Wij schreven al over je mooiste openingszin om de dialoog te beginnen. Dialoog gaat over het luisteren naar en leren van elkaar. Dat is nog eens wat anders dan een vragenlijstje aftikken of een vergadering van een uurtje-waarin-het-moet-gebeuren.
Dialoog is een feestje: je kunt zoveel mensen uitnodigen als jij en jouw vraagstuk willen én nodig hebben. Iedereen kan meedoen wanneer hij/zij wil en ze hebben privacy als ze willen. Ze leren van elkaar en waarderen jouw dialoog met een ruime acht! Voor je vraagontwerp hebben we een whitepaper met 18 ontwerpprincipes, het ontwerpen van je vraag met ons unieke QuestionDesignLab en inspiratie voor de beste afronding van je vraag.
Je zet dus taal in, en die inzet van taal is een interventie, een impuls op het denken en beleven van mensen. In het boek Viral Change, van Leandro Herrero, benoemt hij vier rollen van taal in relatie tot veranderen: het middel om mensen te bereiken, het activeren van het voorstellingsvermogen, het afbakenen waar het wel en niet over gaat en taal is een manier om een verhaal te vertellen om te inspireren en waar mensen van leren.
We delen hier in deze blog enkele complete teksten als uitnodiging voor je dialoog hoe deze in eerdere dialogen door organisaties zijn gebruikt. Hiermee zijn 100.000en mensen betrokken, uitgedaagd en geactiveerd om mee te denken, uit te puzzelen en verandering in gang te zetten. Echte verandering en transformaties zijn een mens-centrale activiteit: of de verandering nu klein is (nieuwe werkwijze, nieuwe roosters) of heel graag (energie-transitie, reorganisatie). Leiderschap van teams, afdelingen en de gehele organisatie, gemeente, zorginstelling of ander type bedrijf omarmen daarmee de denk-en veranderkracht van alle mensen. Nogal wat anders dan het luisteren naar mensen te delegeren aan HR die het delegeert aan een enquête-platform. Iedereen geeft inmiddels wel toe dat enquêtes niet hebben gebracht wat ze beloofden, zelfs de CEOs van dit soort platforms, dat opvolging nauwelijks plaatsvindt, en betrokkenheid, vertrouwen en verbinding eerder zwakker zijn geworden. Gallup meet momenteel dat in Nederland slechts een treurige 14% van medewerkers zichzelf als betrokken bestempeld en in België 11%.
We moeten met zijn allen naar een nieuw model toe van ‘luisteren’. Eentje die volgens ons gebaseerd moet zijn op vertrouwen, dialoog, verbinden én samen presteren. Dicht op het werk, dicht op verandering, dicht op actie en vooral: samen. Gedreven door managers, open vragen en actie, ondersteund door HR. Actie dus in plaats van survey rapportages die aan managers worden gestuurd. Dit geldt niet alleen voor overheidsorganisaties, zorg, onderwijs, maar ook voor commerciële organisaties en overheden. En niet alleen met hun interne mensen, maar ook met hun externe mensen: patiënten, klanten, leden en inwoners.
Terug naar je dialoog: hoe stel je je uitnodiging op? Wat moet en wil je daarin kwijt? Hoe betrek je, en raak je je doelgroep? Hoe geef je context en informeer je ze?
Wat zeggen we in CircleLytics zelf, als je je uitnodiging voor je dialoog op gaat stellen:
- Wat is de call to action? Wat vraag je aan ze? Die openingszin dus…
- Wat is de context, welke informatie hebben deelnemers nodig?
- Wie vraag je nog meer behalve de genodigde die je uitnodiging leest?
- Wat is je intentie om met de resultaten te doen?
- Wat wil je delen over de followup na je vorige dialoog met deze groep?
- Hoe werkt deze werkvorm, online, asynchroon, via twee rondes?
- Wat is de kracht van privacy, dus anonimiteit voor deelnemers?
Nu volgt een ruim aantal uitnodigingen uit gehouden dialogen. Laat jij je inspireren door wat anderen ontwierpen? Wat wijzig je hieraan? Helpt het je om sneller, beter je dialogen op te stellen? Of het nu gaat om je team uit te dagen en goed voor te bereiden voor een bijeenkomst van volgende week, of het uitnodigen van 1.000en medewerkers om een verandertraject beter te laten slagen.
——–
“Steeds meer mensen combineren hun baan met de zorg voor een naaste. Meestal gaat het goed, maar de combinatie werk en deze mantelzorg kan ook uitdagend zijn. We stellen jou daarom anoniem vier open vragen, om van jullie allen te leren. Wat gaan we er mee doen?
