Je hebt je dialoog goed voorbereid. Als je bij het einde van je dialoog begint, staat je dialoog stevig en kun je live. De kracht van bewuste, open vragen kan zijn prachtige werk gaan doen. Open vragen, online en anoniem gesteld, leggen een schat aan inzichten bloot. Door de unieke 2e ronde, geven deelnemers waarderingen aan elkaars antwoorden. Ze zorgen dat alles mooi in volgorde van belangrijkheid wordt gezet. Jij krijgt stevig onderbouwde resultaten terug, waar de steun van de mensen én intelligente beslissingen samen komen.
Mmm… maar wat als deelnemers vragen hebben?
Heb je een helpdesk nodig? Ja: maar slechts een hele kleine. Maar als je 100en of zelfs 1.000en mensen bevraagd, krijg je toch vast wel wat vragen zul je denken? Jazeker. Niet veel, maar je krijgt ze wel. Onze tips in deze blog helpen jou bij de voorbereiding. Zelfs die enkele vraag kun je dan snel beantwoorden. Dus een kleine helpdesk, en voor ieders gemak een slimme, online plek voor de ‘meest gestelde vragen’.
Vooraf: weet even dat onze ervaring na 1.000en dialogen is dat meestal maar 0,1% tot maximaal 0,5% van de deelnemers een vraag heeft over de dialoog. Deelnemers waarderen het enorm dat je ze vertrouwt en nodig hebt en jouw ijzersterke vragen maken hun leven makkelijk. Dat levert een hoge respons, hoge kwaliteit en een hoge waardering op. En omdat de CircleLytics Dialoog rondes intuïtief zijn, levert het weinig vragen op. Voor 5.000 deelnemers betekent 0,1 tot 0,5% dus 5 tot 25 mensen. Dat is niet al teveel. Met deze blog ben jij goed voorbereid en kun je mensen snel en prettig te woord staan!
Eerst een paar procesmatige punten. En daarna ons meest-gestelde-vragenlijstje.
De vragen kunnen betrekking hebben op de:
1 inhoud van de dialoogvragen
2 de werking van de tool zelf
3 of iets procesmatig: bijvoorbeeld over de followup.
We beginnen.
Bepaal wie welke rol heeft en hoe je dat communiceert
Misschien ben jij de uitvoerder van de dialoog, maar niet de opdrachtgever. Of ben jij een externe consultant die met een team bij de klant werkt. Of werk je bij HR maar is de dialoog bedoelt voor een manager. Wie beantwoordt welke vragen? ‘Ik snap vraag 2 niet precies’ is wat anders dan ‘ik ben mijn uitnodiging kwijt’. Handig om daarom van de juiste interne collega’s antwoorden vooraf klaar te hebben maar ook een terugval te hebben bij afwijkende vragen.
Hou bij welke vragen binnenkwamen
Update je meest-gestelde-vragenlijstje met de vragen die bij jullie gesteld werden. Daar kunnen vragen bijzitten, die voor volgende dialogen zinvol zijn om erbij te houden. We helpen graag om jouw lijstje uptodate te maken.
Waar kunnen deelnemers terecht
Waar gaan ze gewoonlijk heen voor vragen over tools of jouw onderwerp? Wil je dat dat nu ook zo gebeurt? Dan leg je daar je ‘meest-gestelde-vragenlijstje‘ met antwoorden neer. Wat wij handig vinden is deelnemers een linkje te bieden waar dit lijstje met antwoorden online is te vinden. Alternatief is om een e-mailadres op te nemen in je uitnodiging aan deelnemers voor het geval ze vragen hebben. Dat is echter best een lage drempel. Wat je niet wil, is dat deelnemers – zonder te lezen – naar dat e-mailadres per ongeluk hun antwoorden op jouw dialoogvragen naar toesturen. Bedenk dus even vooraf of je dat wil en schat je publiek in. Je kunt de deelnemer, als ander alternatief, wat meer beperken en alleen een no-reply e-mailadres aanbieden. Deze kun je instellen in het tabje Publiek. Als er echt wat is, gebruikt men deze en deze komen binnen waar jij wil. Zorg dat de juiste mensen toegang hebben tot die mailbox en spreek af hoe snel ze moeten reageren. Dus:
- de gewone plek voor vragen & antwoorden
- online vragen & antwoordenlijstje
- een specifiek e-mailadres
- een no-reply e-mailadres.
