialoog dan ook in om ideeën vanuit klantbehoeften op te halen. Hettinga: “We hebben diverse klanten uitgenodigd om structureel mee te denken over ons aanbod. Eerst moeten we inzichtelijk krijgen waar de behoeften liggen. De respons is hoog en de meest gewaardeerde ideeën werken we uit, zodat deelnemers zien wat we doen met hun antwoorden. Zo was een van de resultaten uit een gehouden dialoog onder onze stakeholders, dat ze bij ons een aanbod voor gevorderden misten. We opperden een cursus, maar er blijkt behoefte aan een vorm van intervisie. Nu kijken we in welke vorm we die intervisie kunnen gieten. Doordat we de dialoog aangaan en deze heel eenvoudig is in te zetten, kunnen we makkelijker keuzes maken en zaken vormgeven die passen bij wat onze klanten wensen. Precies waar onze missie voor staat. En ik voorkom als directeur beslissingen te nemen die niet gaan landen: dat weet ik liever vooraf dan achteraf. Wat mij betreft begint goed beslissen over het op een rij zetten van de belangrijkste opties. Deze zet ik op een rij door open te staan voor perspectieven van anderen die anders (kunnen) denken dan ik.”

Gefundeerde analyse

Hettinga vervolgt: “We hebben zelf ook de dialoog ingezet voor de interne organisatie. Onze eerste dialoog ging over thuis werken, de voor- en nadelen. Ik heb het zelf ook ervaren, de tweede ronde maakt je deelname actiever, het zet je eigen denken aan. Je leest antwoorden en ideeën van anderen en dat vergroot je creativiteit. Bij een enquête ontvang ik als directeur de antwoorden uit de enquête en ik moet hiervan een analyse maken. Bij de dialoog heb ik een beter gefundeerde analyse, want de deelnemers hebben al bepaalde duiding gegeven aan de reacties van collega’s. De dialoog heeft de gezamenlijke kennis en ervaring van de collega’s al meegenomen en hierdoor ben ik beter geïnformeerd, weet ik welk gevoel heerst en wat ze echt belangrijk vinden. Het kaf is van het koren gescheiden. Door henzelf. Op basis daarvan kan ik beter beslissen wat de volgende stap moet zijn. Dat wil toch elke leider?”

Je kunt PGOsupport hier bereiken en je vragen stellen over raadpleging, dialoog en het betrekken van leden bij je vereniging of andere vragen. Wil je met CircleLytics Dialogue kennismaken en een demo plannen, dan kun je dat hier doen.

Verrassende inzichten bij Spaarne Gasthuis

Inspraak en invloed zijn belangrijke pijlers binnen het ziekenhuis Spaarne Gasthuis. Ze willen alle invalshoeken boven tafel krijgen, en vooral diverse, zodat gewogen beslissingen genomen worden op basis van kennis en gedragen standpunten. Zo’n twee jaar geleden kwam Spaarne Labs in aanraking met de online dialoog van CircleLytics. Saskia Haasnoot, Senior Business Partner Ontwikkeling HR&A bij Spaarne Gasthuis, vertelt: “Via mijn collega’s bij het innovatieteam (Spaarne Labs) ben ik me samen met collega Priscilla Verwoert gaan verdiepen in de dialoog. Ik kan na 30 dialogen wel zeggen dat de dialoog een openbaring is, ik ben er heel enthousiast over. We hebben nog niet eerder een methode in gebruik gehad, waarin zoveel collega’s tegelijkertijd online bevraagd en met elkaar in gesprek kunnen gaan, op een moment dat het hen uitkomt, vanaf een plek waar het hen uitkomt. Veilig, eenvoudig en anoniem. Het Spaarne Gasthuis telt zo’n 4.500 medewerkers verspreid over drie locaties en heeft een grote diversiteit in beroepsprofessionals. Een manier om veel mensen te bereiken in onze 24/7 werkomgeving is op z’n zachtst gezegd een uitdaging. Ons team heeft inmiddels ervaren dat deze dialoog succesvol in korte tijd gewogen antwoorden geeft, positief ontvangen wordt en tot verrassende inzichten kan leiden. Dé reden dat we de dialoog vaak inzetten.”

Denkkracht inzetten: collega’s lossen problemen op. Lees hier wat Spaarne Gasthuis al eerder deelde over de aanpak en impact van dialoog.

Dialoog helpt bij besluitvorming

De dialoog is voor vele vraagstukken in te zetten. Elk vraagstuk is geschikt voor een dialoog waar iedereen zijn expertise en ervaring kan delen, mits de vragen goed geformuleerd zijn. Dat laatste vergt denktijd en sparringtijd en dat verdient zich meteen terug in de uitkomsten van een dialoog. Een goed gestelde vraag levert bruikbare antwoorden op die helpen bij besluitvorming. Het denken vooraf over de vraagstelling dwingt om de essentie te begrijpen en een vraagstuk af te bakenen. Bovendien dwingt het stellen van open vragen tot het inzetten van taal om mensen te betrekken en te raken.

Haasnoot: “Transparantie in communicatie vind ik heel belangrijk. In onze organisatie zijn veel afhankelijkheidsrelaties, die maken dat je mening uiten soms best lastig is. Een mooi voorbeeld waarop de dialoog haar meerwaarde weer bewees, is het volgende: op een afdeling over een alarm dat steeds ten onrechte afging, werd via de dialoog, dus in co-creatie, gezocht naar de slimste oplossing. De uitkomst met groot (ruime meerderheid) draagvlak was anders dan we vermoedden en in eerste instantie genoemd werd door de meesten, we hebben uiteindelijk ingezet op goede instructies om een alarm in te stellen in plaats van een collega te vragen zich vrij te maken om elke keer de alarmen te checken (wat in de eerste ronde van de dialoog veel werd genoemd). Deze dialoog heeft ons veel tijd en geld bespaard, aangezien we meteen konden schakelen naar de beste oplossing. Het laat zien dat, wat mensen in eerste instantie zeggen, niet is waar je op moet blindstaren. Je nodigt hen uit: kijk eens hoe anderen erover denken? Wat leer je daarvan? Hoe denk je er nu over? En wat komt daar dan uit?

Salta Group: Het goede van kwalitatief onderzoek, maar dan op welke schaal je maar wil: van 10 tot 1.000en. Lees hier verder.

Mens-centraal, tijd voor reflectie

De dialoog is volledig anoniem en werkt a-synchroon, en biedt hierdoor de kans om echt te zeggen wat je vindt, op je eigen moment. Mensen kunnen hun kwetsbaarheid tonen door deze online dialoog, dat maakt het voor mij een heel menselijk instrument. Technologie kan dus mens-centraal zijn en dat is in onze cultuur belangrijk. Hierdoor gaan mensen met elkaar – anoniem – in gesprek en hierdoor komen betere en gedragen oplossingen naar voren. Het beperkt aantal karakters om je antwoord toe te lichten, dwingt mensen om tot de kern te komen en zorgt dat ze wat meer denktijd nemen. En juist in de tweede, daaropvolgende, ronde geven mensen gezamenlijk aan wat ze bij nader inzien het belangrijkst vinden. Hieruit komen de gedragen oplossingen die bestuurders kunnen gebruiken voor hun besluitvorming. Het benadrukt een andere vorm van leiderschap in onze organisatie: het stellen van open vragen, zorgt voor een cultuur van openheid, betrokkenheid en betere beslissingen. Zeker in een tijd waarin de arbeidsmarkt onder druk staat en de zorg voor een belangrijk transitie staat, is de het benutten van de collectieve wijsheid essentieel.

Als er ideeën zijn die wel breed gedragen worden, maar (nog) niet kunnen worden geïmplementeerd of niet op korte termijn, moet je dat ook communiceren. Cruciaal blijft dat je de dialoog niet inzet als schijnvertoning om inspraak op te halen en daar vervolgens niets mee doet. Het vertrouwen van mensen in de dialoog omdat iets met de uitkomsten wordt gedaan, draagt bij aan de kracht van de dialoog.”

Dialoog stimuleert vertrouwen en levert creatieve ideeën

Haasnoot vervolgt: “Voorheen zijn ook wel enquêtes ingezet. We constateren enquête-moeheid. En we hebben gemerkt dat enquêtes best polariserend kunnen werken, je bent dan óf voor óf tegen iets, er is geen tussenweg of ruimte om je keuze toe te lichten. De respons was laag en een analyse van de antwoorden nam al snel bijna een jaar in beslag. Je gaat dan bovendien interpreteren wat gezegd en bedoeld wordt, meestal op basis van wat vaak genoemd wordt of gedreven door eigen voorkeuren. Dat is riskant.

De dialoog is anoniem en werkt bevorderend om tot creatieve, andere ideeën te komen. De respons van de dialoog is hoog en we merken dat het percentage alleen maar toeneemt, zodra mensen vaker aan een dialoog meedoen. De tweede ronde van de dialoog zet aan tot nadenken bij jezelf en bij anderen, en stimuleert een lerende organisatie. Kunnen blijven leren is een belangrijke reden waarom mensen langer met plezier bij de organisatie blijven, evenals het krijgen van zeggenschap op wat er in de organisatie gedaan moet worden. Want juist de andere meningen en invalshoeken stimuleren om je mening nogmaals te overdenken en soms zelfs te herzien. Het is een gesprek dat online plaatsvindt met veel mensen tegelijkertijd. Daar komt een rijkheid aan inzichten uit, waarmee we aan de slag kunnen.”

Quickwins in rap tempo én duurzame impact

Haasnoot vertelt: “We zien op afdelingen waar we de dialoog nu vaker hebben ingezet, dat het aantal deelnemers en het aantal antwoorden dat deelnemers in de eerste ronde geven, aanzienlijk toeneemt. Sommige mensen moeten eerst het vertrouwen krijgen dat de online dialoog inderdaad anoniem is, voordat ze hun mening geven of ideeën van anderen beoordelen. Wij stellen een paar kernachtige vragen. We houden de dialoog expres kort, zodat deze niet veel tijd vergt. Vaak maar 3 tot 5 vragen. Als een leidinggevende of initiatiefnemer met een vraag komt, duiken we samen in de vraagstellingen, net zolang totdat deze concreet is, of we benutten de vragenbibliotheek van 1.000en open vragen in de CircleLytics-omgeving. Onze ervaring leert dat heldere formulering van vragen helpt bij een goede afbakening (en andersom), en tot meer antwoorden van deelnemers leidt én tot antwoorden waar je iets mee kunt. De waardering van medewerkers is telkens een dikke 4 op een schaal van 5. Dat is belangrijk, want je kunt medewerkers niet lastigvallen met zaken die het plezier ontnemen. Zeggenschap, anonimiteit, leren van elkaar en gemak gaan in hand in hand.

Lees hier ons white paper met 18 ontwerp principes voor jouw open vragen.

Bovendien communiceren we ook wat we met de uitkomsten gaan doen. Sommige quickwins kunnen we snel implementeren. Zo was er een ICT-dingetje wat simpel kon worden verholpen en wat tevoorschijn kwam bij het vragen naar wat een onplezierige werkdag onplezierig maakt. Bij ICT was dit niet massaal gemeld en toch bleek uit de dialoog dat veel mensen dit als vervelend ervoeren. Dat heeft onze ICT-afdeling dan ook snel opgelost. Een quickwin die we zonder de dialoog nooit boven tafel hadden gekregen. Sowieso kan de doorlooptijd van de dialoog kort zijn, zolang er duidelijk is wat het probleem is en er goede vragen gesteld worden. De antwoorden van een dialoog zijn eenvoudig te analyseren. Er is dus snel impact mogelijk door het inzetten van de dialoog om de gezamenlijke kracht van medewerkers op tafel te krijgen.”

Heb je interesse in de dialoog en collectieve intelligentie als werkvorm? Plan dan eens een kennismaking of demo.

Salta Group heeft een heldere missie: een leven lang ontwikkelen voor iedereen mogelijk maken. Ze vormt met haar 26 onderwijsorganisaties samen de grootste private opleidingsorganisatie van de Benelux en voorziet jaarlijks meer dan 1 miljoen mensen van kennis en vaardigheden. Salta Group wil zich, zoals hun missie ook uitdraagt, blijven ontwikkelen. Alex van der Weide (directeur Communicatie) en Annemarie Jans (Manager Expertise Center Operations) vertellen over de intentie en impact van onderzoek doen naar klantbehoeften en hun ervaringen met de CircleLytics dialoog voor kwalitatieve verdieping en co-creatie.

Jans: “We zijn geïnteresseerd in de ervaringen van elke student vanaf aanmelding tot het moment waarop een opleiding of training is afgerond. Na elke opleiding en training toetsen we standaard via online enquêtes in de online leeromgeving op vaste onderwerpen om te kunnen evalueren of en hoe we kunnen verbeteren. Kwantitatieve onderzoeken als deze geven ons wel informatie, maar laten niet de achterliggende redenen voor het antwoord zien. Dan is het lastig beslissen. Voorheen hielden we jaarlijks focusgroep-sessies met studenten van diverse opleidingen om kwalitatieve feedback op te halen over de hele reis die een student bij ons aflegt. Die focusgroepen zijn echter tijd- en arbeidsintensief en beperkt in omvang en dus, behalve vaak erg kostbaar, ook nog gebrekkig qua betrouwbaarheid. We zochten een aanvullende onderzoeksmethode, die minder tijd- en arbeidsintensief is en een grotere omvang van respondenten mogelijk maakt. We kwamen in contact met CircleLytics en zagen onmiddellijk de potentie van de dialoog voor Salta Group. Hierop zijn we aan de slag gegaan.”

De perfecte start

Onder de naam ‘De perfecte start’ hebben de opleiders van Salta Group de ambitie om studenten de best mogelijke start van hun opleiding te bieden. De eerste dialoog is ingezet om te achterhalen wat de selectie van 700 studenten van verschillende meerjarige opleidingen met hetzelfde startmoment vinden passen bij een perfecte start van een opleiding. Jans: “We kregen een demonstratie van CircleLytics hoe het platform werkt en zijn daarna zelf met de vragen aan de slag gegaan. Met ons team hebben we de juiste tone of voice bepaald, intern een pilot gehouden en daarop feedback gevraagd. De uiteindelijke vragen hebben we nog getoetst bij CircleLytics om tot de best mogelijke vraagstelling te komen en die versie is naar de studenten gegaan.

We hebben gekozen voor twee gesloten en twee open vragen. De gesloten vragen waren: ‘Op welk niveau studeer je?’ en ‘Wat vond je van onze perfecte start en kun je dat toelichten?’ Die laatste vraag konden deelnemers waarderen met een cijfer van 0 tot 10 en onderbouwen: het waarom erachter dus.

De open vragen gingen dieper in op hoe perfect ze de start vonden. ‘Welke onderdelen zijn er volgens jou nodig voor een perfecte start?’ en ‘Welke suggesties voor ons heb je om de start te kunnen verbeteren?’. We waren vooral benieuwd naar de reacties en die kwamen!.”

Werking van de dialoog

Een dialoog is anoniem, online en bestaat uit twee opvolgende rondes. In de eerste ronde krijgen deelnemers enkele vragen voorgelegd die ze kunnen beantwoorden. Vragen als: meerkeuzevragen, gesloten vragen, waarderingsvragen en juist ook open vragen. Ook kun je gesloten en open vragen combineren, waarbij je dus echt een open vraag ontwerpt en stelt en niet alleen een tekstveldje toevoegt. Het aantal vragen moet zorgvuldig worden bepaald om de deelnemers niet te overbelasten en focus te houden op het onderwerp. Hoe een vraag gesteld wordt, is belangrijk om de juiste reacties te kunnen ontvangen, ofwel: naar welke antwoorden zoek je? Is de vraag maar op één manier uit te leggen en is de vraag objectief geformuleerd? Geeft de vraag genoeg richting en structuur? In de tweede ronde komen alle antwoorden van de deelnemers uit de eerste ronde naar voren. Deelnemers kunnen nu de anonieme antwoorden van de andere deelnemers waarderen én toelichten of aanvullen. Het slimme van het algoritme is dat deelnemers zoveel mogelijk ándere antwoorden te zien krijgen. Dat leidt tot nieuwe inzichten bij deelnemers en laat ze nog eens een keer flink meedenken. Kwalitatieve antwoorden krijgen door de scores die ze ontvangen op deze manier een waarde mee: in hoeverre delen andere deelnemers deze mening ook? En waarom? En welke meningen van anderen juist niet: welke wijzen ze af? Ook dat is ontzettend waardevol: je wil immers geen keuzes maken waar je van het kunnen weten dat mensen dat niet willen. Deelnemers zien in die tweede ronde, elkaars antwoorden dus die onderling zoveel mogelijk afwijken. Ze hebben enkele dagen de tijd, en je hebt dus niet de haast van een focusgroep, maar wel het spreekwoordelijke nachtje slapen, wat nodig is voor reflectie. Die reflectie op onze vragen en reflectie op elkaars (andere) antwoorden (en omhoog/omlaag scoren) borgen verdieping én validatie. Ze mogen bovendien hun gesloten schaal wijzigen als ze willen en een hoog percentage doet dat ook. Anders dan met enquêtes, krijg je dus een hoge betrouwbaarheid.

