Continuous Listening NL Archives

Rudi Crabbé, bestuurder Eten+Welzijn kwam in 2020 in aanraking met de online dialoog als deelnemer. De manier waarop je via de dialoog collectief meningen ophaalt en op elkaar reflecteert, beviel hem uitermate goed. Vanwege een opdracht van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport om de meningen uit te vragen over duurzame voeding in de zorg, werd CircleLytics ingezet om de dialoog hiervoor te gebruiken. De dialoog die hierdoor werd gerealiseerd, was wat hem betreft een onmisbare stap om relatief snel met een groep, onderling veel te leren en daarna onderbouwd tot keuzes te komen.

Dialoog bevordert sturing voor integrale aanpak

Stichting Eten+Welzijn bouwt aan gezonde en duurzame zorg waarin mensen en hun welzijn centraal staan. Ze vertaalt kennis en bewezen oplossingen naar concrete toepassingen in de praktijk. Dat betekent bijvoorbeeld:

bestuurders helpen met het duurzaamheidsvraagstuk voor de zorg op gebied van voeding,
facilitair managers met voedingsbeleid en de implementatie ervan en met
verzorgers, zorgkoks en diëtisten in gesprek gaan over nieuwe regelgeving omtrent voeding.

Maar ook organiseert de stichting kookworkshops voor mensen die kampen met geur- en smaakverlies. Eten+Welzijn richt zich op kennis delen over gezonde en duurzame voeding met scholing en educatie op de werkvloer, het tegengaan van voedselverspilling en voeding op maat die lekker en gezond is.

Maartje Vervuurt, projectsupport en communicatie bij Eten+Welzijn vertelt: “We hebben een groot aantal doelgroepen met wie we in gesprek willen blijven. De integrale aanpak is belangrijk, want de gehele keten moet in beweging komen om structurele verbetering te brengen in de voeding in de zorg. De eerste online dialoog betrof “De urgentie van duurzame en gezonde voeding in de zorg”. Met deze dialoog hebben we alle ketenpartners die bijdragen aan duurzame voeding in de zorg, echt van boer tot bord, weten te bereiken. 255 deelnemers gaven binnen vijf weken kwalitatieve inzichten die we anders niet hadden opgehaald. De respons was hoog met 71% en meer dan 2.600 meningen zijn met elkaar gedeeld. De tweede ronde zorgt voor een veelvoud aan online interacties en leermomenten van elkaar. Dit beïnvloedt het vermogen van mensen om de eigen mening tegen het licht te houden en te herzien. De vraagstelling was breed, juist om te achterhalen waar men kansen ziet en wat mogelijke belemmeringen zijn. Op deze manier hebben veel mensen hun mening kunnen geven vanuit hun expertise. Vervolgens hebben ze in de tweede (dialoog)ronde gezamenlijk bepaald welke meningen ze waardevol vinden en waarom. Uit de toelichtingen bij de meningen haal je ook veel informatie. Soms hadden we deze antwoorden verwacht, bij sommige zijn we aangenaam verrast. Ze geven ook aan welke meningen van anderen ze niet steunen en waarom niet. Dit komt gewoonlijk niet makkelijk op tafel, maar voorkomt dat we conclusies trekken over wat ze belangrijk vinden, die niet kloppen.”

Concrete resultaten uit dialoog

Vervuurt vervolgt: “De resultaten uit de dialoog gehouden in 2020 hebben bijgedragen aan de inhoud van de Green Deal, waarin zorgorganisaties en de overheid afspraken maken over de bijdrage die de zorgsector kan leveren aan het verbeteren van het milieu. Concrete conclusies zijn: dat er nog weinig bewustzijn is over duurzame en gezonde voeding. Visie ontwikkelen, structurele kennisoverdracht en implementatie in alle lagen vormen de belangrijkste kansen. Duurzaam voedselbeleid is een integraal beleid, we moeten het samen doen. Uit de dialoog hebben we bepaalde actielijnen gehaald, die ons richting hebben gegeven in welke initiatieven we gingen opzetten en wie hier deel van uitmaakt. Ketenpartners per actielijn moeten met elkaar in gesprek blijven, samenwerken en vanuit gezamenlijke perspectief tot oplossingen komen. We hebben de resultaten met alle deelnemers gedeeld en hierin aangegeven welke meningen zij als groep het hoogst gewaardeerd hebben. Dus niet “die het vaakst genoemd werden” maar het zwaarst wegen namens de groep. Die terugkoppeling is belangrijk en laat de urgentie zien dat we als keten in zijn totaliteit moeten samenwerken om de beoogde doelstelling te behalen.”

Anoniem en a-synchroon mening delen

Vervuurt: “Deze brede vraagstelling aan zoveel mensen a-synchroon voorleggen – dus op hun eigen moment vanaf hun eigen plek – hadden we op een andere manier nooit kunnen doen. Je krijgt deze mensen fysiek niet in een ruimte, de vrijheid om openlijk een mening te geven is beperkt en juist reflecteren op andere meningen is zo waardevol. Het zijn tenslotte je collega’s of partners die op een andere manier naar hetzelfde vraagstuk kijken. De dialoog maakt dat we als stichting met deze gedragen antwoorden beter kunnen adviseren en acteren richting onze stakeholders en niet óver hen maar met en door hen keuzes maken. Wijzelf als stichting maken geen eindbeslissingen, maar dragen bij aan sturing in beleid en door de activiteiten en initiatieven die we als stichting ontplooien. We weten vanwege de dialoog dat we aansluiten bij de belangrijkste behoeften van verschillende partijen.

CircleLytics begeleidt ons bij dialogen naar gelang onze behoefte, zoals bij het ontwerp van vragen en toelichten van nieuwe mogelijkheden om analyses snel en helder te maken. De rapportages geven ons helderheid en we koppelen de resultaten altijd terug richting de deelnemers. Dat geeft hen ook weer inzichten. De vraagstelling stem ik altijd met CircleLytics af, want zij hebben hier veel ervaring mee. Door de juiste vragen te stellen, levert dit kwalitatief meer bruikbare antwoorden op. Zodra vragen open, uitdagend en relevant zijn, bereik je het meest met de groep, is de tweede ronde sterk en zijn de uitkomsten van waarde voor onze keuzes. Mensen moeten zich vrij voelen om hun oprechte mening te geven. Dat werkt met de dialoog heel goed hebben we gemerkt, mede vanwege de anonimiteit en de tijd die ze hebben om na te denken over hun mening en die van anderen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je dat bij deelnemers teweegbrengt. Vandaar dat we voorlopig altijd even een check doen met het team van CircleLytics.”

Lees ook wat andere organisaties bereiken met CircleLytics Dialogue, zoals Salta Group: “Deelnemers hebben enkele dagen de tijd, en je hebt dus niet de haast van een focusgroep, maar wel het spreekwoordelijke nachtje slapen, wat nodig is voor reflectie. Die reflectie op onze vragen en reflectie op elkaars (andere) antwoorden (en omhoog/omlaag scoren) borgen verdieping én validatie. Ze mogen bovendien hun gesloten schaal wijzigen als ze willen en een hoog percentage doet dat ook. Anders dan met enquêtes, krijg je dus een hoge betrouwbaarheid.” Lees hier verder.

Strategisch gezondheidsvraagstuk

Het programma Gezondheidshuis helpt ziekenhuizen te voldoen aan het Nationaal Preventieakkoord: “In 2025 is voor patiënten, personeel en bezoekers in 50% van de ziekenhuizen het voedingsaanbod gezond. Uiterlijk in 2030 is het voedingsaanbod in alle ziekenhuizen gezond. Daarnaast wordt ingezet op een gezonder voedingsaanbod in andere typen zorginstellingen.”

Vervuurt: “Eten+Welzijn helpt bijvoorbeeld zorgkoks om een volwaardig meer plantaardig menu samen te stellen. Het ontbreekt vaak aan kennis over gezonde voeding en daardoor is het lastig om van routines af te wijken. Bovenal moeten gerechten ook lekker zijn, wij helpen zorginstellingen hierbij op allerlei manieren.”

