De organisator van een flink groot congres belde ons laatst. Op een woensdag. De daaropvolgende dag, donderdag, hadden ze hun evenement al: 400 bestuurders in een zaal. Of ze onze dialoog konden gebruiken voor co-creatie en interactie. Tot nu toe stond er (zoals altijd) Mentimeter ingepland, maar ze wilden af van een simpele enkelvoudige poll, enquête of quiz. De kracht van CircleLytics Dialoog is de interactie: niet alleen de interactie van jou als spreker met de zaal, maar óók en juist de interactie tussen de deelnemers zelf. Ze hebben stellingen en uitdagende open vragen gelanceerd, direct in de ochtend, waarna deelnemers antwoorden konden geven. Met de intentie om iedereen flink aan het denken te zetten. Simpel vanaf hun mobieltje, zonder app te hoeven downloaden, door het klikken van een link of het scannen van de getoonde QR code. Je zit er dan direct in.
Nadat deze eerste ronde sloot, startte de tweede ronde: slimme algoritmes zorgen ervoor dat alles verwerkt, gegroepeerd en verspreid wordt. Deelnemers gingen namelijk nu in break-out groepjes in dialoog met elkaar, maar gelijktijdig online met tientallen anderen: ze konden de anonieme antwoorden van anderen lezen, van leren en scores geven, met tips erbij! En zo konden dan direct bespreken in de dialogen aan tafel. Dát is rijke interactie en dát is pas leerzaam: iedereen gaat luisteren naar anderen die afwijkende meningen hebben en is niet beperkt tot de handvol meningen aan tafel. Je leert van deze interactie zelf als organisatie en voorzitter wat de groep bij nader inzien het belangrijkste vindt en wat juist niet, en waarom dat zo is. Je gaat dus niet zelf graven in de commentaar-veldjes van een poll, maar laat de deelnemers dat doen: zij begrijpen elkaars antwoorden beter, en kunnen deze steun geven via scores tussen -3 en +3. De deelnemerservaring was een sterke 4,2 op een schaal van 5 (gefeliciteerd daarmee), de respons was met 60% hoog (hoewel 84% ook gehaald wordt) en je hebt – als je dat wil vragen – 34 suggesties gekregen voor nieuwe onderwerpen. Interactie is de essentie van leren. Ons advies is daarom, om je deelnemers te beschouwen als groep die van elkaar kan leren, en niet jij alleen van hen. Dáárom die tweede ronde in CircleLytics.
Jouw event komt er dus nu ook aan? Prachtig om met elkaar bijeen te komen, met je collega’s uit de branche, met leden van een vereniging, met belanghebbenden bij een bepaald thema, een wat kleiner gezelschap, et cetera. Je wil toonaangevende onderwerpen, sprekers en mogelijkheden om te netwerken op de beste locatie, een succesvolle online of hybride bijeenkomst, met in alle gevallen grote aantrekkingskracht voor deelnemers. Je wil uiteraard dat ze ervoor, tijdens en erna flink positief over je event spreken, en de behandelde thema’s verdiept zijn en tot inspiratie en impact leiden. Je zoekt naar de creatie van waarde. Je hebt het wat dat betreft mooi voor elkaar: omdat je met een (zeer grote) groep zult zijn, kun je hen diep betrekken bij de creatie van die waarde: co-creatie dus. Dat zit ‘m dus al in de voorbereiding, maar ook tijdens en na je bijeenkomst.
Onze tips zijn overigens ook van toepassing op kleinere bijeenkomsten. Je doel en doelgroep begrijpen, in co-creatie de agenda, het doel of het programma opstellen en zorgen voor inspirerende interactie zijn altijd de game changers. Lees hier eens wat een congres van verpleegkundigen vooraf deed aan co-creatie met 100% van de doelgroep, terwijl bij de bijeenkomst zelf maar 20% kon komen.
De kracht van (grote) groepen mensen om samen te leren van elkaars informatieve en inspirerende perspectieven zit overal en dus ook op jouw event. We leren steeds meer dat de creativiteit, het bewustzijn en de intelligentie van mensen samen veel gelijkenis vertonen met hoe ons brein werkt. Ons brein is een netwerk van verbonden neuronen, die, net als verbonden mensen, samen sterker zijn. Losse neuronen kunnen niet zoveel. Een flinke groep individuen in de zaal evenmin.
