Deep Democracy Archives

Online dialoog bij een verandering

Vanuit hartje Groningen zetten ruim 1000 medewerkers zich dagelijks in voor een prettige werk- en leefomgeving voor alle Groningers. De professionals van de provincie werken samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties aan alle uitdagingen waar Groningen voor staat op het gebied van leefbaarheid, economie, vergroening, digitalisering en ecologie. Met hun vakkennis, betrokkenheid en liefde voor het gebied zorgen ze ook voor de natuur, landschap en woningbouw. Ze leggen wegen aan en zorgen voor het onderhoud. Ze ondersteunen culturele activiteiten en organisaties om het culturele aanbod in Groningen levendig te houden. Er zijn subsidies voor het bedrijfsleven en ondernemers, om hen te helpen innoveren en verduurzamen.

De trotse medewerkers werken allemaal met passie voor de samenleving. Dat zie je ook terug in de werksfeer. Ze werken veel samen om doelen te bereiken. De provincie biedt ruimte voor eigen initiatief en het nemen van eigen verantwoordelijkheid, om werk voor elkaar te krijgen in een complexe maar vooral uitdagende omgeving.

Interview met Sandra Bouckaert en Emiel Hakvoort

Sandra Bouckaert, adviseur bij Let’s Connect, gaat in gesprek met Emiel Hakvoort, teamcoach en programmamanager bij de provincie Groningen. De provincie Groningen neemt in juni 2023 contact op met Let’s Connect, met de vraag of de online dialoog ook bedoeld is om te ondersteunen bij een cultuurverandering, als vervolg op het cultuuronderzoek dat is uitgevoerd door de organisatiecoaches van de provincie Groningen. De provincie is namelijk een organisatie-ontwikkeltraject gestart, vanuit de wens naar meer flexibiliteit en meer integraal werken. In samenwerking met de Academie voor Organisatiecultuur heeft Let’s Connect de vraag voor de online dialoog opgepakt. De Academie is in 2013 opgericht door Danielle Braun. Zij is expert op het gebied van organisatiecultuur & leiderschap. Met lezingen, leergangen, blogs en boeken deelt ze het gedachtegoed, waarbij ze kennis van volkeren over samenleven en organiseren overal ter wereld aanwendt om het beste te halen uit organisaties.

Emiel Hakvoort: ‘We zijn gestart met een cultuuronderzoek met een antropologische aanpak omdat wijdiepgaand onderzoek wilden doen. We wilden er eerst achter komen wat de cultuurpatronen waren in onze organisatie. Eerst een goede diagnose om daarna met de blik van buitenaf te bepalen wat we uit de huidige cultuur wilden behouden en wat er moest veranderen. Dit wilden we graag in dialoog doen met onze medewerkers. We hebben dus eerst onderzoek gedaan, door te observeren en door diepte interviews. Samen met collega Carmen Kral presenteerden wij begin 2023 in verschillende sessies de cultuurfoto, een metafoor voor de huidige organisatiecultuur. Een verhaal opgebouwd uit een mozaïek van microverhalen en met zoveel mogelijk woorden van de collega’s zelf. Prachtig om te ervaren wat het effect is om alles in te sluiten.

Een mooie manier om in gesprek te gaan over de cultuur in een organisatie. Wat is functioneel en wat niet meer? Geen notitie die afgehamerd wordt in een bullet point-vergadering, maar een verhaal met beelden, verteld in een “kampvuur”setting. Vervolgens kon iedereen in gesprek gaan met de directie, werden er verdiepende vragen gesteld en werd er geluisterd naar de reacties. Deze gesprekken gaven richting aan de veranderbehoefte en leidde tot vijf thema’s.

Antropologie bestudeert culturele elementen en gedragspatronen. Het laat impliciete regels, sociale dynamiek en betekenissen zien. Door antropologisch onderzoek en doordat de onderzoeker wisselt van perspectief kun je een dieper begrip ontwikkelen van de organisatiecultuur.’

Geen notitie die afgehamerd wordt maar een verhaal opgebouwd uit een mozaïek van microverhalen

Sandra: ‘Als ik als teamcoach of executive coach aan het werk ben, kom ik bijna altijd cultuurelementen tegen. Als ik aan teams vraag waarom ze op een bepaalde manier dingen doen, hoor ik vaak: ’zo doen we dat hier nu eenmaal’. Maar als het besef er is dat er veranderd moet worden, moet je aan de slag met organisatiecultuur. Daarvoor moet je eerst weten waar je staat, pas dan kun je weten waar je naartoe wilt werken. Organisatiecultuur is de basis van het succes en bepaalt of je als organisatie kunt ontwikkelen.’

Emiel: ‘Om zoveel mogelijk collega’s te bereiken hebben we in een periode van twee weken op acht verschillende momenten de ‘cultuurfoto’ gepresenteerd. De meeste mensen herkenden zich erin en een minderheid niet. Als je eenmaal het gesprek aangaat na het presenteren van de cultuurfoto gaan mensen al reflecteren over de bestaande cultuur. Dit bewustzijn over het eigen gedrag is al het begin van een verandering. Er komt ontwikkeling op gang, mensen geven bijvoorbeeld al meteen aan welke knelpunten ze tegenkomen en willen daar graag actie op zien. Maar ook merkten we hele simpele veranderingen zoals mensen die elkaar uitgebreider gingen groeten met een praatje.

De cultuurfoto veroudert snel en die ontwikkeling wil je volgen, zeker omdat we meteen ook andere tools in gingen zetten: directieleden gingen in gesprek met de teams en teamleiders kregen tools en ondersteuning om gesprekken in hun eigen teams te voeren. Dan zie je dat de verandering echt start. We wilden vaker mensen bevragen en grotere groepen bereiken, zodat we echt iedereen konden horen. In een grote organisatie is het ondoenlijk om iedereen meerdere keren per jaar live bij elkaar te krijgen. Een aantal collega’s had al eerder Deep Democracy trainingen gevolgd en zagen dat dialogen inzetten werkt, dat mensen geactiveerd worden om na te denken over wat er beter kan. Let’s Connect was een logische stap, om met deze tool de verandering te ondersteunen, omdat je met deze online dialoog echt grote groepen kunt bereiken.’

Je wil de ontwikkelingen volgen, en vaker grote groepen bevragen

Het doel van de online dialoog

Sandra: ‘Wij hebben de provincie begeleid in het stellen van de juiste vragen. Want sterke vragen zijn de essentie: als je niet de goede vragen stelt krijg je waardeloze data. Het doel met de vier dialogen die we gingen draaien in een jaar was tweeledig: enerzijds medewerkers meer betrekken bij de verandering, en anderzijds zicht krijgen op waar mensen zitten in het veranderproces, wat ze vinden en wat voor hen prioriteit heeft. Let’s Connect dialogen faciliteren dat mensen tijd, ruimte en privacy krijgen om na te denken over (best lastige) open vragen. Je dwingt niemand te reizen, naar een zaaltje te komen, of op een bepaald tijdstip aanwezig te zijn. Door de privacy haal je het element weg van groepsdruk, sociaal wenselijke antwoorden of – onbedoelde – druk van hiërarchie van bijvoorbeeld senior medewerkers of leidinggevenden.

De dialogen zorgen bovendien – in de tweede stap van de dialoog – dat medewerkers daarna leren van afwijkende meningen van anderen: dit verhoogt het lerend vermogen. De algoritmes in Let’s Connect zorgen dat dit gebeurt, maar het zijn de medewerkers zelf die leren van andersdenkenden en andere meningen waarderen en verrijken. Op hun eigen moment en op hun eigen manier. Minderheidsmeningen komen door de algoritmes in Let’s Connect sterk in beeld bij deelnemers en krijgen soms de steun van de meerderheid’.

Het doel was om medewerkers meer te betrekken bij het veranderproces, èn zicht te krijgen op sentimenten en prioriteiten

Betrokkenheid en resultaten.

Sandra: ‘Momenteel is de tweede dialoog afgerond en wordt de derde dialoog gestart. Er hebben 1000 mensen deelgenomen en de eerste en tweede ronde zijn elke keer binnen twee weken afgerond. In de eerste dialoog heeft 70% in ronde 2 – waarin ze meningen van hun collega’s anoniem mogen waarderen- een set van 10 tot 15 meningen gewaardeerd. 18,9% van de deelnemers heeft de moeite genomen om nog een tweede set te waarderen, en 11% heeft zelfs de moeite genomen een derde set van meningen te waarderen. Dit laat zien dat mensen de reflectietijd benutten. Op deze manier benut je ook het potentieel van de mensen die niet gelijk hun mening paraat hebben’.

