• Home
  • Wat zeggen klanten

Royal HaskoningDHV heeft wereldwijd 5.700 medewerkers, verspreid over 30 landen; ongeveer de helft van deze medewerkers is werkzaam in of vanuit Nederland. Wij leveren diensten op het gebied van luchtvaart, gebouwen, energie, industrie, infrastructuur, maritiem, mijnbouw, transport, stads- en plattelandsontwikkeling en water.

Voor Royal HaskoningDHV Nederland is een ondernemingsraad (OR) ingesteld, bestaande uit 13 leden. Er zijn specifieke onderdeelcommissies voor elk van de Business Lines en voor de gezamenlijke Corporate Groups.

Aanleiding: een goed advies

 We waren eigenlijk niet specifiek op zoek naar nieuwe manieren om in gesprek met medewerkers te zijn. Tijdens een training over professionalisering van de OR werden we door Winfried Bouts van de WissemaGroup geattendeerd op het instrument CircleLytics (destijds nog onder de naam CouncilWise). We werken continu aan de verdere professionalisering van de OR. Contacten met de achterban zijn daarvan een belangrijk onderdeel. Door middel van de online dialogen van CircleLytics kunnen we onze effectiviteit in het contact met de achterban verbeteren.

 Anoniem, breed inzetbaar en gelijkwaardig

Naast de online dialogen, versturen we ongeveer elke 6 weken een OR-nieuwsflits waarin we verslag doen van de onderwerpen waar de OR zich mee bezig heeft gehouden. Verder hebben we intranetpagina’s met allerlei informatie over de OR en op deze pagina publiceren we ook de verslagen van de OR-vergaderingen en de advies- en instemmingsbrieven. Daarnaast organiseren we met enige regelmaat achterbanbijeenkomsten op locatie en wonen we adviesgroepoverleggen bij. Ook de onderdeelcommissies zijn een belangrijke schakel in het contact met de achterban; zij halen voor hun overleg met de Business Line directie “voer van de vloer” op. De online dialogen zijn echter anoniem, iedereen van de relevante doelgroep kan gelijkwaardig meedoen, én ze luisteren ook naar elkaar in de 2e ronde. Dat is een ander niveau van communicatie en interactie met de achterban.

Hoe pas je de dialoog van CircleLytics toe?

We proberen met de dialogen eens per maand een actueel thema of een speerpunt van de OR bespreekbaar te maken. Of we kiezen een thema dat door medewerkers is aangedragen in vorige dialogen. Zij kunnen ons dus bij elke dialoog attent maken op onderwerpen die mogelijk breder spelen. We zetten die maandelijkse dialoog op onder de medewerkers in Nederland. Daar waar nodig of handig zetten wij een specifiek onderwerp uit onder een bepaalde groep medewerkers (bijvoorbeeld per Business Line) want dat kan ook. Je kunt ook dialogen uitzetten onder alle medewerkers, en daarna allerlei uitsplitsingen maken. Omdat niet alle medewerkers in Nederland de Nederlandse taal machtig zijn, zetten wij de dialogen tweetalig uit: in het Nederlands en in het Engels.

De top vijf resultaten van de dialogen delen wij in de OR-nieuwsflits. Deze top vijf bespreken we met de directie en relevante personen/onderdelen (bijvoorbeeld de Corporate Group Communications & Brand of Human Resources Management).  De inhoud en de timing van de dialogen wordt vooraf ook afgestemd met Communications & Brand; we hebben allemaal onze eigen verantwoordelijkheid en daarom willen we elkaar op de hoogte houden, ook omdat het bedrijf ook onderzoeken onder medewerkers houdt.

De resultaten van de dialogen zijn onderwerp van gesprek tijdens OR-vergaderingen en overlegvergaderingen met de directie (OV) en – indien relevant – in het overleg met de Raad van Commissarissen.

Demo aanvragen

 Wat leveren de dialogen jullie op?

 Deze dialogen:

  • geven de OR veel meer legitimatie om onderwerpen aan te dragen bij de directie en zorgen voor meer draagvlak wat betreft de standpunten van de OR. Met de uitkomsten kunnen wij (nog) beter in gesprek met directie over te maken keuzes met betrekking tot de toekomst van Royal HaskoningDHV.
  • zorgen ervoor dat de OR beter op de hoogte is van wat er leeft in de organisatie.
  • vergroten de betrokkenheid van medewerkers, zowel bij de organisatie als bij de medezeggenschap. Het vergroot bovendien de inclusiviteit binnen de organisatie
  • leiden tot onderbouwde, goede gesprekken met directie en HR.