Jullie meningen worden over een paar dagen anoniem teruggestuurd aan de rest van de deelnemers. Je geeft een waardering aan meningen van anderen en op die manier weten we wat we samen het belangrijkst vinden binnen het thema mantelzorg, en wat niet, en wat beter kan. Die actiepunten gaan we direct teruggeven aan alle leidinggevenden, met instructies.”
——–
“We stappen over van onze periodieke enquête naar deze dialoog. Veel leuker, want het zijn maar een paar vragen, ze zijn open, omdat we openstaan voor jouw mening. En: je hoort direct terug van de resultaten: je krijgt namelijk een uitnodiging voor de tweede ronde, waarin je antwoorden van anderen mag waarderen en verrijken met jouw aanbeveling om het te realiseren.
Zo wordt het en leuk, actiegericht en geven jullie dus aan wat echt het belangrijkste is en wat echt niet. Hierdoor kunnen we elke manager een actielijst sturen, op dezelfde dag dat de dialoog is afgelopen!
Alles is anoniem en we doen dit voortaan elk kwartaal op 3 tot 5 onderwerpen maximaal. Zo betrekken we jou voortaan bij onderwerpen die er echt toe doen en komen we samen tot actie. We zijn enorm nieuwsgierig naar jullie ideeën en oplossingen.”
——–
“In onze steeds complexer wordende werkomgeving met toenemende werkdruk willen wij als HR samen met de ondernemingsraad met jou in dialoog blijven. Zo leren we samen te weten en op te letten op onze energie, samenwerking en het door blijven ontwikkelen van onze organisatie, voor onze klanten.
Dus geen enquête, want we werken met open vragen waarna je de (afwijkende) antwoorden van anderen mag lezen, van leren en helpen waarderen. Daardoor weten we wat echt draagvlak heeft en dit resultaat bespreken we met de directie over twee weken. We willen benadrukken dat alle bijdragen en resultaten anoniem zijn. We willen dat jij het resultaat concreet gaat zien in je werk. Alvast bedankt.”
——–
“Bedankt dat je mee wil doen aan deze online dialoog voor de nieuw beleid voor ABC.
Bij het maken van dit nieuwe beleid staat de patiënt centraal en daarom nemen wij jullie meningen mee bij het maken van dit nieuwe beleid. Door deel te nemen draag je dus direct bij aan de verbetering van de zorg voor mensen die te maken hebben met ABC.
Deze dialoog bestaat uit twee rondes: in de eerste ronde krijg je 3 open vragen voorgelegd en 2 profielvragen. Daarna krijg je de antwoorden van anderen te zien, dan anders denken dan jij. Daarop kunnen jullie dan reageren; ben jij het met de anderen eens, kun jij je in hun ideeën vinden? Waarom, wat is je advies wat we hiermee kunnen? Zodra ronde 2 start volgt verdere uitleg in de uitnodiging die je dan krijgt.
Privacy is goed geregeld met deze werkvorm: je doet mee vanaf welke plek je maar wil, op een eigen moment en het is anoniem.”
——–
“Voorafgaand aan onze bijeenkomst komende vrijdag, waar een deel van jullie ook aan meedoet, willen we een tweetal vragen stellen aan iedereen die te maken hebben met ABC. We hebben gekozen voor deze werkvorm, anoniem en opgebouwd uit twee rondes. Alle antwoorden van jou en andere deelnemers worden vervolgens met behulp van slimme software uitgezocht en gesorteerd en opnieuw aan jullie aangeboden. Gedurende de week start de tweede ronde en kun je de antwoorden van andere deelnemers lezen en beoordelen Welke vind je het beste, wat is je actiepunt daarbij? Welke zie je niet zitten, waarom niet?”
——–
“Om tijdens onze kwartaaldag met alle leidinggevenden concreet met elkaar in gesprek te kunnen gaan vragen we je ook dit kwartaal om de open vragen (en twee gesloten) in deze dialoog anoniem te beantwoorden. Dit kan tot en met donderdag. Daarna word je uitgenodigd om deel te nemen aan ronde 2. Je krijgt dan de mogelijkheid om op de antwoorden van jouw collega’s te reageren en hieraan een score te verbinden: wat steun je en wat niet, en wat is concreet je suggestie? Wanneer de tweede ronde wordt afgesloten, ontstaat een waardevolle rangschikking, voorzien van draagvlak!
De resultaten worden tijdens de kwartaaldag uitgebreid besproken. Zo kunnen leidinggevenden direct met de beste opbrengst en acties aan de slag in hun teams.”