Potentieel benutten van mensen die niet meteen hun mening paraat hebben

Emiel: ‘Het resultaat van de eerste dialoog was dat helderheid ontstond over de actieve betrokkenheid van medewerkers: de mensen die zich niet betrokken voelden bleken een minderheid te zijn. Er ontstond ook een beeld over welke van de vijf geformuleerde veranderthema’s men belangrijk vond. Met deze gegevens als basis konden we aan de slag. De dialoog werd hoog gewaardeerd met een 4.1 op een schaal van 5. Belangrijk, want medewerkers zijn druk en willen liever minder vergaderen en minder enquêtes. Dus deze werkvorm, asynchrone dialogen, zijn een belangrijke nieuwe werkwijze die gewaardeerd wordt.

In de tweede dialoog is ingezet op kijken naar wat al goed gaat en is gevraagd naar de mening over vervolgstappen. De resultaten gaven ontwikkelingen aan, wat mooi was om te zien. Bijvoorbeeld dat medewerkers heel graag hun werkzaamheden steeds beter vorm wilden geven en daartoe veel initiatieven vanuit de werkvloer werden opgestart. Als ander voorbeeld werd genoemd dat met het domeinoverstijgend werken (meer integraal) meer wordt bereikt en de provincie Groningen daarmee een betere partner voor stakeholders is. Tegelijk kwamen er drie hele concrete actiepunten uit de dialoog voor vervolgstappen waar we mee aan de slag konden.’

De uitkomsten van de dialoog gaven nieuwe ontwikkelingen aan en we konden meteen aan de slag met drie hele concrete actiepunten

De bijdrage van Let’s Connect aan verandertrajecten

Sandra: ‘Veranderen gaat vaak langzaam en vraagt energie, tijd, moeite en creativiteit. Je bent afhankelijk van de bereidheid van mensen om oude patronen los te laten, aannames van zichzelf in twijfel te trekken en te leren van nieuwe, afwijkende perspectieven. Let’s Connect versnelt dit proces, maakt het schaalbaar en eenvoudig herhaalbaar. Je zet mensen binnen dagen aan tot diep nadenken en gemiddeld 60-70% verandert van inzicht. Dat is precies wat nodig is bij verandering: veranderen van perspectief. Wat de Let’s Connect dialoog bijdraagt aan de andere verandertools die worden ingezet is dat je tussentijds onderzoek doet onder grote groepen en kunt meten hoe het gaat. Daardoor kun je onderweg snel bijstellen waar nodig. Soms verrast een mening die hoog scoort en dus draagvlak heeft bij de groep, zoals één van de feedbackpunten over de vervolgstappen: ‘Nu even geen vervolgstap, eerst de basis op orde’. Als management ben je snel geneigd – en dan is het heel natuurlijk – om tempo te maken, en is vertragen soms lastig. Deze perspectieven dwingen om te reflecteren en je af te vragen of het tempo de organisatie dient.’

Bijdrage online dialoog: feedback die dwingt tot bijstellen, reflectie en kijken vanuit meerdere perspectieven

‘Zo kwam er ook veel informatie boven over wat medewerkers tegenkwamen die in politiek gevoelige dynamieken en contexten werkzaam waren. Als directieteam geeft het je de gelegenheid om even vanuit dat andere perspectief te kijken. Dat rijkere perspectief zorgt dat ze betere beslissingen nemen. Omdat het bottom-up tot stand is gekomen, weten leiders dat de groep dit zelf wil. Zo gaf de online dialoogvraag over de vervolgstappen veel informatie, zowel over de interne als de externe processen.’

“Als organisatiecoach bij de provincie Groningen ben ik voortdurend op zoek naar effectieve manieren om verbinding te creëren en de dialoog tussen medewerkers met verschillende perspectieven te stimuleren. Met Let’s Connect heb ik een waardevol instrument gevonden dat me hierbij ondersteunt.

Dankzij Let’s Connect konden medewerkers gemakkelijk en anoniem hun inbreng geven, tijd en plaats ongebonden, en inspireerden ze elkaar met de verschillende perspectieven.

De meerwaarde die Let’s Connect biedt ten opzichte van een “enquête” is de mogelijkheid voor medewerkers om gedurende de dialoog hun mening bij te stellen op basis van nieuwe inzichten die men in de 2e ronde beoordeelt. Let’s Connect heeft ons echt geholpen om op een effectieve manier met een grote groep medewerkers (ca. 300-400 medewerkers per ronde) de dialoog te faciliteren.”

Emiel Hakvoort, teamcoach en omgevings- programmamanager bij de provincie Groningen.

Tijdens dit webinar, gehouden op 15 maart, hebben Sandra Bouckaert van Let’s Connect en Maurik Dippel van Circlelytics Dialogue uitgelegd hoe je echt alle medewerkers betrekt op basis van Deep Democracy.

Deep Democracy online dialoog: eindelijk met en voor iedereen.

Als leidinggevende van een groot bedrijf weet je dat bij organisatieverandering zonder duidelijk draagvlak de kans op falen toeneemt. Bovendien is er een 3-4x hogere kans dat medewerkers vertrekken.

Ben je al bekend met Deep Democracy?

Dit online webinar bevat essentiële waarden voor leidinggevenden en directies van grote bedrijven (vanaf 250 medewerkers). Je maakt kennis met deze methode die, met inzet van technologie, de verbondenheid tussen mensen en met jullie belangrijkste vraagstukken realiseert.

Deep Democracy maakt besluitvorming op basis van meerdere perspectieven mogelijk en vergroot jullie aanpassingsvermogen. Daarbij is het essentieel om minderheidsstandpunten te erkennen en na te gaan of ze gesteund worden door de meerderheid. Als je hier meer over wil lezen, klik dan hier.

In dit webinar lichten we toe hoe je de kracht van Deep Democracy kunt inzetten voor (zeer) grote groepen (250 tot vele 1.000en). Regelmatig, online en bovendien asynchroon: ieder op zijn/haar eigen moment.

We gaan cases delen over complexe, strategische onderwerpen, emotioneel beladen thema’s en operationele vraagstukken. En vooral: we gaan toelichten wat het jou oplevert en wat het de organisatie bespaart.

Wil je meer weten over de inzet van dialogen en Deep Democracy in je organisatie of gemeente, contact dan Let’s Connect.

Participatie versterkt onze democratie. Maar beter nog: interactie versterkt en verdiept onze democratie. Onder voorwaarden althans. Als je interactie laat inzet, voor een te beperkte groep en jij niet bent ingeloot, deelname limiteert door fysieke aanwezigheid in een zaaltje, vaag bent over je mandaat of de groep niet helder informeert gaat jouw participatie je vraagstuk dwarsbomen. Ook een meer continu proces van participatie en co-creatie moet tegenwoordig overwogen worden vanwege de versterking van uitkomsten en draagvlak. Zonder interactie weet je niet of je draagvlak hebt, hinder je deelnemers in het leren van meervoudige perspectieven en zie je uitvoeringsrisico’s of afhankelijkheden over het hoofd. Onnodig. Interactie gaat over de manier, mate en het effect van het onderling luisteren naar elkaar, om elk en samen verder te komen. Dat gaat verder dan participatie, dat zich kán beperken tot het ophalen en verzamelen/samenvatten van individuele meningen of suggesties, waarbij interactie ontbreekt.

We benoemen graag de vijf voorwaarden uit het boek On Democracy van Robert Dahl, van Yale University:

Effectiviteit van participatie: onderwerpen kunnen aandragen
Gelijkheid van deelnemers
Wezenlijk begrip: kans om te weten waar het over gaat
Invloed op beleid
Inclusie: betrokkenheid voor iedereen.

Naast deze vijf voorwaarden, die in CircleLytics Dialogue geborgd worden, benadrukken wij het belang van Deep Democracy: de stem van de minderheid. Anders gezegd: onze visie en ons platform borgt dat de stille minderheid niet ondersneeuwt bij een early majority. Early omdat in onze visie, inwoners een dialoog in moeten gaan en gestructureerd bezig moeten gaan met de meningen, vooral de afwijkende, van andere inwoners. Het luisteren naar afwijkende meningen is volgens ons, filosofe Hannah Arendt en sinds de troonrede van dit jaar ook onze koning, de essentie van democratie. Dit rapport overigens van de OECD gaat ook in op innovatie van citizens’ voice.

Hoe zet je de kracht van taal goed in voor je vragen en toelichting?