Plan hier je afspraak of demonstratie om te weten hoe het platform en dialoog jouw doelen en mensen samen verderbrengt.

Ideeën uit de praktijk

Vervuurt: “Een vraag die we binnen dit programma hebben onderzocht, is: hoe krijg je meer groente, fruit en water op het menu in een ziekenhuis? In een dialoog hebben we alle restaurant- en cateringmedewerkers in drie deelnemende ziekenhuizen gevraagd naar hun ideeën over hoe er meer fruit, groente en water in de ziekenhuisrestaurants kan worden geconsumeerd. We waren benieuwd naar alle ideeën van mensen die dagelijks met voeding in de zorg te maken hebben, zodat ze andere collega’s kunnen inspireren.

Veranderen gaat langzaam en vinden veel mensen lastig. Nudging (sturen van aandacht in keuzes die mensen maken) kan een positief effect hebben op het vergroten van consumptie van gezondere voeding, denk aan het aanbieden van gesneden fruit of poké bowls die rijk zijn aan groenten. Stel jezelf steeds de vraag: Hoe kun jij voor mensen de gezonde keuze makkelijker maken? Succesvolle voorbeelden uit de dialoog die in de praktijk goed werken, zijn: gezonde producten vooraan in het schap zetten, meer gezonde producten opnemen in het aanbod, toppings zelf laten samenstellen en smaakmakers zoals citroen aan water toevoegen. En er werd gratis kraanwater ter beschikking gesteld in het restaurant. Met die laatste actie ging de verkoop overigens niet achteruit én mensen dronken wel meer water. Dat is een mooi voorbeeld van hoe een idee succesvol in de praktijk tot uiting komt. Een belangrijk signaal uit de dialoog was: ga niet betuttelen. Laat mensen zelf de gezondere keuze maken door meer diversiteit in aanbod van gezonde voeding te brengen. En dat kunnen we alleen beamen: door zelf de keuze te maken, is deze ook duurzaam en dus een structurele verandering.”

Als je eens met CircleLytics verder wil spreken en een demo wil zien, klik dan hier en plan je afspraak.

Transform4C is een expertbureau in duurzame ontwikkeling, transitieopgaven, circulaire economie en klimaatdoelstellingen. De Sustainable Development Goals zijn hierbij hun leidend kompas. Ze geloven dat overheid, onderwijs en het bedrijfsleven een grote rol spelen om die klimaatdoelen te behalen en te bouwen aan een klimaatbestendige toekomst. Ze adviseren en begeleiden projecten door de lessen van pioniers op grote schaal te delen en deelnemers tijdens een experience en daarna via de online dialoog in de actiestand te zetten.

Charlotte Extercatte, innovator en oprichter van Transform4C: “Klimaatdoelen behalen gaat ons allemaal aan. We moeten niet alleen overleggen, maar ook vooral kijken welke acties we kunnen nemen. We helpen om die transformatieopgaven te versnellen als partner in het wereldwijde platform van klimaatprofessionals ‘100 Months to Change’ (100MTC) dat in september 2021 is gestart. Ons doel is om 1 miljoen professionals te inspireren en te versterken in hun klimaatwerk om zo de klimaatdoelen van 2030 te behalen. Dat gaat enorm hard met de grote organisaties die zich committeren en onze aanpak omarmen. Dit zijn de grote werkgevers van Nederland, die het verschil kunnen maken.”

Experiences als stimulans

Ze hebben hiervoor experiences bedacht die in company en ook met open inschrijving gehouden worden. De combinatie van de filmvertoning van Beyond Zero tijdens een 100MTC Experience en de concrete handvatten uit de aanpak van pioniers leidt bij partners tot een gevoel van ‘het kan wel’. Ze beleven een inspiratie- én motivatieboost om te versnellen in klimaatwerk.

Charlotte: “In de première hadden we zo’n 700 mensen in een zaal die de film Beyond Zero bekeken. Van CEO’s en wetenschappers tot programmamanagers en studenten. Vervolgens hebben we ze een moment gegeven om hun gedachten te ordenen na het zien van deze film. We stelden ze de vraag: Welke concrete actie kun je bedenken die je vandaag kunt oppakken? Hierdoor genereer je al 30% meer actie bij de deelnemers, simpelweg omdat je stilstaat bij de vraag wat je gaat doen. Vragen stellen prikkelt nieuwsgierigheid.

Belangrijke rol voor klimaatdialoog

Na dit specifieke moment willen mensen een vervolg. De online dialoog speelt daarin een belangrijke rol. De deelnemers krijgen namelijk enkele dagen na de vertoning van de film een reflectiemoment in de vorm van de 2e ronde van de dialoog: we confronteren en verleiden ze dan met de antwoorden van anderen, om de geesten verder te prikkelen en ze opnieuw tot nadenken aan te sporen. En dat werkt enorm goed! Ideeën van anderen zetten aan tot het herzien van je eigen gedachten. We geven ze daarmee een veel bredere, rijkere ervaring. Een call to action tool noemen we deze dialoog. We willen weer aandacht vragen voor dat ene goede idee dat ze concreet hebben benoemd en anderen ook favoriet vinden of om een daadkrachtige beslissing te stimuleren. Leiderschap tonen op dit vlak leidt weer tot operationele acties. We willen de bewustwording omzetten in concrete handelingen. Klimaatwerk moet structureel op de agenda komen, zodat elke medewerker binnen de organisatie gaat kijken naar hoe hij of zij kan bijdragen aan een klimaatbestendige toekomst.

We merken dat mensen nieuwsgierig zijn naar wat andere mensen denken. Dat is de eerste stap van verandering! Zij willen ook weten welke onderwerpen relevant zijn bij de andere grotere organisaties uit de zaal. Bij inzet van de dialoog haal je allerlei ideeën bij de deelnemers op. Ook innovatieve ideeën van de minderheid van de deelnemers uit de eerste ronde krijgen een ruime kans om door de andere deelnemers de hoogste waardering te ontvangen in de tweede ronde. Die collectieve intelligentie en het leren van zowel ideeën van de minderheid als ook van de meerderheid hebben we hard nodig voor het gezamenlijk in beweging komen. Over meerdere organisaties heen beschouwd levert dat bijzondere inzichten op: wie is ambitieuzer, waarom, waardoor? Wat is de inzet, wat zijn de acties van de ene en de andere organisatie?

Klimaatversnellers

Voordat we de dialoog uitsturen onderstrepen we het belang ervan bij onze opdrachtgever én de deelnemers. We zetten in op welk effect ze willen realiseren en vooral hoe. De standaardvragen in onze dialoog zijn: Wat gaat er goed? Wat vind je dat er meer kan? Welke concrete actie ga jij doen? Hoe vind je dat op een schaal van 1-10 en wat raakt je het meest? Deze vragen hebben we trouwens in overleg met CircleLytics bedacht. We zetten de denkkracht van mensen het beste in met open vragen.

Uit de dialoog volgt een top 5 met prioriteiten voor het management team, dit zijn de ‘Klimaatversnellers’. Die top 5 is gemaakt uit de meest gewaardeerde ideeën en prioriteiten binnen de deelnemersgroep. Die terugkoppeling over de top 5 geven we ook aan de deelnemers terug. Deze close out is belangrijk. Zo krijgen ze reflectie op elkaars ideeën en de datagedreven resultaten die daaruit voortkomen. Dat helpt hen om in de actiemodus te blijven.

Met dit programma dagen we uit aan de voorkant en zetten tegelijkertijd klimaatwerk structureel op de agenda op de achterkant.