Hoge respons

Van der Weide: “De respons op onze eerste dialoog onder de 700 studenten was wat ons betreft hoog met 30%. We merken dat respondenten in ronde twee getriggerd zijn om te reageren op ideeën van anderen. Dat is de kracht van dit systeem. Mensen zijn nieuwsgierig naar de antwoorden van anderen en laten zien wat voor hen belangrijk is. Deelnemers hebben de dialoog gewaardeerd op 4 van de 5 punten: ook een hoge score. Het moet natuurlijk wel leuk zijn voor henzelf!”

Jans vult aan: “Voor ons is het grote voordeel dat door de tweede ronde alles gewogen wordt. Dat maakt het een kwalitatief gewogen onderzoek, waardoor het makkelijker en betrouwbaarder is om een rapportage met de focuspunten te maken. We zagen overigens geen extremen, maar uit verschillende thema’s hebben we leerpunten gehaald. We zijn momenteel bezig om die verbeterpunten te implementeren in onze workflow, zodat we voor een volgend startmoment ‘De perfecte start’ hebben aangescherpt. De behoeftes van de studenten die een meerjarige opleiding volgen, hebben we nu beter tot in detail leren kennen.”

De eerste lesdag

Een concreet voorbeeld dat naar voren kwam, was de ervaring over de eerste lesdag van een opleiding. Jans: “Ondanks onze communicatie vooraf was niet elke student tot in de puntjes voorbereid. We merken een andere gewenste informatiestroom dat per opleidingsniveau kan verschillen. Uit de dialoog hebben we concrete verbeterpunten gehaald die we nu in het volgende startmoment van studenten toepassen.”

Van der Weide: “We merken dat werkenden, bij wie het even geleden is dat ze een studie hebben gedaan, het soms lastig vinden om te kunnen verwoorden wat ze precies verwachten van een opleider. Kwantitatief onderzoek geeft dan een te summier beeld. Kwalitatief onderzoek is verfijnerder, want in zo’n focusgroep kun je blijven doorvragen tot je bij de werkelijke kern komt. Je gebruikt dan zinnen als: ‘Andere respondenten zeiden …’ om ze niet te sturen, maar wel op ideeën te brengen. Focusgroepen zijn echter beperkt qua aantallen en ook dan heb je nog niet een compleet beeld.

De CircleLytics dialoog geeft het beste van twee werelden: De vragen en uitkomsten komen overeen met kwalitatief onderzoek en de dialoog kan op grote schaal worden uitgevoerd. Ook het voordeel dat iedereen op zijn eigen moment en vanaf een eigen plaats mee kan doen is belangrijk. Objectief en zonder woorden in de mond te leggen, is met de CircleLytics dialoog sneller en bij een onbeperkt aantal personen te achterhalen wat mensen precies bedoelen, ook dus bij nader inzien na zo’n tweede ronde. Verbeteringen zitten vaak in nuances en door die te kennen, en te weten wat de belangrijkste én onbelangrijkste punten zijn, kun je op de behoeften van studenten aansluiten. Die combinatie maakt de dialoog zo interessant om te gebruiken.”

Wil je meer weten hoe de dialoog werkt en jouw verandertrajecten, onderzoeken, het maken, uitvoeren en monitoren van plannen kan versterken? Contact ons dan hier voor een kennismaking of demonstratie. Online of op kantoor.

Rachid Adbaili is voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad (COR) bij Unilever Nederland. Unilever wereldwijd heeft 148.000 medewerkers, de COR van Unilever behartigt de belangen van de bijna 3.000 medewerkers in Nederland. Zij werken op verschillende vestigingen. Rachid Adbaili: “Ik miste de juiste informatie om een goede objectieve analyse te kunnen maken, die aantoont hoeveel medewerkers iets van een idee vinden en waarom wel of niet. Juist deze validatie én het waarom geeft zoveel duiding. Met de uitgebreide real time rapportage van CircleLytics na het houden van de dialoog heb je in ieder geval geen discussies meer met de bestuurder over of een mening of idee van een paar of zelfs maar één persoon komen, of van één afdeling (N=1). Of dat het breder in de organisatie leeft, we lezen dan af wat, waar en waarom. Daarmee kun je het gelijk hebben over de inhoud. Met een top 5 van meest gewaardeerde en bottom 5 van de minst gewaardeerde bijdragen en ideeën heb je datagedreven bewijs in handen om een stevige positie aan tafel met de bestuurder te hebben. Hiermee maak je een verschil. Dát was voor ons de reden om in 2018 al met de dialoog van CircleLytics te starten. Ik ben, en ook in de organisatie, erg actief met de Future of Work, en dit helpt enorm daarbij.”

Representatieve data

Voor 2018 had de COR van Unilever meerdere communicatiemiddelen, maar tezamen gaven ze ook nog niet de informatie waarnaar de COR van Unilever op zoek was. Rachid: “We hielden townhalls en merkten een terughoudendheid bij medewerkers om zich uit te spreken. We stuurden mails uit en Unilever stuurt jaarlijks vanuit de HR-afdeling een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit, een gewone enquête dus. Maar resultaten uit dit onderzoek gaan nog altijd door een menselijk filter, en kunnen dus subjectief zijn. Vanuit de COR van Unilever willen we bovendien vaker en eenvoudiger onze achterban raadplegen: binnen dagen als dat moet. We wilden een actieve rol pakken als COR van Unilever. Bovendien kregen we regelmatig in ons overleg met de bestuurder de vraag: hoeveel mensen betreft dit? Wat zeggen ze precies, waarom, vindt de rest dat ook? Dan hadden we geen representatieve data om dit aan te tonen.

Hierop hebben we onderzocht welke online tools aan onze vragen voldeden en dit checken we nog steeds elk jaar. Dat was er welgeteld één: de dialoog van CircleLytics. CircleLytics heeft namelijk een unieke mogelijkheid van de tweede ronde, waarin een waardering en een toelichting daarop worden gevraagd aan medewerkers op de bijdragen van anderen. Altijd geheel anoniem natuurlijk en op een moment dat de medewerkers dat zelf willen. Fijn dat CircleLytics openstond – en nog steeds – voor onze wensen en features in de loop van de jaren heeft toegevoegd die in de praktijk heel handig zijn. Ze blijven voortdurend vooroplopen en door ontwikkelen. We hebben sinds de start al zo’n 20 dialogen uitgevoerd en zetten de dialoog eenvoudig in als we iets willen onderzoeken. We kunnen nu alle medewerkers bereiken die in Nederland werkzaam zijn en leren van de diversiteit van hun denken, hun ervaringen en zienswijzen. Omdat we iedereen kunnen bereiken en iedereen veilig (anoniem) mee kan doen, voldoet dit ook nog eens aan de eisen van diversiteit en inclusie. Bovendien is het dialoogplatform volledig transparant en kun je zelf allerlei grafische weergaven, analyses en filters inzetten. Dat deze manier van bevragen goed ontvangen wordt, is duidelijk in de respons, zowel het aantal mensen als de kwaliteit en diversiteit, en de bereidheid om ook een volgende keer mee te doen. De activiteit van deelnemers om in de tweede rondes de meningen van anderen te lezen en waarderen is hoog en hun rapportcijfer voor deze vorm van dialoog eveneens. Gemiddeld 40% van de medewerkers doet mee, en ongeveer 60% heeft aan één of meer dialogen meegedaan. De antwoorden zijn statistisch 99% representatief en betrouwbaar. Dat is een mooi resultaat.”

Lees hier wat Spaarne Gasthuis zegt over co-creatie, dialoog, collectieve intelligentie, leiderschap, betrokkenheid.

De juiste vragen leveren de juiste data op

Rachid: “In het begin ontvingen we begeleiding van CircleLytics bij het opstellen van de juiste vragen, bijvoorbeeld hoe je door een vraag breder te stellen de juiste respons ontvangt. Inmiddels kunnen we dit zelf. We stellen zo’n 4 à 5 vragen in verschillende vormen: open, meerkeuze en ook waarin medewerkers via een Likertschaal van 1 tot 5 of -3 tot +3 kunnen aangeven wat ze van een stelling of idee vinden en vooral: waarom ze dat zo zien. In de tweede ronde komen de ideeën en antwoorden uit de eerste vragenronde terug en mogen ze deze beoordelen en daardoor valideren. Zijn ze het eens of oneens met anderen en waarom? Juist die toelichting geeft ons de benodigde informatie onderbouwd met data voor het onderzoek over wat er speelt, wat ze het belangrijkst vinden en waarom. In de data kun je filteren op selectiecriteria als afdeling, locatie of werkniveau. Zo kun je ook de verbeterpunten gericht adviseren. De grafieken en data uit CircleLytics zijn makkelijk leesbaar en zien er goed uit. Rapportages zijn zelf of automatisch te maken. Mijn grote wens is nog dat deze data automatisch in een presentatie gegoten wordt. Wie weet volgt dat nog.”

Concrete acties

Met de uitkomsten van de dialoog gaat de COR in gesprek met het management om te kijken wat ze kunnen verbeteren. Een mooi voorbeeld was de dialoog over ontwikkeling in hun werk. Rachid: “Verschillende initiatieven zijn op dit vlak wel al ingevoerd, alleen wilden we meten en begrijpen hoeveel mensen er gebruik van maakten en zo niet, waarom niet. Uit de antwoorden haalden we verschillende factoren die mensen nu belemmerden om actief aan opleidingen of persoonlijke ontwikkeling te doen. Hierop hebben we o.a. Friday Focus en Learning Thursdays gecreëerd, meer uitleg gegeven en de communicatie over dit onderwerp opgevoerd.” Concrete acties dus, als gevolg van onze dialogen met medewerkers.

Open en transparante communicatie

Rachid maakt duidelijk dat de COR openheid van zaken belangrijk vindt en transparant wil zijn naar de medewerkers. Communicatie en interactie met medewerkers is dan leidend. Door dit als COR uit te dragen en het feit dat de dialoog anoniem wordt ingevuld heeft geleid tot een hoge deelname aan de dialoog en het bereiken van echt alle medewerkers. Rachid: “Als deelnemers de dialoog hebben ingevuld ontvangen ze de top 5 meest gewaardeerde antwoorden in een zelf opgestelde, maar automatisch verstuurde bedankmail via het platform. De top 5 hoef je er niet automatisch aan toe te voegen maar wij doen dat in principe wel. Daarbij sturen we ook regelmatig de uitkomsten naar de Board, dat wordt gewaardeerd. Vervolgens koppelen wij vanuit de COR ook altijd onze focuspunten en het bijbehorende vervolgtraject terug aan alle medewerkers. En bij een adviesaanvraag zetten we standaard de uitkomsten uit de dialoog erbij. Verder zijn onze leden zichtbaar op elke locatie en we houden nog steeds townhalls want intermenselijk contact is ook belangrijk. Deze kosten echter enorm veel tijd, je spreekt een zeer gelimiteerd aantal medewerkers en kunt deze niet zomaar even houden, zoals dat wel met een online dialoog kan. Ik zie zo’n townhall dan ook meer als een aanvulling om ook niet-digitaal zichtbaar te blijven. Want ook dat menselijk contact met en aandacht voor de mensen blijft enorm belangrijk. Ook hebben we een intern platform waarop we rechtstreeks berichten voor alle medewerkers kunnen plaatsen en waarop zij kunnen reageren maar dat leidt niet tot validatie van resultaten zoals met de dialoog en de meerdere rondes. Dialoog vereist toch echt structuur, zien we.”

Gebruik van de dialoog

De dialoog is eenvoudig in te zetten en kan online ingevuld worden op een voor de deelnemer geschikt moment. Ideaal, zeker als er diverse werklocaties zijn, als fysieke bijeenkomsten niet kunnen of medewerkers geen kantoorbaan hebben. Rachid: “In de tijd van COVID-19 en met thuiswerk wilden en willen we uiteraard blijven onderzoeken wat er speelde op de werkvloer. De CircleLytics dialoog biedt onze communicatielijn met echt alle medewerkers. Bij reorganisaties zetten we bijvoorbeeld de dialoog standaard in en ook ziekteverzuimcijfers kunnen een aanleiding zijn om een dialoog op te zetten. We zetten de dialoog ook in om aanvullende informatie te achterhalen. Zo kwam er uit het MTO (een medewerkers tevredenheids onderzoek vanuit de directie) een aantal zaken die beter konden, maar HR kon dit alleen kwalitatief opvolgen door teamsessies te organiseren, terwijl wij dit kunnen met de dialoogtool. Wij hebben vervolgens een dialoog ingezet om meer duiding te krijgen naar het waarom en hoe en waar die zaken vooral speelden binnen de organisatie. Dat biedt de bestuurder betere handvatten om de juiste acties op de juiste plaatsen door te voeren. We hebben onze invloed als onafhankelijke COR vergroot met scherpe analyses, gevalideerde, betrouwbare data en vertegenwoordigen onze achterban als zorgvuldige gesprekspartner van de bestuurder. We stemmen als COR zoveel mogelijk af met bestuur en HR: uiteindelijk willen we gezamenlijk het verschil maken.”

Heb je interesse? Plan hier direct je afspraak, demo of video-afspraak. We zorgen dat we een kennismaking met jullie opzetten waarbij alle benodigde expertise van jullie en ons aan tafel zit.

“Als medezeggenschapsorgaan ben je er voor je achterban. Je wilt bovenhalen hoe iedereen over bepaalde onderwerpen denkt. Met andere instrumenten spreek je slechts een kleine groep aan. De dialoog biedt inzichten in wat er nu echt leeft bij onze gehele achterban.” Shuwei Loo is lid van de ondernemingsraad binnen gemeente Breda, waar zo’n 3000 medewerkers werkzaam zijn. Hij deelt graag zijn ervaringen met de dialoog van CircleLytics.

Shuwei Loo: “We gebruiken de dialoog al enkele jaren. Het feit dat de anonieme dialoog uit een vragenronde (input) bestaat én in de tweede ronde (validatie) deelnemers een waardering toekennen aan de antwoorden van hun collega’s uit de eerste ronde, geeft een meerwaarde aan de totale conclusie. Vanuit HR en directie ontvangen medewerkers wel een uitgebreid medewerkerstevredenheidsonderzoek, maar we ervaren een enquêtemoeheid onder medewerkers. Bovendien is zo’n enquête een enkele momentopname in het jaar, terwijl we de dialoog vaker kunnen inzetten en gedurende dagen tot een (maximaal) twee weken mensen echt aan het nadenken zet.

In onze eerste dialoog stelden we één vraag: Wat vinden jullie als collega’s belangrijk? Licht je antwoord toe. Hieruit kwam als nummer 1 van de top 5 van meest gewaardeerde antwoorden naar voren, dat goede interne communicatie ontbrak met redenen waarom. We hebben toen onze bevindingen en conclusies uiteraard gedeeld met de WOR-bestuurder (gemeentesecretaris) en zij hebben hierop concrete actie genomen.

Hoge deelname

We hebben eerder via de dialoog opgehaald dat medewerkers het belangrijk vinden om hun mening te geven over onderwerpen die spelen binnen de organisatie. De deelname aan dialogen verschilt per onderwerp uiteraard, en overall zijn we zeer tevreden over het percentage medewerkers dat meedoet. Door het jaar heen en over diverse dialogen gemeten bereik je daardoor iedereen.

In de dialoog houden we het aantal vragen beperkt, we stellen slechts 2 tot 3 vragen. Dat vind ik ook de kracht van de dialoog. Zo blijft het een kleine tijdsinvestering voor medewerkers om deel te nemen. Vanuit de bevragerskant is het een handig instrument om te gebruiken, want het aantal deelnemers maakt niets uit voor de analyse. Uit het systeem komt vanzelf een top 5 met meest en minst gewaarde antwoorden naar boven. Dat scheelt ons filteren en minimaliseert de subjectiviteit van interpretatie van de antwoorden.