Door je bewust te zijn van het fenomeen dat taal verbindt en ons brein activeert. Tenminste, als je je dat realiseert en taal goed toepast. Met taal bereik je mensen of sluit je ze uit. Het is een onderschatte kracht. De Power of Language (van dr. Viorica Marian) is het lezen waard of zie hier een filmpje. Jouw taal die je inzet voor je uitnodiging, de extra informatie om te begrijpen waar het over gaat en natuurlijk, de taal voor je vragen zelf. Het is fijn als je je daarbij kunt laten inspireren door mensen om je heen die ervaring hebben met taal, communicatie en het ontwerpen van (open) vragen. Je kunt ook door middel van co-creatie vragen ontwerpen met een kleine of zelfs grote groep mensen. Je hoeft dan natuurlijk niet bijeen te komen, maar gebruikt bijvoorbeeld CircleLytics Dialogue om dit asynchroon te doen: ieder vanaf de eigen werk/thuisplek en op een eigen moment. Dan kan iedereen er goed over nadenken. In ons platform is overigens een uniek QuestionDesignLab ingebouwd waardoor je snel intelligente suggesties krijgt. TransitieFocus heeft overigens hele mooie dialogen en participaties opgezet voor diverse overheden zoals gemeente Tilburg inzake de warmte transitie, en benadrukt hoe belangrijk het is om een ritme te maken van de vragen tesamen. Zorg dat je vragen een opbouw hebben, samenhangen met elkaar, en je een toon gebruikt en eenvoud van woorden die past bij het thema wat je wil bespreken met de groep.

Voorbeeldvragen:

Wat denk jij wat we het beste kunnen doen met …… en waarom?
Wat is jouw wens als je de volgende oplossingen ziet: welke zou je kiezen en waarom?
Dank je wel tot nu toe voor het meedoen. Deze vraag gaat nu een stapje verder: stel nu dat …. Wat zou …?

Hoe ga je om met het (politieke) mandaat wat je hebt te bieden aan deelnemers?

Kort antwoord: eerlijk en duidelijk zijn en afbakenen. Het lastige van participatie is dat je vaak veel complexe belangen moet afwegen. Waar staat de besluitvorming? Welke opdracht ligt er van de politiek? Welke politieke weerstanden moet je rekening mee houden? Hoe kan participatie daar juist een weg in vinden en richting aan geven, of zelfs weerstand voorkomen? Je kent vast de participatie-paradox, zie ook het plaatje. Hoe langer je wacht met participatie, hoe beperkter de ruimte is voor participatie, want hoe naderbij de besluitvorming is. In theorie …. want in de praktijk gaat dat flink anders. Als inwoners geen geloofwaardige invloed hebben gekregen, omdat je te lang wacht of hun ruimte onnodig beperkt (bijvoorbeeld door te lang uit te stellen) zullen inwoners alsnog hun weg vinden. Hun ongenoegen uiten ze in protest, demonstratie, petitie, burgerinitiatief, het stemmen op tegenpartijen bij de volgende verkiezingen, maar ook het dwarsbomen van de uitvoering.

De kunst is om geen enkele verwachting te wekken die afwijkt van de (politieke) realiteit en ruimte die inwoners hebben. Vertel helder en transparant welke ruimte er wél is en welke er niet is. Eerlijkheid is de kortste route naar een succesvolle participatie. Vergeet daarbij niet dat de inzet van online participatie enorme voordelen met zich meebrengt: je kunt het snel inzetten, met onbeperkt grote aantallen deelnemers, en in hele korte tijd afronden. Dat betekent dat je op jouw tijdpad van beleidsvorming, -uitvoering en -evaluatie op verschillende momenten participatie en interactie kunt inzetten, zelfs in dagen tijd, zelfs van 100.000en inwoners. Een ander advies: zorg dat je zuiver, laagdrempelig en compleet bent in de informatie die je beschikbaar stelt, en op verschillende manieren voor verschillende type inwoners. Een leestip (of luisteren) is Robert Dahl van Yale University en zijn boek “On Democracy”. Het is bij interactie, participatie (en democratie) belangrijk om wezenlijk begrip te faciliteren aan inwoners: wat hebben ze nodig om zich in te leven, te lezen en in te beelden waar het over gaat.

Ook de Omgevingswet speelt interactie en participatie flink in de kaart. Sterker nog: interactie met de omgeving, waaronder inwoners is essentieel om tot beleidsvorming te komen. We zien een flinke groei aan inwonerdialogen die je regelmatig, met welke groepsgrootte dan ook kunt opzetten en efficiënt tot unieke, gedragen inzichten leiden.

Voorbeeldvragen:

We zitten nog in een hele vroege fase voor …. . Maar we willen nu al laten weten dat we openstaan voor jullie suggesties, zodat we daar tijdig rekening mee kunnen houden. Kijk maar eens naar het filmpje en deel jouw eerste gedachte.

We zijn in de laatste fase beland voor … . Uit onze eerdere participaties leerden we samen dat jullie …. en dat past binnen het budget. Nu zijn we toe aan …. en daarom leggen we jullie drie keuzes voor. Kies je voorkeur, licht duidelijk en in je eigen woorden toe. Na de tweede ronde mag je je keuze definitief maken dus nog wijzigen als je wil.

Bekijk bijgaand filmpje eens, lees onderstaande korte samenvatting of gebruik deze link …. om naar het document te gaan van de wethouder, waarin vertelt wordt hoe …. in elkaar zit en waar het om gaat. Je leert dan ook welke ruimte we hebben samen om er mee aan de slag te gaan. Samen kunnen we dat slimmer. Lees je eerst, en doe dan vooral mee!

Case: momenteel loopt een consultatie in Provincie Zeeland over kernenergie. De provincie drukt zich hierover op deze manier uit: “Het Rijk onderzoekt het langer openhouden van de huidige kerncentrale en de bouw van twee extra kerncentrales in Borssele. Als de plannen van het Rijk doorgaan heeft dit gevolgen voor onze regio. Wat deze gevolgen exact zijn weten we op dit moment nog niet. Ondanks deze onduidelijkheid wil Provincie Zeeland de Zeeuwse inwoners nu al betrekken.” Je ziet dat complexe, sensitieve onderwerpen géén reden zijn om interactie met inwoners uit te stellen of te ontwijken.

Case: circa 30 regio’s in Nederland moeten momenteel integrale zorg-akkoorden afsluiten met zorgaanbieders en zorgvragers in hun regio. Daar zijn verschillende partijen, maar expliciet ook inwoners bij betrekken. Zoetermeer2025 is zo’n voorbeeld: dialoog wordt ingezet om asynchroon, alle betrokkenen te verbinden met het vraagstuk “hoe worden we slimmere patiënten”. Zie ook deze oproep van Lea Bouwmeester.

Hoe groot moet, mag en kan de groep zijn die je betrekt?

Zo groot mogelijk. Beperk het volk nooit. Niets óver ons zónder ons. Online participatievormen limiteren het volk niet meer om te participeren. Dan is het evenmin aan jou om het volk te limiteren. Is onze visie ….

Met 10 maar ook met 100.000en. In uren tot dagen. Participatie hangt met ruime beschikbaarheid van online democratische werk-en participatievormen niet meer af van de grootte van de gymzaal, een budget om een bijeen te komen, en hoeveel mensen er in een Teams sessie redelijkerwijs kunnen luisteren en spreken.

Leer online participatievormen kennen, want ze zorgen ervoor dat je grote aantallen mensen, snel, veilig kunt betrekken en niemand onnodig uitsluit of limiteert.

Waarom zou ik niet mee mogen doen en denken, terwijl ik ook in de wijk woon, terwijl ik ook van die recreatie gebruik maak, terwijl de veiligheid van mijn kinderen ook moet tellen, terwijl ik mijn toekomst en mening niet laat afhangen of ik wordt ingeloot om mee te mogen denken, terwijl ik echt graag wil leren van anderen maar ook mijn ervaring wil inbregen …. .

Als je mensen niet beperkt, en inclusie biedt, bereik je een hoger en zuiverder niveau van democratie en voorkom je dat mensen later zeggen: dat was niet namens mij. Je bereikt:

het ontdekken van minderheidsstandpunten,
het maximeren van meervoudige perspectieven op je vraagstuk,
het tonen van 100% inclusie van (mogelijke) betrokkenen,
de zichtbaarheid naar iedereen van je vraagstuk,
de getoonde, volledige openheid voor iedereen.

Werken social media en community platforms of groepen?

