Co-creatie Archives - CircleLytics

Medewerkers blijven langer, ontwikkelen zich beter en gezonder, en werken met meer plezier als ze serieus mee kunnen denken en doen: zeggenschap dus. Weet je overigens dat ze ook langer blijven als ze steeds weer nieuwe dingen leren, van anderen die anders denken, dwars door de organisatie heen (artikel CHRO.nl)? Kijk maar eens hier wat ze zelf zeggen: over roosters, beleid, opleiding, verandering (en ja transformatie ook dus), pilots met nieuwe technologie, hoe je met elkaar omgaat en hoe niet, en nog veel, veel meer. Onderstaand een paar reacties van deelnemers op de dialoog, met slechts drie open vragen:

Medewerkers vragen om hun ideeën en meningen heette vroeger een kopzorg voor de directeur, maar nu eisen medewerkers zeggenschap en vereist hun gezondheid en veerkrachtigheid dat ook. En: medewerkers en zorgverleners worden nu nog sterker ondersteund door wetgeving voor hun zeggenschap. Belangrijker misschien nog dan wetgeving: intelligente leiders weten inmiddels ook beter en Harvard-onderzoek laat dat zien: bestuurders en managers die open vragen stellen en openstaan voor andere, afwijkende meningen maken betere beslissingen met meer draagvlak. Deze blog gaat over de bronnen van moderne zeggenschap voor medewerkers en de kracht die dat ontsluit, als je het goed organiseert. Het bespaart in dat geval enorm veel tijd en vergroot het resultaat voor iedereen. Die bronnen van zeggenschap komen neer op deze drie:

Wet kwaliteit, klachten en geschillen: invloed op beleid voor zorgverleners;
Wet op de ondernemingsraden: raadpleging medewerkers in brede zin;
Leiderschap en organisatiecultuur: besluitvorming op basis van dialoog en co-creatie.

Zeggenschap was al verankerd in de wet, nu nog sterker

De zeggenschap van zorgverleners is per 1 juli 2023 specifiek vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (kortgenoemd: Wkkgz). Zorgverleners zoals verpleegkundigen moeten de mogelijkheid krijgen om invloed te hebben op het beleid van hun organisatie, met het oog op het verlenen van goede zorg. Naast de Wkkgz is de zeggenschap van medewerkers in algemene zin al vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Artikel 17 beschrijft bijvoorbeeld het raadplegen van medewerkers en dat de werkgever dit moet faciliteren, waaronder door het betalen van redelijke kosten om dit te doen. Naar de letter van de WOR, maar vooral de geest ervan, hebben medewerkers een enorm ruime invloed op beleid en zeker dus op ingrijpende beleidswijzigingen zoals transformaties. Lees maar eens hier verder wat ook jullie ondernemingsraad kan en zelfs proactief moet.

De VAR van een grote instelling organiseerde een VAR dag, begin van het jaar, voor alle verpleegkundigen. De samenstelling van de VAR (door vacatures en verschuivingen) en drukte maakte dat goed, onderbouwd contact met alle verpleegkundigen, breed in de organisatie, onder druk stond. Het was vooral ‘rennen’ de hele dag. De inzet van CircleLytics Dialoog maakte dat ze binnen 48 uur vier belangrijke, open vragen konden voorleggen aan alle meer dan duizend collega-verpleegkundigen. Iedereen kon dus meedoen, meedenken over wat belangrijk is voor een aantal onderwerpen zoals opleiding, onderling gedrag en werkplezier. Ze konden de tool zelf bedienen en met wat hulp de vragen lanceren. In een goed uur tijd stond dat klaar. De vele deelnemers waren hier erg blij en scoorden deze manier van meedoen een dikke 8 op een schaal van 10. Ze mochten elkaars anonieme antwoorden in de tweede ronde lezen, waarderen via scores en tips bij geven. Een enorme verrijking. De VAR kreeg alles kant en klaar op een rijtje te zien in het dashboard. Op de VAR dag zelf kon maar ongeveer 20% komen, door drukte en allerlei andere dingen. Door de inzet van CircleLytics Dialoog hebben ze toch iedereen kunnen bereiken en bijgedragen. Tijdens de VAR dag, waar ook het bestuur aanwezig was, gingen ze die ochtend op de uitkomsten in en kon de VAR eenvoudig en onderbouwd inspringen op nieuwe actiepunten. Door CircleLytics kregen ze ook inzicht in wat de verpleegkundigen niet steunen qua ideeën van anderen. Zo voorkwam de VAR dat ze tijd gingen besteden aan onderwerpen die geen draagvlak hebben. Dat bespaart ook veel, veel tijd.

Niet alleen de WOR en deze nieuwe vastlegging in de Wkkgz steunt de zeggenschap van medewerkers in de zorg. Diverse andere initiatieven zagen het licht, zoals de subsidieregeling Veerkracht en Zeggenschap. Met deze regeling kunnen instellingen zeggenschap nader invullen, zoals het oprichten van een Verpleegkundige Advies Raad (VAR) of een Verpleegkundig en Verzorgende Advies Raad (VVAR) maar ook inzetten voor trainingen om fysiek en mentaal veerkrachtiger te worden. Oftewel om beter met de omstandigheden, waaronder hoge werkdruk en roostering, om te gaan in de zorg. Aan communicatie mag nog flink wat gedaan worden, zo blijkt uit een onderzoek van PGGM&Co en Stichting IZZ want slechts 11% kent de nieuwe mogelijkheden die zeggenschap bieden.

Daarom is het voor ons zo belangrijk om met organisaties te werken die openstaan voor het ophalen en verrijkt krijgen van meningen van medewerkers: je bereikt online echt iedereen, geeft ze de tijd, anoniem, zonder dat ze per se om 14 uur zich moeten melden in een zaaltje of video bespreking. Dan kom je niet op 11% maar 100%. Naast formele zeggenschap, hebben de meeste organisaties de goedbedoelde intentie om vanuit HR met medewerkersonderzoeken (zoals enquêtes om tevredenheid te meten) te begrijpen wat er speelt. Een paar nadelen spelen daar evident:

medewerkers zijn fors moe van enquêtes,
de resultaten hebben nauwelijks gevolgen,
managers kunnen niet uit de voeten met scores op tientallen vragen zonder duiding, validatie en ‘wat nu’.

Meer en meer haakt HR af als het gaat om (pulse)enquêtes en zoekt naar nieuwe manieren om in dialoog te kunnen in de organisatie, nu medewerkers en managers al langer de tekortkomingen ervan signaleren. Bijgaand schemaatje laat zien wat de ontbrekende stappen zijn van enquête-technologie (één stap) versus de dialoog die uit twee stappen bestaat: inclusief die belangrijke validatie (sentiment meten op elkaars meningen).

Spaarne Gasthuis is al overgestapt op een dialoog-cultuur, waarbij team-en afdelingshoofden dialogen aangaan en ook organisatiebreed. Bekijk ook maar eens deze recording van het webinar met praktische voorbeelden van Spaarne Gasthuis, bij monde van Saskia Haasnoot.

Zeggenschap is bijvoorbeeld ook hard nodig voor de L&D (learning and development) van medewerkers. Zelf willen ze graag leren en meer zeggenschap daarover hebben, terwijl leiding en HR daar fors minder positief over zijn en die zeggenschap en regie onvoldoende geven (onderzoek op de website van Human Capital Group: Alles over HR). Vraagt HR en management in jouw organisatie wat nodig is, wat behouden moet blijven, wat jouw ontwikkeling steunt en die van anderen?

De ondernemingsraad van een ziekenhuis vroeg onlangs aan richting de 2.000 medewerkers wat ze ervaren qua ‘digitale ontwikkelingen’. Grote transformatie-programma’s zien soms over het hoofd om een check-in te doen met medewerkers: waar zijn ze comfortabel mee qua ontwikkelingen, waarmee nog niet, wat hebben ze nodig, van elkaar, van de organisatie, van hun leidinggevende. Wat kunnen en willen ze zelf anders doen? Dit soort open vragen heeft losgemaakt en bewust gemaakt dat er veel kleine winsten te behalen zijn, veel irritaties en weerstanden weggenomen konden worden. Gewoon door te vragen. Anoniem, online, asynchroon: vanaf de eigen plek en op een eigen moment. Soms zijn de vragen klein om snel grote stappen te maken. Andere keren gaat het om hele grote, beleidsmatige onderwerpen, maar ook die kun je in goede vragen vertalen en voorleggen aan medewerkers.

Beïnvloeding door kwaliteit ipv positie

De VAR/VVAR heeft geen wettelijke verankering maar de oprichting van 100en van deze entiteiten, waarvan sommige al 20+ jaren bestaan, is niet naast je neer te leggen als bestuur. Het betekent echter wel dat de VAR haar positie moet verkrijgen door erkenning door stakeholders zoals de raad van bestuur. De beroepsvereniging V&VN heeft het dan ook over een bestaansrecht dat gebaseerd is op “beïnvloeding door kwaliteit”. Je zult legitimiteit moeten opbouwen, oftewel: zorgen dat je standpunten, meningen en adviezen onderbouwd zijn, representatief en gevalideerd. Als je VAR doorontwikkelt tot Verpleegkundig Stafbestuur (VSB) kan de bestuurlijke invloed toenemen, maar dat neemt niet weg dat je je werk zorgvuldig moet doen, voorzien van draagvlak en betrouwbare inzichten. En dat gaat verder dan je eigen VAR of VSB team. Hoe breder je in de organisatie meningen, ervaringen, ideeën, knelpunten en oplossingen ophaalt, deze in volgorde van belangrijkheid op je tafel krijgt, is je positie ijzersterk. Belangrijker: je bereikt meer, en hebt dat samen met medewerkers tot stand gebracht. Dát motiveert iedereen, is onze ervaring. Voor medewerkers is dat een leerzaam proces, waardoor ze over de grenzen van hun eigen team en kunnen met vraagstukken aan de slag gaan, en dus meedenken over de ontwikkeling van hun vak, van elkaar en van de organisatie.

Voorbeelden van vraagstukken en vragen die in de zorg inmiddels aan 10.000en medewerkers zijn voorgelegd en collectief zijn uitgezocht en verbeterd:

Hoe kan de organisatie jou behouden als waardevolle medewerker?

Aan welk onderwerp zou de organisatie volgens jou meer aandacht moeten besteden en waarom?

Wat doe je nu zelf, wat een verpleegkundige ook of zelfs beter zou kunnen uitvoeren?

Waar kunnen wij op onze afdeling elke week 10% tijd op besparen als we dat niet meer of anders doen?

Wat is jouw tip om medicatie-verspilling te voorkomen?

Wat veroorzaakt momenteel het hogere verzuim op onze afdeling en wat is het eerste wat nu nodig is?

Welke technologische vernieuwing die we momenteel uitproberen onderschatten we volgens jou?

Hoe kunnen we samen zorgen dat nieuwe verpleegkundigen meer verbonden raken met onze hele organisatie?

Kijk eens naar de afgelopen weken: wat maakte een dag echt ontzettend plezierig en productief?

Kijk eens naar de afgelopen weken: wat maakte een dag niet fijn of zelfs ronduit onplezierig en onproductief?

Er zijn 1.000en vragen voor jullie beschikbaar die je in 10 minuten zo gevonden en verder aangepast hebt aan jullie vraagstuk en context. Dit doe je met behulp van het unieke QuestionDesignLab.