Hoge waardering van medewerkers 

Over het algemeen waarderen de medewerkers het instrument. Dat blijkt uit de hoge participatiegraad én de hoge beoordeling van het instrument, waar aan het eind naar gevraagd wordt. Medewerkers geven dus meteen een ‘rating’ aan het instrument en onze dialoog.

Wij krijgen ook reacties naar aanleiding van de dialogen, waaruit blijkt dat er onderling over wordt gesproken, dus onderwerpen gaan (nog) meer leven in de organisatie.

Potentieel van de organisatie komt op tafel

Door de resultaten van deze dialogen wordt de OR een volwaardiger gesprekspartner omdat we goed weten wat er speelt in de organisatie. De resultaten zijn ook een goede onderbouwing en versterking van onze standpunten, waardoor ook de directie een duidelijk beeld krijgt van wat er leeft. Verder wordt door het gebruik van CircleLytics het potentieel aan kennis dat aanwezig is in de organisatie veel beter benut. Directie en OR kunnen op basis van de resultaten van de dialogen beter beoordelen wat de impact is van de keuzes die gemaakt worden en daarmee wordt de besluitvorming van de zeggenschap en medezeggenschap versterkt.

En bovendien: het is gewoon leuk om te doen!!

Demo aanvragen

 

Na de aanstelling als OR-lid wil je nog steeds makkelijk de achterban kunnen raadplegen. En een tool die gebaseerd is op data, geeft een stevig fundament voor advies van de OR richting senior management.

We gaan in gesprek met Rachid Adbaili, voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad van Unilever en Jacqueline Lafranca, ambtelijk secretaris van deze COR Unilever. Unilever heeft in Nederland een Centrale Ondernemingsraad (COR) en op elke locatie in Nederland ook een lokale Ondernemingsraad (OR).


“We zetten de dialoog van CircleLytics regelmatig in. Medewerkers kiezen de leden van de (C)OR en we vertegenwoordigen de achterban, maar we vinden het ook erg belangrijk om onze achterban makkelijk te kunnen raadplegen. Daarbij kunnen we met de resultaten uit de dialoog op basis van data ons advies richting senior management onderbouwen.”


Zie het gehele interview hier, of lees gewoon verder.

Snelle inzet om tot beslissingen te komen op basis van feiten

Een mooi voorbeeld van hoe snel je tot data-driven beslissingen kunt komen, is toen onze Europa-organisatie werd onderverdeeld in clusters. Wij werden om advies gevraagd. Binnen twee weken werd een dialoog via CircleLytics opgestart met de betrokken medewerkers. Daarin vroegen we niet alleen anoniem om hun advies, maar hebben we ze ook vooral uitgenodigd om de kanttekeningen te benoemen. En natuurlijk waar de dialoog om bekend staat: het wegen en reageren op elkaars input in de 2e ronde.

Demo aanvragen

De verzamelde data uit de dialogen hebben we gepresenteerd aan het management. Die gebruikte ze vervolgens in haar interne communicatie met de medewerkers. Bovendien werden de uitkomsten ook gedeeld met het managementteam als input voor de vernieuwde organisatiestructuur. Ook de Raad van Commissarissen had zo direct een goed beeld van wat er echt in de organisatie speelde.
Ook onderliggende zorgen en aantoonbaar draagvlak komen boven
De dialoog geeft niet alleen het verhaal weer of gedachten waarmee mensen spelen, ze laat ook zien welke gedachten door meerdere mensen gedragen worden. Ook komt naar voren waarover mensen zorgen hebben. Bijvoorbeeld mensen die zich afvragen wat de verandering voor hen teweegbrengt. Uiterst waardevolle informatie voor ons die we doorgeven aan het management. Zij kunnen hierop anticiperen.