Accepteer de emotie, zoek naar de inhoud
In algemeenheid: mensen lezen niet alles, onthouden niet alles, interpreteren dingen. Hou daar rekening mee. Accepteer dat, we zijn allemaal mensen en vergissen ons. Probeer altijd op zoek te gaan naar wat er toch beter of anders had gekund en of er echt een punt is en vraag dus door. Blijf te allen tijde vriendelijk en behulpzaam naar deelnemers. Zelfs als je merkt dat zij dat heel soms niet zijn. Onze tip is dus om de emoties van mensen te accepteren en om dóór te vragen om een echt inhoudelijk punt te zoeken. Vraag naar:
– een screenshot
– de link die ze gebruikten
– de browser waarin ze de link openden
– wat ze zagen: welke melding er op het scherm kwam,
– en of ze het opnieuw hebben geprobeerd, of op een ander moment.
Vaak lost het zich dan al vanzelf op “oh ja, nou zie ik het, nee laat maar, het is goed zo” of heb jij in elk geval een scherpe intake gedaan.
Hoe kan CircleLytics je helpen?
Ten eerst door te zorgen dat de tool ontzettend plezierig en intuïtief werkt. Ten tweede door jou te helpen je dialoog en vragen ijzersterk te ontwerpen en met je taal-en woordkeuze de deelnemers goed en vertrouwenwekkend te informeren en motiveren. Melden dat het geen enquête is, anoniem en ze de tijd krijgen voorkomt al direct wat vragen van deelnemers. Ten derde door deze blog met een ‘lijstje’. En ten vierde door jouw achtervang te zijn: als jij vragen krijgt die je niet kunt beantwoorden zijn wij er en neem je direct contact met ons op. Een zeer beperkt aantal keer per jaar hebben we een bug… Echt een paar keer per jaar: bel, vertel en binnen doorgaans uren is het opgelost. Direct contact met deelnemers hebben wij alleen als jij dat vraagt, en als uitzondering. Als je ons team nodig hebt, zorg dan bovendien dat je het unieke ID nummer van je dialoog benoemt. Dat zie je links naast je dialoog in je dashboard staan en ook rechtsboven als je in je dialoog bezig bent.
Het lijstje.
Niet zo heel lang. We updaten deze regelmatig dus hou herlees deze blog als je met een nieuwe dialoog bezig bent. Onze antwoorden mag je natuurlijk zelf aanpassen qua toon.
Vraag: Ik werk hier niet meer. Kun je mijn mail verwijderen uit de lijst genodigden?
Antwoord: Ja. Totdat is uitgevoerd, negeer alsjeblieft deze berichtjes. [handig om te checken waarom jij geen geschoonde lijst hebt]
Vraag: De nummering van de vragen is niet doorlopend. Ontbreken vragen?
Antwoord: Ja. Door jouw antwoord op een eerdere vraag, zijn niet alle vragen meer van toepassing op jouw situatie/profiel en worden die niet getoond. [dit is vanwege de routering (de conditionele zichtbaarheid) van een of meer vragen, zoals een meerkeuze-vraag waarbij de deelnemer zijn afdeling/regio/leeftijdscategorie/etc koos].
Vraag: Het onderwerp speelt voor mij niet. Waarom krijg ik dit / graag van lijst af.
Antwoord: In dat geval negeer je de berichtjes. Je werkt hier, en we willen je de kans geven daarom mee te doen, mee te denken.
Vraag: Hoorde van de dialoog, waarom krijg ik geen uitnodiging?
Antwoord: We nodigen je alsnog uit. [via tabje Publiek of de Dialoog link, en check waarom ze niet op de lijst stonden; check bovendien of zij ze vergissen en wél op uitgenodigd waren]
Vraag: De link werkt niet / zegt dat ik al heb meegedaan / dat de dialoog voorbij is.
Antwoord: De link meldt in welke ronde de dialoog zich bevindt, en registreert accuraat of je al hebt meegedaan. De link werkt en is getest. Heb je een goede verbinding en het opnieuw geprobeerd? Stuur mij je link alsjeblieft toe. [stuur ons dan de link toe met je verzoek te checken; in 100% van de situaties vergist de deelnemer zich maar vergat deelname]
Vraag: Ik ben mijn link kwijt.