Bereik iedereen, zorg voor betrouwbaarheid

Ons advies is om te zorgen dat je alle medewerkers (in het geval van de VAR verpleegkundigen) bereikt, zonder dat ze hun werk moeten neerleggen. Laat ze meedenken met vraagstukken vanuit hun eigen werkplek, op hun eigen gekozen moment (asynchroon heet dat). Laat ze leren van elkaars meningen. Begrijp wat daaruit komt en neem dat mee om je werk binnen de VAR/VSB en richting bestuur te onderbouwen. Je wint hierdoor enorm veel tijd, benut de denkkracht van iedereen en legitimeert je standpunten of advies. Dat is volgens ons essentieel omdat bestuurders een grote verantwoordelijkheid dragen om onder meer transformaties in de zorg te realiseren en zich niet kunnen baseren op onderbuikgevoelens, beelden of de meningen en adviezen van slechts een handvol medewerkers. Je kunt voortaan gewoon (in dagen) de meningen van 1.000en medewerkers inwinnen, op een rij laat zetten door henzelf en dialoogresultaten delen binnen je VAR en met bestuur. Je wint aan betrouwbaarheid en geloofwaardigheid. CircleLytics Dialoog beschikt over vele 1.000en open vragen voor de zorgsector als je inspiratie nodig hebt om snel aan de slag te gaan, zonder tijdverlies. De betrouwbaarheid wordt niet alleen vergroot door de tweede ronde van de dialoog waarin deelnemers van gedachten veranderen (gemiddeld 60% neemt die gelegenheid, wat nogal impact heeft op je beslissingen). Ook het feit dat alle data en informatie online, realtime wordt verzameld en mensenhanden hier niet meer aan te pas kunnen komen, borgt transparantie, feitelijkheid en integriteit. Het is onafhankelijk gemaakt van interpretaties door mensen die gewoonlijk verslagjes schrijven en conclusies trekken op basis van notities van hen of anderen, volgeschreven whiteboards of flip-overs, opgeplakte en verzamelde geeltjes, etc.

Open, intelligent leiderschap is hard nodig

Daarnaast helpt het opbouwen van een goede relatie met bestuurders en andere interne stakeholders mee, maar de relatie staat in onze ogen in dienst van de inhoud: beïnvloeding van beleid voor een betere zorg. De relatie staat hier niet boven: een relatie die door een lastige discussie onder druk staat, kan niet betekenen dat je je standpunt loslaat (ook al voel je die druk soms). De inhoud bespreek je op basis van argumenten, kennis, inzichten, het toetsen van je aannames, en dus in dialoog met elkaar. Verkregen inzichten namens de achterban van medewerkers zijn daarbij cruciaal. Die zul je moeten zien te organiseren.

Een veilige cultuur, leren van elkaar en samen verbeteren

Wat in onze visie nog belangrijker is, is het leiderschap en de cultuur van de organisatie zelf. Staat het leiderschap open voor de wijsheid van de zorgverleners, van de verpleegkundigen en van alle medewerkers? Een VAR vertelde ons onlangs in een kennismaking dat ze al meer dan 15 jaar hun best doen om een normale gesprekspositie aan tafel bij het bestuur te krijgen. Binnenkort staat overigens een breedgedragen dialoog en demo op de agenda, gesteund en in aanwezigheid van het bestuur om te laten zien hoe andere zorgorganisaties CircleLytics Dialoog inzetten. Elke dag een stap verder voor de zeggenschap én betere besluitvorming. Een sterk, open leiderschap heeft overigens volgens ons geen wetgeving nodig om de wijsheid van medewerkers te omarmen. Zo’n cultuur, waarin je in dialoog en gezamenlijk sneller tot hogere kwaliteit van besluiten komt, heb je best zomaar. Spaarne Gasthuis deed dat: haar Spaarne Lab (innovatie team, gestart door de raad van bestuur) lanceerde CircleLytics Dialogen en deze worden nu dwars door de organisatie, in teams, op afdelingen gehouden om tal van kleine en hele grote vraagstukken op te lossen.

“Spaarne Gasthuis: Op een afdeling over een alarm dat steeds ten onrechte afging, werd via de dialoog, dus in co-creatie, gezocht naar de slimste oplossing. De uitkomst met groot (ruime meerderheid) draagvlak was anders dan we vermoedden en in eerste instantie genoemd werd door de meesten, we hebben uiteindelijk ingezet op goede instructies om een alarm in te stellen in plaats van een collega te vragen zich vrij te maken om elke keer de alarmen te checken. Dit voorkomt voortaan risico’s voor de patiënt en bespaart veel tijd en geld.”

Van OR’en horen en zien we meer en meer dat ze aan medewerkers vraagstukken voorleggen, hun meningen ophalen, en daarna hun stem ophalen op de meningen van anderen. Een van de partners van CircleLytics Dialoog is PGOsupport die patiëntenverenigingen adviseert en ondersteunt in het professioneel en regelmatig betrekken en raadplegen van de achterban van leden en niet-leden. Ook zelf – vanuit de directie – gaan ze in online dialoog met hun stakeholders. Zeggenschap vanuit leiderschap, en dus vanuit de directie zelf. Niet omdat het van de wetgever moet, maar omdat het onnodig verkeerde beslissingen voorkomt, die worden afgewezen door anderen.

Voorbeeld van leiderschap, GGZ Friesland

Een ander voorbeeld van modern leiderschap in deze context, is GGZ Friesland, waarbij bij monde en initiatief van bestuurder Arron Bell, alle medewerkers meedenken met de nieuwe koers van de organisatie. Gewoon vanaf de eigen werkplek en op een eigen moment, door bovendien elkaars ideeën te lezen, aanvullen en waarderen; voor onderwerpen als “gezonde organisatie” en “medewerkers centraal”. Alle medewerkers samen als één groot brein. Ze krijgen de tijd, tijd voor reflectie en om meningen van anderen echt even te laten landen, tot je te nemen. Reflectie vergt tijd en duw je niet in een ‘doosje’ van een bijeenkomst die van 14 uur tot 15 uur duurt, in het achterzaaltje op de tweede verdieping van je gebouw….. Vertraging levert verdieping op. Verdieping vereist vertraging. Een prachtig voorbeeld van de echte intentie van de Wkkgz en de genoemde subsidieregeling, maar in onze ogen een voorbeeld van leiderschap en een cultuur waar je wil werken.

De rode draad zodra je zeggenschap en dialoog serieus organiseert

Wat je ziet terugkeren in de 100en dialogen en een veelvoud van vraagstukken die zijn voorgelegd aan medewerkers via CircleLytics Dialoog, zijn de volgende punten:

een 90% sneller traject dan wanneer je gewone bijeenkomsten of in video bijeenkomsten houdt: iedereen doet mee op een eigen moment en plek
100% inclusief: iedereen die wat kán weten of betrokken zou móeten zijn is welkom om mee te denken, te leren van elkaar en het verschil te maken
2-10x hogere respons dan met enquêtes en een dikke 8 als waardering van de deelnemers.

Medewerkers willen enorm graag én kunnen het!

Onderwerpen waar medewerkers graag bij betrokken willen zijn overigens ruimer dan wat uit sommig onderzoek blijkt. Uit onze gegevens van vele honderden vraagstukken die in de zorg, door vele duizenden zorgverleners en medewerkers zijn aangepakt, blijkt dat verpleegkundigen (en alle medewerkers) in principe bij alles betrokken willen zijn. Onderwerpen die we zien zijn bijvoorbeeld: taakverdelingen, leiderschap, medicatieverspilling, herziening protocollen, opleiding, promotie/loopbaan, (on)gewenst gedrag, wat maakt dat je blijft of langer zou willen blijven, overlegvormen en meer. Dat is goed nieuws: bestuurders die voortaan betrokkenheid en zeggenschap moeten organiseren (maar vooral zelf moeten willen) en medewerkers die sowieso willen én dit in gezamenlijkheid ook nog eens enorm goed kunnen!

En patiënten: ook dan is luisteren essentieel

We gaven het hierboven al aan. PGOsupport ondersteunt 100en patiëntenverenigingen met onder meer hun dialoog met hun achterban, en zorginstellingen zelf werken met een cliëntenraad. Deze twee entiteiten hebben hun eigen fundament om inspraak te organiseren richting zorgaanbieder. Aangezien de zorg draait om de patiënt is het volgens ons vanzelfsprekend en niet te onderschatten om bij zeggenschap als instelling direct na te denken over het organiseren van zeggenschap bij deze entiteiten. Over cliëntenraden kun je bijvoorbeeld meer lezen op de website van NCZ, zoals over de mogelijkheden om dialogen in te zetten met de achterban. Ook cliëntenraden functioneren beter als ze onderbouwde keuzes maken en standpunten formuleren als overlegpartner met zorgaanbieders. Het organiseren van zeggenschap met hun eigen achterban snijdt meer hout als je de brede groep cliënten kunt raadplegen en met hen in dialoog bent gegaan. Inzichten zijn dan betrouwbaarder en representatiever.

Patiëntenverenigingen zoals de Vereniging van Mensen met Brandwonden, bij monde van bestuurder en ervaringsdeskundige Titus Radstake zorgen in dialoog met hun achterban van leden voor een flinke onderbouwing van hun meerjarenplan en keuzes. Dat maakt nogal wat uit: je kunt je tijd, energie en middelen maar één keer uitgeven en dat doen ze liever direct goed, onderbouwd en met richting die mede bepaald is door in dialoog te zijn gegaan met hun leden. Radstake is een krachtig ondernemer, met een duidelijke mening, visie en een grote dosis ervaring en positivisme. Juist dan is het tonen van leiderschap, om niet te denken dat je zelf de wijsheid in pacht hebt, maar deze breed zoekt bij je achterban, een essentiële stap. Dialoog vergt allereerst dit leiderschap, waarna je de verbinding aangaat met anderen en hén verbindt aan jouw vraagstuk. Hierdoor wordt het vraagstuk van allen. Radstake is overigens partner van CircleLytics Dialoog en begeleidt organisaties bij het inzichtelijk krijgen van de stem, behoeftes, ideeën en inzichten van de patiënten. Neem gerust contact met hem op.

Het integrale zorgakkoord omvat onder meer dat patiënten en inwoners betrokken worden, samen met zorgaanbieders en overheden, bij de vormgeving van de zorg van morgen, van de toekomst. Zoetermeer2025 is zo’n voorbeeld, waarbij ook zeggenschap wordt georganiseerd om patiënten slimmer te maken, bewust te maken en te betrekken bij hun eigen zorgvraagstukken om zorg toegankelijk en betaalbaar te houden. Kijk maar eens naar dit voorbeeld van een van dat soort dialogen.

Tenslotte

Laat gerust weten als je meer wil weten hoe jouw zorginstelling, samenwerkingsverband, branche-organisatie, IZA, GGZ, ziekenhuis, beleidsmakende organisatie, et cetera van de kracht van dialoog, wijsheid van de groep en co-creatie gebruik kan maken. Plan hier je afspraak met iemand van ons team. We ontmoeten je graag!