Praktische toepasbaarheid

In CircleLytics kunnen we parameters aangeven en na de tweede ronde staan de resultaten overzichtelijk direct bij elkaar. Je kunt er bijvoorbeeld direct een Top 5 en bottom 5 uithalen en op basis van de data komen er duidelijke grafieken uit en aanvullende onderbouwingen. Ook kun je bepaalde quotes van mensen – anoniem – laten zien aan bijvoorbeeld het senior management. Met deze meting ligt er een stevig fundament voor een gesprek of advies.
We zijn heel tevreden over de ondersteuning van het CircleLytics team. Zeker in het begin ben je nog even zoekende en dan is het fijn als je hulp krijgt bij het opstellen van goede vragen. We kijken daarbij ook altijd naar hoe we op een zo neutraal mogelijke manier vragen formuleren, die mensen echt aan het denken zetten, zonder ze te beïnvloeden.
De extra kenmerken van de deelnemers, die je inbouwt in de dialoog, zijn ook heel nuttig. Zodra je de resultaten filtert op deze kenmerken (zoals afdeling, dienstjaren, leeftijdscategorie, regio) en daaruit een top 5 destilleert, kun je preciezer zijn in het advies. Tegenwoordig voegen we deze ook bij het advies.
We hebben ervoor gekozen om dit in onze eigen branding met eigen logo te doen, volledig los van Unilever zelf, en dus met een externe tool. We hebben een hoge respons en onze medewerkers waarderen het enorm dat we om hun mening vragen.

Ons advies aan collega’s in de medezeggenschap

Met een steeds veranderende omgeving is CircleLytics voor ons een ideale tool om op afstand onze achterban te raadplegen. We kunnen online een grote groep mensen bereiken en vanuit de data een snelle terugkoppeling geven richting HR en management. Voorheen bestond het raadplegen uit vele vergaderingen en dan had je slechts een fractie van de input die je nu hebt.


Mede de snelheid en het advies dat bewezen door de meerderheid gedragen wordt, is een groot voordeel van de online dialoog. Van medezeggenschap mag je wel verwachten dat ze zulke tools vaker gaan inzetten om sneller te kunnen terugkoppelen met juiste data.

Interesse in een demo voor jullie management, HR en / of medezeggenschapsorgaan? Neem contact met ons op.

Demo aanvragen

Sinds 1 januari 2018 vormen Aventurijn, Palier en de Kijvelanden één nieuwe organisatie: Fivoor. Fivoor levert een regionaal aanbod van forensische en intensieve psychiatrische zorg.

Jeroen gast, bestuurslid bij Fivoor zegt hierover: “We kozen en kiezen voor modern, participatief leiderschap en willen een top down én bottom-up benadering. In een continue dialoog houden we contact met medewerkers over diverse onderwerpen om zo een breed draagvlak binnen de organisatie te behouden. Met dit doel zijn we aan de slag gegaan.”

Pieter de Man, HR directeur vertelt: “Na deze fusie was de organisatie groot, geografisch verspreid en kwamen drie verschillende culturen bijeen. Dat was een uitdaging. Toch was de ambitie meteen duidelijk: we willen niet alleen onderliggende ondernemingsraden, maar een breed draagvlak en brede deelname binnen de gehele organisatie. Onze medewerkers zijn goed opgeleide professionals en ook mondig en daar maken we graag gebruik van. En: zij willen graag meedenken.”

Vanuit die ambitie ging Fivoor op zoek naar een oplossing en aanpak dat hen kon ondersteunen in de continue dialoog en verbinding met hun medewerkers. Na vergelijk met diverse participatie-oplossingen kwamen ze bij CircleLytics uit, omdat deze online dialoog de enige oplossing is met 2 ronden, met elk een paar dagen de tijd. Hierdoor vindt niet alleen dialoog naar en met medewerkers plaats, maar ook dialoog tussen medewerkers onderling. Maurik Dippel, directeur CircleLytics hierover: “CircleLytics dialogen faciliteren 3 stapjes voor deelnemers: je mening geven, andere meningen waarderen, en je mening mogen bijstellen. Het blijkt dat deelnemers enorm openstaan voor meningen van anderen en daarvan veel leren. Natuurlijk denken ze daarna dieper na over je vraag en stellen ze meestal hun mening bij. Reflectie dus. Echt nadenken. Beter luisteren. En omdat het anoniem is, spelen hiërarchie, tijdsdruk, rare blikken, ongeduld, extra/introverte, thuis-of op kantoor werken, of wie je bent gewoon geen rol meer.”

Nu zo’n twee jaar later na ingebruikname van de online dialoog als tool en het versterken van onze participatieve organisatiecultuur, blikken we terug op de ervaringen en resultaten voor draagvlak en medewerkersbetrokkenheid binnen Fivoor.