Hoe zorg je dat die onderlinge interactie plaatsvindt? Hoe zorg je dat ze kennis uitwisselen, elkaar inspireren, raken, op nieuwe gedachtes brengen? Oftewel, hoe breng je wat teweeg? Je wil waarde bieden en verwachtingen het liefst overtreffen. Dan komen ze de volgende keer weer én gaat elke deelnemer naar huis met resultaten die er toe doen: contacten gelegd, een thema verdiept, afspraken gemaakt, et cetera.
CircleLytics Dialoog is een online, asynchrone tool om stellingen, dilemma’s en andere vragen voor te leggen aan welke groepsgrootte dan ook. Via QR, link of uitnodiging naar hun e-mailadressen, nodig je deelnemers uit. Geen gedoe met downloaden van een app, geen aanmeldingen, geen codes intypen, niets, gewoon direct meedoen.
Wat is het echte unieke? Het allerbelangrijkste is dat je deelnemers uitdaagt hun standpunt (in eigen woorden) te motiveren (eerste ronde) en deze motiveringen aan anderen worden getoond in de tweede ronde. Die tweede ronde start je wanneer je wil en daarmee eindigt de eerste ronde. Vervolgens mogen ze andere – en door de unieke AI vooral gevarieerde – motiveringen omhoog en omlaag scoren omdat ze het steunen of juist niet. Ze mogen ook vertellen waarom. Dit is en waardevol en een enorm plezier. Geef ze wat tijd. Daag ze uit.
Je mag instellen, per stelling/motivering, of ze hierna hun standpunt mogen wijzigen. Weet je dat 60% gemiddeld van standpunt wijzigt? Dat betekent dat je met een ouderwetse enkele poll (zoals er veel in de markt zijn, zoals Mentimeter) er gewoonweg vreselijk naast zit.
CircleLytics Dialogue wordt echter ook ingezet voor minder snelle interactie, waarbij je je doelgroep dagen de tijd geeft om te reflecteren op je vragen, en dagen de tijd geeft om op elkaars afwijkende antwoorden te reageren. Dat nachtje slaap doet wonderen voor het brein en ons lerend vermogen. Tijd voor reflectie dus. Bijvoorbeeld voor strategische vraagstukken, het uitzoeken samen van nieuwe klantbehoeften, vraagstukken in de zorg, in het onderwijs, et cetera. Maar ook om jouw bijeenkomst in dialoog en co-creatie met 10tallen of zelfs vele 1.000en voor te bereiden en de waarde van de bijeenkomst samen tot stand te brengen. Net als organisaties steeds minder top-down beslissen, moet jij er ook rekening mee houden dat jouw doelgroep zelf ontzettend goed weet wat de pijnpunten zijn. Zij weten het beste of jouw bijeenkomst het het waard is om ernaar toe te reizen, de tijd te investeren en bovendien ter plekke ook nog eens actief mee te doen. Let erop als je anderen inschakelt om jouw bijeenkomst, maar vooral het belang, doel en betekenis van jouw bijeenkomst te organiseren. Of het nu een kleinere bijeenkomst is met je afdeling (waarbij je een collega, secretaresse, trainee vraagt), of een groot congres, waar je een externe organisator voor inzet: zorg dat je in co-creatie en dialoog met je doelgroep je bijeenkomst tot stand brengt, waardoor jouw bijeenkomst onderdeel wordt van de context van je doelgroep, van hun belevingswereld en behoeftes. Dat voorkomt een gebrek aan betrokkenheid en beter, het voorkomt dat mensen niet op komen dagen of wel opdagen maar passief zijn.
We leggen deze co-creatie, de waarde en de betekenis verder uit aan de hand van onderstaande aandachtspunten.
Stel een duidelijk doel en begrijp je doelgroep.
Het kan zijn dat je een thema kiest dat actueel is en bij je doelgroep past. Of is het thema de aanleiding om je evenement te houden? Is het dan voor jouw doelgroep het beste om bijeen te komen of kan het thema beter op een andere moment behandeld en verdiept worden? Je inspireert mensen immers niet alleen als ze in een zaal zitten. Sterker nog, dat kan zomaar erg saai zijn, langdradig en éénrichtingsverkeer. Zoek in co-creatie uit wat je doelgroep bedoelt en zoekt, maar ook …. niet zoekt, niet wil.