Jan Vrencken richt zich met MoJa Potential Activation op integrale organisatieontwikkeling. Ze detecteren en activeren het ware potentieel in de organisatie, zodat medewerkers met meer werkvreugde en door slimmer te werken betere resultaten behalen en goed leren samenwerken, zodat dit ook tevreden klanten oplevert. Onderdeel van haar aanpak is de CircleLytics dialoog die ze al zo’n vier jaar bij hun klanten inzetten om input bij de medewerkers op te halen.

Vrencken: “Met deze aanpak bied je en krijg je betrokkenheid van je medewerkers en tegelijkertijd creëer je hierdoor eigenaarschap. Je geeft letterlijk de gehele organisatie binnen twee weken invloed met de online dialoog, in de mate dat de directie én de voorliggende uitdagingen dat bieden. Ideeën worden bottom-up aangeleverd, het is een gezamenlijk voorstel. De juiste vraag stellen levert je als werkgever een gigantische schat aan informatie op, die je anders niet had kunnen inwinnen. In slechts een paar dagen tot weken tijd bereik je iedereen die je wilt. Een van de reacties van een managementteamlid op de resultaten uit een dialoog blijft me altijd bij: ‘Dit is een goudmijn aan informatie’. En hij had het niet beter kunnen verwoorden.”

Inclusieve aanpak

De dialoog bestaat uit twee ronden. In de eerste ronde worden een of meerdere vragen gesteld en in de tweede ronde beoordelen de deelnemers de gegeven antwoorden uit de eerste ronde van elkaar. Algoritmes zorgen ervoor dat ze leren van collega’s die anders denken, en daardoor gaan ze een stuk dieper nadenken en gaan ze bewuster om met de uitdaging die jij hen had voorgelegd. Het managementteam van onze klanten realiseert zich zeer goed dat medewerkers beslissingen kunnen maken of kraken. Ofwel: als medewerkers de beslissingen en veranderingen niet begrijpen, niet steunen en er niet bij betrokken worden, heb je ze snel tegen je in het harnas gejaagd. Terwijl je ze op deze manier kunt betrekken, activeren, kunt laten meedenken en je daardoor juist wel hun steun en loyaliteit wint. Medewerkers doen op hun eigen moment mee, vanaf hun eigen locatie, dus gewoon tijdens en tussen werkzaamheden door. In slechts een paar weken tijd bereik je iedereen die je wilt. Dit is echt een inclusieve aanpak.

De beste wensen in kaart

Onlangs heeft MoJa Potential Activation de CircleLytics dialoog ingezet bij een MKB bedrijf aan het begin van het jaar en ze stelden slechts één vraag: Wat gun jij jouw bedrijf in 2023? Management wilde een beter inzicht in wat er speelde binnen de organisatie, bij de medewerkers zelf. Welke onderwerpen vinden ze belangrijk? De informatiestroom ging vooral top-down en de tijd om managementplannen op te stellen, stond voor de deur.

Vrencken: “In januari vliegen de beste wensen over en weer, maar wat houdt dat voor elke werknemer in, die beste wensen? Wat wens je nu precies? En weet het managementteam ook waar mensen behoefte aan hebben of doen ze aannames? Een medewerkerstevredenheidsonderzoek zit vaak vooral op sentiment, zonder dat je weet of de andere medewerkers dat ook zo zien. De enkele ronde van dat soort enquêtes biedt gewoonweg geen houvast om beslissingen te nemen. En voor leden van het managementteam is het praktisch niet haalbaar om iedereen persoonlijk te spreken, laat staan op regelmatige basis. De betrokkenheid die persoonlijke aandacht bewerkstelligt, wil je wel. Met een online (anonieme) dialoog krijg je die inzichten wel én je voedt tegelijkertijd een positievere geest in de wandelgangen van de organisatie. Dat tezamen versterkt elkaar.

Antwoorden op die ene vraag geven mooie inzichten in wat mensen vinden, zien en ervaren en waar ze verandering wensen of nodig vinden. Hiermee kan het managementteam meteen aan de slag, bijvoorbeeld voor het nieuwe jaarplan, een project of een knelpunt. Zij weet immers waar de accenten moeten liggen en waarom. Binnen vijf weken in plaats van vijf maanden heb je dan een strategie waarvan je weet dat medewerkers dit willen. Ze hebben immers zelf eraan bijgedragen. Dat is vijf keer zo snel en een stuk effectiever.”

Stem uit de organisatie

De online dialoog is een moderne, betekenisvolle werkvorm voor managementteams, verandermanagers en HR. In de eerste ronde worden een of meerdere vragen gesteld en in de tweede ronde beoordelen de deelnemers de gegeven antwoorden uit de eerste ronde. Zo is meteen duidelijk welke antwoorden de voorkeur hebben en welke niet. Het management hoeft op deze manier niet voor de medewerkers te denken, want ze halen rechtstreeks antwoorden op. Een voorbeeld is dat medewerkers die ene vraag beantwoorden: ‘Wat wens jij jouw bedrijf in 2023 toe?’. Andere voorbeelden van vragen zijn:

“Wat is volgens jou een belangrijk idee om te zorgen dat [….] succesvol wordt?”

“Hoe kan ABC het beste versneld worden volgens jou?”

“Wat is jouw ervaring/tip, waar anderen van zouden kunnen leren, om om te gaan met de hoge werkdruk?”

“Wat vind je het moeilijkst om op een goede manier thuis te doen in plaats van op kantoor?”

“Wat kunnen leidinggevenden in onze organisatie slimmer of anders doen om werkplezier te vergroten?”

De bibliotheek van CircleLytics Dialogue bestaat uit circa 1,000 open vragen die je ook als open + gesloten vraag in één kan stellen. Vrencken: “wij ontwerpen veel op maat en stemmen vragen en de regelmaat van dialogen af, op de specifieke situatie van de organisatie. Bijvoorbeeld elk kwartaal, kun je zo een slimste setje van 3-5 vragen voorleggen aan medewerkers, die daarna elkaars antwoorden naar boven en beneden ‘stemmen’.”

Representatieve antwoorden

Vrencken: “We stemmen de vragen altijd af in co-creatie met de klant, maar hebben zelf ruime ervaring met vragen die uitdagen, inspireren en aanzetten tot meedenken. Alleen met de juiste vragen ontvang je gerichte antwoorden waarnaar je op zoek bent en leren medewerkers van elkaars inspirerende woorden. Omdat de resultaten betrouwbaar en representatief zijn, kun je na die twee rondes tot een hogere kwaliteit van je beslissingen komen. De deelnemers zelf wordt gevraagd wat hun ervaring is met de dialoog, en, zoals in bovengenoemd voorbeeld, scoorde de dialoog een 4,5 op een schaal van 5. Belangrijk, want je wil dingen doen die de ervaring van medewerkers positief beïnvloeden. Het geven van inspraak en hen serieus nemen zijn al twee dingen, maar zorg dat het op een manier gebeurt die zij waarderen en interessant vinden. Dát zorgt voor betrokkenheid.

Belangrijk om te weten: weinig vragen stellen, maar wel hele relevante, en twee, anonieme rondes werkt enorm motiverend voor je medewerkers. Sterker nog ze zijn nieuwsgierig en willen weten wanneer ze de resultaten kunnen zien. Ze zijn gemotiveerd om mee te denken en mee te werken in het realiseren van de wensen. De betrokkenheid heb je met deze dialoog gecreëerd.”

Een blijvend cadeau

De dialoog geeft een startsein voor concrete verbetering op gebied van organisatieontwikkeling en het mooie is dat deze onderwerpen vanuit de organisatie zelf komen. Vrencken: “De resultaten delen we in een presentatie met het managementteam en we gaan enkele van de meest gesteunde antwoorden concreet uitwerken op de integrale manier zoals MoJaPa werkt. Het is uiteraard geweldig dat er zo’n hoge mate van betrokkenheid is bij het personeel. Ze hebben in de dialoog meteen andere onderwerpen aangegeven waarop ze verdieping willen en graag willen meedenken. Een goed moment en mooie springplank om door te pakken en de gezamenlijke kennis en ervaringen in te zetten op ook die nieuwe onderwerpen. Met de resultaten uit de dialoog heb je een databestand waarvan je op alle vlakken verbetertrajecten kunt definiëren die vanuit de organisatie gedragen worden. Dat is ook waar slimmer werken over gaat. Tijd creëren, efficiency verhogen en de juiste dingen doen die bijdragen aan het doel. De dialoog is met recht een cadeau waar je direct profijt van hebt.”

Wil je meer weten, neem dan eens contact met Jan of zijn collega’s op. Je kunt ook een kennismaking of demonstratie inplannen met het team van CircleLytics Dialogue.

Salta Group heeft een heldere missie: een leven lang ontwikkelen voor iedereen mogelijk maken. Ze vormt met haar 26 onderwijsorganisaties samen de grootste private opleidingsorganisatie van de Benelux en voorziet jaarlijks meer dan 1 miljoen mensen van kennis en vaardigheden. Salta Group wil zich, zoals hun missie ook uitdraagt, blijven ontwikkelen. Alex van der Weide (directeur Communicatie) en Annemarie Jans (Manager Expertise Center Operations) vertellen over de intentie en impact van onderzoek doen naar klantbehoeften en hun ervaringen met de CircleLytics dialoog voor kwalitatieve verdieping en co-creatie.

Jans: “We zijn geïnteresseerd in de ervaringen van elke student vanaf aanmelding tot het moment waarop een opleiding of training is afgerond. Na elke opleiding en training toetsen we standaard via online enquêtes in de online leeromgeving op vaste onderwerpen om te kunnen evalueren of en hoe we kunnen verbeteren. Kwantitatieve onderzoeken als deze geven ons wel informatie, maar laten niet de achterliggende redenen voor het antwoord zien. Dan is het lastig beslissen. Voorheen hielden we jaarlijks focusgroep-sessies met studenten van diverse opleidingen om kwalitatieve feedback op te halen over de hele reis die een student bij ons aflegt. Die focusgroepen zijn echter tijd- en arbeidsintensief en beperkt in omvang en dus, behalve vaak erg kostbaar, ook nog gebrekkig qua betrouwbaarheid. We zochten een aanvullende onderzoeksmethode, die minder tijd- en arbeidsintensief is en een grotere omvang van respondenten mogelijk maakt. We kwamen in contact met CircleLytics en zagen onmiddellijk de potentie van de dialoog voor Salta Group. Hierop zijn we aan de slag gegaan.”

De perfecte start

Onder de naam ‘De perfecte start’ hebben de opleiders van Salta Group de ambitie om studenten de best mogelijke start van hun opleiding te bieden. De eerste dialoog is ingezet om te achterhalen wat de selectie van 700 studenten van verschillende meerjarige opleidingen met hetzelfde startmoment vinden passen bij een perfecte start van een opleiding. Jans: “We kregen een demonstratie van CircleLytics hoe het platform werkt en zijn daarna zelf met de vragen aan de slag gegaan. Met ons team hebben we de juiste tone of voice bepaald, intern een pilot gehouden en daarop feedback gevraagd. De uiteindelijke vragen hebben we nog getoetst bij CircleLytics om tot de best mogelijke vraagstelling te komen en die versie is naar de studenten gegaan.

We hebben gekozen voor twee gesloten en twee open vragen. De gesloten vragen waren: ‘Op welk niveau studeer je?’ en ‘Wat vond je van onze perfecte start en kun je dat toelichten?’ Die laatste vraag konden deelnemers waarderen met een cijfer van 0 tot 10 en onderbouwen: het waarom erachter dus.