Reina Schot, voorzitter Ondernemingsraad: “We hebben diverse digitale dialogen uitgezet binnen Fivoor. Ideeën over veiligheid op de werkvloer bijvoorbeeld halen we vanuit de organisatie op en deze toetsen we weer onder de medewerkers om zo tot de best mogelijke oplossingen te komen. Maar ook onderwerpen als vitaliteit en roosterindelingen voor bijvoorbeeld oudjaar brengen we via de dialoog onder de aandacht van onze medewerkers. We creëren op deze manier een grotere betrokkenheid bij onze besluitvorming, waardoor de medezeggenschap echt samen plaatsvindt.”

Zodra het onderwerp in de dialoog dicht bij de medewerkers ligt en ze er dagelijks mee te maken hebben, zien we dat er meer response is, grotere betrokkenheid en er ontstaat een betere inhoudelijke dialoog. Dat juichen we alleen maar toe. Aan ons is het dan de taak om dit goed terug te koppelen aan de medewerkers en te laten zien dat hun feedback of idee ook daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. Zo voelen ze zich gehoord.

Het is natuurlijk niet altijd een succesverhaal. Eén dialoog was achteraf gezien te breed geformuleerd qua vragen; we ontvingen minder response. Daar leren we weer van. Hoe ontwerp je de vraag? Hoeveel ruimte geef je, hoeveel sturing? Voeg je ook een kwantitatieve schaal toe? Herhaal je de dialoog na een aantal maanden? Wie vraag je als deelnemer, een team, een afdeling, iedereen?

Gast: “We zien de digitale dialoog als een onmisbare invulling van onze bedrijfscultuur en werkgeverschap. Het belang van de juiste vragen stellen en de resultaten en besluiten op een goede manier terugkoppelen naar de medewerkers, is een leerproces waar we in groeien.”

Mede doordat we onze managers en professionals op waarde schatten en deze dialoog inzetten, ervaren we een hoge betrokkenheid onder medewerkers. We vragen feedback, laten ze kiezen en samen komen ze tot een explosie aan creativiteit. Schot: “Dat krijg je met een traditionele enquête gewoon niet meer voor elkaar. We stellen hun mening op prijs, zij weten immers ontzettend veel, en hebben dagelijks te maken met alle uitdagingen die spelen. En met die respons gaan wij aan de slag.”

Gast: “Voor ons is een dialoog onlosmakelijk verbonden met modern leiderschap. En door de afstand en het groot aantal locaties is de inhoudelijke dialoog op deze digitale manier gewaarborgd, zodat we op een kwalitatieve, betrokken manier verder kunnen bouwen aan onze organisatie.” Interesse in een demonstratie van de online dialoog? Bijvoorbeeld om opvolging te geven aan een medewerkersonderzoek en écht te verdiepen? Of om medewerkers betrokken te krijgen én houden bij organisatieverandering, en tal van andere toepassingen? Vanuit OR, HR, directie, of gezamenlijk? Neem dan contact op met Maurik Dippel.

Met de dialoog halen we de mening op van onze achterban

“De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.”

Als Centrale Ondernemingsraad (COR) wil je graag in gesprek met je achterban. De uitdaging binnen onze organisatie Politie Nederland lag in het feit dat we graag een representatieve groep binnen alle disciplines aan het woord wilden laten komen. Echter in een grote organisatie met ruim 65.000 medewerkers die ook veelal op straat werkzaam zijn, is dat een hele klus.

Totdat we de dialoog inzetten. De respons bij dit instrument is hoog, waardoor we een representatief beeld hebben van wat er in binnen de organisatie leeft. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om binnen een bepaalde discipline een dialoog op te starten over onderwerpen die specifiek voor die medewerkers bedoeld zijn.

Baanbrekend succes
De dialoog die we kort na Oud & Nieuw 2018 uitzetten binnen onze organisatie bracht ons meteen succes. We hadden namelijk als COR het gevoel dat er veel meer geweld was gebruikt tegen onze medewerkers dan de cijfers die publiekelijk bekend waren gemaakt lieten zien. Vanuit de dialoog vroegen we bij onze medewerkers naar hun ervaringen, en wat bleek? Veel collega’s hadden de situaties met geweld niet gemeld. Toen we vroegen naar het waarom, kwamen er verschillende redenen: van administratief omslachtig tot ach ja, het hoort bij het soort werk. Je snapt dat we hebben hier meteen werk van hebben gemaakt.