Lees hier wat het Ministerie van VWS zegt over dialoog, validatie en het verschil met enquête

Tweede ronde maakt verschil

We zien overigens dat de opkomst in de tweede ronde regelmatiger groter is dan de deelname aan de eerste ronde. Mooi om te zien dat die tweede ronde dus een groot verschil maakt met een gewone enquėte die slechts uit één ronde bestaat. Blijkbaar triggert het toch medewerkers die eerst niet deelnamen om de antwoorden die collega’s geven uit de eerste ronde nu wel te waarderen. Die tweede ronde blijven we als toegevoegde waarde benadrukken, ook in onze communicatie met medewerkers vooraf.

We plaatsen de aankondiging van een nieuwe dialoog op ons intranet, maken gebruik van de aanwezige lichtkranten en uiteraard ontvangen medewerkers ook de nieuwsbrief. Ook gaan we weer pauzemomenten benutten om mensen gezamenlijk op de hoogte te brengen van een aankomende dialoog. Bovendien blijven we ons inzetten om nog meer mensen te betrekken bij de dialoog en oplossingen voor deelname aan te bieden aan bijvoorbeeld mensen die digibeet zijn.

Medezeggenschap aan zet

Met de dialoog hebben we een instrument in handen als medezeggenschapsorgaan waarin wij leidend zijn. Uiteraard stemmen we de onderwerpen en vraagstelling van tevoren af met verschillende stakeholders binnen de gemeente, maar het initiatief, de uitvoering en de analyse op de conclusies en bevindingen komt bij ons vandaan. We merken dat de resultaten uit de dialoog die zwart op wit op papier staan, moeilijk te negeren zijn. De dialoog legt zeker gewicht in de schaal tijdens deze gesprekken.

Jaarlijks meerdere dialogen

Dialogen kun je vaker inzetten. In ons geval willen we zowel de inhoud als de concrete vragen die we in de dialoog stellen met meerdere stakeholders binnen de organisatie zorgvuldig afstemmen. Dat maakt dat er wel wat voorbereidingstijd in zit. De vraagstelling toetsen we ook altijd bij CircleLytics en we zijn zeer tevreden met hun advies hierin. We zetten de dialoog zo’n vier keer per jaar in voor onderwerpen variërend van het beleid voor personeelsactiviteiten, grote reorganisaties tot hoe ervaren jullie werkdruk binnen de organisatie?

Een conclusie op maat

In de dialoog over werkdruk hebben we naast leeftijdscategorie en afdeling twee open vragen gesteld, namelijk: Hoe hoog is jouw werkdruk de laatste weken? Kijk hierbij naar een periode en licht je antwoord toe. Hiermee wilden we cliché-antwoorden voorkomen en echt achterhalen of er iets aan de hand was op gebied van werkdruk. Bovendien als medewerkers voorbeelden geven, geeft dat weer meer context in de data die we uit de dialoog verkrijgen. De tweede vraag was: Hoe beoordeel je momenteel hoe je zelf omgaat met de werkdruk over de laatste weken?

Over het algemeen was onze conclusie dat er wel hoge werkdruk is, maar dat medewerkers hiermee goed kunnen omgaan en dit dus niet als negatief wordt ervaren. Doordat we hebben gevraagd naar de afdeling van de medewerker, zagen we afwijkingen per afdelingen. Hierdoor konden we inzoomen en hen verder bevragen op basis van de concrete toelichtingen die ze gaven. Deze bevindingen en conclusies hebben we daarop met de HR-afdeling besproken en die hebben hierop gericht actie kunnen nemen. Uiteraard zijn deze conclusies ook gedeeld met de medewerkers.

Alle bevindingen en conclusies uit onze dialogen delen we met de WOR-bestuurder, HR en op hetzelfde moment ook met de medewerkers. We vinden het belangrijk om transparant te zijn en goed te communiceren met onze achterban. Dat zijn we als medezeggenschapsorgaan aan hen verplicht.”

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

Edith Scholten is programmamanager van ‘Eigentijds werken’ binnen het Ministerie van VWS. Edith: “Op het kerndepartement van VWS werken zo’n 1.300 medewerkers en als er onderzoek gedaan wordt, ontvangt iedereen een enquête. De medewerkers mopperden dan ook wel dat ze een beetje enquêtemoe zijn en dat begrijp ik wel. Toch wil je als werkgever bepaalde onderwerpen blijven toetsen. Zo hebben we vorig jaar tijdens de Coronaperiode via diverse online medewerkerbelevingsonderzoeken naar hun gemoedstoestand gevraagd en later ook naar hun ervaringen met thuiswerken: ‘Waar loop je tegenaan als je thuis werkt en wat is er voor nodig om dit op te lossen?’

Thuiswerken: wat kan of moet anders?

Uit deze online enquêtes waarvan de laatste in september 2021 gehouden is, bleek wel dat mensen nog echt in hun maag zaten met corona en de invloed die dat heeft op hun werksituatie. We hebben gevraagd of medewerkers bereid waren om in een online panel vragen te beantwoorden over thuiswerken en besloten om de dialoog van CircleLytics hiervoor in te zetten. In februari 2021 is het programma ‘Eigentijds werken’ gestart.

Het proces van de CircleLytics dialoog

Onze collega van HR analytics heeft in samenwerking met CircleLytics de dialoog voorbereid. Met een beperkt aantal, primair open vragen wil je de kern raken. Open vragen, beperkt in aantal, vermijden enquêtemoeheid. Daarbij moet je vooraf goed bedenken wat je in de tweede ronde wilt ophalen. Die 2e ronde is een noodzakelijke stap omdat je met een verzameling open antwoorden nog steeds niet weet wat meer of minder belangrijk wordt gevonden door medewerkers zelf. Naast de online dialoog met de medewerkers uit ons panel, startten we ook een fysieke informatieronde langs onze directies binnen VWS. We hebben de vragen die we bij deze bezoeken stelden een beetje aangepast en in de dialoog gebruikt. De dialoog en de informatierondes liepen tegelijkertijd op en de laatste zijn nog steeds aan de gang.

In totaal heeft 72% van de genodigden (panel van 130 mensen) aan de dialoog meegedaan. Het onderwerp roept veel op bij mensen, hebben we gemerkt, dus het is goed om in dialoog te gaan én te blijven. Er verandert in de loop van de tijd immers mogelijk nog van alles wat we nu nog niet overzien.

De juiste vragen stellen
We startten onze dialoog op advies van Circlelytics met een gesloten vraag: Wat zijn de twee belangrijkste elementen uit Eigentijds werken? Hierbij konden ze twee thema’s kiezen uit de vijf opties. Dat gaf ons meteen al inzicht en gaf sturing aan de energie die je ergens in stopt als deelnemer: je kiest bewust voor thema’s waar je vervolgens open vragen over gesteld krijgt ter verdieping via 2 rondes. Uit de resultaten kwamen vooral ‘digitale voorziening’ en ‘aandacht voor elkaar’.

Bewijsvoering voor draagvlak

In de tweede ronde van de online dialoog kunnen minderheidsstandpunten toch meer gewicht krijgen door de mensen zelf. En het kan ook voorkomen dat standpunten die in de eerste ronde veelvuldig genoemd zijn, na de tweede ronde (waarin sentiment / waardering wordt gevraagd) niet gesteund worden. Dat is precies de reden waarom ik CircleLytics als systematiek zo aanlokkelijk vind, het laat ook zien wat medewerkers niet belangrijk vinden. Meer dan de helft van de deelnemers heeft meer dan 15 antwoorden van anderen gewaardeerd per open vraag. In die tweede ronde zien we een enorme betrokkenheid bij het onderwerp. Een deel heeft zelfs meer dan 30 meningen van anderen beoordeeld. De deelnemers maken daardoor de thema’s en meningen zichtbaar die er volgens hen het meest toe doen.

Vervolgens heeft HR analytics met de analytics-mogelijkheden in het CircleLytics platform de resultaten verder gebracht en gepresenteerd, onder andere met supervised topic modelling op de gewogen, verrijkte resultaten uit de 2e ronde. Uit gewone enquêtes (met één ronde dus) haal je vaak dezelfde antwoorden op of verschillende maar zonder weging, terwijl je bij de CircleLytics dialoog een waarde kunt hangen aan deze antwoorden omdat die echt namens de medewerkers zelf komen. Ik zie het als bewijsvoering voor wat je wellicht al dacht en om draagvlak te creëren. Maar ook om verrast te worden door wat de groep echt wil of bedoelt, of juist afwijst. Die tweede ronde leverde bij onze dialoog overigens bijna 4.000 waarderingen op! Bij een enquête met één ronde heb je deze verrijkingen niet.

Lees hier wat Spaarne Gasthuis zegt over co-creatie, dialoog, collectieve intelligentie, leiderschap, betrokkenheid.

Van resultaat naar concrete acties

De uiteindelijke resultaten hebben we in een eindrapport gebundeld en op het intranet gepubliceerd. Er kwam uit de antwoorden en de weging door de groep ook wat ‘spanning’ zichtbaar op sommige thema’s en dat is een interessant, nieuw inzicht ten opzichte van de gewone enquête zonder die 2e ronde. Een hoge score op eigen tijd kunnen indelen, maar ook een hoge score van een teamdag op kantoor. Elke directie kan zelf beslissen wat ze dan prioriteit geven, of afwisselen of op een andere manier invullen: ze hebben als input de meningen en onderbouwingen bij elkaars meningen.

Eén van de belangrijkste resultaten betrof ‘digitale voorzieningen’ met meest gedragen standpunten van mensen ter onderbouwing. We maken de handleidingen van tools beter vindbaar als gevolg hiervan.

Verder zijn we gaan experimenteren, want één van onze grote zorgen blijkt de sociale cohesie. Als je elkaar minder vaak fysiek ziet, voel je je dan nog verbonden? En wanneer spreek je andere – geen directe – collega’s nog als het praatje bij het koffieapparaat er niet meer is?

We hebben aanvullende activiteiten bedacht en uitgevoerd en er staan nog meer kleine promotieacties op het programma ter verbetering van de sociale cohesie. Ook experimenteren we met alternatieve inrichtingen. Voor ons heeft het eindrapport inzicht gegeven in wat we het eerst moeten doen en waarop we fors moeten inzetten. En vooral: waarom we dat moeten doen. Het meeste is geen rocket science en gelukkig voelen wij medewerkers al aardig goed aan, maar het zet ons nu aan tot actie om het ook daadwerkelijk uit te voeren.

Dialoog is goed inzetbaar

De dialoog is voor vele onderwerpen inzetbaar. Voor ons was dit een geslaagde dialoog, één die we vaker kunnen inzetten voor deze of andere thema’s. Onze samenwerking met CircleLytics was heel plezierig en ze denken en doen uitstekend met ons mee. Ik kan het van harte aanbevelen.”

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

Na de aanstelling als OR-lid wil je nog steeds makkelijk de achterban kunnen raadplegen. En een tool die gebaseerd is op data, geeft een stevig fundament voor advies van de OR richting senior management.

We gaan in gesprek met Rachid Adbaili, voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad van Unilever en Jacqueline Lafranca, ambtelijk secretaris van deze COR Unilever. Unilever heeft in Nederland een Centrale Ondernemingsraad (COR) en op elke locatie in Nederland ook een lokale Ondernemingsraad (OR).

“We hebben meer dan 100 vragen voor jou klaarstaan om je raadpleging snel en succesvol uit te voeren.”

“We zetten de dialoog van CircleLytics regelmatig in. Medewerkers kiezen de leden van de (C)OR en we vertegenwoordigen de achterban, maar we vinden het ook erg belangrijk om onze achterban makkelijk te kunnen raadplegen. Daarbij kunnen we met de resultaten uit de dialoog op basis van data ons advies richting senior management onderbouwen.”

Snelle inzet om tot beslissingen te komen op basis van feiten

Een mooi voorbeeld van hoe snel je tot data-driven beslissingen kunt komen, is toen onze Europa-organisatie werd onderverdeeld in clusters. Wij werden om advies gevraagd. Binnen twee weken werd een dialoog via CircleLytics opgestart met de betrokken medewerkers. Daarin vroegen we niet alleen anoniem om hun advies, maar hebben we ze ook vooral uitgenodigd om de kanttekeningen te benoemen. En natuurlijk waar de dialoog om bekend staat: het wegen en reageren op elkaars input in de 2e ronde.

De verzamelde data uit de dialogen hebben we gepresenteerd aan het management. Die gebruikte ze vervolgens in haar interne communicatie met de medewerkers. Bovendien werden de uitkomsten ook gedeeld met het managementteam als input voor de vernieuwde organisatiestructuur. Ook de Raad van Commissarissen had zo direct een goed beeld van wat er echt in de organisatie speelde.
Ook onderliggende zorgen en aantoonbaar draagvlak komen boven
De dialoog geeft niet alleen het verhaal weer of gedachten waarmee mensen spelen, ze laat ook zien welke gedachten door meerdere mensen gedragen worden. Ook komt naar voren waarover mensen zorgen hebben. Bijvoorbeeld mensen die zich afvragen wat de verandering voor hen teweegbrengt. Uiterst waardevolle informatie voor ons die we doorgeven aan het management. Zij kunnen hierop anticiperen.

Praktische toepasbaarheid

In CircleLytics kunnen we parameters aangeven en na de tweede ronde staan de resultaten overzichtelijk direct bij elkaar. Je kunt er bijvoorbeeld direct een Top 5 en bottom 5 uithalen en op basis van de data komen er duidelijke grafieken uit en aanvullende onderbouwingen. Ook kun je bepaalde quotes van mensen – anoniem – laten zien aan bijvoorbeeld het senior management. Met deze meting ligt er een stevig fundament voor een gesprek of advies.
We zijn heel tevreden over de ondersteuning van het CircleLytics team. Zeker in het begin ben je nog even zoekende en dan is het fijn als je hulp krijgt bij het opstellen van goede vragen. We kijken daarbij ook altijd naar hoe we op een zo neutraal mogelijke manier vragen formuleren, die mensen echt aan het denken zetten, zonder ze te beïnvloeden.
De extra kenmerken van de deelnemers, die je inbouwt in de dialoog, zijn ook heel nuttig. Zodra je de resultaten filtert op deze kenmerken (zoals afdeling, dienstjaren, leeftijdscategorie, regio) en daaruit een top 5 destilleert, kun je preciezer zijn in het advies. Tegenwoordig voegen we deze ook bij het advies.
We hebben ervoor gekozen om dit in onze eigen branding met eigen logo te doen, volledig los van Unilever zelf, en dus met een externe tool. We hebben een hoge respons en onze medewerkers waarderen het enorm dat we om hun mening vragen.

Ons advies aan collega’s in de medezeggenschap

Met een steeds veranderende omgeving is CircleLytics voor ons een ideale tool om op afstand onze achterban te raadplegen. We kunnen online een grote groep mensen bereiken en vanuit de data een snelle terugkoppeling geven richting HR en management. Voorheen bestond het raadplegen uit vele vergaderingen en dan had je slechts een fractie van de input die je nu hebt.

Mede de snelheid en het advies dat bewezen door de meerderheid gedragen wordt, is een groot voordeel van de online dialoog. Van medezeggenschap mag je wel verwachten dat ze zulke tools vaker gaan inzetten om sneller te kunnen terugkoppelen met juiste data.

Interesse in een demo voor jullie management, HR en / of medezeggenschapsorgaan? Neem contact met ons op.

Demo aanvragen

René Schoenmakers was in oktober 2021 Director Supply Chain bij Philips Health voor Zuid-Amerika. Hij had te kampen met een lage betrokkenheid binnen zijn team. Hij wilde graag meer feedback ophalen van het hele team op bepaalde onderwerpen en riep de hulp in van CircleLytics om een dialoog te starten.

Niet genoeg resultaat met enquête

René vertelt: “Bij Philips houden we twee keer per jaar een employee engagement survey, een medewerkersonderzoek. Dit zijn standaardvragen die we binnen Philips wereldwijd aan medewerkers stellen. Zo’n enquête is meer een temperatuurmeting: zitten we nog wel goed? Je krijgt er geen kwalitatieve antwoorden uit, want de vragen zijn gesloten en steeds dezelfde. Anders kun je niet vergelijken met vorige survey metingen. Maar dat betekent per definitie dat je geen specifieke onderwerpen op tafel kunt leggen en daar iets anders voor moet verzinnen. Evenmin krijg je het ‘waarom’ en ‘hoe kunnen we verbeteren’ op tafel uit zo’n enquête, want hiernaar wordt niet gevraagd. Soms worden in enquête-vragen tekstuele antwoorden, aanvullend op een score, toegestaan, maar de antwoorden blijven ongewogen, zonder waardering door de groep, en dus kan ik er geen beslissingen op baseren.