Lees hier wat het Ministerie van VWS zegt over dialoog, validatie en het verschil met enquête

Incompany

Bij incompany trajecten realiseren we bewustwording binnen de gehele organisatie. Dat betekent dat verschillende afdelingen anders kijken naar klimaatdoelen en de acties die hiervoor nodig zijn en andere afdelingen daar weer van leren, op reageren, etc. Het is belangrijk om eerst inzichtelijk te hebben hoe iedereen naar dezelfde prioriteiten kijkt en welke processen moeten worden aangepast om die acties daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Draagvlak zoeken dus en niet zomaar zonder onderbouwing achter een individueel idee aanrennen. Soms staan afdelingen op een actie lijnrecht tegenover elkaar door andere belangen. Dan is het zaak om te kijken hoe ze toch gezamenlijk tot een concrete actie kunnen komen, en hoe ze elkaars acties en ambities kunnen begrijpen, versterken en van leren. Gezamenlijk vooruit blijven gaan dus!

Leren van elkaar

Voorheen heb ik wel met dialogen op papier gewerkt. Dat is tijdrovend en arbeidsintensief. Ook heb ik kleine groepen mensen fysiek bij elkaar gebracht of stuurde enquėtevragen voor onderzoek. Nu kan ik zeggen, de impact is dan minder, want je haalt alleen de antwoorden op. Juist die tweede ronde in de klimaatdialoog is zo interessant en bepaalt wat belangrijk is en wat niet. Zo krijgen deelnemers bovendien inzicht in wat anderen antwoorden en leren ze dus veel van elkaar. Iedereen wordt slimmer gemaakt, meer bewust en aangezet! Dat maakt de impact alleen maar groter.”

Pioniers in Nederland

Inmiddels hebben we 8500+ deelnemers in ons programma gehad. Partners en experts die zich hebben gecommitteerd aan de 100 MTC zijn o.a. Deloitte, Ernst & Young, ABN AMRO, KLM, Regio Foodvalley, Renewi, Skyteam, Museon Omniversum, PME Pensioenfonds, SWP, Savills, Boot, hieroo., Mourik, AmCham EU, Impact City. Met de 30+ partners wereldwijd zijn ze de voorbereiding gestart om de dialoog ook internationaal in te zetten.

Charlotte: “We willen de voorlopers met elkaar verbinden, want dat brengt een positieve versnelling in het transformatieproces. We vergroten daarbij onze impact dankzij sterke partners, zoals Nyenrode Business Universiteit, MVO Nederland, RVO Duurzaam Door, PhiAccelerator en SmartWorkPlace. Daarnaast werken we met 10 Places to be samen.

Resultaten uit dialogen en van onze partners delen we zoveel mogelijk. Want zo leren we transformeren met elkaar. Veranderen doe je niet alleen. Ieders verstand en open mind aanzetten en zorgen dat je in dialoog gaat, blijft en voortgang blijft boeken met elkaar.”

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

David is een communicatiebureau dat zich bezighoudt met strategie, concept en design. Zij werken alleen voor organisaties die vanuit een ideaal opereren. Ofwel organisaties die weten waarom ze doen wat ze doen of dat met ons willen ontdekken en uitdragen. Ray Roovers, communicatie adviseur bij David: We kijken altijd vanuit het grotere geheel voordat we aan een specifieke opdracht starten. Het is de optelsom van de merk-, medewerker- en klantbeleving die je als organisatie dichter bij je idealen brengt. Het vertrekpunt is altijd het merk: de purpose (big ideal), positionering en persoonlijkheid (identiteit).

Dit doen we altijd in co-creatie. Ons werk werkt beter wanneer we het samen maken. We betrekken de mensen in de bestuurskamer, op de werkvloer en mensen van buiten. Zo zien we meer, begrijpen we meer, bedenken we meer, bereiken we meer…

Als je mensen onderdeel maakt van het probleem, maak je ze ook onderdeel van de oplossing.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

De kloof

We kwamen bij zakelijk dienstverlener in de mobiliteitsbranche aan tafel die met een positioneringsvraagstuk zat. Een organisatie in beweging. Er lag een nieuwe strategie die al in uitvoering was, tegelijkertijd werd er aan het fundament gebouwd. Waar gaan we nou voor? En wie zijn we nou samen? De positionering was niet helder genoeg geformuleerd.

Het gebroken driehoek van Jan van Delden geeft weer hoe ze in de bestuurskamer in staat zijn het gesprek goed te voeren, hoe medewerkers op de werkvloer goed met elkaar in dialoog zijn, maar dat daartussen een kloof gaapt. De communicatieopgave is om die kloof te dichten.

Hoe groot die kloof is en op welke punten de kloof zit, wil je achterhalen zodat je er ook echt wat mee kunt doen. Bovendien maak je de mensen daardoor ervan bewust en dat is de eerste stap voor verandering De taal van de organisatie ophalen en wat medewerkers verstaan onder bepaalde termen is belangrijk voor het verdere proces. Van daaruit kun je een advies op maat geven, dat dus is gebaseerd op wat er zich volgens de mensen echt plaatsvindt.

Risicobeperking en lage kosten met data

Om de kloof binnen deze organisatie te achterhalen hebben we de dialoog van CircleLytics ingezet. Ruim 700 medewerkers hebben aan deze anonieme dialoog meegedaan, via de 2 rondes (waarmee ze 3 stappen doorlopen). We stelden drie open vragen in de eerste ronde over hoe ze de organisatie zien, hoe ze zelf bijdragen aan het succes van de organisatie en welke toekomst ze voor zich zien. Het is overigens verrassend eenvoudig om een dialoog aan te maken. De snelheid waarmee je vervolgens inzichten, suggesties en perspectieven ophaalt via dit systeem, maakt dat we CircleLytics graag inzetten bij opdrachtgevers. De 2e ronde zorgt ervoor dat iedereen elkaars bijdragen doorneemt, en deze waardeert met een getalswaarde én toelicht waarom. Die twee stapjes in de 2e ronde zorgen voor een enorme verrijking, onderling leren van elkaar, verdere bewustwording van het onderwerp en bovendien dat alles gerangschikt wordt: wat wordt het meest gesteund of juist niet en waarom? Bovendien is het goed betaalbaar en onderbouwt – of weerlegt – het met data de aannames of een onderbuikgevoel van de leiding van de organisatie en van onszelf. Zo beperk je risico’s. Geen enkele organisatie staat te springen om op basis van – achteraf verkeerde – aannames grotere investeringen te doen en een koers te varen die medewerkers naast zich neer leggen. Met CircleLytics heb je draagvlak in cijfers en woorden van mensen zelf in handen waarop je dan gedegen beslissingen kunt baseren.

Dialoog versnelt en bevordert inclusiviteit

De door de mensen in ronde 2 meest gewaardeerde antwoorden in de dialoog worden automatisch geclusterd getoond in het CircleLytics dashboard, waarna een top 5 overblijft. Overigens ook een bottom 5: het is erg waardevol te begrijpen wat de groep niet steunt of zelfs echt afwijst. Deze top 5 hebben we gedeeld met de communicatieafdeling van de opdrachtgever.. Binnen twee weken hadden we de uitkomsten van de dialoog paraat: alles realtime. We kozen twee weken omdat dat een mooie doorlooptijd bood voor dit onderwerp en deze groep. Daarna volgde onze verdere analyse die we uiteraard deelden met de opdrachtgever en waarna we een advies uitbrachten over de vervolgstappen.

