Wat zijn juiste vragen aan medewerkers? En hoe krijg je meer inzicht uit de antwoorden die deelnemers invullen? Wat is het het hoe en waarom van de keuze? Wat is het echte onderliggende verhaal? Of blijft dat onder de oppervlakte hangen?
Juiste vragen leiden tot een geslaagde vragenronde
De juiste vragen stellen klinkt simpel, dat is het niet. Dat blijkt wel uit talloze enquêtes die je ooit als organisatie hebt verspreid. De response is laag, de antwoorden geven nauwelijks de gewenste resultaten en de frustraties van medewerkers nemen alleen maar toe, want ze hebben het gevoel dat er ‘niks gedaan wordt’ met hun response.
We nemen het woord enquête dan ook niet in de mond. We hebben het over uitdagen, luisteren naar elkaar, samenwerken, waarbij de insteek is om de dialoog met elkaar aan te gaan. Bij vragenrondes zijn juiste vragen een kritiek punt of de vragenronde geslaagd is. Met geslaagd in deze zin bedoelen we: of de uitkomsten leiden tot oplossingen die bijdragen aan het doel van de vragen.
Vragen bedenken is lastig
We hebben geconstateerd dat vele organisaties moeite hebben met de vraagstelling. Je komt niet zomaar tot de juiste vragen. We hebben daarvoor afgelopen jaren bij tientallen organisaties met vele tienduizenden medewerkers onderzoek gedaan, studies bestudeerd en 100den vragen ontworpen. We hebben hen bevraagd hoe het met ze gaat, wat beter kan of zelfs wat beter moet.
Door de 2e unieke ronde van CircleLytics hebben ze elkaar uitgedaagd en geïnspireerd om dieper na te denken over voorgelegde vragen. Organisaties als Fivoor, Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, Movisie, Unilever, Gemeente Utrecht, HR Community, RSM (global) en diverse andere organisaties zijn met medewerkers en hun netwerk op deze manier in dialoog.
De afgelopen maanden hebben tientallen organisaties, 10.000den medewerkers bevraagd over hoe het met ze gaat, wat beter kan of moet. En ook welke werkzaamheden thuis kunnen worden uitgevoerd, welke niet, en waarom? Hoeveel thuiswerk, hoeveel op kantoor? Wat willen medewerkers, wat eisen medewerkers? Hoeveel ruimte staat de arbeidsmarkt toe om niet op eisen of wensen van medewerkers in te gaan? Blijven medewerkers dezelfde wensen en eisen houden als het gaat om thuis of op kantoor werken? Wat als dit wijzigt? Wat is de invloed de overheid en maatschappelijke ontwikkelingen als het gaat om keuzes rondom thuis of op kantoor werken?
We hebben met diverse klantorganisaties vragen ontworpen, onderzoek gedaan en studies gelezen. Hierdoor hebben we voor jou en jullie organisaties top dialoogvragen ontworpen. Deze kun je ongewijzigd gebruiken, verrijken of selecteren.
Mens, maatschappij en organisatie hebben momenteel te maken met ongekende omstandigheden. De onzekerheid wat betreft gezondheid, financiën, banen en toekomst voor jou en je omgeving gaan op dit moment hand in hand. Daarnaast moet thuis-en kantoorwerk gecombineerd worden en dat is op zichzelf staand al complex genoeg zonder corona. Maatschappijen en landen onderling staan bovendien onder druk om hun hoofd boven water te houden, zich te verantwoorden richting parlement en burgers en te zorgen dat de gezondheidszorg op niveau is of komt, om vertrouwen te bieden aan allen. En dan is er nog een arbeidsmarkt, bereikbaarheid van kantoren, kosten van kantoorruimte versus thuiswerk, etc. Organisaties maken nu al verschillende keuzes, zoals Lloyd’s en Goldman Sachs in dit artikel.
We zitten in die zin in een groot experiment waarin veel mensen en instanties meningen hebben, wijzen naar elkaar en we continu geconfronteerd met nieuwe, veelal onzekere informatie. Onzekerheid en vormen van sociale isolatie kunnen leiden tot stress en mentale problemen die normaal verzuim ontstijgen. Dit kan resulteren in een ernstig verlies aan vertrouwen, betrokkenheid en productiviteit.
CircleLytics heeft topvragen ontwikkeld waarmee het leiderschap van de organisatie, HR, ondernemingsraad en alle medewerkers samen kunnen bepalen wat goed gaat, wat beter kan of zelfs moet. In tegenstelling tot de diverse corona-enquêtes, halen de vragen via CircleLytics scores naar boven: én het waarom én hoe medewerkers samen denken over het ‘hoe dan beter’. Dat levert diepere inzichten op om gedegen beslissingen te kunnen nemen dan scores op een ouderwetse enquête. Het levert ook samenwerking op: medewerkers leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Iets wat in deze tijd in de roep om sociale interactie keihard nodig is.
Wat mensen hard nodig hebben is vertrouwen en verbinding. Dit vergroot je door ze serieus te nemen, te laten zien dat hun meningen ertoe doen en ze te verbinden in de 2e ronde.
We hebben dus een vragenset ontworpen om de dialoog aan te gaan met leidinggevenden en een set voor dialogen met medewerkers. Deze vragen zijn ingebouwd in CircleLytics en direct te gebruiken. We raden aan om de dialoog met je mensen niet tot één keer te beperken omdat de omstandigheden, markten en onzekerheden voortdurend veranderen. Je kunt de vragen verrijken met iets wat specifiek bij jullie van toepassing is.
Een voorbeeldvraag:
“In welke mate is informatie vanuit de leiding duidelijk en beschikbaar voor je?”
Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:
“En geef aan welke verbetering jij ziet voor een hogere score de volgende keer.”
of:
“En licht je score toe met een recent, duidelijk en sprekend voorbeeld.”
En andere voorbeeldvraag:
“Wat is de grootste uitdaging bij het leiden van je team als je thuiswerkt?”
Verrijk deze vraag met bijvoorbeeld het volgende:
“Beschrijf een situatie waar andere leidinggevenden het meest van kunnen leren.”
of je kunt nog meer sturing geven richting de deelnemer:
“Richt je hierbij niet op video-vergaderen/IT maar op de sociale kant van je werk.”
Uit de eerste vragenronde komen scores en kwalitatieve antwoorden. Deze dienen als input voor de tweede vragenronde bij de dialoog van CircleLytics. Op deze manier dagen we deelnemers uit om dieper na te denken over de eerder voorgelegde vragen. Ze leren van elkaar en luisteren naar elkaar. Dat brengt een samenwerking tot stand en creëert draagvlak voor uiteindelijke beslissingen. Een dialoog ontstaat en de kracht van de collectieve intelligentie van een organisatie komt nu naar voren.
Vraag het
Stel leidinggevenden en medewerkers de juiste vragen, laat zien dat hun opinie ertoe doet en verbind ze met elkaar in de tweede vragenronde, zodat je als organisatie kunt inspelen op de werkelijke behoefte die leeft onder medewerkers. De juiste vragen helpen om management, Human Resources, de ondernemingsraad en alle medewerkers meer inzicht te geven in wat al goed gaat, wat beter kan en wat echt moet veranderen. En laat het niet bij één keer, herhaal deze vragenrondes regelmatig, de omstandigheden veranderen namelijk voortdurend.
Wil je kennismaken met deze dialogen voor je medewerkers en / of leidinggevenden en je inzicht meteen vergroten? Mail ons dan en start nog vandaag met je Proof-of-Concept.