Zelf zijn we kritisch als het gaat om community-oplossingen. Je kunt uiteraard een Facebook groep of andere groepen op social media aanmaken, of zelfs een website maken waarop ge-post en gelike-d kan worden met tools als OpenStad.org. Wat zijn de ervaringen met sociale en community-oplossingen die wij hier delen:

de opkomst is mogelijk niet representatief; het vergt nogal wat om ergens ‘naar toe te moeten’, zeker met regelmaat om op de hoogte te blijven, en mogelijk zelfs in te moeten loggen en te registreren; deelnemers moeten daar maar net zin in hebben en dat geldt niet voor iedereen; de woorden social en community klinken sociaal maar dat is lang niet voor iedereen het geval
onderzoek laat zien dat als je de like’s toont die voor een idee bestaan of argument van een deelnemer de validiteit van je participatieresultaat met 30% afneemt; dat komt omdat mensen elkaars like of dislike kopiëren; dit wil je juist voorkomen; zorg dat de voorkeuren van anderen niet zichtbaar zijn zolang de volgende deelnemer zijn/haar voorkeur nog niet heeft ontwikkeld en geuit;
het kost relatief veel tijd om zo’n platform of groep te onderhouden, deelnemers te werven uit alle groepen, en te modereren dat niet de ene of andere persoon of groep onevenredig veel invloed heeft op de denkrichtingen, zich ongewenst uitdrukt, etc; dit kun je uitbesteden maar vergt jouw aandacht omdat jij verantwoordelijk bent voor wat zich daar afspeelt; daarom raden wij aan om participatie en zeker interactie te voorzien van een duidelijke structuur, een duidelijk begin, midden en eind;
omdat het ook voor deelnemers tijd kost en werving van hun aandacht een constant aandachtspunt is, kan de penetratiegraad nogal teleurstellen; aandacht is een van de meest schaarse dingen die er momenteel bestaan; overweeg een participatievorm
het kost geld, dat ook op andere manieren kan worden ingezet; je kunt belastinggeld maar 1x uitgeven en die dubbeltjes moet je meerdere keren omdraaien; zoek eerst bewijs voor het rendement versus de kosten die je maakt; de omgevingswet zal de druk flink opvoeren op het aantal participaties dat moet worden uitgevoerd
duurzame of regelmatige participatie is lastig; er zijn niet veel successen bekend op het gebied van participatie via social media sites, groepen en community-pagina’s; een van de redenen die we veel terugzien is dat het duurzaam onderhouden ervan ongekend uitdagend is; je zet een groep of website vrij snel op maar daarna begint de uitdaging pas; verdiep je daar goed in en budgetteer ruim.

Vergelijk zulke community / social media oplossingen met de variëteit van het aanbod van participatievormen en laat je vooral inspireren: het aanbod van diverse vormen kan jouw vraag verhelderen; daarna begin je met het ontwerp: wat is het vraagstuk, hoe verbind je met de doelgroep, op welk moment, waarom, op welke manier, etc. Verder is ons advies om platforms, tools en werkvormen voor participatie en interactie te combineren.

Case: een middelgrote gemeente had te maken met een ervaren onveiligheid vanwege een bouwproject bij een winkelcentrum. De beleidsmedewerkers hebben na een esprek met ondernemers, omwonenden en politie geconstateerd dat er een vraagstuk is en oplossingen nodig zijn om (ervaren) onveiligheid te verkleinen. Via een online dialoog heeft de gemeente zowel beleidsambtenaren, medewerkers van samenwerkende bouwbedrijven (die de verbouwing realiseerden), ondernemers en inwoners uitgenodigd om gedurende een paar weken eerst de situatie goed te duiden, suggesties te doen voor verbetering van (ervaren) veiligheid en een validatieronde om te weten welke suggesties het meest en minst gesteund werden én waarom.

Hoe en waarom combineer je verschillende werkvormen?

Waarom? Omdat er geen heilige graal is in participatie, niet één perfecte werkvorm, en dat is maar goed ook. Bovendien is elk vraagstuk anders. Je zult blijvend moeten zoeken naar nieuwe en vernieuwende oplossingen en combinaties van werkvormen en participaties om democratie structuur en ruimte te geven. Volgens ons zijn beide aspecten telkens nodig. Ongestructureerd ruimte geven kan leiden tot vertraging, diffusie en chaos. Alleen structuur bieden kan beperkingen opwerpen: een te kleine groep zoals bij focus-en klankbordgroepen, beperking door inloting zoals bij burgerberaad, en andere beperkingen. Structuur zonder ruimte voor de gehele groep betrokken inwoners functioneert niet. Van bijvoorbeeld het burgerberaad is bekend dat representativiteit lastig is, en beleid later alsnog weerstand oproept terwijl dat voorzien had kunnen worden. Ontwerp je participatievormen pas ná dat je vragen zoals in deze blog hebt doorlopen en begrijpt waar je vraagstuk zich plaatst, ook op bijv. de participatieladder- of pyramide. Kies niet overhaast de ene of andere vorm. En nogmaals: combineer.

Aanvullend zeggen we: experimenteer met nieuwe vormen maar gooi de oude vormen niet met het badwater weg. Vergelijk resultaten en combineer resultaten. Voor beleidsvorming en het verkennen van het veld met tientallen stakeholders kan een bijeenkomst gecombineerd met een voorbereidende online dialoog met 10.000 mensen in hun achterban prachtig zijn. Voor besluitvorming kan het slimmer zijn om dat niet in beperkt gezelschap te doen maar breed onder het volk voor te leggen via bijvoorbeeld een dubbelrondige poll waarbij inwoners van standpunt mogen wijzigen als ze argumenten van anderen de voorkeur geven. Bij evaluaties zorg je dat de doelgroep zich veilig en vertrouwelijk kan uitspreken (privacy bieden dus) en zet je wellicht een focusgroep in ter aanvulling om de resultaten van de evaluatie te voorzien van actiepunten.

Voorbeeld:

Uit de eerdere dialoog onder ruim 4.000 inwoners uit wijk …. en wijk ….., blijkt dat er 3 thema’s zijn om op in te zetten voor verkeer & vervoer in deze wijken. We toetsen nu deze week met deze vervolgdialoog onder 100en beleidsmakers, ondernemers en infra-professionals de haalbaarheid van deze 3 thema’s en of een thema of oplossingsrichting nog ontbreekt. Dit koppelen we over 2 weken terug naar de inwoners.

Zoals … combineren met een burgerberaad of dialoogtafels

Je kunt een burgerberaad houden, terwijl je hieraan vooraf een online inwonerdialoog houdt om interactie met de gehele doelgroep mogelijk te maken. De kracht van de online dialoog is dat iedereen kan reflecteren, er geen sociale beïnvloeding mogelijk is, en iedereen kan leren van elkaars afwijkende meningen. De unieke AI in het platform van CircleLytics Dialogue structureert dat dat laatste plaatsvindt, omdat mensen zelf niet eenvoudig weten wie anders denkt, en afgaat op sociale signalen om meestal medestanders te vinden, gelijkdenkenden. Er is dus tijd, en tijd biedt ruimte voor bezinning, met respect voor en het vereiste van privacy.

Vervolgens bereid je het fysieke burgerberaad veel beter voor, met onderbouwing, en evidence-based inzichten van een brede groep. De fysieke groep kan dan voortbouwen op de opbrengsten uit de online dialoog. Tijdens het burgerberaad kun je plenair, online dialoog laten lopen op stellingen, naast breakout-sessies en tafels die in klein verband dan van vele andere meningen kunnen leren. Ook na een burgerberaad kun je aannames, vragen en denkrichtingen via open vragen, stellingen en gesloten/open vragen voorleggen aan de gehele groep van belanghebbenden, die dus de fysieke groepsgrootte ruim overstijgt.

TransitieFocus ontwikkelde een hybride aanpak van online dialogen met (zeer) grote groepen, en fysieke dialoogtafels, en herhaalde deze cyclus meerdere keren. Dat is noodzakelijk voor transities en lastige vraagstukken. Een eenmalige bijeenkomst of (online) dialoog is kwetsbaar.

Met online co-creatie en de kracht van collectieve intelligentie van CircleLytics Dialoog kun je tot suggesties komen, draagvlak en sentiment meten. Collectieve intelligentie gaat verder dan het optellen van de inbreng van individuen: om werkelijk tot collectieve intelligentie te komen, is interactie tussen deelnemers nodig en tijd voor een collectief lerend proces voor voortschrijding van inzichten. Vervolgens kunnen beleidskeuzes op een rij worden gezet en kunnen met tools als Populytics deelnemers worden gevraagd om schaars budget te verdelen over beleidskeuzes. Vervolgens kan de online dialoog weer worden ingezet om tot collectieve besluitvorming te komen.