Voorheen duurden deze trajecten veel langer en waren ze kostbaar. We hielden dan fysieke sessies waarin we vragen stelden of speelden een speciaal ontwikkeld spel. In grote organisaties kun je dan slechts een beperkte groep of groepen mensen hierbij betrekken maar lang niet iedereen. Bovendien is het proces arbeidsintensief en ook tijdrovend. Verandering is mensenwerk en de betrokkenheid van de organisatie wil je niet uitstellen. Dus voor ons werk en klanten is een ‘schaalbare’ manier om dialoog te voeren zeer belangrijk. Zo voorkomen we dat kleine groepjes De antwoorden haal je met een enquête of groepje bovendien analoog op: er is geen reflectie-tijd om rustig een paar dagen na te denken en te reageren op elkaar. Die uitkomsten uit groepjes moet je normaliter zelf verwerken en dus zelf betekenis zien te geven, en daarna volgt de analyse. Dat kan veel rijker door de mensen er zelf bij te betrekken: zij kunnen betekenis geven aan wat collega’s zeggen. Bovendien merken we dat sommige mensen in groepsbijeenkomst het voortouw nemen, veel spreektijd nemen daarmee, waardoor introverte mensen niet (meer) reageren. Terwijl introverte mensen juist originele gedachtes hebben waar de luide of snelle sprekers van kunnen leren. En als de directie ook in de fysieke sessies aanwezig is, houden mensen zich vaak in en zeggen vooral wat wenselijk is. Zo’n bijeenkomst is dus erg kwetsbaar, weinig representatief en de data die dat oplevert daardoor van beperkte waarde.

Wat dat betreft, is de dialoog van CircleLytics inclusief en zorgt dat iedereen direct betrokken wordt. Letterlijk iedereen kan meedoen en zelf ideeën opperen en ideeën van anderen waarderen. Er is nauwelijks een drempel om mee te doen, want de dialoog gaat via anonieme deelname, is online, en staat dagen op zodat mensen hun eigen moment kunnen kiezen De combinatie van online dialoog mét daarna bijeenkomsten (in kleiner verband) waar je met de resultaten tot besluitvorming en keuzes komt is wat ons betreft de mooiste combinatie.

Lees hier wat Philips zegt over co-creatie, dialoog, collectieve intelligentie, leiderschap, betrokkenheid.

Juiste vragen

De juiste antwoorden krijg je door de juiste vragen te stellen. Hier is een valkuil aanwezig, want voor opdrachtgevers is het vaak lastig om objectief te blijven. De woordkeuze en zinsopbouw in een vraag zijn van invloed op het gevoel wat mensen krijgen bij die vraag. Je wilt mensen niet in een bepaalde richting sturen qua antwoorden maar wel richting geven aan het onderwerp via de vraag. De voorkeur ligt bij het groots denken en dromen, zodat mensen zich niet beperkt voelen door angst en zelfs hun wildste ideeën durven delen. Hieruit ontstaan mooie, eerlijke en out-of-the-boxreacties. We zijn dan ook blij met de ondersteuning van CircleLytics bij het finetunen van de juiste vragen. Die leveren dan ook juiste antwoorden op voor de 2e ronde en maken die 2e ronde zeer inspirerend voor alle deelnemers

Concreet bewijs

Wat levert de dialoog op? In dit geval concreet bewijs hoe groot de kloof tussen boven- en onderlaag binnen deze organisatie is. Het is duidelijk dat een gedeeld beeld over de toekomst ontbreekt. Hierop hebben we een advies gemaakt en we zijn de vervolgstappen samen met de communicatieafdeling aan het implementeren. We zien ook dat veel medewerkers handelen vanuit persoonlijke waarden die weer overeenkomen met de kernwaarden van de organisatie. Dat was eerder een aanname en die is hierbij bevestigd. Met de data uit de dialoog van CircleLytics versterk je de positie van de communicatieafdeling. Je staaft de adviezen met bewijs. Zo kun je zelfs de meest sceptische persoon laten zien waar de gaten vallen en hierop actie ondernemen. Dat maakt het zo’n krachtig instrument.”

Interesse in een demo voor jullie management, HR en / of medezeggenschapsorgaan? Neem contact met ons op.

Demo aanvragen

Spaarne Gasthuis zet regelmatige dialogen in voor een cultuur waarin samenwerking, betrokkenheid en betere besluitvorming hand in hand gaan. Met het online platform CircleLytics Dialogue nemen managers besluiten die breed gedragen worden door collega’s en slimmer tot stand komen. Collega’s voelen zich – en vooral: worden echt – betrokken en je benut daarmee de denkkracht van de groep. Bovendien voelen ze zich gehoord en gewaardeerd omdat hun meningen ertoe doen en de bedachte oplossing niet in een la verdwijnt en ze niks meer van horen. Concrete vragen, concrete oplossingen, concreet aan de slag.

Hoe ging dat lang geleden bij een Germaanse stam? Nou, de leiders van de groep staan bij elkaar en bespreken toekomstplannen. Om de leiders heen zitten het volk te luisteren. Er klinkt een aanzwellend sissend, afwijzend, geluid en dat betekent dat toehoorders de plannen maar niks vinden. De leiders horen het en weten dat er geen draagvlak is voor hun plan en dat ze dit moeten aanpassen. Als de mensen de plannen zien zitten maken ze een goedkeurend geluid zodat de leiders weten waar ze aan toe zijn. Leiders of leidinggevenden binnen een bedrijf of organisatie hebben draagvlak nodig voor hun beleid en beslissingen. Of het nu gaat om verpleegkundigen, artsen en managers of zoals in dit voorbeeld ver voor de jaartelling’, het principe zonder ons, niets over ons, is hetzelfde. Goed leiderschap begrijpt dat medewerkers de oren en ogen van de organisatie zijn en hun gedrag en acties de prestaties van de organisatie bepalen.
‍

Draagvlak creëren via online samenwerking

CircleLytics: “Het principe van draagvlak creëren binnen de groep lijkt enkele decennia geleden verloren gegaan. Daarvoor in de plaats gebruiken bedrijven en organisaties een andere, technische manier van besluitvorming waarbij prikklokken, individuele beoordeling, kpi’s en performance pakketten centraal staan. Een meer individualistische kijk op mensen, erg hiërarchisch: “wij bepalen topdown over jullie, meten individuele prestaties, beoordelen en rekenen individueel af en leiden op basis van productiviteit”. En daarmee is de verbinding verdwenen tussen mensen binnen een organisatie en raak je het onderling lerend vermogen kwijt. Dat is jammer, want je weet meer met de groep als geheel dan dat je individueel, zelfs als vele individuen bij elkaar, kunt bedenken.”

Tevredenheidsenquête werkt niet

Spaarne Gasthuis: “Een ander belangrijk gegeven is dat medewerkers zich gehoord willen voelen. Dus een tevredenheidsenquête invullen met meerkeuze antwoorden, waar je je mening niet kwijt kunt, en waar je nooit meer iets van hoort, dat werkt niet en daar zijn mensen op uitgekeken. CircleLytics is gebaseerd op voorgaande inzichten in hoe we leren, gehoord willen worden om de online dialoog te ontwikkelen om alle medewerkers de kans te geven om hun mening, kennis en ervaring in te brengen op een gestructureerde manier. Het platform zorgt ervoor dat medewerkers op elkaars meningen kunnen reageren en van elkaar kunnen leren, reflecteren en zelfs tot nieuwe inzichten kunnen komen en deze zichtbaar maken voor jou. Ze horen er dus meteen van terug en beïnvloeden samen de denkrichting. Samenwerking. Co-creatie.”

Lees hier wat Philips zegt over snellere actie van managers en hoe dialoog verder gaat dan enquêtes.

Mening vragen, samenwerken en oplossen

Spaarne Gasthuis: “Waarom zou je als manager op een afdeling in het Spaarne Gasthuis de verpleegkundigen uit je team niet vragen hoe zij denken dat ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar medische apparatuur? Waarom zou je dat zelf gaan zitten verzinnen? De verpleegkundigen doen het werk en hebben er vast goede ideeën over. Samenwerken geeft je niet alleen de denkkracht en creativiteit van de groep, het zorgt er ook voor engagement, dat mensen zich gehoord voelen omdat hun mening ertoe doet. En ze zien dat er iets mee gebeurt als je de oplossingen implementeert”.