De open vragen gingen dieper in op hoe perfect ze de start vonden. ‘Welke onderdelen zijn er volgens jou nodig voor een perfecte start?’ en ‘Welke suggesties voor ons heb je om de start te kunnen verbeteren?’. We waren vooral benieuwd naar de reacties en die kwamen!.”

Werking van de dialoog

Een dialoog is anoniem, online en bestaat uit twee opvolgende rondes. In de eerste ronde krijgen deelnemers enkele vragen voorgelegd die ze kunnen beantwoorden. Vragen als: meerkeuzevragen, gesloten vragen, waarderingsvragen en juist ook open vragen. Ook kun je gesloten en open vragen combineren, waarbij je dus echt een open vraag ontwerpt en stelt en niet alleen een tekstveldje toevoegt. Het aantal vragen moet zorgvuldig worden bepaald om de deelnemers niet te overbelasten en focus te houden op het onderwerp. Hoe een vraag gesteld wordt, is belangrijk om de juiste reacties te kunnen ontvangen, ofwel: naar welke antwoorden zoek je? Is de vraag maar op één manier uit te leggen en is de vraag objectief geformuleerd? Geeft de vraag genoeg richting en structuur? In de tweede ronde komen alle antwoorden van de deelnemers uit de eerste ronde naar voren. Deelnemers kunnen nu de anonieme antwoorden van de andere deelnemers waarderen én toelichten of aanvullen. Het slimme van het algoritme is dat deelnemers zoveel mogelijk ándere antwoorden te zien krijgen. Dat leidt tot nieuwe inzichten bij deelnemers en laat ze nog eens een keer flink meedenken. Kwalitatieve antwoorden krijgen door de scores die ze ontvangen op deze manier een waarde mee: in hoeverre delen andere deelnemers deze mening ook? En waarom? En welke meningen van anderen juist niet: welke wijzen ze af? Ook dat is ontzettend waardevol: je wil immers geen keuzes maken waar je van het kunnen weten dat mensen dat niet willen. Deelnemers zien in die tweede ronde, elkaars antwoorden dus die onderling zoveel mogelijk afwijken. Ze hebben enkele dagen de tijd, en je hebt dus niet de haast van een focusgroep, maar wel het spreekwoordelijke nachtje slapen, wat nodig is voor reflectie. Die reflectie op onze vragen en reflectie op elkaars (andere) antwoorden (en omhoog/omlaag scoren) borgen verdieping én validatie. Ze mogen bovendien hun gesloten schaal wijzigen als ze willen en een hoog percentage doet dat ook. Anders dan met enquêtes, krijg je dus een hoge betrouwbaarheid.

Hoge respons

Van der Weide: “De respons op onze eerste dialoog onder de 700 studenten was wat ons betreft hoog met 30%. We merken dat respondenten in ronde twee getriggerd zijn om te reageren op ideeën van anderen. Dat is de kracht van dit systeem. Mensen zijn nieuwsgierig naar de antwoorden van anderen en laten zien wat voor hen belangrijk is. Deelnemers hebben de dialoog gewaardeerd op 4 van de 5 punten: ook een hoge score. Het moet natuurlijk wel leuk zijn voor henzelf!”

Jans vult aan: “Voor ons is het grote voordeel dat door de tweede ronde alles gewogen wordt. Dat maakt het een kwalitatief gewogen onderzoek, waardoor het makkelijker en betrouwbaarder is om een rapportage met de focuspunten te maken. We zagen overigens geen extremen, maar uit verschillende thema’s hebben we leerpunten gehaald. We zijn momenteel bezig om die verbeterpunten te implementeren in onze workflow, zodat we voor een volgend startmoment ‘De perfecte start’ hebben aangescherpt. De behoeftes van de studenten die een meerjarige opleiding volgen, hebben we nu beter tot in detail leren kennen.”

De eerste lesdag

Een concreet voorbeeld dat naar voren kwam, was de ervaring over de eerste lesdag van een opleiding. Jans: “Ondanks onze communicatie vooraf was niet elke student tot in de puntjes voorbereid. We merken een andere gewenste informatiestroom dat per opleidingsniveau kan verschillen. Uit de dialoog hebben we concrete verbeterpunten gehaald die we nu in het volgende startmoment van studenten toepassen.”

Van der Weide: “We merken dat werkenden, bij wie het even geleden is dat ze een studie hebben gedaan, het soms lastig vinden om te kunnen verwoorden wat ze precies verwachten van een opleider. Kwantitatief onderzoek geeft dan een te summier beeld. Kwalitatief onderzoek is verfijnerder, want in zo’n focusgroep kun je blijven doorvragen tot je bij de werkelijke kern komt. Je gebruikt dan zinnen als: ‘Andere respondenten zeiden …’ om ze niet te sturen, maar wel op ideeën te brengen. Focusgroepen zijn echter beperkt qua aantallen en ook dan heb je nog niet een compleet beeld.

De CircleLytics dialoog geeft het beste van twee werelden: De vragen en uitkomsten komen overeen met kwalitatief onderzoek en de dialoog kan op grote schaal worden uitgevoerd. Ook het voordeel dat iedereen op zijn eigen moment en vanaf een eigen plaats mee kan doen is belangrijk. Objectief en zonder woorden in de mond te leggen, is met de CircleLytics dialoog sneller en bij een onbeperkt aantal personen te achterhalen wat mensen precies bedoelen, ook dus bij nader inzien na zo’n tweede ronde. Verbeteringen zitten vaak in nuances en door die te kennen, en te weten wat de belangrijkste én onbelangrijkste punten zijn, kun je op de behoeften van studenten aansluiten. Die combinatie maakt de dialoog zo interessant om te gebruiken.”

Wil je meer weten hoe de dialoog werkt en jouw verandertrajecten, onderzoeken, het maken, uitvoeren en monitoren van plannen kan versterken? Contact ons dan hier voor een kennismaking of demonstratie. Online of op kantoor.

René Schoenmakers was in oktober 2021 Director Supply Chain bij Philips Health voor Zuid-Amerika. Hij had te kampen met een lage betrokkenheid binnen zijn team. Hij wilde graag meer feedback ophalen van het hele team op bepaalde onderwerpen en riep de hulp in van CircleLytics om een dialoog te starten.

Niet genoeg resultaat met enquête

René vertelt: “Bij Philips houden we twee keer per jaar een employee engagement survey, een medewerkersonderzoek. Dit zijn standaardvragen die we binnen Philips wereldwijd aan medewerkers stellen. Zo’n enquête is meer een temperatuurmeting: zitten we nog wel goed? Je krijgt er geen kwalitatieve antwoorden uit, want de vragen zijn gesloten en steeds dezelfde. Anders kun je niet vergelijken met vorige survey metingen. Maar dat betekent per definitie dat je geen specifieke onderwerpen op tafel kunt leggen en daar iets anders voor moet verzinnen. Evenmin krijg je het ‘waarom’ en ‘hoe kunnen we verbeteren’ op tafel uit zo’n enquête, want hiernaar wordt niet gevraagd. Soms worden in enquête-vragen tekstuele antwoorden, aanvullend op een score, toegestaan, maar de antwoorden blijven ongewogen, zonder waardering door de groep, en dus kan ik er geen beslissingen op baseren.

De enquête is dus niet voldoende. We stellen bij Philips hoge eisen en hebben sterke ambities, ook om actie te ondernemen waar nodig. Ik wilde meer kwalitatieve feedback ophalen die ik binnen mijn team kon gebruiken. Dus ik nam het initiatief om de CircleLytics Dialogue in te zetten. Het global team van employee engagement steunde dit, omdat de engagement survey niet gemaakt is voor kwalitatieve verdieping, laat staan voor co-creatie om (lokale) uitdagingen echt samen aan te pakken en op te lossen.

Ik gebruikte CircleLytics om concrete vragen te stellen vanuit twee perspectieven:

Ik wilde verdiepen op een paar (van de vele) onderwerpen uit de global engagement survey waarop mijn regio onvoldoende of juist zeer sterk scoorde: ik wilde snappen waarom en hoe te versterken.
Ik kampte met een aantal issues op mijn eigen managementagenda; CircleLytics heb ik ingezet om co-creaties met mijn mensen te houden, om medewerkers bewust te maken, ze bij deze issues te betrekken, rootcauses te snappen en oplossingen tot stand te brengen.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

“In Zuid-Amerika zijn mensen niet zo outspoken als in Nederland. Ze vertellen niet snel wat hen dwars zit of wat beter kan. Daarom is Schoenmakers ook zo enthousiast over het asynchrone ontwerp van de CircleLytics Dialogue. Ik kan elk teamlid bereiken en ze kunnen anoniem vragen beantwoorden, op een eigen plek en moment, en daarna de antwoorden van collega’s ranken en toelichten; in een separate 2e ronde dus. Antwoorden van mensen die snel meededen in de 1e ronde krijgen geen grotere exposure in de 2e ronde: alle input moet ‘wachten’ tot de 2e ronde begint en wordt dus gelijkwaardig behandeld. Een niet te onderschatte feature van CircleLytics is, dat medewerkers antwoorden en oplossingen van anderen negatief mogen waarderen, en dus een -3, -2 of -1 score mogen geven. Met echt nuance dus, maar ze mogen dus, naast de optie om andere antwoorden te steunen, ook kiezen om iets af te wijzen. Bijvoorbeeld omdat het riskant is, niet onderbouwd of op een andere manier niet slim voor Philips. Groepen kunnen risico’s 20-30% verlagen door ze ernaar te vragen en dit is een flinke extra opbrengst van deze technologie. De respons was flink hoger dan ik ooit had gedacht.”

Lees hier wat Landal GreenParks zegt over co-creatie, dialoog, collectieve intelligentie, deep democracy, leiderschap, betrokkenheid.

Interactie met het team

“Mijn team bestond uit 70 medewerkers en was verdeeld over vier districten. Ik wilde ze beter met elkaar laten samenwerken, ideeën bij ze ophalen en bij hen inventariseren waar ze prioriteit aan geven. De onderwerpen voor de eerste dialoog heb ik geselecteerd nav de global engagement survey en resultaten voor Zuid-Amerika. We hebben 4 kritische items herhaald (de gewone gesloten vraag met score-schaal) maar de vraag verlengd om te vragen naar een open antwoord, namelijk “jouw concrete toelichting”. In ronde 2 konden ze elkaars antwoord van waardering (scores) voorzien en toelichten met hun aanbeveling. Echt verdiepen dus na de gesloten vragenlijst van de global engagement survey. Ik heb voor de tweede dialoog opnieuw enkele andere kritische items uit de global engagement survey gehaald: een paar die zeer hoog en een paar items die een lage score toonden. Ook van de hoog-scorende items wil ik begrijpen hoe we dit bereikten en hoe we dit vasthouden.

De vragen voor de derde dialoog heb zelf aangedragen en om tot de juiste vragen voor de dialoog te komen heb ik gebrainstormd met mijn team en de support van CircleLytics gevraagd. Na de 1e ronde van deze nieuwe dialoog, konden medewerkers de antwoorden van hun collega’s weer zien in de 2e ronde, en ook deze weer waarderen en toelichten. De (kwalitatieve) resultaten kon ik in direct aflezen uit het dashboard en ’s middags meenemen naar het management team overleg.”