Onze tips hierbij:
- zorg dat je je doelgroep kent en met hen een relatie onderhoudt; vraag wat hen momenteel – maar ook de komende tijd – bezighoudt, zorgen geeft of wat hun andere behoeftes zijn; vraag door naar het waarom daarvan
- doe dat na je vorige evenement, tussentijds en op tijd voor je volgende evenement; stel daarbij open vragen, en laat ze elkaars antwoorden zien, verrijken en prioriteren
- forceer niet dat het een evenement móet zijn, zoals een congres; stel vragen daarom ook vragen over de vorm; wellicht dat ze graag online bijeen willen komen, of zelfs asynchroon, dus niet eens op hetzelfde moment; je kunt in dat geval meer succes boeken door geen evenement te organiseren dan eentje waar men niet op zit te wachten
- als je juist wel graag een bijeenkomen wil van mensen, stel dan ook vragen vooraf over wat een doorslaggevende reden voor ze is om af te reizen naar het event. Is het om te netwerken? Experts te aanhoren, break-out sessies en dialogen te houden?
Co-creatie van een programma en sprekers
Uiteraard willen deelnemers vooraf weten waar het over gaat, hoe het programma eruit ziet, wie er komen spreken. Een goede naam als dagvoorzitter, een lunch, tussentijdse momenten om te netwerken, maar ook pauzes om een noodzakelijk telefoontje voor je werk of privé te plegen. Hoe stel je dat programma slim op? Hoe dat je dat – wat ons betreft – in co-creatie? Sprekers moeten bovendien goed gebriefd worden: waar zit de doelgroep echt op te wachten, wat verwachten, willen, eisen ze? Als je dat niet zorgvuldig en goed onderbouwd hebt uitgezocht (zie boven) sla je qua sprekers én hun briefing de plank onnodig mis.
Onze tips hierbij:
- Vraag je doelgroep bij de thema’s die ze prioriteren of ze daarbij een spreker op hun wensenlijstje hebben; als je ze vraagt naar verwachtingen tav inhoudelijke thema’s, en vervolgens vraagt om de thema’s van anderen te prioriteren en welke spreker ze daarbij voor ogen hebben, levert dat een relevante schat aan informatie op
- Zorg dat je in co-creatie met (een deel van) je doelgroep begrijpt wat de contouren zijn van je evenement; pak niet zomaar een format van het vorige evenement van de plank en veronderstel dat ‘dat nu eenmaal voor iedereen werkt’; de opkomst en de no-show van bijeenkomsten is bepaald geen gegeven
- Begrijp samen met je doelgroep welke werkvormen ze willen. Gewoon even een poll rondsturen, break out sessies en een buffet zijn de gewoontes maar niet de vernieuwingen. Ga in co-creatie en check in de markt voor vernieuwende vormen van interactie, zoals CircleLytics Dialogue om meer plezier en meer diepgang te krijgen dan met de oude tools als Mentimeter.
Locatie en de bijeenkomst zelf
Er komt enorm veel logistiek kijken bij je bijeenkomst (registratie, parkeren, zaalverdeling, catering, beveiliging, …). Waar spreken we af is al gauw de vraag. Zou je denken …. Maar vergis je niet in de kracht en vaak grotere kracht van asynchrone bijeenkomsten: je kunt dan zoals CircleLytics Dialogue, zeer grote groepen tot dialoog brengen met elkaar om dilemma’s, stellingen, vraagstukken samen uit te pluizen, op elkaar in te gaan, en daar weer op voortbouwen. En dat zonder je kantoor of sofa thuis te verlaten. Je kunt ook een deel van het programma op deze manier invullen. Een ander deel, bijvoorbeeld op een andere dag doe je dan op locatie. Ook met een kleine groep, zoals voor een retraite, heisessie, town hall, brainstorm, vergadering met collega’s of leden, focusgroep met klanten, et cetera: denk niet alleen in standaardtermen ‘waar we afspreken’, maar ‘hoe we afspreken’ en wat het meest waardevolle is, dus het volst van waarde, voor je doelgroep. Bij onregelmatige bijeenkomsten, zoals met leden, klanten, leveranciers of jouw branchegenoten biedt fysiek bijeenkomen de mogelijkheid elkaar de hand te schudden en over andere dingen te praten, wat te eten met elkaar, en later een drankje te doen ter afsluiting. Het netwerken telt dan meer, dan wanneer je met dezelfde collega’s een bijeenkomst plant, maar ook dan: ruim wat tijd in voor een afsluiting met elkaar en wat vrije tijd om te socialiseren. Aan het begin, en aan het eind.