Prikkelende vraag stellen

Hoe dat er in de praktijk uitziet? Want hoe raadpleeg je alle 120 collega’s van je afdeling? Of de ruim 4.000 medewerkers van het ziekenhuis? Voor tientallen (of honderden…) persoonlijke gesprekken over een bepaald probleem heeft de manager geen tijd maar wil wel echt aandacht aan medewerkers en hun ideeën besteden. En dat ze onderling van elkaar leren, samenwerking opzoeken en uitpuzzelen wat het beste is. CircleLytics: “Ons platform bootst zo’n gesprek online na. Je start met het bedenken van een goede, prikkelende vraag die de doelgroep uitdaagt om hun input te geven. Dat kan een actueel probleem zijn, maar ook vragen over waarom mensen de organisatie waarderen zodat daar meer aandacht aan gegeven kan worden. Belangrijk is dat de leidinggevende ook echt iets doet met de input die gegeven wordt en door de korte doorlooptijden van de online dialoog kan dit ook heel snel. In dagen als je wil.”

Spaarne Gasthuis: “Als je een probleem signaleert maar die kwestie wil je vervolgens niet oplossen dan moet je ook die vraag niet stellen. Die prikkelende open vraag die mensen raakt, leg je voor in een eerste ronde aan de medewerkers. Zij geven antwoord. In de tweede ronde kunnen de medewerkers elkaars antwoorden zien, ervan leren en verrijken door scores en toelichtingen. Dit gebeurt anoniem zodat hiërarchie geen belemmering vormt. De uitkomst van deze tweede ronde is een overzicht van de bijdragen die het meest worden gesteund door de medewerkers. Je haalt dus het sentiment op bij de mensen zelf over wat anderen zeggen.” CircleLytics: “En een mooie bijkomstigheid is dat iedereen de kans krijgt om ook andere oplossingen of invalshoeken te lezen, waardoor het inzetten van de dialoog al een interventie op zich is”.

Nieuwsgierig naar wat CircleLytics voor jou betekent? Plan hier je demo of kennismaking.

Superhelden van Marvel

CircleLytics: “Eigenlijk lijkt de online dialoog veel op de superhelden van Marvel. Je gebruikt een attribuut, in dit geval technologie, om meer uit jezelf te halen. Meer te leren, geïnspireerd te raken en meerdere perspectieven te zien. De manager bereikt meer door de denkkracht van zijn mensen in te zetten. Wetenschappelijk onderzoek laat zien dat samen nadenken over een probleem tot wel 60% meer denkkracht oplevert dan er individueel over nadenken”. Spaarne Gasthuis: “Binnen een week liggen er met het platform al 800 suggesties op de mat om een probleem op te lossen, met de meest gedragen bovenaan en het waarom. Zo komt de manager erachter wat zijn mensen weten en wat hij niet in zijn/haar eentje snapt”.

‍

CircleLytics ingezet voor Patiëntveiligheid

Spaarne Gasthuis: “Op een bepaalde afdeling van het Spaarne Gasthuis werd binnen korte tijd een aantal keer het alarm van een monitor gemist. De patiëntveiligheid is gelukkig niet in het geding geweest. Er is direct een maatregel genomen om dit risico te verkleinen. Boven het huidige scherm is een tweede scherm geplaatst om de data groter weer te geven. Een aantal andere technische oplossingen bleek niet haalbaar op korte termijn en daarom is aan de collega’s van de afdeling gevraagd mee te denken. Wat zijn suggesties waar nog niet eerder aan is gedacht? De vraag die in ronde 1 is gesteld: Wat is de allereerste actie die we moeten ondernemen om ervoor te zorgen dat we over een maand geen alarm op de monitor meer missen? En in ronde 2 was de vraag: Als je het eens bent met de suggestie dan geef je het een positieve waardering, en als je het er niet mee eens bent of de suggestie niet herkent, dan geef je het een negatieve waardering. Licht je antwoord toe. De uitkomst was dat de meest genoemde oplossing uit ronde 1 in ronde 2 werd weggestemd. Er kwam een andere oplossing bovendrijven. Deze is door een minderheid geopperd, maar kan uiteindelijk wel op brede steun onder de collega’s rekenen. Voor de leidinggevenden van het team is het nu helder welke interventie zij nu als eerst moeten doen om het probleem op te lossen, en dat is een andere oplossing dan zij in eerste instantie voor ogen hadden“. “Maar door het inzetten van de online dialoog weten ze nu welke oplossing de grootste kans van slagen heeft”, zegt Saskia Haasnoot, Strategic Businesspartner bij Spaarne Gasthuis die CircleLytics gebruikt in samenwerking met Spaarne Labs. Samen waren zij nieuwsgierig naar de tool en wilden ze ermee experimenteren om ervan te leren. Haasnoot ziet hoe enthousiast de collega’s over deze online dialoog zijn. Juist vanwege de kansen die het platform biedt voor medewerkers om hun inbreng te geven én dat de leidinggevenden snel zicht hebben op wat de collega’s het meest steunen én waarom. Dat is precies wat de Future of Work betekent: een betere samenwerking, meer bevlogenheid én betere besluiten!

Meer weten?

Wil je meer weten over het gebruik van de online tool CircleLytics neem dan contact met ons op of contact Spaarne Labs.

Open vragen voor hoge respons én diepgang

Hoe was jouw dag? Wat zullen we doen komend weekend? Wat vind je van dit idee? Hoe kunnen we dit probleem het beste oplossen? Open vragen dus. Van gesloten vragen die enquêtes ons voorschotelen zijn mensen flink moe (het begrip survey fatigue, oftewel enquête-moeheid). Dat is te begrijpen. We willen immers onze mening kunnen geven, bijdragen aan het vraagstuk, en niet gedwongen worden uit een gelimiteerd aantal antwoorden te kiezen. Daardoor weten mensen bovendien dat je ze serieus neemt, ze vertrouwt. Hierdoor krijg je meer meningen op tafel, en bovendien een hogere respons. Als gevolg wordt je onderzoek betrouwbaarder van open vragen. Vergeet overigens niet dat mensen en dus ook medewerkers in het heden en in de toekomst leven: vragen stellen over het verleden, zeker het verre verleden zoals maanden of een jaar geleden motiveert niet.

Gesloten vraag mét open antwoord

Ook als je een gesloten vraag stelt (score, meerkeuze, stelling), is het in beginsel beter om het open tekstveld aan te bieden. Gesloten vragen dus combineren met open vragen in één en dezelfde vraag. Vraag de deelnemer om de score of het antwoord op de meerkeuzevraag concreet toe te lichten. Bijvoorbeeld “met een recent, helder voorbeeld”. Door om een toelichting te vragen, wordt de score niet zomaar aangeklikt maar doordacht gegeven. Hierdoor is je resultaat betrouwbaarder. Bovendien leer je over de redenen die achter scores schuilgaan en kun jij je cijfermatige resultaten duiden. Je kunt daardoor ook analyseren of er per vergissing lage scores zijn gegeven (ja dat gebeurt bij enquêtes), terwijl het open antwoord op het tegenovergestelde wijst; of andersom. Als gevolg daarvan wordt je onderzoeksresultaat beter, en kun je lezers succesvoller informeren en overtuigen.

Dus niet: “Hoe beoordeel je ABC”
Maar wel: “Hoe beoordeel je ABC en kun je dat duidelijk onderbouwen?”

Beperk jezelf niet

Huidige technologie van enquête-aanbieders is erg gelimiteerd in het verwerken van open antwoorden. Daarom ontmoedigen de marktleiders nog steeds om open vragen te stellen. De meeste websites van deze aanbieders zijn daar heel duidelijk in. De verwerking van de gegevens staat daardoor bij hen bóven de kwaliteit van jouw onderzoek en boven het belang van jouw deelnemers. Wij menen dat dat achterhaald is. De technologie van CircleLytics is juist ontwikkeld om open antwoorden te verwerken en om te zetten in informatie. Op een manier die deelnemers ontzettend waarderen. Hierdoor word jij niet gelimiteerd om het goud van de open antwoorden te delven.

Prof Neely (University of Cambridge):”People often reveal their true thoughts and feelings in the open-ended comment boxes. In general, the content of these comments offers a much more reliable predictor of a people’s behaviour.”

Hoe ga je met open antwoorden om?