“Ik heb ze bij die derde dialoog gevraagd naar hun grootste zorgen op een bepaald onderwerp voor de komende maanden, wat ze dagelijks als eerste zouden doen als ze mijn functie hadden, ideeën om beter te luisteren naar wat zij willen en hoe we de samenwerking met teams binnen Philips konden versterken.”

Concrete acties uitvoeren: sneller en beter onderbouwd

“De uitkomsten uit de dialogen op zich waren niet schokkend, de meest gedragen antwoorden waren – voor mij althans – bekend. Met deze dialoog had ik bewijs dat de antwoorden ook het meeste draagvlak binnen mijn team hadden. De minst gedragen antwoorden komen ook uit de resultaten van CircleLytics naar voren. Ook dat is informatie waar je iets mee kunt. Als je beslissingen maakt en opties afweegt wil je ook weten wat de risico’s zijn.

Het feit echter dat we actief hebben gevraagd naar ieders mening en dat ze mogen meedenken over oplossingen, is zeer positief ontvangen. Uit hun feedback op de CircleLytics Dialogue kwam duidelijk naar voren dat ze het waarderen dat we tijd nemen om op deze manier in gezamenlijke dialoog met onze mensen te zijn. Inmiddels heb ik een nieuwe rol binnen Philips en de uitdaging voor mijn opvolger ligt erin, om concrete acties aan deze uitkomsten te verbinden. Van daaruit zal hij ook weer dialogen aangaan met het hele team om meer in detail uit te vragen, dingen te monitoren en bij te sturen, en om nieuwe uitdagingen voor te leggen aan de groep.”

Gebalanceerde teamvisie

“Oprecht luisteren naar je team is al van onschatbare waarde. De dialoog en de uitkomsten ervan heb ik ook met mijn leidinggevende besproken. Als je de dialoog vaker inzet en concrete onderwerpen aansnijdt of vragen stelt die binnen het team spelen, krijg je ook meer gebalanceerde oplossingen aangereikt. Je bundelt de expertises en dat toont een enorme, collectieve denkkracht. Je krijgt een bredere teamvisie te zien uit de dialoog, want mensen kunnen rustig nadenken, reflecteren op eerder gegeven antwoorden en dan opnieuw hun feedback geven. En die verschilt nogal eens met hun eerdere mening: ze schrijden het inzicht voort en dát vangt de tool slim af en ontsluit dat in het realtime dashboard.

Op andere manieren zoals het voeren van live-gesprekken zullen introverte mensen niet snel hun meningen geven en anderen voeren dan juist de boventoon en luisteren niet naar anderen. Nu geven we elke medewerker de kans om actief mee te doen en antwoorden van anderen te waarderen. De dialoog is in een werelddeel als Zuid-Amerika, waar ze meningen wat meer voor zich houden, een goede manier om feedback te inventariseren. Ik kan de dialogen dan ook van harte aanbevelen. Mijn beslissingen kan ik sneller en beter onderbouwd nemen, met bewezen draagvlak en engagement van mijn mensen. Met de dialoog vraag je actief naar ieders mening en dat wordt zeer positief ontvangen.”

Wil je meer weten over wat CircleLytics Dialogue voor de betrokkenheid en retentie van je mensen, je verandertrajecten én de prestaties van je organisatie kan betekenen? Plan hier meteen je sessie om kennis te maken of een demo te plannen.

Je hebt je dialoog goed voorbereid. Als je bij het einde van je dialoog begint, staat je dialoog stevig en kun je live. De kracht van bewuste, open vragen kan zijn prachtige werk gaan doen. Open vragen, online en anoniem gesteld, leggen een schat aan inzichten bloot. Door de unieke 2e ronde, geven deelnemers waarderingen aan elkaars antwoorden. Ze zorgen dat alles mooi in volgorde van belangrijkheid wordt gezet. Jij krijgt stevig onderbouwde resultaten terug, waar de steun van de mensen én intelligente beslissingen samen komen.

Mmm… maar wat als deelnemers vragen hebben?

Heb je een helpdesk nodig? Ja: maar slechts een hele kleine. Maar als je 100en of zelfs 1.000en mensen bevraagd, krijg je toch vast wel wat vragen zul je denken? Jazeker. Niet veel, maar je krijgt ze wel. Onze tips in deze blog helpen jou bij de voorbereiding. Zelfs die enkele vraag kun je dan snel beantwoorden. Dus een kleine helpdesk, en voor ieders gemak een slimme, online plek voor de ‘meest gestelde vragen’.

Vooraf: weet even dat onze ervaring na 1.000en dialogen is dat meestal maar 0,1% tot maximaal 0,5% van de deelnemers een vraag heeft over de dialoog. Deelnemers waarderen het enorm dat je ze vertrouwt en nodig hebt en jouw ijzersterke vragen maken hun leven makkelijk. Dat levert een hoge respons, hoge kwaliteit en een hoge waardering op. En omdat de CircleLytics Dialoog rondes intuïtief zijn, levert het weinig vragen op. Voor 5.000 deelnemers betekent 0,1 tot 0,5% dus 5 tot 25 mensen. Dat is niet al teveel. Met deze blog ben jij goed voorbereid en kun je mensen snel en prettig te woord staan!

Eerst een paar procesmatige punten. En daarna ons meest-gestelde-vragenlijstje.

De vragen kunnen betrekking hebben op de:

1 inhoud van de dialoogvragen

2 de werking van de tool zelf

3 of iets procesmatig: bijvoorbeeld over de followup.

We beginnen.

Bepaal wie welke rol heeft en hoe je dat communiceert

Misschien ben jij de uitvoerder van de dialoog, maar niet de opdrachtgever. Of ben jij een externe consultant die met een team bij de klant werkt. Of werk je bij HR maar is de dialoog bedoelt voor een manager. Wie beantwoordt welke vragen? ‘Ik snap vraag 2 niet precies’ is wat anders dan ‘ik ben mijn uitnodiging kwijt’. Handig om daarom van de juiste interne collega’s antwoorden vooraf klaar te hebben maar ook een terugval te hebben bij afwijkende vragen.

Hou bij welke vragen binnenkwamen

Update je meest-gestelde-vragenlijstje met de vragen die bij jullie gesteld werden. Daar kunnen vragen bijzitten, die voor volgende dialogen zinvol zijn om erbij te houden. We helpen graag om jouw lijstje uptodate te maken.

Waar kunnen deelnemers terecht

Waar gaan ze gewoonlijk heen voor vragen over tools of jouw onderwerp? Wil je dat dat nu ook zo gebeurt? Dan leg je daar je ‘meest-gestelde-vragenlijstje‘ met antwoorden neer. Wat wij handig vinden is deelnemers een linkje te bieden waar dit lijstje met antwoorden online is te vinden. Alternatief is om een e-mailadres op te nemen in je uitnodiging aan deelnemers voor het geval ze vragen hebben. Dat is echter best een lage drempel. Wat je niet wil, is dat deelnemers – zonder te lezen – naar dat e-mailadres per ongeluk hun antwoorden op jouw dialoogvragen naar toesturen. Bedenk dus even vooraf of je dat wil en schat je publiek in. Je kunt de deelnemer, als ander alternatief, wat meer beperken en alleen een no-reply e-mailadres aanbieden. Deze kun je instellen in het tabje Publiek. Als er echt wat is, gebruikt men deze en deze komen binnen waar jij wil. Zorg dat de juiste mensen toegang hebben tot die mailbox en spreek af hoe snel ze moeten reageren. Dus:

de gewone plek voor vragen & antwoorden
online vragen & antwoordenlijstje
een specifiek e-mailadres
een no-reply e-mailadres.

Accepteer de emotie, zoek naar de inhoud

In algemeenheid: mensen lezen niet alles, onthouden niet alles, interpreteren dingen. Hou daar rekening mee. Accepteer dat, we zijn allemaal mensen en vergissen ons. Probeer altijd op zoek te gaan naar wat er toch beter of anders had gekund en of er echt een punt is en vraag dus door. Blijf te allen tijde vriendelijk en behulpzaam naar deelnemers. Zelfs als je merkt dat zij dat heel soms niet zijn. Onze tip is dus om de emoties van mensen te accepteren en om dóór te vragen om een echt inhoudelijk punt te zoeken. Vraag naar:

– een screenshot

– de link die ze gebruikten

– de browser waarin ze de link openden

– wat ze zagen: welke melding er op het scherm kwam,

– en of ze het opnieuw hebben geprobeerd, of op een ander moment.

Vaak lost het zich dan al vanzelf op “oh ja, nou zie ik het, nee laat maar, het is goed zo” of heb jij in elk geval een scherpe intake gedaan.

Hoe kan CircleLytics je helpen?

Ten eerst door te zorgen dat de tool ontzettend plezierig en intuïtief werkt. Ten tweede door jou te helpen je dialoog en vragen ijzersterk te ontwerpen en met je taal-en woordkeuze de deelnemers goed en vertrouwenwekkend te informeren en motiveren. Melden dat het geen enquête is, anoniem en ze de tijd krijgen voorkomt al direct wat vragen van deelnemers. Ten derde door deze blog met een ‘lijstje’. En ten vierde door jouw achtervang te zijn: als jij vragen krijgt die je niet kunt beantwoorden zijn wij er en neem je direct contact met ons op. Een zeer beperkt aantal keer per jaar hebben we een bug… Echt een paar keer per jaar: bel, vertel en binnen doorgaans uren is het opgelost. Direct contact met deelnemers hebben wij alleen als jij dat vraagt, en als uitzondering. Als je ons team nodig hebt, zorg dan bovendien dat je het unieke ID nummer van je dialoog benoemt. Dat zie je links naast je dialoog in je dashboard staan en ook rechtsboven als je in je dialoog bezig bent.

Het lijstje.

Niet zo heel lang. We updaten deze regelmatig dus hou herlees deze blog als je met een nieuwe dialoog bezig bent. Onze antwoorden mag je natuurlijk zelf aanpassen qua toon.

Vraag: Ik werk hier niet meer. Kun je mijn mail verwijderen uit de lijst genodigden?
Antwoord: Ja. Totdat is uitgevoerd, negeer alsjeblieft deze berichtjes. [handig om te checken waarom jij geen geschoonde lijst hebt]

Vraag: De nummering van de vragen is niet doorlopend. Ontbreken vragen?
Antwoord: Ja. Door jouw antwoord op een eerdere vraag, zijn niet alle vragen meer van toepassing op jouw situatie/profiel en worden die niet getoond. [dit is vanwege de routering (de conditionele zichtbaarheid) van een of meer vragen, zoals een meerkeuze-vraag waarbij de deelnemer zijn afdeling/regio/leeftijdscategorie/etc koos].

Vraag: Het onderwerp speelt voor mij niet. Waarom krijg ik dit / graag van lijst af.
Antwoord: In dat geval negeer je de berichtjes. Je werkt hier, en we willen je de kans geven daarom mee te doen, mee te denken.