Zorg tijdens de bijeenkomst dat je het programma volgt en beperkt aanpast een omstandigheden. Hoe beter je in co-creatie het programma tot stand hebt gebracht, hoe minder je hoeft aan te passen aan nieuwe ‘ineens ontstane’ behoeftes.
Onze tips voor jou:
- Combineer de kracht van online, asynchroon zoals in de aanloop naar de bijeenkomst of je evenement, of zelfs als onderdeel ervan; denk je eens in dat je met 1.000en deelnemers thema’s aan het doorspitten bent en 1.000en deelnemers van elkaar kunnen leren, nog voor je bijeenkomst is gestart; zo betrek je meer mensen, realiseer je meer betrokkenheid en waarde, en vergroot je de aantrekkingskracht om naar de bijeenkomst te komen
- Zorg dat je tijdens de bijeenkomst sterk inzet op co-creatie en (online) dialoog zoals in boven getoond voorbeeld, met een groot lerend vermogen: je wil immers dat deelnemers van elkaars ervaringen en meningen leren en niet met hun ‘oude standpunt en kennis’ naar huis gaan. Je moet verschil maken, en daar kun je maar beter je 10tallen of zelfs vele 1.000en deelnemers voor inzetten en bij betrekken.
En verder …..
Er komt meer kijken bij je bijeenkomst, van welke grootte dan ook. Hoe ga je de bijeenkomst zichtbaar maken en communiceren waarom dit er is. Hoe meer je co-creatie hebt ingezet, hoe meer de doelgroep al ingespeeld is op wat gaat komen en verbonden is met het succes ervan: ze hebben immers zélf aan de wieg gestaan!
Onze laatste tips:
- Zorg voor een goede opvolging. Vraag naderhand aan de doelgroep niet hoe de bitterballen en het parkeren waren. Als je niet in staat bent om die dingen goed te regelen (en allerlei andere belangrijke details) … We begrijpen allemaal dat je een hele lijst met dit soort zaken gewoon moet regelen. Punt.
- Vraag wél aan de bezoekers wat hen heeft geïnspireerd, wat ze meenemen naar hun volgende dag en waarom. Laat andere bezoekers deze reacties lezen en van leren. Zo betrek je ze dieper en een stuk langer dan alleen de looptijd van je bijeenkomst. En het leren van elkaar doet wonderen.
- Vraag de geregistreerden die niet zijn gekomen, wat veroorzaakte dat ze er niet bij konden zijn, wat ze hadden verwacht en wat ze de volgende keer wensen. Blijf daardoor dicht op praktische of andere redenen die hen weghielden, weghouden of juist aantrekken om erbij te zijn. Als het no-show gedeelte toeneemt is het de vraag of je onze tips voor co-creatie en dialoog met je doelgroep misschien beter moet uitvoeren. No-show heeft veel te maken met ‘het is het toch maar niet waard’ en dan heb je wellicht de waarde van de bijeenkomst samen niet goed ontwikkeld en/of niet goed gecommuniceerd ….
Alleen door waarde in co-creatie te ontwikkelen en de bijeenkomst voor te bereiden met en door de doelgroep, bereik je het beste wat die doelgroep boeit en inspireert. Verrijk je bijeenkomst met innovatieve interactie en dat gaat deze dagen veel verder dan de poll, een vlotte quiz of snelle enquête die je de vorige keer gebruikte. Zorg dat je deelnemers op welke schaal dan ook, in korte tijd met elkaar in interactie laat gaan en een enorme boost aan het lerend vermogen van en kennisdeling op jouw bijeenkomst geeft.
Een goed georganiseerde bijeenkomst of evenement zorgt voor waardevolle kennisdeling, het opbouwen van werkelijk nieuwe inzichten en het ontwikkelen van langdurige relaties. Tussen de deelnemers, en jij met de deelnemers. En dat begint volgens ons met co-creatie.
Wil jij jouw bijeenkomst in co-creatie en dialoog voorbereiden, innovatieve en vooral betrouwbaardere interactie tijdens je bijeenkomst en de sterkste followup? Plan dan eens een kennismaking via deze link.