De enquête is dus niet voldoende. We stellen bij Philips hoge eisen en hebben sterke ambities, ook om actie te ondernemen waar nodig. Ik wilde meer kwalitatieve feedback ophalen die ik binnen mijn team kon gebruiken. Dus ik nam het initiatief om de CircleLytics Dialogue in te zetten. Het global team van employee engagement steunde dit, omdat de engagement survey niet gemaakt is voor kwalitatieve verdieping, laat staan voor co-creatie om (lokale) uitdagingen echt samen aan te pakken en op te lossen.

Ik gebruikte CircleLytics om concrete vragen te stellen vanuit twee perspectieven:

Ik wilde verdiepen op een paar (van de vele) onderwerpen uit de global engagement survey waarop mijn regio onvoldoende of juist zeer sterk scoorde: ik wilde snappen waarom en hoe te versterken.
Ik kampte met een aantal issues op mijn eigen managementagenda; CircleLytics heb ik ingezet om co-creaties met mijn mensen te houden, om medewerkers bewust te maken, ze bij deze issues te betrekken, rootcauses te snappen en oplossingen tot stand te brengen.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

“In Zuid-Amerika zijn mensen niet zo outspoken als in Nederland. Ze vertellen niet snel wat hen dwars zit of wat beter kan. Daarom is Schoenmakers ook zo enthousiast over het asynchrone ontwerp van de CircleLytics Dialogue. Ik kan elk teamlid bereiken en ze kunnen anoniem vragen beantwoorden, op een eigen plek en moment, en daarna de antwoorden van collega’s ranken en toelichten; in een separate 2e ronde dus. Antwoorden van mensen die snel meededen in de 1e ronde krijgen geen grotere exposure in de 2e ronde: alle input moet ‘wachten’ tot de 2e ronde begint en wordt dus gelijkwaardig behandeld. Een niet te onderschatte feature van CircleLytics is, dat medewerkers antwoorden en oplossingen van anderen negatief mogen waarderen, en dus een -3, -2 of -1 score mogen geven. Met echt nuance dus, maar ze mogen dus, naast de optie om andere antwoorden te steunen, ook kiezen om iets af te wijzen. Bijvoorbeeld omdat het riskant is, niet onderbouwd of op een andere manier niet slim voor Philips. Groepen kunnen risico’s 20-30% verlagen door ze ernaar te vragen en dit is een flinke extra opbrengst van deze technologie. De respons was flink hoger dan ik ooit had gedacht.”

Lees hier wat Landal GreenParks zegt over co-creatie, dialoog, collectieve intelligentie, deep democracy, leiderschap, betrokkenheid.

Interactie met het team

“Mijn team bestond uit 70 medewerkers en was verdeeld over vier districten. Ik wilde ze beter met elkaar laten samenwerken, ideeën bij ze ophalen en bij hen inventariseren waar ze prioriteit aan geven. De onderwerpen voor de eerste dialoog heb ik geselecteerd nav de global engagement survey en resultaten voor Zuid-Amerika. We hebben 4 kritische items herhaald (de gewone gesloten vraag met score-schaal) maar de vraag verlengd om te vragen naar een open antwoord, namelijk “jouw concrete toelichting”. In ronde 2 konden ze elkaars antwoord van waardering (scores) voorzien en toelichten met hun aanbeveling. Echt verdiepen dus na de gesloten vragenlijst van de global engagement survey. Ik heb voor de tweede dialoog opnieuw enkele andere kritische items uit de global engagement survey gehaald: een paar die zeer hoog en een paar items die een lage score toonden. Ook van de hoog-scorende items wil ik begrijpen hoe we dit bereikten en hoe we dit vasthouden.

De vragen voor de derde dialoog heb zelf aangedragen en om tot de juiste vragen voor de dialoog te komen heb ik gebrainstormd met mijn team en de support van CircleLytics gevraagd. Na de 1e ronde van deze nieuwe dialoog, konden medewerkers de antwoorden van hun collega’s weer zien in de 2e ronde, en ook deze weer waarderen en toelichten. De (kwalitatieve) resultaten kon ik in direct aflezen uit het dashboard en ’s middags meenemen naar het management team overleg.”

“Ik heb ze bij die derde dialoog gevraagd naar hun grootste zorgen op een bepaald onderwerp voor de komende maanden, wat ze dagelijks als eerste zouden doen als ze mijn functie hadden, ideeën om beter te luisteren naar wat zij willen en hoe we de samenwerking met teams binnen Philips konden versterken.”

Concrete acties uitvoeren: sneller en beter onderbouwd

“De uitkomsten uit de dialogen op zich waren niet schokkend, de meest gedragen antwoorden waren – voor mij althans – bekend. Met deze dialoog had ik bewijs dat de antwoorden ook het meeste draagvlak binnen mijn team hadden. De minst gedragen antwoorden komen ook uit de resultaten van CircleLytics naar voren. Ook dat is informatie waar je iets mee kunt. Als je beslissingen maakt en opties afweegt wil je ook weten wat de risico’s zijn.

Het feit echter dat we actief hebben gevraagd naar ieders mening en dat ze mogen meedenken over oplossingen, is zeer positief ontvangen. Uit hun feedback op de CircleLytics Dialogue kwam duidelijk naar voren dat ze het waarderen dat we tijd nemen om op deze manier in gezamenlijke dialoog met onze mensen te zijn. Inmiddels heb ik een nieuwe rol binnen Philips en de uitdaging voor mijn opvolger ligt erin, om concrete acties aan deze uitkomsten te verbinden. Van daaruit zal hij ook weer dialogen aangaan met het hele team om meer in detail uit te vragen, dingen te monitoren en bij te sturen, en om nieuwe uitdagingen voor te leggen aan de groep.”

Gebalanceerde teamvisie

“Oprecht luisteren naar je team is al van onschatbare waarde. De dialoog en de uitkomsten ervan heb ik ook met mijn leidinggevende besproken. Als je de dialoog vaker inzet en concrete onderwerpen aansnijdt of vragen stelt die binnen het team spelen, krijg je ook meer gebalanceerde oplossingen aangereikt. Je bundelt de expertises en dat toont een enorme, collectieve denkkracht. Je krijgt een bredere teamvisie te zien uit de dialoog, want mensen kunnen rustig nadenken, reflecteren op eerder gegeven antwoorden en dan opnieuw hun feedback geven. En die verschilt nogal eens met hun eerdere mening: ze schrijden het inzicht voort en dát vangt de tool slim af en ontsluit dat in het realtime dashboard.

Op andere manieren zoals het voeren van live-gesprekken zullen introverte mensen niet snel hun meningen geven en anderen voeren dan juist de boventoon en luisteren niet naar anderen. Nu geven we elke medewerker de kans om actief mee te doen en antwoorden van anderen te waarderen. De dialoog is in een werelddeel als Zuid-Amerika, waar ze meningen wat meer voor zich houden, een goede manier om feedback te inventariseren. Ik kan de dialogen dan ook van harte aanbevelen. Mijn beslissingen kan ik sneller en beter onderbouwd nemen, met bewezen draagvlak en engagement van mijn mensen. Met de dialoog vraag je actief naar ieders mening en dat wordt zeer positief ontvangen.”

Wil je meer weten over wat CircleLytics Dialogue voor de betrokkenheid en retentie van je mensen, je verandertrajecten én de prestaties van je organisatie kan betekenen? Plan hier meteen je sessie om kennis te maken of een demo te plannen.

Deze Klant Case gaat over een (zeer) grote onderwijsorganisatie in verandering. Er zal binnen afzienbare tijd gewerkt worden in een curriculum waarin beroepstaken het uitgangspunt vormen. Het aanbod aan kennis en vaardigheden zal voortdurend worden afgestemd op de beroepstaken. Wat dit curriculum moet inhouden is een groot, beleidsmatig vraagstuk en verandertraject dat je niet alleen oppakt. Deze organisatie vond een aantal collega’s bereid om zich hiervoor in te zetten en vormde een projectteam. Ze zijn eerst gestart met onderzoek of er noodzaak was voor verandering en waarom we onze opleiding zouden moeten veranderen. Dat nam behoorlijk wat tijd in beslag. Toen was besloten dat ze dit inderdaad wilden doen, was de volgende stap om de beroepstaken opnieuw te formuleren. Hierbij kwam CircleLytics Dialogue om de hoek kijken.

Hoe bereik je iedereen? In dialoog!

De organisatie werkt vanuit beroepstaken; wat maakt het beroep leerkracht en welke taken komen hierbij kijken? Ze wilden hiervoor zowel antwoorden ophalen bij docenten binnen onze onderwijsorganisatie, bij studenten en bij mensen uit het werkveld – leerkrachten uit het basisonderwijs. Vooral die laatste groep was belangrijk voor de organisatie, want zij voeren het werk uit en de organisatie heeft veel contact met hen.

Organisatieleiding: “Voorheen werkten we wel met enquêtes maar de respons was vaak laag of niet gelijkmatig over deze doelgroepen verdeeld. Bij de CircleLytics dialoog wordt de brede groep mensen gevraagd en loop je niet het risico dat je steeds met dezelfde mensen aan tafel zit of dat mensen niet reageren zoals op een enquête. Door de aantrekkelijkheid en hoge respons van de online dialoog krijg je een representatief beeld van wat er speelt. De dialoog werkt vernieuwend, bereikt meer mensen en zorgt voor breed begrip van hun antwoorden en ieders waardering voor die antwoorden.”

Goede voorbereiding helpt bij de juiste respons

Ze startten met het vinden van de juiste vragen. Dat heeft ons wat tijd gekost, maar dat vraagontwerp was essentieel om de juiste antwoorden te kunnen ontvangen. “We wilden beroepstaken als woord niet noemen, want leraren in het basisonderwijs werken daar niet mee, maar toch moesten we op de een of andere manier kenbaar maken dat het om beroepstaken ging. Daarbij hadden we het risico dat mensen binnen onze organisatie al snel de huidige beroepstaken zouden opnoemen en dat wilden we juist voorkomen. Het was een ingewikkelde puzzel om tot de juiste vraag te komen en later ook wie de afzender van de mail werd. CircleLytics heeft ons hierbij heel goed begeleid. Er was ruimte voor snel overleg en we zijn goed geadviseerd in wat we wel en beter niet konden doen.”

Plan hier je afspraak met ons in. Dat mag online, 30 of 60 minuten, op jullie of ons kantoor.

“Uiteindelijk bestond onze dialoog uit twee open vragen en een profielvraag (gesloten, meerkeuze). De eerste vraag ging over de inhoud van de beroepstaken, de tweede vraag lieten we de respondent de vrijheid om ons meer te vertellen over de mogelijke frustraties of gewenste veranderingen. Beiden open vragen dus, en beide met de unieke 2e (dialoog)ronde, waarin deelnemers elkaars antwoorden waarderen. En tot slot wilden we weten tot welke doelgroep de respondent behoorde.”

Positief verrast door de dialoog

“Het opvallende was dus een hoge respons en een gelijke verdeling uit alle doelgroepen, waar we heel erg tevreden mee zijn. De vragen zijn naar zo’n 4.000 personen uitgestuurd en we hebben een respons van 700 ontvangen. Een hogere respons dan op elke enquête ooit en de kwalitatieve waarde is enorm hoog. We kregen zeer positieve reacties en mensen voelden zich gehoord en gezien. Bovendien is de betrouwbaarheid hoog: de respons is twee keer hoger dan wat nodig is voor een betrouwbaar, representatief onderzoek. Van het CircleLytics team begrepen we overigens dat de respons verder en verder toeneemt naarmate mensen de dialoog leren kennen en ervaren dat het dit keer echt geen enquête is en om hun echt, eigen meningen wordt gevraagd.”

“Voor ons voelen de uitkomsten van de dialoog echt als een overwinning. Met deze uitkomsten hebben we nu juist een goed beeld van wat er speelt binnen ál onze doelgroepen. Hierdoor hebben we met deze input een goed onderbouwd advies kunnen geven. We hebben van tevoren ook actieve promotie voor deelname ingezet. We gingen bij mensen langs en vertelden dat als ze wilden meedenken over de toekomst van deze opleiding, dat ze hun kans moesten grijpen door mee te doen aan deze dialoog.”

Vernieuwende aanpak

De organisatie vervolgt: “De dialoog is volledig anoniem en werkt inspirerend, want je ziet wat andere mensen antwoorden. Hierop krijgen mensen ook gedurende het proces andere inzichten en kiezen ze bij nader inzien alsnog voor antwoorden die anders zijn dan die van henzelf. Deze reflectie is belangrijk. De dialoog zet je aan tot nadenken en ik heb nog niet eerder gezien binnen onze branche dat dit op deze manier werd uitgevoerd. De voorbereiding kost serieuze tijd, want het bedenken van wat je precies wilt weten en hierbij de juiste open vraag kunnen formuleren, vergt nu eenmaal tijd. De volgende keer kennen we in elk geval het platform al!

Voordat we startten hebben we de collega’s binnen onze onderwijsinstelling geïnformeerd dat we dit van plan waren. Ik kende de werking van de dialoog nog niet en ben niet zo technisch aangelegd, maar het is een gebruiksvriendelijk platform. De samenwerking verliep plezierig. CircleLytics was goed bereikbaar en kwam snel met oplossingen. Na een goede demonstratie en geduldige uitleg kan ik nu eenvoudig binnen de gegeven antwoorden zoeken. Zo kun je antwoorden verbergen en een top 5 (naast een bottom 5) op basis van meest gewaardeerde opties of gebruikte woorden samenstellen. Het is heel waardevol om te zien in welke context mensen deze woorden gebruiken.”

“Ons advies is volledig onderbouwd met antwoorden van het collectief. We kunnen en willen dit niet naast ons neerleggen. Zodra bepaalde commissies hierover besloten hebben, kan er gewerkt worden vanuit nieuw geformuleerde beroepstaken. Maar we kunnen nu wel uit ervaring vaststellen, dat de juiste vragen waardevolle antwoorden opleveren die gedragen worden door een representatieve doelgroep. We gaan de CircleLytics Dialogue zeker bij andere collega’s en instellingen in het onderwijs aanbevelen.”

Landal GreenParks kennen we van de vakantieparken met recreatiewoningen. Er zijn nu ruim 100 vakantieparken in 9 Europese landen. Een groot aantal van deze ruim 15.000 woningen zijn eigendom van derden. Zo’n 8.000 woningen zijn eigendom van particulieren. Landal vindt het heel belangrijk om met alle doelgroepen goed te communiceren en nam de communicatie met huiseigenaren daarom onder de loep.

Landal vertelt: “Er was al een magazine, een nieuwsbrief en een website om eigenaren te bereiken, maar we wilden de gehele communicatie verbeteren. Het magazine heeft een nieuw design gekregen, we hebben de frequentie van de digitale nieuwsbrief opgeschroefd en gingen aan de slag met het bouwen van een nieuwe website. De ontwikkeling hiervan wilden we echt samen doen met de eigenaren.”

Meten wat er echt leeft

“Eigenaren zijn voor ons betrokken partners waarvoor we de verhuur, de administratie en het beheer van een vakantiepark doen. We willen echt weten wat deze positief kritische doelgroep van onze communicatie vindt en ze hierbij betrekken. Er zijn op allerlei manieren (individuele) contactmomenten met eigenaren, maar we willen vooral iedereen bereiken en laten meedenken. We hadden al enquêtes, marktonderzoeken en panels georganiseerd, maar zochten ook een manier om in gesprek te kunnen gaan met álle eigenaren. Om echt te achterhalen wat er leeft onder een representatieve groep eigenaren. Op basis van hun input en suggesties hebben we onze dienstverlening naar hen verbeterd. De website hebben we inmiddels vernieuwd, zodat eigenaren zoveel mogelijk zelf kunnen regelen binnen dezelfde online omgeving. De uitkomsten van de dialogen van CircleLytics hebben we gebruikt om de belangrijkste wensen van eigenaren te realiseren.”

Lees hier wat Spaarne Gasthuis zegt over samenwerking, team dialoog en actie gerechte participatie

Scherpe vragen leveren gewenste antwoorden op

“De samenwerking met CircleLytics is heel prettig en ze hebben ons geadviseerd hoe we de vragen zo scherp mogelijk konden formuleren. Het is enorm waardevol als we kwantitatieve gegevens kunnen verbinden met kwalitatieve gegevens. Bijvoorbeeld: ‘Hoe waardeert u onze dienstverlening op een schaal van 1-10?’ En dat we meteen daarbij om de motivatie of beste suggestie vragen. Zo snappen we wat de cijfers echt betekenen. Uiteraard is het ook belangrijk dat je vooraf bedenkt wat je met de antwoorden kunt. Kunnen we er concrete acties aan koppelen? Dat is belangrijk voor onze relatie met eigenaren en hun motivatie voor volgende dialogen. Het draagt sterk bij aan de optimalisatie van onze dienstverlening, het platform voor de eigenaren en onze communicatie met hen.”