Demo aanvragen

Vanuit de dialoog konden we goed beargumenteren waarom de cijfers niet klopten. De uitslag bleef niet alleen intern. De invloed van de resultaten uit de dialoog reikte ver, zelfs to in de Tweede Kamer. Het resultaat hiervan is dat vuurwerkverboden en aanpak van geweld tegen hulpverleners nu hoger op de prioriteitenlijst staan en dat het tot maatregelen heeft geleid.

Veilig je mening geven
De dialoog is volledig geanonimiseerd, beveiligd en in lijn met de AVG en privacy wetten. Dat is een voorwaarde als je eerlijke antwoorden wilt ontvangen. Medewerkers beantwoorden één of enkele uitdagende, gerichte vragen in de eerste ronde. In de tweede ronde reageren ze op stellingen en ideeën van hun collega’s waardoor er een gesprek op gang komt. Daarbij ontstaat een rangschikking van wat de meeste steun krijgt en waarom. Dit levert kwalitatieve inzichten op, want ook de redenering over het hoe en waarom komt aan bod.

We krijgen de resultaten op groepsniveau te zien. Op basis van vooraf vastgestelde criteria zoals leeftijdscategorie, eenheden en functies, kunnen we uit de resultaten meer inzichten filteren. Dat levert interessante en specifieke informatie op voor ons, voor bestuurders en voor teams. Zo is de dialoog voor meerdere partijen inzetbaar.

Niet gebruikelijk
Het is niet gebruikelijk om software aan te schaffen. Toch was er geen twijfel aan de noodzaak. We hebben het eerst nog voorgelegd aan onze eigen ICT afdeling om het binnenshuis te houden, maar het bleek veel meer tijd en geld te kosten dan verwacht om iets mogelijk vergelijkbaars te realiseren. Met CircleLytics hebben we een instrument in huis dat zijn kracht inmiddels al heeft bewezen. Het team van CircleLytics is bovendien een partner die meedenkt en helpt bij het verfijnen van slimme vragen.

De dialoog helpt ons om de mening van onze achterban op te halen en neer te leggen bij waar die hoort in onze organisatie, bij de bestuurder, bij de teams.

Volledige video met Rob den Besten:

Neem contact met ons team op als je wil weten hoe jullie medewerkers en organisatie baat hebben bij de online dialoog van CircleLytics. Je kunt meer lezen op de pagina over medezeggenschap.

Demo aanvragen

De ondernemingsraad van Reclassering NL werkt sinds enkele met de dialoogoplossing van CircleLytics voor ondernemingsraden en de medezeggenschap.

1. Wat levert het betrekken van medewerkers op voor jullie?

Meer diversiteit en verspreiding van respondenten en hun reacties. Het ondersteunt ook de dialoog met zowel de bestuurder als de achterban.

2. Benoem een thema of thema’s als voorbeeld waarvoor je CircleLytics hebt ingezet en welke voordelen het je opleverde.

Snelle en directe feedback op de voortgang van het inrichten van casuïstiek en intervisie voor specifieke groepen medewerkers. Hierdoor kon snel achterhaald worden in welke regio’s dit nog onvoldoende van de grond was gekomen. Na 6 maanden bleek uit nagenoeg dezelfde herhalingsvraag dat de ingezette interventies resultaat hadden gehad.

3. Zijn er andere domeinen denkbaar waar de betrokkenheid van medewerkers ingezet kan worden?

Ja, op verschillende domeinen binnen en buiten de directe rol van de medezeggenschap, vindt beeld- en oordeelsvorming van de directie plaats. Dat gaat nu heel gefilterd en vindt vrijwel ontdaan van details plaats. Via feedback-panels op vaste onderwerpen, regelmatige monitoring of in realtime tijdens vergaderingen zouden wij deze dialoogvorm ook interessant vinden. Dat sluit meer aan bij de ‘bottom-up’ gepropageerde aanpak.

4. Waarom zouden andere organisaties met CircleLytics zouden moeten werken?

Het is een eenvoudig doch effectief middel om snel en concreet feedback bij (groepen) medewerkers op te halen. Zeer belangrijk om aan goede beeld- en oordeelsvorming te doen met een meer gedragen besluitvorming als resultaat.

Demo aanvragen

Back to top
Close Offcanvas Sidebar