——–
“Jouw inbreng als nieuwe medewerker bij ABC is heel waardevol. In deze online dialoog gaan we samen op zoek naar de beste ideeën om de organisatie te presenteren en profileren als aantrekkelijke werkgever vanuit een unieke set van waarden die jullie belangrijk vinden.
Deze dialoog voeren we online, op een gelijkwaardige en anonieme manier. Het gaat belangrijke ideeën en inzichten opleveren over hoe ABC nog beter talent op de arbeidsmarkt kan aantrekken en daardoor minder last heeft van het personeelstekort.
We hebben 5 vragen klaar staan die je in niet meer dan 10 minuten kan beantwoorden. Nogmaals dank dat jij hiervoor wat tijd vrij maakt! In de tweede ronde kun jij weer van anderen leren, en zij van jou. We zijn benieuwd wat daar uit komt. Aan het eind ontvang je persoonlijk via mail de resultaten met de hoogst gewaardeerde bijdragen op ons vraagstuk.”
——–
En als ze gewend zijn aan deze werkvorm, kun je je uitnodiging beperken tot bijvoorbeeld:
“Zoals jullie weten is er een groot tekort aan verpleegkundigen. Er zijn 20% meer opleidingsplekken nodig om in de toekomst spoedzorg te kunnen waarborgen. Vanaf september zullen wij daarom meer studenten gaan opleiden dan nu. Wij zijn heel blij dat er veel collega’s interesse hebben getoond voor onze opleiding. Hoe mooi zou het zijn als we ze binnenboord houden na hun opleiding.
Het opvangen, begeleiden en enthousiasmeren van deze verpleegkundige in opleiding is een taak van ons allemaal. We hebben ook jouw hulp nodig. We horen heel graag wat jij nodig hebt en welke ideeën je hebt om dit samen goed op te kunnen zetten. Hoe beter we weten wat er nodig is, hoe beter we elkaar kunnen helpen. Doe je weer mee? Anoniem uiteraard!”
——–
Of nog korter:
“Nogmaals veel dank voor onze bijeenkomst afgelopen woensdag. Niet iedereen kon erbij zijn, en uiteraard was de tijd beperkt in zo’n bijeenkomst. Daarom nu nog een paar vragen aan jou en de hele top 50. Anoniem en op jouw eigen moment. Nadat jijzelf enkele vragen hebt beantwoord, en de eerste ronde eindigt, word je uitgenodigd voor de tweede ronde, waarin je de meningen van anderen kunt waarderen en aanvullen. Luisteren, leren en samen acties formuleren dus.”
——–
En als het een vervolgdialoog is op een vorige ….
“We hebben dankzij de eerdere dialogen, bijeenkomsten en besluitvorming, de nieuwe leidinggevende-structuur geïmplementeerd. We zijn benieuwd of jij de effecten van deze verandering al merkt, zowel in positieve zin, als in kritische zin en waar jij verbetering mogelijk of nodig ziet zijn.
Via deze online dialoog stellen we je dit keer drie open vragen. In de eerste ronde geef je antwoord op de vragen en in de tweede ronde kun je de antwoorden van jouw collega’s bekijken en waarderen. Alle reacties zijn anoniem, hierdoor telt je inbreng in de eerste ronde, en ieders steun voor bijdrages van anderen in de tweede ronde, even sterk. De resultaten van de dialoog zijn direct beschikbaar en daarom meteen geagendeerd voor de week erna. Zo komen we samen snel tot verbetering en actie. Dank je wel weer!”
——–
“We zijn benieuwd naar jouw mening over de taken van de rol van ABC. Om in onze regio naar jullie als uitvoerend medewerkers te luisteren en begrijpen, gaan we regelmatig een online, anonieme dialoog met jullie voeren. Anders dan een enquête mag je elkaars antwoorden zien, van leren en op stemmen. Anders dan een bijeenkomst bieden we privacy, denktijd en kunnen we echt allemaal meedoen.
Zie deze dialoog dus als een online manier om slimmer, veilig samen te werken. De resultaten zullen met jullie gedeeld worden via jullie leidinggevende en dat is nu al gepland en zo afgesproken. Je kunt de link om de vragen te beantwoorden openen vanaf je laptop of telefoon, 24 uur per dag. Kies dus je eigen moment. Alvast bedankt voor je bijdrage.”
——–
“Al enkele jaren werken jullie met de bestaande roosterregeling. Deze wordt op dit moment geëvalueerd en misschien herzien. Wij zijn benieuwd naar jullie input. Hoe ervaren jullie de roosters. Wat is goed of kan beter. Vertel het nu anoniem, reageer op de input van anderen en laat samen, op deze online manier, zien waar het project team ‘nieuwe roosters’ op moet letten. We op deze manier ons best doen om zoveel mogelijk wensen mee te nemen. Dus doe je ook mee en vertel je en vertellen jullie ons waar we op moeten letten?”