Ook het eerder genoemde traject van TransitieFocus bij gemeente Tilburg – en nu weer in gemeente Roosendaal – combineert werkvormen. Online dialogen om structuur, privacy en grote schaal te faciliteren, gecombineerd met tussentijds tafels waarbij een groep van 20-30 inwoners bijeenkomt. Ze helpen onder andere om de vragen voor de volgende dialoog in co-creatie samen te stellen.

Hoe bereik je dat de meerderheid niet domineert en openstaat voor afwijkende meningen?

Een belangrijk punt. Het draait om meervoudig perspectief, oftewel: hoe maximeer je de diversiteit en variëteit aan meningen, ervaringen en ideeën? Kort antwoord: zorg dat je minderheidsstandpunten gelijkwaardige kans krijgen om geuit te worden en gehoord te worden. En: zorg dat alle deelnemers geconfronteerd worden met, leren van en geïnspireerd worden door meningen die afwijken van elkaar en van die van henzelf. Dat bereik je niet door loting. Loting veronderstelt dat mensen uit ‘die wijk’ hetzelfde denken, of van ‘die groep’ hetzelfde denken, of van ‘die nationaliteit’ hetzelfde denken, etc, etc. En door loting zou je dan uit elk van die ‘groepjes’ enkele deelnemers aan tafel willen hebben. Onze jarenlange data laten zien dat minderheidsmeningen en ideeën uit onverwachte groepen kunnen komen en je bij voorbaat niet weet hoe deelnemers, dus individuen, uit een bepaalde groep ergens over denken. Loting is wat ons betreft teveel gebaseerd op aannames dat bepaalde groepen homogene, bepaalde perspectieven hebben. En dat is volgens ons een enorme onderschatting en zelfs misvatting. Loting is pas nodig, en in historische context beschouwd verklaarbaar, als de werkvorm die je kiest beperking oplegt aan de groepsgrootte. Zo’n werkvorm kan een bijeenkomst zijn op een dag, een tijdstip, in een zaal, of vroeger, bij het kampvuur, maar denk ook aan parlementen die letterlijk een zetel en fysieke plaats hebben om bijeen te komen. Daarnaast kun je ook bij werkvormen denken aan de regels voor het spreken, luisteren, debat, stemmen, etc. Deze kunnen veroorzaken dat je het aantal mensen dat mee mag doen wil of moet beperken. Loting is dan een oplossing. Deze blog legt uit dat je in deze moderne tijden mens-centrale technologie hebt die dialoog, interactie en het lerend en aanpassend vermogen van ongelimiteerde aantallen mensen kan versterken en faciliteren. Je hebt dus niet meer te maken in dat geval met tegenkrachten die kunnen ontstaan uit de (extreem) grote aantallen mensen die niet werden ingeloot maar wel willen en het hen ook aangaat.

In deze blog over leiderschap en bias beschrijven we hoe de invloed van mensen op elkaar de inhoud en vorm van een bijeenkomst domineert, zowel in positieve als in negatieve zin. Het is een veelgehoorde klacht: bij participatie zijn het altijd dezelfde die spreken, niet luisteren, en de meerderheid moedigt (on)bedoeld de rest aan het eens te zijn. Onze mening is deze: als je wil dat de uitkomst van een participatie precies dat is waarvan je weet dat de meerderheid dat roept of zal roepen, organiseer dan dat groepje en krijg de bevestiging die je gepland had. Wij noemen dat schijnparticipatie en doelredenering, waar de politiek risico’s mee loopt en beleidsambtenaren hun vraagtekens bij zouden moeten zetten. Participatie (en de stap op de participatieladder die je kiest) moet niet alleen structuur maar ook ruimte bieden. Een kleine groep, een fysieke bijeenkomst, een loting: het zijn beperkingen die niet langer verdedigbaar, nodig noch logisch zijn. Een meerderheid kan dan al snel de agenda gijzelen en richting domineren. Je kunt immers niet invullen en aannames maken over wat de zwijgende groep wil.

Democratie gaat niet over het hebben van een mening en stemrecht, maar om het luisterend en verbindend vermogen van mensen, van het collectief van mensen, te vergroten en versterken. Hoe zorg je dat ze van elkaar leren? Vooral van elkaars afwijkende standpunten? Onze ervaring is in deze dat je vier elementen nodig hebt:

bied privacy: zo kunnen mensen die van nature stiller zijn, of het bijvoorbeeld oneens zijn met de ‘harde praters’ en andere type mensen zich veilig uiten en vertellen wat ze echt willen en bedoelen; zo komen minderheidsstandpunten aan bod en in zicht; je zult deze privacy het eenvoudigst kunnen garanderen door anonimiteit en een online werkvorm;
asynchroon: zorg dat mensen mee kunnen doen vanaf hun eigen plek en op hun eigen moment: in je eigen natuurlijke omgeving doe je daardoor op een natuurlijke manier mee in plaats van de druk van anderen en van de klok bij een bijeenkomst, focusgroep of inloopavond;
zorg dat de meerderheidsmeningen de minderheid niet domineren: CircleLytics Dialoog legt afwijkende meningen van inwoners anoniem voor aan anderen zodat ze elkaars andere perspectieven leren; we meten dat daardoor gemiddeld 60% van standpunt wijzigt
gelijkwaardigheid: de ene inwoner krijgt wat ons betreft niet meer spreektijd dan de ander, en iedereen krijgt een gelijkwaardige kans om meningen te uiten die door anderen gesteund worden: er mag geen voorkeur in het proces zitten om draagvlak te meten; dat gaat online en geautomatiseerd het beste, via een gecertificeerde aanpak;
zorg dat je een zo groot mogelijke groep uitnodigt en daarvoor diverse kanalen en plekken bereikt waar inwoners verblijven, wonen, werken, naar school gaan, et cetera.

CircleLytics Dialoog heeft algoritmes ontworpen die 10.000en meningen van mensen in minuten tijd kunnen lezen, analyseren, vergelijken, groeperen en vervolgens distribueren in kleine groepjes van telkens 15 stuks die zo veel mogelijk van elkaar verschillen. Dit zorgt ervoor dat inwoners elkaars afwijkende meningen kunnen lezen en daarop kunnen scoren: positief scoren omdat ze het steunen, negatief scoren als ze het afwijzen.

Hoe zorg je voor een hoge opkomst?

Allereerst zichtbare relevantie. Zorg dat de volledige doelgroep ziet en weet wat er speelt, wat nodig is, waarom en hoe en waarom ze worden uitgenodigd voor participatie. Maar wát ze zien moet relevant zijn, specifiek, motiverend en hen of een manier raken. Maak dat duidelijk: hoe raakt het de mensen? Een onderwerp wat verder in de toekomst ligt zul je in het heden toch zichtbaar moeten maken. Vertel waarom het nu toch al actueel is, ook al ligt het resultaat of effect ver in de toekomst. Prikkel het voorstellingsvermogen. Visueel, tekstueel, audio. Zet verschillende kanalen in, niet alleen online, maar ook offline: laat je zien, laat het onderwerp zien. Zorg dat je op locaties bent. Benader onderwijsinstellingen zodat je de nieuwe generaties ook al stimuleert en aanleert om in dialoog te gaan met elkaar, te luisteren, te begrijpen en niet alleen maar ‘wat roept wat in je opkomt’.

Geef mensen bovendien de tijd om in te lezen, het te begrijpen, het te laten landen en mee te doen op hun moment, op hun plek. Zo voorkom je dat participatie dwingt om je, bijvoorbeeld, op donderdagmiddag te melden tussen 15 en 17 uur. Die tijd is voorbij. Mensen zijn gewend aan online aanwezigheid en het online mogen uiten van je mening en ideeën. Ze hebben bovendien tijd nodig voor reflectie op meningen van anderen: dat vergt in elk geval een nachtje slapen.

Zorg dat het een plezierige ervaring is. Wij hebben uit de vele data geleerd dat mensen de dialoog zo waarderen omdat ze in vrijheid en zonder druk hun mening kunnen geven, en daarna afwijkende meningen van anderen zien en mogen rangschikken (punten geven). We vragen altijd wat ze er van vonden en mensen geven het een dikke 8.

Hoe borg je betrouwbare verwerking van alle data en verantwoording?