Wat is het verschil tussen het verwerken van open antwoorden op open vragen door een enquête-tool en door CircleLytics? We leggen dat uit aan de hand van een simpel voorbeeld. Na een reorganisatie van HR, waarbij zij decentraal als business partner zijn gaan werken, wil management en HR het resultaat onderzoeken. De vraag was heel simpel: “Hoe beoordeel je de effecten voor jou van de decentralisering van HR en kun je dit toelichten?” Circa 3.000 medewerkers konden een 1-10 score geven en gaven hun toelichting. De gemiddelde score was hoog. De antwoorden werden daarna gegroepeerd op basis van word count en topic modeling. Hierdoor konden 14 thema’s worden gegroepeerd. Klaar?

Sentiment, gewicht & waarde meten

Voor enquêtes wel. Voor CircleLytics begint het dan pas omdat open vragen precies onze kracht zijn. Met deze technologie kan per vraag bepaald worden of er een 2e ronde is. In die 2e ronde worden de ongesorteerde antwoorden, in gevarieerd samengestelde setjes, teruggestuurd naar deelnemers. Zij mogen deze beoordelen en voorzien van een score -3 tot +3, sleutelwoorden kiezen en een toelichting geven op hun score. Zij geven dus een sentiment, een weging mee aan antwoorden van anderen. Door woorden te kiezen, geven zij die woorden nota bene een extra weging mee. Hierdoor geven ze semantische waarde aan de data. Dat is een enorme verrijking. Dus nog voordat technologie analyses gaat uitvoeren, gaan 100en of zelfs 1.000en deelnemers dat doen. In de praktijk blijkt dat enorm aantrekkelijk: meer dan 50% van de deelnemers beoordeelt meer dan 40 antwoorden van anderen. Deelnemers houden van deze manier van open vragen beantwoorden en investeren enorm in hun deelname. Dat is wat anders dan de moeheid waar enquêtes onder gebukt gaan….

Wat blijkt …

Terug naar ons voorbeeld: 3.000 deelnemers die gemiddeld 30 antwoorden beoordelen, zijn bijna 100.000 denkslagen. Die 2e ronde wordt collectieve intelligentie genoemd. Hierdoor kreeg de klant een geheel nieuw inzicht. In plaats van 14 thema’s bleek na de 2e ronde, maar 3 thema’s echt favoriet te zijn en draagvlak te hebben. Bij nader inzien focusten de deelnemers dus op die 3 thema’s. Bovendien kwam een 4e, nieuw thema naar boven, waar een enkeling aan dacht in ronde 1, maar een grote groep deelnemers voor viel in ronde 2 door deze positief te beoordelen. Het thema ging over de waarneming van iemand dat de HR business partners zelf het zwaar te verduren hadden…. Een enkele had empathie daarvoor. Het thema kwam door een gewone enquête van 1 ronde, gewone word count en topic modeling niet boven tafel. Alleen door de 2e ronde van CircleLytics konden deelnemers bij nader inzien een ander thema prioriteit geven, een weging. Een ongekende verrijking van het onderzoek.

Daarom dus dialoog

Dat is de reden waarom de technologie van CircleLytics geen enquête heet maar dialoog. Want dialoog vergt dat mensen bereid zijn in tweede instantie anders over je vraagstuk na te denken en CircleLytics structureert dit. Ze leren van de antwoorden van anderen en kunnen het met afwijkende antwoorden eens zijn, deze afwijzen of ertussen in. Mensen denken in tweede instantie beter na, raken meer geïnformeerd door de antwoorden van anderen, kunnen zich beter nuanceren of zelfs flink hun inzicht veranderen. Ze schrijden immers dit inzicht voort: ze denken eerst snel, en daarna vertraagd (lees ook Kahneman’s onderzoek), en dat levert jouw onderzoek meer diepgang op: hun eerste ronde-resultaten kun je vergelijken met de resultaten uit de tweede ronde: je ziet het verschil.

Wanneer dan wél een enquête?

Vergeet het woord enquête eventjes. Want ons advies en ervaring is om per vraag in CircleLytics het ontwerp te bepalen. En dus of je een gesloten schaal wil toevoegen, een meerkeuze wil voorleggen, en of je het tekstveld wil aanbieden. Daarbij pas je de vraag aan als je een tekstveld toevoegt. Je vraagt in dat geval namelijk expliciet naar invulling van dat tekstveld en dat vergt een open vraag. Ten slotte bepaal je of de vraag in de 2e ronde meegaat en stel je deadline daarvoor in. Je combineert dus de oude enquête met de nieuwe mogelijkheden van het open tekstveld en de 2e ronde. En als een vraag geen ruimte laat voor zelf nadenken maar gewoon een score of aanvinken van een vooraf bepaald antwoord, dan laat je de 2e ronde achterwege, en eventueel zelfs het tekstveld. Alles vanuit één tool. Wil je verder nog je tips voor het formuleren van ijzersterke vragen, lees dan ons WhitePaper met ontwerpprincipes.

Analyses en resultaten

Concluderend dus: de respons en kwaliteit worden hoger. Nog belangrijker: accurate cijfermatige uitkomsten en betrouwbare duiding van deze cijfers. Met open vragen dus. Aanvullend kun je de resultaten in CircleLytics nader analyseren via onder andere de unieke Weighted Word Count waarbij het sentiment (score / selectie van woorden) wordt meegewogen. Want dit leidt tot gehele andere inzichten dan de oude word count.

Alles heeft een houdbaarheidsdatum. Ook al ben je nog zo gewend aan de enquête, iets dat moeheid bij deelnemers veroorzaakt, en kwetsbare kwaliteit vertoont, is toe aan vernieuwing.

We nodigen je graag uit om kennis te maken met de kracht van mensen, op basis van (vooral) open vragen, met de CircleLytics Dialogue Solution.

Demo aanvragen

Elk jaar, kwartaal of maand moet HR er aan geloven, en medewerkers ook … de medewerkers-enquête. Op 10 tot soms wel 80 vragen scores ophalen van medewerkers. Algemene vragen. Voor specifieke uitdagingen. Dat is geen match. Mensen zijn daarom niet al te gelukkig met enquêtes. Het is voor hen niet goed zichtbaar wat er daarna mee gedaan wordt. En hun echte mening kunnen ze niet kwijt. De kopzorg voor de directie en HR begint daarna pas en dat ligt bij HR op het bordje. De grote vraag is namelijk: wat is het waarom achter de cijfers van de enquête? Wat moeten we nu?

Weet je het waarom, dan kun je pas sturen

Inmiddels hebben 300+ organisaties met medewerkers achterhaald wat het waarom is, hun echte, eigen meningen achter de cijfers. Het verhaal van de mensen zelf. Zeker nu medewerkers thuis-en kantoor combineren, flink overwegen om van baan te wisselen, is het nog meer van belang om te weten wat er echt bij ze speelt. Algemene vragen met een score leveren dat antwoord niet. De volgende stap is om in dialoog te gaan met medewerkers.

HR directeur: “Gallup onderzoek laat al jaren zien dat medewerkers meer gemotiveerd zijn als ze hun eigen mening mogen geven. Dát blijkt echt een goudmijn in onze organisatie.”

In dialoog kun je pas echt luisteren

De vragen die je aan je partner, vrienden en familie stelt beperken zich niet tot meerkeuze en scoorbare vragen. Waarom dan wel in het geval van medewerkers? Met medewerkers ga je dus voortaan ook in dialoog met open vragen. Met open vragen toon je vertrouwen, openheid, interesse in medewerkers. Met open vragen krijg je antwoorden die er toe doen, die het verschil maken, het inzicht geven. Bekijk eens ons whitepaper met alle ontwerpprincipes om ijzersterke open vragen te formuleren.

Wie vraagt, die krijgt. En dan?