Dialogen van start

“Een van de vragen uit de eerste dialoog was: ‘We willen onze dienstverlening en communicatie verbeteren. Welke acties moeten we volgens u doen?’ Met die antwoorden zijn we aan de slag gegaan. Uit de meest gedragen antwoorden haalden we concrete acties die we na intern overleg zoveel mogelijk uitgevoerd hebben.

Vervolgens gingen we verder met een tweede dialoog, waarin we specifiek vroegen: ‘Welke informatie moet volgens u op de eerste pagina van de website staan zodra u heeft ingelogd? Hierop kwam veel respons. En op basis hiervan hebben we de nieuwe homepage van de website ontwikkeld. Toen deze website live ging, hebben we enige tijd later een nieuwe dialoog opgestart. Hieruit wilden we suggesties ophalen voor het verbeteren van het gebruiksgemak van de nieuwe website en tips voor verdere ontwikkeling. Een groot deel van de suggesties en tips konden we meenemen in de verdere ontwikkeling van de website. Zo was een grote wens van eigenaren om meteen inzicht te krijgen in de bezetting en omzet van de recreatiewoning. Hiervoor hebben we een financieel dashboard ontwikkeld, wat door eigenaren zeer positief ontvangen is.

Bewezen draagvlak

We halen draagvlak uit de dialogen en de tweede ronde is daarbij essentieel voor ons: hierin waarderen deelnemers elkaars antwoorden. Die betrokkenheid is heel waardevol en levert een weging op waardoor wij begrijpen wat ze gezamenlijk het meest en minst belangrijk vinden. Vanuit de hoeveelheid data die we uit de twee vragenrondes ophalen kunnen we een top 5 halen, maar dus ook een bottom 5. De meest gedragen feedback – of feitelijke feedforward – is dan duidelijk. We zien waar de meeste eigenaren het over eens zijn. Ze gaan ook zelf in gesprek naar aanleiding van de antwoorden die anderen in de eerste ronde hebben gegeven. Het is een echte co-creatie.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

Onderbouwde beslissingen en acties

Landal vervolgt: “Je leest de betrokkenheid uit de data: ze doen graag en vooral ook heel actief mee: dat zie je ook terug in de tweede ronde waar ze veel meningen van anderen doorlezen en waarderen of zelfs aanvullen. Het is geen onderbuikgevoel of een mening op basis van enkele eigenaren die je spreekt of op basis van een (kleine) focusgroep. De feedback die je ophaalt, is gestoeld op cijfers en duidelijke aanbevelingen over ‘hoe verder, wat nu’. Je hebt een stevig document in handen over wat je doelgroep vindt. Deze feedback is ook intern gepresenteerd. Zo laten we zien dat er draagvlak is en hierover blijven we in gesprek met elkaar, zowel intern als extern. We bekijken steeds per keer welke acties we kunnen nemen. Deze dialogen en co-creatie zetten we graag voort. We krijgen te horen vanuit eigenaren dat ze deze manier van betrokkenheid als heel prettig ervaren. En wij kunnen onze beslissingen onderbouwd nemen en onze mensen, budget en onze ontwikkelcapaciteit inzetten waar de waarde aantoonbaar het hoogst is.”

Wil je meer weten over het gebruik van de online tool CircleLytics neem dan contact met ons op of contact Landal GreenParks.

Als wisdom of the crowd een besluit vergaand beïnvloedt.

Als er één partij komende jaren emancipeert bij complexe besluitvorming is het volgens Harry te Riele van TransitieFocus de burger. Voor de Warmtevisie in gemeente Tilburg zette hij met een team professionals in op wisdom of the crowd, oftewel collectieve intelligentie, ook wel co-creatie genoemd. De kennis en visie van anderhalf duizend inwoners leverden voeding voor een select gekozen reflectiegroep. Te Riele legt in deze blog uit waarom gemeente Tilburg afweek van het aanvankelijk gevraagde burgerberaad. Enkele voor- en nadelen van de hybride constructie, van online en offline dialoog passeren de revue. Tot slot raadt hij het openbaar bestuur aan volop te gaan experimenteren met deze nieuwe participatie-constructie.

Burger betrekken – alle fiches op het Burgerberaad?

De klimaatdebatten en omgevingsdiscussies hebben in Nederland de roep versterkt om inschakeling van gewone burgers bij complexe besluitvorming. Hierbij valt geregeld het begrip burgerberaad. In sommige steden zijn daarmee de creativiteit en het eigenaarschap ontsloten waar de besluitvormers naar zochten. Zeker als bestuurders de deelnemers verzekerden dat hun inbreng zwaar weegt in de besluitvorming, gingen groepen serieus aan de slag. Alle fiches nu dus op het burgerberaad?

Nee, dat is onverstandig. Zoals we ook bij andere transities zien, breekt voor ‘besluitvorming’ nu een lange periode aan van variatie en selectie, die vermoedelijk uiteindelijk leidt tot een transitie van het openbaar bestuur. Zelf denkt Te Riele dat de volgende stap de inzet van de crowd is, van een groepsgrootte zonder limiet, waarbij dus iedereen kan meedenken, meedoen, en luisteren naar en leren van elkaar.

Systeem stabiel zolang het gedragen wordt – hoe staat het met de vertegenwoordigende democratie?

Even terug naar de basis. Elk maatschappelijk systeem heeft nadelen. Bouw je een huis, dan kan een ander daar haar hond niet uitlaten. Zet ieder een slot op zijn fiets, dan verliezen elke dag mensen hun sleutel. Stookt een land op aardgas, dan krijgt het de brandwonden, explosies en aardbevingen erbij. Geef je auto’s ruim baan in de stad, dan is die per direct ontoegankelijk voor spelende kinderen en dementerende bejaarden.

Ongeacht de schaal blijft een systeem dynamisch stabiel zolang mensen vinden dat de voordelen ervan de nadelen overtreffen. Het wordt elke dag herbevestigd – steeds opnieuw ingezet, gerepareerd en bij de tijd gebracht met beperkte aanpassingen. Eéns was elk nu vertrouwd systeem een vernieuwing. Het vocht zich in en werd een factor van betekenis toen het opschaalde. De samenleving stelde zich er op in en gaandeweg raakten mensen er zo mee vertrouwd dat ze zich de nadelen niet meer realiseerden, noch de twijfel en soms felle discussies bij invoering destijds. Ze komen pas weer boven als het systeem op de schop gaat – soms generaties later.

Nu de elektrische auto opschaalt bijvoorbeeld, valt velen op dat hij 70% minder onderhoud vergt, ineens gevoed kan worden met zonne-energie, sneller optrekt dan met benzine mogelijk was, stil is, schoon en update-baar over the air. Hij communiceert met andere auto’s en de infrastructuur, wat een ontspannen reis en veel minder doden binnen bereik brengt. Het aloude dealernetwerk blijkt niet meer nodig. De nieuwe constructie voor verre mobiliteit is niet langer een verzameling stangen, zuigers, diesel en V-snaren. Het is een computer met wielen die voor het eerst in anderhalve eeuw niet stinkt en die je desnoods in de hal parkeert. En ja, ook de elektrische variant kent nadelen, maar de voordelen overtreffen die – in de perceptie van een snel groeiende groep mensen althans.

Hoe staat het – dit alles lezend – met onze democratie? Welke nadelen daarvan vergaten we al lang geleden? Te Riele doet een voorzet.

Emancipatie burgers was ook bij besluitvorming transities te voorzien

Dat burgers en bewoners in de jaren ’70 en ’80 een rol speelden in de Nederlandse stadsvernieuwing en bij het aan de kaak stellen van milieuschandalen, is bekend. Burgers betrekken bij transities – grote maatschappelijke systeemwijzigingen – was echter onontgonnen terrein toen het ministerie van VROM in 2001 Een Wereld en een Wil/NMP4 publiceerde. Het ministerie vroeg na die publicatie Henk Diepenmaat en Te Riele om inhoudelijke transities te koppelen aan die van besluitvorming zelf. Het antwoord werd de visie ‘Boven het Klaver Bloeien de Margrieten’. Daarin bekritiseren ze hoe triple helix netwerken wel wetenschappers, ondernemers, politici en ambtenaren bijeen brengen voor besluitvorming over transities, maar niet degenen waar alles welbeschouwd om draait: gewone mensen en hun vermogen om voor een fijn leven op te kunnen komen. Om de te voorziene systeemwijzigingen naar duurzaamheid soepel te laten verlopen, stelden ze 21 jaar geleden voor gewone mensen (‘burger/consumenten’) een volwaardige plek te geven in besluitvorming over transities. Voor hen is de vraag niet of maar vooral hoe.

VROM werd echter geëlimineerd. De strategen achter het NMP4 verspreidden zich over andere ministeries en de EU en zo stokte hun pleidooi voor hun inzet bij systeeminnovaties. Langs andere lijnen groeiden wereldwijd echter visies, experimenten en publicaties over het koppelen van gewone mensen aan governance. Bij Smart Cities werd dit gecombineerd met IT. Landen als Singapore, Spanje, Canada, Taiwan en Noorwegen vormden de kopgroep. In Nederland speelde IT bij de recente inzet van burgers – denk aan lokale energiedebatten en gebiedsvisies echter geen bijzondere rol.

En nu Tilburg.

Warmtevisie Tilburg: “We denken aan een burgerberaad”

Als in het voorjaar van 2021 de gemeenteraad in Tilburg het College vraagt om meer betrokkenheid van huiseigenaren bij de Warmtevisie, spreekt de aanbesteding over het organiseren van een burgerberaad. De gemeente denkt aan zo’n twintig gelote inwoners die hun mening geven over de Warmtevisie en aanblijven tot aan de vaststelling in december.

Met het Malieveldprotest, de trekkers op de snelwegen, het bezette RIVM en de bedreigingen op internet nog vers in het geheugen, stellen Te Riele en zijn collega Esther van der Valk een andere constructie voor. Ze ondersteunen een select gekozen reflectiegroep met wisdom of the crowd, collectieve intelligentie dus. Hieronder hun argumenten daarvoor en hoe het in de praktijk uitpakte.

1. Wordt het grimmig, dan is het ethisch niet verantwoord gewone burgers vol in de wind te hebben staan. In de visiefase van de warmtetransitie, zo is ons eerste argument tegen een burgerberaad sec, is er nauwelijks maatschappelijke frictie. Dit kan omslaan zodra huiseigenaren zich verplicht zien tot investeren. In de venijnige situatie die dan ontstaat, is het ethisch onverantwoord om een kleine groep burgers vol in de wind te hebben staan, nog afgezien van het politieke risico voor het college. Ze stellen de gemeente voor een – wat al snel heet – TilburgerTafel van twintig mensen rugdekking te geven met online dialogen op basis van open vragen en vele burgers.

Per dialoog beantwoorden héél veel Tilburgers (zelf schrijven ze: “liefst duizenden”) anoniem de vragen over de Warmtevisie. Hun geanonimiseerde antwoorden worden door CircleLytics Dialogue in porties van twintig doorgegeven aan andere huiseigenaren, met het verzoek ze te rangschikken en van commentaar te voorzien.

Zo bedacht, zo gedaan. Na zes weken blijkt het team de TilburgerTafel te kunnen voeden met geanonimiseerde, gerangschikte, dus gesteunde, antwoorden van de eerste 700 Udenhouters, Berkel-Enschotters, Biezemortelaren en Tilburg-stadters, van top-en bottomlijsten met meest omarmde en meest afgewezen antwoorden, én van argumenten pro en contra. Dit geeft de TilburgerTafel een vliegende en fundamenteel andere start. In vier maanden komt de groep zes keer bijeen om te reflecteren op tussenresultaten, vervolgvragen en fragmenten voor het burgeradvies. Tijdens de zevende gaat ze met raadsleden samen in op specifieke dilemma’s. Leden van de Tafel overhandigen ter plekke hun burgeradvies in de vorm van 56 groot-formaat slides (zie foto). Een journalist van het Brabants Dagblad beziet de sterke groepscohesie met verbazing.

Inmiddels gevoed door duizenden gerangschikte antwoorden en commentaren daarop, staat de TilburgerTafel veel sterker in haar advies. Een hoge tevredenheid onder de deelnemers op de online dialoog (8,5 op een schaal van 10) verstevigt die positie nog. Als raadsleden in de debatten uitspraken en adviezen uit het burgeradvies veelvuldig aanhalen, de TilburgerTafel expliciet complimenteren en de Warmtevisie unaniem aannemen, hebben de deelnemers allesbehalve de indruk voor de sier meegedaan te hebben, laat staan te zijn beland in een verstikkende polarisatie. Het tegendeel.

2. Twintig mensen dekken geen 70.000 huishoudens. Naast de ethische overweging is er een tweede reden om digitale middelen en collectieve-en kunstmatige intelligentie in te zetten. Een burgerberaad kan de diversiteit van 70.000 huishoudens niet dekken, laat staan in combinatie met de investeringsruimte per gezin, grondhouding van de huiseigenaar ten opzichte van de hele warmtetransitie en nog andere bijzonderheden. Met collectieve intelligentie en CircleLytics Dialogue wordt dit eenvoudiger. Diversiteit, meerderheden, minderheden, clusters, afwijkende meningen, aversie tegen verandering in het algemeen: met, bewust, open vragen krijg je ze relatief eenvoudig boven water. Door het burgeradvies te larderen met honderden letterlijke antwoorden weet elke subgroep zich gezien, zelfs als ze een minderheid is en de raad een andere route kiest dan zij voorstaat. Besluitvormers aan hún kant krijgen authentiek materiaal op hun tablet of computer, met kwaliteit op proces en inhoud inclusief – niets menselijker dan dat – een berg spel- en stijlfouten. Het beleid kan vanaf nu preciezer differentiëren: naar wijk, inkomenssituatie, huistype, bouwjaar, psychologische houding, opgeëiste autonomie en andere kernzaken.

Om gevoel te krijgen voor de afwijking van de TilburgerTafel ten opzichte van de gemiddelde huiseigenaar, beantwoordden beide(n) enkele vragen over de weging van waarden. De TilburgerTafel bleek iets groener dan de gemiddelde online deelnemer en verwerkte dat besef in haar advies. Vanaf de eerste Tafelbijeenkomst ontleende een penvoerder fragmenten voor het burgeradvies aan de discussies. De vier maanden erna worden deze completer, breder en diepgaander. Al met al vordert het proces op drie sporen: op kennis en vertrouwen tussen de leden van de TilburgerTafel onderling, op diepgang, breedte en vormgeving van het burgeradvies en op een groeiende relatie tussen de gemeente en uiteindelijk ruim anderhalf duizend deelnemende Tilburgers, verspreid over de wijken van de stad. Bij oplevering beschikken de ambtenaren bovendien over een lijst inwoners die zeggen actief te worden in hun wijk voor het Wijkuitvoeringsplan.

3. Loting levert niet automatisch een groep die complexe problemen oplost. Geïnteresseerden in de TilburgerTafel meldden zich na oproepen in oude en nieuwe media. Uit de zestig kandidaten kozen ze er twintig. Waarom wezen ze loting af? Om het risico te verkleinen dat deze groep van 20 leden slecht is toegerust voor complexe-probleemoplossing. Waar transitiedenken zich rond de eeuwwisseling concentreert op koplopers, wordt het Esther van der Valk en Te Riele gaandeweg duidelijk dat doorgroeidynamiek sterk wordt beïnvloed door hen die zich van nature juist thuis voelen in de bovenste helft van de S-curve (groeicurve). Anders gezegd: een transitie gaat zo snel als degenen die níet willen. Soepel verlopende transities vragen om samenwerking tussen mensen die verdeeld zijn over de groeicurve. Zo ontstaan kwalitatief betere besluiten. Een besluit namelijk waar meer mensen achter staan.

Een tweede reden om van loten af te zien, is dat mensen én inhoud beide belangrijk zijn in een transitie. Een TilburgerTafel die én people-attached én matter-attached karakters bevat, dekt als groep de inhoud van het probleem én de sociale processen die nodig zijn om de nieuwe richting te vinden. Ook hier: een kleine groep loopt risico dat deze balans ontbreekt. In online dialogen waar 1500 Tilburgers aan deelnemen, zijn deze balansen geen probleem en dat zien we, terugkijkend, bevestigd in de spreiding van type antwoorden en commentaren.