Hier ontkom je niet aan geautomatiseerde verwerking van gegevens wat ons betreft. Hierdoor kan het opgeslagen worden, opnieuw worden ingezien, verantwoording over kan worden afgelegd. Als er mensenhanden aan te pas komen, gaat veel mis. Verslagen kunnen dan subjectief worden opgesteld of zelfs onbedoeld incorrect worden geschreven. Geeltjes en stickers: tja, hoe verzamel en verwerk je die objectief? We vinden dat zeker de overheid hier heel kritisch moet zijn. Er is bovendien een archiefwet, een Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) dus je moet zorgvuldig zijn. CircleLytics Dialoog doet als platform nog iets bijzonders: we registreren de feitelijke meningen die mensen gaven, maar ook hun stemgedrag op meningen van anderen, welke dat waren, en welke onderbouwingen daarbij geschreven werden. Ook registreren we dat mensen van mening wijzigden en worden unieke taalanalyses toegepast. Geen handwerk meer, geen gedoe met Word-bestanden, geen verlies van data, geen gehannes met excel. En alles veilig op een Nederlandse server, achter een ISO-27001 gecertificeerd proces.

Hoe kun je het veilig maken dat ze elkaars meningen kunnen afwijzen als ze willen?

Borg privacy, biedt functioneel de mogelijkheid om iets af te wijzen en registreer elke afwijzing. En: registreer dat betrouwbaar. Participatie gaat niet over ‘meedoen’, maar over co-creatie en dialoog. Over interactie dus, voortschrijding van inzicht. En dat betekent dat je elkaars meningen wil begrijpen, van leren en op reageren. Binnen ons platform vindt dat anoniem plaats en kunnen inwoners elkaars meningen -3, -2 of -1 scoren én vertellen waarom. Dat ‘waarom’ is belangrijk omdat ze daardoor beter nadenken over het geven van een score. Weet je overigens dat we zien dat ze vooral positieve scores geven aan meningen die significant afwijken van die van henzelf? Ze steunen dus meningen die niet lijken op die van henzelf. En als ze afwijzen, doen ze dat zelfs voor meningen die wél lijken op die van henzelf….. Ze depolariseren en nuanceren zichzelf. Je kunt hier over lezen en horen overigens door het werk van Daniel Kahneman, over het snelle denkproces van ons brein en het trage en meer doordachte proces dat ons denken doorloopt. Deze depolarisatie is hard nodig voor veel vraagstukken. Het gaat bovendien jouw participatie-ontwerp helpen: je kunt voortaan ook, of zelfs: juist, bij complexe, polariserende of controversiële vraagstukken onze technologie inzetten om polarisatie tegen te gaan. Niemand praat elkaar naar de mond, niemand beledigt iemand als hij of zij het oneens is. Althans, zo werkt het binnen het dialoog-platform CircleLytics.

Hoe zorg je dat je participatie snel kunt opzetten en makkelijk en vaak kunt herhalen?

Op het stadhuis, in een zaaltje in de stad en online kun je doorgaans snel een participatie opzetten: dat is vlot beschikbaar. Het ontwerp van je vragen, uitnodiging, bijbehorende informatie en communicatie kan echter wat tijd vergen. Zorg voor scripts, een duidelijke participatieladder en zorg dat je experimenten met nieuwe participatievormen kunt gaan toepassen of liefst al: achter de rug hebt. Aan die participatieladder kun je extra dimensies toevoegen zoals een tijdpad en participatievormen- en tools. Het aanbod aan technologie en werkvormen verheldert je blikveld, is onze ervaring, om na te denken over je vraagstuk, plek in de tijd, tree op de participatieladder. Omdat je online dialogen, asynchroon, kunt houden, is het ineens mogelijk om zeer grote participaties te houden, regelmatig te herhalen en onderwerpen te depolariseren en draagvlak op te meten. Dat was voorheen niet mogelijk en hinderde het vrij nadenken over wat je vraagstuk écht nodig heeft. Nieuwe technologie versterkt onze democratie. We raden gemeentes, integrale zorgakkoorden, belangengroepen en semi-overheden, maar ook publieke voorzieningen zoals energieleveranciers aan om alle tools helder op een rij te hebben zodat snel geschakeld kan worden.

Wil je eens verder in gesprek of een demonstratie? Weten wat de kracht van burgerdialoog is? Plan hier gerust je gesprek in.

Onze leestips:

The Polarized Mind, Why It’s Killing Us and What We Can Do About It by Kirk J. Schneider, PhD
Democratic Reason, Politics, Collective Intelligence and the Rule of the Many by Hélene Landemore
Over Dialoog door David Bohm
Handboek Bewonersparticipatie door Saskia Fokkema & Suzanne Swart
Leider zijn in dialoog door Hartger Wassink
Dialogisch Leiderschap door Rens van Loon
Think Again by Adam Grant

Sandra Bouckaert van Bouckaert Deep Democracy Mediation & Coaching is executive coach en helpt teams van organisaties in de profit- en de non-profit sector met samenwerkingsvragen die veel gaan over conflicten, besluitvorming en communicatie. Sandra werkt met de Deep Democracy methode en geeft deze methode ook door in trainingen. Ze is expert in dialoog, democratische- en conflictvaardigheden. Bijgaand blog is opgesteld, samen met Maurice Rojer, programmamanager cao bij FME. Een ander blog over Stad Halle kun je overigens hier lezen.

Sandra: “In 2018 heb ik de Let’s Connect online dialoog ontwikkeld. Ik gebruikte de dialoog vooral voor teams binnen mijn klantenkring. Door de Covid-19 perikelen in 2020 heb ik de dialoog doorontwikkeld om deze voor meer mensen binnen meer organisaties beschikbaar te maken. In deze vorm van opschalen, wordt Deep Democracy bereikbaar voor meer medewerkers dan alleen een managementteam. Bedrijven met 250 tot 20.000 medewerkers kunnen jaarabonnementen bij Let’s Connect afnemen om de online dialoog meerdere keren in te zetten bij specifieke vraagstukken die spelen binnen hun organisatie. Dat werkt heel goed. Wij ontwikkelen de dialogen met ze, werken onderwerpen en vragen uit en koppelen de resultaten terug met eventuele follow up die wij begeleiden.”

Deep Democracy: De stem van de minderheid krijgt gehoor

Sandra vervolgt: “Bij de start van een samenwerking met een klant houd ik een intakegesprek en daarna volgt mijn advies voor een aanpak van het vraagstuk. Dat is steeds maatwerk. Voor een grote ondernemersorganisatie met meer dan 2000 leden, waar binnen meer dan 200.000 medewerkers werkzaam zijn, kwam de vraag om de kwaliteit van de besluitvorming en specifiek ten aanzien van cao-onderhandelingen te verbeteren. In samenwerking met de Academie voor Organisatiecultuur, hebben we Let’s Connect ingezet. FME gebruikte eerder live-panels en enquêtes, maar vonden dat onvoldoende.” Daarom is de online dialoog dus zo noodzakelijk om in te zetten: nieuwe werkvormen zijn hard nodig.”

Nieuwsgierig naar wat Let’s Connect, dialoog en Deep Democracy voor jou betekenen? Plan hier je demo of kennismaking en lees hier een van de andere blogs van Let’s Connect.

Snelle doorlooptijd en korte communicatielijnen

“Het hele traject van intake tot rapportage van de tweede dialoog ging heel vlot. Binnen drie weken tijd hebben we twee dialogen (met ieder twee rondes) gedraaid. CircleLytics biedt het onderliggende platform van de propositie van Let’s Connect. Het platform is snel in te zetten, levert realtime resultaten op. Door en na de tweede ronde verandert het sentiment zichtbaar doordat deelnemers elkaars antwoorden zien, van leren en daardoor zelf van mening kunnen veranderen; bovendien geven ze hun sentiment-scores duidelijk aan en zie je dus draagvlak ontstaan, maar ook de afwezigheid ervan. We toonden als team veel commitment en waren flexibel om met elkaar af te stemmen. Het was al snel duidelijk dat we twee aparte dialogen na elkaar gingen inzetten. De materie is inhoudelijk zeer complex, ikzelf had hier weinig ervaring mee. Het is heel fijn dat de adviseur en hoofdonderhandelaar snel begrepen hoe de Let’s Connect dialoog werkte.

De dialoog lijkt wat dat betreft erg op hoe mensen zijn: ze bedenken en geven het liefst in eigen tijd en in alle rust hun meningen. Daarna zijn ze enorm nieuwsgierig naar wat anderen zeggen en waarderen dit. Die twee rondes bieden tijd voor reflectie, om zonder sociale druk te kunnen nadenken en je inzicht te laten voortschrijden door het leren van andere perspectieven. Standpunten die niet de meerderheid vormen krijgen door de unieke, ingebouwde AI en algoritmes, een gelijkwaardige kans om gezien te worden en het verschil te maken. Vaak zijn dat meningen die in de tweede ronde, bij nader inzien, veel steun krijgen van meerderheden! Meerderheidsstandpunten worden in dat kader om het zo te zeggen ‘gebundeld’ waardoor ze niet domineren in de tweede ronde. Het is een schaalbare vorm van Deep Democracy dus. Het is uiteraard van belang welke vraag je stelt en hoe, om tot de juiste antwoorden te komen waar je iets mee kunt. Die kunst verstaan wij behoorlijk goed, zeker in co-creatie met de klant, werken we dat vlot uit.”