Onze klanten, vooral HR en management teams, zetten CircleLytics in om open vragen te stellen aan 10 tot wel 100.000 medewerkers. 100% inclusief: iedereen doet gewoon via een link mee. De antwoorden mogen anoniem gegeven worden. Daarna mogen ze de anonieme antwoorden van anderen zien en aangeven of ze deze heel waardevol of niet zo waardevol vinden. Dat betekent dat alle gestructureerd wordt en jij weet wat het meest belangrijk is.

En wat levert luisteren naar medewerkers echt op?

Blije medewerkers. Je neemt ze serieus en dat maakt indruk. Bovendien leer je vreselijk veel van wat ze vertellen, lossen ze problemen op, maken ze verbeteringen zichtbaar. Gewoon omdat je ze ernaar vraagt. Management waar HR business partner voor is, is hier enorm over te spreken: zij snappen wat er achter cijfers schuil gaat en HR geeft ze informatie in handen om betere beslissingen te kunnen maken.

Wil je eens kennismaken met de online dialoog van CircleLytics? Contact ons.

Maurik Dippel, CEO, mede-oprichter

Tja, regels. Welke hinderen medewerkers nu echt, snappen we waarom en kunnen we dit oplossen? Hoe zorg je als ondernemingsraad, HR, manager of CEO ervoor dat medewerkers hierover actief meedenken, ideeën aanreiken en prioriteiten helpen stellen? Zij weten immers precies waar ze elke dag van balen en wat hun werk frustreert.

Ik herinner me een college over Mintzberg en het nut van bureaucratie om chaos te beheersen bij groeiende organisaties. Nu is de opvatting dat we juist wendbaar moeten zijn, bottom-up besluitvorming, servant leadership en agility moeten omarmen omdat markten zo grillig zijn. Voorwaarts! Toch? Weg met regels dus? Vrijheid en vertrouwen zodat we creatief kunnen zijn en samen problemen oplossen? Zoals Seth Godin in zijn boek en TED talk Tribes al aangaf dat mensen het makkelijkst de kant op te leiden zijn die ze altijd al op wilden. In een onderzoek van McKinsey over stabiliteit versus wendbaarheid, geven de auteurs aan dat modern leiderschap de kunst is van het wegnemen van procedures, structuren en regels die verandering in de weg staan, en het behouden van wat nodig is.

En welke regels en procedures moeten dan wél blijven? Welke staan mensen in de weg om te veranderen in een richting die ze allang uit willen?

Het bijzondere is dat we niet zomaar houden van verandering. Althans, niet als we er geen invloed op hebben, geen deel van uitmaken, geen mede-eigenaar van zijn. We deinsen terug bij verandering als we hier geen rol in vervullen, zo blijkt uit onderzoek van bijvoorbeeld de American Psychology Association inzake Well-Being. Stress neemt toe naarmate medewerkers bedreiging zien van de waarden waar ze impliciet naar leven en werken. En andersom. Waarden zijn daarmee nogal slimmer om in te zetten dan regels! Dat ontdekte Netflix al wat langer geleden. Ze volgen onder andere een hele simpele regel: Avoid Rules! People over Process! Iets genuanceerder blijkt bij bestudering dat Netflix regels alleen toestaat als iets tot onomkeerbare schade kan leiden. Netflix staat blijkbaar een foutmarge toe, om te leren dus. Fail fast often zeggen startups en guru’s zoals Gary Vaynerchuk dan wel eens. Wij ook. En regels houden dit leerproces tegen.

Rudy Snippe heeft het in zijn boek “Doorbreek uw bedrijfscultuur” over het zelf-refererend vermogen van organisaties. Ze houden hun eigen systeem, en regels, in stand en confirmative bias zorgt ervoor dat mensen dan vooral openstaan voor signalen die hun gelijk bevestigen en geen bedreiging vormen voor hun reeds bestaande beeld of opvattingen. Managers of medewerkers die zeggen: “dit moet nu eenmaal zo, omdat dat de regels zijn, vraag mij niet waarom” of “zo werkt dat hier niet” wens je niemand toe, behalve je concurrent. Nou, zelfs die niet …

Demo aanvragen

Er zijn aanwijzingen dat alleen al in de zorgsector in Nederland €5 mld aan administratieve lasten wordt verbrand. Nu is het nogal wat om te zeggen dat dit ‘dus geschrapt’ kan worden, want regels bieden ook structuur, ondersteunen het afleggen van verantwoording en maken risico’s inzichtelijk en beheersbaar. En niet in de laatste plaats wil de wetgever ook nog allerlei zaken nageleefd zien worden, zoals vereisten bij een vergunning, aanbesteding, et cetera.

Laten we het hier bij? Nee, zeker niet. Wat als je 2 x per jaar een slimme online dialoog voert en aan je medewerkers zou vragen welke regel volgens hen afgeschaft kan worden en waarom ze dat zeggen? Wat als je medewerkers op elkaars ideeën kunt laten reageren, waardoor deze onderbouwd worden en je daarna weet welke potentieel kunnen worden afgeschaft, en nog belangrijker: waarom! Wat als je ook zou vragen welke regel ervoor zorgt dat ze juist stabiel en gestructureerd hun werk kunnen doen? Die hen helpt en duidelijkheid verschaft?

Eén van onze klanten heeft het onderwerp ‘regels’ aangepakt door eenvoudig weg haar medewerkers te vragen (bijna 3.000 medewerkers) om regels te noemen waar de organisatie en zij alleen maar last van hebben en de klant niet gebaat bij is. Vervolgens vraag je in ronde 2 hoe ze de input van anderen waarderen en prioriteren (door het geven van een score tussen -3 en +3). Bovendien vraag je in die 2e ronde waarom ze de input van anderen zo scoren. De opbrengst was helder en te verdelen in:

1 regels die medewerkers hinderen in hun werk en niet verklaarbaar nog steeds bestaan;

2 regels die hinderlijk zijn, maar een doel dienen;

3 regels die nog maar eens serieus bekeken moeten worden maar die de schijn tegen hebben.

Alles wat onder 1 valt kan na verdere analyse worden vereenvoudigd of verwijderd worden. Let op het keten-effect: stel de vraag waar de regel zijn herkomst aan ontleent. Snappen we dan nog steeds of de regel achterhaald en onnodig is? Als nodig in een kleine(re) groep verdere online dialoog voeren.

Alles wat onder 2 valt, wordt nader uitgelegd. Blijkbaar moet je medewerkers vooral helder maken dat die regels bestaan en waarom naleving nodig is. Besef dat ze dat blijkbaar niet wisten. Ga daarom na waarom ze dat niet wisten? Waarom zijn er regels die onbekend zijn, ongetraind zijn en / of niet terug te vinden? Je kunt belangrijke regels ook via dilemma’s slim trainen met groepen medewerkers. Neem contact met ons op, als jou dit aanspreekt.

Alles wat onder 3 valt, tenslotte, moet je nader analyseren. Je kunt met de groep die deze identificeerden verdiepende online dialogen voeren om duidelijk te krijgen wat je hier mee moet. Ook hier geldt: wat is de herkomst, waarom begrijpen we niet waarom deze regels er zijn?

Je begrijpt de boodschap. Het gemak om rommel op te ruimen en belangrijke regels de zichtbaarheid te geven die ze verdienen zijn beide pure noodzaak. Iets wat je eenvoudigweg niet kunt laten liggen. Je wil hier niet mee wachten: regels wil je of kwijt, of nageleefd zien. Er tussenin zit volgens ons niets. Zo valt werk, noch de klant, noch je medewerker tussen de wal en het schip.

Hoe verder? Wij kunnen een programma met jullie organisatie of afdeling opzetten voor bovenstaande uitdagingen. Binnen 2 weken heb je de eerste resultaten met groepen vanaf 10 medewerkers tot wel 10.000den. Je zult versteld staan en je investering vlot hebben terugverdiend. Wat zich niet alleen uit in geld en wendbaarheid, maar ook een hogere tevredenheid en inzet van medewerkers. De beste bedrijven in de wereld, hebben een fundament gebaseerd op de inzet van deze medewerkers. Niet de CEO van IKEA, maar een medewerker kwam destijds op het idee om de poten van de LÖVET tafel te verwijderen, om zodoende ‘platte verpakkingen’ te ontwikkelen als slimme, klantvriendelijke logistieke oplossing. Onderschat de medewerkers niet, ze hebben ideeën, willen hun werk graag verbeteren en als geen ander weten ze welke regels overboord kunnen én welke juist hard nodig zijn.