Tot slot, geeft Te Riele aan, maakt het uit of een groepslid specialist is op een deel van de groeicurve, of juist van nature het totaal overziet, dus van ontstaan via doorgroeien, uitnutten en vervallen naar afbreken. Bij een transitie spelen al deze processen tegelijk. De TilburgerTafel moest wat TransitieFocus betreft dus variatie hebben in 1) explorerende en bestendigende karakters, 2) mens- en inhoud-georiënteerde karakters en 3) specialisten op de groeicurve en generalisten. Literatuur over complexe-probleemoplossing maakt aannemelijk dat zo’n cognitief-gevarieerde groep sneller en beter resultaat lever. Uit zestig aanmeldingen vormden we een stadsdekkende groep van twintig. Met speelse kennismakingsvragen checkten we die bij aanvang op cognitieve diversiteit. Jarenlange ervaring met transitie-assessments is op zo’n moment een voordeel, geeft TransitieFocus aan.

4. Het belang van open dialogen. Een cognitief-gevarieerde groep dus, gesterkt door duizenden antwoorden uit drie online dialogen met de stad. Waarom stelden ze open vragen in die dialogen in plaats van de gangbaarder polls en surveys? Het antwoord zit ten eerste in het begrip dialoog. Dialoog gaat over het leren van standpunten van anderen en over het vervolgens opnieuw nadenken over die van jezelf. Dialoog gaat dus over verandering. In de Tilburgse antwoorden is inderdaad te zien hoe grote groepen soms opschuiven in hun mening na het lezen van 20, 40 of nog meer antwoorden van anderen. Door open vragen te stellen en antwoorden van anderen te laten beoordelen, vergroot de stad de cohesie tussen duizenden mensen. Zo vordert de besluitvorming al in dit vroege stadium. Polls en surveys doen dit niet. Literatuur over participatie wijst er bovendien op dat het stellen van vragen een open houding en vertrouwen uitstraalt – een essentie voor transities waarin uiteenlopende partijen met elkaar de toekomst in moeten.

5. Polarisatie op de loer.

Terug naar zomer 2021. Naarmate de TilburgerTafel vordert, blijkt dat extreme antwoorden – positief en negatief – door andere huiseigenaren als weinig bruikbaar worden beoordeeld. Het proces verzandt daardoor niet in patstellingen door flankposities. De discussie loopt via een genuanceerd middenveld – de ja-mitsen en nee-tenzij’s. Door het ontbreken van één moment en één plaats waarop ‘HET’ allemaal moet gebeuren (een bijeenkomst / workshop), ontbreekt misschien de explosie van aanstekelijk enthousiasme die een burgerberaad kunnen kenmerken. ‘Tilburg’ kenmerkt zich meer door anonimiteit, rust en tijd voor reflectie. Het inlichten van de politie is bijvoorbeeld niet nodig. Ambtenaren, raadscommissie en bestuurders worden gaandeweg opgewarmd met tussenresultaten.

Extreme antwoorden komen natuurlijk wel binnen. De penvoerder neemt ze ter illustratie op in het advies, maar deze extreme standpunten kapen niet de discussie. Door de duizenden antwoorden en commentaren erop bovendien in één Excel-bestand ter beschikking te stellen van alle Tilburgers, kan ieder achteraf de keuzes van de penvoerder controleren. Voor dyslectici staat een word-variant online.

Gelukt? Nadelen? Klaar nu? Toekomst?

Is de test van Model Tilburg gelukt? Velen vinden van wel. Is de constructie zonder nadelen? Dat niet natuurlijk. It’s been a hell of a job. Alles moest worden uitgevonden, het team maakte fouten. Een deel kon niet op vakantie en door de Coronapandemie moest bijna alles online. Sommige leden hebben elkaar nooit live ontmoet.

Is dit (op)schaalbaar? Ja. In Tilburg gaven de politici én ambtenaren het team echter uitzonderlijke vrijheid en vertrouwen. Zelf ben ik uiterst benieuwd of Model T ook met andere teams, in andere steden en op andere transitie-kwesties werkt.

Is Tilburg klaar nu? Nee. Het team zag het vertrouwen tussen partijen groeien. Bij een warmtetransitie die nog decennia beslaat, is het onverstandig de dialoogconstructie op te heffen nu de globale visie is vastgesteld. Een langjarige vertrouwensband tussen gemeente, en in dialoog gaan en blijven met duizenden inwoners én de hen omringende partijen zou wel eens cruciaal kunnen blijken zodra de transitie de voordeur binnen komt. De toekomst? Als deze vernieuwing opschaalt, dan schuurt ze vroeg of laat met de gangbare routines. Lukt het Model T daarbij om inmiddels vergeten én nieuwe problemen op te lossen die onze gangbare vertegenwoordigende democratie nauwelijks aan kan, dan komt die laatste pijnlijk in de knel. Hoe dát gevecht verloopt, is afhankelijk van de wijsheid van degenen die dan besluiten. Persoonlijk zou Te Riele hen Model Tilburg aanraden.

Contact Harry te Riele of Esther van der Valk van TransitieFocus hier.

(dit is een bewerking van een artikel dat verscheen in het tijdschrift Ruimte + Wonen, nr 1, 2022, uitg. Aeneas).

Deze vraag wordt ons regelmatig gesteld. We vragen HR leiderschap waarom ze dan toch nieuwsgierig zijn naar de medewerkersdialoog van CircleLytics. Wat schiet dan tekort als HR zich beperkt tot de methode van een enquête voor medewerkersonderzoek? Dan staan we best te kijken van hun reacties. Deze komen in dit blog voorbij. Het komt neer op wat we in een recente post schreven: je enquête is pas de start, hooguit 10% van de EX/EE uitdaging. Daarna begint het pas. Daarna wil je in dialoog. Om samen uit te zoeken wat er verborgen gaat achter de cijfers, hoe dingen beter kunnen. In co-creatie met hun medewerkers, zoals Ben Whitter, oprichter van het World Employee Experience Institute, in zijn veelgeprezen boek “Human Experience at Work” aangeeft. De vraag die hij daarbij stelt beantwoorden onze klanten met de kracht van dialoog: “How can you co-create at a deeper level with people?“. Weet je dat je door onze dialoog de collectieve intelligentie die je verkrijgt, en jouw kwalitatieve inzicht, uit de groep met 20-60% stijgt? En weet je dat de mens de belangrijkste reden is waarom elk verandertraject in je organisatie slaagt … of faalt? Met alleen een enquête maak je geen impact. Engagement is een dagelijkse actie (misschien wel de mooiste!) maar zeker geen periodieke lijst van gesloten vragen met een tekstveldje. Mensen zijn zóveel meer waard. Hun eigen persoonlijke ervaringen, inzichten, gevoelens, behoeftes en kennis van zaken moet je niet afdoen met een algoritme wat snel woorden optelt en thema’s denkt te zien, maar eerst aandacht geven en anderen mee inspireren en van laten leren. Een dialoog dus!

Gewoon eens wat dingen die we horen…

“medewerkers zijn moe van enquêtes en willen hun meningen laten horen”
“opvolging is zo lastig als je geen echte open vragen hebt gesteld”
“wat heb ik er aan als manager als de vragen algemeen zijn en niet specifiek”
“benchmarking is helaas belangrijker in de organisatie dan vragen stellen die nu relevant zijn”
“na de enquête worstelen we nog maanden met het ‘waarom’ en ‘hoe dan’ en al die bijeenkomsten geven vooral hoofdpijn”.

En ook:

“de enquête is gewoon ingeburgerd geraakt en het levert prima rapportages op”
“bij ons is de respons niet eens zoveel lager geworden in de loop der jaren dus nog geen zorgen”
“we gebruiken de enquête ook in korte versie om vaker te herhalen en zo een vinger aan de pols te houden”
“het is vrij makkelijk om te bedienen tegenwoordig en er rollen prima overzichten uit”
“er zitten slimme suggesties in de open velden: maar zijn andere medewerkers het daar mee eens?”.

Dat soort dingen… Iets herkenbaar voor jou?

Case. Overheidsorganisatie.

Deze organisatie werkt met een traditioneel medewerkersonderzoek (enquête) vanwege een Rijksbrede inkoop. De leiding geeft aan dat medewerkers geen zin hebben in ‘weer een enquête’. Daarom wil de leiding geen algemene, maar specifieke vragen, voor specifieke onderwerpen die nu actueel zijn. Ze selecteren 4 vragen van de enquête, en voegen daar aan elke vraag aan toe “wat is je belangrijkste reden voor deze score”. Ze ontwerpen 3 extra open vragen. Deze 7 zetten ze met CircleLytics Dialoog uit, vanwege de unieke 2e ronde. Daarin geven medewerkers een soort sentiment-score en verrijking aan de (vele) antwoorden van anderen. Hierdoor wordt een schat aan extra inzichten verkregen en leert de leiding meteen wat het belangrijkste is, en wat niet, en vooral waarom. Validatie dus. Dit voorkomt dat algoritmes chocola gaan maken en veelgenoemde en weinig-genoemde thema’s naar boven respectievelijk naar beneden duwen in een mooie grafiek: maar je weet dan niet of medewerkers het daar mee eens zijn omdat je ze niet hebt gevraagd wat ze van de suggesties van anderen denken.

Medewerkers waarderen de dialoog enorm en voelden ze betrokken en serieus genomen.

Het verschil tussen de enquête-vraag die met CircleLytics Dialogue is dus:

–> enquête: Hoe heeft de werkrelatie met collega’s in het laatste jaar je werkgeluk beïnvloed? (1=negatief, 10=positief; eventueel met tekstveldje)

–> dialoog: Eerste ronde: Hoe beïnvloedt de werkrelatie met collega’s momenteel je werkgeluk (1=negatief, 10=positief) en wat is je belangrijkste reden daarbij? En de tweede ronde, de dialoog-ronde dus: Hoe waardeer je de redenen van anderen en wat is jouw toelichting daarbij? Wat betekent dat voor je finale score op de vraag over werkgeluk?

Kun je je iets voorstellen bij het verschil? Een jaar terugkijken is nogal lang terwijl feedback pas bruikbaar en betrouwbaar is als het dicht op het moment plaatsvindt (onze leestip: het boek Job Feedback van Manuel London). De gerichte toelichting als antwoord op het open-vraaggedeelte is ongekend rijk. En weet je dat in de dialoog-variant met open antwoord en 2e ronde, meer dan 70% van de medewerkers meer dan hun 10-15 antwoorden van anderen doornemen en waarderen? Zij begrijpen de context, semantiek, taalgebruik, toonzetting, lezen tussen de regels door. Hun scores zijn betekenisvoller dan algoritmes. Hun sentimenten zijn betrouwbaarder dan een algoritme dat negatieve of positieve woorden optelt. Taal is mensenwerk en nog lang niet geschikt voor algoritmes om snelle ‘optellingen’ te doen.

Terug naar ons verhaal.

Waarom slechts 10%?

HR en leiderschap beseffen dat luisteren naar medewerkers weinig te maken heeft met het stellen van gesloten, algemene (score) vragen met een eventueel tekstveldje erbij. Veelal van de ‘gevestigde orde’ zoals CultureAmp, QuestBack, Qualtrics, Effectory, Integron, SurveySparrow en 100en andere aanbieders. Josh Bersin benoemde in 2019 al de trend dat employee engagement op is geschoven van het doen van enquêtes naar action-driven feedback die werkelijk tot aanbevelingen voor managers komen over ‘wat nu te doen’. Gallup onderzoekt en toont al jaren aan dat medewerkers gemotiveerder zijn en productiever als hun meningen er zichtbaar toe doen. Zo luister je immers ook niet naar je partner, familie en vrienden. Open vragen komen echter in het standaard medewerkersonderzoek niet aan bod, of op enkele open tekst-veldjes na. HR en leiderschap worstelen daardoor met een aantal uitdagingen:

medewerkers zijn allang geen fan meer van enquêtes; dat beïnvloedt betrouwbaarheid
een rapport op basis van open tekst-veldjes is niet betrouwbaar (lees ons blog “Enquête of dialoog“)
het duurt voor 70% van de organisaties 2 weken tot meer dan 2 maanden voordat resultaten duidelijk zijn en dat is alleen nog maar de rapportage, nog niet eens actie
het vertrouwen neemt af en het risico dat je (pulse) enquête lager zal scoren neemt toe.

Het lastige is dat enquêtes onderwerpen bloot leggen met zwakke scores en / of dalende trends, maar niet het waarom erachter, en evenmin ‘hoe te verbeteren’. Het goede nieuws is hierbij dat HR én medewerkers én leiderschap het ongenoegen delen over enquêtes. Ze zijn op zoek naar verdieping om employee listening waar te maken. Om co-creatie te realiseren en om forse stappen te zetten ten aanzien van betrokkenheid, bevlogenheid en vertrouwen. Ook Ventana Research legt helder bloot dat huidige technologie niet tot tevredenheid heeft geleid en in nieuwe oplossingen moet wordt geïnvesteerd die participatie en betrokkenheid in het hart van het werk concreet maken. De enquête legt cijfers bloot en veelgenoemde thema’s en woorden, maar geen richting voor beslissingen, geen gevalideerde uitkomsten, geen aanbevelingen, geen prioriteiten, dus ook geen acties. Die 90% begint nu pas.

Waarom dan wél nog enquêtes doen?

HR noemt een aantal redenen die vanuit het oogpunt van ‘niet teveel willen veranderen’ valide kunnen zijn. Ze willen bovendien met ons in gesprek over het complexe werk ná de enquête. De redenen die ze noemen om enquêtes te doen zijn:

we willen cijfers benchmarken (vergelijken) met de branche; daarom gebruiken we generieke vragen en gesloten schalen
de cijfers uit enquêtes worden gebruikt in allerlei management rapportages en daar is iedereen aan gewend
beoordeling en beloning (van bijv. directie/MTs) worden mede gebaseerd op cijfers uit enquêtes
het HR team is hieraan gewend, en willen zelf geen verandering
medewerkers zijn enquête-moe en we durven niet iets nieuws te introduceren
we wachten op instructies van directie/CEO.

En wat we regelmatig horen: we hebben een contract voor het medewerkersonderzoek voor meerdere jaren dus dat zitten we gewoon nog eerst uit. Op dat laatste argument reageren we meestal met de vraag wat je doet als je knellende schoenen hebt gekocht maar deze nog niet versleten zijn. Blijf je ze opdragen met pijn, blaren en ongemak? Qua benchmarking merken we dit op. Als je zelf een 7,4 scoort op een onderwerp en de branche een 7,2, wat doe je dan? Wat weet je dan? Je vergelijkt appels met peren. Ga je niet voor de 10, ga je voor continue verbetering, voor excellentie voor medewerkers en hun ervaring? Je hebt medewerkers gevraagd om feedback, maar laat je dit punt rusten omdat directie al tevreden is met ‘we scoren beter dan anderen’?

De enquête-moeheid is nogal een punt. Waarom al jaren iets doen wat niet bevredigend genoeg is, en wat medewerkers afwijzen als methodiek? Moeheid, niet invullen, geen vertrouwen hebben in de opvolging zijn nogal zaken die HR niet zou moeten willen. Als de methodiek medewerkers al niet motiveert, hoe kunnen de uitkomsten dat dan wel zijn? Nieuwe technologie om groepen te bevragen is best wennen en vergt visie, ambitie en ruggengraat. Modern leiderschap verlangt van organisatie en HR om de kracht van open vragen te zien en te omarmen. Het MIT heeft zelfs een complete opleiding opgezet rondom ‘open vragen stellen’ van Hal Gregersen, als “Breakthrough Approach to Creative Problem Solving, Innovation, and Change”.

Heeft jouw organisatie, jouw team, jijzelf vernieuwingsdrang om te luisteren naar het ongenoegen van medewerkers, hun verbeterpunten en open vragen stellen. Om de kracht van collective intelligence te omarmen (zie ook deze video van Stanford PhD Lorenzo Barberis) en te leren van zoveel mogelijk perspectieven. Dit verhoogt niet alleen de betrokkenheid, bereidheid te veranderen, maar verlaagt ook de zogenoemde bias, oftewel verstoringen in data waardoor informatie niet betrouwbaar is.

We begrijpen echter dat de bovengenoemde redenen voor HR de urgentie om te veranderen flink in de verdrukking helpen. Benchmarking lost jullie echte inhoudelijke vraagstukken en vragen niet op, omdat deze eisen dat je je limiteert tot standaardvragen. Toch kan benchmarking een ingesleten behoefte zijn en de geboden schijnzekerheid plezierig aanvoelen: “zolang we maar rond of net boven de sectorgemiddeldes zitten hoeven we niks te doen”. Dit terwijl ondertussen medewerkers vertrekken, zich niet betrokken voelen of waarvan het talent niet optimaal wordt ingezet.