Antwoord: Je krijgt een herinnering toegestuurd [als dat zo is, heb je deze gepland in je Instellingen tabje?]. Mocht het te laat zijn, dan kun je aan ronde 2 of een nieuwe dialoog meedoen.
Vraag: Ik kreeg een validatie-mail. Waarom?
Antwoord: Als je via de Dialoog link meedoet, kan het zijn dat we je vragen om te valideren dat jij jouw e-mailadres hebt gebruikt en niet van een ander. Een standaard manier van checken. Je kunt de link veilig klikken en dan doorgaan met de dialoog of je bent klaar voor die ronde.
Vraag: Ik wil veel meer vertellen dan de toegestane 220 karakters.
Antwoord: We vinden het belangrijk dat iedereen kan vertellen wat hij/zij wil en in de 2e ronde anderen die kunnen lezen en waarderen. In 220 karakters kun je je volgens ons prima kernachtig antwoord geven of je idee beschrijven.
Vraag: Ik ben het niet eens met de vragen / onderzoeksopzet / aanleiding / …
Antwoord: Dit zijn de ontworpen vragen. Aan het einde van de beide rondes kun je je tips kwijt over hoe jij denkt dat het de volgende keer beter/anders kan. Dank je wel alvast!
Vraag: Het was best veel in de 2e ronde.
Antwoord: Je mag stoppen wanneer je wil, overslaan wat je wil. Ieder krijgt 10-15 stuks, zo veel mogelijk gevarieerd van samenstelling. Je hoeft dus niets te doen als je geen interesse of geen tijd hebt.
Vraag: Kan ik de link doorsturen naar anderen?
Antwoord: Ja, als je een algemene Dialoog link kreeg. Als je een persoonlijke uitnodiging in je e-mail ontving, kan dat niet: dat is echt een unieke, eenmalige, link.
Vraag: Is het echt anoniem?
Antwoord: Ja. De dialoog voldoet aan alle privacy en veiligheidseisen die onze organisatie stelt. Niets is te herleiden tot een individu.
Vraag: Ik zag in de 2e ronde dat iemands naam werd genoemd. Kan dat?
Antwoord: Dat gaan we controleren. Bij zeer hoge uitzondering kan dat voorkomen ook al is dat niet de bedoeling. Iedereen moet zich houden aan hoe we hier met communicatie, social media en elkaar omgaan. [meld het ons alsjeblieft als dat voorkomt]
Vraag: Hoe hoor ik hiervan terug, want van enquêtes hoor of zie ik meestal niets terug.
Antwoord: Ja. Direct in de 2e ronde zie je alle antwoorden van anderen anoniem terug. Je kunt deze een waardering/score geven en dit toelichten. De eerste 10-15 zijn het meest gevarieerd. Daarna mag je stoppen of meer bekijken.
Vraag: In de 2e ronde lijken allerlei bijdragen op elkaar. Hoe werkt dat?
Antwoord: De vragen van de dialoog kunnen veel variëteit opleveren in de 1e ronde. Maar niet altijd. Het algoritme zorgt in de 2e ronde dat jouw setje van 10-15 stuks zo gevariëerd mogelijk is. Als iets op elkaar lijkt kun je twee dingen doen: toch zoeken naar nuance en verschil of je slaat ‘m over.
Vraag: Ik heb al meegedaan. Kan ik opnieuw meedoen / mijn bijdragen wijzigen?
Antwoord: Nee. Definitief toesturen van je bijdragen is echt definitief.
Vraag: De 2e ronde is al begonnen. Kan ik nog meedoen aan de 1e ronde?
Antwoord: Nee. Wat je wel kunt doen, is jouw voorkeur laten doorklinken door bijdragen van anderen tussen -3 en +3 te waarderen en te vertellen waarom: jouw bijdrage is dus nog steeds meer dan welkom en van invloed.
Vraag: Ik wil de dialoog in een andere / mijn taal beantwoorden, kan dat, en hoe dan?
Antwoord: Lees eerst ons blog over ‘Meertaligheid en jouw dialoog‘ en formuleer je antwoord hier op basis van je keuze voor meertaligheid.
We zijn met deze vragen en antwoorden flink uitputtend geweest. Zoveel krijg je er dus echt niet. Heb je vragen, contact ons team dan direct! En vergeet niet: ons team is stand-by gedurende je dialogen.