Zin in een uitdaging? Neem vandaag nog contact met ons op, om morgen nog te starten.

Demo aanvragen

Wat zijn juiste vragen aan medewerkers? En hoe krijg je meer inzicht uit de antwoorden die deelnemers invullen? Wat is het het hoe en waarom van de keuze? Wat is het echte onderliggende verhaal? Of blijft dat onder de oppervlakte hangen?

Juiste vragen leiden tot een geslaagde vragenronde

De juiste vragen stellen klinkt simpel, dat is het niet. Dat blijkt wel uit talloze enquêtes die je ooit als organisatie hebt verspreid. De response is laag, de antwoorden geven nauwelijks de gewenste resultaten en de frustraties van medewerkers nemen alleen maar toe, want ze hebben het gevoel dat er ‘niks gedaan wordt’ met hun response.

We nemen het woord enquête dan ook niet in de mond. We hebben het over uitdagen, luisteren naar elkaar, samenwerken, waarbij de insteek is om de dialoog met elkaar aan te gaan. Bij vragenrondes zijn juiste vragen een kritiek punt of de vragenronde geslaagd is. Met geslaagd in deze zin bedoelen we: of de uitkomsten leiden tot oplossingen die bijdragen aan het doel van de vragen.

Vragen bedenken is lastig

We hebben geconstateerd dat vele organisaties moeite hebben met de vraagstelling. Je komt niet zomaar tot de juiste vragen. We hebben daarvoor afgelopen jaren bij tientallen organisaties met vele tienduizenden medewerkers onderzoek gedaan, studies bestudeerd en 100den vragen ontworpen. We hebben hen bevraagd hoe het met ze gaat, wat beter kan of zelfs wat beter moet.

Door de 2e unieke ronde van CircleLytics hebben ze elkaar uitgedaagd en geïnspireerd om dieper na te denken over voorgelegde vragen. Organisaties als Fivoor, Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, Movisie, Unilever, Gemeente Utrecht, HR Community, RSM (global) en diverse andere organisaties zijn met medewerkers en hun netwerk op deze manier in dialoog.

De afgelopen maanden hebben tientallen organisaties, 10.000den medewerkers bevraagd over hoe het met ze gaat, wat beter kan of moet. En ook welke werkzaamheden thuis kunnen worden uitgevoerd, welke niet, en waarom? Hoeveel thuiswerk, hoeveel op kantoor? Wat willen medewerkers, wat eisen medewerkers? Hoeveel ruimte staat de arbeidsmarkt toe om niet op eisen of wensen van medewerkers in te gaan? Blijven medewerkers dezelfde wensen en eisen houden als het gaat om thuis of op kantoor werken? Wat als dit wijzigt? Wat is de invloed de overheid en maatschappelijke ontwikkelingen als het gaat om keuzes rondom thuis of op kantoor werken?

We hebben met diverse klantorganisaties vragen ontworpen, onderzoek gedaan en studies gelezen. Hierdoor hebben we voor jou en jullie organisaties top dialoogvragen ontworpen. Deze kun je ongewijzigd gebruiken, verrijken of selecteren.

Mens, maatschappij en organisatie hebben momenteel te maken met ongekende omstandigheden. De onzekerheid wat betreft gezondheid, financiën, banen en toekomst voor jou en je omgeving gaan op dit moment hand in hand. Daarnaast moet thuis-en kantoorwerk gecombineerd worden en dat is op zichzelf staand al complex genoeg zonder corona. Maatschappijen en landen onderling staan bovendien onder druk om hun hoofd boven water te houden, zich te verantwoorden richting parlement en burgers en te zorgen dat de gezondheidszorg op niveau is of komt, om vertrouwen te bieden aan allen. En dan is er nog een arbeidsmarkt, bereikbaarheid van kantoren, kosten van kantoorruimte versus thuiswerk, etc. Organisaties maken nu al verschillende keuzes, zoals Lloyd’s en Goldman Sachs in dit artikel.

We zitten in die zin in een groot experiment waarin veel mensen en instanties meningen hebben, wijzen naar elkaar en we continu geconfronteerd met nieuwe, veelal onzekere informatie. Onzekerheid en vormen van sociale isolatie kunnen leiden tot stress en mentale problemen die normaal verzuim ontstijgen. Dit kan resulteren in een ernstig verlies aan vertrouwen, betrokkenheid en productiviteit.

CircleLytics heeft topvragen ontwikkeld waarmee het leiderschap van de organisatie, HR, ondernemingsraad en alle medewerkers samen kunnen bepalen wat goed gaat, wat beter kan of zelfs moet. In tegenstelling tot de diverse corona-enquêtes, halen de vragen via CircleLytics scores naar boven: én het waarom én hoe medewerkers samen denken over het ‘hoe dan beter’. Dat levert diepere inzichten op om gedegen beslissingen te kunnen nemen dan scores op een ouderwetse enquête. Het levert ook samenwerking op: medewerkers leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Iets wat in deze tijd in de roep om sociale interactie keihard nodig is.

Wat mensen hard nodig hebben is vertrouwen en verbinding. Dit vergroot je door ze serieus te nemen, te laten zien dat hun meningen ertoe doen en ze te verbinden in de 2e ronde.
We hebben dus een vragenset ontworpen om de dialoog aan te gaan met leidinggevenden en een set voor dialogen met medewerkers. Deze vragen zijn ingebouwd in CircleLytics en direct te gebruiken. We raden aan om de dialoog met je mensen niet tot één keer te beperken omdat de omstandigheden, markten en onzekerheden voortdurend veranderen. Je kunt de vragen verrijken met iets wat specifiek bij jullie van toepassing is.

Een voorbeeldvraag:

“In welke mate is informatie vanuit de leiding duidelijk en beschikbaar voor je?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:

“En geef aan welke verbetering jij ziet voor een hogere score de volgende keer.”

of:

“En licht je score toe met een recent, duidelijk en sprekend voorbeeld.”

En andere voorbeeldvraag:

“Wat is de grootste uitdaging bij het leiden van je team als je thuiswerkt?”

Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:

“Beschrijf een situatie waar andere leidinggevenden het meest van kunnen leren.”

of je kunt nog meer sturing geven richting de deelnemer:

“Richt je hierbij niet op video-vergaderen/IT maar op de sociale kant van je werk.”

Uit de eerste vragenronde komen scores en kwalitatieve antwoorden. Deze dienen als input voor de tweede vragenronde bij de dialoog van CircleLytics. Op deze manier dagen we deelnemers uit om dieper na te denken over de eerder voorgelegde vragen. Ze leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Dat brengt een samenwerking tot stand en creëert draagvlak voor uiteindelijke beslissingen. Een dialoog ontstaat en de kracht van de collectieve intelligentie van een organisatie komt nu naar voren.

Vraag het

Stel leidinggevenden en medewerkers de juiste vragen, laat zien dat hun opinie ertoe doet en verbind ze met elkaar in de tweede vragenronde, zodat je als organisatie kunt inspelen op de werkelijke behoefte die leeft onder medewerkers. De juiste vragen helpen om management, Human Resources, de ondernemingsraad en alle medewerkers meer inzicht te geven in wat al goed gaat, wat beter kan en wat echt moet veranderen. En laat het niet bij één keer, herhaal deze vragenrondes regelmatig, de omstandigheden veranderen namelijk voortdurend.

Wil je kennismaken met deze dialogen voor je medewerkers en / of leidinggevenden en je inzicht meteen vergroten? Mail ons dan en start nog vandaag met je Proof-of-Concept.

Demo aanvragen