——–
“Zoals aangekondigd ontvang je hierbij de online dialoog waarmee je jouw mening en ideeën kunt geven om van onze teamdag een succes te maken. Om een goed beeld te krijgen wat we met elkaar belangrijk vinden hebben we vier vragen voor je. In de eerste ronde kun je jouw reactie geven en in de tweede ronde kun je de bijdragen van collega’s bekijken en aangeven in hoeverre je dit idee of deze mening steunt of juist afwijst. Je kunt daar meteen een aanbeveling bij geven zodat we samen sneller tot acties komen. Op deze manier komt er een gedragen prioritering tot stand, die we tijdens onze teamdag verder zullen uitwerken.”
——–
“Hoe ontwikkelt team based werken zich momenteel voor jou en voor je team? We willen leren van jullie ervaringen in deze nieuwe fase van team based werken. Met deze dialoog willen als veranderprojectteam door middel van open vragen van jou horen hoe je aankijkt tegen verschillende aspecten van team based werken en waar je meer of anders ondersteuning bij nodig hebt. Hierdoor kunnen teams van elkaar leren en leren wij hoe de verdere implementatie vanuit teams kan worden versoepeld en verbeterd.
Net als na vorige dialogen, zorgt het projectteam dat de resultaten direct gevolgen hebben voor de versnelling, vertraging en versterking die de teams nodig hebben. Zo bouwen we samen aan verandering.”
——–
En wie zien ook dit soort enorm korte teksten, als deze werkvorm regelmatig wordt ingezet. Het vervangt daarmee een bijeenkomst, die vaak kostbaar is, moeizamer planbaar, niet iedereen komt, en doorgaans geen tijd bieden om te luisteren naar elkaar en te reflecteren. Managers besparen enorm veel tijd maar ook meer kwaliteit.
“Ik wil graag dat jullie meedenken over het volgende zodat we dit snel oplossen én voorkomen. De werking is jullie bekend: twee rondes, anoniem en op onze keuzes nav de resultaten kom ik maandag terug.
——–
En als je vraagstuk nogal gevoelig ligt, of het in een erg vroege fase bevindt:
“We hebben een start gemaakt met het project ABC, om …. te bereiken. We willen in deze vroege fase begrijpen welke eerste gedachtes jullie hierbij hebben. Wil je die anoniem delen en daarna aangeven wat je van die van anderen vindt, en waarom? We doen dit met deze online dialoog, via twee opvolgende rondes. We zijn als projectteam nieuwsgierig naar deze eerste dialoog en weten op dit moment nog niet wat we er concreet mee kunnen: eerst willen we luisteren! Het kan zijn dat we het vaker doen met alle betrokkenen bij ABC.
En belangrijk: noem geen namen en voorkom dat je in je bijdrage iemand anders beschrijft op een manier waardoor je onthult om wie het gaat. Respecteer dus de privacy van anderen in wat je schrijft.”
——–
En als je besluitvorming wil doorlopen met je doelgroep:
Door eerdere dialogen en workshops met verschillende groepen, hebben we geleerd dat er vier belangrijke onderwerpen zijn. Door de dialogen hebben we ook duidelijk wat we samen bedoelen met deze onderwerpen en welke stappen nodig zijn. Daardoor kunnen we nu met jullie tot beslissingen komen. Enorm fijn op deze manier samen te werken met zoveel mensen!
Per beslissing leggen we voor of je het daarmee eens bent, met je onderbouwing. Als je dat niet zo is, horen we graag welk bezwaar of alternatief je hebt. In de tweede ronde zie je de reacties van anderen en kun je die met je scores steunen of juist niet. Daarna mag iedereen opnieuw en definitief antwoord geven op de vraag of je het eens bent met de voorgenomen beslissing. We zullen uitzoeken of veel gesteunde bezwaren nog kunnen worden meegenomen. Alles is anoniem, en over drie weken weten jullie het resultaat. Dank jullie wel!
Dat was het voor nu. We ontwerpen op deze manier honderden uitnodigingsteksten per jaar, en onze klanten zelf ook! Volg onze blogs en posts op Linkedin en blijf op de hoogte van nieuwe cases, inspiratie en meer over de kracht van mensen die samen denken, ervaren, leren en samen oplossen. Plan je een afspraak met ons om kennis te maken, een demo of om jouw dialoog te helpen ontwerpen?