Deep Democracy

Sandra vervolgt: “Zo hebben we vrij vlot de dialogen kunnen starten. Beide dialogen bestonden steeds uit drie vragen – echt de essentie dus – waarin gevraagd werd naar functie en waarin ook schaalvragen tussen stonden. De combinatie van een gesloten en open antwoord in één vraag is ijzersterk. Bijvoorbeeld: “Hoe eens ben je het met deze stelling […….] en vooral: wat is jouw motivering daarbij”. Om in die tweede ronde te leren van elkaars motiveringen en daar de leidende thema’s uit te halen is een enorme onderbouwing en versneller van besluitvorming. Vertraging en gelijkwaardige kans voor elk (minderheids)standpunt werkt gewoonweg het beste en versnelt daarna echt.”

Een goede voorbereiding

“Om de stakeholders warm te maken en helder te vertellen wat we gingen doen, heb ik een korte video opgenomen. Hierin vertelde ik deelnemende organisaties wat de Let’s Connect dialoog inhoudt, wat het verschil is met een gewone enquête, want ook die gebruiken ze nog wel eens naast de dialoog. Bovendien leg ik uit hoe deelnemers stap voor stap door de dialoog gaan. Het scoren in de tweede ronde wijst zich vanzelf maar omdat het nieuw is, is het beter om toch uit te leggen. Het vernieuwende is natuurlijk dat mensen in de tweede ronde van de dialoog kunnen reageren op de antwoorden die gegeven zijn in de eerste ronde. Dat reflectiemoment hebben we ook aangestipt. We hebben samen informatieteksten opgesteld, er is een artikel intern gepubliceerd en ook de introductiemail voor de dialoog vergt zorgvuldig taalgebruik: wervend, to-the-point, met de toon die past bij de doelgroep én de mooie boodschap dat hun meningen waardevol zijn.”

Lees hier wat Philips zegt over snel manager actie, probleemoplossing en dialoog vs enquête.

Waardevolle opbrengst

Toen werd de eerste dialoog verstuurd naar 1300 mensen. De response was 29%. De opdrachtgever was enthousiast over de respons en over de inhoudelijke opbrengst. De respons is statistisch zeer valide en representatief. Er kwamen inzichten uit die nieuw waren en die ze niet hadden willen missen voor de cao-onderhandelingen.

“We laten in onze rapportages de meest gewaardeerde (top 5) en minst gewaardeerde meningen (bottom 5) zien. Bij de ondernemers onderzochten we met de analyse- en AI alle mogelijkheden van het platform, denk aan andere thema’s of afwijkende, bijzondere inzichten.

Er bleek eenduidigheid over hoe mensen over iets dachten binnen de verschillende profielen. Als er verdeeldheid is onderling, wordt dat uit een online dialoog eveneens goed zichtbaar en komen de verschillende meningen door die tweede ronde vaak dichter bij elkaar. Ook zien we dat deelnemers hun meningen loslaten en naar geheel nieuwe meningen van anderen hun aandacht en scores laten uitgaan. In de rapportages van deze dialogen lieten we bovendien zien hoe verschillende subgroepen hebben gereageerd (bedrijfsgroottes), hun reactie op elkaars mening gaven en elkaar hebben geïnspireerd. De meest en minst gewaardeerde meningen worden in een online dialoog meteen goed zichtbaar

Alle opbrengsten uit de dialogen werden door de hoofdonderhandelaar meegenomen in het bepalen en onderbouwen van voorstellen die in de cao-onderhandelingen namens de leden ingebracht zouden worden door FME. Dit keer met opgebouwd, aantoonbaar draagvlak dat tot stand werd gebracht door deze nieuwe vorm van co-creatie met de eigen leden.

De deelnemers vonden dat de online tool zeer prettig en snel werkte. Ze vonden het fijn dat ze hun mening konden geven en spraken uit dat door de commentaren van anderen te zien, dit de reflectie bij henzelf en de betrokkenheid bevorderde. Zo voorkom je dat deelnemers onnodig en ongewenst vasthouden aan hun eigen standpunten.”

De waarde van de online dialoog

Sandra: “Let’s Connect online dialogen kunnen niet enkel in ondernemersorganisaties worden ingezet, maar ook in de zorg, kennis organisaties, de overheid, onderwijs, de financiële sector en in opleiding en trainingen. De ervaring met Let’s Connect binnen deze bedrijven is dat werkgevers graag betrokken medewerkers willen die zich thuis voelen en hun talenten kunnen benutten.

De Let’s Connect online dialoog zorgt voor een hogere medewerkersbetrokkenheid, want mensen treffen elkaar niet meer zo regelmatig in fysieke vorm momenteel. Ook los van thuiswerken waren mensen al actief op verschillende locaties, soms zelfs landen, en andere afdelingen: kortom, buiten hun gewone team kwamen ze al niet zo snel in aanraking met andersdenkenden. Online tijd- en plaatsonafhankelijk werken maakt dat reflecteren op elkaars mening of samen tot besluiten komen, alsnog tot stand kan komen.

Zodra je minderheidsdenken toelaat en waardeert met de inzet van de dialoog, vergroot je niet alleen het oplossend vermogen van de gehele organisatie, het draagvlak en de reflectie, maar ook wordt de kwaliteit van de besluitvorming groter. Minderheidsstemmen willen gehoord worden en als ze niks horen op hun response, dan haken ze af of gaan zelfs saboterend gedrag vertonen. Online, zonder tijds- of sociale druk, kunnen mensen met minderheidsmeningen overstag gaan. Ze doen dat regelmatig, doordat ze leren van andere perspectieven, soms van de meerderheid. Het bijzondere is te zien dat de meerderheid dat ook doet en zich schaart achter minderheidsstandpunten. Door de dialoog leren ze van elkaar, deze verdiept de inhoud en versnelt en versterkt besluitvorming.”

Maurice Rojer van FME zegt:

“Voordat ik besloot Let’s Connect in te zetten twijfelde ik of het op korte termijn inzetbaar zou zijn. Maar het is me gebleken dat de adviseurs enorm flexibel en klantgericht zijn, altijd op een reële en realistische manier, als het gaat om haalbaarheid op inhoud en proces(planning). Wat we bereikt hebben met de online dialoog is meer betrokkenheid bij de voorbereiding van de inzet voor de cao-onderhandelingen. De dialoog heeft vroegtijdig inzicht en steun gegeven bij de onderhandelingen. Let’s Connect was ook nuttig om gevoel te krijgen bij hetgeen wij al vermoedden dat speelde. Het mooiste vond ik het diepgaander inzicht in meningen en belangen van leden op de dialoog-onderwerpen.

Als we dit niet waren aangegaan hadden we veel minder gevoel gehad voor draagvlak voor bepaalde standpunten en oplossingen, maar dus ook de afwezigheid van draagvlak (wat wezen de deelnemers duidelijk af). Ik zou Let’s Connect zeker aanraden aan organisaties die met complexe collectieve belangenbehartiging en besluitvormingsprocessen te maken hebben, met name cao-processen. In die collectiviteiten zitten veel verschillende en vaak tegengestelde belangen terwijl je het collectief toch als collectief in de belangenbehartiging moet vertegenwoordigen. Let’s Connect verrijkt het inzicht in draagvlak en haalbaarheid van standpunten en belangen. Wij zijn erg blij dat we jullie (tijdig) hebben geraadpleegd en de samenwerking zijn aangegaan”.

Wil je meer weten over Deep Democracy en wat de aanpak en dialoog van Let’s Connect voor jouw mensen en organisatie kan betekenen? Contact Sandra Bouckaert en haar team dan hier of het team van CircleLytics hier.

Diversiteit: verschillende perspectieven

Als we met een groepje vrienden zijn, hoe ik graag hoe het met iedereen is. En als we in dialoog zijn over een onderwerp, ben ik benieuwd naar hoe anderen erover denken. Dan leer ik meer. Na een uurtje komen er vaak hele interessante dingen uit! Het schiet natuurlijk ook wel eens alle kanten op. Of het mondt uit in een stevige discussie, waarbij we ons eigen standpunt verdedigen en vergeten te luisteren, laat staan te leren. Ik leer het minst als een ander hetzelfde over iets denkt als ik. Best leuk om het te zien als bevestiging, maar best saai omdat er vast nog wat nieuws te ontdekken is. Diversiteit in perspectieven vind ik interessanter: hoe denken anderen er anders over en waarom?