Vraag: Hoorde van de dialoog, waarom krijg ik geen uitnodiging?
Antwoord: We nodigen je alsnog uit. [via tabje Publiek of de Dialoog link, en check waarom ze niet op de lijst stonden; check bovendien of zij ze vergissen en wél op uitgenodigd waren]

Vraag: De link werkt niet / zegt dat ik al heb meegedaan / dat de dialoog voorbij is.
Antwoord: De link meldt in welke ronde de dialoog zich bevindt, en registreert accuraat of je al hebt meegedaan. De link werkt en is getest. Heb je een goede verbinding en het opnieuw geprobeerd? Stuur mij je link alsjeblieft toe. [stuur ons dan de link toe met je verzoek te checken; in 100% van de situaties vergist de deelnemer zich maar vergat deelname]

Vraag: Ik ben mijn link kwijt.
Antwoord: Je krijgt een herinnering toegestuurd [als dat zo is, heb je deze gepland in je Instellingen tabje?]. Mocht het te laat zijn, dan kun je aan ronde 2 of een nieuwe dialoog meedoen.

Vraag: Ik kreeg een validatie-mail. Waarom?
Antwoord: Als je via de Dialoog link meedoet, kan het zijn dat we je vragen om te valideren dat jij jouw e-mailadres hebt gebruikt en niet van een ander. Een standaard manier van checken. Je kunt de link veilig klikken en dan doorgaan met de dialoog of je bent klaar voor die ronde.

Vraag: Ik wil veel meer vertellen dan de toegestane 220 karakters.
Antwoord: We vinden het belangrijk dat iedereen kan vertellen wat hij/zij wil en in de 2e ronde anderen die kunnen lezen en waarderen. In 220 karakters kun je je volgens ons prima kernachtig antwoord geven of je idee beschrijven.

Vraag: Ik ben het niet eens met de vragen / onderzoeksopzet / aanleiding / …
Antwoord: Dit zijn de ontworpen vragen. Aan het einde van de beide rondes kun je je tips kwijt over hoe jij denkt dat het de volgende keer beter/anders kan. Dank je wel alvast!

Vraag: Het was best veel in de 2e ronde.
Antwoord: Je mag stoppen wanneer je wil, overslaan wat je wil. Ieder krijgt 10-15 stuks, zo veel mogelijk gevarieerd van samenstelling. Je hoeft dus niets te doen als je geen interesse of geen tijd hebt.

Vraag: Kan ik de link doorsturen naar anderen?
Antwoord: Ja, als je een algemene Dialoog link kreeg. Als je een persoonlijke uitnodiging in je e-mail ontving, kan dat niet: dat is echt een unieke, eenmalige, link.

Vraag: Is het echt anoniem?
Antwoord: Ja. De dialoog voldoet aan alle privacy en veiligheidseisen die onze organisatie stelt. Niets is te herleiden tot een individu.

Vraag: Ik zag in de 2e ronde dat iemands naam werd genoemd. Kan dat?
Antwoord: Dat gaan we controleren. Bij zeer hoge uitzondering kan dat voorkomen ook al is dat niet de bedoeling. Iedereen moet zich houden aan hoe we hier met communicatie, social media en elkaar omgaan. [meld het ons alsjeblieft als dat voorkomt]

Vraag: Hoe hoor ik hiervan terug, want van enquêtes hoor of zie ik meestal niets terug.
Antwoord: Ja. Direct in de 2e ronde zie je alle antwoorden van anderen anoniem terug. Je kunt deze een waardering/score geven en dit toelichten. De eerste 10-15 zijn het meest gevarieerd. Daarna mag je stoppen of meer bekijken.

Vraag: In de 2e ronde lijken allerlei bijdragen op elkaar. Hoe werkt dat?
Antwoord: De vragen van de dialoog kunnen veel variëteit opleveren in de 1e ronde. Maar niet altijd. Het algoritme zorgt in de 2e ronde dat jouw setje van 10-15 stuks zo gevariëerd mogelijk is. Als iets op elkaar lijkt kun je twee dingen doen: toch zoeken naar nuance en verschil of je slaat ‘m over.

Vraag: Ik heb al meegedaan. Kan ik opnieuw meedoen / mijn bijdragen wijzigen?
Antwoord: Nee. Definitief toesturen van je bijdragen is echt definitief.

Vraag: De 2e ronde is al begonnen. Kan ik nog meedoen aan de 1e ronde?
Antwoord: Nee. Wat je wel kunt doen, is jouw voorkeur laten doorklinken door bijdragen van anderen tussen -3 en +3 te waarderen en te vertellen waarom: jouw bijdrage is dus nog steeds meer dan welkom en van invloed.

Vraag: Ik wil de dialoog in een andere / mijn taal beantwoorden, kan dat, en hoe dan?
Antwoord: Lees eerst ons blog over ‘Meertaligheid en jouw dialoog‘ en formuleer je antwoord hier op basis van je keuze voor meertaligheid.

We zijn met deze vragen en antwoorden flink uitputtend geweest. Zoveel krijg je er dus echt niet. Heb je vragen, contact ons team dan direct! En vergeet niet: ons team is stand-by gedurende je dialogen.

Dialoog is inderdaad iets anders dan een vergadering, een goed gesprek of een prettig verlopen bijeenkomst. Online is bovendien ook nog iets anders dan met elkaar in een ruimte zitten. Beperken tot weinig mensen of een grote groep? In een uur afronden of tijd voor vertraging en reflectie? Welke werkvorm kies je? Combineer je werkvormen? In deze blog vertellen we hoe wij dat zien, wat onze kennis is en onze ervaring. Benieuwd of je iets herkent en of het je inspireert! Niemand wil immers meer een vergadercultuur, en er wordt nu al driftig gezocht naar andere werkvormen dan alleen video-vergaderen als alternatief. Het blijft vergaderen, bijeenkomen en het blijft niet goed voelen. Op naar een dialoog-cultuur?

Dialoog of gesprek? Is er verschil?

Jazeker. Een gesprek is een uitwisseling van allerlei informatie. Hoe gaat het met jou? Hoe loopt je project? Wat heb je geleerd? Zullen we nog eens door onze presentatie heenlopen? Hoe zullen we morgen ons gesprek met de prospect aanpakken? Je hebt vast en zeker de hele dag door van dit soort gesprekken en (video)vergaderingen met collega’s of een heel team. Zo’n goed gesprek of goede vergadering is volgens ons een (liefst ook empathische) effectieve uitwisseling van informatie, waarbij je goed luistert en bijvoorbeeld afspraken maakt. Waardevol. Doen. Houden. Een dialoog is wat anders, een echt andere, nieuwe werkvorm (ook al wordt het woord dialoog te kust en te keur toegepast). Je bent in dialoog als je actief op zoek gaat naar hoe anderen het zien, anders dan hoe jij het ziet. Je wil daarvan leren, en dat anderen dat onderling ook doen. Daarna kom je zelf of samen tot nieuwe inzichten. Andere inzichten en dus keuzes dan ieder zelf had kunnen bedenken. Voortschrijding van inzichten en standpunten. Hard werken dus!

Dat over dialoog.

Nu iets over ‘in een ruimte zitten en een uur lang elkaar zien’.

Dat zien is vaak erg prettig. Het is persoonlijk. Je kunt het ook even over je vakantie hebben, even een professionele roddel over de baas, iets leuks wat je meemaakte bij een klant laatst, etc. Dat persoonlijke is belangrijk voor de onderlinge relaties. Je leert meer van elkaar kennen en kunt tot meer waardering komen van elkaar. Dat is online lastig. Dus dat persoonlijke, die relatie-kant zou je graag willen behouden. Maar dan die andere kanten, die wat minder leuk zijn …. En zo’n sterke impact hebben op de inhoud, op betrokkenheid van mensen die er niet bij zijn, op de kwaliteit en het draagvlak van besluitvorming …

Die andere kanten …

Een ruimte beperkt je

Elke vergaderzaal, maar ook de virtuele vergaderzaal van Teams of Zoom, beperkt je. Je kunt niet zomaar met tientallen een gespreksbijeenkomst hebben. Laat staan echt in dialoog, want dan ‘moet’ je ook nog naar elkaar luisteren, en vooral van iedereen leren, en samen tot (compleet) nieuwe inzichten en keuzes komen. Dat is complex. De ruimte van fysieke of virtuele muren beperkt je mogelijkheden. Een groep van 5-15 mensen is vaak het maximale voor zo’n werkvorm. Dan zie je een hele hoop mensen over het hoofd… En dus hun ideeën, hun ervaring, hun kennis. Dat kan een keuze zijn: misschien wil je gewoon niet dat iedereen kan bijdragen, vrees je dat teveel mensen het luisteren (en leren) bemoeilijken of ben je bang dat een te grote groep tot chaos leidt. Best valide punten, maar ze leiden wel tot beperkingen. De vraag is of je dat wil én of het anders kan. Dat laatste is een volmondig ja. De Future of Work is allang ingezet en digitale transformatie impact nu al ons (samen)werken en hoe we beter met elkaar kunnen verbinden. Maar of je het anders wil …. dat is aan jou. Weet je dat grotere groepen tot wel 60% intelligenter zijn dan de optelsom van de individuele intelligentie? En 20% creatiever als de groep diverser is?

En dan die klok

Die tikt door…. Een uur is snel voorbij, een workshop-middag ook. Dit terwijl je in echte dialoog zou willen zijn met de hele groep. Het liefst echt iedereen, zelfs Tijd om te luisteren, tijd voor reflectie, tijd om te leren, en tijd om tot een gedragen nieuwe keuze of idee komen: dit staat dan al snel op de helling. En wat resteert is een zogenoemd (of zogenaamd) ‘goed’ gesprek, een vergadering. Nog eentje. Vooral de organisator is daarna blij: we zijn binnen de tijd gebleven want “we willen geen vergadercultuur”. De deelnemers zelf gaan gefrustreerd maar ook lekker opgelucht naar buiten. Daarna gaan ze daar wel samen in dialoog, of de volgende dag, zonder die klok. Maar ook zonder jou. Je weet daardoor gewoon niet wat je mist. Letterlijk. En dat krijg je ergens onderweg tijdens de uitvoering alsnog voor de kiezen. Of ze gaan in sabotage-stand: hierbij gaan onderwater, allerlei lichte en zwaardere vormen van weerstand zich manifesteren: van laat reageren op mails, niet precies doen wat gevraagd wordt, stemmingmakerij, etc.

Nachtje slapen

Vergeet niet dat ieders brein een nachtje slaap nodig heeft en de volgende dag(en) anders over het vraagstuk nadenkt. Dat bereik je niet met een (virtuele) bijeenkomst. Je zou je bijeenkomst het liefst wil faseren, in stapjes willen houden zodat iedereen tot reflectie kan komen. Itereren dus. Door te vertragen kun je daarna slimmer versnellen. Ons brein heeft een snelle en een tragere denkfase. We komen er straks op hoe de online oplossing van CircleLytics dit benadert.