Er zijn anderzijds tal van organisaties die geen medewerkersonderzoek doen, of zeer ontevreden zijn, of een aflopend contract hebben en compleet en uitsluitend overstappen op de medewerkersdialoog met CircleLytics Dialogue. Andere organisaties worden vanuit visie en leiderschap op het spoor van medewerkersdialoog, crowd sourcing en collective intelligence gezet en komen zodoende bij ons terecht voor projecten en interventies rondom veiligheid, retentie, verzuim, strategie, etc.

Case. Middelgrote, industriële diensten-organisatie.

De nieuwe directie wil ‘iets’ met medewerkers, maar geen enquête. Die hebben ze nog nooit gebruikt. Gewoon niet van gekomen. De directie wil dat medewerkers meer ervaren dat ze samen voor één organisatie werken. Ze noemen het purpose en cultuur. Daar willen ze wat mee. Een consultant die met onze dialoog-tooling werkt bij klant, heeft “Engaging Dialogues” opgezet. Op maandbasis 3 vragen. Een combinatie van de open én gesloten schaal. Vragen waarmee direct gestuurd wordt op en geluisterd naar wat “zij zien”, “zij ervaren”, “zij weten”. De directie vond dat erg spannend. Wat komt eruit? Hoe reageren ze? Gaan ze dat open antwoorden schrijven? Ze hebben vragen toegepast die een directe koppeling kregen / hebben met de management-agenda. Ze noemden de resultaten en acties daaropvolgend een “ware goudmijn”.

Laten we nu eens doorgaan.

We hebben het dus over organisaties waar HR om welke reden dan ook, momenteel de methodiek van een enquête hanteert in het kader van EX / EE en employee listening. In een ander blog gaan we in op de verschillen tussen dialoog en enquête en waarom open vragen een nieuwe methodiek en technologie vergt.

Wat doet HR na afloop van de (pulse)enquête?

HR noemt nu de volgende drie aanpakken het meest:

niets doen
decentrale gesprekken door managers, soms met medewerking van een HR medewerker of externe
focusgroep(en), EX/EE labs, interviews, etc.

Niets doen (ja, dat komt veel voor)

Onderzoek van onder andere LeadershipIQ laat zien dat ‘niets doen’ en ‘decentrale gesprekken’ veel voorkomende redenen zijn waarom enquête-resultaten verslechteren. Ja, verslechteren. Niets doen wordt toegelicht door dingen als: drukte, geen skills om cijfers te duiden, of afwezigheid van een followup-proces. Het rapport wordt opgeleverd en daarna blijft het stil. Dat is een flinke weeffout bij HR. Het verbaast niet zo dat organisaties nog veel te kampen hebben met lage betrokkenheid en / of een fors vertrek van medewerkers.

Decentrale gesprekken?

Vaak worden enquête-resultaten uitgesplitst naar business units en bedrijfsonderdelen. Individuele management teams gaan dan, ‘moeten dan’, met de resultaten aan de slag. HR ondersteunt dit op verschillende manieren. Wat HR vaak noemt als uitdaging is:

managers zijn niet geschikt om die gesprekken te voeren
privacy wordt geschaad door het wegvallen van anonimiteit (zie meer hier)
gesprekken verlopen moeizaam, worden uitgesteld, niet afgemaakt, niet opgevolgd
zwak, centraal overzicht bij HR en directie over acties en zichtbare opvolging
door het gebrek aan inclusie van allen en echte dialoog sluipt bias in de inhoud en komt niet op tafel wat moet en kan.

Managers zijn niet altijd getraind of bekwaam om gesprekken te voeren. Zeker niet omdat het vaak over de kwaliteit van hun eigen werk gaat en bijbehorende slechte scores. Die slechte scores van het medewerkersonderzoek hebben hun mogelijke weerslag op diezelfde managers. Dat veroorzaakt een onveilige situatie: een situatie namelijk waarin bovendien anonimiteit niet langer geborgd is. Dat is bijzonder vreemd, want de enquête is (standaard) anoniem. Waarom gesprekken dan niet meer? Zodra privacy geschaad wordt, haken medewerkers af en verliest de organisatie de kracht van multi-perspective decision making. Hoe ‘inspirerend’ de bijeenkomst ook was in de ogen van manager en (betaalde, vaak externe) moderator. Je weet niet wat je mis bent gelopen en dat is een fors risico voor EX/EE en voor het vertrouwen.

De doorlooptijd is bovendien fors. We horen vooral 2 tot 7 maanden voordat alle gesprekken gevoerd zijn. De kracht van feedback is dat de ontvanger er zichtbaar wat mee doet, op korte termijn. Weken, geen maanden. En tenslotte loop je het risico dat je centraal als leiderschap niet zuiver weet wat zich decentraal heeft afgespeeld, wat gezegd is, wat afgesproken is en of dat echt representeert wat er aan de hand is, en wat nodig is. Je bereikt het tegenovergestelde van wat je beoogt: geen hogere betrokkenheid of bevlogenheid.

Focusgroepen dan?

Veel aanbieders van medewerkersonderzoek promoten op hun website, om focus groepen op te zetten, of varianten hierop. Daarmee kan “HR verdieping aanbrengen op de cijfermatige uitkomsten, en begrijpen wat het waarom is, en hoe te verbeteren”. De intentie is goed, de oplossing is ons inziens niet goed. Redenen zijn de volgende:

– gebrek aan inclusiviteit; als je 90-99% van de medewerkers links laat liggen loop je het risico dat je beslissingen neemt die gewoonweg niet gesteund gaan worden; statistisch is je informatie en je eventuele beslissing met een kleine groep onnodig zwak

– inhoudelijk loop je dan ook wat mis maar je weet niet wat; wat zegt de rest van de organisatie? hun gezamenlijke intelligentie en ideeën blijven onbenut: je beperkt medewerkers niet alleen, maar jezelf ook als leider, en dat keert zich tegen je.

Hou wel de intentie vast: “verdieping aanbrengen op de cijfermatige uitkomsten, en begrijpen wat het waarom is, en hoe te verbeteren“. Daar gaan we mee aan de slag in de volgende case!

Case. Philips.

Nadat het wereldwijde, kwartaalsgewijze medewerkersonderzoek is afgerond, wil de leiding van één van hun continenten het waarom begrijpen en hoe verbeteren. Ze willen dat doen door co-creatie op te zetten met een aantal elkaar opvolgende CircleLytics Dialogen. Philips selecteert vervolgens zwak scorende items, die zeer belangrijk zijn voor succes. De vragen uit de standaard-enquête worden nu herhaald, aangevuld met een open deel: “… Please elaborate on your scores to clarify how to improve.” Medewerkers doen massaal mee en vertellen hoe zij denken over verbeteringen.

Philips heeft direct actie kunnen ondernemen nadat de dialoog was afgelopen. De tekstuele analyse is namelijk direct door de medewerkers zelf gedaan. Zij kennen waarde, betekenis en sentiment toe aan de antwoorden van anderen door score en toelichting. De kunstmatige intelligentie en andere tekstanalyses in CircleLytics maken dat werk naadloos en realtime af. Op maandag start de dialoog, op vrijdagmiddag staan resultaten in slides en zijn acties afgesproken. Philips kan met de dialoog richting én verbeterpotentieel snel blootleggen. Zonder dat ze hun wereldwijde enquête-proces per kwartaal moeten veranderen. Want die enquête moet vooralsnog blijven: het meet de temperatuur, maar dialoog lost past echt dingen op en realiseert betrokkenheid.

Dus de dialoog is een verlengstuk van de enquête?

Ja, zo kun je dat zien. Als je om welke redenen dan ook het oude medewerkersonderzoek (de enquête-methodiek) niet kan vernieuwen, zorg dan in elk geval dat je daarna de dialoog aangaat met medewerkers. Voordelen en noodzaak van de dialoog van CircleLytics zijn de volgende:

online, anoniem, snel en zeer aantrekkelijk doordat ze open antwoorden mogen geven
schaalbaar dus inclusief: iedereen relevant voor het onderwerp wordt gevraagd
je vergroot vertrouwen en hun directe betrokkenheid bij de organisatie
ze leren van elkaars open antwoorden, scoren deze, en zeggen dus wat écht belangrijk is.

De dialoog compenseert alle nadelen van de enquête en is de perfecte aanvulling. Ieder zijn vak. De enquête haalt cijfers op, de dialoog haalt duiding op. De enquête indiceert mogelijke problemen, de dialoog legt de potentie voor verbetering concreet op tafel. Op een presenteerblaadje zoals een klant ons laatst vertelde.

Ten slotte, mocht je wel eens overwegen om op termijn geen enquête-methode meer in te zetten, laat bijgaande case je dan inspireren.

Case: Uitzendorganisatie.

Deze organisatie besloot om de oude methodiek van algemeen medewerkersonderzoek niet langer toe te passen in Nederland. Ze hebben de CircleLytics Dialoog exclusief gekozen en ingezet om met 8 essentiële vragen alle medewerkers te benaderen. Daarbij combineerde ze een gesloten mét open schaal. Ze hanteerden dezelfde vragen als die ze voorheen gebruikten maar dan met de aanvulling om “helder toe te lichten waarom je dat momenteel zo ziet.” De 2e ronde van de dialoog heeft richting de 1.000.000 extra denkslagen opgeleverd met bijna 3.000 medewerkers, doordat ze elkaars anonieme antwoorden konden lezen en beoordelen. Dat deden ze massaal. Gewoon omdat het volgens henzelf ‘leerzaam’, ‘verrassend’ en ‘gewoon enorm leuk’ was.

Ze konden bovendien toelichten waarom ze de antwoorden van anderen (anoniem) omhoog of omlaag scoorden. Het was in hun ogen een rijke, motiverende manier om “de organisatie te helpen te verbeteren”, zo vertelde CHRO ons. Leiderschap ontving het ‘gewone’ rapport met cijfers, uitsplitsingen, etc, maar ontving nu ook de kwalitatieve analyses met wat de medewerkers gewikt en gewogen het belangrijkst en minst belangrijk beschouwden. Ze konden alle resultaten snel uitsplitsen naar dochterorganisaties zodat die tot actie over konden gaan. Acties die door medewerkers zelf, gezamenlijk, op tafel zijn gelegd. Acties die in co-creatie tot stand komen.

Eén groot brein

Medewerkers zijn gezamenlijk het brein van je organisatie. Alleen zijn het maar gewoon ‘neuronen’, maar door hun samenwerking, hun openheid naar elkaars meningen (de ‘synapses’ van je brein), vormen ze dat ene grote brein.

“How can you co-create at a deeper level with people?” stelt Ben Whitter als vraag, om human experience at work succesvol te maken.

Dan is in dialoog gaan met je medewerkers ons antwoord om je huidige followup te verdiepen en engagement op korte termijn te verhogen en duurzaam vast te houden. Als je al enquêtes en medewerkersonderzoek doet maar daarna in dialoog wil om snel, betrouwbaarder, concreet tot verbetering te komen, of als je gewoon wil stoppen met enquêtes of er nog geen hebt. Vergeet niet dat medewerkers net als mensen zijn: ze willen bijdragen, dat je ze serieus neemt en zijn echt bereid om samen dingen op te lossen en verbeteren.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Het afgelopen jaar deed een van de partners van CircleLytics, PGOsupport samen met 4 patiëntverenigingen ervaring op met CircleLytics Dialogue voor achterbanraadpleging. PGOsupport en haar verenigingen kennen nu de mogelijkheden en bijzonderheden van deze tool. Haar conclusie: van toegevoegde waarde!

Bijgaande toelichting is van PGOsupport over haar ervaringen en advies. Ben je een patiëntvereniging, neem dan direct contact met ze op.

Er zijn diverse methoden om de achterban te raadplegen. De bekendste zijn de enquête, interview en de focusgroep. De online dialoogtool van CircleLytics is nieuw voor de patiëntverenigingen die door PGOsupport worden ondersteund. Met 4 patiëntenorganisaties probeerden PGOsupport ‘m uit. We leerden veel over hoe je de tool het best kunt gebruiken. De tool heeft nu een vaste plek in de advieskoffer richting verenigingen.

Voor idee- en meningsvorming

De online dialoogtool biedt een combinatie van kwantitatief en kwalitatief onderzoek. Hij is vooral geschikt om samen met de achterban meningen en ideeën te vormen. Je kunt er de standaard enquêtevragen als meerkeuze- en schaalvragen in stellen. Daarnaast kun je er veel kwalitatieve informatie mee ophalen bij een grote groep. Dat kan normaal vooral met een focusgroep, met een beperkt aantal deelnemers.

Ermee leren werken

Wil je alleen feitelijke informatie ophalen bij de achterban dan is een enquête beter geschikt. Dat is één van de belangrijke lessen uit de proefperiode met deze tool. Bovendien is een online dialoog echt anders om te maken én om aan deel te nemen dan een vragenlijst. Je moet ermee leren werken. Ook de vraagstelling luistert nauw.

Caroline Donner, adviseur achterbanraadpleging, en Eva Vroonland, adviseur patiëntenparticipatie bij PGOsupport, delen hun ervaringen uit de proefperiode.

Van belangenbehartiging tot organisatievraagstuk

“We hebben met 4 patiëntenorganisaties ervaring opgedaan met de dialoog, voor 4 verschillende onderwerpen:

input verzamelen voor een richtlijnwerkgroep
achterhalen of en hoe leden willen participeren in zorg en onderzoek
peilen van de toegevoegde waarde van de organisatie
achterhalen welke thema’s het belangrijkste zijn voor belangenbehartiging.

“Wat deze tool aantrekkelijk maakt, is dat je er veel kwalitatieve informatie mee kan ophalen.”

Veel kwalitatieve informatie

“Wat deze tool vooral aantrekkelijk maakt, is dat je er veel kwalitatieve informatie mee op kunt halen. Het is minder cijfermatig. Deelnemers reageren ook op elkaars standpunten en bouwen erop voort. Ze prioriteren zelf al bepaalde standpunten en ideeën.”

Voor meningsvormende vragen

“Het is een innovatieve methode, met een heel andere manier van vragen stellen dan we gewend zijn. Je vragen moeten geschikt zijn voor de dialoog. Je stelt meer meningsvormende dan feitelijke vragen. En dat is best puzzelen. Bij de 4 vraagstukken kostte dat ook veruit de meeste tijd. We weten nu beter wat voor vragen zich er goed voor lenen. En dat een sterke vraag nodig is om mensen te enthousiasmeren voor een ronde 2.”

Goed instrueren

De dialoog vergt enige (digitale) vaardigheid van de deelnemers maar dat hangt van je doelgroep af: leeftijd, ziektebeeld en mate waarin ze digitaal betrokken zijn (zoals regelmatig een nieuwsbrief openen / lezen, mail bekijken). Ze moeten de dialoog met 2 rondes en een paar notificaties net even snappen. Een goede instructie vooraf aan de deelnemers is daarom zinvol en soms zelfs noodzakelijk.

Dialoog in 2 rondes

Hoe werkt de dialoog? De naam zegt het al: de tool onderscheidt zich door de dialoog. Zo kun je, omdat het online is, bij veel mensen uit je achterban meer inhoudelijke (kwalitatieve) informatie ophalen en verwerken.

De dialoog wordt uitgevoerd in 2 rondes. In ronde 1 geven deelnemers antwoord op vragen en stellingen. Daarin delen ze hun meningen, ervaringen of behoeften. In ronde 2 krijgen alle deelnemers een set antwoorden van anderen op vragen uit ronde 1 anoniem terug.

Met een score geven zij aan in hoeverre ze een mening of behoefte delen. Ze verrijken dat met hun toelichtingen. Zo leren ze van elkaar, stellen eventueel hun mening bij en komen samen tot een rangorde van meningen of behoeften. Lees meer over de mogelijkheden van de online dialoog.

Investering in tijd en geld

De tool kan veel bieden. PGOsupport begeleidt het gebruik van de tool vanaf nu op 2 manieren. Ontdek wat we bedoelen:

1 incidenteel of

2 intensief gebruik

Voor incidenteel gebruik is de investering in de online dialoogtool voor een patiëntenorganisatie behoorlijk kostbaar. Daarom bieden we je de mogelijkheid om via PGOsupport van de tool gebruik te maken. Je kunt dan gebruikmaken van onze vragenset. Dat zijn goed geformuleerde dialoogvragen over onderwerpen die bij veel patiëntenorganisaties spelen. Met de adviseur van PGOsupport kies je welke dialoogvragen passen bij jullie organisatie en vraagstuk. PGOsupport begeleidt je om er een stevige dialoog van te maken, waar nodig samen met het team van CircleLytics. Dat is makkelijker en voordeliger dan zelf het wiel uitvinden.