Nachtje slapen noodzakelijk om te leren

Ik leer het meest van verschillende perspectieven (video Lorenzo Barbaris, PhD op Stanford). Vooral als ik er een nachtje over kan slapen. Dan landt het beter wat anderen zeggen of wat ik lees, en kan ik de volgende dag met frisse blik een mooie inval krijgen of dingen helderder zien. Het brein is daar goed in, zo’n nachtje slapen. ’s Nachts ruimt het brein veel op en maakt ruimte om de volgende dag weer te leren en op ideeën te komen. Een beetje rust, bezinning, reflectie. Luisteren en leren kost nu eenmaal tijd. Het brein vereist het zelfs.

Hoe doen we dat in de dialoog

In de dialoog van CircleLytics kopiëren we dat slimme en noodzakelijke proces van mensen, van leren en van ons brein. Ten eerste, zorgen jouw vragen die je aan een groep stelt in de 1e ronde voor focus bij de deelnemers, om afdwalen te voorkomen. Het onderwerp maak je daarmee glashelder. Download vooral ons WhitePaper om een serieus expert te worden in het formuleren van ijzersterke, open vragen. Ten tweede kunnen mensen in de 2e ronde andere invalshoeken van anderen zien en daar van leren en van gedachten veranderen. En ten derde kunnen ze de tijd nemen. Wat ik hierboven vertelde over mijzelf, passen we uitgebreid toe in de dialoog: tijd voor reflectie. Het is inderdaad echt waar dat een nachtje slaap helpt. Mensen in een workshop van een uurtje of twee stoppen, haalt gewoonweg niet het beste uit hen noch de groep naar boven. Erger nog. Als je de stress bij mensen vergroot, verlaagt dat hun empathie. Dit zorgt ervoor dat ze minder openstaan voor andere invalshoeken. Dus minder openstaan voor diversiteit. Dat is geen goed nieuws natuurlijk. Uitgerekend daarom bestaat de CircleLytics dialoog uit meerdere opvolgende rondes/stappen, met voldoende tijd om tot reflectie, bezinning en herziening van je standpunt te komen. Een aantal noodzakelijke dagen rust en reflectietijd dus in allebei de rondes.

Wat gebeurt nu precies in die 2e ronde?

Heel eenvoudig. Voor elke actieve deelnemer aan de 2e ronde maken onze unieke algoritmes een setje van 10-15 stuks. Heel wat anders dus dan een enquête die dit niet toestaat. Een setje dus van 10 tot 15 geanonimiseerde bijdragen van anderen uit de 1e ronde. Dat was tot begin dit jaar 20 stuks, en nu dus ietsje minder. Elke deelnemer krijgt een ander setje. Elke actieve deelnemer dus. Want als we setjes klaarzetten voor niet-actieve deelnemers en iemand doet niet mee aan de 2e ronde, gaat het setje verloren en dat is niet de bedoeling. Hoe maken wij die setjes? Dat vertellen we niet. Althans niet precies. Wel dat het ontzettend complex is. We kunnen wel iets vertellen. Sinds de nieuwe versie van februari, pre-clusteren we na het einde van de 1e ronde. We gebruiken verschillende algoritmes en kunstmatige intelligentie om te zorgen dat elk setje zo divers mogelijk is, zo kleurrijk mogelijk. Dit hangt van jouw specifieke dialoog af. Het kan serieuze minuten duren alvorens de uitnodigingen voor de 2e ronde eruit worden gestuurd en jij daar als maker van de dialoog een melding via je mail van krijgt. Door die vergrote diversiteit leren mensen meer van elkaar, worden ze meer verrast. Zo voorkomen we bovendien de schadelijke mere–exposure-bias, ook wel de frequent-exposure-bias genoemd. Deze bias wil zeggen dat iemands voorkeur toeneemt voor iets wat iemand vaak ziet of hoort. Onze algoritmes lossen dit soort biases op!

Kleurrijk dus

Kijk eens naar het plaatje. De linker-set is het oude algoritme, waarbij randomisatie en andere technieken al tot flinke diversiteit leidden. Maar zonder clustering. Rechts laten we zien hoe het na clustering eruit ziet in de nieuwe versie van de CircleLytics dialoog. Clustering – voor jullie hier speels uitgedrukt met kleurtjes – zorgt ervoor dat bijdragen uit ronde 1 worden gegroepeerd obv vergelijkbaarheid. Deelnemers krijgen vervolgens maar enkele bijdragen getoond uit eenzelfde cluster (zie het plaatje: een paar keer hetzelfde kleurtje). We hebben een techniek ontwikkeld waarbij we slim tussen clusters ‘springen’ en de deelnemer dus een gevarieerde set bijdragen tonen.

Extra voordeel: Deep Democracy

Bovendien zorgen de nieuwe algoritmes ervoor dat bijdragen die niet veel voorkomen in ronde 1, nét iets vaker getoond worden. We verhinderen zo dat die schaarse, unieke bijdragen (minderheidsmeningen) relatief te weinig in beeld komen bij deelnemers in de 2e ronde. Deep Democracy, waarbij de minderheidsmening dus extra aandacht krijgt, is daardoor veel beter gewaarborgd in de dialoog dan ooit ervoor. Meer kleur, meer diversiteit! Boeiend om meer te lezen over dit onderwerp? Bezoek dan de site van Let’s Connect van Sandra Bouckeart eens of plan direct een demo bij haar in. Zij past de CircleLytics Dialoog technologie toe in een unieke en complete aanpak.

En het scoren door de deelnemers? Ook veranderd?

Ja. We tonen voortaan 10-15 bijdragen in plaats van 20 stuks. Deze score je elk (of een aantal, net wat je wil) tussen -3 (geen steun) en +3 (wel steun), licht je toe (tekstueel) en je kunt tot 5 woorden klikken per bijdrage. Een enorme context-relevante verrijking dus! Want de doelgroep snapt taal, snapt de taal van het vraagstuk, de dynamiek en semantiek rondom het vraagstuk, etc. Daarna word je bedankt en mag je stoppen. Of doorgaan. Als je doorgaat klik je op het berichtje wat jou hiertoe uitnodigt en krijg je 5 nieuwe bijdragen getoond, zoals je in het screenshot ziet. Dit herhalen we net zolang als jij als deelnemer wil. Net zolang je nieuwsgierig bent en die moeite wil doen. Daar is de deelnemer vrij in. Weet je dat meer dan 70% van deelnemers meer dan 30 stuks bijdragen beoordeelt? Meer dan 50% van de deelnemers zelfs meer dan 40-50. Een enorme betrokkenheid van deelnemers dus en blijkbaar een fijne, aantrekkelijke ervaring voor hen. Jouw ijzersterke vragen, relevantie van je onderwerp en voorbereiding van de dialoog helpen natuurlijk enorm, vergeet dat niet. Met ons unieke QuestionDesignLab (QDL) kun je voortaan razendsnel en razendsterk jouw eigen (open) vragen ontwerpen.

En verder?

Ook hebben we de knoppen om naar de volgende of vorige vraag te gaan, zichtbaarder gemaakt: oranje dus, en echt als knop en tekst op gezet. Zie onderstaand plaatje. Deelnemers zijn er helemaal blij mee: dat zien we in de ratings voor de dialoog. We zitten op een dikke 8 als rapportcijfer!

Wat is het gevolg nu precies?

De diversiteit is vergroot. Dat betekent dat we de breinkracht van mensen meer aanzetten en aanspreken. Dat komt ten goede aan jouw resultaten:

deelnemers beoordelen en scoren meer bijdragen, omdat ze meer nieuwe bijdragen zien
ze zijn nog tevredener en meer betrokken bij jouw dialoog, het onderwerp, en bij elkaar!
ze besteden meer tijd aan jouw dialoog en dat is goed voor hun bewustwording
Deep Democracy: de minderheidsmening krijgt nu gelijkwaardige aandacht.

Anders dan een enquête of een workshop van een uur of twee, borgt reflectie-tijd en de 2e ronde dat je meer inzicht krijgt en betere resultaten op jouw vragen. Door de nu verder vergrote diversiteit laat CircleLytics weer zien dat we naar jullie feedback luisteren en de data over het gedrag van deelnemers in de dialoog altijd blijven analyseren. Mede hierdoor maken we de dialoog telkens slimmer en lanceren we elke 6-8 weken een nieuwe versie. Zo houden we de CircleLytics dialoog de beste online dialoog van de wereld. Voor jou, jouw uitdagingen en vooral voor jouw mensen.

Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen