Een dialoog is een feestje! Zeker online! Anders dan een workshop waarbij de meeste mensen niet worden uitgenodigd. Want hoeveel passen er nu echt in zo’n vergaderzaaltje of Teams-sessie? En anders dan een enquête of poll die geen enkele interactie tussen deelnemers biedt die anders denken dan zijzelf. We zijn met méér mensen en dus meer brainpower dan een vergadering toestaat, en we leren veel méér van elkaar dan een enquête-tool begrijpt. Online dialoog combineert dat alles: welk aantal mensen dan ook, leren van elkaar en dan nóg eens vertellen hoe je erover denkt, en meedoen op je eigen moment en vanaf je eigen plek.
Dialoog is een feestje!
Op een feestje heb je muziek, een drankje en een hapje. Dat verbindt, dat nodigt uit. Bij een dialoog is taal de muziek, tijd om na te denken en te leren is het drankje, en anonimiteit is de hap!
Hoe zet je taal in om genodigden te verbinden met jouw onderwerp, jouw uitdaging, jouw vraagstuk? Wat wil je beantwoord zien worden, waarom, door wie en wat ga je er mee doen? Dit voedt bovendien de QuestionDesignLab, waarmee je ijzersterke, specifieke open vragen kunt ontwerpen.
Je zult je moeten verdiepen in je deze vragen, in jouw vraagstuk, de context, de beperkingen die je daarbij hebt en die je niet hebt. En je moet je verdiepen in de mensen die je uitnodigt. Waarom doe je dat, waarom doen zij mee, waaraan, waarvoor? Waarschijnlijk ga je de dialoog aan omdat andere werkvormen geen recht doen aan je situatie en vraagstuk. Diepgang, belangrijkheid, verschillende perspectieven, mensen de tijd geven, vertrouwen tonen, noodzakelijke anonimiteit, bewustwording vergroten bij de deelnemers: en zo zijn er nog meer redenen om de online dialoog te kiezen boven andere werkvormen zoals enquêtes of vergaderingen. Als je op een rijtje zet met een aantal steekwoorden waarom je ze uitnodigt, ben je al een heel eind. Nu je het waarom hebt uitgeschreven ben je toe aan de volgende stap.
Schrijf vervolgens erbij waarvoor je ze uitnodigt. Om iets samen te ontdekken, te analyseren? Of om iets op te lossen, creatief of zelfs innovatief te zijn? Of om iets te voorspellen, over iets na te denken wat nog (deels) in de toekomst ligt? Of blikken ze terug, wil je iets evalueren? Sluit duidelijk aan op de fase waarin je vraagstuk zich begeeft. Stel dat je met een complex verandertraject bezig bent, en je zit in de “knowledge” fase van bijvoorbeeld het ADKAR of PDCA model, richt je dan daarop en wees duidelijk. Baken af. Een klantorganisatie die niet precies een model volgt stelde recent opzettelijk vragen die niet afbakenden. Zo leerden ze dat verschillende groepen in verschillende fases van het ADKAR model bleken te zitten, en deze verschillende groepen door elkaars ervaring van elkaar konden leren en versnellen. Of je stelt ze een zeer open vraag waarom medewerkers vandaag weer voor deze organisatie zouden kiezen. Weet wat je kiest: hoe scherp baken je af of niet, welke vrijheidsgraden heb je te bieden.
En dan, verder met de voorbereiding van het feest!
Waar komen mensen (mentaal) vandaan, wat is hun context, wat weten ze al? Wat moeten ze nog eerst weten van jou, over het vraagstuk, alvorens op je vragen in te kunnen gaan. En naast ‘kunnen’ moeten ze dat ook nog willen. Zijn ze druk, gehaast, gestressd, waarom? Zijn ze loyaal, afwezig, ongeïnteresseerd, gecommitteerd, waarom? Nieuwsgierig zijn we gelukkig allemaal en de deelnemers delen dat ze bij jouw organisatie, afdeling of team werken, of in dezelfde stad of wijk wonen, of bij dezelfde vereniging zetten: er zijn altijd overeenkomsten, naast verschillen. Schrijf in een aantal steekwoorden op hoe je doelgroep eruit ‘ziet’. Je kunt bijvoorbeeld een aantal persona’s met steekwoorden beschrijven. Hou dit tegen een paar collega’s aan: herkennen ze deze persona’s en beschrijvingen?
Wat ga je naderhand met de resultaten doen van de dialoog? Vertel dat! Dat kan zijn dat je dat nog niet weet: zeg dat dan. Het kan zijn dat je twee weken later met de resultaten een directie-overleg voert en je erna wil communiceren wat de vervolgacties zijn. Kan zijn dat je het als input gebruikt voor een vergadering met een projectgroep en je later in het kwartaal daarop terugkomt. Zorg dat het aansluit bij de realiteit, jouw realiteit. Under-promise, over-deliver. Oftewel, wees nauwkeurig met de verwachtingen die je wekt en niet wil wekken. Mensen willen duidelijkheid waarom ze meedoen, en niet alleen waaraan en hoe. Daarom zeggen we ook: bij het ontwerp van je nieuwe dialoog: begin bij het eind. Wat staat er gepland, is een zorg, ambitie, knelpunt, plicht of doel? Redeneer van daaruit terug om mensen duidelijkheid te geven over wat er mee gedaan wordt.
Je merkt het al. Een workshop met een groepje of een enquête toesturen met pak ‘m beet 20-30 vragen is gewoonweg sneller opgezet en uitgevoerd. Maar niet beter, meestal slechter. En het goede nieuws: dialoog kun je leren! En onze mening is: je zou deze voorbereiding altijd moeten treffen: voor elke werkvorm of interventie, maar die andere werkvormen worden makkelijker en uit gewoonte uit de kast getrokken, terwijl dat met dialoog nog niet altijd zo is. Bereid je altijd goed voor is ons uitgangspunt.
Het is belangrijk en nodig om hard na te denken. Je brein verdiept zich in de ander en in het vraagstuk en hoe je deze aan elkaar verbindt. De makkelijke weg levert gewoonweg minder op. De weg van dialoog is betekenisvoller maar wel taaier. Daarom doen we dat samen 🙂
Hoe gaan ze meedoen aan deze CircleLytics Dialoog? Vertel dat je anonimiteit biedt, zoveel dagen denktijd geeft, en dat ze in de tweede ronde antwoorden van anderen zien, die anders denken dan jij. Laat daarmee zien dat het transparant en integer is, en iedereen beloond wordt door te zien en leren van wat anderen zeggen.
En voor de leiders onder ons (wat ons betreft zijn we dat allemaal, omdat we ons openstellen voor andersdenkenden!): mensen verwachten nogal wat van jou! Sterker nog, het kan maken dat ze blijven of weggaan. Of voor jouw dialoog die je nu uit aan het voorbereiden bent: het kan maken dat ze meedoen of afhaken. Dit is de perfecte gelegenheid om te laten zien dat je luistert en mensen wil betrekken bij vraagstukken die ook van hen zijn en samen beter oplosbaar. Onze leestip is “How to Listen” van Oscar Trimboli of luister eens naar de Deep Listening podcasts.
Laten we nu eens delen en experimenteren met taal.
Openingszinnen:
We hebben je hard nodig om te begrijpen hoe […] is ontstaan en belangrijker: wat we er samen aan kunnen doen.
Of beter nog: Ik heb je hard nodig.
Dat is nog persoonlijker. Maar informeler kan ook:
Wat leuk dat je mee wil doen. Belangrijk ook, want […] gaat over ons allemaal.
of …
Mooi dat je de tijd hebt genomen en interesse hebt in […]. Belangrijk ook, want daarmee zorgen we ervoor dat … .
Varianten, afhankelijk van context, waar jij en iedereen vandaan komt (zie bovenin onze inleiding):
Zoals je hebt gehoord zijn we gestopt met enquêtes, omdat we er niets mee konden, hoewel we dat wel geprobeerd hebben. Meten blijkt geen weten te zijn. Nu gaan we op een vernieuwende manier veel beter luisteren: via deze online dialoog.
We willen eindelijk aan de slag om […] te verbeteren en dat kunnen wij intelligenter samen.
We zijn ingehuurd om de directie en afdeling te begeleiden om […] te versnellen, en willen dat doen door de hele afdeling te betrekken: jou en jullie allemaal dus.
Weet jij hoe […] in kortere tijd bij de klant kan worden bezorgd, stel in 10% minder tijd? Doe dan nu mee met dit vraagstuk.
We willen als MT weten wat we haalbaar kunnen aanpakken om werkdruk te verlichten, terwijl we onze commerciële doelen […] wel willen vasthouden en behalen.
Hoe denk jij over […] en wat is nodig om binnen twee jaar […] te bereiken? Help je ons alsjeblieft mee om dit samen uit te zoeken?