Sociale beïnvloeding

Of je het nu wil of niet. Mensen zijn gevoelig voor andere mensen met posities, status, macht, onprettige manieren van omgang, niet luisteren, of die een werkvorm zoals de bijeenkomst domineren. En ook al zeg je “nu alsjeblieft even iemand anders aan het woord laten” en “ik zou het fijn vinden als we elkaar laten uitpraten”, de toon is gezet. De toon en sociale factoren beïnvloeden het resultaat. Je loopt het risico dat je denkt draagvlak te hebben met daar na de bijeenkomst niet hebt, en zwakke beslissingen maakt die nu of later onvrede veroorzaken. Vergeet niet dat jij als leidinggevende hun hypotheek betaalt en zij niet zomaar, niet rechtstreeks, protesteren als ze niet betrokken worden, niet serieus worden genomen. Als dit soort dingen cumuleren worden ze minder tevreden, gaan in de weerstand. Vervolgens vinken ze dat ergens op een enquête aan van HR. Of stemmen met de voeten als zich een kans voor doet. Weet je dat 30-50% van de medewerkers actief aast op een nieuwe baan? Weet je dat vele ‘vertrekstatistieken’ al flink over de kop gaan? Een andere invalshoek tav sociale beïnvloeding leren we uit deze quote die gaat over het ontstaan van consensus in een bijeenkomst en de afname van diversiteit in de dialoog en dus met een kwetsbaar resultaat als gevolg:

“group discussions, thinking that if you bring a group of people together, those people will tell you their point of view in an honest way. But there’s substantial research showing that that isn’t what happens when a group comes together to discuss anything. Anyone who’s been in a meeting has seen this. Once consensus starts to form, it generates its own momentum. It’s like a snowball that turns into an avalanche of consensus. And at that point, people no longer offer up their true perspective. (Annie Duke in Strategy+Business).”

Dat kan anders….

Eerst even een rekensom

Hoeveel veranderingen en keuzes zijn er in jullie organisatie waar je de koppen voor bij elkaar wil steken? Samen wil begrijpen, opties op een rij wil zetten, knopen doorhakken en weer dóórgaan? 10x iets groot per maand?

En hoeveel medewerkers heb je? Zeg 3.000 mensen. Om betrouwbare inzichten te krijgen en dus beslissingen te nemen, wil je het liefst al hun diverse meningen horen. Statistisch ben je pas valide en representatief goed bezig als je al gauw minimaal 300 medewerkers hebt betrokken. Met groepsgroottes van 15 mensen heb je het over minimaal 20 bijeenkomsten. Met 10 grote veranderingen/keuzes per maand…. heb je het over 200 bijeenkomsten per maand ….

Vanuit een oogpunt van employee engagement en dat van diversiteit & inclusie zou je echt iedereen willen betrekken bij vraagstukken die hen aangaan. Alle 3.000 dus! Hoe diverser en completer de groep immers, hoe slimmer het resultaat en hoe betrokkener en inclusiever. En het motiveert enorm om je in een vraagstuk vast te mogen bijten. Wist je dat? Is dat voor jou ook zo?

Maar dan heb je het over 3.000 medewerkers, in groepen van 15, 200 groepen …. 10x per maand…. is totaal 2.000 bijeenkomsten. Dus om op zijn minst iedereen te betrekken bij de echte grote dingen van de organisatie…. ben je dag en nacht bijeenkomsten aan het houden. En hoe registreer, observeer, combineer, reflecteer? En hoe leer je hier vervolgens van? Ons antwoord is: niet.

Eens dat dat niet lukt? Eens dat niemand dat doet…

Vandaar dat organisaties terugvallen op het bekende: enkele groepjes, wat workshops, onduidelijk van samenstelling, beperkte tijd, geen reflectie op elkaar, en vaak dezelfde aan het woord … Maar wel beheersbaar en herkenbaar… En ja, medewerkers worden door niet blij en bevlogen van. Zij willen liever in co-creatie en hun tanden ergens in kunnen zetten. Nuttig zijn, gewild zijn, erkend worden, gezien worden. Dat is mooi want als zij willen graag en jij wil meerdere perspectieven en inzichten om betere besluiten te nemen…. 1 +1 = 3 denk je dan?

Nu dan de dialoog als werkvorm

Dus dialoog vergt dat je zoekt naar andere perspectieven en dan opnieuw nadenkt over het vraagstuk. Samen. Met een liefst zo groot mogelijke groep. Inclusief. Divers. CircleLytics Dialogue is als werkvorm in te zetten voor groepen van 10 tot 100.000 mensen. Voor de deelnemers is het onderling anoniem, zodat ze vrij kunnen spreken in afwezigheid van hiërarchie, en in afwezigheid van sociale beïnvloeding. Dat zijn randvoorwaarden. Lezenswaardig is het boek “Over Dialoog” van natuurkundige en filosoof David Bohm. Weet je overigens dat hij daarin beschrijft dat je voor een dialoog bovendien al gauw met 20 mensen minimaal moet zijn? Dan vergroot je de kans dat je met mensen bent die net buiten je directe team/projectgroepje vallen en daardoor andere meningen hebben dan jij. En dat is nodig: alleen andere meningen zijn anders. Logisch.

De dialoog wordt in twee rondes gehouden, en duren enkele dagen dus ze zijn vrij om na te denken, te reflecteren, er een nachtje over te slapen. Dat betekent dat je vandaag je 3.000 medewerkers uit het voorbeeld kunt benaderen met (open) vragen die er echt toe doen, hen uitdagen en transparant betrekken bij echt lastige onderwerpen. Ze gaan online, anoniem meteen aan de slag. De eerste 100en antwoorden en ideeën rollen binnen en de dagen erop gaat dat door. Via een unieke 2e ronde reflecteren ze enkele dagen later op elkaars anonieme antwoorden: geven daar waardering aan en verrijken dat met eigen woorden. Dit komt realtime gebundeld binnen dagen, en kant en klaar op volgorde van ‘meest favoriet en waarom’ in je dashboard binnen. Ready to walk their talk!

Wat levert dit nou op, zo’n dialoog?

Ten eerste snelheid. Een (video)bijeenkomst, workshop of digitale snelkook-sessie levert schijnsnelheid. Door te vertragen via 2 ronden, zoals wij doen, en deelnemers enkele dagen tijd te bieden, denkt men beter na. De paar dagen vertraging leveren ongekend veel voordelen op, later bij je besluitvorming, in de wetenschap dat je sterk draagvlak hebt gebouwd. Want dat doe je: draagvlak bouwen. Je krijgt draagvlak door alle mensen te bevragen die relevantie hebben voor het onderwerp, of andersom: wie worden geraakt door het onderwerp? Mensen voelen (nee, weten!) zich betrokken, doen actief mee, en kunnen zeggen wat ze echt denken. Dat versnelt jou daarna enorm tijdens de uitvoering van beslissingen, veranderingen, en plannen.

Ten tweede betrouwbaarheid. De technologie helpt om alle data snel en foutloos te verwerken, te clusteren. Om verandering in hun denken te registreren, hoe ze hebben gereageerd op elkaars meningen. Alles. Real-time. Geen handwerk. Geen menselijke fouten. Geen subjectieve verwerking van gegevens. Je kunt op de resultaten van de online dialoog bouwen en besluiten op laten volgen. Direct.

Ten derde diversiteit. Door zoveel perspectieven van mensen te verzamelen en hen te laten leren van elkaars perspectieven, maximeer je diversiteit. Dit komt aantoonbaar jouw resultaat ten goede en verlaagt risico’s tot wel 30%. Het zijn de verschillende denkrichtingen die beslissingen zo goed maken. Je loopt door de gestructureerde manier van CircleLytics Dialogue in 2 ronden, geen risico meer dat er vooroordelen van jou of een ander insluipen waardoor je fouten veroorzaakt.

Naar een cultuur van dialogen

Door dit soort interventies op te zetten met de relevante, grootst mogelijke groep voor verschillende onderwerpen, wordt je als organisatie intelligent, zelf-lerend en snel. Je gaat als netwerk-organisatie succesvoller worden. Medewerkers zijn geen organigram maar een levend netwerk. Vergelijk het maar met je brein waaraan je voortdurend vragen stelt: van “kan ik hier oversteken” tot aan “hoe te reageren op een nieuwe situatie”. Medewerkers zijn samen één groot brein. Schakel geen deel uit, want je weet niet wat je mist. Je brein, je netwerk van medewerkers weten zelf of ze kunnen bijdragen. Ze werken bij je organisatie op vrijwillige basis en kunnen vandaag ander werk vinden: give them some credit: ze weten en zien zoveel!

CircleLytics Dialogue zet je in voor 100en situaties en onderwerpen, zoals:

– co-creatie: brainstorm en co-creëer met welke groepsgrootte dan ook en zorg dat je binnen dagen tot maximaal 2 weken samen tot de meest creatieve resultaten komt

– houden van bijeenkomsten: stel de relevante, grootste groep vragen waarna je meteen doorvraagt naar aanbevelingen en het hoe/waarom

– continu bijsturen van uitvoering van werk/beslissingen: vraag naar feedback en feedforward op veranderingen, projecten, productlanceringen, etc

– management of CEO (lunch)bijeenkomsten of vanuit de OR: zorg eerst dat je goed weet wat de betreffende groep medewerkers bezighoudt, kansen, obstakels en welke vraag je ze dan ook voorlegt

– neem beslissingen: leg dilemma’s, knelpunten en keuzes voor en kom samen snel tot onderbouwde beslissingen

Wil je meer weten over het ontwerpen van ijzersterke, open vragen? Download ons White Paper dan hier, met 18 principes om zelf vragen te ontwerpen. Het helpt je in dialogen, interviews, workshops en misschien zelfs thuis…

Combineer je de online dialoog met offline?

Jazeker. Doen! Veel organisaties combineren online co-creatie met offline bijeenkomsten zoals voor besluitvorming, projectopzet, budget-allocatie, en tal van andere zaken. De verrijking is enorm. Na de offline bijeenkomst kan opnieuw naar de grote groep worden gegaan om participatieve besluitvorming te organiseren en later om verandertrajecten te monitoren en bij te sturen, continuous improvement dus. Wij noemen zo’n dialoog-cultuur een expressie van distributed leadership. De co-creatie en dialoog maakt iedereen als individu en als collectief co-leader van een probleem, van de oplossing, van besluitvorming en van een succesvolle uitvoering. Klaar voor de Future of Work dus!

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Employee engagement has to deliver value in daily work, instead of being represented by a pulse or once-in-a-while generic survey by HR. Management and HR have to answer the same question every day, and work side-by-side on this every day: “how can we create a future of work & employee experience today that make people and work prosper and grow successfully?”. And yes, the way you formulate your answer to this question in your company is probably better yet pretty much the same: HR is not a silo and has to create value right in the heart of matters: the intersection of people and corporate performance.

CircleLytics Dialogue is developed to perform at this precise intersection. Right where value creation is residing. Where people and teams have to perform. Since we’re wired to connect, to share, to collaborate, we believe CircleLytics is at its best where co-creation is needed mostly. Where it’s needed mostly for employees and managers to make their valuable work happen. Organizational success hinges on the ability of people collaborating efficiently to solve complex problems. Their cognitive and creative performance, i.e. their collective intelligence and collaboration, is essential to getting these problems solved. You can only win together. In this blog, we focus on a few winning elements to your organization’s success:

co-creation
collaboration & learning
intelligence
employee experience.

Help managers take action based on co-creation

At CircleLytics, we believe it’s just not good enough for HR to measure employee engagement & experience and send number-driven reports to management teams. Neither to suggest to managers that adding some word clouds and algorithm-driven topics derived from a few comment boxes are considered actionable results. Surprise: they can’t be, and your managers know this. And they probably told you a few times (to us they do). We believe HR has to step up their game and extend their technology to perform in the heart of matters: to help managers to deliver business performance. co-created with employees. Every day. Engage employees daily to drive experience, retention and corporate performance. It’s simply, in Josh Bersin’s words about “helping managers take action“. The picture below illustrates his maturity model of employee engagement. From again another engagement survey to the enablement of managers to follow up on recommendations and learn from behavioural data. CircleLytics is developed to stop the pain of survey fatigue and create an experience that people embrace and turn them into one big brain to solve any matter at hand. Need recommendations? Ask for them and you will get them. Need solutions for problem ABC? Ask for them and you will get them. Need to know the next ambitious, doable milestone for project XYZ? Ask for it and you will get it. Why are people considering leaving? Ask them and you will get the answer.