Wil je meer mogelijkheden en alles zelf bepalen? Dan kun je voor een abonnement rechtstreeks bij Circlelytics terecht. We kunnen je in contact brengen.

Patiëntvereniging? Meer weten over achterbanraadpleging?

Wil je meer weten over achterbanraadpleging of over de online dialoogtool? Heb je een korte vraag of behoefte aan uitgebreid advies? Neem vrijblijvend contact op met Eva Vroonland of met Caroline Donner.

Royal HaskoningDHV heeft wereldwijd 5.700 medewerkers, verspreid over 30 landen; ongeveer de helft van deze medewerkers is werkzaam in of vanuit Nederland. Wij leveren diensten op het gebied van luchtvaart, gebouwen, energie, industrie, infrastructuur, maritiem, mijnbouw, transport, stads- en plattelandsontwikkeling en water.

Voor Royal HaskoningDHV Nederland is een ondernemingsraad (OR) ingesteld, bestaande uit 13 leden. Er zijn specifieke onderdeelcommissies voor elk van de Business Lines en voor de gezamenlijke Corporate Groups.

Aanleiding: een goed advies

We waren eigenlijk niet specifiek op zoek naar nieuwe manieren om in gesprek met medewerkers te zijn. Tijdens een training over professionalisering van de OR werden we door Winfried Bouts van de WissemaGroup geattendeerd op het instrument CircleLytics (destijds nog onder de naam CouncilWise). We werken continu aan de verdere professionalisering van de OR. Contacten met de achterban zijn daarvan een belangrijk onderdeel. Door middel van de online dialogen van CircleLytics kunnen we onze effectiviteit in het contact met de achterban verbeteren.

Anoniem, breed inzetbaar en gelijkwaardig

Naast de online dialogen, versturen we ongeveer elke 6 weken een OR-nieuwsflits waarin we verslag doen van de onderwerpen waar de OR zich mee bezig heeft gehouden. Verder hebben we intranetpagina’s met allerlei informatie over de OR en op deze pagina publiceren we ook de verslagen van de OR-vergaderingen en de advies- en instemmingsbrieven. Daarnaast organiseren we met enige regelmaat achterbanbijeenkomsten op locatie en wonen we adviesgroepoverleggen bij. Ook de onderdeelcommissies zijn een belangrijke schakel in het contact met de achterban; zij halen voor hun overleg met de Business Line directie “voer van de vloer” op. De online dialogen zijn echter anoniem, iedereen van de relevante doelgroep kan gelijkwaardig meedoen, én ze luisteren ook naar elkaar in de 2e ronde. Dat is een ander niveau van communicatie en interactie met de achterban.

Hoe pas je de online dialoog van CircleLytics toe?

We proberen met de online dialogen eens per maand een actueel thema of een speerpunt van de OR bespreekbaar te maken. Of we kiezen een thema dat door medewerkers is aangedragen in vorige dialogen. Zij kunnen ons dus bij elke dialoog attent maken op onderwerpen die mogelijk breder spelen. We zetten die maandelijkse dialoog op onder de medewerkers in Nederland. Daar waar nodig of handig zetten wij een specifiek onderwerp uit onder een bepaalde groep medewerkers (bijvoorbeeld per Business Line) want dat kan ook. Je kunt ook dialogen uitzetten onder alle medewerkers, en daarna allerlei uitsplitsingen maken. Omdat niet alle medewerkers in Nederland de Nederlandse taal machtig zijn, zetten wij de online dialogen tweetalig uit: in het Nederlands en in het Engels.

De top vijf resultaten van de dialogen delen wij in de OR-nieuwsflits. Deze top vijf bespreken we met de directie en relevante personen/onderdelen (bijvoorbeeld de Corporate Group Communications & Brand of Human Resources Management). De inhoud en de timing van de dialogen wordt vooraf ook afgestemd met Communications & Brand; we hebben allemaal onze eigen verantwoordelijkheid en daarom willen we elkaar op de hoogte houden, ook omdat het bedrijf ook onderzoeken onder medewerkers houdt.

De resultaten van de dialogen zijn onderwerp van gesprek tijdens OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met de directie (OV) en – indien relevant – in het overleg met de Raad van Commissarissen.

Wat leveren de dialogen jullie op?

Deze online dialogen:

geven de OR veel meer legitimatie om onderwerpen aan te dragen bij de directie en zorgen voor meer draagvlak wat betreft de standpunten van de OR. Met de uitkomsten kunnen wij (nog) beter in gesprek met directie over te maken keuzes met betrekking tot de toekomst van Royal HaskoningDHV.
zorgen ervoor dat de OR beter op de hoogte is van wat er leeft in de organisatie.
vergroten de betrokkenheid van medewerkers, zowel bij de organisatie als bij de medezeggenschap. Het vergroot bovendien de inclusiviteit binnen de organisatie
leiden tot onderbouwde, goede gesprekken met directie en HR.

Hoge waardering van medewerkers

Over het algemeen waarderen de medewerkers het instrument. Dat blijkt uit de hoge participatiegraad én de hoge beoordeling van het instrument, waar aan het eind naar gevraagd wordt. Medewerkers geven dus meteen een ‘rating’ aan het instrument en onze dialoog.

Wij krijgen ook reacties naar aanleiding van de online dialogen, waaruit blijkt dat er onderling over wordt gesproken, dus onderwerpen gaan (nog) meer leven in de organisatie.

Potentieel van de organisatie komt op tafel

Door de resultaten van deze online dialogen wordt de OR een volwaardiger gesprekspartner omdat we goed weten wat er speelt in de organisatie. De resultaten zijn ook een goede onderbouwing en versterking van onze standpunten, waardoor ook de directie een duidelijk beeld krijgt van wat er leeft. Verder wordt door het gebruik van CircleLytics het potentieel aan kennis dat aanwezig is in de organisatie veel beter benut. Directie en OR kunnen op basis van de resultaten van de online dialogen beter beoordelen wat de impact is van de keuzes die gemaakt worden en daarmee wordt de besluitvorming van de zeggenschap en medezeggenschap versterkt.

En bovendien: het is gewoon leuk om te doen!!

Demo aanvragen

Sinds 1 januari 2018 vormen Aventurijn, Palier en de Kijvelanden één nieuwe organisatie: Fivoor. Fivoor levert een regionaal aanbod van forensische en intensieve psychiatrische zorg.

Jeroen Gast, bestuurslid bij Fivoor zegt hierover: “We kozen en kiezen voor modern, participatief leiderschap en willen een top down én bottom-up benadering. In een continue dialoog houden we contact met medewerkers over diverse onderwerpen om zo een breed draagvlak binnen de organisatie te behouden. Met dit doel zijn we aan de slag gegaan.”

Pieter de Man, HR directeur vertelt: “Na deze fusie was de organisatie groot, geografisch verspreid en kwamen drie verschillende culturen bijeen. Dat was een uitdaging. Toch was de ambitie meteen duidelijk: we willen niet alleen onderliggende ondernemingsraden, maar een breed draagvlak en brede deelname binnen de gehele organisatie. Onze medewerkers zijn goed opgeleide professionals en ook mondig en daar maken we graag gebruik van. En: zij willen graag meedenken.”

Vanuit die ambitie ging Fivoor op zoek naar een oplossing en aanpak die haar kon ondersteunen in de continue dialoog en verbinding met haar medewerkers. Na vergelijk met diverse participatie-oplossingen kwam ze bij CircleLytics uit, omdat deze online dialoog de enige oplossing is met 2 ronden, met elk een paar dagen de tijd. Hierdoor vindt niet alleen dialoog naar en met medewerkers plaats, maar ook dialoog tussen medewerkers onderling. Maurik Dippel, directeur CircleLytics hierover: “CircleLytics dialogen faciliteren 3 stapjes voor deelnemers: je mening geven, andere meningen waarderen, en je mening mogen bijstellen. Het blijkt dat deelnemers enorm openstaan voor meningen van anderen en daarvan veel leren. Natuurlijk denken ze daarna dieper na over je vraag en stellen ze meestal hun mening bij. Reflectie dus. Echt nadenken. Beter luisteren. En omdat het anoniem is, spelen hiërarchie, tijdsdruk, rare blikken, ongeduld, extra/introverte, thuis-of op kantoor werken, of wie je bent gewoon geen rol meer.”

Nu zo’n twee jaar later na ingebruikname van de online dialoog als tool en het versterken van onze participatieve organisatiecultuur, blikken we terug op de ervaringen en resultaten voor draagvlak en medewerkersbetrokkenheid binnen Fivoor.

Reina Schot, voorzitter Ondernemingsraad: “We hebben diverse digitale dialogen uitgezet binnen Fivoor. Ideeën over veiligheid op de werkvloer bijvoorbeeld halen we vanuit de organisatie op en deze toetsen we weer onder de medewerkers om zo tot de best mogelijke oplossingen te komen. Maar ook onderwerpen als vitaliteit en roosterindelingen voor bijvoorbeeld oudjaar brengen we via de dialoog onder de aandacht van onze medewerkers. We creëren op deze manier een grotere betrokkenheid bij onze besluitvorming, waardoor de medezeggenschap echt samen plaatsvindt.”

Zodra het onderwerp in de dialoog dicht bij de medewerkers ligt en ze er dagelijks mee te maken hebben, zien we dat er meer response is, grotere betrokkenheid en er ontstaat een betere inhoudelijke dialoog. Dat juichen we alleen maar toe. Aan ons is het dan de taak om dit goed terug te koppelen aan de medewerkers en te laten zien dat hun feedback of idee ook daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. Zo voelen ze zich gehoord.

Het is natuurlijk niet altijd een succesverhaal. Eén dialoog was achteraf gezien te breed geformuleerd qua vragen; we ontvingen minder response. Daar leren we weer van. Hoe ontwerp je de vraag? Hoeveel ruimte geef je, hoeveel sturing? Voeg je ook een kwantitatieve schaal toe? Herhaal je de dialoog na een aantal maanden? Wie vraag je als deelnemer, een team, een afdeling, iedereen?

Gast: “We zien de digitale dialoog als een onmisbare invulling van onze bedrijfscultuur en werkgeverschap. Het belang van de juiste vragen stellen en de resultaten en besluiten op een goede manier terugkoppelen naar de medewerkers, is een leerproces waar we in groeien.”

Mede doordat we onze managers en professionals op waarde schatten en deze dialoog inzetten, ervaren we een hoge betrokkenheid onder medewerkers. We vragen feedback, laten ze kiezen en samen komen ze tot een explosie aan creativiteit. Schot: “Dat krijg je met een traditionele enquête gewoon niet meer voor elkaar. We stellen hun mening op prijs, zij weten immers ontzettend veel, en hebben dagelijks te maken met alle uitdagingen die spelen. En met die respons gaan wij aan de slag.”

Gast: “Voor ons is een dialoog onlosmakelijk verbonden met modern leiderschap. En door de afstand en het groot aantal locaties is de inhoudelijke dialoog op deze digitale manier gewaarborgd, zodat we op een kwalitatieve, betrokken manier verder kunnen bouwen aan onze organisatie.” Interesse in een demonstratie van de online dialoog? Bijvoorbeeld om opvolging te geven aan een medewerkersonderzoek en écht te verdiepen? Of om medewerkers betrokken te krijgen én houden bij organisatieverandering, en tal van andere toepassingen? Vanuit OR, HR, directie, of gezamenlijk? Neem dan contact op met Maurik Dippel.

Met de dialoog halen we de mening op van onze achterban

“De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.”

Als Centrale Ondernemingsraad (COR) wil je graag in gesprek met je achterban. De uitdaging binnen onze organisatie Politie Nederland lag in het feit dat we graag een representatieve groep binnen alle disciplines aan het woord wilden laten komen. Echter in een grote organisatie met ruim 65.000 medewerkers die ook veelal op straat werkzaam zijn, is dat een hele klus.

Totdat we de dialoog inzetten. De respons bij dit instrument is hoog, waardoor we een representatief beeld hebben van wat er in binnen de organisatie leeft. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om binnen een bepaalde discipline een dialoog op te starten over onderwerpen die specifiek voor die medewerkers bedoeld zijn.

Baanbrekend succes
De dialoog die we kort na Oud & Nieuw 2018 uitzetten binnen onze organisatie bracht ons meteen succes. We hadden namelijk als COR het gevoel dat er veel meer geweld was gebruikt tegen onze medewerkers dan de cijfers die publiekelijk bekend waren gemaakt lieten zien. Vanuit de dialoog vroegen we bij onze medewerkers naar hun ervaringen, en wat bleek? Veel collega’s hadden de situaties met geweld niet gemeld. Toen we vroegen naar het waarom, kwamen er verschillende redenen: van administratief omslachtig tot ach ja, het hoort bij het soort werk. Je snapt dat we hebben hier meteen werk van hebben gemaakt.

Demo aanvragen

Vanuit de dialoog konden we goed beargumenteren waarom de cijfers niet klopten. De uitslag bleef niet alleen intern. De invloed van de resultaten uit de dialoog reikte ver, zelfs to in de Tweede Kamer. Het resultaat hiervan is dat vuurwerkverboden en aanpak van geweld tegen hulpverleners nu hoger op de prioriteitenlijst staan en dat het tot maatregelen heeft geleid.

Veilig je mening geven
De dialoog is volledig geanonimiseerd, beveiligd en in lijn met de AVG en privacy wetten. Dat is een voorwaarde als je eerlijke antwoorden wilt ontvangen. Medewerkers beantwoorden één of enkele uitdagende, gerichte vragen in de eerste ronde. In de tweede ronde reageren ze op stellingen en ideeën van hun collega’s waardoor er een gesprek op gang komt. Daarbij ontstaat een rangschikking van wat de meeste steun krijgt en waarom. Dit levert kwalitatieve inzichten op, want ook de redenering over het hoe en waarom komt aan bod.

We krijgen de resultaten op groepsniveau te zien. Op basis van vooraf vastgestelde criteria zoals leeftijdscategorie, eenheden en functies, kunnen we uit de resultaten meer inzichten filteren. Dat levert interessante en specifieke informatie op voor ons, voor bestuurders en voor teams. Zo is de dialoog voor meerdere partijen inzetbaar.

Niet gebruikelijk
Het is niet gebruikelijk om software aan te schaffen. Toch was er geen twijfel aan de noodzaak. We hebben het eerst nog voorgelegd aan onze eigen ICT afdeling om het binnenshuis te houden, maar het bleek veel meer tijd en geld te kosten dan verwacht om iets mogelijk vergelijkbaars te realiseren. Met CircleLytics hebben we een instrument in huis dat zijn kracht inmiddels al heeft bewezen. Het team van CircleLytics is bovendien een partner die meedenkt en helpt bij het verfijnen van slimme vragen.

De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.

Volledige video met Rob den Besten:

Neem contact met ons team op als je wil weten hoe jullie medewerkers en organisatie baat hebben bij de online dialoog van CircleLytics. Je kunt meer lezen op de pagina over medezeggenschap.

Demo aanvragen

De ondernemingsraad van Reclassering NL werkt sinds enkele met de dialoogoplossing van CircleLytics voor ondernemingsraden en de medezeggenschap.

1. Wat levert het betrekken van medewerkers op voor jullie?

Meer diversiteit en verspreiding van respondenten en hun reacties. Het ondersteunt ook de dialoog met zowel de bestuurder als de achterban.

2. Benoem een thema of thema’s als voorbeeld waarvoor je CircleLytics hebt ingezet en welke voordelen het je opleverde.

Snelle en directe feedback op de voortgang van het inrichten van casuïstiek en intervisie voor specifieke groepen medewerkers. Hierdoor kon snel achterhaald worden in welke regio’s dit nog onvoldoende van de grond was gekomen. Na 6 maanden bleek uit nagenoeg dezelfde herhalingsvraag dat de ingezette interventies resultaat hadden gehad.

3. Zijn er andere domeinen denkbaar waar de betrokkenheid van medewerkers ingezet kan worden?

Ja, op verschillende domeinen binnen en buiten de directe rol van de medezeggenschap, vindt beeld- en oordeelsvorming van de directie plaats. Dat gaat nu heel gefilterd en vindt vrijwel ontdaan van details plaats. Via feedback-panels op vaste onderwerpen, regelmatige monitoring of in realtime tijdens vergaderingen zouden wij deze dialoogvorm ook interessant vinden. Dat sluit meer aan bij de ‘bottom-up’ gepropageerde aanpak.

4. Waarom zouden andere organisaties met CircleLytics zouden moeten werken?

Het is een eenvoudig doch effectief middel om snel en concreet feedback bij (groepen) medewerkers op te halen. Zeer belangrijk om aan goede beeld- en oordeelsvorming te doen met een meer gedragen besluitvorming als resultaat.

Demo aanvragen