Je kunt nadruk leggen op de hulp die je van mensen nodig hebt. Dat is fijn, want als je anderen om hulp vraagt, bieden ze dat graag. Je krijgt dat dubbel en dwars terug in hun respons, zowel kwantitatief, kwalitatief alsook qua diversiteit.
Andere varianten:
Wat is jouw gedachte over […] en wil je deze anoniem delen én leren hoe anderen over […] denken? Dan dagen we je uit om mee te doen met deze online dialoog via twee rondes.
Dit is geen enquête: we willen echt weten hoe jij er zelf over denkt en stellen je daarom open vragen. Het zijn er maar drie, maar wel serieuze vragen over een even serieus onderwerp waar we allemaal belang bij hebben: […].
Uit gesprekken die we met diverse collega’s hebben gevoerd, blijkt dat […] prioriteit moet krijgen. We willen samen met jullie begrijpen waarom en vooral: wat moet dat ons allen gaan brengen, en vooral: de klant.
Wat heb jij geleerd in de afgelopen maanden of jaren over […] waar we allen van kunnen leren?
Wees precies, hou je zinnen kort, en realiseer je dat je op gevoel, relatie, proces, inhoud, etc meer of minder nadruk kunt leggen.
Vergelijk maar eens:
De directie wil begrijpen wat jullie gevoelens zijn over de nieuw aangekondigde kostenbesparing en daarom jou anoniem hierover enkele open vragen voorleggen.
Versus deze:
De directie heeft de noodzaak om kosten te besparen afgelopen dinsdag uitgelegd en dit staat na te lezen via deze link […]. Welke aanvullende kostenbesparing kan jij bedenken?
Of deze:
De directie heeft jou en jullie nodig om te weten, per maatregel om kosten te besparen, wat jij denkt hoe dit jouw werkplezier kan raken. Jouw werkplezier is van grote invloed op onze uiteindelijke keuzes.
Als je ervoor kiest om in dialoog te gaan maar ook te blijven, kun je prachtig refereren aan de vorige dialoog:
Bedankt voor jullie suggesties en openheid voor de dialoog over […], waardoor we bereikt hebben dat […]. Deze maand leggen we opnieuw een belangrijk vraagstuk aan jullie voor.
En hoe en waar in je tekst vertel je over anonimiteit? Afhankelijk van de stemming en het vertrouwen rond het vraagstuk, de context ervan en bij de betrokken doelgroep, kun je daar verschillende zinnen aan wijden, zoals de volgende:
Je bijdrage aan deze dialoog is anoniem.
Lekker duidelijk dus. Kort en krachtig. Soms moet je daar meteen over beginnen, in je eerste zin dus.
En wat als recent een vertrouwensbreuk optrad? Bijvoorbeeld omdat bij een gehouden medewerkersonderzoek geruchten de ronde deden dat “managers wisten wie wel en niet meededen.” Helaas komt dat voor. We horen het van de bureaus zelf. Natuurlijk deugt dat niet. Je tekst heeft dan misschien wat extra’s nodig:
Je bijdrage aan deze dialoog is anoniem. Niets is technisch te herleiden tot jou als individu en dit is vastgelegd in contracten. Heb je hier vragen over, dan kun je jouw privacy officer bereiken via dit mailadres […].
Of in relatie tot de cultuur die er bestaat in je organisatie:
We willen dat je compleet vrij en onafhankelijk kunt meedenken over […]. Om die reden is deze dialoog anoniem: niets is herleidbaar tot een deelnemer. Neem bovendien de tijd.
Om echt elke collega mee te nemen in het beleid voor […] willen we naast bijeenkomsten, deze online, anonieme dialoog houden. Elke gedachte en bijdrage is goed en om alle drempels weg te halen is deze anoniem werkvorm gekozen.
Als mensen onder druk staan en jouw vraagstuk ook, dan is die vertraging nu pakken via de online dialoog van kritisch belang. Nog meer haast tonen is precies niet wat nodig is. Vertraag.
Het is belangrijk om […] samen zo snel mogelijk op te lossen en te begrijpen hoe we dit voortaan voorkomen. Neem daarom enkele dagen rustig de tijd om mee te denken of het bijvoorbeeld met collega’s over te hebben.
We laten het hier nu bij. Hopelijk inspireert het je om met je dialoog aan de slag te gaan en het feest te beginnen! Liefst samen met anderen, of samen met ons. Plan gerust hier een ontwerp-sessie.
Andere blogs over het ontwerpen van je dialoog:
Hoe stel je vragen in, in het platform.
18 Ontwerpprincipes voor open vragen.