Other thought leaders are increasingly refocusing HR / HCM (or for the first time) on delivering value. Ben Whitter (read for example “Human Experience at Work”) understands and urges us all to “co-create at a deeper level with people” and make people be partners in driving work from the outset. He mentions that there’s no escaping co-creation and sees co-creation as not only making sense for business performance but also the human approach. “Co-creation is a commitment to make progress with people, not through them”.

Delivering value of co-creation, is more than just a tool

We also like to mention Hein Knaapen, former CHRO for blue chips such as KPN, ING and DSM. In his well-articulated and inspiring writing about delivering business value instead of HR just buying another tool, he shares the following: “Whenever I gave in to fashionable solutions that, in fact, had no meaningful link to corporate performance, my impact was elusive. Whenever I understood the acute relevance of a need to enable value creation, I was always able to muster the support of the CEO and drive solutions that actually improved the company’s performance.”

We believe HR and management will collaborate more and more to engage employees and solve daily company problems in a collaborative way. We’re here to break through silos and make that co-creation happen. Ben Whitter is asking how companies can co-create at a deeper level with people, right? Our answer is to engage employees using the power of deliberate open-ended questions, having them collaborate and reflect on answers, so that bigger solutions, and action-driven results emerge. The merits and science of collective intelligence (CI) deliver results that you didn’t know of before. Mere crowdsourcing is not enough. It’s about adding collaboration to crowdsourcing and capturing the amazing effects of people interacting with other people’s ideas and thoughts. That’s the process you’re looking for. Collective intelligence brings out 20-60% more intelligence and creativity, without adding more people. More value, without more people. Let’s see how collective intelligence, crowdsourcing and CircleLytics Dialogue work, and run you by the criteria that we believe you should keep in mind when selecting your elevated, next-level crowdsourcing solution, or better yet: your collective intelligence solution.

What’s crowdsourcing again and why wasn’t it enough?

Crowdsourcing is based on the assumption that problems can be decomposed into parts that can be solved by widely distributed, independent workers. Companies and people can ask tough questions to large internal or external groups and chances are that this brings out the best solution. CircleLytics Dialogue’s first round is like that: you ask many people (can be 10,000s) for their best ideas, problem analysis, or improvements on any challenge you may encounter. Our language processing technology enables you to capture key results in a variety of ways. But that’s merely what traditional surveys do….. topic modelling and language processing of open answers pushing out a lot of graphs. However, there is increasing evidence of the “importance of collaboration to innovation, and the underperformance of groups that don’t work with a sufficiently high level of interdependence”. So, how do you add the power of learning and collaboration to traditional crowdsourcing, hence inquiries with only one round? Let’s explain how CircleLytics Dialogue combines the best of both words: people with various levels of cognitive abilities, knowledge and skills, and their power of collaboration, via a multi-round process.

Dialogue: the answer to your company’s need for co-creation

Dialogue means that people deliberately look for new information and perspectives to evolve their thinking, hence their own points of view, and emerge (completely) new ideas and thoughts. Without dialogue, you’re condemned to limit yourself to a simple word count, topic modelling, and computer-driven language processing, based on a bag of textual answers to a question. And that’s just unacceptably too little for your precious people and company. The CircleLytics Dialogue solution offers employees (or any type of participants) a unique 2nd round, in which participants give meaning to each other’s anonymized answers and ideas, and enrich these by keeping scores, tagging key words and adding valuable comments to their scores. Customer data, hence human logic as well, proves that participants simply love it; you take them seriously, satisfy their curiosity, and give them a voice. That’s a party for people’s hearts and minds. We’re wired for co-creation.

Don’t underestimate the 1st round: this is already very appealing and trust-building. Deliberate open-ended questions are simply what they’re waiting for. The 2nd round engages participants even more deeply in a totally new fashion. Can you image that our 5+ year customer data proves that more than 70% of participants read through / review more than 15 answers from others? And over 40% of participants even more than 30. In other words, it’s apparently a wonderful employee experience. In addition, three important things happen:

participants show a preference for answers that DO NOT resemble their own answers; they are indeed opening up to other participants’ perspectives, which is an amazing learning experience
participants are open to this 2nd round’s collective effort: they’re part of something more grand and meaningful than ‘trying to make my answer win’: they’re ok to let go of their original answer, which means that you DO NOT have any fear of 1,000s of participants expecting that you follow up on their own answer; it’s the collective outcome that wins
people’s brains learn to adapt and open up to different perspectives, novelty and change.

Dialogue dynamics are critical to gaining collective intelligence and getting to co-creation. By having participants learn, listen and reflect, new thoughts emerge, without any fear of letting go of their own previous thoughts. Second, more thoughtful thoughts are more valuable. This type of intelligence is the highest form of cognitive and creative intelligence you can get from a human group intervention. That’s pretty crucial in an ever-changing world and market. Co-creation will be more and more in the heart of matters, people and teams. We expect that tomorrow’s HR leadership will bring technology such as CircleLytics Dialogue to managers and their teams, and board rooms to engage all employees in one go. Engagement is a joint effort, not anyone’s exclusive domain. Especially not HR’s we believe. It’s just smarter and better to solve company matters together.

Now let’s see what’s important in selecting the best solution. Even if it means you’d select other technology than CircleLytics Dialogue, at least let’s share with you what we think is important and why.

Scalability and pricing: don’t get stuck

Choose technology that’s robust and consistent for any group size. Why? You probably have various teams, of various sizes, and from time to time you want to tap into the wisdom of the collective of maybe 10,000s of employees. CircleLytics Dialogue is scalable for any group size and algorithms, dashboard, etc work consistently no matter what. Watch out for vendors that focus on one-off projects. Usually, you spend quite a bit of money on consultancy, it’s not up and running in a day or so, and receive a stiff invoice. Collective intelligence, or elevated crowdsourcing, is here to stay and part of a manager’s daily workflow, engaged employees, and performance culture. You need to scale up, down, left, right, as flexibly as is required. Make sure your vendor’s pricing and product offering are flexible as well. CircleLytics Dialogue offers a 100% transparent pricing scheme and allows you to get what you need or stop when you want. To never get stuck.

Choose collective over swarm intelligence. Humans over bees.

Choose collective intelligence-based technology when working with people. Listen to the great video in the CircleLytics playlist of prof Robert Sapolsky about the difference between swarm and collective intelligence. The latter is often known by the name wisdom of crowd. Basically the participants (agents) in swarm intelligence-based solutions refer to animals such as bees and ants and its main driver is survival, i.e. food. However, swarms make suboptimal decisions and can even cease to exist because of their swarming behaviour. They get stuck when swarming after a not so smart peer, in the absence of patience, i.e. time to reflect and iterate other ideas as well. However, when you apply collective intelligence and meet the requirements like we applied in CircleLytics Dialogue, you secure a superior outcome since the process allows for a massive number of iterations and interactions between agents and other agents’ ideas. More simply put; you get a more intelligent result in the same amount of time.

Intuitiveness: don’t make users think too much before going live

You probably want to scale up your solution throughout the whole company. Solving complex problems, change and engaging employees to the max is all here to stay and all around us. Now, or in time, many managers and teams need to be facilitated to tap into the collective wisdom of their team, department or business unit and have the best-in-class technology to do so. That requires a platform that’s easy to understand and apply, while maintaining the necessary control at a central level. With only some online training, tutorials and from time to time a blog with tips.

Mere-exposure bias: words or topics that are mentioned a lot are NOT simply the best

Avoid the trap of mere-exposure bias (mere-frequency bias): most survey and crowd sourcing tools sponsor unfortunately this ugly bias. Their technology gives priority by-design to contributions and words that are mentioned simply more often (or relatively more often, taken scarcity into account and other things) …. we all know that’s not smart, at least not smart enough. To put it mildly. Avoid topic modelling, word counts/clouds that forgot about this bias. Whether it concerns supervised or un-supervised topic modelling. It’s not about appearances of words; it’s about the sentiment and importance that are allocating by others. That’s why the CircleLytics Dialogue distributes all input in a subsequent 2nd round and enables everyone to keep scores (-3 to +3), tag words and add comments. The aggregation of these scores and enrichments feed our AI, topic modelling, NLP, etc. We offer unsupervised and supervised topic modelling by the way. The richness of data is unique and you don’t want to miss out on that before jumping to algorithms. First the human mind, then the algorithms. So, stop hurting your decision making by relying on single round surveys with too-easy-to-be-true topic modelling, NLP and sentiment analysis. Your decision making needs the richness of others attributing importance.

Asynchronous process: don’t give preference to people that speak up faster than others

Make sure your technology avoids responses that came in first, are served first. It’s quite basic, but there are tools in the market that care less about this and bias faster respondents. Ouch… We all know that thinking takes time, creativity takes time. Faster is definitely not better. Remember introverts? A good night’s sleep first? Our brains need to slow down to perform at its best. Nobel Prize winner Kahneman wrote about this in his famous book/video “Thinking, Fast and Slow” on the dynamics of the human brain and our thinking. We only slow people down just enough to get the best of their thinking. To release their power to reflect on themselves and each other. You are compensated generously by getting recommendations and actionable results! Look at this picture for a moment. In blue, you see that most positive scores are given to opinions/ideas that came in last during the 1st round (input-round). The fast response is simply not the best response.

Allow radical honesty: don’t hold them back to vote ideas down, not only up

Enable people to vote things down. Yes. And enable them to explain why. Don’t forget that people do have think about things that don’t work, that can be risky, or even harmful to corporate performance or your company’s reputation. You want to know those things. And you want to know why, and not look the other way. Be aware of the contraire and what might cause people’s resistance to some ideas. This is important to people: show you’re really open to all of their thoughts. This way, you gain insights that help you to implement and get support for your decision making later on.

Appearances are queen, content is king

Candy comes at a price; you may be sweetened by technology that looks very fast and easy for respondents. Swipe a bit, be easy on the questions you ask them. But do you know that the brain needs to be challenged? Needs nutrition before candy? In science this is known as people’s need for rational overrides to disrupt mindlessness. Simply put: not only your deliberate open-ended questions must challenge people’s thought process, the technology applied as well. It’s a balancing act to maximize experience and maximize their brain processes (opening up, thinking, creating, reflecting). To share just a bit of data, the picture below shows the average uptake in the 2nd round, in which 70% of the respondents review more than 15 opinions from others! In the CircleLytics Dialogue, participants score between -3 and +3, tag words, and even enrich their scores with comments. That’s a lot of work, you’d say. We and participants say; it’s just an amazing engaging experience for them and a proven welcome investment of their time.

So, that brings us ….

Choosing your elevated crowdsourcing requires a bit of preparation. To us, our customers, and to science, collective intelligence out-smartens swarm intelligence and legacy crowdsourcing solutions. We’ve shared the proof points we’ve gathered from 300+ companies for a better understanding of what makes people, your business challenges and CircleLytics Dialogue a unique match.

Request demo